ITIN oder EIN für einen ausländischen Eigentümer einer US-Gesellschaft

ITIN, EIN oder SSN: Wessen Nummer ist es?

Die EIN und die ITIN sind verschiedene Nummern. Die EIN der Gesellschaft identifiziert die Gesellschaft; Ihre ITIN identifiziert Sie. Der Besitz einer US-LLC oder Kapitalgesellschaft verlangt für sich keine ITIN: Sie brauchen eine, wenn Sie persönlich eine US-Erklärung einzureichen haben oder eine US-Steuernummer angeben müssen, am häufigsten für Form 1040-NR.

Eine ITIN ist für eine Person, die einen Zweck bei der US-Bundessteuer hat, aber keine Social Security Number (SSN) erhalten kann. Eine SSN ist für US-Staatsbürger und Personen, die zum dauerhaften Aufenthalt oder zur Arbeit in den USA zugelassen sind. Eine Person hat eine SSN oder eine ITIN, nie beides (IRS: ITIN; Anleitung zu Form W-7).

Die EIN der Gesellschaft ersetzt nie Ihre eigene Nummer in Ihrer persönlichen Erklärung (IRS: Anleitung zu Form SS-4; Anleitung zu Form 1040-NR).

Ein Fall ist nicht einfach, wenn Ihre erste Form 1040-NR fällig ist und Sie keine ITIN haben, eine Personengesellschaft Steuer für Sie einbehalten hat, Sie US-Grundvermögen verkaufen, Sie eine Abkommensbefreiung geltend machen, ein früheres Form W-7 abgelehnt wurde oder frühere Jahre nie eingereicht wurden. Jeder dieser Punkte bindet die ITIN an eine Erklärung oder eine Frist.

Halten Sie vor dem Antrag bereit:

• Einen gültigen Reisepass, als Original oder als Kopie, beglaubigt von der ausstellenden Behörde.
• Die Erklärung, die die Nummer braucht, oder die Unterlagen für eine Ausnahme (Gesellschaftsvertrag der Personengesellschaft, Form 8288-A, Kaufvertrag).
• Jede frühere ITIN oder IRS-Nummer und deren Mitteilung (CP565).
• Die Steuernummer, die Ihr Heimatland Ihnen ausgestellt hat.
• Ihr US-Visum und das Datum Ihrer Einreise in die USA, wenn Sie dort waren.

Kann ich die EIN der Gesellschaft ohne ITIN erhalten?

Ja. Hat die verantwortliche Person der Gesellschaft keine SSN oder ITIN und kann keine von beiden erhalten, nimmt Zeile 7b der Form SS-4 stattdessen „foreign“ oder N/A auf (IRS: Anleitung zu Form SS-4). Eine ITIN braucht einen Zweck bei der Bundessteuer, meist eine einzureichende Erklärung; ein Eigentümer, der noch nichts einzureichen hat, kann daher in der Regel keine erhalten (IRS: ITIN).

Haben Sie bereits eine ITIN, tragen Sie sie in Zeile 7b ein. Allein sie zu haben öffnet den Online-Antrag auf eine EIN nicht: Dieser Weg verlangt außerdem einen rechtlichen Wohnsitz, Hauptgeschäftssitz oder ein Hauptbüro in den USA. Siehe EIN ohne SSN zu den Wegen für eine aus dem Ausland geführte Gesellschaft und eine US-LLC als Nichtansässiger gründen zu den Schritten beim Bundesstaat.

Wann braucht ein ausländischer Eigentümer persönlich eine ITIN?

