ITIN pour un Canadien : quand en obtenir un et comment

Quels Canadiens ont besoin d'un ITIN américain, et lesquels n'en ont pas besoin?

Un Canadien a besoin d'un ITIN lorsqu'il a un motif fiscal fédéral américain, comme produire une déclaration américaine ou demander un remboursement, et qu'il ne peut pas obtenir de numéro de sécurité sociale américain (SSN) (IRS : ITIN). L'ITIN est le numéro à neuf chiffres que l'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) attribue à une personne. Il figure sur le formulaire 1040-NR et sur des formulaires comme le W-8ECI.

Ce qui rend un dossier plus difficile : une vente déjà en voie de conclusion avec retenue, un formulaire 1040-NR à produire sans numéro, un formulaire W-7 rejeté (avis CP567), une lettre de l'IRS qui réclame votre numéro après une vente, ou une LLC américaine, qui soulève ses propres questions fiscales canadiennes (LLC américaine détenue par un Canadien).

À réunir : un passeport valide; la déclaration américaine ou les documents d'exception (contrat de vente ou Closing Disclosure, formulaires 8288-A ou 8288-B, annexe K-1, formulaire 8805); votre NAS; tout formulaire 1042-S montrant l'impôt américain retenu; et tout ancien avis d'ITIN (CP565) ou toute lettre de l'IRS.

Puis-je utiliser mon NAS canadien à la place d'un ITIN?

Non, pas sur une déclaration américaine. Une personne qui ne peut pas obtenir de SSN et qui doit produire une déclaration américaine demande un ITIN (IRS : instructions du formulaire W-7). Le NAS figure quand même à la ligne 6b du formulaire W-7, qui le demande aux résidents canadiens.

Sur le formulaire W-8BEN, un Canadien peut inscrire son NAS à la ligne 6a, à la place d'un numéro américain, pour réclamer des avantages conventionnels (IRS : instructions du W-8BEN). Pour la retenue par les payeurs américains, voir Impôt américain retenu sur les paiements versés à des Canadiens.

Puis-je obtenir un ITIN sans produire de déclaration américaine?

Oui, si une exception des instructions du formulaire W-7 s'applique. Vous envoyez les documents de l'exception au lieu d'une déclaration, et vous pouvez faire la demande en tout temps. La retenue ou la déclaration doit avoir lieu dans l'année d'imposition en cours, et l'exception 1 n'est pas offerte à quiconque est tenu de produire une déclaration américaine (IRS : instructions du formulaire W-7).

Un associé d'une société de personnes qui exerce une activité commerciale aux États-Unis doit habituellement produire une déclaration; l'exception 1 peut donc ne pas convenir, et cet associé peut faire sa demande avec le formulaire 1040-NR. Pour la vente de parts de société de personnes, voir Parts de sociétés de personnes américaines et retenue.

Pour une vente, l'IRS refuse un ITIN demandé avant qu'il existe un contrat de vente juridiquement contraignant, à moins que vous ayez un autre motif d'en avoir besoin (IRS : retenue FIRPTA). Une fois le contrat signé, faites la demande selon l'exception 4. Pour demander une retenue moindre, joignez le formulaire 8288-B au W-7 et envoyez-les ensemble. L'IRS dit traiter cette demande d'ITIN dans les 10 jours suivant sa réception. Elle agit généralement sur le certificat dans les 90 jours suivant une demande complète, qui exige le numéro américain de chaque partie (IRS : certificats de retenue). Le reste de la vente est expliqué dans Canadiens qui vendent un immeuble américain.

Comment demander un ITIN depuis le Canada?

Envoyez le formulaire W-7 avec votre premier formulaire 1040-NR (ou les documents d'exception) et votre passeport, par la poste à l'IRS à Austin, au Texas, ou par l'intermédiaire d'un agent d'acceptation approuvé par l'IRS au Canada (IRS : comment faire la demande).

