مصروفات مدفوعة بعملة أجنبية: أي سعر صرف ومبلغ تسجّل

أي مبلغ أسجّله في الدفاتر لمصروف مدفوع بعملة أجنبية؟

سجّل كل مصروف بعملة التقرير (الدولار الأمريكي في الإقرار الأمريكي، والدولار الكندي في الإقرار الكندي)، محوَّلًا بسعر الصرف ليوم الدفع، أو يوم استحقاق المصروف إن سجّلته قبل دفعه، من مصدر سعر موثَّق واحد تستخدمه في كل مرة. تقول IRS إن مصروفات العملة الأجنبية تُحوَّل بالسعر السائد وقت استلامها أو دفعها أو استحقاقها. ويستخدم قانون ضريبة الدخل الكندي سعر اليوم الذي نشأ فيه المبلغ.

عملية شراء واحدة تترك ثلاثة مبالغ:

سجّل المبلغ المحوَّل. وإذا خصمت البطاقة أكثر أو أقل، فضع الفرق في بند «رسوم البطاقة وفروق الصرف» ليبقى الحساب مطابقًا لكشفه، واحتفظ بالمستندين. لا تحدد IRS ولا CRA أيّ المبلغين له الأولوية؛ وما تنصّان عليه هو التحويل بسعر موثَّق ليوم الدفع، لذلك هذه طريقة لمسك الدفاتر وليست قاعدة.

تصبح الحالة غير بسيطة عندما يمرّ الإنفاق الأجنبي عبر عدة بطاقات أو حسابات، أو لا تتطابق الإيصالات مع الكشوف، أو يعود الموظفون بإيصالات كثيرة، أو تقدّم الشركة إقراراتها في الدولتين. اجمع الإيصالات وكشوف البطاقات والحسابات المصرفية، وتواريخ الرحلة وغرضها، واسم مصدر السعر المستخدم، وملاحظة قصيرة بما يظهر في كل إيصال بلغة أجنبية (البائع والأصناف والمبلغ).

سعر صرف أي يوم يُطبَّق: يوم الشراء أم يوم قيد البطاقة أم يوم رد المصروف؟

استخدم يوم الشراء، أي التاريخ المكتوب في الإيصال. تربط القاعدتان السعر بيوم دفع المصروف أو نشوئه، ولا تذكر أي منهما تاريخ قيد البطاقة، لذلك استخدم تاريخ الشراء مع كل بطاقة.

فاتورة مورّد تُدفع لاحقًا حالة مختلفة. تقول IRS إن السعر هو سعر يوم «استلام البند أو دفعه أو استحقاقه». وفي الشركة الأمريكية التي تسجل المصروف قبل دفعه، تحدد اللائحة السعر بتاريخ «استحقاق المصروف أو احتسابه بطريقة أخرى»، وهو ليس دائمًا تاريخ الفاتورة. ويُعدّ تغيّر السعر حتى يوم الدفع ربحًا أو خسارة صرف منفصلة (راجع الحسابات بعملة أجنبية في الدفاتر الأمريكية وربح أو خسارة الصرف على حساب بالدولار الأمريكي). أما الشركة الأمريكية التي تخصم المصروفات عند الدفع فتحوّل بسعر يوم الدفع. وفي كندا يستخدم القانون يوم نشوء المبلغ، ولا يوضح دليل CRA هل هو تاريخ الفاتورة أم تاريخ الدفع للفاتورة غير المدفوعة؛ اختر طريقة موثَّقة واحدة وطبّقها كل سنة.

رد المصروف للموظف هو دفعة لاحقة بعملة التقرير عن مصروف تحمّله فعلًا. وتربط القواعد السعر بيوم دفع المصروف أو نشوئه، لا بيوم الرد اللاحق.

إذا لم يعلن Bank of Canada سعرًا لليوم (عطلة نهاية أسبوع أو إجازة رسمية)، يستخدم قانون ضريبة الدخل أقرب يوم سابق له سعر. لا يوجد في IRS نص مكتوب مماثل؛ استخدم الأسلوب نفسه في الدفاتر الأمريكية والتزم به.

أي مصدر لسعر الصرف تقبله IRS وCRA؟

تقبل الولايات المتحدة أي سعر منشور يُستخدم باستمرار. وتعتمد كندا سعر Bank of Canada أساسًا، ولا تقبل مصدرًا آخر إلا عند استيفاء شروط محددة.

أسعار Bank of Canada إرشادية وتُنشر مرة واحدة كل يوم عمل. احفظ السعر ومصدره وتاريخه مع كل قيد.

هل أستخدم متوسط سعر شهري أو سنوي بدل سعر كل يوم؟

في المصروفات، حوّل كل مصروف بسعر يومه. والمتوسطات استثناءات ضيقة.

