المدة التي تحتفظ فيها بسجلات النشاط الضريبية والإيصالات

كم من الوقت يجب أن أحتفظ بالسجلات الضريبية للنشاط والإيصالات وكشوف الحساب المصرفي؟

لأغراض الضريبة، احتفظ بالإيصالات وكشوف الحساب المصرفي والفواتير وغيرها من السجلات التي تدعم أي بند في الإقرار مدة 3 سنوات بعد تقديمه (IRS). وهذه هي المدة المعتادة التي يملك فيها IRS فرض ضريبة إضافية وتملك فيها المطالبة باسترداد. والإقرار المقدَّم مبكرًا يُعدّ مقدَّمًا في موعده النهائي. وما يجب أن يظهر في الإيصال في متطلبات إيصالات IRS.

ثلاث سنوات هي المدة الافتراضية فقط. وتكون الحالة غير بسيطة إذا لم تُقدَّم سنة، أو حُذف دخل من إقرار، أو كان للنشاط موظفون أو معدات أو حساب أجنبي، أو كان النشاط يُغلق أو يُباع. وكل منها يغيّر المدة؛ ويعرض القسم التالي كيف.

اجمع قبل أن تُتلف أي شيء: كل إقرار قُدّم مع إثبات تاريخ تقديمه، وقائمة الأصول مع فواتير شرائها، وملفات الرواتب، وأوراق القروض وعقود الإيجار والتأمين، وكشوف أي حساب خارج الولايات المتحدة. وإذا لم تستطع معرفة أي السنوات ما زالت مفتوحة، وغالبًا عند الإغلاق أو البيع أو إلغاء برنامج المحاسبة أو تفريغ الصناديق، فرتّب السجلات حسب السنة أولًا.

متى يجب أن أحتفظ بسجلات النشاط أكثر من ثلاث سنوات؟

هذه المدد فيدرالية، وأغلبها لإقرارات ضريبة الدخل؛ وقد تختلف ضرائب الولايات وضرائب أخرى (IRS).

يستخدم اختبار ⁦25%⁩ إجمالي الدخل قبل تكلفة البضاعة المباعة بالنسبة إلى النشاط. ولا يحتسب المبالغ المفصح عنها بكفاية في الإقرار أو في بيان مرفق، إلا أن الإفصاح لا يفيد حين ينشأ الحذف عن أساس ضريبي مبالغ فيه (⁦26 U.S.C. 6501(e)⁩). وحين ينطبق، تمتد المدة الأطول إلى الإقرار كله، فاحتفظ بكل سجلات تلك السنة، لا بالبند المفقود وحده.

قاعدة سجلات FBAR أقصر من ست سنوات التي يجوز فيها تقدير غرامة FBAR المدنية (⁦31 U.S.C. 5321(b)(1)⁩).

متى تبدأ مدة السنوات الثلاث؟

تبدأ المدة يوم تقدّم الإقرار، أو في موعده النهائي إذا قدّمته مبكرًا (المنشور 583). والإقرار المقدَّم متأخرًا، أو بتمديد، تبدأ المدة يوم تقديمه فعلًا (⁦26 U.S.C. 6501(a)⁩). أما الإقرار الذي لم يُقدَّم قط فلا تبدأ مدته أبدًا.

تقديم إقرار معدَّل لا يبدأ ثلاث سنوات جديدة؛ فتاريخ التقديم الأصلي ما زال هو الذي يحدد البداية. والاستثناء الوحيد: الإقرار المعدَّل الموقَّع الذي يُظهر ضريبة أكثر ويصل خلال آخر 60 يومًا من المدة يمدّها إلى 60 يومًا بعد استلام IRS له (⁦26 U.S.C. 6501(c)(7)⁩).

تضيف إقرارات الأنشطة مدة ثانية، لأن المالكين يبلّغون عن أرقام الكيان في إقراراتهم هم:

فتبقى سجلات شركة S مفتوحة حتى 3 سنوات بعد موعد تقديم إقرار آخر مساهم أو تقديمه، أيهما أبعد، وسجلات الشراكة حتى النقطة نفسها لإقرار الشراكة ولإقرار كل شريك. والشراكة الخاضعة لنظام التدقيق المركزي تبقى مفتوحة أيضًا لتعديلات IRS حتى 3 سنوات بعد الأحدث بين تاريخ تقديم إقرارها وموعده النهائي وطلب تعديل إداري تقدمه، مع مدد أطول في بعض الحالات (⁦26 U.S.C. 6235⁩).

