הכנסות חברה בחשבון בנק פרטי בקנדה: איך מתקנים

האם כסף שלקוחות שילמו לחשבון הפרטי שלי הוא הכנסה שלי או של החברה?

כסף שלקוח משלם על עבודה שהחברה ביצעה הוא בדרך כלל הכנסה של החברה, בכל חשבון שהגיע אליו. לחברה יש יכולת משפטית של אדם טבעי (חוק החברות העסקיות הקנדי (CBCA), סעיף 15), וחוק מס הכנסה (Income Tax Act) רואה בה “אדם” נפרד שמשלם מס על ההכנסה החייבת שלו (סעיף 2; סעיף ⁦248(1)⁩). ההכנסה שייכת למי שהיא שייכת לפי העובדות, בעיקר מי ביצע את המכירה. החוזה והחשבונית הם הראיה הראשונה; החשבון שאליו הלקוח שילם אינו קובע. גם התזמון חשוב: חברה פדרלית קיימת מהתאריך שבתעודת ההתאגדות (CBCA, סעיף 9). עבודה שנמכרה לפני כן דורשת בדיקה נפרדת, כי החברה רשאית לאמץ חוזה כתוב שנעשה בשמה או מטעמה לפני שהתקיימה (CBCA, סעיף ⁦14(2)⁩).

המקרה פשוט כשהחשבוניות על שם החברה והכסף מגיע לחברה בקרוב. הוא לא פשוט כאשר:

• הכסף נשאר בחשבון שלכם לאורך סוף שנת הכספים של החברה;
• ⁦GST/HST⁩ נגבה ולא דווח;
• מעורבת יותר משנה אחת; או
• החוזה על שמכם.

למה זה חשוב: סכום שעדיין חייבים לחברה אחרי מועד השנה שלמטה יכול להתווסף להכנסה האישית שלכם, ו-⁠⁦GST/HST⁩ על ההפקדות עלול להיות חסר בכל הדוחות. אספו את חוזי הלקוחות והחשבוניות, את דפי החשבון הפרטי ודפי החשבון של החברה לתקופה, את מספר ה-⁠⁦GST/HST⁩, את סוף שנת הכספים של החברה ואת כל טופס (slip) שהתקבל.

האם אפשר להשתמש בחשבון בנק פרטי עבור חברה קנדית?

חוק החברות העסקיות הקנדי (Canada Business Corporations Act) דורש “adequate accounting records” (רישומי חשבונאות נאותים) ואינו מזכיר חשבון בנק (סעיף ⁦20(2)⁩). CRA דורשת רישומים מהימנים, שלמים ומגובים במסמכים (CRA: האחריות שלכם). אף אחד מהמקורות אינו הופך חשבון בנק לדרישה כשלעצמה; הרישומים צריכים להראות את כספי החברה ככספי החברה.

חשבון פרטי שמערבב את הכסף שלכם עם כסף החברה מקשה להוכיח זאת. כל הפקדה צריכה להיות מותאמת לחשבונית, וכל פריט אישי שנמשך צריך להיות מסומן; הפקדות שמתאימות לחשבונית על שם החברה הן אלה שהעמוד הזה עוסק בהן. חשבון נפרד לחברה, עם הפרטים שלו בחשבוניות חדשות, מונע את הבעיה בתשלומים חדשים. חברה שהתאגדה לפי חוק פרובינציאלי צריכה לקרוא את סעיף הרישומים באותו חוק; העמוד מצטט את החוק הפדרלי.

איך רושמים בספרי החברה הכנסה שהתקבלה בחשבון הפרטי?

אם החשבוניות הן של החברה, הרישום הרגיל הוא הכנסה בחברה, והכסף שבידיכם מוצג כסכום שאתם חייבים לה. עקבו אחרי התשלומים צעד אחר צעד:

הטבלה מניחה חשבונית על שכר טרחה שכבר הורווח וטרם נרשם בספרים; אם היא כבר רשומה בחייבים, רשמו רק את שתי השורות האחרונות. הכנסה שייכת לתקופה שבה ניתנו השירותים, לא רק לתאריך החשבונית (Income Tax Act, סעיף ⁦12(1)(b)⁩); לחיוב מראש לפני העבודה ראו תשלומים מראש מלקוחות והכנסה נדחית, ולתזמון ⁦GST/HST⁩ ראו ⁦GST/HST⁩ על פיקדונות ועל חשבוניות שלא שולמו. תארכו את שני הרישומים האחרונים לפי היום שבו הכסף עבר, ושמרו עם כל אחד מהם את השורה המתאימה מדף החשבון הפרטי. הוצאות עסקיות ששילמתם מאותו חשבון הן רישומים נפרדים; ראו הוצאות עסקיות ששולמו באופן אישי. לאיזה כיוון היתרה צריכה לרוץ מוסבר במדריך חשבון הלוואת בעל מניות.