In der Regel, wenn Sie persönlich eine US-Erklärung einzureichen haben: Form 1040-NR für US-Geschäftseinkünfte, zur Geltendmachung von Steuer, die eine Personengesellschaft oder ein Käufer für Sie einbehalten hat, oder nach dem Verkauf von US-Vermögen. Die Regel des IRS ist ein Zweck bei der Bundessteuer und keine SSN: Sie müssen eine US-Erklärung einreichen, Sie reichen eine ein, um eine Erstattung zu verlangen oder Einkünfte zu melden, oder Sie müssen aus einem anderen bundessteuerlichen Grund eine US-Nummer angeben. Eine leere Erklärung nur zum Erhalt einer ITIN einzureichen funktioniert nicht: Eine Erklärung, in der alle Eintragungen null sind, zeigt in der Regel keinen Zweck bei der Bundessteuer (IRS: ITIN).

Wurde Ihnen je eine SSN ausgestellt, etwa bei früherem Studium oder früherer Arbeit in den USA, nutzen Sie sie in jeder US-Erklärung; der IRS stellt Ihnen keine ITIN aus. Erhalten Sie nach Ihrer ITIN eine SSN, nutzen Sie die ITIN nicht mehr und schreiben Sie dem IRS, damit er Ihre Unterlagen auf die SSN überträgt (IRS: ITIN). Haben Sie ein US-Visum mit Arbeitserlaubnis, beantragen Sie zuerst eine SSN: Form W-7 können Sie nur mit dem Ablehnungsschreiben der Social Security Administration einreichen (Anleitung zu Form W-7). Ob die Geschäftseinkünfte in den USA steuerpflichtig sind, entscheidet das meiste in dieser Tabelle: siehe wann ausländische Eigentümer US-Steuer schulden. Die Einreichung der Erklärung selbst behandelt die Erklärung eines Nichtansässigen für Geschäftseinkünfte.

Braucht Form 5472 meine ITIN?

Nein. Für jeden ausländischen Aktionär mit 25 % fragt Form 5472 nach einer US-Identifikationsnummer „if any“, und eine Referenznummer ist nur dann erforderlich, wenn keine US-Nummer eingetragen wird (IRS: Anleitung zu Form 5472).

Die Gesellschaft erstellt die Referenznummer selbst, ohne Antrag beim IRS. Sie darf nur aus Buchstaben und Ziffern bestehen, ohne Leerzeichen oder Sonderzeichen, höchstens 50 Zeichen lang sein, und für denselben Eigentümer muss jedes Jahr dieselbe verwendet werden. Eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Besitz trägt zusätzlich die ausländische Steueridentifikationsnummer des Eigentümers ein, falls vorhanden. Die Pflicht zur Einreichung selbst behandelt Einreichung für eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Besitz.

Braucht der ausländische Eigentümer einer Kapitalgesellschaft für Dividenden eine ITIN?

In der Regel nicht. Eine US-Kapitalgesellschaft, die eine Dividende an einen ausländischen Aktionär zahlt, behält bei der Zahlung 30 % oder einen niedrigeren Abkommenssatz vom Bruttobetrag ein (IRS: FDAP-Einkünfte; Publication 515). Die Kapitalgesellschaft ist die Einbehaltsstelle (Withholding Agent) und haftet für Steuer, die sie nicht einbehält; behält sie nicht ein und zahlen Sie nicht, schulden beide die Steuer mit Zinsen und Zuschlägen (Publication 515).

Für einen Abkommenssatz braucht Form W-8BEN in der Regel entweder eine ITIN in Zeile 5 oder die Steuernummer, die Ihr Ansässigkeitsland Ihnen ausgestellt hat, in Zeile 6a. Die ausländische Nummer genügt für diesen Anspruch (Anleitung zu Form W-8BEN). Hat Ihr Land Ihnen keine Steuernummer ausgestellt, braucht der Abkommensanspruch eine ITIN, und Sie können ohne Erklärung beantragen: Kreuzen Sie die Felder a und h in Form W-7 an, schreiben Sie die Ausnahme neben Feld h im Format der Anleitung, etwa „Exception 1d-Dividend Income“, mit dem Abkommensland und der Artikelnummer in den Feldern darunter, und fügen Sie ein unterschriebenes Schreiben der Kapitalgesellschaft auf ihrem Briefkopf bei, dass eine ITIN erforderlich ist, um in diesem Jahr Ausschüttungen an Sie zu zahlen (Anleitung zu Form W-7). Ein Nichtansässiger ohne US-Geschäft hat in der Regel keine Form 1040-NR einzureichen, wenn die gesamte geschuldete Steuer einbehalten wurde (Anleitung zu Form 1040-NR).

