Was löst eine CRA-Prüfung bei Kleinunternehmen aus?

Wie wählt die CRA ein kleines Unternehmen oder eine Kapitalgesellschaft für eine Prüfung aus?

Die CRA veröffentlicht keine Liste mit Auslösern für Prüfungen. Nach ihren Angaben erkennen ihre Risikobewertungssysteme Erklärungen mit hohem Risiko der Nichteinhaltung; ein CRA-Mitarbeiter wertet dann Informationen aus verschiedenen Quellen aus und entscheidet, ob eine Prüfung nötig ist (CRA: Betriebsprüfungen). Die Bewertung berücksichtigt Faktoren wie die Häufigkeit von Fehlern in Steuererklärungen, und die CRA kann eine Akte mit ähnlichen Akten vergleichen (CRA: Was Sie über Betriebsprüfungen wissen sollten). Die Seiten der CRA nennen nur einige Faktoren und keine Gewichtung. Jede längere „Auslöserliste“ ist daher eine Vermutung.

Die CRA nennt allerdings die Anzeichen, aufgrund derer sie bei einer Betriebsprüfung die Einkünfte indirekt überprüft. Sie stehen im nächsten Abschnitt. Ein Fall ist nicht einfach, wenn Geschäfts- und Privatgeld über ein gemeinsames Konto laufen, der Eigentümer einer Kapitalgesellschaft ihr über das Jahresende hinaus Geld schuldet, die gemeldeten Einkünfte unter denen vergleichbarer Unternehmen liegen oder die CRA bereits geschrieben hat. Ein Schreiben, das einen Nachweis für eine einzelne Angabe verlangt, ist meist eine Überprüfung und keine Prüfung. Der Ratgeber zum Schreiben der CRA zu Überprüfung oder Prüfung erklärt den Unterschied.

Zuerst bereithalten: alle Bank- und Kartenauszüge der betroffenen Jahre (geschäftlich und privat), Verkaufsunterlagen, die den Einzahlungen zugeordnet sind, bei einer Kapitalgesellschaft das Gesellschafterdarlehen-Konto und die eingereichten Erklärungen, abgestimmt mit den Büchern.

Auf welche Anzeichen nicht gemeldeter Einkünfte achtet die CRA?

Die CRA gibt an, dass sie in der Regel eine indirekte Überprüfung der Einkünfte vornimmt, wenn Hinweise auf eines oder mehrere von fünf Anzeichen vorliegen (CRA: Betriebsprüfungen). Das sind die eigenen Worte der CRA dazu, wann sie bei einer Prüfung die Einkünfte indirekt überprüft; die CRA sagt nicht, dass diese Anzeichen über die Auswahl der Akten entscheiden. Indirekte Überprüfung heißt: Die CRA prüft die gemeldeten Einkünfte mit einer anderen Methode nach, nicht nur anhand der Bücher.

Die häufigste indirekte Methode ist die Vermögenszuwachsmethode (Net-Worth-Methode). Die CRA gibt an, dass sie dafür ein vollständiges Bild der Finanzen der Familie des Eigentümers braucht. Wendet sie diese Methode an, verlangt sie daher die privaten Finanzunterlagen des Ehepartners des Unternehmers und jedes weiteren Haushaltsmitglieds, das zum Einkommen beiträgt (CRA: Betriebsprüfungen). Online-Plattformen, die Verkäufe an die CRA melden, behandelt die Meldung von Digitalplattformen an die CRA.

Erhöht ein einziges Bankkonto für Geschäft und Privates das Risiko?

Ja, sobald eine Prüfung läuft. Die CRA nennt wechselweise genutzte Geschäfts- und Privatkonten als Anzeichen, das zu einer indirekten Einkunftsprüfung führt (CRA: Betriebsprüfungen); sie sagt nicht, dass dieses Anzeichen über die Auswahl der Akten entscheidet. Das Gesetz verlangt Aufzeichnungen in einer Form und mit Angaben, anhand deren sich die zu zahlende Steuer bestimmen lässt (Income Tax Act, Absatz 230(1)). Bei einem vermischten Konto wirft jede Zeile eine Frage auf: Betriebsausgabe, Entnahme des Eigentümers oder etwas anderes?

