Buchhaltung der LLC nach der S-Wahl: Neue Datei nötig?

Kann ich die Buchhaltung meiner LLC nach der S-Wahl weiterführen, oder brauche ich eine neue Datei, eine neue EIN oder ein neues Bankkonto?

Die Buchhaltung einer LLC läuft nach der S-Wahl in der Regel in derselben Datei weiter. Die LLC bleibt dieselbe juristische Person, und der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) akzeptiert jedes Buchführungssystem, das Einnahmen und Ausgaben klar ausweist. Ab dem Wirksamkeitsdatum auf Form 2553 (Wahl als S Corporation) ändert sich die steuerliche Identität: Die Bücher brauchen einen datierten Stichtag, neue Eigenkapitalkonten und eine Lohnabrechnung für den Eigentümer. Eine Einstellung zur Unternehmensform in der Buchhaltungssoftware trifft die Wahl weder, noch ändert sie diese; das tut nur eine Form 2553, die der IRS annimmt (Anleitung), unterschrieben von einem Officer (Führungskraft) mit der Zustimmung aller Aktionäre.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• Eine LLC mit mehreren Mitgliedern, die als Personengesellschaft besteuert wird, wird umgewandelt: Die Personengesellschaft endet, und ihr Kapital wird zu Aktien.
• Die LLC hat sich bereits mit Form 8832 (Wahl der steuerlichen Einstufung einer Gesellschaft) für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft entschieden: Diese Seite geht von einem Steuerpflichtigen mit einem Eigentümer oder einer Personengesellschaft aus. Siehe Wechsel von der C Corporation zur S Corporation.
• Ein Mitglied ist eine Personengesellschaft, eine Kapitalgesellschaft oder ein nicht in den USA ansässiger Ausländer (Nonresident Alien), oder die Rechte der Mitglieder auf Ausschüttungen unterscheiden sich: Der IRS nennt dies unter seinen Voraussetzungen für den S-Status.
• Das Wirksamkeitsdatum liegt mitten im Jahr, sodass sich das Jahr auf zwei Steuererklärungen verteilt.
• Am Stichtag stehen unbezahlte Rechnungen offen, oder die LLC bilanziert nach der Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method): Die Gewinnermittlungsmethode entscheidet, welche Steuererklärung sie erfasst.
• Der IRS hat die Wahl nicht angenommen oder ein späteres Datum akzeptiert, als Sie beantragt haben.
• Der Eigentümer hat seit dem Wirksamkeitsdatum Entnahmen getätigt, weil das Formular erst danach eingereicht wurde.
• Die Schulden der LLC übersteigen die Anschaffungskosten ihrer Vermögenswerte für Steuerzwecke: Beim unten beschriebenen Tausch kann ein Gewinn entstehen.
• Die alten Bücher lassen sich nicht abstimmen.

Trifft einer dieser Punkte zu, finden Sie im letzten Abschnitt Hilfe, bevor das Eröffnungs-Eigenkapital festgelegt wird.

Sammeln Sie vor jeder Änderung:

• Form 2553, das Annahmeschreiben des IRS (CP261) und das EIN-Bestätigungsschreiben der LLC
• Das Wirksamkeitsdatum und die Beteiligung jedes Eigentümers
• Die letzte Bilanz vor diesem Datum und die Steuererklärung des Vorjahres
• Einlagen, Darlehen und Entnahmen der Eigentümer im Jahr sowie gegebenenfalls Lohnunterlagen

Ab welchem Datum beginnen die Bücher der Kapitalgesellschaft?

Die Bücher der Kapitalgesellschaft beginnen mit dem Datum in Item E von Form 2553, so wie der IRS es angenommen hat. Das Annahmeschreiben (CP261) bestätigt es, und die erste Form 1120-S wiederholt es im Feld „S election effective date“ (Form). Form 2553 muss in der Regel innerhalb von 2 Monate und 15 Tage nach Beginn des Steuerjahres eingereicht werden, ab dem die Wahl gelten soll, oder jederzeit im Jahr davor (Anleitung). Bei einem Wirksamkeitsdatum mitten im Jahr zählt die Anleitung diese Frist ab dem Datum in Item E.

Dieses Datum kann vor dem Tag der Einreichung liegen: Ein im März eingereichtes Formular kann schon ab dem 1. Januar davor gelten. Geld, das ein Eigentümer seitdem entnommen hat, wird als Lohn, Ausschüttung oder Darlehen gebucht, und die Vergütung für die Arbeit des Eigentümers ist ab diesem Datum Lohn; siehe S Corporation ohne durchgeführte Lohnabrechnung.