• الولايات المتحدة: القاعدة العامة هي سعر يوم الدفع. تنشر IRS جدول متوسط سنوي وتقبل «أي سعر صرف منشور يُستخدم باستمرار»، لكن صفحاتها لا توضح هل يُقبل المتوسط السنوي لكل مصروف. واستخدام سعر كل يوم يتجنب هذا السؤال. وتسمح لائحة باستخدام سعر معتمد لمدة ربع سنة أو أقل لأرباح وخسائر الصرف على بعض الذمم الدائنة والمدينة، وليس لتحويل مصروف مدفوع في الحال؛ راجع الحسابات بعملة أجنبية في الدفاتر الأمريكية.
• كندا: يقول دليل CRA إنها قد تقبل المتوسط في بعض بنود الدخل، ولكن ليس عمومًا عندما تتقلب أسعار الصرف تقلبًا كبيرًا.
• ⁦GST/HST⁩: للمذكرة ⁦3-6⁩ قواعدها الخاصة، ومنها المتوسط الشهري، لمبلغ ⁦GST/HST⁩ المذكور بعملة أجنبية.

ما الإثبات المطلوب لإيصال أجنبي لا يتضمن تفاصيل الضريبة؟

لا يُشترط أن يتضمن الإيصال سطر ضريبة لدعم خصم ضريبة الدخل. تطلب المصادر معرفة ما اشتُري ومتى وأين وبكم.

• الولايات المتحدة: يعدّ المنشور 463 الإيصال كافيًا في العادة إذا بيّن المبلغ والتاريخ والمكان والطبيعة الأساسية للمصروف. وتحتاج سجلات السفر أيضًا إلى تواريخ الرحلة وغرضها التجاري، والمبالغ التقديرية غير قابلة للخصم. ويذكر المنشور 583 كشوف الحسابات وإيصالات بطاقات الائتمان والفواتير ضمن المستندات الداعمة.
• كندا: تقول CRA إن الإيصال يبيّن التاريخ واسمي البائع والمشتري وعنوانيهما ووصفًا كاملًا. ولا يلزم رقم النشاط التجاري للبائع إلا إذا كان البائع مسجّلًا في ⁦GST/HST⁩ (مع حد أدنى للسعر)؛ والبائع غير المسجّل، كما هو حال كثير من البائعين خارج كندا، لا رقم لديه ليظهره. وإذا لم يوجد إيصال، فاكتب التفاصيل في دفتر المصروفات.

أضف المبلغ الأجنبي والعملة والسعر ومصدر السعر إلى كل قيد. واحتفظ بالإيصال والكشف وسجل السعر معًا: عمومًا ست سنوات في كندا و3 سنوات في الولايات المتحدة، وأطول في بعض الحالات. وللاطلاع على قواعد الإيصالات كاملة، راجع دليل إيصالات IRS ودليل إيصالات CRA.

هل أستطيع المطالبة بضريبة ⁦GST/HST⁩ أو ائتمان ضريبة مبيعات عن مشتريات أجنبية؟

فقط عن ضريبة ⁦GST/HST⁩ التي دُفعت أو أصبحت مستحقة. كثيرًا ما لا يفرض البائع خارج كندا أي ضريبة، لكن تحقق من الضريبة المدفوعة عند الاستيراد أو المقيَّمة ذاتيًا على خدمة أو برنامج اشتريته من الخارج. وضريبة القيمة المضافة أو المبيعات الأجنبية ليست ⁦GST/HST⁩. وإذا فرض بائع أجنبي ضريبة ⁦GST/HST⁩ بموجب نظام التسجيل المبسط، فلا يستطيع المسجّل المطالبة بها كائتمان.

• كندا: ينشأ ائتمان ضريبة المدخلات من ضريبة ⁦GST/HST⁩ التي أصبحت مستحقة أو دُفعت، ويحتاج إلى مستندات داعمة قبل تقديم الإقرار. وتقول CRA إنه لا يجوز المطالبة بائتمان حيث لا تُستحق ضريبة ⁦GST/HST⁩. أما الضريبة التي يحصّلها مورّد غير مقيم من مسجَّل بموجب النظام المبسط فمحظور عليها الائتمانات والاستردادات (المادة 211.17)؛ وتقول CRA أن تعطي ذلك المورّد ما يثبت تسجيلك، وأن طريق استرداد الضريبة المفروضة فعلًا هو استرداد أو ائتمان من المورّد.
• الولايات المتحدة: يعدّ المنشور 334 ضريبة المبيعات التي تدفعها على مشتريات العمل جزءًا من تكلفة ما اشتريته، لا ائتمانًا منفصلًا. وهو يتناول ضريبة المبيعات الأمريكية ولا يتناول ضريبة القيمة المضافة الأجنبية. وقد تغيّر ضريبة القيمة المضافة الأجنبية التي تردّها الدولة للأعمال الأجنبية التكلفة الحقيقية للرحلة؛ أثِر هذا الأمر قبل إغلاق الدفاتر.

