Doanh thu công ty vào tài khoản cá nhân: cách sửa sổ sách

Tiền khách trả vào tài khoản cá nhân của tôi là thu nhập của tôi hay của công ty?

Tiền khách trả cho công việc do công ty thực hiện thường là thu nhập của công ty, bất kể vào tài khoản nào. Công ty có năng lực pháp lý như một thể nhân (Canada Business Corporations Act, s. 15), và Income Tax Act coi công ty là một "person" riêng, nộp thuế trên thu nhập chịu thuế của chính mình (s. 2; s. 248(1)). Khoản thu nhập đó thuộc về ai còn tùy vào các dữ kiện, chủ yếu là ai thực hiện việc bán hàng. Hợp đồng và hóa đơn là bằng chứng đầu tiên; tài khoản khách trả tiền vào không quyết định điều này. Thời điểm cũng quan trọng: một công ty liên bang tồn tại kể từ ngày ghi trên giấy chứng nhận thành lập (CBCA s. 9). Công việc bán trước ngày đó cần được kiểm tra riêng, vì công ty có thể nhận một hợp đồng bằng văn bản đã lập dưới tên công ty hoặc thay mặt công ty trước khi công ty tồn tại (CBCA s. 14(2)).

Trường hợp đơn giản khi hóa đơn đứng tên công ty và tiền về công ty sớm. Trường hợp không đơn giản khi:

• tiền nằm trong tài khoản của bạn qua ngày kết thúc năm của công ty;
• GST/HST đã thu nhưng chưa khai;
• liên quan đến hơn một năm; hoặc
• hợp đồng đứng tên cá nhân bạn.

Vì sao những điểm này quan trọng: khoản còn nợ công ty quá hạn một năm nêu dưới đây có thể bị cộng vào thu nhập cá nhân của bạn, và GST/HST trên các khoản tiền gửi có thể bị thiếu trong mọi tờ khai. Hãy chuẩn bị hợp đồng và hóa đơn của khách, sao kê tài khoản cá nhân và sao kê của công ty trong kỳ đó, mã số GST/HST, ngày kết thúc năm của công ty và mọi chứng từ.

Tôi có thể dùng tài khoản ngân hàng cá nhân cho công ty Canada của mình không?

Canada Business Corporations Act yêu cầu có "adequate accounting records" (sổ sách kế toán đầy đủ) và không nhắc đến tài khoản ngân hàng (s. 20(2)). CRA yêu cầu hồ sơ đáng tin cậy, đầy đủ và có chứng từ kèm theo (CRA: trách nhiệm của bạn). Không nguồn nào coi tài khoản ngân hàng tự nó là điều kiện bắt buộc; hồ sơ phải cho thấy tiền của công ty là tiền của công ty.

Một tài khoản cá nhân lẫn tiền của bạn với tiền của công ty sẽ khó chứng minh điều đó hơn. Mỗi khoản tiền gửi phải được đối chiếu với một hóa đơn, và mỗi khoản cá nhân rút ra cũng vậy; các khoản tiền gửi khớp với hóa đơn đứng tên công ty là đối tượng của trang này. Một tài khoản riêng của công ty, với thông tin tài khoản ghi trên hóa đơn mới, giúp các khoản thanh toán mới không rơi vào vấn đề này. Công ty thành lập theo luật cấp tỉnh bang nên đọc phần về hồ sơ trong luật đó; trang này dẫn chiếu luật liên bang.

Tôi ghi thu nhập nhận vào tài khoản cá nhân vào sổ sách của công ty như thế nào?

Nếu hóa đơn là của công ty, bút toán thông thường là ghi doanh thu cho công ty và ghi số tiền bạn đang giữ là khoản bạn nợ công ty. Hãy theo dõi các khoản thanh toán từng bước:

Bảng này giả định hóa đơn cho phí dịch vụ đã thực hiện mà chưa có trong sổ sách; nếu hóa đơn đã nằm trong khoản phải thu, chỉ ghi hai dòng cuối. Doanh thu thuộc về kỳ mà dịch vụ được thực hiện, không chỉ theo ngày lập hóa đơn (Income Tax Act, s. 12(1)(b)); về việc lập hóa đơn trước khi làm việc, xem tiền khách trả trước và doanh thu chưa thực hiện, và về thời điểm tính GST/HST, xem GST/HST trên tiền đặt cọc và hóa đơn chưa thanh toán. Hãy ghi hai bút toán cuối theo ngày tiền thực sự di chuyển, và giữ dòng tương ứng trên sao kê cá nhân của bạn cho từng bút toán. Chi phí kinh doanh bạn đã trả từ cùng tài khoản là các bút toán riêng; xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân. Số dư nên nằm ở bên nào được nói trong hướng dẫn về tài khoản khoản vay của cổ đông.

