Contabilidade atrasada de corporação S: retiradas e folha

O que a contabilidade atrasada de uma corporação S precisa mostrar para o Form 1120-S?

A contabilidade precisa sustentar cada valor do Form 1120-S e do Schedule K-1 de cada acionista: remuneração dos diretores, distribuições, empréstimos de e para acionistas e um balanço patrimonial de fim de ano que concorde com os livros e registros da corporação (instruções do Form 1120-S).

Os números de linhas e de itens são do formulário atual. Para um ano anterior, use o formulário daquele ano: o item do Schedule K-1 para empréstimos do acionista tem outra letra em alguns anos e não existe em outros (K-1 de 2020; K-1 de 2018).

A linha 19 do Schedule L deve, em geral, bater com a soma dos empréstimos nos K-1. A corporação cuja receita total e cujo ativo total no fim do ano ficam, cada um, abaixo de $250.000 responde Yes à pergunta 11 do Schedule B e não precisa preencher os Schedules L e M-1 (Form 1120-S). Mesmo assim, a contabilidade precisa bastar para comprovar os itens da declaração (26 CFR 1.6001-1).

O caso deixa de ser simples quando dinheiro foi para um proprietário e nenhuma folha de pagamento rodou, um saldo devido ao acionista não tem nota, a empresa pagou gastos pessoais, os acionistas receberam valores diferentes, vários anos estão em aberto e há declarações entregues apoiadas nos livros antigos, chegou um aviso do IRS ou do estado, o Form 1120-S vence e a contabilidade não está pronta, ou um preparador perguntou por que as distribuições passam do lucro. Nesses casos, a ordem da reconstrução e o motivo de cada transferência a proprietários vêm primeiro; a última seção indica o caminho de cada caso.

Reúna primeiro: extratos bancários e de cartão de todas as contas e meses, inclusive de qualquer conta pessoal que recebeu pagamentos de clientes ou pagou custos da empresa; relatórios da folha de pagamento de cada ano, ou a confirmação de que não existem; os Forms 1120-S anteriores com os K-1 e a carta de aceitação da opção pelo regime S; a lista de acionistas com as datas; documentos de empréstimos e quaisquer acordos escritos entre proprietários e a empresa; Forms W-2 ou 1099 emitidos aos proprietários; as declarações pessoais entregues de cada acionista e os cronogramas de custo-base; qualquer aviso do IRS ou do estado.

Por onde começo quando vários anos da contabilidade de uma corporação S estão atrasados?

Trabalhe o ano mais antigo primeiro e termine-o antes do seguinte, porque os saldos finais de cada ano são os saldos iniciais do próximo.

1. Confirme que a opção pelo regime S entrou em vigor. Encontre a carta de aceitação do IRS para o Form 2553 e a data de início. A falta da carta, por si só, não desfaz uma opção aceita; o IRS pode reemiti-la a pedido (Rev. Proc. 2022-19). Se a opção foi tardia, ou se um acionista não era elegível (uma corporação S não pode ter acionista estrangeiro não residente nem mais de uma classe de ações), a corporação pode ter sido tributada como corporação C nesses anos. Uma LLC cuja classificação como corporação nunca entrou em vigor pode, em vez disso, ter sido uma entidade desconsiderada (disregarded entity) ou uma sociedade (instruções do Form 2553; IRS: LLCs). Resolva isso primeiro; veja alívio por opção tardia pelo regime S.
2. Veja o que o IRS tem registrado. Uma Business Tax Account mostra o saldo por ano e as transcrições fiscais; o responsável designado também vê os avisos e cartas do IRS. Essa pessoa precisa ser um diretor ou administrador-membro, um empregado atual que recebeu um Form W-2 no ano de entrega mais recente e ter poderes para obrigar a corporação; por isso, uma corporação que nunca rodou folha de pagamento pode não se qualificar. Um acionista com K-1 pode se cadastrar para acesso limitado ao saldo e às transcrições. Liste as declarações de cada ano como entregues, não entregues ou sob aviso.
3. Defina o ponto de partida. Trate o Schedule L final (se a declaração tiver um) e os K-1 da última declaração entregue como saldos a testar, não como prova.
4. Concilie o caixa com os extratos. Todas as contas bancárias e de cartão, mês a mês, e qualquer conta pessoal que recebeu pagamentos de clientes ou pagou custos da empresa.
5. Separe o dinheiro dos proprietários. Coloque cada transferência para ou de um proprietário, e cada cobrança com cara de pessoal, em uma única conta temporária, em vez de escolher uma classificação na hora.
6. Classifique os itens separados, ano a ano: salário, distribuição, empréstimo, aporte de capital ou pagamento de empréstimo. Isso define folha de pagamento, patrimônio líquido e custo-base, por isso vem antes deles.
7. Monte a folha de pagamento de cada ano com salários: salários, retenções, imposto do empregador e passivos zerados contra os depósitos. Liste as declarações ainda por entregar.
8. Monte as contas dos acionistas: distribuições por acionista, a evolução dos saldos devido ao acionista e devido pelo acionista, e o cronograma de custo-base.
9. Confira o ano com a declaração. Liste cada diferença em relação ao Schedule L e aos K-1 entregues, com a causa, e só então comece o ano seguinte.

