S 公司记账软件：1120-S 表要求它做到什么

IRS 要求 S 公司使用特定软件吗？

不要求。IRS 允许企业使用任何能清楚反映收入和支出的记录系统，除少数情况外，并不要求特定种类的记录，所以没有指定软件，也没有固定的科目表。电脑化系统仍须生成清晰可读、能与账目和税表核对的记录，企业还必须保存对该系统及其控制措施的说明，以及自己的会计科目表。

S 公司的税表要的不只是一张损益表。1120-S 表要求把高管薪酬与其他工资分开，按股东列示分配和贷款，并且除非公司小到可以免填，还要在 Schedule L（税表上的资产负债表页）填一份与账目一致的资产负债表；见 Schedule L 资产负债表。出现以下情况，设置就不简单了：

• 老板在公司工作，却从未进入发薪名单；
• 发薪在一个服务里跑，账目在另一个工具里，两边从不对接；
• 分配被记成了费用，或者工资、分配和贷款共用一个老板提款科目；
• 公司在年中更换了工具；
• 资产负债表与上一份税表对不上。

遇到这些情况，换软件并不能修复过去几个月的账。账目需要先更正，这是会计工作，不是调个设置：见文末的“您的情况不同？”。

在报税人员开口之前先准备好：

• S 公司选择的相关文件：2553 表和 IRS 的任何回复（迟交，或没有收到回复？见迟交 S 公司选择的补救）
• 每个发薪日的发薪报告
• 全年的银行和信用卡对账单
• 公司与股东之间的贷款票据
• 医疗保险账单（如果公司为某位老板支付保费）
• 股份记录，显示每位股东的股数以及年内的任何变动
• 最近一份已报出的税表

1120-S 表要求账目显示什么？

科目名称属于记账惯例，因为 IRS 没有规定任何名称。下表每一行都是税表或发薪申报会要求的内容，所以设置必须能生成它。

存放这些项目的科目，见 S 公司记账。

为在公司工作的老板，发薪需要怎么跑？

为 S 公司提供的服务不止是次要服务的高管（公司头衔，如总裁或财务主管）是员工，所得是工资，即使该高管同时也是股东（IRS）。所以设置必须让老板走发薪：预扣所得税以及员工负担的社会保障税和 Medicare 医疗保险税，加上公司负担的部分，缴存这些税款并申报。没有提供服务或只提供次要服务、也无权获得报酬的高管，不是员工。

公司在支付非工资性分配之前，必须为老板提供的服务支付合理工资，IRS 可以把分配重新认定为工资。多少算合理，见 S 公司老板工资。

来源：第 15 号出版物和 IRS 的 S 公司申报清单。联邦税款通过电子转账缴存，发薪服务机构或其他第三方可以代公司办理。本文只涉及联邦表格；多数雇主还要缴州失业税（第 15 号出版物），州发薪账户不在本文范围内。

设置还必须保存第 15 号出版物列出的雇佣税记录：工资支付日期和金额、每位员工的资料和 W-4 表、税款缴存日期和金额以及 EFTPS 确认号、已报税表及其确认号，以及附加福利记录。这些记录至少保存 四年。

如果从未为老板设置过发薪，见 S 公司从未发薪。不通过服务商自己发薪，见自己运行发薪。

分配记在哪里，怎样按股东分别跟踪？

分配会减少权益，从来不是费用。每位股东一份记录，写明日期、金额以及是现金还是财产。税表在 Schedule K 第 16d 行报总额，每位股东自己的金额以代码 D 填在该股东的 K-1 上。

S 公司只能有一类股票，条例规定，当所有股份在分配和清算所得上享有相同权利时，视为只有一类股票。所以分配通常按持股比例拆分。当分配与持股比例不一致时，影响取决于公司的治理文件，而且分配权利不同的股份可能使 S 公司选择终止；见 S 公司非按比例分配。

股份易手时，全年每一天都分得每个项目的同等份额，再由当天的流通股分摊。这条规则拆分的是收入、亏损、扣除和抵免项目；分配则报给实际收到的股东。设置本身，或旁边另设的股份记录，需要有股数及其变动日期。

有两项选择可改变这一默认规则。当股东在年内的全部权益终止时，公司和所有受影响的股东可以选择把该年度视为两个年度，以当天结束为分界（第 1377(a)(2) 段；条例第 1.1377-1(b) 条）。大额出售、赎回或发行股票（符合条件的处置）时，如果该年度的所有股东都同意，也可以作出类似选择（条例第 1.1368-1(g)(2) 条）。两项选择都不可撤销，通过在按时提交的 1120-S 表原件或更正表上附股东同意声明来作出（填报说明）。两者也都会拆分分配的税务影响，所以账目必须显示到分界日为止的结果。