Bút toán ghi nhận khoản nợ; nó không xóa khoản nợ. CRA cho biết việc có khoản vay hay khoản nợ hay không không dựa trên bút toán kế toán, mà dựa vào bản chất của giao dịch (Folio S3-F1-C1, para 1.14).

CRA làm gì nếu tiền vẫn nằm trong tài khoản cá nhân của tôi?

Nếu sổ sách cho thấy bạn nợ công ty khoản tiền đó, quy tắc về khoản vay của cổ đông, subsection 15(2), có thể cộng khoản này vào thu nhập của bạn cho năm bạn nhận tiền, trừ khi bạn hoàn trả trong vòng một năm sau khi kết thúc năm tính thuế của công ty trong đó khoản vay được thực hiện và việc hoàn trả không nằm trong một chuỗi các khoản vay hay giao dịch và hoàn trả khác (ví dụ, trả rồi lại vay công ty tiếp) (Income Tax Act, ss. 15(2) and 15(2.6)). Cùng thời hạn đó áp dụng cho khoản nợ phát sinh trong năm đó. Thời hạn tính từ ngày kết thúc năm của công ty, không tính từ ngày tiền được gửi vào hay năm dương lịch của bạn.

Nếu không có thỏa thuận bằng văn bản hoặc bằng chứng thuyết phục về khoản vay hay khoản nợ, và không có quan hệ con nợ–chủ nợ, subsection 15(2) sẽ không áp dụng, nhưng subsection 15(1) có thể áp dụng (Folio S3-F1-C1, para 1.13). Lợi ích mà công ty trao cho cổ đông được tính vào thu nhập của cổ đông, và công ty thường không được khấu trừ khoản này như chi phí kinh doanh (s. 15(1); CRA: lợi ích của cổ đông).

Ngay cả khi subsection 15(2) không áp dụng, số dư bạn nợ công ty mà không trả lãi theo lãi suất quy định của CRA có thể làm phát sinh lợi ích lãi suất cộng vào thu nhập của bạn trong thời gian khoản nợ còn tồn tại, kể cả khi đã hoàn trả trước cuối năm (Income Tax Act, s. 80.4(2); Folio S3-F1-C2, paras 2.33 and 2.36). Quy tắc này không áp dụng cho số dư đã bị cộng theo subsection 15(2) (para 2.15). Xem lãi trên khoản vay của cổ đông. Về việc khi nào tiền rút ra là khoản vay chịu thuế, xem khoản vay của cổ đông.

Làm sao xóa khoản này: chuyển tiền vào công ty, hay trả bằng tiền lương, tiền thưởng hoặc cổ tức?

Có thể xóa số dư trước hạn một năm nêu trên bằng cách chuyển tiền vào công ty, hoặc bù trừ với tiền lương, tiền thưởng hay cổ tức mà công ty nợ bạn. Bù trừ nghĩa là đối trừ vào số dư: khoản công ty nợ bạn làm giảm khoản bạn nợ công ty. CRA cho biết có thể hoàn trả bằng cách bù trừ cổ tức, tiền lương hoặc tiền thưởng vào khoản vay, và việc đó không nằm trong một chuỗi giao dịch (Folio S3-F1-C1, paras 1.82 and 1.86).

Cách nào gọn nhất tùy vào thu nhập khác của bạn, lợi nhuận và tiền mặt của công ty, và các ngày tháng. Xem tiền lương hay cổ tức.

Công ty có phải khai GST/HST trên các giao dịch bán đó không?

GST/HST trên doanh số của công ty là việc của công ty phải thu và khai, bất kể khoản thanh toán vào tài khoản nào. Mọi người thực hiện giao dịch cung cấp chịu thuế đều phải thu thuế (Excise Tax Act, s. 221(1)), và người nộp tờ khai là người nộp thuế ròng (s. 228). Số thuế đã thu phải về đến công ty, vì công ty là bên nộp cho CRA. Giám đốc cũng có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân về thuế ròng mà công ty không nộp, kèm tiền lãi và tiền phạt; có các điều kiện và có thể biện hộ bằng việc đã thận trọng hợp lý (due diligence), và không thể ấn định thuế sau hơn hai năm kể từ khi người đó thôi làm giám đốc lần cuối (s. 323).

