新成立 LLC 的记账设置清单：先决定这些事

新 LLC 在录入第一笔账之前要决定什么？

新 LLC 在记录第一笔交易之前要定下八件事：IRS 如何对它征税、纳税年度、会计方法、雇主识别号码（EIN）和银行账户、是否需要销售税许可证、怎样给员工和承包商付款、怎样记录所有人已垫付的费用，以及由谁记账。这些选择互相关联，有几项还需要 EIN，所以州政府批准成立 LLC 后，请马上申请。

当 LLC 有两个或更多成员、可能选择 S 公司身份、在多个州销售应税商品、将要雇人，或者已经有几个月的交易混在个人账户里时，情况就不再简单。第一份税表之后，更改会计方法一般需要 IRS 批准，更改纳税年度也可能需要（第 538 号出版物；第 583 号出版物）。

先准备：州的成立文件、经营协议、EIN 通知、银行账户资料和任何州的登记号码。决定由谁记账、用什么工具（软件、电子表格或记账员）；请看自己记账还是请记账员和用电子表格记账。与税表对应的会计科目表要在这些决定之后再做；请看Schedule C 的会计科目表。成立之后到期的申报事项，请看成立公司之后要申报什么。

单一成员 LLC 和多成员 LLC，记账需求有什么不同？

单一成员 LLC 的账目和独资经营者一样：收入、费用、所有人的投资和所有人的提款，有一个企业账户，每笔分录背后都有单据。多成员 LLC 要为每位成员增加资本账户。按公司征税的 LLC，要为在其中工作的所有人增加发薪。

决定适用哪一种的，是联邦税务分类，而不是 LLC 这个名称。美国境内成立、只有一名成员的 LLC，属于其所有人税表的一部分；有两名或更多成员的，是合伙企业，除非提交 8832 表选择按公司征税（IRS；8832 表）。成员变化会改变分类：只有一名成员的 LLC 增加一名成员后成为合伙企业，合伙企业只剩一名成员时则成为税务上被忽略的实体（26 CFR 301.7701-3(f)(2)）。选择本身，请看LLC 如何征税。

资本账户是一份持续记录，记录成员投入、赚取和取走的金额。每个所有人科目的分录，请看LLC 所有者权益科目。

S 公司选择在 2553 表上作出，需要每位所有人同意。通常的截止日期是选择生效的纳税年度开始后的 2 个月零 15 天；新 LLC 从最早拥有所有人、资产或经营活动的那天算起。逾期的选择一般从下一年生效，除非获得补救，而补救需要有合理理由，并在预定生效日期后的 3 年零 75 天 内提出请求（2553 表填报说明）。只有符合 S 公司条件的实体才能作出选择，例如不能有非居民外国人股东，且只有一类股票。按时作出的选择，会从生效日起把 LLC 视为公司，无需另行提交 8832 表，账目也要在那天改变：S 公司必须先把在企业中工作的股东的合理报酬作为工资付给他，才能进行其他分配（IRS）。资格和时间，请看是否应该选择 S 公司身份；错过截止日期，请看S 公司选择的逾期补救；账目的变化，请看S 公司选择之后的账目。

不在夫妻共同财产州的夫妻共同持有的 LLC，一般应作为合伙企业报税。在夫妻共同财产州，对于夫妻按夫妻共同财产完全持有的 LLC，IRS 接受按合伙企业或被忽略实体处理（IRS）。请看夫妻和家族 LLC。

新 LLC 应该用日历年度还是财政年度？

日历年度是最常见的纳税年度（第 538 号出版物）。单一成员 LLC 沿用其所有人的纳税年度；合伙企业和 S 公司的选择余地较小。

除非有规定的年度，LLC 通过按某一年度提交第一份税表来采用该年度。取得 EIN、提交延期申请或缴纳预估税，都不算采用某个年度（第 538 号出版物）。

年中成立的合伙企业或公司，提交的第一份税表只涵盖其存在的那段时间（第 538 号出版物）。怎样确定或变更年末，请看财政年度还是日历年度。

收付实现制还是权责发生制：新 LLC 应该从哪种开始？

多数个人和许多小企业使用收付实现制（第 538 号出版物），除非适用下面三项限制之一，新 LLC 可以从收付实现制开始。在收付实现制下，收入在收到时计入，费用在支付时计入；在权责发生制下，收入在赚取时计入，费用在发生时计入（第 583 号出版物）。新 LLC 在第一份税表上可以选择任何允许的方法，无需 IRS 批准（第 538 号出版物），而且第 583 号出版物说，计算应税收入和记账要使用同一种方法（第 583 号出版物）。