Bei einem Einzelunternehmer oder Gesellschafter sind private Zahlungen Entnahmen und keine Ausgaben. Zahlt eine Kapitalgesellschaft private Kosten, können diese für den Eigentümer ein steuerpflichtiger Vorteil (Absatz 15(1)) oder ein Darlehen sein, das er der Gesellschaft schuldet; siehe Vorteile für Aktionäre, die bei einer Prüfung festgestellt werden. Sind die Konten bereits vermischt, listen Sie jede private Zahlung mit ihrem Nachweis in einer Arbeitskopie auf und bewahren die Auszüge so auf, wie die Bank sie ausgestellt hat. Bei einer Kapitalgesellschaft braucht eine Buchung als Gesellschafterdarlehen den Nachweis einer echten Rückzahlungspflicht. Fehlt er, kann die Zahlung stattdessen ein steuerpflichtiger Vorteil sein, und eine Buchung allein entscheidet das nicht (CRA-Folio zu Gesellschafterdarlehen, Absätze 1.13–1.14). Siehe Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen. Geschäftskosten, die Sie privat bezahlt haben, werden umgekehrt gebucht; siehe privat bezahlte Geschäftsausgaben.

Zeigt die Ordnung der Unterlagen, dass in einer bereits eingereichten Erklärung Einkünfte oder Steuern fehlen, lesen Sie zur freiwilligen Offenlegung nach, bevor Sie eine Korrektur einreichen: vor jedem Kontakt mit der CRA, nach dem Kontakt. Ob eine Offenlegung angenommen wird, hängt vom Zeitpunkt und von weiteren Bedingungen ab.

Was bedeutet „fehleranfällige Bücher“, und wie sehen saubere Bücher aus?

Die CRA gibt an, dass Bücher und Unterlagen fehleranfällig sein können, wenn eine Person den größten Teil der Buchhaltung erledigt oder wenn die wichtigsten Aufgaben im Unternehmen bei einer Person oder einer kleinen Gruppe nahestehender Personen liegen (CRA: Betriebsprüfungen). Wenn Sie die Bücher selbst führen und niemand sie durchsieht, lesen Sie Buchhaltung selbst führen oder einen Buchhalter beauftragen. Die CRA definiert „saubere Bücher“ nicht. Die erste Zeile der Tabelle ist eine gesetzliche Pflicht und die zweite eine Auslegung der CRA dazu; die übrigen sind praktische Schritte, die bei den genannten Anzeichen helfen.

Die Tabelle mit den Anzeichen oben nennt außerdem Verkäufe, die den Einzahlungen zugeordnet sind, und eine zweite Person zur Durchsicht.

Sind die Aufzeichnungen unzureichend, kann der Minister von einer Person verlangen, die vom Minister bestimmten Aufzeichnungen und Bücher zu führen (Absatz 230(3)).

Löst ein hohes Gesellschafterdarlehen oder hoher einbehaltener Gewinn eine Prüfung der Kapitalgesellschaft aus?

Die Liste der Anzeichen der CRA enthält weder einbehaltene Gewinne noch einen Saldo des Gesellschafterdarlehens, und ihre Seiten zu Betriebsprüfungen, Prüfungsauswahl und GST/HST-Prüfungen nennen keines von beiden als Auslöser. Einbehaltene Gewinne sind der Gewinn, den eine Kapitalgesellschaft im Unternehmen behalten hat.