Nếu công ty đã đăng ký, thuế trên hóa đơn của công ty được khai trên tờ khai GST/HST của chính công ty, cùng tín thuế đầu vào (ITC) trên chi phí. Nếu chưa đăng ký, thuế đã tính vẫn được giữ ủy thác cho Chính phủ Canada (Crown) (s. 222(1); xem GST/HST đã tính trước khi đăng ký), và doanh số chịu thuế của công ty được tính vào hạn mức nhà cung cấp nhỏ $30.000, cùng với doanh số zero-rated và doanh số của các công ty liên kết, nhưng không tính dịch vụ tài chính, tài sản vốn hay lợi thế thương mại. Vượt hạn mức trong một quý dương lịch có nghĩa là công ty phải đăng ký và tính thuế kể từ giao dịch bán làm vượt hạn mức; vượt hạn mức trong bốn quý dương lịch liên tiếp gần nhất thì tư cách nhà cung cấp nhỏ chấm dứt vào cuối tháng sau quý đó (CRA: khi nào đăng ký). Tiền gửi vào tài khoản cá nhân của bạn không làm giảm số tính này. Xem khi nào đăng ký, nộp tờ khai và ghi GST/HST trong sổ sách của bạn.

Tôi có phải khai thu nhập này trên tờ khai cá nhân không, và nếu chứng từ phát hành đứng tên tôi thì sao?

Tờ khai cá nhân của bạn ghi nhận những gì công ty trả cho bạn hoặc được coi là trao cho bạn: tiền lương, cổ tức, số tiền bị cộng theo subsection 15(2), hoặc lợi ích theo subsection 15(1). Doanh thu của công ty khai trên tờ khai của công ty, với hạn nộp là sáu tháng sau khi năm tính thuế kết thúc (Income Tax Act, s. 150(1)). Công ty cũng có nghĩa vụ về chứng từ: CRA cho biết lợi ích của cổ đông được khai trên chứng từ T4A, lợi ích lãi suất coi như có cũng vậy (CRA: lợi ích của cổ đông; Folio S3-F1-C2, para 2.40).

Nếu hợp đồng đứng tên cá nhân bạn, hoặc công việc được bán trước khi công ty tồn tại và công ty không nhận hợp đồng đó, thu nhập có thể là của bạn chứ không phải của công ty. Điều này tùy vào hợp đồng và các dữ kiện, và nên nhờ chuyên gia xem xét trước khi ghi sổ. Chứng từ khách phát hành đứng tên bạn cho công việc của công ty có cách sửa riêng: xem chứng từ phí dịch vụ phát hành cho bạn, không phải cho công ty của bạn.

Tôi cần lưu giữ những hồ sơ nào, và trong bao lâu?

Hãy lưu hồ sơ đáng tin cậy, đầy đủ và có chứng từ kèm theo trong sáu năm tính từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan (CRA: nơi lưu giữ hồ sơ). Biên bản họp, sổ cổ phần, sổ cái và các thỏa thuận cần thiết để hiểu các bút toán của công ty được lưu giữ cho đến hai năm sau khi công ty giải thể (Income Tax Regulations, s. 5800(1)(a)). Tờ khai nộp trễ và các thay đổi khác nằm trong thời gian lưu giữ hồ sơ kinh doanh.

Với vấn đề này, hãy giữ các tài liệu liệt kê ở đầu trang, với các khoản tiền gửi của công ty được đánh dấu trên sao kê cá nhân của bạn, cùng chứng từ ngân hàng của từng lần chuyển tiền vào công ty, hồ sơ bảng lương hoặc cổ tức dùng để xóa số dư, và các tờ khai GST/HST.

Nếu tình trạng này kéo dài nhiều năm hoặc chưa nộp tờ khai thì sao?

Mỗi ngày kết thúc năm của công ty bắt đầu một hạn riêng cho các khoản phát sinh trong năm đó, nên các khoản cũ hơn có thể đã quá hạn của chúng. Khoản quá hạn được cộng vào thu nhập của bạn cho năm bạn nhận tiền, nghĩa là có thể phải điều chỉnh tờ khai cá nhân của năm trước đó (Folio S3-F1-C1, paras 1.16 and 1.73). Việc hoàn trả sau này một khoản đã bị cộng vào thu nhập có thể được khấu trừ; xem khoản vay của cổ đông.