As etapas 6 e 7 são onde os casos deixam de ser simples. As seções abaixo tratam de cada uma.

A atualização contábil demora mais para uma corporação S com folha de pagamento?

Sim. A folha de pagamento acrescenta trabalho à atualização contábil de uma corporação S em todo ano com salários, porque a contabilidade também precisa bater com os Forms W-2 e W-3, com o Form 941 de cada trimestre e seus depósitos, com o Form 940 e com as declarações estaduais. Todo ano também exige a decisão sobre o motivo de cada transferência a proprietários. A quantidade de anos de atraso, os extratos que faltam, os gastos pessoais a classificar, os empréstimos de acionistas sem documento e as declarações entregues que precisam de retificação também influenciam o prazo e o preço; veja custo da atualização contábil e custo da contabilidade de uma corporação S.

Por que o IRS trata a remuneração do proprietário como salário se eu só fiz retiradas?

O diretor de uma corporação é, em geral, empregado para fins do imposto de Social Security e Medicare e da retenção do imposto de renda, com uma exceção estreita para o diretor que não presta serviços ou presta apenas serviços mínimos e não tem direito a pagamento (26 U.S.C. 3121(d); 26 U.S.C. 3401(c); IRS: como pagar a si mesmo). O pagamento pelos serviços de um diretor é, portanto, salário, seja qual for o nome no histórico do banco ou na contabilidade.

O IRS manda as corporações S tratarem os pagamentos pelos serviços dos diretores como salário, e não como distribuições de dinheiro e bens, pagamento de despesas pessoais ou empréstimos (FS-2008-25). “Retirada” não é uma dessas categorias, então uma conta do razão chamada retiradas do proprietário ainda precisa ser distribuída entre elas. O mesmo vale para as retiradas dos membros de uma LLC que optou pelo regime de corporação S: ela declara no Form 1120-S, com cotas no lugar de ações (instruções do Form 1120-S).

• Quem. O diretor que presta mais que serviços mínimos e recebe ou tem direito a pagamento é empregado, e ser acionista não muda nada (IRS: diretores).
• Quanto. Uma corporação S deve pagar remuneração razoável antes de fazer distribuições que não são salário, e a remuneração razoável nunca passa do que o acionista recebeu (IRS: questões de remuneração). Não existem diretrizes específicas, os tribunais decidem conforme os fatos (FS-2008-25), e a intenção da corporação de limitar os salários não prevalece (IRS: diretores).
• Qual parte. Na medida em que a receita vem de empregados que não são acionistas e de capital e equipamentos, os pagamentos ao acionista são, corretamente, distribuições. Na medida em que vem dos serviços do próprio acionista, são salário, assim como o pagamento por trabalho administrativo que o acionista faz para esses empregados ou bens, como a gestão deles. O IRS pode reclassificar distribuições como salário (IRS: questões de remuneração).

