Registrar el GST/HST en su contabilidad: cuentas, ITC y neto

¿Qué cuentas de GST/HST necesita un negocio registrado?

Cree cuentas para el impuesto cobrado, el impuesto pagado en las compras (créditos fiscales por insumos, ITC) y el impuesto neto por pagar. Con ellas se obtienen las tres cifras que pide la declaración: el impuesto cobrado o por cobrar (línea 103), los ITC (línea 106) y el impuesto neto (línea 109). Con el método regular (no el Quick Method), el impuesto neto es el impuesto de las ventas menos los ITC, más o menos los ajustes (CRA: calcule su GST/HST neto; Excise Tax Act, s. 225).

La CRA (la autoridad tributaria de Canadá) indica que un registrante mantiene el impuesto cobrado en fideicomiso hasta enviarlo a la CRA (RC4022), por lo que los libros normalmente lo mantienen en una cuenta de pasivo, no en ventas ni en gastos. Si una corporación no remite el impuesto neto, sus directores de ese momento pueden responder personalmente junto con ella, y la CRA puede determinar un monto a un director hasta dos años después de que deje la junta (Excise Tax Act, s. 323). Si cuenta como ingreso en la declaración del impuesto sobre la renta es otra pregunta: consulte si el GST/HST cobrado es ingreso.

La mayoría de los programas asienta en estas cuentas a partir de un código de impuesto en cada línea. En un asiento de diario manual, ponga el impuesto en su propia línea, nunca dentro de la línea de ventas o de gastos.

La configuración es sencilla cuando el negocio está registrado, usa el método regular y conserva sus documentos. No lo es cuando la primera declaración todavía está por presentarse, el impuesto ya está mezclado con las ventas o los gastos, se presentaron varios períodos con estimaciones, la cuenta por pagar no coincide con el saldo de la CRA, o el negocio está ubicado en Quebec, donde las declaraciones por lo general van a Revenu Québec (RC4022).

Reúna antes de asentar: la confirmación del registro y su fecha de entrada en vigor, el período de declaración que aparece en su cuenta de la CRA (CRA: instrucciones de la declaración), las facturas de venta, los recibos de proveedores, los estados de cuenta del banco y de las tarjetas, las declaraciones presentadas y el saldo de la cuenta de la CRA.

¿Por qué el balance general muestra líneas de GST/HST por pagar, transitoria y neta?

Cada línea de GST/HST del balance general es una etapa del monto neto que usted debe a la CRA. Los nombres vienen del programa de contabilidad, no de la CRA, así que lea a qué suma cada línea en lugar de fijarse en su nombre.

En conjunto, las líneas abiertas deben igualar el impuesto cobrado menos los ITC de los períodos que aún no ha presentado. La línea por pagar debe igualar el impuesto neto de las declaraciones presentadas, menos los pagos y los pagos anticipados; un reembolso a favor va en una línea aparte por reembolsar. Un saldo transitorio que queda de un período cuya declaración ya se presentó suele indicar que la declaración nunca se asentó. Una cuenta por pagar que difiere del saldo de la CRA es un trabajo de conciliación: consulte conciliar el GST/HST por pagar con la CRA.

¿Registro el GST/HST de una venta cuando facturo o cuando el cliente paga?

Por lo general, registre el GST/HST de una venta en la fecha de la factura o en la fecha del pago, lo que ocurra primero. El impuesto se debe en la primera de estas fechas: el día en que se paga el precio (la contraprestación) o el día en que vence (Excise Tax Act, s. 168). El precio por lo general vence en la primera de estas fechas: el día en que se emite la factura por primera vez, su fecha impresa, el día en que se habría emitido de no ser por una demora indebida y el día en que un acuerdo escrito exige el pago (s. 152). La regla la fija la ley, así que no espera al efectivo, sea cual sea el método de la declaración del impuesto sobre la renta.