كم تدوم سجلات ضرائب التوظيف؟

احتفظ بسجلات ضرائب التوظيف ما لا يقل عن أربع سنوات بعد استحقاق الضريبة أو سدادها، أيهما أبعد (⁦26 CFR 31.6001-1(e)⁩؛ IRS). وتحسب صفحة IRS مدة أربع سنوات من تقديم إقرار الربع الرابع للسنة، مما يعطي الأرباع السابقة عادةً تاريخ انتهاء أبعد. وربع لم يُقدَّم له إقرار رواتب لا حد زمنيًا له، فاحتفظ بسجلاته حتى تقديم الإقرار المتأخر وانقضاء مدته. وفي مطالبة باسترداد الرواتب أو ائتمانها أو تخفيف غرامتها، احتفظ بسجلات المطالبة ما لا يقل عن أربع سنوات بعد تقديمها.

ينبغي حفظ السجلات الخاصة بأجور الإجازة المرضية وإجازة رعاية الأسرة المؤهلة عن إجازة بعد 31 مارس 2021، وأجور ائتمان الاحتفاظ بالموظفين المدفوعة بعد 30 يونيو 2021، ما لا يقل عن 6 سنوات (IRS). وفي ائتمان الاحتفاظ بالموظفين، لا تنتهي مدة التقدير قبل 6 سنوات من الأحدث بين تاريخ تقديم الإقرار الأصلي وتاريخ تقديمه المعتبر وتاريخ المطالبة بالائتمان، فاحسب منه (⁦26 U.S.C. 3134(l)⁩). وأي سجلات رواتب تُحفظ وبأي شكل في الاحتفاظ بسجلات الرواتب.

كم أحتفظ بسجلات المعدات والممتلكات الأخرى؟

احتفظ بسجلات الممتلكات حتى تنتهي المدة للسنة التي تبيعها فيها أو تتصرف فيها بأي شكل آخر في تصرف خاضع للضريبة، لا سنة شرائها (المنشور 583). فهي تثبت الإهلاك الذي طالبت به والأساس الضريبي (هو عمومًا التكلفة زائد التحسينات ناقص الإهلاك الذي طالبت به أو كان بإمكانك المطالبة به (المنشور 551)) المستخدم لحساب الربح أو الخسارة عند البيع. واحتفظ بفواتير الشراء وتكاليف التحسين وجداول الإهلاك؛ وتقول تعليمات إقرارات الكيانات الأمر نفسه (تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩).

• تبادل غير خاضع للضريبة: احتفظ بسجلات الممتلكات القديمة والجديدة حتى تنتهي المدة للسنة التي تتصرف فيها في الممتلكات الجديدة.
• مركبة: احتفظ أيضًا بسجلات الاستخدام التجاري في كل سنة تُهلك فيها المركبة (المنشور 463)؛ وتبقى قاعدة سنة التصرف أعلاه سارية.

أي سجلات النشاط أحتفظ بها أطول مدة؟

الإقرارات المقدَّمة ودفاتر الحسابات وسجلات الأساس الضريبي للمالك وسجلات الخسارة أو الائتمان المرحَّلة تدوم أكثر من الإيصالات العادية، لأن الإقرارات اللاحقة تعتمد عليها. ولا تحدد المصادر أدناه تاريخ انتهاء ثابتًا لأي منها.

• الإقرارات المقدَّمة: يقول IRS أن تحتفظ بنسخ، لأنها تساعد في الإقرارات اللاحقة والمعدَّلة (IRS). واحتفظ بإثبات تاريخ التقديم أيضًا، كقبول التقديم الإلكتروني أو إيصال البريد، لأن تاريخ التقديم يبدأ المدة.
• دفاتر الحسابات: تُحفظ دفاتر الأستاذ واليومية ما دامت محتوياتها قد تصبح مهمة في تطبيق أي قانون ضريبي (⁦26 CFR 1.6001-1(e)⁩).
• سجلات الأساس الضريبي للمالك: مساهم شركة S أو الشريك مسؤول عن حفظ السجل اللازم لحساب الأساس الضريبي في الأسهم أو حصة الشراكة (تعليمات النموذج 7203؛ تعليمات الشريك لـ Schedule K-1). وينبغي للشركة أيضًا حفظ محاضر اجتماعات مجلسها (المنشور 583).
• الخسائر والائتمانات المرحَّلة إلى سنوات لاحقة: السجلات الداعمة لخسارة أو ائتمان ما زال يُرحَّل قد تصبح مهمة في السنة اللاحقة التي تستخدمه. وتضع اللائحة اختبارًا لا عددًا ثابتًا من السنوات، فالقراءة الأحوط أن تحتفظ بها حتى تنتهي مدة تلك السنة اللاحقة (⁦26 CFR 1.6001-1(e)⁩).

