ITIN para canadienses: cuándo lo necesita y cómo solicitarlo

¿Qué canadienses necesitan un ITIN de EE. UU. y cuáles no?

Un canadiense necesita un ITIN cuando tiene un fin tributario federal en EE. UU., como presentar una declaración de EE. UU. o reclamar un reembolso, y no puede obtener un número de Seguro Social (SSN) de EE. UU. (IRS: ITIN). El ITIN es un número de nueve dígitos del IRS para una persona. Va en el Form 1040-NR y en formularios como el W-8ECI.

Lo que complica un caso: una venta que ya está cerrándose con retención, un 1040-NR que vence sin número todavía, un Form W-7 rechazado (Notice CP567), una carta del IRS que pide su número después de una venta, o una LLC de EE. UU., que plantea sus propias cuestiones de impuestos canadienses (LLC de EE. UU. de un canadiense).

Reúna: un pasaporte vigente; la declaración de EE. UU. o los documentos de la excepción (contrato de venta o Closing Disclosure, Forms 8288-A o 8288-B, Schedule K-1, Form 8805); su SIN; cualquier Form 1042-S que muestre impuesto de EE. UU. retenido; y cualquier aviso antiguo del ITIN (CP565) o carta del IRS.

¿Puedo usar mi SIN canadiense en lugar de un ITIN?

No, no en una declaración de impuestos de EE. UU. Una persona que no puede obtener un SSN y debe presentar una declaración de EE. UU. solicita un ITIN (instrucciones del Form W-7 del IRS). El SIN igual va en la línea 6b del Form W-7, que lo pide a los residentes de Canadá.

En el Form W-8BEN, un canadiense puede anotar el SIN en la línea 6a, en lugar de un número de EE. UU., para reclamar beneficios del tratado (instrucciones del W-8BEN del IRS). Sobre la retención por pagadores de EE. UU., vea impuesto de EE. UU. retenido sobre pagos a canadienses.

¿Puedo obtener un ITIN sin presentar una declaración de impuestos de EE. UU.?

Sí, si encaja una excepción de las instrucciones del Form W-7. Usted envía los documentos de la excepción en lugar de una declaración, y puede solicitarlo en cualquier momento. La retención o la información deben ocurrir en el año fiscal en curso, y la Excepción 1 no está disponible para quien deba presentar una declaración de EE. UU. (instrucciones del Form W-7 del IRS).

Un socio de una sociedad de personas que hace negocios en EE. UU. por lo general tiene que presentar una declaración, por lo que la Excepción 1 puede no encajar; ese socio puede solicitar con el 1040-NR. Sobre la venta de participaciones en una sociedad de personas, vea participaciones en sociedades de personas de EE. UU. y retención.

En una venta, el IRS niega un ITIN solicitado antes de que exista un contrato de venta legalmente vinculante, a menos que tenga otra razón para necesitarlo (IRS: retención FIRPTA). Cuando el contrato está firmado, solicite conforme a la Excepción 4. Para pedir una retención menor, adjunte el Form 8288-B al W-7 y envíelos juntos. El IRS dice que procesa esa solicitud de ITIN dentro de 10 días después de recibirla. Por lo general resuelve el certificado dentro de 90 días después de una solicitud completa, que necesita el número de EE. UU. de cada parte (IRS: certificados de retención). El resto de la venta está en canadienses que venden bienes inmuebles en EE. UU..

¿Cómo solicito un ITIN desde Canadá?

Envíe el Form W-7 con su primer 1040-NR (o los documentos de la excepción) y su pasaporte, por correo al IRS en Austin, Texas, o por medio de un agente de aceptación aprobado por el IRS en Canadá (IRS: cómo solicitar).

1. Complete el Form W-7. Marque el motivo b (extranjero no residente que presenta una declaración de EE. UU.), o h con la excepción indicada, como "Exception 4". Si la excepción reclama un beneficio del tratado, marque también a e indique Canadá y el artículo del tratado. Anote su domicilio en Canadá en la línea 3 y su SIN en la línea 6b. Si alguna vez tuvo un ITIN o un número emitido por el IRS, anótelo en la línea 6f. Escriba "N/A" en cualquier sección que no corresponda; no deje ninguna en blanco.
2. Adjunte el Form W-7 al frente de su 1040-NR en papel y deje en blanco la casilla del SSN. El IRS anota el ITIN y procesa la declaración.
3. Agregue su pasaporte, o una copia certificada (siguiente sección).
4. Preséntelo de una de estas formas. No lo envíe a la dirección postal habitual del 1040-NR.

El IRS publica su lista de agentes de aceptación en Canadá; una entrada sin asterisco es un Certifying Acceptance Agent (IRS: programa de agentes de aceptación).

¿Basta mi pasaporte canadiense y tengo que enviarlo por correo?