רישום רושם את החוב; הוא לא סוגר אותו. CRA אומרת שקיום הלוואה או חוב אינו נקבע לפי רישומים חשבונאיים, ושמה שקובע הוא המהות של העסקה (Folio S3-F1-C1, פסקה 1.14).

מה CRA עושה אם הכסף נשאר בחשבון הפרטי?

אם הספרים מראים שאתם חייבים לחברה את הכסף, כלל הלוואת בעל מניות, סעיף משנה ⁦15(2)⁩, יכול להוסיף אותו להכנסה שלכם בשנה שבה קיבלתם אותו, אלא אם אתם מחזירים אותו תוך שנה אחת אחרי סוף שנת המס של החברה שבה ניתנה ההלוואה וההחזר אינו חלק מסדרה של הלוואות או עסקאות והחזרים אחרים (למשל, החזר ואחר כך לקיחת הלוואה נוספת מהחברה) (Income Tax Act, סעיפים ⁦15(2)⁩ ו-⁠⁦15(2.6)⁩). אותו שעון חל על חוב שנוצר באותה שנה. הוא נספר מסוף שנת הכספים של החברה, לא מתאריך ההפקדה ולא מהשנה הקלנדרית שלכם.

בלי הסכם כתוב או ראיה משכנעת אחרת להלוואה או לחוב, ובלי יחסי חייב ונושה, סעיף משנה ⁦15(2)⁩ לא יחול, אבל סעיף משנה ⁦15(1)⁩ עשוי לחול (Folio S3-F1-C1, פסקה 1.13). הטבה שהחברה מעניקה לבעל מניות נכללת בהכנסה של בעל המניות, והחברה אינה יכולה בדרך כלל לנכות אותה כהוצאה עסקית (סעיף ⁦15(1)⁩; CRA: הטבות לבעלי מניות).

גם כשסעיף משנה ⁦15(2)⁩ לא חל, יתרה שאתם חייבים לחברה בלי ריבית בשיעור הנקוב (prescribed) של CRA עשויה להוסיף להכנסה שלכם הטבת ריבית על התקופה שבה היא הייתה פתוחה, גם אם הוחזרה לפני סוף השנה (Income Tax Act, סעיף ⁦80.4(2)⁩; Folio S3-F1-C2, פסקאות 2.33 ו-⁠2.36). היא אינה חלה על יתרה שכבר נוספה לפי סעיף משנה ⁦15(2)⁩ (פסקה 2.15). ראו ריבית על הלוואת בעל מניות. כדי לדעת מתי כסף שנמשך הוא הלוואה חייבת במס, ראו הלוואות בעלי מניות.

איך סוגרים את החוב: מעבירים את הכסף לחברה, או משלמים אותו כמשכורת, בונוס או דיבידנד?

אפשר לסגור יתרה לפני מועד השנה שלמעלה על ידי הפקדת הכסף בחברה, או על ידי קיזוז משכורת, בונוס או דיבידנד שהחברה חייבת לכם. קיזוז פירושו לקזז סכום מול היתרה: מה שהחברה חייבת לכם מקטין את מה שאתם חייבים לה. CRA אומרת שאפשר לבצע החזרים על ידי קיזוז תשלומי דיבידנד, משכורת או בונוס מול הלוואה, ושקיזוז כזה אינו חלק מסדרה (Folio S3-F1-C1, פסקאות 1.82 ו-⁠1.86).

מה הכי נקי תלוי בהכנסות האחרות שלכם, ברווח ובמזומן של החברה ובתאריכים. ראו משכורת או דיבידנדים.

האם החברה מדווחת על ⁦GST/HST⁩ במכירות האלה?

⁦GST/HST⁩ על מכירות של חברה הוא של החברה לגבות ולדווח, בכל חשבון שהתשלום הגיע אליו. כל מי שמבצע אספקה חייבת במס חייב לגבות את המס (Excise Tax Act, סעיף ⁦221(1)⁩), ומי שמגיש את הדוח מעביר את המס נטו (סעיף 228). המס שנגבה חייב להגיע לחברה, כי החברה משלמת ל-⁠CRA. דירקטורים יכולים גם להיות חבים אישית במס נטו שהחברה לא העבירה, עם ריבית וקנסות; יש תנאים וטענת הגנה של שקידה נאותה (due diligence), ואי אפשר להוציא שומה יותר מ-שנתיים אחרי שהאדם הפסיק לכהן כדירקטור לאחרונה (סעיף 323).

