ITIN für Kanadier: Wann nötig und wie Sie sie beantragen

Welche Kanadier brauchen eine US-ITIN, und welche nicht?

Ein Kanadier braucht eine ITIN, wenn er einen steuerlichen Zweck in den USA hat, etwa eine US-Erklärung einzureichen oder eine Erstattung zu beantragen, und keine US-Sozialversicherungsnummer (SSN) bekommen kann (IRS: ITIN). Die ITIN ist eine neunstellige Nummer des IRS für eine Person. Sie kommt auf Form 1040-NR und auf Formulare wie W-8ECI.

Was einen Fall schwieriger macht: ein Verkauf, der bereits mit Steuerabzug abgeschlossen wird, eine fällige 1040-NR ohne Nummer, eine abgelehnte Form W-7 (Notice CP567), ein Schreiben des IRS, das nach einem Verkauf Ihre Nummer verlangt, oder eine US-LLC, die eigene kanadische Steuerfragen aufwirft (US-LLC eines Kanadiers).

Bereithalten: einen gültigen Reisepass; die US-Erklärung oder die Ausnahmeunterlagen (Kaufvertrag oder Closing Disclosure, Forms 8288-A oder 8288-B, Schedule K-1, Form 8805); Ihre SIN; jede Form 1042-S, die einbehaltene US-Steuer zeigt; und jede alte ITIN-Mitteilung (CP565) oder jedes Schreiben des IRS.

Kann ich meine kanadische SIN statt einer ITIN verwenden?

Nein, nicht in einer US-Steuererklärung. Wer keine SSN bekommen kann und eine US-Erklärung einreichen muss, beantragt eine ITIN (IRS: Anleitung zu Form W-7). Die SIN kommt dennoch in Zeile 6b von Form W-7, die von in Kanada Ansässigen danach fragt.

Auf Form W-8BEN kann ein Kanadier die SIN in Zeile 6a statt einer US-Nummer eintragen, um Abkommensvorteile geltend zu machen (IRS: Anleitung zu W-8BEN). Zum Steuerabzug durch US-Zahler siehe einbehaltene US-Steuer auf Zahlungen an Kanadier.

Kann ich eine ITIN ohne Einreichung einer US-Steuererklärung bekommen?

Ja, wenn eine Ausnahme aus der Anleitung zu Form W-7 passt. Sie senden die Unterlagen der Ausnahme statt einer Erklärung und können jederzeit beantragen. Der Steuerabzug oder die Meldung muss im laufenden Steuerjahr erfolgen, und Ausnahme 1 steht niemandem zur Verfügung, der eine US-Erklärung einreichen muss (IRS: Anleitung zu Form W-7).

Ein Gesellschafter einer Personengesellschaft mit US-Geschäft muss in der Regel eine Erklärung einreichen, sodass Ausnahme 1 womöglich nicht passt; dieser Gesellschafter kann mit der 1040-NR beantragen. Zum Verkauf von Anteilen an Personengesellschaften siehe US-Personengesellschaftsanteile und Steuerabzug.

Bei einem Verkauf lehnt der IRS eine ITIN ab, die vor einem rechtlich bindenden Kaufvertrag beantragt wird, es sei denn, Sie haben einen anderen Grund, eine zu brauchen (IRS: Steuerabzug nach FIRPTA). Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, beantragen Sie unter Ausnahme 4. Um einen niedrigeren Steuerabzug zu beantragen, legen Sie der W-7 die Form 8288-B bei und senden beide zusammen. Der IRS sagt, er bearbeite diesen ITIN-Antrag innerhalb von 10 Tage nach Eingang. Über die Bescheinigung entscheidet er in der Regel innerhalb von 90 Tage nach einem vollständigen Antrag, der die US-Nummer jeder Partei braucht (IRS: Bescheinigungen zum Steuerabzug). Den Rest des Verkaufs behandelt Kanadier verkaufen US-Immobilien.

Wie beantrage ich eine ITIN aus Kanada?

Senden Sie Form W-7 mit Ihrer ersten 1040-NR (oder den Ausnahmeunterlagen) und Ihrem Reisepass per Post an den IRS in Austin, Texas, oder über einen vom IRS zugelassenen Acceptance Agent in Kanada (IRS: So beantragen Sie).

