自动售货机生意的税务：现金、销售税与机器成本

自动售货机路线的账簿需要显示什么？

自动售货机路线是一种零售生意：许多地点，许多笔小额销售，所以账簿要把五类内容分开记：按机器和摆放点的销售额、商品成本、机器成本、路线运营成本，以及属于别人的钱。IRS 没有规定固定格式，只要求有一套能清楚显示收入和费用的系统（第 583 号出版物）。

出现以下情况，路线就不简单：

• 机器分布在多个县或多个州，每个地方可能各有自己的许可证、税率和申报表；
• 摆放点按销售额的一定比例抽成，或者协议没有写明这笔付款是为了什么；
• 在机器处清点的现金与存入银行的金额对不上；
• 机器是在第一年内买的，所以第一份税表必须选择如何扣除；
• 某个州的销售税可能一直没有收。

您被课税的对象是路线的利润，即销售额减去商品成本、机器成本和路线运营成本，而不是您收来的现金。单独所有人的利润还要缴自雇税，并且可能需要按季度预缴（见季度预估税缴纳）。

第一份税表之前请准备：收款表、存款单和银行对账单、刷卡处理商对账单、进货的供应商发票和商店收据、摆放点协议、带序列号的机器发票、许可证，以及刷卡处理商和摆放点会向您索要的纳税人号码（SSN、ITIN 或 EIN）。

每台机器的现金怎么记？

每次到机器处都清点并记录现金，全部存入银行，并每月把存款与收款记录核对。IRS 期望您有能显示每笔收入金额和来源的文件，例如存款单，并说每个营业日结束时，要把记录与实际的现金和信用卡收入核平（第 583 号出版物；第 334 号出版物）。

1. 每台机器每次到访填一份收款表。 记录日期、机器、摆放点、清点的现金、自上次到访以来的刷卡销售额，以及机器自带的销售计数器读数（如果有）。
2. 补货记在同一张表上。 记录补入的数量、作为变质取出的数量，以及它们的成本，这样商品可以追溯到具体的机器。
3. 收到的现金照原样存入银行。 用现金直接付费用，会同时隐藏销售和成本。要保留单独的企业银行账户（第 334 号出版物）。如果留有找零备用金（留作找零的硬币），请写下金额和日期。
4. 每月核对一次。 收取的现金，加月初还没有存入的现金，减月末还没有存入的现金和找零备用金的增加额，应该等于现金存款。银行下个月才入账的存款是时间差，不是缺口。按机器查看差额，就能看出哪一次清点有问题。刷卡销售额要另外与处理商的付款和手续费核对。年末还要清点机器里剩下的现金，这样销售才记在收到的那一年（第 334 号出版物，收付实现制）。
5. 刷卡销售按全额入账。 刷卡处理商存入的是扣除手续费后的净额，所以销售和手续费要分别入账。年末的 1099-K 表金额可能不等于总收入，因为它可能不包括现金，也可能包括销售税（第 334 号出版物）。见销售额与平台付款的核对。

IRS 对以现金为主的生意有什么期望，以及存款如何被审视，见现金销售记录。

自动售货机的销售要缴销售税吗？税是不是已经含在价格里？

销售税属于州法，所以答案取决于每台机器所在的位置。请向每个州的税务机关询问：您是否需要卖家许可证，零售商是您还是摆放点，税是含在价格里还是另外加收，哪些商品要征税，以及机器分布在多个县时怎么申报。

加州的第 1574 号规章是答案的一个例子；其他州不同。在加州：

• 经营者对机器销售的总收入申报并缴纳税款，机器出售应税商品时需要卖家许可证。一张许可证涵盖经营者的所有机器。
• 机器销售推定为含税，所以应税收入是总收入减去其中包含的税。
• 经营者的记录必须显示每台机器的摆放点和序列号、商品的采购和存货、销售价格、每个摆放点的收入，以及免税销售的收入。
• 机器分布在多个县的，需要一份按县分摊税款的明细表。
• 对冷食，以及热咖啡、热茶和热巧克力，扣除其中包含的税之后，只有收入的 33% 是应税的。其他热的现成食品没有这种部分免税。以极低价格出售的食品，以及某些投币式散装售货，处理方式不同：经营者是消费者，而不是零售商。适用该比例之前，请查阅第 1574 号规章第 (b)(2) 款。

如果税含在价格里，就把每个月的收入记为销售额加上应付销售税的余额，而不是全部记为销售额。见销售税分录。

这笔税算不算收入，取决于州把它课在谁身上。Schedule C 填报说明说，课在您这个卖家身上、并向客户收取的税，是总收入的一部分，您上缴的税作为税费扣除。课在买家身上、您只是代收并上缴的税，既不是收入，也不是扣除（Schedule C 填报说明，第 23 行）。请向州里询问适用哪一种，无论哪种，都要把销售税记在单独的科目里。