O dinheiro retirado apenas como retiradas pode, portanto, ser em parte salário e em parte distribuição. A divisão é um julgamento sobre o trabalho feito; para dimensioná-la, veja salário do proprietário de uma corporação S. Um lançamento contábil, sozinho, não declara salários: eles chegam ao IRS pelas declarações da folha de pagamento, então a contabilidade e as declarações precisam concordar.

Como classifico as grandes transferências para mim: salário, distribuição ou empréstimo?

Classifique cada transferência pelo motivo dela. Pagamento por serviços é salário. Um empréstimo ou o pagamento de um empréstimo precisa de condições reais. Um pagamento relativo às ações é uma distribuição (seção 1368(a)). Pagamentos de aluguel, de juros, de bens comprados do proprietário ou de custos que o proprietário pagou, em condições reais, não são pagamentos relativos às ações.

O teste do empréstimo vem do IRS (IRS: como pagar a si mesmo), que também diz que um empréstimo abaixo do mercado pode ser tratado, conforme a substância, como presente, dividendo, aporte de capital ou pagamento de salário. Supostos empréstimos já foram tratados como salário quando eram notas à vista, sem garantia e sem juros, feitas por vontade do proprietário a um proprietário que fazia trabalho substancial, e pagas apenas por um crédito em papel (IRS: diretores).

Qual classificação serve depende de fatos que só o proprietário e os documentos podem mostrar: o trabalho feito, o que foi combinado quando o dinheiro saiu e como foi pago de volta. Reembolsar o proprietário por custos da empresa que ele pagou é outro caso; veja reembolso de despesas do proprietário.

O que faço com um grande volume de distribuições ao proprietário?

Teste as distribuições de cada ano de três maneiras antes de mantê-las como distribuições.

• A remuneração razoável foi paga primeiro? A remuneração razoável vem antes das distribuições que não são salário (IRS). Se não foi, volte à seção sobre como classificar as transferências.
• Todos os acionistas têm direitos idênticos às distribuições? Distribuições, inclusive as presumidas (benefícios que agem como pagamento, como uma conta pessoal paga pela empresa), que diferem no momento ou no valor têm o efeito fiscal apropriado (26 CFR 1.1361-1(l)(2)). Veja distribuições desiguais.
• Cada acionista tem custo-base para cobri-las? Uma distribuição é isenta de imposto até o custo-base das ações, e o excedente é ganho (seção 1368(b)). Veja distribuições acima do custo-base.

Uma distribuição maior que o lucro do ano não decide, por si só, o efeito fiscal. O custo-base decide e, para uma corporação com lucros acumulados e earnings and profits de um ano como corporação C, a seção 1368(c) acrescenta uma regra de ordem. Uma opção pode colocar os earnings and profits primeiro: todos os acionistas que receberam uma distribuição consentem, e uma declaração vai em um Form 1120-S original ou retificador, entregue no prazo, daquele ano (seção 1368(e)(3); 26 CFR 1.1368-1(f)). Cada valor também precisa bater com o banco e com a caixa 16, código D, do K-1; veja como registrar distribuições.

O que faço com os gastos pessoais pagos pela corporação S?

Despesas pessoais, de subsistência e familiares não são dedutíveis (seção 262). Um gasto pessoal pago pela empresa recebe uma das mesmas classificações de qualquer outra transferência a um proprietário: salário, distribuição, empréstimo ou pagamento de empréstimo do proprietário. O IRS cita uma decisão judicial em que o uso pessoal da conta bancária da empresa pelo proprietário gerou imposto sobre o emprego, e outra em que despesas pessoais pagas pela corporação em favor de um acionista foram tratadas como pagamento pelos serviços dele (IRS: diretores).

1. Liste cada cobrança pessoal nos extratos, por proprietário e por ano. Para um item misto, como um carro ou um celular, só a parte da empresa continua como despesa.
2. Tire as cobranças pessoais das contas de despesa e leve-as para a conta temporária; classifique cada uma com os testes da seção sobre classificação.
3. Confira se uma declaração entregue as deduziu. Se sim, a dedução talvez tenha de ser retirada; veja corrigir uma declaração de empresa já entregue.

As regras de cada classificação estão em corporação S pagando despesas pessoais.