有三种情况可能取消收付实现制：

• 公司身份。C 公司（包括选择按 C 公司征税的 LLC），以及有 C 公司合伙人的合伙企业，一般不能使用收付实现制，除非它符合总收入测试（前 3 个纳税年度的年平均总收入不超过 $32,000,000），或者是合格的个人服务公司（基本上全部业务都在医疗、法律、工程、建筑、会计、精算、表演艺术或咨询领域，并且基本上全部股票由从事这些业务的员工、退休人员、他们的遗产或继承人在死亡后 2 年内持有）。被视为同一雇主的关联企业要合并计算；存在不足三年的企业，以实际存在的年数计算，将短年度折算为全年，并计入前身企业的收入（26 U.S.C. 448；第 538 号出版物）。S 公司不在此列。
• 避税工具身份。避税工具（法律对该词有定义）无论规模大小都不能使用收付实现制；总收入例外不适用于它。该词包括辛迪加：把亏损的 超过 35% 分配给有限合伙人或有限企业主（通常不积极参与管理的所有人）的、C 公司以外的实体（26 U.S.C. 448；26 CFR 1.448-2）。
• 存货。买卖商品是赚取收入的一部分时，采购和销售要按权责发生制核算。小企业纳税人（收入不超过同一限额，且不是避税工具）可以选择不保存存货，但仍必须使用能清楚反映收入的存货方法（第 538 号出版物）。

第一份税表之后，在收付实现制和权责发生制之间切换，一般需要在 3115 表上取得 IRS 批准（第 538 号出版物）。如果贷款方、投资者或房东会要求提供另一种基础的报表，请在提交第一份税表之前决定：与收付实现制税表并行的权责发生制报表，需要能与税表核对一致的记录（26 CFR 1.446-1(a)(4)；Schedule M-3 填报说明，第 14 行）。请看权责发生制账目与收付实现制税表和小企业该用收付实现制还是权责发生制。

LLC 现在需要 EIN 吗？单一成员 LLC 什么时候需要？

多数新 LLC 需要，见下表。州政府批准成立 LLC 后请马上申请，因为银行会要求提供 EIN，否则 IRS 说申请可能被延迟。EIN 是免费的，IRS 提醒不要使用收费申请 EIN 的网站。在线工具要求在美国有主要营业地点，并且责任方有社会保障号码（SSN）或个人纳税识别号码（ITIN）；不能使用它的 LLC，可以通过电话、传真或邮寄申请（IRS）。

要尽早申请，在税表到期或缴存款项时已经拿到这个号码（第 583 号出版物）。

有一个陷阱：客户向单一成员 LLC 索要 W-9 表时，IRS 说，由个人拥有的、被忽略的 LLC，应提供所有人的 SSN 或 EIN，而不是 LLC 的 EIN（IRS）。如果所有人是外国人，则应提供相应的 W-8 表，即使他有美国纳税识别号。按公司或合伙企业分类的 LLC，提供自己的 EIN（W-9 表填报说明）。

新 LLC 从第一天起就需要单独的银行账户和信用卡吗？

IRS 告诉新企业主要尽早开立企业支票账户，并与个人账户分开。企业支票簿是记录经营费用的基本来源，所以混用账户意味着之后每一笔分录都要分拣（第 583 号出版物）。

银行通常会要求提供 EIN、成立文件和所有权协议，而把企业资金和个人资金分开，有助于维持有限的个人责任保护（SBA）。是否开户、何时开户，请看LLC 的企业银行账户。

从第一笔存款起：

• 把所有收入存入企业账户，并把每笔存款标明是经营收入、个人资金还是贷款（第 583 号出版物）。
• 经营费用从企业账户或信用卡支付，个人费用用个人的钱支付。个人提款不是经营费用；它记入哪个所有人科目，取决于 LLC 如何征税（请看LLC 所有者权益科目）。
• 每月把账户与账目核对一致（第 583 号出版物）。