Die Steuerregeln behandeln die Wahl als zu Beginn des Wirksamkeitsdatums beginnend und die Übertragung der Vermögenswerte und Schulden des bisherigen Unternehmens auf die Kapitalgesellschaft als unmittelbar vor Ende des Vortags erfolgt. Die alten Bücher enden deshalb am Vortag, und die Bücher der Kapitalgesellschaft beginnen am Wirksamkeitsdatum: Bei einem 1. Juli ist der Stichtag der 30. Juni.

Was geschieht mit Einnahmen, die vor dem Wirksamkeitsdatum erzielt wurden?

Die Steuererklärung, die die LLC bisher verwendet hat, deckt den Zeitraum vor dem Wirksamkeitsdatum ab. Welche Steuererklärung eine unbezahlte Rechnung am Stichtag erfasst, hängt von der Gewinnermittlungsmethode und den Tauschregeln ab, nicht davon, wann die Arbeit geleistet wurde: Ein Unternehmen mit Zufluss-Abfluss-Methode erfasst Einnahmen, wenn es sie erhält, ein Unternehmen mit periodengerechter Methode in der Regel, wenn sie verdient sind. Laut der Anleitung zu Form 2553 ist für Jahre vor dem Wirksamkeitsdatum der Wahl keine Form 1120-S einzureichen, und bis dahin ist die bisherige Steuererklärung weiter einzureichen.

Steuerlich ist die Umstellung ein Tausch. Eine Personengesellschaft gilt als Einbringerin aller Vermögenswerte und Schulden in die Kapitalgesellschaft gegen Aktien, die sie dann an ihre Gesellschafter ausschüttet; beim Eigentümer einer LLC mit einem Mitglied gilt, dass er sie gegen Aktien einbringt (Vorschrift, Absatz (g)(1); Revenue Ruling 2004-59 kommt bei einer Umwandlung nach dem Recht des Bundesstaates zum selben Ergebnis). Das Ergebnis bestimmen die Steuerregeln, nicht die Bücher, und es hängt von Ihren Zahlen ab. Siehe Unternehmensform ändern.

Wie ändern sich die Eigenkapitalkonten?

Das Eigenkapital der LLC am Stichtag wird zum Eröffnungs-Eigenkapital der Kapitalgesellschaft, und Entnahmen der Eigentümer enden. Der IRS schreibt keine Kontennamen vor; die Bilanz in Form 1120-S zeigt in den Zeilen 22 bis 24 Stammkapital, Kapitalrücklage und einbehaltene Gewinne.

Wählen Sie eine Methode und wenden Sie sie bei jedem Eigentümer an. In beiden Fällen ist der Stand des Accumulated Adjustments Account (AAA, Konto der versteuerten, nicht ausgeschütteten S-Gewinne) in Schedule M-2, einer steuerlichen Aufzeichnung, am ersten Tag des ersten S-Jahres null.

Das Eröffnungs-Eigenkapital ist kein Ausgleichsposten. Es muss dem Vermögen abzüglich der Schulden am Stichtag entsprechen. Wer Salden ohne passendes Eigenkapital einträgt, lässt die Differenz in Opening Balance Equity stehen; klären Sie, woraus sie besteht, statt sie in das Stammkapital zu schieben. Siehe Opening Balance Equity.

Legen Sie die Aktienzahl jedes Aktionärs vor der ersten Steuererklärung fest. Einkünfte werden nach den an jedem Tag gehaltenen Aktien zugeordnet, und alle Aktien müssen gleiche Rechte auf Ausschüttungen und Liquidationserlöse haben. Buchen Sie die tatsächliche Ausschüttung jedes Aktionärs in einer eigenen Zeile; Zahlungen, die sich in Zeitpunkt oder Höhe unterscheiden, erhalten nach derselben Vorschrift eine „angemessene steuerliche Wirkung“ („appropriate tax effect“) und brauchen die Prüfung durch den Ersteller der Steuererklärung. Mehr unter Ausschüttungen buchen und Eigenkapitalkonten der LLC.

Welche Eröffnungssalden werden übernommen, und was erwartet die erste Form 1120-S?