1. Remplissez le formulaire W-7. Cochez le motif b (étranger non-résident qui produit une déclaration américaine), ou h en nommant l'exception, par exemple « Exception 4 ». Si l'exception réclame un avantage conventionnel, cochez aussi a et inscrivez le Canada et l'article de la convention. Inscrivez votre adresse canadienne à la ligne 3 et votre NAS à la ligne 6b. Si vous avez déjà eu un ITIN ou un numéro délivré par l'IRS, inscrivez-le à la ligne 6f. Écrivez « N/A » dans toute section qui ne s'applique pas; n'en laissez aucune en blanc.
2. Joignez le formulaire W-7 au-dessus de votre formulaire 1040-NR papier et laissez la case du SSN en blanc. L'IRS inscrit l'ITIN et traite la déclaration.
3. Ajoutez votre passeport, ou une copie certifiée (section suivante).
4. Soumettez-le de l'une de ces façons. Ne l'envoyez pas à l'adresse postale habituelle du formulaire 1040-NR.

L'IRS publie sa liste d'agents d'acceptation au Canada; une inscription sans astérisque désigne un agent d'acceptation certificateur (IRS : programme des agents d'acceptation).

Mon passeport canadien suffit-il, et dois-je le poster?

Un passeport valide suffit à lui seul : il prouve à la fois l'identité et le statut d'étranger, et c'est le seul document accepté seul (IRS : pièces justificatives de l'ITIN). Il ne doit pas être expiré à la date de l'envoi, que le cachet postal fixe généralement.

Vous n'avez pas à poster l'original. L'IRS accepte :

• L'original, retourné à l'adresse de la ligne 2 dans les 60 jours. Vous pouvez inclure une enveloppe prépayée de service express ou de messager pour son retour.
• Une copie certifiée par l'organisme qui a délivré le passeport, s'il en offre une, ou certifiée par un fonctionnaire d'une ambassade ou d'un consulat des États-Unis (demandez d'abord; les services varient). Une copie certifiée par toute autre personne n'est pas une copie de l'organisme émetteur.
• Une vérification en personne par un agent d'acceptation certificateur ou un centre d'aide aux contribuables, qui le rend tout de suite.

Si vous aurez besoin de votre passeport dans les 60 jours, l'IRS suggère de faire la demande en personne (IRS : instructions du formulaire W-7). Si vous vivez au Canada avec le passeport d'un autre pays, les mêmes règles s'appliquent : inscrivez ce pays à la ligne 6a et votre NAS à la ligne 6b; une copie de l'organisme émetteur doit provenir de ce pays. Sans passeport, il vous faut au moins deux documents de la liste de l'IRS, dont un avec photo.

Combien de temps prend un ITIN depuis le Canada?

Prévoyez 7 semaines, ou 9 à 11 semaines du 15 janvier au 30 avril ou lorsque vous faites la demande de l'étranger (IRS : comment faire la demande). L'IRS ne dit pas si le Canada compte comme l'étranger; prévoyez donc le délai le plus long.

Vous ne pouvez pas produire une déclaration par voie électronique avec votre ITIN dans l'année civile où il est attribué; l'année suivante, vous le pouvez (IRS : instructions du formulaire W-7).

Et si ma déclaration américaine est due avant l'arrivée de l'ITIN?

N'attendez pas le numéro. Produisez le formulaire 1040-NR à sa date d'échéance avec le formulaire W-7 joint; la demande et la déclaration voyagent ensemble (IRS : instructions du formulaire W-7). Sans salaires américains soumis à une retenue, le formulaire 1040-NR est à produire au plus tard le 15e jour du 6e mois suivant la fin de l'année, soit le 15 juin pour une année civile (IRS : instructions du formulaire 1040-NR).