Una venta facturada en marzo y pagada en mayo pertenece, por lo tanto, a los libros de marzo y a la declaración que cubre marzo. Un cliente que paga antes de que usted facture hace que el impuesto se registre en la fecha del pago. Los alquileres y los cargos por licencias bajo un acuerdo escrito vencen en la fecha de pago que este fija (s. 152(2)); otros casos de fechas están en GST/HST sobre depósitos y facturas sin pagar.

Una venta de tasa cero o exenta no lleva asiento de impuesto, pero igual cuenta en las ventas de la declaración, en la línea 101 (instrucciones de la declaración). Qué ventas califican: consulte exentas, de tasa cero y fuera de alcance.

Cuando el total de un recibo incluye solo GST/HST, divida el total entre uno más la tasa del GST/HST para obtener el precio; el resto es impuesto. Si también incluye PST o QST, saque primero ese impuesto; consulte precios con impuesto incluido y GST/HST. La tasa depende de dónde se hace la venta: consulte cobrar GST/HST, PST y QST por provincia.

¿Cómo registro un gasto para que solo la parte recuperable sea un ITC?

Asiente el precio en la cuenta de gasto y el GST/HST recuperable en la cuenta de ITC; el total va a banco, tarjeta o cuentas por pagar. El crédito pertenece al período en que el impuesto se debe o se paga (Excise Tax Act, s. 169).

Una factura emitida en el período pero sin pagar al cierre del período por lo general sigue generando su crédito en ese período, porque el impuesto se debe en la primera de estas fechas: el pago o el día en que vence el precio. El crédito también exige tener los documentos del proveedor antes de presentar la declaración (s. 169(4); CRA: créditos fiscales por insumos). Un crédito que no se reclama a tiempo se pierde; la mayoría de los registrantes tiene cuatro años. Consulte qué debe mostrar un recibo. El impuesto pagado antes de su fecha de registro sigue sus propias reglas: consulte reclamar el GST/HST pagado antes de registrarse.

Asentar el recibo completo en la cuenta de gasto y además reclamar el ITC deduce el impuesto dos veces. Un registrante en el Quick Method no puede reclamar ITC sobre gastos operativos (CRA), así que el impuesto se queda en el gasto: consulte el Quick Method en la contabilidad.

¿Qué cambia cuando solo una parte del impuesto es recuperable?

Asiente en la cuenta de ITC solo la parte recuperable del impuesto y deje el resto en el gasto o en la cuenta del propietario. El crédito depende de en qué medida la compra fue para uso en actividades comerciales, es decir, la parte que se usa para las ventas gravables de su negocio (Excise Tax Act, s. 169).

Niveles de uso: CRA: porcentaje de elegibilidad de los ITC. La parte de las comidas es la regla habitual de la CRA (RC4022). La CRA también permite que un registrante reclame el impuesto completo de las comidas durante el año y sume de vuelta la parte restringida en la línea 104 una vez al año: quienes presentan mensual y trimestralmente, en el primer período de declaración del siguiente ejercicio fiscal; quienes presentan anualmente, en la declaración de ese ejercicio fiscal (instrucciones de la declaración; RC4022). Lo haga como lo haga, los libros deben mostrar la misma división que la declaración.

Para los plazos de la suma de vuelta, los vehículos, las oficinas en casa y otros costos sin crédito o con crédito parcial, consulte gastos sin ITC o con ITC parcial; para las comidas en una corporación, comidas y entretenimiento en la contabilidad de una corporación. Cómo trata una corporación el costo personal de un accionista es otra pregunta tributaria: consulte gastos del negocio pagados con dinero personal.

¿Cómo registro un depósito, un pago de un cliente, una nota de crédito o una factura dada de baja?

Un depósito, un pago de una factura ya asentada, una nota de crédito y una factura dada de baja tienen cada uno su propio asiento; las notas de crédito y las cuentas incobrables también ajustan la declaración.

La deducción de una factura pagada en parte cubre solo la parte sin pagar. Para las reglas de fechas, las condiciones de las cuentas incobrables y el plazo, consulte GST/HST sobre depósitos y facturas sin pagar y dar de baja facturas de clientes sin pagar.