Ein Gesellschafterdarlehen ist aus einem anderen Grund wichtig: Erreicht eine Prüfung die Bücher der Kapitalgesellschaft, entscheidet der Saldo darüber, ob eine Steuerregel greift. Erhält ein Aktionär oder eine ihm nahestehende Person von der Kapitalgesellschaft ein Darlehen oder wird ihr gegenüber schuldig, wird der Betrag in der Regel für dieses Jahr zu seinen Einkünften gerechnet (Absatz 15(2)). Die Regel gilt nicht für einen Darlehensnehmer, der eine in Kanada ansässige Kapitalgesellschaft ist, oder für eine Personengesellschaft, die nur aus solchen Kapitalgesellschaften besteht. Der Betrag wird nicht hinzugerechnet, wenn er innerhalb von ein Jahr nach Ende des Steuerjahres der Kapitalgesellschaft, in dem das Darlehen gewährt wurde zurückgezahlt wird und die Rückzahlung nicht Teil einer Reihe von Darlehen oder anderen Geschäften und Rückzahlungen ist (Absatz 15(2.6)). Weitere Ausnahmen stehen in den Absätzen 15(2.2) bis 15(2.5).

Ein Saldo, der über mehrere Jahresenden gewachsen ist, braucht ein datiertes Konto, das zeigt, was entnommen, was zurückgezahlt wurde und wie. Das Konto behandelt das Gesellschafterdarlehen-Konto, die Regel die Gesellschafterdarlehen.

Kann die CRA GST/HST-Erklärungen getrennt für eine Prüfung auswählen?

Ja. Nach Angaben der CRA werden GST/HST-Erklärungen für eine Prüfung oder Kontrolle sowohl nach Risikobewertung als auch durch zufällige Auswahl bestimmt, und diese Prüfungen konzentrieren sich auf Fehler und Auslassungen bei der Einreichung (CRA: Prüfung und Untersuchung bei der GST/HST). Dieselbe Seite sagt, dass Erstattungsanträge vor der Zahlung geprüft und einige genauer kontrolliert werden. Die CRA-Seite trägt das Datum 22. Juni 2017.

Bei zufälliger Auswahl kann eine GST/HST-Erklärung ohne jedes Risikomerkmal gezogen werden. Die GST/HST-Erklärung muss deshalb mit denselben Verkaufs- und Einkaufsunterlagen übereinstimmen wie die Einkommensteuererklärung. Zu einem GST/HST-Schreiben siehe GST/HST-Überprüfungen und -Prüfungen.

Was verlangt ein Prüfer zuerst, und wessen Unterlagen gehören dazu?

Nach Angaben der CRA verlangt der Prüfer normalerweise Ihre elektronischen Unterlagen, bevor er sich mit Ihnen trifft (CRA: Betriebsprüfungen). Prüfer können keine Dateien per E-Mail annehmen; Dokumente gehen über einen sicheren Online-Dienst, per Post oder in einem CRA-Büro ein.

Die einbezogenen Unterlagen reichen über das Unternehmen hinaus (CRA-Steuertipp; CRA: Betriebsprüfungen):

Die CRA kann nahestehende Einheiten außerdem als wirtschaftliche Einheit zusammenfassen und mehr als ein Mitglied prüfen. Schlägt der Prüfer Änderungen vor, räumt das Schreiben mit dem Vorschlag 30 Tage für die Zustimmung oder den Widerspruch ein (RC4188).

Welche Unterlagen muss ich in welcher Form und wie lange aufbewahren?

Bewahren Sie die meisten Aufzeichnungen und Bücher samt den zugehörigen Belegen sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen (Absatz 230(4); CRA: Aufbewahrung von Unterlagen).

Aufzeichnungen zu langfristigem Vermögen und Anteilen sowie anderer Verlauf, der einen späteren Verkauf oder eine Liquidation beeinflusst, müssen möglicherweise unbefristet aufbewahrt werden (CRA: Aufbewahrung von Unterlagen). Andere Fristen gelten, wenn ein Unternehmen oder eine Kapitalgesellschaft schließt oder ein Einspruch oder Rechtsmittel eingelegt wird; siehe wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind. Gescannte Kopien und Cloud-Speicher behandeln gescannte Belege für die CRA. Was ein Beleg enthalten muss, steht in den Belegvorgaben der CRA. Wie weit zurück die CRA einen geänderten Steuerbescheid erlassen darf, ist eine eigene Grenze; siehe wie weit zurück die CRA neu veranlagen kann.