哪些州需要许可证，见何时必须收销售税；申报表见填报销售税申报表。

摆放点的佣金或租金怎么处理？要开 1099 表吗？

如果机器归路线所有，钱也由路线收取，账簿要把收取的现金全额记为销售额，把每个摆放点的分成单独记为费用，不要相抵。账簿必须显示总收入，也要显示扣除（第 583 号出版物）。如果是摆放点自己收银，再把分成付给路线，路线的销售额可能只是那一份，由协议决定。

这笔分成是场地的租金，还是服务费，决定了开哪种 1099 表和填 Schedule C 的哪一行。按销售额一定比例收取的，仍然可以是租金：IRS 说，租金不会因为是按总收入的一定比例计算的就不合理（第 334 号出版物）。

IRS 的填报说明谈到一个相近的情形，即点唱机和弹珠机这类投币式娱乐设备：机器或场地的租赁款填在 1099-MISC 表的第 1 栏，合资经营则提交 1065 表（1099 填报说明）。说明里没有提到自动售货机。售货机的摆放属于租赁、服务费还是合资经营，要根据签署的协议来确认，没有定论的规则。

付给公司的款项，包括按 C 公司或 S 公司纳税的 LLC，一般两种表都不需要开。通过支付卡或第三方网络支付的款项也不需要，这类款项由处理商在 1099-K 表上申报（1099 填报说明）。第一次付款之前，请向每个摆放点索取一份 W-9 表：它提供纳税人识别号码，并显示该摆放点如何纳税。如果摆放点不肯提供号码，达到门槛的租金或费用可能要适用 24% 的备用预扣税，路线还可能要对本应预扣的金额承担责任（第 1099 号出版物）。谁该收到表、每个收款人的付款如何合计，以及表格何时到期，见哪些承包商要收到税表。

我进的货是存货还是费用？变质怎么算？

买来通过机器转售的商品是存货。小企业纳税人可以不做正式的存货；其他企业要在年初和年末盘点货品，无论货品放在哪里（机器、车辆、仓库），按盘点结果计算销货成本，并对采购和销售采用权责发生制（第 538 号出版物）。

把货品当作非附带性材料和用品处理的小企业纳税人，仍然通过销货成本来收回成本，时间是货品交给客户时，并且不早于付款时（规章第 1.471-1(b)(4) 节）。谁算小企业纳税人，以及商品成本如何进入 Schedule C，见小卖家的存货还是用品和 Schedule C 上的销货成本。

在商店为转售的商品支付的销售税，各州处理不同；见转售证明与销售税退款。

过期或损坏的商品，可能属于无法按正常价格出售的“次等货品”。按存货规则，这类货品按真实的销售价格减去处置费用计价（第 538 号出版物）。真实是指，货品在存货日期之后不超过 30 天 的期间内确实被拿出来出售，并且记录必须显示它们的去向（规章第 1.471-2(c) 节）。把每次核销都记入日志：日期、机器、商品、数量、成本、原因，以及货品如何处置。有了这份日志，报税人员就能按企业使用的方法确认这笔损失。

机器本身怎么处理？

使用超过一年的机器是企业资产。它的成本要折旧，或选择在第一年一次性扣除，不能记作普通费用（第 334 号出版物）。三种方法按下面的顺序适用，都在 4562 表上申报。

新机器和某些二手机器可以符合条件，但向关联人（如母公司或配偶）购买的机器不能适用 Section 179（第 946 号出版物）。不适用额外折旧的选择，是随按时提交（包括延期）的税表附上的一份声明。合伙企业或公司各自作出选择，撤销需要 IRS 同意（第 946 号出版物）。这项选择在机器投入使用当年的税表上，通过 4562 表作出（4562 表填报说明）。顺序、二手财产和日后出售，见第一年就把设备费用扣除。

第 946 号出版物没有为自动售货机列出资产类别。它为零售业使用的资产设的类别是 57.0，常规系统下的恢复期为 5 年。路线的机器是否属于这个类别，需要在报税前确定。

对每台机器，账簿要保存：

• 成本，包括已付的销售税、运费和安装费（第 946 号出版物）；
• 投入使用的日期，指已就绪、可以使用的日期，而不是下单的日期；
• 序列号、卖家和摆放位置。

对没有经审计财务报表的企业，每件物品或每张发票成本不超过 $2,500 小额购置限额的机器，可以按小额购置安全港记为费用。账簿必须按年初第一天就已存在的政策把它记为费用，并且要随按时提交（包括延期）的原始税表附上一份选择声明（IRS 有形财产规章）。见小额购置是费用化还是资本化。

