ITIN cho người Canada: khi nào cần và cách xin

Người Canada nào cần ITIN của Hoa Kỳ, và người nào không?

Người Canada cần ITIN khi có mục đích thuế liên bang Hoa Kỳ, như nộp tờ khai Hoa Kỳ hoặc xin hoàn thuế, mà không xin được số An sinh Xã hội (SSN) của Hoa Kỳ (IRS: ITIN). ITIN là mã số gồm chín chữ số do IRS cấp cho một cá nhân. Mã này được ghi trên Form 1040-NR và các biểu mẫu như W-8ECI.

Điều làm trường hợp khó hơn: việc bán đang đến lúc đóng với khoản khấu trừ, Form 1040-NR đến hạn mà chưa có mã số, Form W-7 bị từ chối (Notice CP567), thư IRS yêu cầu mã số của bạn sau khi bán, hoặc LLC Hoa Kỳ, vốn đặt ra các câu hỏi thuế Canada riêng (LLC Hoa Kỳ do người Canada sở hữu).

Cần chuẩn bị: hộ chiếu còn hiệu lực; tờ khai Hoa Kỳ hoặc giấy tờ thuộc diện ngoại lệ (hợp đồng mua bán hoặc Closing Disclosure, Form 8288-A hoặc 8288-B, Schedule K-1, Form 8805); SIN của bạn; mọi Form 1042-S cho thấy thuế Hoa Kỳ bị khấu trừ; và mọi thông báo ITIN cũ (CP565) hoặc thư của IRS.

Tôi dùng SIN của Canada thay cho ITIN được không?

Không, không dùng được trên tờ khai thuế Hoa Kỳ. Người không xin được SSN mà phải nộp tờ khai Hoa Kỳ thì xin ITIN (IRS: hướng dẫn Form W-7). SIN vẫn được ghi ở line 6b của Form W-7, nơi hỏi SIN của người cư trú Canada.

Trên Form W-8BEN, người Canada có thể ghi SIN ở line 6a, thay cho mã số Hoa Kỳ, để xin quyền lợi hiệp định (IRS: hướng dẫn W-8BEN). Về việc bên trả tiền tại Hoa Kỳ khấu trừ, xem thuế Hoa Kỳ bị khấu trừ trên khoản trả cho người Canada.

Tôi có xin được ITIN mà không nộp tờ khai thuế Hoa Kỳ không?

Có, nếu một ngoại lệ trong hướng dẫn Form W-7 phù hợp. Bạn gửi giấy tờ của ngoại lệ thay cho tờ khai, và có thể nộp đơn bất cứ lúc nào. Việc khấu trừ hoặc báo cáo phải xảy ra trong năm thuế hiện tại, và Exception 1 không dùng được cho người bắt buộc nộp tờ khai Hoa Kỳ (IRS: hướng dẫn Form W-7).

Thành viên hợp danh của hợp danh kinh doanh tại Hoa Kỳ thường phải nộp tờ khai, nên Exception 1 có thể không phù hợp; người đó có thể nộp đơn cùng 1040-NR. Về việc bán phần góp hợp danh, xem phần góp hợp danh Hoa Kỳ và khấu trừ.

Với việc bán, IRS từ chối ITIN được yêu cầu trước khi có hợp đồng mua bán ràng buộc về pháp lý, trừ khi bạn có lý do khác để cần ITIN (IRS: khấu trừ FIRPTA). Khi hợp đồng đã ký, hãy nộp theo Exception 4. Để xin khấu trừ thấp hơn, hãy đính kèm Form 8288-B vào W-7 và gửi cùng nhau. IRS cho biết sẽ xử lý yêu cầu ITIN đó trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận. IRS thường xử lý giấy chứng nhận trong vòng 90 ngày sau khi nhận hồ sơ đầy đủ, cần có mã số Hoa Kỳ của mọi bên (IRS: giấy chứng nhận khấu trừ). Phần còn lại của việc bán có trong người Canada bán bất động sản tại Hoa Kỳ.

Làm thế nào để xin ITIN từ Canada?

Gửi Form W-7 kèm Form 1040-NR đầu tiên của bạn (hoặc giấy tờ thuộc diện ngoại lệ) và hộ chiếu, gửi bưu điện cho IRS ở Austin, Texas, hoặc qua acceptance agent được IRS chấp thuận tại Canada (IRS: cách xin).