O que é o saldo devido ao acionista e como faço a conciliação?

Um saldo devido ao acionista é uma conta genérica. A declaração o divide em empréstimos do acionista, empréstimos ao acionista, aportes de capital, distribuições e salários, então a conciliação também precisa dividi-lo.

Para conciliar, exporte todos os lançamentos com a linha do banco ou do cartão, dê a cada um uma linha na tabela e depois evolua a conta por acionista e por ano: saldo inicial, mais adiantamentos, menos pagamentos, igual ao saldo final. Compare cada saldo final com o item I do K-1 e com as linhas 7 e 19 do Schedule L da declaração entregue.

Mantenha separados os empréstimos ao proprietário e os empréstimos do proprietário. O custo-base dos empréstimos de um proprietário é, em geral, o saldo que a corporação deve a ele, então o dinheiro que a corporação emprestou ao proprietário não acrescenta nada (instruções do Form 7203). Adiantamentos que um proprietário faz sem nota escrita são dívida em conta corrente aberta (open account debt), uma conta para cada acionista, compensada no fim do ano (26 CFR 1.1367-2(d)(2)). O saldo que a corporação deve a um acionista no fim do ano, acima de $25.000, é tratado como uma nota escrita a partir do ano seguinte (26 CFR 1.1367-2(a)(2)). O dinheiro que a corporação adianta a um proprietário não é coberto por essa regra.

O IRS cita uma decisão judicial em que as transferências anteriores de um acionista único para a corporação foram tratadas como aportes de capital, não como empréstimos, e os pagamentos posteriores da corporação a esse acionista como salário, não como distribuições nem como pagamento de empréstimo (IRS: diretores). Se um saldo é uma dívida depende dos fatos, e um saldo grande sem documentos pede um profissional. Para decidir se o dinheiro colocado por um proprietário é empréstimo ou capital, veja empréstimos de acionistas a uma corporação S.

A contabilidade refeita precisa bater com o Schedule L das declarações já entregues?

Nada nas instruções do Form 1120-S exige que uma contabilidade nova copie uma declaração antiga, mas o Schedule L deve concordar com os livros e registros da corporação (instruções do Form 1120-S). Uma diferença entre os saldos refeitos do fim do ano e o Schedule L entregue significa que os livros antigos, a declaração antiga ou os livros refeitos estão errados, e cada diferença precisa de uma causa. Se a declaração entregue respondeu Yes à pergunta 11 do Schedule B, ela não tem Schedule L; confira o ano refeito com os K-1, as declarações da folha de pagamento e os extratos bancários.

1. Alinhe cada saldo refeito do fim do ano com o Schedule L e os K-1 entregues: caixa, empréstimos para e de acionistas e patrimônio líquido.
2. Dê a cada diferença uma causa: um erro dos livros antigos que a declaração não repetiu; um erro na declaração, como salários nunca declarados ou um gasto pessoal deduzido; ou apenas uma diferença na forma de agrupar as contas.
3. Para um erro na declaração, entregue um Form 1120-S retificador com a caixa de declaração retificadora marcada e uma explicação de cada linha alterada, do valor corrigido e do motivo. Envie um K-1 retificador a qualquer acionista cujo K-1 estava errado. Uma alteração também pode afetar a declaração estadual (instruções do Form 1120-S).
4. O acionista declara os itens do K-1 como a corporação os declarou (instruções do K-1); por isso, quem já entregou a declaração pode precisar de um Form 1040-X separado para cada ano que mudar (instruções do Form 1040-X). Salários declarados agora, distribuições alteradas e um custo-base alterado podem chegar a essas declarações e às dos anos seguintes.

Um ajuste forçado no patrimônio líquido esconde uma diferença em vez de explicá-la; veja balanço patrimonial de corporação S que não fecha. Para corrigir uma declaração e seus K-1, veja corrigir uma declaração de empresa já entregue.

Quais anos de declarações da folha de pagamento e de W-2 precisam ser postos em dia, e que multas vêm junto?

Um ano precisa de declarações da folha de pagamento quando o dinheiro pago a um diretor que prestou mais que serviços mínimos é tratado como salário nesse ano. Os anos decorrem da classificação, não da idade da contabilidade. Se e como as retiradas passadas são tratadas como salário depende dos valores, das datas de pagamento e do que já foi entregue.