1. Füllen Sie Form W-7 aus. Kreuzen Sie den Grund b an (nicht in den USA ansässiger Ausländer, der eine US-Erklärung einreicht), oder h mit der genannten Ausnahme, etwa „Exception 4“. Wenn die Ausnahme einen Abkommensvorteil beansprucht, kreuzen Sie auch a an und tragen Kanada und den Artikel des Steuerabkommens ein. Tragen Sie Ihre kanadische Wohnadresse in Zeile 3 und Ihre SIN in Zeile 6b ein. Hatten Sie jemals eine ITIN oder eine vom IRS erteilte Nummer, tragen Sie sie in Zeile 6f ein. Schreiben Sie „N/A“ in jeden Abschnitt, der nicht zutrifft; lassen Sie keinen leer.
2. Heften Sie Form W-7 vorn an Ihre 1040-NR in Papierform und lassen Sie das SSN-Feld leer. Der IRS trägt die ITIN ein und bearbeitet die Erklärung.
3. Fügen Sie Ihren Reisepass oder eine beglaubigte Kopie bei (nächster Abschnitt).
4. Reichen Sie sie auf einem dieser Wege ein. Senden Sie sie nicht an die übliche Postadresse der 1040-NR.

Der IRS veröffentlicht seine Liste der Acceptance Agents in Kanada; ein Eintrag ohne Sternchen ist ein Certifying Acceptance Agent (IRS: Acceptance-Agent-Programm).

Genügt mein kanadischer Reisepass, und muss ich ihn per Post schicken?

Ein gültiger Reisepass genügt allein: Er belegt Identität und ausländischen Status zugleich und ist das einzige Dokument, das allein akzeptiert wird (IRS: Belege zur ITIN). Er darf am Tag der Einreichung nicht abgelaufen sein, was in der Regel der Poststempel bestimmt.

Das Original müssen Sie nicht schicken. Der IRS akzeptiert:

• Das Original, das innerhalb von 60 Tage an die Adresse in Zeile 2 zurückgesandt wird. Sie können einen frankierten Express- oder Kurierumschlag für die Rücksendung beilegen.
• Eine beglaubigte Kopie der Behörde, die den Reisepass ausgestellt hat, falls sie eine anbietet, oder von einem Beamten einer US-Botschaft oder eines Konsulats beglaubigt (fragen Sie zuerst; die Leistungen unterscheiden sich). Eine von jemand anderem beglaubigte Kopie ist keine Kopie der ausstellenden Behörde.
• Eine Prüfung vor Ort durch einen Certifying Acceptance Agent oder ein Taxpayer Assistance Center, das ihn sofort zurückgibt.

Brauchen Sie Ihren Reisepass innerhalb von 60 Tage, empfiehlt der IRS die persönliche Beantragung (IRS: Anleitung zu Form W-7). Wenn Sie in Kanada mit dem Reisepass eines anderen Landes leben, gelten dieselben Regeln: Tragen Sie dieses Land in Zeile 6a und Ihre SIN in Zeile 6b ein; eine Kopie der ausstellenden Behörde muss aus diesem Land stammen. Ohne Reisepass brauchen Sie mindestens zwei Dokumente aus der Liste des IRS, eines mit Foto.

Wie lange dauert eine ITIN aus Kanada?

Rechnen Sie mit 7 Wochen oder 9 bis 11 Wochen vom 15. Januar bis 30. April oder wenn Sie aus dem Ausland beantragen (IRS: So beantragen Sie). Der IRS sagt nicht, ob Kanada als Ausland zählt; planen Sie daher mit dem längeren Zeitraum.

Im Kalenderjahr der Zuteilung können Sie mit Ihrer ITIN keine Erklärung elektronisch einreichen; im Jahr darauf können Sie es (IRS: Anleitung zu Form W-7).

Was, wenn meine US-Erklärung vor Eintreffen der ITIN fällig ist?

Warten Sie nicht auf die Nummer. Reichen Sie die 1040-NR fristgerecht mit angeheftetem Form W-7 ein; Antrag und Erklärung gehen zusammen (IRS: Anleitung zu Form W-7). Ohne US-Löhne, die dem Steuerabzug unterliegen, ist die 1040-NR am 15. Tag des 6. Monats nach Ende des Jahres fällig, bei einem Kalenderjahr am 15. Juni (IRS: Anleitung zu Form 1040-NR).