1. Hoàn tất Form W-7. Đánh dấu lý do b (nonresident alien nộp tờ khai Hoa Kỳ), hoặc h kèm tên ngoại lệ, như "Exception 4". Nếu ngoại lệ xin quyền lợi hiệp định, cũng đánh dấu a và ghi Canada cùng điều khoản hiệp định. Ghi địa chỉ nhà ở Canada ở line 3 và SIN ở line 6b. Nếu bạn từng có ITIN hoặc mã số do IRS cấp, hãy ghi ở line 6f. Ghi "N/A" ở phần nào không áp dụng; đừng để trống phần nào.
2. Đính kèm Form W-7 ở mặt trước của Form 1040-NR bản giấy và để trống ô SSN. IRS sẽ ghi ITIN vào và xử lý tờ khai.
3. Thêm hộ chiếu của bạn, hoặc bản sao có chứng thực (phần tiếp theo).
4. Nộp bằng một trong các cách sau. Đừng gửi đến địa chỉ gửi thư thông thường của Form 1040-NR.

IRS công bố danh sách acceptance agent tại Canada; mục không có dấu hoa thị là Certifying Acceptance Agent (IRS: chương trình acceptance agent).

Hộ chiếu Canada của tôi có đủ không, và tôi có phải gửi bưu điện không?

Hộ chiếu còn hiệu lực là đủ nếu đứng một mình: nó chứng minh cả danh tính lẫn tình trạng người nước ngoài, và là giấy tờ duy nhất được chấp nhận đứng một mình (IRS: giấy tờ chứng minh cho ITIN). Hộ chiếu không được hết hạn vào ngày bạn nộp, thường được xác định theo dấu bưu điện.

Bạn không phải gửi bản gốc. IRS chấp nhận:

• Bản gốc, được trả lại địa chỉ ở line 2 trong vòng 60 ngày. Bạn có thể kèm phong bì chuyển phát nhanh đã trả cước để gửi trả.
• Bản sao có chứng thực từ cơ quan đã cấp hộ chiếu, nếu cơ quan đó có cung cấp, hoặc do một viên chức tại đại sứ quán hay lãnh sự quán Hoa Kỳ chứng thực (hãy hỏi trước; dịch vụ khác nhau). Bản sao do người khác chứng thực không phải là bản sao của cơ quan cấp.
• Kiểm tra trực tiếp bởi Certifying Acceptance Agent hoặc Taxpayer Assistance Center, và trả lại ngay.

Nếu bạn cần hộ chiếu trong vòng 60 ngày, IRS gợi ý nên nộp trực tiếp (IRS: hướng dẫn Form W-7). Nếu bạn sống ở Canada bằng hộ chiếu của nước khác, quy tắc vẫn như vậy: ghi nước đó ở line 6a và SIN ở line 6b; bản sao của cơ quan cấp phải do nước đó cấp. Không có hộ chiếu, bạn cần ít nhất hai giấy tờ trong danh sách của IRS, một giấy có ảnh.

ITIN mất bao lâu khi xin từ Canada?

Hãy dự kiến 7 tuần, hoặc 9 đến 11 tuần từ ngày 15 tháng 1 đến ngày 30 tháng 4 hoặc khi nộp từ nước ngoài (IRS: cách xin). IRS không nói Canada có được tính là nước ngoài hay không, nên hãy lên kế hoạch theo khoảng thời gian dài hơn.

Bạn không thể nộp điện tử tờ khai bằng ITIN trong năm dương lịch mà ITIN được cấp; năm sau thì được (IRS: hướng dẫn Form W-7).

Nếu tờ khai Hoa Kỳ của tôi đến hạn trước khi ITIN đến thì sao?

Đừng chờ mã số. Hãy nộp Form 1040-NR đúng hạn kèm Form W-7; đơn và tờ khai đi cùng nhau (IRS: hướng dẫn Form W-7). Nếu không có tiền lương Hoa Kỳ chịu khấu trừ, Form 1040-NR đến hạn vào ngày 15 của tháng thứ 6 sau khi năm kết thúc, tức ngày 15 tháng 6 với năm dương lịch (IRS: hướng dẫn Form 1040-NR).