个人和企业资金已经混在一起的，请看处理企业与个人资金混用。

LLC 需要销售税许可证吗？它会给账目增加什么？

只有州的登记规则涵盖它时才需要：取决于 LLC 卖什么、与该州有什么联系，以及有没有例外，比如由平台替它代收税款。各州自行决定，所以第一笔销售之前，请查您所在州的税务机关。加州就是一个例子：卖家如果在加州从事经营，并打算在零售环节销售或出租通常应征销售税的有形动产，就必须持有加州卖家许可证。该规则涵盖 LLC，许可证免费，并且与地方营业执照是两回事（CDTFA 第 73 号出版物）。零售商品销售全部通过在 CDTFA 登记的平台促成方进行的卖家，无需登记；任何直接销售都可能改变这一点（CDTFA）。LLC 向其他州销售时在哪里必须代收，请看什么时候必须代收销售税。

许可证会改变账目要追踪的内容。至少要有一个销售税应付科目，因为代收的税要付给州，不是收入（第 583 号出版物）。各州自己的规则还会增加细节。以加州为例，它要求销售在发生的期间申报，即使款项以后才收到；要求对没有销售的期间也提交申报表；要求卖家保存免税购买客户的转售证明。它还说，负有责任的个人可能要对公司或 LLC 所欠的税承担个人责任（CDTFA 第 73 号出版物）。其他州有所不同。分录请看销售税会计分录。

LLC 应该为员工和承包商设置什么？

有员工的 LLC，要在第一笔工资之前设置发薪；付款给承包商的 LLC，要在第一笔付款之前，向每位美国承包商收取 W-9 表。所有人默认不在发薪名册上。

单一成员 LLC 在雇佣税方面仍是独立的实体，所以它用自己的名称和 EIN 申报工资（IRS）。多数雇主除联邦失业税外，还要缴州失业税（第 15 号出版物）。把员工错误地当作承包商，可能使 LLC 要承担雇佣税和罚款（第 583 号出版物）。从工资中预扣的税款是代为保管的：负有责任的人（例如高级职员、合伙人或任何有权支配企业资金的人）如果故意不上缴，要承担相当于未缴税款的信托基金追缴罚款，IRS 一般有 3 年 的时间来核定（第 15 号出版物；26 U.S.C. 6672）。美国境外的承包商不使用 W-9 表（W-9 表填报说明）；请看向境外承包商付款。如果没有正确的纳税识别号，付款方一般必须对应申报的付款预扣 24% 作为备用预扣税，无论是 LLC 向承包商付款，还是客户向 LLC 付款（IRS）。各表格的具体设置，请看设置发薪；承包商的申报，请看哪些承包商要收到税表。

所有人。独资经营者不是企业的员工（第 334 号出版物）。付给合伙人的款项免于所得税预扣、社会保障税和 Medicare 税以及联邦失业税，而在企业中工作的公司高级职员是员工（第 15 号出版物）。按合伙企业申报的 LLC 的成员，一般改为就其收益份额缴纳自雇税（IRS）。所以所有人发薪一般要在作出 S 公司或公司选择之后才开始。

在 LLC 有账户之前我个人垫付的费用怎么记录？

每笔费用按原日期和金额记录，资金来源是所有人。所有人为 LLC 投入的钱，是所有人的投资；如果所有人与 LLC 约定按贷款偿还，则是贷款；它们不是 LLC 的收入。IRS 说，记录应当标明收款的来源，使经营性和非经营性资金、应税和免税收入保持分开（第 583 号出版物）。

1. 列出每笔费用的日期、收款方、金额和目的，并保存收据。
2. 在付款当天，记录这笔费用及对应的所有人出资（或贷款）。
3. LLC 偿还所有人时，先冲销它欠的款项：偿还贷款或有凭证的报销，不是提款。偿还已投入的权益，对单一成员 LLC 是提款，对合伙企业或公司是分配，而公司的分配可能是应税股息（26 U.S.C. 301(c)）。多成员 LLC 的偿还有其自己的限制。偿还所有人本身不是费用。

这笔费用本身现在可以扣除、要资本化还是要摊销，是另一个税务问题：同一份出版物把经营开始前的多数费用视为资本支出，只有有限的选择。请看LLC 成立前个人垫付的创业成本，其中也涵盖多成员 LLC 的偿还。