Jeder Saldo zum Ende des Stichtags wird übernommen, denn die Kapitalgesellschaft startet mit den Vermögenswerten und Schulden der LLC. Der Ersteller der Steuererklärung braucht:

• Abgestimmte Bank- und Kartensalden
• Forderungen, Verbindlichkeiten und vorausbezahlte Posten
• Anlagevermögen mit Anschaffungskosten, Datum der Inbetriebnahme und bisheriger Abschreibung aus der alten Steuererklärung
• Geschäftsdarlehen, getrennt von Darlehen zwischen den Eigentümern und der LLC
• Anschaffungskosten für Steuerzwecke und Marktwert jedes Vermögenswerts am Stichtag: Fällt der Tausch unter Abschnitt 351, wird eine Aufstellung dazu der Form 1040 des Eigentümers oder der letzten Form 1065 der Personengesellschaft sowie der ersten Form 1120-S der Kapitalgesellschaft beigefügt

Die erste Form 1120-S ist bis zum 15. Tag des 3. Monats nach Ende des Steuerjahres der Kapitalgesellschaft fällig (Anleitung).

Was ändert sich bei der Lohnabrechnung?

Ab dem Wirksamkeitsdatum ist ein Eigentümer, der im Unternehmen arbeitet und dafür eine Vergütung erhält oder Anspruch darauf hat, Arbeitnehmer der Kapitalgesellschaft, und diese Vergütung ist Lohn. Publication 15 behandelt Officer von Kapitalgesellschaften, die in einem Unternehmen in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft arbeiten, als Arbeitnehmer, und nach Aussage des IRS sind ihre Vergütungen für Leistungen Lohn, auch wenn sie zugleich Aktionäre sind.

Entnahmen vor dem Wirksamkeitsdatum bleiben Entnahmen.

Das muss die Kapitalgesellschaft jetzt führen:

• Lohnabrechnung unter der EIN der Kapitalgesellschaft, derselben Nummer, die die Wahl verwendet. Eine LLC mit einem Mitglied verwendet für Lohnabgaben bereits ihre eigene EIN.
• Einbehalt von Einkommensteuer sowie von Steuern für Social Security (US-Rentenversicherung) und Medicare (US-Krankenversicherung für Ältere), mit Form 941 (vierteljährliche Lohnsteuererklärung) und Form 940 (jährliche FUTA-Erklärung) (IRS), und eine Form W-2 (Lohnbescheinigung) für den Eigentümer (Publication 15).
• Eine verantwortliche Person, etwa ein Officer der Kapitalgesellschaft, die diese Steuern vorsätzlich nicht einbehält oder nicht abführt, kann persönlich haften, und zwar für die gesamte unbezahlte einbehaltene Einkommensteuer sowie Social-Security- und Medicare-Steuer des Arbeitnehmers.
• Angemessene Vergütung vor Ausschüttungen, die kein Lohn sind. Der IRS kann Zahlungen an einen Aktionär, der zugleich Arbeitnehmer ist, als Lohn umqualifizieren.
• Krankenversicherung, die die Kapitalgesellschaft für einen Eigentümer mit mehr als 2 % der Anteile zahlt, wird in der Form W-2 des Eigentümers als Lohn gemeldet; siehe Krankenversicherung für Eigentümer.
• Lohnabrechnungskonten der Bundesstaaten, wo Ihr Bundesstaat sie verlangt. Publication 15 weist darauf hin, dass die meisten Arbeitgeber sowohl eine bundesweite als auch eine einzelstaatliche Steuer zur Arbeitslosenversicherung zahlen; klären Sie das vor der ersten Lohnabrechnung mit der Steuerbehörde Ihres Bundesstaates.

Wie hoch die Vergütung angemessen ist: Gehalt des Eigentümers einer S Corporation. Einrichtung: Lohnabrechnung selbst durchführen. Wahl wirksam, aber keine Lohnabrechnung durchgeführt: S Corporation ohne durchgeführte Lohnabrechnung.

Wie buche ich Geld der Eigentümer nach der Wahl?

Buchen Sie jede Überweisung nach dem, was sie ist, nicht nach der Bezeichnung der Bank. Die Anleitung zu Form 1120-S behandelt Zahlungen an einen Officer als Lohn, soweit sie eine angemessene Vergütung sind, und der IRS nennt Gerichtsurteile, in denen Zahlungen an mitarbeitende Eigentümer, die als Darlehen oder Ausschüttungen bezeichnet waren, als Lohn behandelt wurden.

Verändert die Wahl die LLC selbst, ihre Registrierung im Bundesstaat oder ihre Steuern im Bundesstaat?