Nếu cần thêm thời gian, hãy nộp Form 4868 chậm nhất vào hạn và ghi "ITIN TO BE REQUESTED" ở chỗ ghi SSN hoặc ITIN. Các khoản nộp tạm tính trên Form 1040-ES (NR) cũng làm tương tự. Đừng đính kèm W-7 vào bất kỳ biểu mẫu nào trong hai biểu mẫu này (IRS: ITIN). Việc gia hạn chỉ áp dụng cho việc nộp tờ khai, không áp dụng cho việc nộp thuế. Nộp đơn đúng hạn, kể cả thời gian gia hạn, cũng quan trọng với các khoản tín thuế cần ITIN được cấp chậm nhất vào thời điểm đó, như tín thuế cho người phụ thuộc khác: IRS coi ITIN đã xin chậm nhất vào ngày đó là đã được cấp chậm nhất vào ngày đó (IRS: hướng dẫn Form W-7).

Nếu tờ khai đã trễ, giới hạn thông thường để giữ các khoản khấu trừ là 16 tháng sau hạn gốc, không tính gia hạn; nếu năm trước cũng chưa nộp, thông báo của IRS có thể chấm dứt sớm hơn. Form 1040-NR nộp muộn thường mất các khoản khấu trừ đưa tổng tiền thuê hoặc thu nhập kinh doanh xuống thu nhập ròng, trừ khi IRS miễn giới hạn (26 CFR 1.874-1). Tiền phạt là câu hỏi riêng: với nhà cho thuê, xem người Canada có nhà cho thuê tại Hoa Kỳ; với nhiều năm, xem bù các tờ khai Hoa Kỳ bị bỏ lỡ.

Vợ/chồng hoặc con của tôi có cần ITIN không?

Chỉ khi người đó nộp tờ khai Hoa Kỳ riêng hoặc được khai trên tờ khai của bạn để hưởng một lợi ích thuế được phép; được ghi tên trên tờ khai của bạn là chưa đủ (IRS: hướng dẫn Form W-7). Mỗi người xin gửi một Form W-7 riêng.

• Vợ chồng cùng sở hữu nhà cho thuê và mỗi người nộp Form 1040-NR thì mỗi người cần ITIN.
• Vợ chồng bán bất động sản Hoa Kỳ đồng sở hữu mỗi người cần một ITIN: mỗi người xin hoàn một phần khoản khấu trừ, và IRS chỉ gửi Form 8288-A có đóng dấu cho người bán mà IRS có mã số (IRS: hướng dẫn Form 8288).
• Vợ/chồng người Canada nộp tờ khai chung với công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ thì cần ITIN. Xem kết hôn với người không cư trú.
• Con chỉ cần ITIN khi được khai để hưởng một lợi ích mà hướng dẫn W-7 liệt kê. Cha mẹ nộp Form 1040-NR không thể nộp với tư cách chủ hộ (IRS: hướng dẫn Form 1040-NR), và tín thuế cho người phụ thuộc khác cần đứa trẻ là công dân, quốc dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ. Con ở Canada được khai để hưởng lợi ích khác được liệt kê không phải chứng minh cư trú Hoa Kỳ.

ITIN có hết hạn không?

Có. ITIN không được dùng trên tờ khai thuế liên bang Hoa Kỳ trong 3 năm thuế liên tiếp sẽ hết hạn vào ngày 31 tháng 12 của năm thứ ba (IRS: cách gia hạn). Người Canada nộp tờ khai nhà cho thuê mỗi năm thì giữ cho ITIN còn hiệu lực.

Để gia hạn, hãy đánh dấu "Renew an existing ITIN" trên Form W-7, ghi số cũ ở line 6f và đính kèm vào tờ khai kế tiếp cùng hộ chiếu. ITIN chỉ dùng trên tờ khai thông tin, như Form 1042-S, không cần gia hạn cho đến khi bạn nộp tờ khai. ITIN được cấp trước năm 2013 mà chưa bao giờ gia hạn cũng phải gia hạn trước khi dùng. Nộp bằng ITIN đã hết hạn có thể làm chậm tờ khai và mất một số khoản tín thuế.

ITIN có biến tôi thành người nộp thuế Hoa Kỳ hoặc thay đổi tờ khai Canada của tôi không?

Không, tự nó thì không. ITIN chỉ dành cho mục đích thuế liên bang Hoa Kỳ: nó không cho tình trạng di trú, quyền làm việc hay quyền lợi An sinh Xã hội (IRS: ITIN). Thu nhập Hoa Kỳ của bạn, không phải con số, quyết định bạn nợ gì. Tờ khai chung với vợ/chồng Hoa Kỳ thì khác: lựa chọn đó khiến bạn là người cư trú Hoa Kỳ về thuế thu nhập, nên thu nhập toàn cầu của bạn được khai trên tờ khai Hoa Kỳ (26 USC 6013(g)); xem kết hôn với người không cư trú.