Si vous avez besoin de plus de temps, produisez le formulaire 4868 à la date d'échéance et écrivez « ITIN TO BE REQUESTED » à l'endroit du SSN ou de l'ITIN. Les paiements estimatifs au moyen du formulaire 1040-ES (NR) fonctionnent de la même façon. Ne joignez pas de W-7 à l'un ni à l'autre (IRS : ITIN). La prolongation ne couvre que la production, et non le paiement. Faire la demande à la date d'échéance, prolongations comprises, compte aussi pour les crédits qui exigent que votre numéro soit délivré à cette date, comme le crédit pour autres personnes à charge : l'IRS traite un ITIN demandé à cette date comme délivré à cette date (IRS : instructions du formulaire W-7).

Si la déclaration est déjà en retard, la limite habituelle pour conserver ses déductions est de 16 mois après la date d'échéance d'origine, sans compter une prolongation; si l'année précédente n'a pas été produite non plus, un avis de l'IRS peut y mettre fin plus tôt. Un formulaire 1040-NR produit plus tard perd généralement les déductions qui ramènent le loyer brut ou le revenu d'entreprise à un revenu net, à moins que l'IRS renonce à la limite (26 CFR 1.874-1). Les pénalités sont une question distincte : pour un immeuble locatif, voir Canadiens qui possèdent un immeuble locatif américain; pour plusieurs années, voir rattraper les déclarations américaines omises.

Mon conjoint ou mon enfant a-t-il aussi besoin d'un ITIN?

Seulement si cette personne produit sa propre déclaration américaine ou est réclamée dans la vôtre pour un avantage fiscal permis; être inscrite dans votre déclaration ne suffit pas (IRS : instructions du formulaire W-7). Chaque demandeur envoie un formulaire W-7 distinct.

• Les conjoints qui sont copropriétaires d'un immeuble locatif et produisent chacun un formulaire 1040-NR ont chacun besoin d'un ITIN.
• Les conjoints qui vendent un immeuble américain qu'ils possèdent ensemble en ont chacun besoin d'un : chacun réclame une part de la retenue, et l'IRS n'envoie le formulaire 8288-A estampillé qu'à un vendeur dont elle a le numéro (IRS : instructions du formulaire 8288).
• Un conjoint canadien qui produit une déclaration conjointe avec un citoyen ou résident américain en a besoin d'un. Voir marié à un non-résident.
• Un enfant n'en a besoin que lorsqu'il est réclamé pour un avantage que les instructions du W-7 énumèrent. Un parent qui produit le formulaire 1040-NR ne peut pas produire comme chef de famille (IRS : instructions du formulaire 1040-NR), et le crédit pour autres personnes à charge exige un enfant qui est citoyen, ressortissant ou résident américain. Un enfant du Canada réclamé pour un autre avantage énuméré n'a pas à prouver sa résidence aux États-Unis.

Un ITIN expire-t-il?

Oui. Un ITIN non utilisé dans une déclaration fiscale fédérale américaine pendant 3 années d'imposition consécutives expire le 31 décembre de la troisième année (IRS : comment renouveler). Un Canadien qui produit chaque année une déclaration pour un immeuble locatif le garde actif.

Pour renouveler, cochez « Renew an existing ITIN » sur le formulaire W-7, inscrivez l'ancien numéro à la ligne 6f et joignez le formulaire à votre prochaine déclaration avec votre passeport. Un ITIN utilisé seulement dans des déclarations de renseignements, comme le formulaire 1042-S, n'a pas à être renouvelé avant que vous produisiez une déclaration. Un ITIN délivré avant 2013 et jamais renouvelé doit aussi être renouvelé avant d'être utilisé. Produire avec un ITIN expiré peut retarder la déclaration et faire perdre certains crédits.

Un ITIN fait-il de moi un contribuable américain ou change-t-il ma déclaration canadienne?

Non, pas à lui seul. Un ITIN sert uniquement à l'impôt fédéral américain : il ne donne aucun statut d'immigration, aucune autorisation de travail ni aucune prestation de sécurité sociale (IRS : ITIN). Votre revenu américain, et non le numéro, détermine ce que vous devez. Une déclaration conjointe avec un conjoint américain est différente : son choix fait de vous un résident américain aux fins de l'impôt sur le revenu, de sorte que votre revenu mondial figure dans la déclaration américaine (26 USC 6013(g)); voir marié à un non-résident.