Un pasaporte vigente basta por sí solo: prueba tanto la identidad como la condición de extranjero, y es el único documento que se acepta solo (IRS: documentos de respaldo del ITIN). No debe estar vencido en la fecha en que lo presente, que generalmente fija el matasellos.

No tiene que enviar el original. El IRS acepta:

• El original, devuelto a la dirección de la línea 2 dentro de 60 días. Puede incluir un sobre prepagado de entrega urgente o de mensajería para su devolución.
• Una copia certificada por la entidad que emitió el pasaporte, si la ofrece, o certificada por un funcionario de una embajada o consulado de EE. UU. (pregunte antes; los servicios varían). Una copia certificada por cualquier otra persona no es una copia de la entidad emisora.
• Una verificación en persona por un Certifying Acceptance Agent o un Taxpayer Assistance Center, que se lo devuelve de inmediato.

Si necesitará su pasaporte dentro de 60 días, el IRS sugiere solicitar en persona (instrucciones del Form W-7 del IRS). Si vive en Canadá con el pasaporte de otro país, rigen las mismas reglas: anote ese país en la línea 6a y su SIN en la línea 6b; una copia de la entidad emisora debe provenir de ese país. Sin pasaporte, necesita al menos dos documentos de la lista del IRS, uno con fotografía.

¿Cuánto tarda un ITIN desde Canadá?

Prevea 7 semanas. De 9 a 11 semanas si solicita del 15 de enero al 30 de abril o desde el extranjero (IRS: cómo solicitar). El IRS no dice si Canadá cuenta como el extranjero, así que cuente con el plazo más largo.

No puede presentar por vía electrónica una declaración con su ITIN en el año calendario en que se le asigna; al año siguiente sí puede (instrucciones del Form W-7 del IRS).

¿Qué pasa si mi declaración de EE. UU. vence antes de que llegue el ITIN?

No espere el número. Presente el 1040-NR en su fecha de vencimiento con el Form W-7 adjunto; la solicitud y la declaración viajan juntas (instrucciones del Form W-7 del IRS). Sin salarios de EE. UU. sujetos a retención, el 1040-NR vence el día 15 del 6.º mes después de que termina el año, el 15 de junio para un año calendario (instrucciones del Form 1040-NR del IRS).

Si necesita más tiempo, presente el Form 4868 en la fecha de vencimiento y escriba "ITIN TO BE REQUESTED" donde van el SSN o el ITIN. Los pagos estimados en el Form 1040-ES (NR) funcionan igual. No adjunte un W-7 a ninguno de los dos formularios (IRS: ITIN). La prórroga cubre solo la presentación, no el pago. Solicitar en la fecha de vencimiento, incluidas las prórrogas, también importa para créditos que requieren que su número esté emitido para esa fecha, como el crédito por otros dependientes: el IRS considera emitido en esa fecha un ITIN solicitado para ella (instrucciones del Form W-7 del IRS).

Si la declaración ya está atrasada, el límite habitual para conservar sus deducciones es 16 meses después de la fecha de vencimiento original, sin contar una prórroga; si el año anterior tampoco se presentó, un aviso del IRS puede ponerle fin antes. Un 1040-NR presentado después generalmente pierde las deducciones que reducen el alquiler bruto o el ingreso empresarial a su monto neto, a menos que el IRS dispense el límite (26 CFR 1.874-1). Las multas son una cuestión aparte: para un alquiler, vea canadienses con una propiedad de alquiler en EE. UU.; para varios años, vea ponerse al día con declaraciones de EE. UU. omitidas.

¿Mi cónyuge o mi hijo también necesitan un ITIN?

Solo si esa persona presenta su propia declaración de EE. UU. o es reclamada en la suya para un beneficio fiscal permitido; figurar en su declaración no basta (instrucciones del Form W-7 del IRS). Cada solicitante envía un Form W-7 aparte.

• Cónyuges que son copropietarios de un alquiler y presentan cada uno un 1040-NR necesitan cada uno un ITIN.
• Cónyuges que venden una propiedad de EE. UU. de propiedad conjunta necesitan uno cada uno: cada uno reclama una parte de la retención, y el IRS envía el Form 8288-A sellado solo al vendedor cuyo número tiene (instrucciones del Form 8288 del IRS).
• Un cónyuge canadiense que presenta una declaración conjunta con un ciudadano o residente de EE. UU. necesita uno. Vea casado con un no residente.
• Un hijo necesita uno solo cuando se lo reclama para un beneficio que enumeran las instrucciones del W-7. Un padre que presenta el Form 1040-NR no puede presentar como jefe de familia (instrucciones del Form 1040-NR del IRS), y el crédito por otros dependientes requiere un hijo que sea ciudadano, nacional o residente de EE. UU. Un hijo de Canadá reclamado para otro beneficio enumerado no tiene que probar su residencia en EE. UU.

¿Vence un ITIN?

Sí. Un ITIN que no se usó en una declaración federal de EE. UU. durante 3 años fiscales consecutivos vence el 31 de diciembre del tercer año (IRS: cómo renovar). Un canadiense que presenta cada año una declaración de alquiler lo mantiene activo.