Garantieren saubere Bücher, dass es keine Prüfung gibt?

Nein. Die CRA wählt Akten nach Risikobewertung aus, kann sie mit ähnlichen Akten vergleichen und wählt bei GST/HST auch zufällig aus. Sie kann außerdem Informationen aus anderen Prüfungen oder Ermittlungen berücksichtigen (RC4188; CRA: Prüfung und Untersuchung bei der GST/HST). Zufällige Auswahl hängt nicht von Ihren Büchern ab, und Informationen aus anderen Prüfungen kommen von außerhalb.

Saubere Bücher verändern, wie eine Prüfung abläuft. Die Risikobewertung der CRA betrachtet die Wahrscheinlichkeit oder Häufigkeit von Fehlern in Erklärungen; richtige Erklärungen helfen also bei diesem Faktor, doch die CRA sagt nicht, wie stark er wiegt. Abgestimmte Unterlagen erlauben es außerdem, Fragen der Prüfung mit Dokumenten zu beantworten, wobei die CRA entscheidet, was sie akzeptiert. Eine Prüfung bedeutet nicht, dass die Erklärung falsch war: Nach Angaben der CRA endet sie ohne Anpassung, mit einem geänderten Steuerbescheid mit mehr Steuer oder mit einem geänderten Steuerbescheid mit Erstattung (RC4188).

Beispiel

Die Beispiele sind erfunden; alle Beträge sind in kanadischen Dollar.

Lebensmittel vom Geschäftskonto bezahlt

Ein Einzelunternehmer im Auftragsgeschäft hat C$90.000 Umsatz. Das ganze Jahr über werden Lebensmittel und die private Miete des Eigentümers vom Geschäftskonto bezahlt, insgesamt rund C$24.000. Wechselweise genutzte Konten sind ein genanntes Anzeichen. Eine übliche Lösung hat zwei Teile: künftig ein eigenes Privatkonto eröffnen und den privaten Teil der bereits gezahlten C$24.000 als Entnahmen buchen, nicht als Ausgaben. Geschäftskosten bleiben Betriebsausgaben. Ein datierter Entnahmenachweis erlaubt es dem Eigentümer zu zeigen, welche Zahlung welche war.

Ein Eigentümer, der der Kapitalgesellschaft Geld schuldet

Eine Kapitalgesellschaft mit Geschäftsjahresende im Dezember leiht ihrem Aktionär, einer Privatperson, im März von Jahr 1 C$45.000. Ein schriftlicher Vertrag belegt eine echte Rückzahlungspflicht, und keine andere Ausnahme für Darlehen trifft zu.

• Ende von Jahr 1: Die Bücher zeigen C$45.000 als Forderung gegen den Aktionär.
• Ende von Jahr 2: Der Saldo beträgt weiterhin C$45.000. Die Rückzahlungsfrist für den Betrag aus Jahr 1 endete am 31. Dezember von Jahr 2.
• Nach Jahr 2: Wurde in dieser Frist nicht zurückgezahlt, können die C$45.000 den Einkünften des Eigentümers aus Jahr 1 zugerechnet werden. Eine Rückzahlung, die Teil einer Reihe von Darlehen und Rückzahlungen ist, zählt nicht. Das Darlehenskonto und die Rückzahlungsdaten sind das Erste, was man prüft.
• Bei Hinzurechnung: Eine spätere Rückzahlung ist in dem Jahr abzugsfähig, in dem sie erfolgt, außer sie ist Teil einer solchen Reihe (Buchstabe 20(1)(j)).