Para cada um desses anos sem declarações da folha de pagamento entregues, a corporação entrega um Form 941 original para cada trimestre, a partir do primeiro com pagamento de salários, na revisão do formulário daquele período (Publication 15). Depois, entrega para todos os trimestres seguintes, mesmo sem salários, a menos que tenha entregue uma declaração final ou seja empregador sazonal. O Form 944 substitui o Form 941 apenas se o IRS notificou a corporação para entregá-lo (instruções do Form 941). Os Forms W-2 e W-3, e o Form 940 e as declarações estaduais, quando exigidos, também vêm em seguida. O Form 941-X corrige um Form 941 já entregue, e o Form W-2c com o Form W-3c corrige um Form W-2 já entregue (instruções do W-2). Se o Form 1120-S entregue não deduziu esses salários, seguem um Form 1120-S retificador e os K-1.

Para um trimestre sem Form 941 entregue, o Code permite que o IRS lance o imposto a qualquer tempo (seção 6501(c)(3)). Depois que um Form 941 é entregue, o prazo habitual é de três anos a partir de 15 de abril do ano seguinte, ou da data de entrega, se posterior (seção 6501(a) e (b)(2)). O manual do IRS aplica os mesmos prazos à trust fund recovery penalty (IRM 5.7.3.6).

O IRS também cobra juros sobre as multas (IRS: multa por falta de pagamento).

A corporação que tratou um empregado como não empregado é, em geral, responsável pelo imposto que não reteve. Taxas especiais da seção 3509 podem se aplicar, conforme os Forms 1099 exigidos tenham sido entregues ou não. Elas não valem em caso de desrespeito intencional à exigência de retenção, nem quando o imposto de renda foi retido mas o de Social Security ou Medicare não (Publication 15). O IRS diz que isso inclui o diretor de uma corporação que se trata como não empregado (IRS: como pagar a si mesmo). Alívio e avisos estão em atraso nos impostos da folha de pagamento.

Como empréstimos e distribuições se ligam ao custo-base das ações e da dívida?

As distribuições reduzem o custo-base das ações, e os empréstimos de um proprietário à corporação criam custo-base de dívida. O dinheiro que a corporação empresta ao proprietário não cria nenhum dos dois, então a contabilidade precisa separá-los antes que o custo-base possa ser montado.

Cada acionista mantém os registros de custo-base, e o acionista que recebeu uma distribuição que não é dividendo ou um pagamento de empréstimo entrega o Form 7203 com a declaração (instruções do Form 7203, a fonte da tabela). A contabilidade fornece as datas e os valores. Monte o cronograma a partir do primeiro ano de participação: o custo-base inicial das ações de cada ano é igual ao custo-base final do ano anterior.

O ganho no pagamento de um empréstimo cujo custo-base foi reduzido por prejuízos é ganho de capital em uma nota formal e ganho ordinário em dívida em conta corrente aberta. As instruções do Form 7203 tratam o saldo em conta aberta acima do limite dos dois modos: como nota formal, para o ganho, e como dívida em conta aberta com ganho ordinário. Esse pagamento pede um profissional. Para o cronograma de custo-base e as condições do empréstimo, veja custo-base do acionista de uma corporação S e empréstimos de acionistas a uma corporação S; para distribuições acima do custo-base, veja distribuições acima do custo-base.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Um proprietário, dois anos, sem folha de pagamento

Uma corporação S de um único proprietário tem US$150.000 de lucro em cada um de 2 anos. O proprietário trabalha em tempo integral no negócio e retira US$120.000 por ano da conta da empresa, lançados como “retiradas do proprietário”. Nenhuma folha de pagamento rodou, e os dois Forms 1120-S foram entregues com base nesses livros.