Người cư trú Canada khai thu nhập toàn cầu, nên tiền thuê, lợi nhuận LLC hoặc khoản lãi tại Hoa Kỳ cũng được khai trên tờ khai Canada (CRA). Cách tín thuế Hoa Kỳ được nói trong nhà cho thuê tại Hoa Kỳ và hồ sơ LLC Hoa Kỳ. Nếu sau này bạn có SSN, hãy ngừng dùng ITIN và đề nghị IRS gộp hồ sơ của bạn.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa và bằng đô la Hoa Kỳ.

Một cặp vợ chồng ở Calgary có căn hộ ở Phoenix

• Năm 1: Căn hộ cho thuê được US$24.000, mỗi người sở hữu một nửa. Không có W-8ECI trong hồ sơ, người quản lý bất động sản khấu trừ 30%, tức US$7.200.
• Đầu năm 2: Mỗi người chuẩn bị Form 1040-NR khai phần US$12.000 theo cơ sở ròng, kèm W-7 ở mặt trước. Họ đặt lịch với một Certifying Acceptance Agent tại Canada trong danh sách IRS; hộ chiếu được kiểm tra và trả lại trong cùng ngày.
• Khoảng 9 đến 11 tuần sau: Hai thông báo CP565 đến. Mỗi người đưa người quản lý một W-8ECI với ITIN mới, và tờ khai năm 2 có thể nộp điện tử.

Một người bán nhà ở Florida sống tại Ontario

Cô bán với giá US$400.000 và áp dụng mức chung, nên người mua khấu trừ 15%, tức US$60.000. Sau khi đóng, trong cùng năm, cô nộp đơn theo Exception 4 kèm Closing Disclosure và bản sao Form 8288 và 8288-A của người mua, thay vì chờ đính kèm W-7 vào Form 1040-NR năm sau. Khi IRS đã có ITIN của cô, IRS gửi cho cô Copy B có đóng dấu của Form 8288-A. Nếu thuế Hoa Kỳ của cô trên khoản lãi là US$15.000, Form 1040-NR của cô xin lại US$45.000 còn lại.

Chủ sở hữu LLC Hoa Kỳ một thành viên ở Toronto

LLC một chủ sở hữu, chưa bầu chọn bị đánh thuế như công ty, kiếm được US$80.000 ròng từ hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ và có EIN riêng. Chủ sở hữu vẫn nộp Form 1040-NR kèm W-7; EIN của LLC không thay thế ITIN của chủ sở hữu. LLC có phù hợp với chủ sở hữu người Canada hay không là câu hỏi riêng.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn sống ngoài Canada, hoặc cần EIN cho công ty: xem ITIN cho chủ sở hữu nước ngoài.
• Bạn cần Form 1040-NR hằng năm cho nhà cho thuê, hoặc đã trễ: xem người Canada có nhà cho thuê tại Hoa Kỳ; nếu tờ khai đã trễ, hãy nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Việc bán sắp đóng với khoản khấu trừ, hoặc bạn muốn giấy chứng nhận khấu trừ: xem người Canada bán bất động sản tại Hoa Kỳ và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới trước ngày đóng.
• Bạn sở hữu LLC Hoa Kỳ: xem chủ sở hữu LLC người Canada phải nộp gì và LLC có phải là sai lầm không, rồi nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Bạn định nộp tờ khai chung với vợ/chồng Hoa Kỳ: lựa chọn kéo dài hơn một năm; xem kết hôn với người không cư trú và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới trước khi bạn chọn.
• Bên trả tiền tại Hoa Kỳ đã khấu trừ thuế hoặc muốn Form W-8BEN: xem thuế Hoa Kỳ bị khấu trừ trên khoản trả cho người Canada.
• Bạn đã bán phần góp hợp danh Hoa Kỳ: xem phần góp hợp danh Hoa Kỳ và khấu trừ.
• Bạn đã bỏ lỡ các tờ khai Hoa Kỳ: xem bù các tờ khai Hoa Kỳ bị bỏ lỡ.
• Form W-7 của bạn bị từ chối, hoặc Form 1040-NR đến hạn mà chưa có mã số: hãy nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới cùng thông báo, tờ khai và hộ chiếu của bạn.