אם החברה רשומה, המס שבחשבוניות שלה נכנס לדוח ה-⁠⁦GST/HST⁩ שלה, עם זיכויי מס תשומות (ITC) על העלויות שלה. אם היא אינה רשומה, מס שגבתה עדיין מוחזק בנאמנות עבור הכתר (סעיף ⁦222(1)⁩; ראו ⁦GST/HST⁩ שנגבה לפני הרישום), והמכירות החייבות שלה נספרות לקראת מגבלת הספק הקטן של ⁦$30,000⁩, יחד עם מכירות בשיעור אפס ומכירות של חברות קשורות, אך לא שירותים פיננסיים, נכס הוני או מוניטין. חציית המגבלה ברבעון קלנדרי אחד פירושה שעליה להירשם ולגבות את המס החל מהמכירה שחצתה אותה; חציית המגבלה בארבעת הרבעונים הקלנדריים האחרונים ברצף מסיימת את מעמד הספק הקטן בסוף החודש שאחרי אותו רבעון (CRA: מתי נרשמים). הפקדות בחשבון הפרטי שלכם לא מקטינות את הספירה הזו. ראו: מתי להירשם ל-⁠⁦GST/HST⁩; הגשת הדוח וזיכויי מס תשומות; רישום ⁦GST/HST⁩ בספרים.

האם מדווחים על ההכנסה גם בדוח האישי, ומה לגבי טופס (slip) שהונפק על שמכם?

הדוח האישי שלכם כולל את מה שהחברה משלמת לכם או נחשבת כמי שנתנה לכם: משכורת, דיבידנדים, סכום שנוסף לפי סעיף משנה ⁦15(2)⁩, או הטבה לפי סעיף משנה ⁦15(1)⁩. ההכנסה של החברה נכללת בדוח של החברה, שמועד הגשתו שישה חודשים אחרי סוף שנת המס (Income Tax Act, סעיף ⁦150(1)⁩). לחברה יש גם חובות דיווח בטפסים: CRA אומרת שהטבה לבעל מניות מדווחת בטופס ⁦T4A⁩, וכך גם הטבת ריבית לכאורה (CRA: הטבות לבעלי מניות; Folio S3-F1-C2, פסקה 2.40).

אם החוזה על שמכם, או שהעבודה נמכרה לפני שהחברה התקיימה והיא לא אימצה את החוזה, ההכנסה עשויה להיות שלכם ולא של החברה. זה תלוי בחוזה ובעובדות, וכדאי שאיש מקצוע יקרא אותם לפני שרושמים משהו. לטופס שלקוח הוציא על שמכם עבור עבודה של החברה יש תיקון משלו: ראו טופס שכר טרחה שהונפק לכם ולא לחברה.

אילו רישומים צריך לשמור, ולכמה זמן?

שמרו רישומים מהימנים ושלמים, מגובים במסמכים, במשך שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שהם מתייחסים אליה (CRA: איפה לשמור רישומים). פרוטוקולים, רישומי מניות, הספר הראשי של החברה וההסכמים הדרושים להבנת הרישומים נשמרים עד שנתיים אחרי שהחברה פורקה (Income Tax Regulations, סעיף ⁦5800(1)(a)⁩). בדוחות שהוגשו באיחור ובשינויים אחרים עוסק המדריך כמה זמן שומרים רישומים עסקיים.

לבעיה הזאת, שמרו את המסמכים שמפורטים בתחילת העמוד, עם הפקדות החברה מסומנות בדפי החשבון הפרטי, וגם את רישום הבנק של כל העברה לחברה, את רישומי השכר או הדיבידנד ששימשו לסגירת היתרה ואת דוחות ה-⁠⁦GST/HST⁩.

ומה אם זה נמשך שנים או שהדוחות לא הוגשו?

כל סוף שנת כספים של החברה פותח מועד משלו לסכומים שנוצרו באותה שנה, ולכן סכומים ישנים עשויים כבר להיות אחרי המועד שלהם. סכום שחלף מועדו נכלל בהכנסה שלכם בשנה שבה קיבלתם אותו, ולכן ייתכן שיהיה צורך לתקן את הדוח האישי של אותה שנה (Folio S3-F1-C1, פסקאות 1.16 ו-⁠1.73). החזר מאוחר של סכום שנכלל יכול להיות מותר בניכוי; ראו הלוואות בעלי מניות.