哪些路线成本可以计入？

经营路线的普通且必要的成本是经营费用，每一项在 Schedule C 上都有对应的行（Schedule C 填报说明）。

标准里程费率与实际货车成本的比较，见标准里程费率还是实际汽车费用。

自动售货机路线在税表上填在哪里？

填哪份税表，取决于路线的所有权形式。单独所有人填 Schedule C，其填报说明列有自动售货机经营者的行业代码（Schedule C 填报说明）。

Schedule C 第 1 行的总收入，是企业实际收到的金额，所以收款表和存款比 1099-K 表的合计数更重要。

我要保留哪些记录？保留多久？

每一项的记录，都要保留到该税表的时效期限届满为止，一般是提交之后 3 年（提前提交的税表，视为在截止日提交）。机器的记录要保留更久：保留到出售机器那一年的时效期限届满为止（第 583 号出版物）。更长的期限和例外情况，见企业记录要保存多久。

对路线来说，要保留：收款表和变质日志；存款单、银行对账单和处理商对账单，包括 1099-K 表；供应商发票和盘点记录；摆放点协议、W-9 表和已提交的 1099 表；带序列号和投入使用日期的机器发票；里程日志、许可证和销售税申报表。

州可能会要求更多，保险公司和贷款机构要求的保存期限也可能比 IRS 更长。见自雇人士的记录保存。

示例

这些示例仅为示意。金额以美元计。

二十台机器和一次月度核对

一条路线有 20 台机器，每台每月收到约 $300 现金：每月 $6,000，每年 $72,000。5 月的收款表合计 $6,000，5 月的存款合计 $5,880。这 $120 的差额，在账簿结账之前需要有个说法。按机器分开的收款表会显示，是某一次清点少了、漏存了一笔存款，还是留下了找零备用金，原因要写在该月旁边。

路线的收益

这条 20 台机器的路线有 $72,000 的销售额。商品成本 $30,000，摆放点分成 $7,200，货车、维修、刷卡手续费和许可证共 $9,000。扣除机器成本之前的利润是 $25,800。机器的扣除会降低这个数字，自雇税和预估税的缴纳则跟随利润。

年中购入的二手机器

一位所有人从无关联的卖家手上以 $4,000 买了一台二手机器，7 月投入使用。账簿记录了发票、投入使用日期、序列号和卖家。在税表上，这台机器可能符合额外折旧，除非所有人选择不适用，否则就适用额外折旧。所有人也可以改为选择 Section 179（以当年积极经营的企业收入和工资为上限，超出部分向后结转），或对该类别选择不适用额外折旧，并在恢复期内折旧。这些记录足以支持其中任何一种做法。

抽成的摆放点

一家企业摆放的机器每月销售 $6,000。假设它和第二个摆放点都是美国独资经营者，由路线直接开支票付款，没有备用预扣税，所列销售额也不含销售税。路线向这家企业支付销售额的 10%：每月 $600，每年 $7,200，高于 $2,000 的门槛。账簿每月显示 $6,000 的销售额和 $600 的摆放点费用，而不是 $5,400 的销售额。在这些假设下，这 $7,200 是按租金（1099-MISC 表，第 1 栏）还是按服务费（1099-NEC 表，第 1a 栏）申报，由协议决定。第二个摆放点的分成是每月 $100，即每年 $1,200，低于门槛，所以仅凭金额，不需要给该收款人开表。备用预扣税是另一条规则。

您的情况不同？

• 机器分布在多个县或多个州： 每个地方可能各有自己的许可证、税率和申报表，在其他州经营的路线还可能要缴那个州的所得税或特许经营税。请先看何时必须收销售税和销售税纳税关联与所得税纳税关联。账簿没有按摆放点记的路线，可以获取记账帮助。
• 摆放点按比例抽成，协议又不清楚： 1099 表和 Schedule C 的行都取决于答案。见哪些承包商要收到税表。按摆放点分别显示销售额和分成的账簿，是得出答案的基础；没有这样的账簿，可以获取记账帮助。
• 清点的现金与存款对不上： 先看现金销售记录。如果有几个月对不上，见补记逾期的账簿和根据银行对账单重建账簿；如果每台机器的收款表仍然与存款对不上，请获取记账帮助。
• 第一份税表快到期了，而年内买了机器： 对比第一年就把设备费用扣除中的几种方法；如果资产记录不完整，请获取记账帮助。
• 某个州的销售税可能一直没有收： 见补收未收的销售税；如果不清楚是哪些月份和哪些州受影响，再获取记账帮助。
• 路线由合伙人或公司持有： 账簿要跟着实体类型走，LLC 选择按 S 公司或公司纳税，视同转让其资产，并有自己的截止日期（见 S 公司选择之后的账簿）。见为新 LLC 建立账簿和 S 公司的记账；如果账簿没有按所有人分开记，请获取记账帮助。