¿Cómo registro la declaración del GST/HST: el pago, un reembolso o un pago anticipado?

Registre la declaración cuando se presenta y luego registre el dinero cuando se mueve. El impuesto neto de la declaración es la línea 109; los pagos anticipados se deducen en la línea 110, y un resultado negativo es un reembolso en la línea 114 (instrucciones de la declaración).

Quien presenta anualmente y tuvo un impuesto neto de $3,000 o más en el ejercicio fiscal anterior puede tener que hacer pagos anticipados trimestrales (CRA: pagos anticipados). La declaración anual informa los pagos anticipados en la línea 110; no los asiente otra vez. Al asentar el impuesto neto (línea 109) en por pagar se compensa el saldo deudor. Si los pagos anticipados superan un impuesto neto positivo, queda un débito: páselo a por reembolsar (débito a por reembolsar, crédito a por pagar). Los ajustes por notas de crédito y cuentas incobrables se asientan en las mismas cuentas en el período en que se informan.

Si un depósito, un pago anticipado o un reembolso difiere de lo que muestra la CRA, consulte conciliar el GST/HST por pagar con la CRA. Para saber cómo presentar y cuándo vence, consulte presentar el GST/HST y reclamar ITC.

¿Adónde van el PST y el QST si también los pago?

El PST y el QST van en sus propias cuentas, no en las del GST/HST. El impuesto neto cuenta solo el impuesto bajo la parte del GST/HST del Excise Tax Act (s. 225), y la línea 101 de la declaración excluye el impuesto provincial sobre las ventas (instrucciones de la declaración).

• PST sobre ventas: cada provincia con PST fija sus propias reglas para cobrarlo y remitirlo. Calcule el GST sobre el precio sin incluir el PST (RC4022).
• PST sobre compras: un ITC recupera el GST/HST (CRA: créditos fiscales por insumos), así que el PST pagado por lo general forma parte del costo, salvo que las reglas de esa provincia eximan la compra o le permitan recuperar el PST. Para dar seguimiento al GST/HST para la remesa pero no al PST, codifique la factura de modo que solo la parte del GST/HST alimente la cuenta de ITC; el PST se queda en el gasto.
• Provincias con HST: no hay un PST aparte; el HST, con su parte provincial, pasa por las cuentas descritas arriba.
• QST: un negocio ubicado en Quebec por lo general presenta sus declaraciones de GST/HST ante Revenu Québec con los formularios de esa agencia (RC4022). El QST tiene su propia tasa, 9.975%, y sus propias reglas. Mantenga el QST cobrado, pagado y por pagar en cuentas separadas.

Las reglas por provincia están en PST y QST por provincia.

¿Cómo verifico que las cuentas de GST/HST coincidan con la declaración antes de presentarla?

Antes de presentar, compare tres totales de los libros del período con las líneas 103, 106 y 109.

La línea 106 incluye los ITC no reclamados en un período anterior si el plazo no ha vencido (instrucciones de la declaración), así que un reclamo tardío explica una línea 106 mayor que los asientos del período. Genere el informe de impuestos con las fechas en que el impuesto se debió, incluidos los pagos parciales recibidos antes de una factura, no solo con las fechas de pago.

Las ventas de la línea 101 rara vez coinciden exactamente con el estado de resultados: consulte cuando la declaración no coincide con la contabilidad. Después de asentar la declaración y el pago, la cuenta por pagar debe coincidir con el saldo de la CRA.

¿Qué documentos respaldan cada asiento, y por cuánto tiempo los conservo?

Conserve el documento que respalda cada asiento, normalmente durante 6 años desde el final del año al que se refiere; la CRA puede pedir más tiempo (CRA: registros del GST/HST que debe conservar).

No envía recibos ni documentos de respaldo cuando presenta por vía electrónica, pero debe conservarlos por si la CRA los pide (CRA: registros del GST/HST que debe conservar). Un ITC necesita la evidencia de respaldo antes de presentar la declaración (CRA: créditos fiscales por insumos).