Un résident canadien déclare son revenu mondial; le loyer américain, le bénéfice de la LLC ou le gain figure donc aussi dans la déclaration canadienne (ARC). La façon dont l'impôt américain est crédité est expliquée dans immeuble locatif américain et déclarations d'une LLC américaine. Si vous obtenez plus tard un SSN, cessez d'utiliser l'ITIN et demandez à l'IRS de fusionner vos dossiers.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars américains.

Un couple de Calgary avec un condo à Phoenix

• Année 1 : Le condo rapporte 24 000 $ US de loyer, détenu à parts égales. Sans W-8ECI au dossier, le gestionnaire de l'immeuble retient 30 %, soit 7 200 $ US.
• Début de l'année 2 : Chaque conjoint prépare un formulaire 1040-NR où il déclare sa part de 12 000 $ US sur une base nette, avec un W-7 sur le dessus. Ils réservent un agent d'acceptation certificateur au Canada, tiré de la liste de l'IRS; leurs passeports sont vérifiés et rendus le jour même.
• Environ 9 à 11 semaines plus tard : Deux avis CP565 arrivent. Chacun remet au gestionnaire un formulaire W-8ECI avec le nouvel ITIN, et la déclaration de l'année 2 peut être produite par voie électronique.

Une vendeuse ontarienne d'une maison en Floride

Elle vend pour 400 000 $ US et le taux général s'applique; l'acheteur retient donc 15 %, soit 60 000 $ US. Après la clôture, la même année, elle fait sa demande selon l'exception 4 avec le Closing Disclosure et des copies des formulaires 8288 et 8288-A de l'acheteur, au lieu d'attendre pour joindre le W-7 au formulaire 1040-NR de l'an prochain. Dès que l'IRS a son ITIN, elle lui envoie la copie B estampillée du formulaire 8288-A. Si son impôt américain sur le gain est de 15 000 $ US, son formulaire 1040-NR réclame les 45 000 $ US restants.

Un propriétaire torontois d'une LLC américaine à membre unique

La LLC à propriétaire unique, qui n'a pas choisi d'être imposée comme une société, gagne 80 000 $ US nets d'une activité commerciale aux États-Unis et a son propre EIN. Le propriétaire produit quand même un formulaire 1040-NR avec un W-7 joint; l'EIN de la LLC ne remplace pas l'ITIN du propriétaire. La question de savoir si la LLC convient à un propriétaire canadien est distincte.

Votre situation est différente?

• Vous vivez hors du Canada ou avez besoin d'un EIN pour une société : voir ITIN pour un propriétaire étranger.
• Vous avez besoin du formulaire 1040-NR annuel pour un immeuble locatif, ou il est en retard : voir Canadiens qui possèdent un immeuble locatif américain; si des déclarations sont en retard, obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Une vente est en voie de conclusion avec retenue, ou vous voulez un certificat de retenue : voir Canadiens qui vendent un immeuble américain et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière avant la date de clôture.
• Vous détenez une LLC américaine : voir ce que produit le propriétaire canadien d'une LLC et la LLC est-elle une erreur, puis obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous prévoyez produire une déclaration conjointe avec un conjoint américain : le choix dure plus d'un an; voir marié à un non-résident et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière avant de faire le choix.
• Un payeur américain a retenu de l'impôt ou veut le formulaire W-8BEN : voir Impôt américain retenu sur les paiements versés à des Canadiens.
• Vous avez vendu des parts de société de personnes américaine : voir Parts de sociétés de personnes américaines et retenue.
• Vous avez omis des déclarations américaines : voir rattraper les déclarations américaines omises.
• Votre formulaire W-7 a été rejeté, ou le formulaire 1040-NR est dû sans numéro : obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière avec l'avis, la déclaration et votre passeport.