LLC 从第一天起应该保存哪些记录？

除少数情况外，法律不要求特定类型的记录，但系统必须清楚反映收入和费用，并且每笔分录都要有证明文件作支撑（IRS；第 583 号出版物）。

每种记录要保存多久，请看企业记录要保存多久；缺失的收据，请看丢失的经营费用收据。

示例

这些示例仅作说明。所有金额均为美元。

设计师的单一成员 LLC，10 月 1 日成立

该 LLC 于 10 月 1 日向州政府提交成立申请，拿到 EIN，并用 EIN 和成立文件开立了支票账户。账目从 10 月 1 日起，按所有人的日历年度和收付实现制开账。账户开立之前，所有人用个人信用卡支付了 $2,000 的成立费用。账目记录 $2,000 的费用和 $2,000 的所有人投资，日期是付款当天。11 月 5 日，LLC 偿还所有人 $2,000，记为所有人提款，而不是费用。这些费用是否可以扣除，是另一个问题。

有销售税的两成员产品 LLC

两位朋友都是在企业中工作的个人，成立了一家转售商品的 LLC。它默认是合伙企业，所以要提交 1065 表，并为每位合伙人保存资本账户；每位合伙人投入 $25,000 现金，所以每个账户开账时是 $25,000。该 LLC 取得了州许可证。由于没有 C 公司合伙人，也没有被动投资者，并且收入远低于总收入限额，它可以使用收付实现制，并且作为小企业纳税人，可以选择不保存存货，但仍必须使用能清楚反映收入的存货方法。它在本州销售了 $150,000 的应税商品（不含税）。按假设的 6% 税率，客户付了 $9,000 的销售税，在申报之前记在销售税应付科目里，不是收入。

计划选择 S 公司身份并有一名员工的 LLC

一家由美国公民拥有的单一成员咨询 LLC，计划选择 S 公司身份，从次年 1 月 1 日起生效，并在 11 月雇了一名兼职员工，月薪 $2,000。在发第一笔工资之前，它设置了工资费用、工资税费用和工资负债科目，收取员工的 I-9 表和 W-4 表，并用 LLC 自己的 EIN 发薪。它最迟在 3 月 15 日提交 2553 表，这是 1 月 1 日生效的截止日期；晚于这个日期提交，选择一般要晚一年生效，除非获得补救。到 12 月 31 日之前，所有人提款。从 1 月 1 日起，所有人也按合理报酬上工资单，其余的所有人付款都是分配，所有者权益科目在那天从提款改为分配。

您的情况不同？

• LLC 有两名或更多成员，或可能增加成员：每位成员都需要一个与经营协议一致的资本账户，成员个人垫付的费用要通过该账户处理。单一成员 LLC 增加一名成员，从那天起成为合伙企业。请看合伙人资本账户、LLC 所有者权益科目和LLC 合伙人之间分配所有权；如果账目必须与第一份合伙企业税表一致，可找记账服务。
• 您打算作 S 公司选择：账目和发薪在生效日期改变，逾期的选择需要补救。请看是否应该选择 S 公司身份和S 公司选择之后的账目；如果发薪和所有人科目必须在生效日期改变，可找记账服务。
• 您在多个州销售：每个州都可能要求自己的许可证和申报表。请看什么时候必须代收销售税、按州追踪销售额以判断纳税关联和在另一个州登记；如果销售税科目必须与多个州的申报表对上，可找记账服务。
• 您将要雇员工：请看设置发薪；如果发薪科目必须与第一份季度税表对上，可找记账服务。
• 几个月的交易已经在个人账户里：第一份税表之前，账目需要修复。请看处理企业与个人资金混用和补记逾期账目；如果修复超出您自己能理清的范围，可找记账服务。
• 有所有人住在美国境外：EIN 申请可能只能通过电话、传真或邮寄，并且 S 公司选择对非居民外国人股东关闭。由一名外国人全资拥有的美国 LLC，在有应申报交易的年度，要提交形式上的 1120 表连同 5472 表，未提交或未保存记录的罚款是 $25,000（5472 表填报说明）。请看在境外成立和经营公司、外资美国公司的记账和外资单一成员 LLC 的申报；如果必须围绕境外所有人设置账目，可找记账服务。
• 您在考虑要不要自己记账：请看自己记账还是请记账员；如果账目必须从第一个月起就跟着合伙企业或 S 公司的税表走，可找记账服务。