Ejemplo

Todas las cifras están en dólares canadienses y son ilustrativas.

Propietario único en Ontario: una venta y una compra

Un propietario único en Ontario factura C$2,000 más C$260 de HST (13%) y compra suministros con un recibo que muestra un total de C$565 con C$65 de HST incluido (C$565 dividido entre 1.13 es C$500). Los libros muestran ventas de C$2,000, HST cobrado de C$260, gasto de suministros de C$500 y HST pagado de C$65. El impuesto neto a pagar es C$260 menos C$65, es decir, C$195.

Corporación de Alberta: facturado en marzo, pagado en mayo

Una corporación de Alberta que presenta por trimestres calendario factura C$10,000 más C$500 de GST el 20 de marzo. El cliente paga C$10,500 el 3 de mayo. Los C$500 pertenecen a los libros de marzo y a la declaración del trimestre de marzo, porque la fecha de la factura es anterior a la fecha del pago. El cobro de mayo se asienta con un débito a banco y un crédito a cuentas por cobrar por C$10,500, sin asiento de impuesto.

Asentar la declaración y el pago

Suponga que el propietario único presenta trimestralmente. Después de la factura y de la factura de suministros, el HST cobrado es un crédito de C$260, el HST pagado es un débito de C$65 y el HST por pagar es cero. Al asentar la declaración se debita el HST cobrado por C$260, se acredita el HST pagado por C$65 y se acredita el HST por pagar por C$195, así que el cobrado y el pagado quedan en cero. Al pagar, se debita el HST por pagar y se acredita banco por C$195. Si la declaración y el pago se asientan juntos, acredite banco por C$195 en lugar de por pagar.

¿Su caso es distinto?

• Las cuentas no coinciden con una declaración presentada, o se presentaron declaraciones con estimaciones: la CRA por lo general puede determinar de nuevo una declaración durante 4 años después de la fecha posterior entre su vencimiento y su presentación, sin límite en caso de fraude o de una declaración falsa por negligencia, descuido o falta intencional (Excise Tax Act, s. 298). Si conviene enmendar, ajustar en una declaración posterior o reconstruir depende del período y de los montos. Empiece con corregir una declaración de GST/HST ya presentada y pida ayuda con la contabilidad.
• El impuesto ya está dentro de sus ventas o gastos: revise primero los documentos y los asientos de impuesto existentes. Pase a la cuenta de impuesto cobrado el impuesto realmente cobrado en las ventas. En las compras, pase a la cuenta de ITC solo el impuesto recuperable; el impuesto restringido se queda en el costo y los montos personales van a la cuenta personal. Divida los recibos mixtos según sus líneas de impuesto y nunca asiente un crédito dos veces. Si el período ya se presentó, la corrección puede cambiar la declaración: consulte corregir una declaración de GST/HST ya presentada. Si son muchos períodos, o falta el impuesto por completo, hay que reconstruir: use ayuda con la contabilidad.
• Varios períodos están atrasados o sin presentar: consulte ponerse al día con la contabilidad atrasada y declaraciones de GST/HST sin presentar y determinaciones estimadas, y luego use ayuda con la contabilidad para reconstruir los períodos en orden.
• La cuenta por pagar no coincide con el saldo de la CRA: siga conciliar el GST/HST por pagar con la CRA; si la diferencia abarca varios períodos, pida ayuda con la contabilidad.
• Usted usa el Quick Method: consulte el Quick Method en la contabilidad.
• Su negocio está ubicado en Quebec: las declaraciones por lo general van a Revenu Québec; consulte presentar el GST/HST y reclamar ITC y PST y QST por provincia.
• Usted factura en dólares estadounidenses: consulte ventas en dólares estadounidenses y pagos de marketplaces.
• Está configurando la contabilidad desde cero: consulte configurar la contabilidad de un negocio nuevo.