分录、财产分配，以及用累计盈余与利润支付的股息，见记录 S 公司分配。每位股东自行负责保存计算股票计税基础所需的记录；见 S 公司股东计税基础。

为股东兼员工支付的医疗保险，设置应怎么处理？

公司为持股超过 2% 的老板支付的医疗保险，视为工资：公司可以扣除，并填在该老板 W-2 表的第 1 栏（IRS）。如果保费是通过覆盖全部员工或某一类员工的计划支付的，则不征社会保障税、Medicare 医疗保险税或联邦失业税，因此不计入 W-2 的第 3 栏和第 5 栏。如果老板是唯一的员工，IRS 该页面没有说明这种安排是否算此类计划，所以设置发薪项目之前，要先与报税人员确定。1120-S 表填报说明还要求把保费（包括为老板配偶、受抚养人和 27 岁以下子女支付的保费）作为信息项目填在第 14 栏，在 2026 年的 W-2 表上是第 14a 栏（W-2 表填报说明）。

判断是否为老板，标准是在纳税年度内的任何一天持有的股票或表决权超过 2%，并适用第 318 条的归属规则。因此设置需要：

• 一个发薪项目，能把保费加进老板的应税工资，而不产生现金支付；
• 一种标记哪些员工通过持股测试的办法；
• 一个费用科目，对这些老板，金额进入第 7 行或第 8 行，或者 1125-E 表。

为这些老板支付的其他附加福利也一样，例如团体定期人寿保险：填报说明把它们列在第 7 行或第 8 行以及 W-2 的第 1 栏，所以发薪项目应当能加入其中任何一项。

陷阱在于：用公司账户付了保费，却从不把它加到 W-2 上。IRS 称，老板个人的扣除取决于公司最终支付保费并将其作为 W-2 工资申报，另外还有其他条件。扣除规则见S 公司和合伙企业老板的医疗保险。

老板与公司之间的贷款，怎样与分配分开？

每笔贷款都要记在自己的负债或资产记录里，绝不记入分配科目。股东借给公司的贷款是负债，公司借给股东的贷款是资产。偿还贷款不是分配：税表在 Schedule K 第 16e 行单独报偿还额，K-1 上用代码 E。

设置必须能为每位股东生成一个余额。Schedule L 第 19 行通常应与 K-1 第 I 项的金额核对一致（公司直接欠股东的债务），其中不含股东共同借款或提供担保的债务（填报说明）。

每份书面票据单独成一份记录；没有票据的贷款，则按日期记录各笔垫款和偿还，因为 7203 表上股东的债务计税基础就是据此算出的（填报说明）。

名称不能决定处理方式。IRS 列出了若干法院案例，其中称为贷款或分配的付款被认定为工资，股东的转账也被认定为资本而非贷款。见股东向 S 公司提供的贷款；债务计税基础见 S 公司股东计税基础。

年末，设置应当生成哪些报表？

设置应能生成这六份全年报表。使用之前，请逐份生成看看。

在审查中，IRS 可以要求提供会计软件备份文件。为某一年重建的文件不能满足这一要求，所以设置应能导出完整、未经改动的备份。

发薪能在单独的服务里运行吗？它的报表怎样与账目对上？

可以。IRS 没有规定单一系统（第 583 号出版物），所以发薪可以在单独的服务里运行。但责任仍在公司：把发薪外包的雇主通常仍须对税表、缴存和税款负责，即使服务商没有付税；经认证的专业雇主组织是例外。老板本人也可能个人承担责任：负有责任的人（例如高管）如果故意不缴付已预扣的税款，要承担相当于 全部未缴的代扣所得税及员工承担的社会保障税和 Medicare 税 的罚款（第 6672 条）。IRS 通常自发薪年度之后的 4 月 15 日 起算，有 3 年 的时间核定该罚款，如果实际提交日更晚，则自提交日起算；见信托基金追缴罚款。账目仍须显示每一笔发薪金额。

第 15 号出版物指出，全年 941 表上的社会保障税和 Medicare 医疗保险税，应约为 W-3 表上金额的两倍，因为 941 表同时报雇主和员工两方的份额，而 W-3 表只报员工的份额。出现不一致需要有正当理由，公司应保存自己的核对记录。一个正当理由是额外 Medicare 医疗保险税，只有员工缴纳：工资超过其门槛时，941 表上的 Medicare 金额会少于 W-3 表金额的两倍。