Trabalhe primeiro o ano 1. Separe os US$120.000 e depois decida o motivo. Suponha que uma análise das funções do proprietário e da origem da receita sustente US$60.000 como remuneração razoável. O ano 1 passa a ter US$60.000 de salários, com declarações da folha de pagamento, e US$60.000 de distribuições. O lucro antes do imposto do empregador sobre a folha cai de US$150.000 para US$90.000. O ano 2 abre com os saldos corrigidos do ano 1 e é trabalhado do mesmo modo. Outra análise poderia sustentar outra divisão, e nenhuma fração do dinheiro do proprietário é um valor de salário seguro. Quais anos precisam de declarações da folha de pagamento e se as declarações entregues serão retificadas são as perguntas a resolver antes de montar os saldos do ano 2.

Uma corporação 50/50 paga as contas de um acionista

Uma corporação S 50/50 pagou US$30.000 de faturas de cartão de crédito e custos de carro de um acionista (A). Os extratos mostram US$24.000 pessoais e US$6.000 da empresa. Os US$6.000 continuam como despesa. Os US$24.000 precisam de uma classificação:

Se a contabilidade tivesse deduzido os US$24.000, uma classificação como distribuição ou empréstimo remove essa dedução, e a parte de cada proprietário na renda aumenta em US$12.000 no 50/50, inclusive a de B, que não recebeu nada disso. Os salários continuam dedutíveis.

Colocou US$40.000, retirou US$90.000

Um proprietário colocou US$40.000 na corporação no ano 1, sem nota, e depois retirou dinheiro em cada um de 3 anos. A conta devido ao acionista evolui ano a ano:

Se os primeiros US$40.000 foram um empréstimo e os registros mostram que os US$10.000 e os US$30.000 retirados nos anos 1 e 2 foram pagamentos, esses pagamentos o quitam, e os US$50.000 do ano 3 não são pagamento, então precisam de uma classificação própria. Sem essa prova, as retiradas dos anos 1 e 2 também precisam de uma classificação: salário, distribuição ou pagamento. O saldo devido ao proprietário no ano 1 também está acima do limite da conta aberta, então, a partir do ano 2, é tratado como uma nota escrita para fins de custo-base. Se os US$40.000 foram um aporte de capital, nenhum dos US$90.000 é pagamento e todo o valor precisa de uma classificação. Nos dois casos, o cronograma de custo-base é montado a partir dessa resposta, ano a ano.

E no seu caso?

• O Form 1120-S vence e a contabilidade não está pronta: a ordem da reconstrução e a pergunta sobre o motivo da remuneração do proprietário vêm primeiro. A declaração de uma corporação com ano-calendário vence 15 de março do ano seguinte, ou 15 de setembro com um Form 7004 entregue no prazo; veja prorrogação quando a contabilidade não está pronta. Se a reconstrução for mais do que você consegue terminar a tempo, conte com ajuda de escrituração contábil.
• O IRS enviou um aviso de folha de pagamento ou de multa: leia atraso nos impostos da folha de pagamento. Se o aviso cobre anos com a contabilidade atrasada, conte com ajuda de escrituração contábil para refazê-los em ordem.
• Seu preparador pergunta por que as distribuições passam do lucro: a remuneração do proprietário, os anos de folha de pagamento e o custo-base entram nessa resposta. Veja distribuições acima do custo-base e ajuda de escrituração contábil, se a contabilidade por trás disso não foi refeita.
• Vários anos passados não têm folha de pagamento e declarações entregues se apoiam nesses livros: o ano mais antigo é refeito primeiro e cada ano é testado contra a sua declaração. Veja ajuda de escrituração contábil.
• Você não encontra a carta de aceitação da opção pelo regime S: veja alívio por opção tardia pelo regime S.
• Declarações de anos anteriores nunca foram entregues: veja como pôr em dia declarações de empresa não entregues.
• Dois ou mais acionistas receberam valores diferentes: veja distribuições desiguais em corporação S.
• Você nunca rodou a folha de pagamento neste ano: veja folha de pagamento nunca rodada em corporação S.
• Anos passados foram entregues por engano no Schedule C: veja corporação S declarada no Schedule C.
• O balanço patrimonial não fecha: veja balanço patrimonial de corporação S que não fecha.
• Você quer uma rotina para reembolsar custos pagos pelo proprietário: veja reembolso de despesas do proprietário.