Die LLC bleibt eine LLC. Form 2553 ist eine Wahl für die US-Bundessteuer; der IRS beschreibt eine LLC als eine nach dem Recht des Bundesstaates gebildete Struktur, die er gesondert einstuft. Die Steuer im Bundesstaat ist eine andere Frage, und die Bundesstaaten regeln sie unterschiedlich. New York ist ein Beispiel:

• New York State behandelt eine S Corporation nach Bundesrecht nicht automatisch als S Corporation des Staates New York, sofern das Gesetz es nicht vorschreibt; die Gesellschaft reicht Form CT-6 ein, um zu wählen (New York).
• New York City kennt keine Wahl als S Corporation und erkennt die des Staates nicht an; eine S Corporation nach Bundesrecht, die in der Stadt geschäftlich tätig ist, unterliegt in der Regel der General Corporation Tax der Stadt (NYC Finance).

Prüfen Sie die Behandlung in Ihrem Bundesstaat vor der ersten Steuererklärung des Bundesstaates und bevor Sie annehmen, dass bestehende Einreichungen der LLC im Bundesstaat enden. Zu den Bundesstaaten siehe Besteuerung von S Corporations.

Was gilt, wenn die Wahl verspätet war oder nie angenommen wurde?

Solange der IRS die Wahl nicht angenommen hat, steht das Wirksamkeitsdatum nicht fest, und damit auch nicht der Stichtag. Die unterstellte Einstufung als Kapitalgesellschaft gilt für eine rechtzeitige S-Wahl; eine verspätete braucht Entlastung. Hat der IRS ein späteres Datum akzeptiert, als Sie beantragt haben, besagt die CP261-Mitteilung, dass Form 2553 für das beantragte Datum nicht rechtzeitig eingereicht wurde und nach Revenue Procedure 2013-30 Entlastung möglich sein kann. Bis dahin:

• Ein vorsichtiges Vorgehen, bis das Datum feststeht: Führen Sie Vergütung des Eigentümers, Ausschüttungen und Darlehen auf getrennten Konten, und lassen Sie die alten Eigenkapitalkonten offen.
• Für einen Zeitraum, den die Wahl nicht abdeckt, gelten der bisherige Veranlagungsstatus und die bisherige Behandlung der Vergütung des Eigentümers in der Regel weiter, bis eine Entlastung gewährt wird. Klären Sie Ihre Position bei der Einreichung, bevor die Steuererklärung für diesen Zeitraum fällig ist: Die Entlastung für eine LLC, die auch den Status einer Kapitalgesellschaft braucht, setzt voraus, dass alle erforderlichen Steuererklärungen rechtzeitig und im Einklang mit dem S-Status eingereicht wurden, oder dass die Steuererklärung des ersten Jahres noch nicht fällig ist (Anleitung; Rev. Proc. 2013-30, Abschnitt 5.03). Eine auf die alte Weise eingereichte Steuererklärung kann die Entlastung ausschließen; fragen Sie daher einen Fachmann, bevor Sie eine einreichen.

So erkennen Sie, ob der IRS das Formular angenommen hat und wie die Entlastung funktioniert: Entlastung bei verspäteter S-Wahl. Wurde die Wahl angenommen, das Unternehmen reichte aber weiter Schedule C ein, siehe S Corporation, die auf Schedule C gemeldet wurde.

Wann sollte ich die alte Datei vor dem Wechsel bereinigen?

Bereinigen Sie die alte Datei, bevor die Eröffnungssalden festgelegt werden. Wo Schedule L vorgeschrieben ist, sollte die Bilanz der ersten Form 1120-S mit den Büchern übereinstimmen; in jedem Fall wird ein in der alten Datei verbliebener Fehler zu einem Fehler im Eröffnungs-Eigenkapital. Diese Reihenfolge empfiehlt die Praxis der Buchhaltung, keine Regel des IRS:

1. Stimmen Sie jedes Bank- und Kartenkonto bis zum Stichtag ab.
2. Buchen Sie private Belastungen aus; siehe vermischte betriebliche und private Gelder bereinigen.
3. Legen Sie Entnahmen, Einlagen und Darlehen der Eigentümer auf eigene Konten.
4. Erfassen Sie Forderungen, Verbindlichkeiten und vorausbezahlte Posten zum Stichtag, und lösen Sie Opening Balance Equity auf.
5. Sichern Sie die Berichte der alten Datei zum Stichtag für die letzte Schedule C oder Form 1065.

Entscheiden Sie dann, wie es weitergeht. Der IRS schreibt keine der beiden Möglichkeiten vor.

Die ganze Auswahl steht in bereinigen oder neu anfangen und in der Checkliste zur Bereinigung.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und sind in US-Dollar.