Ohne echte Rückzahlungspflicht kann dieselbe Zahlung stattdessen ein Vorteil für den Aktionär sein, der nach Absatz 15(1) den Einkünften von Jahr 1 zugerechnet wird; eine Buchung im Darlehenskonto allein begründet die Rückzahlungsfrist nicht.

Ein Laden, der weniger meldet als ähnliche Läden

Ein kleiner Laden meldet in drei Jahren Umsätze von C$150.000, C$148.000 und C$152.000 und jedes Jahr Einkünfte unter denen ähnlicher Läden seiner Branche. Das ist ein genanntes Anzeichen. Der Laden führt tägliche Kassenberichte und stimmt den Bruttoumsatz mit den Einzahlungen, noch vorhandenem Bargeld, belegten Barausgaben, Kartengebühren und zeitlichen Unterschieden ab. Umsätze werden auch dann gebucht, wenn der Erlös nicht eingezahlt wurde. Außerdem bewahrt er Lieferantenrechnungen und den Mietvertrag auf, sodass eine niedrigere Marge als bei ähnlichen Läden einen dokumentierten Grund hat.

Anders in Ihrem Fall?

• Die CRA hat bereits geschrieben: Folgen Sie den Schritten im Ratgeber zum Schreiben der CRA zu Überprüfung oder Prüfung. Stimmen die Unterlagen hinter dem Schreiben nicht überein oder zeigen sie Einkünfte, die in einer früheren Erklärung fehlen, holen Sie Hilfe bei der Buchhaltung ein, bevor Sie antworten.
• Geschäfts- und Privatgeld sind vermischt, ein Gesellschafterdarlehen ist gewachsen oder eine Person führt alle Bücher ohne Durchsicht: Die Unterlagen müssen vor der nächsten Einreichung geordnet werden, und das Ordnen kann Fehler in früheren Jahren aufdecken. Siehe das Gesellschafterdarlehen-Konto, Buchhaltung selbst führen oder einen Buchhalter beauftragen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre Einkünfte wirken für Ihre Branche niedrig, oder Ihre Ausgaben werden teilweise von Geld außerhalb des Unternehmens bezahlt (Erspartes aus dem Ausland, Geschenke von Familie, ein Immobilienverkauf): Prüfen Sie, ob die Verkäufe den Einzahlungen entsprechen und ob Nachweise für das andere Geld vorliegen, bevor die CRA fragt; eine Lücke lässt sich mit einer Gesamtsumme allein schwer erklären. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Bücher oder Erklärungen sind Monate oder Jahre im Rückstand: Siehe überfällige Buchhaltung aufholen oder, wenn Sie nur Kontoauszüge haben, Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen. Liegen die Unterlagen so weit zurück, siehe Hilfe bei der Buchhaltung. Für eine Kapitalgesellschaft mit nicht eingereichten Erklärungen siehe nicht eingereichte Erklärungen der Kapitalgesellschaft nachholen.
• Die CRA hat einige Ausgaben als privat eingestuft: Siehe Vorteile für Aktionäre, die bei einer Prüfung festgestellt werden.
• Sie haben ein Schreiben zu GST/HST oder Lohnabgaben: Siehe GST/HST-Überprüfungen und -Prüfungen oder Prüfungen von Lohnabgaben.
• Ihr Unternehmen oder Ihre Kapitalgesellschaft sitzt in Québec oder Alberta: Die CRA verwaltet weiterhin die Bundeseinkommensteuer, aber nicht die Körperschaftsteuer der Provinz Québec oder Alberta (CRA: provincial corporation tax). Eine Prüfung durch die Provinz folgt daher deren Verfahren. In Québec verwaltet die CRA die Einkommensteuer der Provinz für Privatpersonen nicht (CRA: provincial and territorial tax for individuals), und Revenu Québec verwaltet die GST/HST für ein Unternehmen, das dort physisch ansässig ist (CRA: register for a business number). Dieser Ratgeber behandelt die CRA.