هل يجب على النشاط التجاري التقييم الذاتي لضريبة ⁦GST/HST⁩ على خدمة أو برنامج مشترى من خارج كندا (CRA)، وهل يستطيع المطالبة بائتمان عنها، يتوقف على التسجيل وعلى طريقة استخدامه للمشتريات؛ راجع فواتير الموردين الأجانب.

كيف أردّ للموظف تكلفة إيصالات سفر العمل بعملة أجنبية؟

حوّل كل إيصال بسعر يومه، وادفع المجموع بعملة التقرير، واحتفظ بسجلات الموظف. لا تحدد IRS ولا CRA سعرًا لطلب الرد؛ وقاعدة التحويل المذكورة أعلاه هي التي تحكم مصروف النشاط التجاري.

1. يدوّن الموظف كل إيصال: التاريخ والمكان والغرض التجاري والمبلغ الأجنبي والعملة، مع إرفاق الإيصال.
2. يحوّل صاحب العمل كل سطر بسعر تاريخ ذلك الإيصال من مصدر السعر الذي اختاره، ويكتب السعر والمصدر على التقرير.
3. يدفع صاحب العمل المجموع، ويُعيد الموظف أي سلفة لم تُنفق.
4. يحتفظ صاحب العمل بالتقرير والإيصالات وسجل الأسعار.

قرّر كتابيًا هل يُسدَّد للموظفين بالسعر الموثَّق أم بالمبلغ الذي خُصم من بطاقتهم، وطبّق القاعدة نفسها على الجميع. تعتمد الاختبارات أدناه على مصروفات الموظف الفعلية، لذلك احتفظ بكشف البطاقة مع التقرير. وللنقد المشترى من محل صرافة، احتفظ بإيصال الصرافة.

كيف أردّ لنفسي أو لمالك تكاليف رحلة خارجية؟

التحويل هو نفسه؛ أما طريق الرد للمالك فيعتمد على نوع الكيان.

الرحلة التي تجمع أيام عمل وأيامًا شخصية تُقسَّم أولًا؛ راجع سفر العمل مع أيام شخصية.

هل يختلف البدل اليومي (per diem) في السفر الخارجي؟

الطريقة هي نفسها؛ أما جدول الأسعار فلا.

• الولايات المتحدة: يقول المنشور 463 إن وزارة الخارجية تحدد أسعار البدل اليومي للمناطق الخارجية. وفي خصمك الشخصي، يغطي بدل الوجبات القياسي الوجبات والنفقات الطارئة فقط؛ ولا يوجد مبلغ قياسي للإقامة، لذلك تكون الإقامة الخارجية بتكلفتها الفعلية بسعر اليوم. ويُطبَّق حد الوجبات المعتاد البالغ ⁦50%⁩ على بدل الوجبات القياسي.
• الولايات المتحدة، البدل اليومي من صاحب العمل: لا يفي بشرط المحاسبة الكافية إلا إذا كان، من بين شروط أخرى، مشابهًا في شكله للسعر الفيدرالي ولا يزيد عنه، وأثبت الموظف التواريخ والمكان والغرض. ومن يملك أكثر من ⁦10%⁩ من أسهم شركة يُعدّ طرفًا مرتبطًا بصاحب العمل، وعليه أن يكون قادرًا على إثبات المصروفات أمام IRS.
• كندا: تسأل CRA هل يغطي البدل ما تتوقع بشكل معقول أن يدفعه الموظف وهل تستطيع تبريره. ولا تعطي صفحة نفقات السفر لديها أسعار بدل يومي للسفر الخارجي، لذلك رُدّ الإيصالات الفعلية أو كن مستعدًا لتبرير البدل. والوجبات قابلة للخصم عمومًا بنسبة ⁦50%⁩ (القانون).

ماذا لو خرج المصروف من رصيد بعملة أجنبية أو من حساب بعملة غير مناسبة؟

سجّل المصروف بالمبلغ المحوَّل لليوم الذي دُفع فيه (أو استُحق، إن سجّلت الفاتورة أولًا)، ثم سوِّ الفرق مع الحساب الذي دفع.

• الدفع من رصيد بالعملة نفسها (فاتورة باليورو من رصيد باليورو): المصروف هو الفاتورة بسعر اليوم. وربح أو خسارة الصرف على الرصيد نفسه قيد منفصل، وتشير IRS إلى أن القاعدة الأمريكية لأرباح وخسائر الصرف (المادة 988) قد تتطلب الاعتراف بها. راجع الحسابات بعملة أجنبية في الدفاتر الأمريكية وربح أو خسارة الصرف على حساب بالدولار الأمريكي.
• الدفع من حساب بعملة أخرى (فاتورة باليورو مدفوعة من حساب بالدولار): حوّل البنك بسعره الخاص. والمبلغ المخصوم هو ما خرج من الحساب. سجّل المصروف بمبلغ الفاتورة بسعرك الموثَّق؛ ويذهب الفرق إلى بند «رسوم البنك وفروق الصرف» ليطابق الحساب كشفه.
• الدفع من حساب شخصي: راجع مصروفات العمل المدفوعة من المال الشخصي.