Sie brauchen eine ITIN, wenn Sie einreichen, um zu viel einbehaltene Steuer zurückzuholen oder zu wenig einbehaltene Steuer zu zahlen. Wege, Geld zu entnehmen, werden unter sich selbst als ausländischer Eigentümer bezahlen verglichen.

Wie beantrage ich eine ITIN mit Form W-7?

Fügen Sie Form W-7 vorn Ihrer ersten Bundeserklärung bei, ergänzen Sie Ihren Reisepass oder eine beglaubigte Kopie und senden Sie das Paket per Post an den IRS in Austin, über einen Acceptance Agent in den USA oder im Ausland oder an ein Taxpayer Assistance Center des IRS in den USA (IRS: How to apply). Beantragen Sie am oder vor dem Fälligkeitstermin der Erklärung; für einen Eigentümer ohne Löhne in den USA ist Form 1040-NR für ein Kalenderjahr 15. Juni fällig (Anleitung zu Form 1040-NR). Für eine Erklärung eines Vorjahres oder bei einer Ausnahme können Sie jederzeit beantragen (IRS: ITIN).

1. Kreuzen Sie das Kästchen für den Grund an. Ein Eigentümer, der Form 1040-NR einreicht, kreuzt Kästchen b an, „Nonresident alien filing a U.S. federal tax return“. Ein Eigentümer mit einer Ausnahme kreuzt Kästchen h an und schreibt die Ausnahme, etwa „Exception 1a-Partnership Income“ (Anleitung zu Form W-7).
2. Füllen Sie die Zeilen 3 und 6 aus. Bei Kästchen b muss Zeile 3 Ihre vollständige Heimatadresse außerhalb der USA sein, nicht die US-Adresse der Gesellschaft. Tragen Sie in Zeile 6b die Steuernummer Ihres Heimatlandes ein. Beschreiben Sie in Zeile 6d das Ausweisdokument und tragen Sie Ihr Einreisedatum in die USA ein oder „Never entered the United States“. Nennen Sie in den Zeilen 6e und 6f jede frühere ITIN oder IRS-Nummer.
3. Bereiten Sie die Erklärung vor. Lassen Sie das Feld für die SSN für sich selbst leer. Der IRS trägt die ITIN ein und leitet die Erklärung weiter. Die Erklärung geht auf Papier: Eine Erklärung mit einer ITIN kann in dem Kalenderjahr, in dem die ITIN zugewiesen wird, nicht elektronisch eingereicht werden. Sind mehrere Jahre nicht eingereicht, fügen Sie alle diese Erklärungen einer Form W-7 bei.
4. Fügen Sie Ausweisdokumente bei. Ein gültiger Original-Reisepass oder eine von der ausstellenden Behörde beglaubigte Kopie belegt Identität und ausländischen Status allein. Ohne einen senden Sie mindestens zwei Dokumente aus der Liste der Anleitung, mindestens eines mit Ihrem Foto. Eine beglaubigte Kopie stammt von der ausstellenden Behörde mit ihrem amtlichen Siegel oder von einer US-Botschaft oder einem US-Konsulat im Ausland, die eine Beglaubigung anbieten. Eine einfache oder notariell beglaubigte Fotokopie genügt nicht, außer in begrenzten Fällen beim Militär.
5. Senden Sie sie auf einem Weg.

Der IRS führt zugelassene Agents nach Land auf seiner Seite der Acceptance Agents.

Welche Ausnahmen bei W-7 erlauben einem ausländischen Eigentümer den Antrag ohne Erklärung?