银行扣款里一笔笼统的“发薪”借方，对不上上面任何一行。要按每个发薪日逐笔录入或导入；见发薪分录。年中更换服务商，见更换发薪服务商。

更便宜的入门套餐够用吗？

IRS 不要求使用特定的产品或套餐，所以价格或套餐名称说明不了任何问题。只有在您实际会用的那个版本里，套餐能生成上表的每一行并通过下面的测试，才值得考虑。用户数上限、发薪附加功能和账期锁定，要在套餐本身里查，而不是看品牌。IRS 规则之外的实务检查项：发薪按发薪日入账，贷款和分配按股东分别放在不同科目，报税人员有自己的登录账号，已关闭的期间会锁定，完整的总账和报表可以导出。通过检查并不意味着账目正确。迁移账目之前，先在试用副本里测试。

如果更换软件，旧文件仍然重要：第 583 号出版物要求保存全部机器可读的记录，以及对电脑化系统的说明。见取消会计软件时要保存的记录和您的 CPA 支持的更便宜的软件。

在信任某套设置做第一份 1120-S 表之前，我该怎么测试？

在试用副本里跑一个真实发薪日和一个月的其他业务，然后核对下面这些对应关系。每一项都应当不靠手工凑数就能成立。

1. 录入老板的一个真实发薪日。工资总额等于发薪报告，预扣税和雇主税记在负债科目，实发工资等于银行扣款。
2. 记录税款缴存。负债按缴存额减少，确认号已保存。
3. 为每位股东记录一笔分配。每笔金额进入该股东的权益，绝不进入损益表。
4. 记录一笔股东贷款和一笔偿还。贷款余额按股东显示，偿还不会减少分配科目。
5. 加入老板的医疗保险保费。它们出现在老板 W-2 第 1 栏的工资里。
6. 关闭当月。资产负债表平衡，期初权益加净收入加投入减分配等于期末权益。
7. 一个季度之后，把发薪合计与已报出的 941 表比较。一年之后，把各季 941 表与 W-3 表比较。
8. 导出资产负债表、总账和发薪报表，并在软件之外打开它们。

设置有问题的警示信号有哪些？

这些信号通常意味着，报税人员开始做税表之前，账目需要先复核。如果有两项或以上成立，或者税表或发薪表格已经这样报出，请见下文的“您的情况不同？”。

示例

这些示例仅作说明，金额为美元。

单人顾问

一家 S 公司有 US$150,000 的收入，只有一位股东，他同时是公司高管，并亲自做事。发薪每年付给老板 US$60,000，开 W-2、报 941 表并缴存税款。工资和公司负担的工资税是费用。老板另外领取 US$40,000 的分配，记入权益，绝不进入损益表。设置在第 7 行显示 US$60,000，在 Schedule K 第 16d 行显示 US$40,000。收入低于 1125-E 表的门槛，所以不需要该表。工资金额仅作说明；合理工资取决于所做的工作。

两位股东

两位股东分别持有 70% 和 30% 的股份，公司支付 US$100,000 的分配。假设所有股份权利相同（一类股票），应记为 US$70,000 和 US$30,000，每位股东一笔分录。只有一个老板提款科目的设置会显示 US$100,000，也就无法生成任何一份 K-1 的金额。

家庭医疗保险保费

唯一的股东同时是高管，通过公司支付了 US$12,000 的家庭医疗保险保费。发薪把这 US$12,000 加进老板 W-2 第 1 栏的工资，并在第 14a 栏作为信息项目列示，这笔金额计入第 7 行的高管薪酬。如果保费只放在保险费用科目里，W-2 上就会漏掉它们。

您的情况不同？

• 您已选择 S 公司身份，但设置是分裂的：发薪在一个工具里，账目在另一个工具里，分配被记成费用，或者根本没有给您自己发薪。保留哪个工具、过去几个月如何重述，以及报税人员在做 1120-S 表之前需要什么，都要由 S 公司报税帮助配合记账帮助来决定。
• 您是刚选择 S 公司身份的 LLC：账目是否另起新文件，见S 公司选择之后的账目。
• 您从未为自己发薪，或者过去的 W-2 或 941 表漏掉了您的工资或医疗保险保费：见 S 公司从未发薪。重述账目并更正已报出的表格（W-2c 表、941-X 表），要由记账帮助配合 S 公司报税帮助来做。
• 您的账目落后，公司账户付了个人开销，或者 Schedule L 对不上：见S 公司补账、S 公司支付的个人开销和 Schedule L 资产负债表。跨月甚至跨年追查错误属于核对工作，由记账帮助在 1120-S 表之前完成。
• 您的发薪服务商没有缴存税款，或者 IRS 寄来了通知：见发薪服务商没有缴您的税款。
• 您想知道该付多少工资：见 S 公司老板工资。
• 您拥有一家 S 公司和其他公司：见多家公司的账目。
• 您在比较两个云会计平台，或者入门级软件已不够用：见平台比较和入门级软件不够用时。
• 您用电子表格记账：见用电子表格记账。
• 您想知道 S 公司的会计费用是多少：见 S 公司会计费用。