Para renovar, marque "Renew an existing ITIN" en el Form W-7, anote el número anterior en la línea 6f y adjúntelo a su próxima declaración con su pasaporte. Un ITIN usado solo en declaraciones informativas, como el Form 1042-S, no necesita renovación hasta que usted presente una declaración. Un ITIN emitido antes de 2013 y nunca renovado también debe renovarse antes de usarlo. Presentar con un ITIN vencido puede retrasar la declaración y costarle ciertos créditos.

¿Un ITIN me convierte en contribuyente de EE. UU. o cambia mi declaración canadiense?

No, no por sí solo. Un ITIN es solo para fines tributarios federales de EE. UU.: no da estatus migratorio, permiso de trabajo ni beneficios del Seguro Social (IRS: ITIN). Lo que usted debe lo deciden sus ingresos de EE. UU., no el número. Una declaración conjunta con un cónyuge de EE. UU. es distinta: su elección lo convierte en residente de EE. UU. para el impuesto sobre la renta, por lo que sus ingresos mundiales van en la declaración de EE. UU. (26 USC 6013(g)); vea casado con un no residente.

Un residente de Canadá declara sus ingresos mundiales, por lo que el alquiler, la ganancia de la LLC o la ganancia de capital de EE. UU. también va en la declaración canadiense (CRA). Cómo se acredita el impuesto de EE. UU. se explica en propiedad de alquiler en EE. UU. y presentaciones de una LLC de EE. UU.. Si más adelante obtiene un SSN, deje de usar el ITIN y pida al IRS que combine sus registros.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y están en dólares estadounidenses.

Una pareja de Calgary con un condominio en Phoenix

• Año 1: El condominio genera US$24,000 de alquiler, de los cuales cada uno es dueño de la mitad. Sin un W-8ECI en el archivo, el administrador de la propiedad retiene 30%, es decir US$7,200.
• Inicio del año 2: Cada cónyuge prepara un 1040-NR que declara una parte de US$12,000 sobre una base neta, con un W-7 al frente. Reservan una cita con un Certifying Acceptance Agent en Canadá de la lista del IRS; sus pasaportes se revisan y se les devuelven el mismo día.
• Unas 9 a 11 semanas después: Llegan dos avisos CP565. Cada uno entrega al administrador un W-8ECI con el ITIN nuevo, y la declaración del año 2 puede presentarse por vía electrónica.

Una vendedora de Ontario de una casa en Florida

Vende por US$400,000 y se aplica la tasa general, por lo que el comprador retiene 15%, es decir US$60,000. Después del cierre, en el mismo año, solicita conforme a la Excepción 4 con el Closing Disclosure y copias de los Forms 8288 y 8288-A del comprador, en lugar de esperar para adjuntar el W-7 al 1040-NR del año siguiente. Cuando el IRS tiene su ITIN, le envía la Copy B sellada del Form 8288-A. Si su impuesto de EE. UU. sobre la ganancia es US$15,000, su 1040-NR reclama los otros US$45,000.

Un propietario de Toronto de una LLC de EE. UU. de un solo miembro

La LLC de un solo propietario, que no ha optado por tributar como corporación, obtiene US$80,000 netos de un negocio en EE. UU. y tiene su propio EIN. El propietario igual presenta un 1040-NR con un W-7 adjunto; el EIN de la LLC no reemplaza el ITIN del propietario. Si la LLC conviene a un propietario canadiense es una cuestión aparte.

¿Su caso es distinto?

• Usted vive fuera de Canadá, o necesita un EIN para una empresa: vea ITIN para un propietario extranjero.
• Necesita el 1040-NR anual por un alquiler, o está atrasado: vea canadienses con una propiedad de alquiler en EE. UU.; si hay declaraciones atrasadas, obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Una venta se está cerrando con retención, o quiere un certificado de retención: vea canadienses que venden bienes inmuebles en EE. UU. y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos antes de la fecha de cierre.
• Usted es dueño de una LLC de EE. UU.: vea qué presenta el propietario canadiense de una LLC y si la LLC es un error, y luego obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Piensa presentar una declaración conjunta con un cónyuge de EE. UU.: la elección dura más de un año; vea casado con un no residente y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos antes de elegir.
• Un pagador de EE. UU. retuvo impuestos o quiere el Form W-8BEN: vea impuesto de EE. UU. retenido sobre pagos a canadienses.
• Vendió participaciones en una sociedad de personas de EE. UU.: vea participaciones en sociedades de personas de EE. UU. y retención.
• Tiene declaraciones de EE. UU. omitidas: vea ponerse al día con declaraciones de EE. UU. omitidas.
• Su W-7 fue rechazado, o el 1040-NR vence sin número: obtenga ayuda con impuestos transfronterizos con el aviso, la declaración y su pasaporte.