Die meisten Eigentümer einer operativen Gesellschaft können keine Ausnahme nutzen: Müssen Sie eine Bundeserklärung einreichen, beantragen Sie mit dieser Erklärung, und Exception 1 steht Ihnen nicht offen. Zwei Ausnahmen können zu einem Eigentümer ohne einzureichende Erklärung passen: Exception 1 für passive Einkünfte mit Einbehalt durch Dritte oder Abkommensvorteilen, etwa eine Beteiligung an einer Personengesellschaft, die in den USA investiert, und Exception 4 für einen Verkauf von US-Grundvermögen mit Einbehalt des Käufers. Einbehalt oder Informationsmeldung müssen im laufenden Steuerjahr erfolgen, und die Nachweise gehen statt einer Erklärung mit Form W-7 (Anleitung zu Form W-7).

Ein Mitglied einer operativen LLC, die in den USA Geschäfte betreibt, muss einreichen; der sichere Weg ist daher Form W-7 mit Form 1040-NR. Die Anleitungen des IRS sind für dieses Mitglied nicht einheitlich: Sie schließen jeden, der einreichen muss, von Exception 1 aus, führen aber Schedule K-1 und Form 8805 als Informationsmeldungen unter Exception 1 auf und beschreiben das Dokument für 1(a) als Vertrag, der zeigt, dass Sie Gesellschafter einer Personengesellschaft sind, die in den USA Geschäfte betreibt. Fragt die Personengesellschaft vor Fälligkeit Ihrer ersten Erklärung nach Ihrer US-Nummer, wie der IRS es Personengesellschaften sagt, ist Exception 1(a) der Weg, den die Anleitungen beschreiben; der IRS entscheidet, ob er ihn akzeptiert (Anleitung zu Form W-7; Anleitung zu Form 8804 und 8805).

Wie lange dauert eine ITIN, und was, wenn Steuer fällig ist, bevor sie eintrifft?

Rechnen Sie mit 7 Wochen bis zur Antwort des IRS, oder 9 bis 11 Wochen zwischen dem 15. Januar und 30. April oder wenn Sie aus dem Ausland beantragen (IRS: How to apply). Die Mitteilung CP565 weist die ITIN zu; CP566 bittet um weitere Angaben; CP567 lehnt den Antrag ab, der dann erneut gesendet werden muss.

Für Zahlung oder Verlängerung brauchen Sie keine ITIN. Schreiben Sie auf Vordrucken der Form 1040-ES (NR) und auf Form 4868 dort, wo nach SSN oder ITIN gefragt wird, „ITIN TO BE REQUESTED“ und fügen Sie keinem von beiden Form W-7 bei. Eine Verlängerung verschiebt den Einreichungstermin, nicht den Zahlungstermin. Die ITIN selbst wird erst ausgestellt, nachdem Sie die Erklärung mit Form W-7 einreichen (IRS: ITIN; Anleitung zu Form W-7).

Läuft eine ITIN ab?

Ja. Eine ITIN, die 3 aufeinanderfolgende Steuerjahre lang in keiner US-Bundeserklärung genutzt wurde, läuft am 31. Dezember des dritten Jahres ab (Anleitung zu Form W-7). Eine vor 2013 zugewiesene ITIN, die nie erneuert wurde, ist ebenfalls abgelaufen, wie oft Sie sie auch nutzten. Erneuern Sie sie, indem Sie mit Ihrer nächsten Erklärung eine Form W-7 zur Erneuerung senden, mit der alten Nummer in Zeile 6f.

Eine ITIN, die nur in von anderen eingereichten Informationserklärungen erscheint, etwa in einer Form 1042-S eines Zahlenden, braucht keine Erneuerung, bis Sie wieder eine Erklärung einreichen. Die Einreichung mit einer abgelaufenen ITIN kann die Erklärung verzögern.

Erlaubt mir eine ITIN, in den USA zu arbeiten oder ein Bankkonto zu eröffnen?