Brauchen Sie mehr Zeit, reichen Sie Form 4868 bis zum Fälligkeitstermin ein und schreiben Sie „ITIN TO BE REQUESTED“ dorthin, wo SSN oder ITIN stehen. Vorauszahlungen auf Form 1040-ES (NR) laufen genauso. Heften Sie keinem der beiden Formulare eine W-7 an (IRS: ITIN). Die Fristverlängerung betrifft nur die Einreichung, nicht die Zahlung. Die Beantragung bis zum Fälligkeitstermin einschließlich Fristverlängerungen zählt auch für Steuergutschriften, die eine bis dahin erteilte Nummer brauchen, etwa die Gutschrift für andere Unterhaltsberechtigte: Der IRS behandelt eine bis zu diesem Termin beantragte ITIN als bis dahin erteilt (IRS: Anleitung zu Form W-7).

Ist die Erklärung bereits verspätet, beträgt die übliche Frist, um die Abzüge zu behalten, 16 Monate nach dem ursprünglichen Fälligkeitstermin, ohne eine Fristverlängerung zu zählen; wurde auch das Vorjahr nicht eingereicht, kann ein Schreiben des IRS sie früher beenden. Eine später eingereichte 1040-NR verliert in der Regel die Abzüge, die Bruttomiete oder Geschäftseinkünfte auf den Nettobetrag senken, es sei denn, der IRS verzichtet auf die Grenze (26 CFR 1.874-1). Strafzuschläge sind eine gesonderte Frage: Für eine Vermietung siehe Kanadier mit US-Mietobjekt; für mehrere Jahre siehe versäumte US-Erklärungen nachholen.

Braucht auch mein Ehepartner oder Kind eine ITIN?

Nur wenn diese Person eine eigene US-Erklärung einreicht oder in Ihrer für einen zulässigen steuerlichen Vorteil geltend gemacht wird; die Nennung in Ihrer Erklärung genügt nicht (IRS: Anleitung zu Form W-7). Jeder Antragsteller sendet eine eigene Form W-7.

• Ehepartner, die gemeinsam eine Vermietung besitzen und jeweils eine 1040-NR einreichen, brauchen jeweils eine ITIN.
• Ehepartner, die gemeinsam eine US-Immobilie verkaufen, brauchen jeweils eine: Jeder macht einen Anteil am Steuerabzug geltend, und der IRS schickt die abgestempelte Form 8288-A nur an einen Verkäufer, dessen Nummer er hat (IRS: Anleitung zu Form 8288).
• Ein kanadischer Ehepartner, der gemeinsam einreicht mit einem US-Staatsbürger oder in den USA Ansässigen, braucht eine. Siehe verheiratet mit einem Nichtansässigen.
• Ein Kind braucht eine nur, wenn es für einen Vorteil geltend gemacht wird, den die Anleitung zu W-7 aufführt. Ein Elternteil, der Form 1040-NR einreicht, kann nicht als Haushaltsvorstand (Head of Household) einreichen (IRS: Anleitung zu Form 1040-NR), und die Gutschrift für andere Unterhaltsberechtigte setzt ein Kind voraus, das US-Staatsbürger, US-Staatsangehöriger oder in den USA ansässig ist. Ein Kind aus Kanada, das für einen anderen aufgeführten Vorteil geltend gemacht wird, muss keinen Wohnsitz in den USA nachweisen.

Läuft eine ITIN ab?

Ja. Eine ITIN, die 3 aufeinanderfolgende Steuerjahre nicht in einer US-Bundessteuererklärung verwendet wurde, läuft am 31. Dezember des dritten Jahres ab (IRS: So erneuern Sie). Ein Kanadier, der jedes Jahr eine Erklärung zur Vermietung einreicht, hält sie aktiv.

Zur Erneuerung kreuzen Sie auf Form W-7 „Renew an existing ITIN“ an, tragen die alte Nummer in Zeile 6f ein und heften sie mit Ihrem Reisepass an Ihre nächste Erklärung. Eine ITIN, die nur auf Informationserklärungen wie Form 1042-S verwendet wird, braucht keine Erneuerung, bis Sie einreichen. Eine vor 2013 erteilte und nie erneuerte ITIN muss ebenfalls vor der Verwendung erneuert werden. Eine Einreichung mit einer abgelaufenen ITIN kann die Erklärung verzögern und bestimmte Steuergutschriften kosten.

Macht mich eine ITIN zum US-Steuerpflichtigen oder ändert sie meine kanadische Erklärung?

Nein, nicht allein. Eine ITIN dient nur dem US-Bundessteuerzweck: Sie gibt weder einen Einwanderungsstatus noch eine Arbeitserlaubnis noch Leistungen der Social Security (IRS: ITIN). Ihre US-Einkünfte, nicht die Nummer, bestimmen, was Sie schulden. Eine gemeinsame Erklärung mit einem US-Ehepartner ist anders: Ihre Wahl macht Sie für die Einkommensteuer zum in den USA Ansässigen, sodass Ihr Welteinkommen in die US-Erklärung kommt (26 USC 6013(g)); siehe verheiratet mit einem Nichtansässigen.