Eine Beratungs-LLC mit einem Eigentümer wählt die S Corporation zum 1. Juli

Angenommen, der Eigentümer bilanziert sowohl in den Büchern als auch in Schedule C periodengerecht, ohne Unterschiede zwischen Buchhaltung und Steuer. Die LLC beginnt das Jahr ohne Eigenkapital. Von Januar bis Juni erzielt sie US$60.000 Gewinn, der in Schedule C des Eigentümers mit Selbstständigensteuer gemeldet wird, und der Eigentümer entnimmt davon US$15.000. Am 30. Juni zeigen die Bücher Bargeld von US$40.000, Forderungen von US$10.000 und Verbindlichkeiten von US$5.000, das Eigenkapital beträgt also US$45.000.

Am 1. Juli werden die US$45.000 Eigenkapital des Eigentümers hier als Stammkapital und Kapitalrücklage eröffnet, und die Entnahmen enden. Die US$10.000, die Kunden schulden, stecken bereits im Gewinn der Schedule C; der Zahlungseingang im Juli verschiebt sie also nur von den Forderungen zum Bargeld. Bei der Zufluss-Abfluss-Methode wären sie in diesem Gewinn noch nicht enthalten, und die Tauschregeln würden entscheiden, welche Steuererklärung sie erfasst. Von Juli bis Dezember gehört der Gewinn der Kapitalgesellschaft und wird in Form 1120-S gemeldet, mit dem Lohn des Eigentümers in der Lohnabrechnung.

Eine Design-LLC mit zwei Mitgliedern wählt die S Corporation zum 1. Januar

Die Kapitalkonten der Mitglieder betragen US$60.000 und US$40.000, und sie werden zu Aktionären mit 60 und 40 Prozent. Die letzte Form 1065 der Personengesellschaft deckt das Vorjahr bis zum 31. Dezember ab. Am 1. Januar zeigen die Bücher US$100.000 Stammkapital und Kapitalrücklage, ein Bestand je Aktionär. Eine Ausschüttung von US$20.000 in diesem Verhältnis wird als US$12.000 und US$8.000 gebucht, je eine Buchung pro Aktionär, passend zu den tatsächlichen Zahlungen.

Aus Entnahmen werden Lohn und Ausschüttungen

Vor der Wahl entnahm der Eigentümer US$4.000 im Monat. Danach nehmen wir an, die Lohnabrechnung erfasst US$2.500 Bruttolohn im Monat und zieht davon Einkommensteuer und den Arbeitnehmeranteil an der Social-Security- und Medicare-Steuer ab, während der Arbeitgeberanteil eine gesonderte Kostenposition des Unternehmens ist. Die übrigen US$1.500 sind eine Ausschüttung, die im Eigenkapital gebucht wird. Der Lohn dient nur der Veranschaulichung: Die angemessene Vergütung hängt von der Arbeit ab.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Wahl ist eingereicht, aber das Wirksamkeitsdatum, die Eröffnungssalden oder die Aufteilung in Lohn und Ausschüttung sind unklar, eine Personengesellschaft wird umgewandelt, oder für einen Zeitraum, den die Wahl abdecken sollte, wurde bereits eine Steuererklärung auf die alte Weise eingereicht: Stichtag, Eröffnungs-Eigenkapital und die Frage, ob Lohnabrechnung und erste Form 1120-S aus den vorhandenen Büchern aufgebaut werden können, hängen von Ihren Unterlagen ab, nicht von einer Faustregel. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, bevor Lohnabrechnung oder Steuererklärung darauf aufbauen.
• Sie überlegen noch, ob Sie die Wahl treffen sollen: siehe Sollten Sie den Status als S Corporation wählen.
• Form 2553 kam zu spät, wurde abgelehnt oder nie bestätigt: siehe Entlastung bei verspäteter S-Wahl.
• Ein Eigentümer ist ein nicht in den USA ansässiger Ausländer (Nonresident Alien), oder Sie sind unsicher über die steuerliche Ansässigkeit eines Eigentümers in den USA: siehe Sollten Sie den Status als S Corporation wählen dazu, wer wählen darf, und Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Die LLC hat sich bereits für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft entschieden (Form 8832): siehe Wechsel von der C Corporation zur S Corporation.
• Sie wollen die vollständigen Konten und Buchungen einer S Corporation: siehe Buchhaltung einer S Corporation und für die Steuererklärung Besteuerung von S Corporations.
• Die Bücher sind monatelang im Rückstand oder mit privaten Ausgaben vermischt: siehe Nachholbuchhaltung bei einer S Corporation und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie besitzen mehr als eine LLC: siehe Buchhaltung für mehrere Unternehmen.
• Sie haben sich vor der Wahl aus einer LLC mit einem Mitglied W-2-Lohn gezahlt: siehe Lohn aus der eigenen LLC mit einem Mitglied.