Nein. Eine ITIN dient nur Zwecken der Bundessteuer: Sie erlaubt keine Arbeit, ändert nicht den Aufenthaltsstatus, begründet keine Leistungen der Social Security und dient nicht als Ausweis außerhalb des bundessteuerlichen Systems (IRS: ITIN). Ob eine Bank sie akzeptiert, ist die eigene Regel der Bank; siehe US-Geschäftsadressen und Bankkonten.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Gründerin in Indien mit einer LLC mit einem Mitglied

Ihre LLC hat einen Arbeitnehmer in den USA, der US-Kunden betreut, und ihre Einkünfte von $150.000 sind mit einem US-Geschäft verbunden (Effectively Connected). Sie muss Form 1040-NR einreichen. Sie fügt der Papiererklärung Form W-7 (Kästchen b) und eine beglaubigte Kopie ihres Reisepasses bei und sendet sie über einen Acceptance Agent im Ausland. Die LLC nutzt für ihre Einreichung der Form 5472 weiterhin ihre eigene EIN. Bevor die ITIN eintrifft, zahlt sie Vorauszahlungen mit Form 1040-ES (NR), gekennzeichnet mit „ITIN TO BE REQUESTED“.

Gründer in Deutschland mit einer C Corporation in Delaware

Er besitzt 100 % einer Kapitalgesellschaft, die Form 1120 einreicht und ihm nichts zahlt, und er hat keine anderen US-Einkünfte. Er hat keine US-Erklärung einzureichen, braucht also keine ITIN; reicht die Kapitalgesellschaft Form 5472 für ein Geschäft mit ihm ein, etwa ein Darlehen, zeigt das Formular eine Referenznummer, die die Kapitalgesellschaft zugewiesen hat. Zahlt die Kapitalgesellschaft später eine Dividende von $50.000, behält sie 30 % ($15.000) ein, es sei denn, er macht in Form W-8BEN einen niedrigeren Abkommenssatz geltend, mit seiner deutschen Steuernummer in Zeile 6a.

Gesellschafterin in Brasilien mit Einbehalt der Personengesellschaft

Sie besitzt die Hälfte einer LLC mit zwei Mitgliedern, die als Personengesellschaft besteuert wird und in den USA Geschäfte betreibt. Die LLC behält für sie nach section 1446 $8.000 ein und meldet es auf Form 8805. Um diese Gutschrift geltend zu machen, reicht sie Form 1040-NR mit beigefügter Form W-7 und Form 8805 hinten ein. Weil sie eine Erklärung einreichen muss, beantragt sie mit ihr, dem sicheren Weg, statt nach Exception 1. Eine Erstattung dieses Einbehalts kann bis zu 6 Monate dauern.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie leben in Kanada: siehe den ITIN-Leitfaden für Kanadier zu Erstattungen nach dem Abkommen, US-Vermietungen und Agents in Kanada.
• Die Gesellschaft hat noch keine EIN: folgen Sie EIN ohne SSN.
• Ihre erste Form 1040-NR ist fällig und Sie haben keine ITIN, auch wenn ein Steuerabkommen die Gewinne befreit: Die Erklärung und Form W-7 gehen zusammen, auf Papier; siehe die Erklärung eines Nichtansässigen für Geschäftseinkünfte und holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Eine Personengesellschaft hat Steuer für Sie in einem K-1 oder auf Form 8805 einbehalten: siehe Quellensteuer bei ausländischen Gesellschaftern und holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern, um den Anspruch einzureichen.
• Sie verkaufen US-Vermögen: siehe nichtansässige Vermieter und holen Sie sich vor dem Abschluss Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Ihre W-7 wurde abgelehnt (CP567) oder frühere Jahre wurden nie eingereicht: siehe versäumte Meldungen ausländischer Eigentümer und Zuschläge und holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie sind unsicher, ob die Geschäftseinkünfte in den USA steuerpflichtig sind: siehe wann ausländische Eigentümer US-Steuer schulden.
• Ein Zahlender verlangt eine W-9 oder W-8BEN: siehe welches Steuerformular eine LLC in ausländischem Besitz Zahlenden gibt.