Phía công ty cũng có thể bị thiếu: doanh thu chưa bao giờ vào sổ sách thì bị thiếu trong T2, và GST/HST trên doanh thu đó có thể chưa được khai. Hãy dựng lại thu nhập trước; xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng và nộp bù tờ khai công ty chưa nộp. Nếu tờ khai GST/HST đã nộp mà thiếu khoản này, xem sửa tờ khai GST/HST đã nộp. Nếu CRA đã gửi thư, xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Canada, và chỉ áp dụng quy tắc liên bang.

Chuyển vào trước cuối năm

Một chuyên gia tư vấn thành lập công ty tại Alberta vào tháng 3 nhưng đến tháng 9 mới mở tài khoản cho công ty. Khách đã trả C$18.000 vào tài khoản chequing cá nhân của cô, tất cả theo hóa đơn đứng tên công ty. Ngày kết thúc năm của công ty là ngày 31 tháng 12. Công ty ghi C$18.000 doanh thu và một khoản C$18.000 cô nợ công ty. Vào tháng 11, cô chuyển C$18.000 vào tài khoản của công ty, nên cuối năm không còn khoản nào đang nợ. Vẫn có thể phát sinh lợi ích lãi suất cho những tháng khoản tiền còn nằm ngoài công ty.

Dùng để trả tiền nhà

Cùng dữ kiện, nhưng cô dùng C$18.000 để trả tiền thế chấp nhà. Nếu khoản này vẫn còn nợ sau ngày 31 tháng 12 của năm kế tiếp, subsection 15(2) có thể cộng nó vào thu nhập của cô cho năm cô lấy tiền. Trước ngày đó, công ty có thể xóa số dư bằng cách tuyên bố trả cho cô cổ tức C$18.000, nếu lợi nhuận, tiền mặt và các kiểm tra theo luật công ty cho phép, và bù trừ vào số dư; folio của CRA không coi việc đó là một chuỗi giao dịch. Vẫn có thể phát sinh lợi ích lãi suất cho thời gian khoản tiền còn nợ, và cổ tức chịu thuế đối với cô theo quy tắc riêng.

Doanh số có GST

Giả sử công ty đã đăng ký và dịch vụ tư vấn là giao dịch cung cấp chịu thuế thực hiện tại Alberta. Cô lập hóa đơn C$10.000 cộng 5% GST (C$500) đứng tên công ty, và khách trả C$10.500 vào tài khoản cá nhân của cô. Khi đó toàn bộ C$10.500 là của công ty: C$10.000 doanh thu và C$500 GST phải khai trên tờ khai của công ty. Nếu chỉ C$10.000 về đến công ty, công ty vẫn nợ CRA C$500, và cô vẫn nợ công ty C$500.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Tiền nằm trong tài khoản của bạn qua ngày kết thúc năm của công ty, hoặc liên quan đến hơn một năm: mỗi khoản có hạn riêng, và việc chọn giữa hoàn trả, tiền lương hay cổ tức phụ thuộc vào ngày tháng và con số. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• GST/HST đã thu nhưng chưa khai, hoặc có nhiều năm tiền gửi mà không có sổ sách: cần sửa cùng lúc các tờ khai bị thiếu và sổ sách. Xem nộp bù tờ khai chưa nộp và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Tài khoản của bạn lẫn tiền cá nhân và tiền kinh doanh và bạn không thể đối chiếu với hóa đơn: xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn được trả trước khi công ty tồn tại, hoặc vừa chuyển từ doanh nghiệp một chủ: xem sổ sách sau khi thành lập công ty từ doanh nghiệp một chủ.
• Khách trả bạn bằng đô la Hoa Kỳ, hoặc vào tài khoản ngoài Canada: phần tiền tệ có các bước riêng; xem người làm tự do được trả bằng USD: sổ sách và ngân hàng.
• CRA đã gửi thư: xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo.
• Chứng từ của khách đứng tên bạn: xem chứng từ phí dịch vụ phát hành cho bạn, không phải cho công ty của bạn.
• Công ty đã trả chi phí cá nhân của bạn (trường hợp ngược lại): xem chi phí cá nhân do công ty trả.
• Công ty còn mới: xem sổ sách cho CCPC mới.
• Công ty của bạn ở Quebec: quy tắc riêng của Quebec không nằm trong phạm vi này và có thể khác. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán để kiểm tra cùng với quy tắc liên bang.