Wer in Kanada ansässig ist, meldet sein Welteinkommen; die US-Miete, der Gewinn der LLC oder der Veräußerungsgewinn kommen daher auch in die kanadische Erklärung (CRA). Wie die US-Steuer angerechnet wird, behandeln US-Mietobjekt und Einreichung für eine US-LLC. Erhalten Sie später eine SSN, verwenden Sie die ITIN nicht mehr und bitten Sie den IRS, Ihre Unterlagen zusammenzuführen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und sind in US-Dollar.

Ein Ehepaar aus Calgary mit einer Eigentumswohnung in Phoenix

• Jahr 1: Die Wohnung erzielt US$24.000 Miete, je zur Hälfte im Besitz. Ohne hinterlegte W-8ECI behält der Verwalter 30 % ein, also US$7.200.
• Anfang Jahr 2: Jeder Ehepartner bereitet eine 1040-NR vor, die einen Anteil von US$12.000 netto meldet, mit einer W-7 vorn. Sie buchen einen Certifying Acceptance Agent in Kanada aus der Liste des IRS; ihre Reisepässe werden am selben Tag geprüft und zurückgegeben.
• Etwa 9 bis 11 Wochen später: Zwei CP565-Mitteilungen treffen ein. Jeder gibt dem Verwalter eine W-8ECI mit der neuen ITIN, und die Erklärung für Jahr 2 kann elektronisch eingereicht werden.

Eine Verkäuferin aus Ontario verkauft ein Haus in Florida

Sie verkauft für US$400.000, und der allgemeine Satz gilt; der Käufer behält also 15 % ein, das sind US$60.000. Nach dem Closing beantragt sie im selben Jahr unter Ausnahme 4 mit der Closing Disclosure und Kopien der Forms 8288 und 8288-A des Käufers, statt zu warten und die W-7 der 1040-NR des nächsten Jahres beizulegen. Sobald der IRS ihre ITIN hat, schickt er ihr die abgestempelte Copy B der Form 8288-A. Beträgt ihre US-Steuer auf den Gewinn US$15.000, fordert ihre 1040-NR die übrigen US$45.000 zurück.

Ein Eigentümer einer US-LLC mit einem Mitglied aus Toronto

Die LLC mit einem Eigentümer, die nicht gewählt hat, als Kapitalgesellschaft besteuert zu werden, erzielt US$80.000 netto aus US-Geschäft und hat eine eigene EIN. Der Eigentümer reicht dennoch eine 1040-NR mit angeheftetem W-7 ein; die EIN der LLC ersetzt die ITIN des Eigentümers nicht. Ob die LLC zu einem kanadischen Eigentümer passt, ist eine gesonderte Frage.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie leben außerhalb Kanadas oder brauchen eine EIN für eine Gesellschaft: siehe ITIN für einen ausländischen Eigentümer.
• Sie brauchen die jährliche 1040-NR für eine Vermietung, oder sie ist verspätet: siehe Kanadier mit US-Mietobjekt; wenn Erklärungen verspätet sind, holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Ein Verkauf wird mit Steuerabzug abgeschlossen, oder Sie wollen eine Bescheinigung zum Steuerabzug: siehe Kanadier verkaufen US-Immobilien und holen Sie sich vor dem Closing-Termin Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie besitzen eine US-LLC: siehe was ein kanadischer LLC-Eigentümer einreicht und ob die LLC ein Fehler ist, und holen Sie sich dann Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie planen, mit einem US-Ehepartner gemeinsam einzureichen: Die Wahl gilt länger als ein Jahr; siehe verheiratet mit einem Nichtansässigen und holen Sie sich vor der Wahl Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Ein US-Zahler hat Steuer einbehalten oder will Form W-8BEN: siehe einbehaltene US-Steuer auf Zahlungen an Kanadier.
• Sie haben US-Personengesellschaftsanteile verkauft: siehe US-Personengesellschaftsanteile und Steuerabzug.
• Sie haben US-Erklärungen versäumt: siehe versäumte US-Erklärungen nachholen.
• Ihre W-7 wurde abgelehnt, oder die 1040-NR ist ohne Nummer fällig: holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern mit der Mitteilung, der Erklärung und Ihrem Reisepass.