عميل يدفع لك في حساب بعملة غير مناسبة هو دخل وليس مصروفًا؛ راجع الأرصدة المتعددة العملات في الدفاتر.

مثال

الأسعار أدناه مقرَّبة وتوضيحية، وليست أسعارًا حقيقية.

شركة LLC في شيكاغو تدفع فندقًا في برلين

تدفع الـ LLC فاتورة فندق بمبلغ 300 يورو في 12 مايو ببطاقة العمل. ويُظهر مصدر السعر 1.10 دولار أمريكي لكل يورو في ذلك اليوم. ويقيّد كشف البطاقة 335 دولارًا أمريكيًا.

طريقة عملية لتسجيل ذلك: 330 دولارًا أمريكيًا إلى السفر، وفرق 5 دولارات أمريكية إلى بند «رسوم البطاقة وفروق الصرف»، فيطابق حساب البطاقة الكشف. ولا يبيّن الكشف هل الفرق سعر المُصدِر أم رسم، ولا تُقدّم IRS ولا CRA الكشف على السعر. ويضم الملف الفاتورة والكشف وسجل السعر.

موظف شركة في تورنتو يعود من لندن

يعود الموظف بإيصالات قيمتها 1,200 جنيه إسترليني. يُحوَّل كل إيصال بسعر Bank of Canada لتاريخه، ويسلّم الموظف الشركة نسخًا من الإيصالات وتقرير المصروفات.

تردّ الشركة 2,210 دولار كندي، وتحتفظ بالتقرير والإيصالات والأسعار.

صاحب منشأة فردية في أونتاريو يشتري برنامجًا من مورّد أمريكي

الفاتورة 800 دولار أمريكي، مدفوعة يوم تسجيلها، ولا يفرض المورّد ضريبة ⁦GST/HST⁩، فلا توجد ضريبة من المورّد يمكن المطالبة بها. وبسعر 1.40 يكون المصروف 1,120 دولار كندي، قبل أي ضريبة مقيَّمة ذاتيًا. وهل على صاحب المنشأة التقييم الذاتي لضريبة ⁦GST/HST⁩ وهل يستطيع المطالبة بائتمان متصل بها، يتوقف على التسجيل والاستخدام؛ راجع فواتير الموردين الأجانب.

هل حالتك مختلفة؟

• الإنفاق الأجنبي يمرّ عبر عدة بطاقات أو حسابات، أو سُجّلت قيود سابقة بمبالغ مختلفة (بعضها بمبلغ خصم البطاقة وبعضها محوَّل): تحتاج الدفاتر إلى طريقة سعر واحدة قبل إعداد الإقرار أو الرد؛ راجع مساعدة مسك الدفاتر.
• رد مصروفات أو مطالبة نهاية السنة فيها عشرات الإيصالات الأجنبية التي لا تتطابق مع الكشوف: حوّلها وطابقها قبل دفع المطالبة، مع مساعدة مسك الدفاتر.
• تعمل في الدولتين وتختلف الدفاتر عن الإقرارات: راجع دفاتر شركة كندية وشركتها الأمريكية ودفاتر LLC أمريكية يملكها كندي ومساعدة مسك الدفاتر.
• دفاترك متأخرة بأشهر: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة في كندا أو في الولايات المتحدة، مع مساعدة مسك الدفاتر.
• النشاط يمسك دفاتره أساسًا بعملة دولة أخرى (فرع أو مكتب في الخارج، أو شركة كندية اختارت الإبلاغ بعملة التشغيل الرئيسية): تسمح IRS لبعض هذه الوحدات بإجراء حساباتها بتلك العملة؛ راجع الميزانية العمومية لنشاط في الخارج. ويمكن لشركة كندية أن تختار الإبلاغ بالدولار الأمريكي أو اليورو أو الجنيه الإسترليني أو الين أو الدولار الأسترالي، بتقديم الاختيار خلال 60 يومًا من أول يوم في السنة التي تبدأ بها (القانون، المادة ⁦261(3)⁩)؛ وعندها لا ينطبق تحويل الدولار الكندي المشروح في هذه الصفحة. راجع أرباح الصرف في إقرار الشركة.
• إيصال مفقود أو لم يُصدر أصلًا: راجع الإيصالات المفقودة لمصروفات العمل أو المصروفات بلا إيصالات في كندا.