ماذا لو أغلقت النشاط أو بعته؟

الإغلاق أو البيع لا يقصّر أي مدة في هذا الدليل. ويطلب IRS من المالكين الذين يغلقون الاحتفاظ بسجلات الممتلكات حتى تنتهي مدة سنة التصرف، وبسجلات ضرائب التوظيف ما لا يقل عن أربع سنوات (IRS: إغلاق نشاط تجاري).

• من يمكن أن يُطالَب: الإغلاق لا ينهي الضريبة عن سنة ما زال لـ IRS أن يقدّر فيها. والمالكون الذين تسلموا أصول الشركة قد يكونون مسؤولين بوصفهم منقولًا إليهم حتى سنة واحدة بعد انتهاء مدة تقدير الشركة (⁦26 U.S.C. 6901(c)⁩)، ومن كان مسؤولًا عن ضريبة رواتب مقتطعة غير مسددة قد يدين بها شخصيًا (⁦26 U.S.C. 6672⁩). احتفظ بسجلات الشركة المغلقة طوال تلك السنة الإضافية.
• الإقرارات الأخيرة: إقرار ضريبة الدخل الأخير يبدأ مدته الثلاثية الخاصة عند تقديمه. وإقرارات الرواتب الأخيرة تتبع قاعدة الرواتب البالغة أربع سنوات.
• سجلات الرواتب: النموذج 941 أو 944 الأخير يحمل بيانًا يسمّي من يحتفظ بسجلات الرواتب وأين.
• البيع: احتفظ باتفاقية البيع وتوزيع الثمن وسجلات الأساس الضريبي حتى تنتهي مدة سنة البيع. وإذا دُفع الثمن على عدة سنوات، فإن الإقرارات اللاحقة التي تبلّغ عن البيع تعتمد عليها أيضًا: تبقى السجلات ما دامت محتوياتها قد تصبح مهمة (⁦26 CFR 1.6001-1(e)⁩)، وتنطبق على كل إقرار مدته الخاصة (الموضوع 305 لدى IRS).
• برنامج المحاسبة: صدّر كل سنة مفتوحة قبل إلغائه. راجع السجلات التي تحتفظ بها عند إلغاء برنامج المحاسبة.

خطوات التقديم في إغلاق شركة وبيع نشاطك.

ماذا لو لم أقدّم إقرار سنة ما؟

السنة التي لا إقرار لها بلا حد زمني: فالمدة لا تبدأ أبدًا، فيستطيع IRS تقدير الضريبة عنها في أي وقت (⁦26 U.S.C. 6501(c)(3)⁩). احتفظ بكل سجل لتلك السنة على الأقل حتى يُقدَّم الإقرار المتأخر وتنقضي مدته الخاصة. والإقرار المتأخر يبدأ المدة المعتادة يوم تقديمه.

كم سنة يتوقع IRS تقديم إقرارات مفقودة عنها، وبأي ترتيب تُقدَّم، تجده في استكمال إقرارات الأنشطة المتأخرة. وهذا لا يقصّر قاعدة عدم الحد الزمني أعلاه، فاحتفظ بكل سجل للسنوات المفقودة. وإذا كانت الدفاتر مفقودة، راجع إعادة بناء الدفاتر من كشوف الحساب المصرفي.

هل يشترط المقرضون أو شركات التأمين أو الولايات مدة أطول؟

قد يفعلون. وحين لا تعود السجلات لازمة للضريبة، تحقق قبل إتلافها، لأن شركات التأمين أو الدائنين قد يطلبونها مدة أطول من IRS (المنشور 583). وقد تنص اتفاقيات القروض وعقود الإيجار ووثائق التأمين على مددها الخاصة.

تحدد الجهات الضريبية في الولايات حدودها الخاصة لإقرارات الولاية، وبعضها أطول من الافتراضي الفيدرالي. وكاليفورنيا مثال: يقول مجلس ضريبة الامتياز في كاليفورنيا إن المدة المعتادة أربع سنوات من الموعد النهائي أو من تاريخ التقديم، وأطول في بعض الحالات، كتدقيق فيدرالي أو حذف كبير للدخل. تحقق من الجهة الضريبية في كل ولاية يقدّم فيها النشاط إقراره.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ والمبالغ بالدولار الأمريكي.