ייתכן שגם הצד של החברה חסר: הכנסה שמעולם לא הגיעה לספריה חסרה בדוח ⁦T2⁩ שלה, ו-⁠⁦GST/HST⁩ עליה עשוי להיות לא מדווח. בנו את ההכנסה מחדש קודם; ראו בנייה מחדש של ספרים מדפי בנק וגם השלמת דוחות חברה שלא הוגשו. אם דוח ⁦GST/HST⁩ כבר הוגש בלעדיה, ראו תיקון דוח ⁦GST/HST⁩ שהוגש. אם CRA כבר כתבה אליכם, ראו בדיקות, ביקורות וגילוי מרצון.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים קנדיים, ורק כללים פדרליים.

הועבר פנימה לפני סוף השנה

חברת ייעוץ התאגדה באלברטה במרץ, אבל הבעלים לא פתחו חשבון חברה עד ספטמבר. לקוחות שילמו ⁦C$18,000⁩ לחשבון העו״ש הפרטי של הבעלים, כולם על חשבוניות על שם החברה. סוף שנת הכספים של החברה הוא 31 בדצמבר. החברה רושמת הכנסות של ⁦C$18,000⁩ וסכום של ⁦C$18,000⁩ שהבעלים חייבים לה. בנובמבר הבעלים מעבירים ⁦C$18,000⁩ לחשבון החברה, כך שבסוף השנה לא נשאר חוב. ייתכן שעדיין תחול הטבת ריבית על החודשים שבהם הסכום היה פתוח.

הוצא על המשכנתה

אותן עובדות, אבל הבעלים מוציאים את ⁦C$18,000⁩ על המשכנתה. אם הסכום עדיין חייב אחרי 31 בדצמבר של השנה הבאה, סעיף משנה ⁦15(2)⁩ עשוי להוסיף אותו להכנסה של הבעלים בשנה שבה לקחו אותו. לפני אותו תאריך החברה יכולה לסגור את היתרה בהכרזה על דיבידנד של ⁦C$18,000⁩ לבעלים, אם הרווח, המזומן ומבחני דיני החברות מאפשרים זאת, ובקיזוזו מול היתרה; ה-⁠Folio של CRA אינו רואה בכך סדרה. הטבת ריבית על התקופה שבה הסכום היה פתוח עדיין עשויה לחול, והדיבידנד חייב במס אצל הבעלים לפי כללים משלו.

מכירות עם GST

נניח שהחברה רשומה והייעוץ הוא אספקה חייבת במס שבוצעה באלברטה. החברה מחייבת ⁦C$10,000⁩ ועוד GST של ⁦5%⁩ (⁦C$500⁩) בחשבונית על שמה, והלקוח משלם ⁦C$10,500⁩ לחשבון הפרטי של הבעלים. כל ⁦C$10,500⁩ הם אז של החברה: ⁦C$10,000⁩ הכנסות ו-⁦C$500⁩ GST שהחברה צריכה לדווח עליו בדוח שלה. אם רק ⁦C$10,000⁩ הגיעו לחברה, היא עדיין חייבת ל-⁠CRA את ⁦C$500⁩, והבעלים עדיין חייבים לה את ⁦C$500⁩.

המצב שלכם שונה?

• הכסף ישב בחשבון שלכם לאורך סוף שנת כספים של החברה, או שמעורבת יותר משנה אחת: לכל סכום יש מועד משלו, והבחירה בין החזר, משכורת ודיבידנד תלויה בתאריכים ובמספרים. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• ⁦GST/HST⁩ נגבה ולא דווח, או שיש שנים של הפקדות בלי ספרים: צריך לתקן יחד את הדוחות החסרים ואת הספרים. ראו השלמת דוחות שלא הוגשו וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• החשבון שלכם מערבב הפקדות פרטיות ועסקיות ואתם לא מצליחים להתאים אותן לחשבוניות: ראו בנייה מחדש של ספרים מדפי בנק וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• קיבלתם תשלום לפני שהחברה התקיימה, או שעברתם מעסק יחידני: ראו ספרים אחרי התאגדות של עסק יחידני.
• לקוח שילם לכם בדולרים אמריקאיים, או לחשבון מחוץ לקנדה: לצד המטבע יש צעדים משלו; ראו פרילנסר שמקבל תשלום בדולרים אמריקאיים: ספרים ובנקאות.
• CRA שלחה מכתב: ראו בדיקות, ביקורות וגילוי מרצון.
• טופס של לקוח הונפק על שמכם: ראו טופס שכר טרחה שהונפק לכם ולא לחברה.
• החברה שילמה הוצאות אישיות שלכם (ההפך): ראו עלויות אישיות שהחברה שילמה.
• החברה חדשה: ראו ספרים לחברה פרטית קנדית חדשה (CCPC).
• החברה שלכם בקוויבק: הכללים של קוויבק אינם מכוסים כאן ועשויים להיות שונים. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי לבדוק אותם לצד הכללים הפדרליים.