إيصالات عامل مستقل وحاسوب محمول مباع

يقدّم عامل مستقل إقرار 2023 في 10 أبريل 2024. وكان الموعد النهائي 15 أبريل 2024، فتبدأ المدة حينها. وما لم تنطبق مدة أطول، تُحفظ إيصالات 2023 العادية وكشوفها المصرفية حتى أبريل 2027.

يشتري حاسوبًا محمولًا بقيمة 1,800 دولار في 2023 ويبيعه في 2026. وتتبع سجلاته سنة البيع:

• 2023: شراء وإهلاك.
• 2024 و2025: ما زال يُستخدم.
• 2026: بيع. وسنة البيع تحدد المدة.
• أبريل 2027: يُقدَّم إقرار 2026.
• أبريل 2030: أبكر وقت يمكن فيه التخلص من سجلات الحاسوب المحمول.

صاحب مطعم يغلق ولديه موظفون

يغلق صاحب مطعم في ديسمبر 2026 بعد دفع الأجور الأخيرة. ويحل موعد إقرار الرواتب ربع السنوي الأخير في نهاية يناير 2027، وتُسدَّد الضريبة بحلول ذلك الوقت. وتبقى سجلات الرواتب 4 سنوات على الأقل بعد ذلك، حتى أوائل 2031؛ وإذا سُدّدت الضريبة لاحقًا، فتُحسب السنوات الأربع من التاريخ الأبعد. ويسمّي الإقرار الأخير من يحتفظ بها وأين.

مستشار حذف دخلًا من إقرار

يقدّم مستشار إقرار 2023 في أبريل 2024 يُظهر 120,000 دولار من إجمالي الدخل. ثم يكتشف أنه حذف 40,000 دولار ولم يفصح عنها في أي موضع من الإقرار. وربع 120,000 دولار هو 30,000 دولار، فالـ40,000 دولار تتجاوز الحد. ونافذة التقدير ست سنوات لا ثلاث، فتبقى كل سجلات 2023 الخاصة به حتى أبريل 2030، لا سجلات الدخل المفقود وحدها.

هل وضعك مختلف؟

• تغلق نشاطك أو تبيعه، أو تفرّغ الصناديق، ولا تعرف أي السنوات ما زالت مفتوحة. يتوقف الجواب على تاريخ تقديم كل إقرار، وأي سنة غير مقدَّمة، والحسابات الأجنبية، والمعدات التي ما زلت تُهلكها. وترتيب السجلات حسب السنة قبل إتلاف أي شيء أو إلغاء حساب هو عمل مسك دفاتر: احصل على مساعدة مسك الدفاتر، وراجع إغلاق شركة.
• وصلك خطاب أو إشعار من IRS عن سنة: احتفظ بكل سجل لتلك السنة حتى لو انقضت المدة المعتادة، وراجع إشعار IRS إلى نشاطك. وترتيب ما لديك حسب السنة قبل أن ترد عمل مسك دفاتر: احصل على مساعدة مسك الدفاتر.
• لم تُقدَّم سنة قط: استخدم استكمال إقرارات الأنشطة المتأخرة، واحصل على مساعدة مسك الدفاتر إذا كانت السجلات ناقصة.
• حُذف دخل من إقرار قُدّم بالفعل: راجع التعديل لإضافة دخل حُذف من إقرارات سابقة.
• يملك النشاط أو مالكوه حسابًا أجنبيًا أو شركة أجنبية، أو يملك شخص أجنبي الشركة الأمريكية: راجع أي الحسابات تُحتسب في FBAR ونماذج المعلومات لشركة أجنبية وسجلات LLC مملوكة لأجنبي.
• سجلات المعدات مفقودة: راجع إعادة بناء جدول إهلاك مفقود.
• الإيصالات ضائعة، أو تريد مسحها ضوئيًا وإتلاف الورق: راجع الإيصالات الضائعة والإيصالات الممسوحة ضوئيًا بدل الورق وغرامات عدم الاحتفاظ بالسجلات.
• تؤجّر عقارًا: راجع سجلات العقار المؤجَّر وإيصالاته.
• تقدّم إقراراتك في كندا أيضًا، أو النشاط كندي: لدى CRA مدته الخاصة، راجع المدة التي تحتفظ فيها بسجلات النشاط في كندا. وسجلات كل بلد تتبع قواعد ذلك البلد.