Trabajar para una empresa de EE. UU. desde Canadá: ¿corporación?

¿Cuáles son las tres formas de trabajar desde Canadá para una empresa de EE. UU.?

Un residente de Canadá puede trabajar personalmente como propietario único (contratista independiente), prestar los servicios mediante una corporación canadiense o ser empleado de la empresa de EE. UU. Si el cliente solo contratará con una corporación, revise si la suya sería un personal services business (PSB: un negocio en el que usted sería empleado del cliente si la corporación no existiera).

Una empresa individual no tiene personalidad jurídica propia, así que usted asume sus riesgos personalmente; una corporación es una persona jurídica separada. CRA: empresa individual, Corporations Canada: obligaciones corporativas. Si le conviene constituir una corporación depende de su provincia, sus gastos y sus necesidades de efectivo; consulte empresa individual o corporación.

¿La CRA puede considerarme empleado si mi contrato dice contratista y no recibo un T4?

Sí. Cuando un residente de Canadá contrata personalmente con una empresa de EE. UU., la CRA examina la relación de trabajo real, no la etiqueta de contratista, las facturas ni la falta de un T4. CRA: condición laboral.

Con los factores del common law de la CRA, cada hecho apunta hacia un lado o hacia el otro:

Ninguna fila decide por sí sola; un horario fijo para un solo cliente es un hecho más que se pesa junto con los demás. CRA: factores del common law.

La CRA aplica estos factores del common law cuando el contrato se forma fuera de Quebec, y el Civil Code of Québec (Código Civil de Quebec), que examina la subordinación, cuando se forma en Quebec. En general, un contrato se forma donde el pagador, como oferente, recibe la aceptación. La página de la CRA no trata el caso de un pagador fuera de Canadá, por lo que un residente de Quebec no puede dar por hecho ninguno de los dos enfoques. CRA: qué enfoque se aplica, CRA: contrato formado en Quebec.

Usted o el pagador pueden pedir un dictamen sobre el CPP/EI mediante una cuenta de la CRA o enviando por correo el Form CPT1, a más tardar el 29 de junio del año siguiente al año al que se refiere la cuestión. CRA: formas de presentar la solicitud, CRA: plazo para presentar la solicitud.

Si la CRA concluye que el trabajo es un empleo, el pagador que no retuvo el CPP ni el EI adeuda ambas partes, más multas e intereses, y su condición laboral afecta su derecho al EI. CRA: efecto de la condición laboral. La página de la CRA no aclara cómo cambia esto el CPP que usted pagó como trabajador independiente ni los gastos que dedujo antes; consulte auditorías de nómina y dictámenes sobre la condición del trabajador.

¿Un solo cliente de EE. UU. convierte mi corporación en un personal services business?

Tener un solo cliente de EE. UU. no es, por sí solo, la prueba. Una corporación es un personal services business (PSB) cuando, entre otras condiciones, se consideraría razonablemente que usted es empleado del cliente si la corporación no existiera, según los mismos hechos de la tabla anterior; un solo cliente que dirige sus horarios y métodos apunta en ese sentido. CRA: condiciones del PSB, Income Tax Act, subsección 125(7).

El ingreso de un PSB pierde la deducción para pequeñas empresas, tiene deducciones restringidas y paga un impuesto federal adicional de 5%. CRA: obligaciones tributarias del PSB. Un dictamen sobre el CPP/EI no puede decidir esa prueba hipotética de empleado, aunque sí puede decidir su relación real con su corporación. CRA: límite del dictamen. Las condiciones completas (incluido qué acciones cuentan), las excepciones, el impuesto y las solicitudes de dictamen están en personal services business (PSB).

¿El cliente de EE. UU. necesita un W-8BEN o un W-8BEN-E, y me retendrá impuestos?

Una persona física extranjera generalmente entrega el Form W-8BEN y una corporación canadiense ordinaria generalmente entrega el Form W-8BEN-E cuando el pagador de EE. UU. pide documentación sobre su condición de extranjero; un ciudadano de EE. UU., un titular de una green card u otra persona de EE. UU. entrega en cambio el Form W-9. IRS: instrucciones del W-8BEN. Por los honorarios de servicios ordinarios prestados totalmente en Canadá, la retención federal de EE. UU. para no residentes generalmente no se aplica, porque el ingreso es de fuente extranjera. IRS: Publication 515.

El momento importa: un pago cuya fuente no se puede determinar cuando se paga, como los honorarios por servicios personales pagados antes de hacer el trabajo, se trata como de fuente estadounidense, así que un anticipo de honorarios puede traer preguntas de retención. Esta página supone que usted no es una persona de EE. UU.; si lo es, empiece con trabajador independiente canadiense con clientes de EE. UU..

Entregue el formulario a quien lo solicita, no al IRS. Documenta su condición; no convierte trabajo de EE. UU. en trabajo canadiense ni demuestra que su ingreso esté exento. Cada formulario generalmente sigue vigente hasta el último día del tercer año calendario siguiente, contado desde el año en que usted lo firma; entregue al cliente uno nuevo dentro de 30 días después de un cambio que lo haga incorrecto. IRS: instrucciones del W-8BEN, IRS: instrucciones del W-8BEN-E. Si los honorarios incluyen licencias o regalías, o si usted presta servicios en EE. UU., el análisis de retención puede cambiar; una persona física que reclama una exención por tratado para servicios prestados en EE. UU. usa el Form 8233, no el W-8BEN. Si el cliente le pide un Form W-9 o le envía un 1099, consulte trabajador independiente canadiense con clientes de EE. UU. si es persona física o formularios W para una corporación canadiense si es corporación.

¿Constituir una corporación crea una declaración en EE. UU. por trabajo hecho en Canadá?

Constituir una corporación en Canadá no crea, por sí solo, la obligación de presentar una declaración federal del impuesto sobre la renta de EE. UU. por el hecho de que el cliente sea estadounidense. Para una persona física que no es de EE. UU. o una corporación canadiense ordinaria que presta todo el servicio en Canadá, el domicilio del cliente y la moneda del pago no determinan de dónde proviene el ingreso por servicios. IRS: reglas de fuente de los ingresos por servicios.

Los días trabajados en EE. UU., una oficina u otra actividad empresarial en EE. UU. requieren una revisión aparte. Una corporación canadiense dedicada a un negocio o actividad comercial en EE. UU. generalmente debe presentar el Form 1120-F aunque un tratado exima sus utilidades empresariales, y la actividad empresarial de una persona física en EE. UU. puede exigir el Form 1040-NR. IRS: instrucciones del Form 1120-F, IRS: Publication 519. Las declaraciones de personas físicas están en trabajador independiente canadiense con clientes de EE. UU.; la creación de una entidad en EE. UU. se trata en negocio en EE. UU. para un residente de Canadá.

¿En qué se diferencian el CPP, el EI y la GST/HST entre las tres opciones?

El propietario único paga ambas mitades del CPP sobre el ingreso neto del negocio y no tiene EI regular. Un propietario a quien una corporación paga un sueldo paga el CPP y el EI mediante la nómina, con una excepción: el EI no se aplica si el propietario controla más de 40% de las acciones con derecho a voto, o si está relacionado con la corporación y no actúa en condiciones de plena competencia (a menos que la CRA quede convencida de que el empleo es como uno en condiciones de plena competencia). El pago de un empleado pasa por la nómina. Employment Insurance Act, sección 5.

Fuentes: CRA: efecto de la condición laboral, CRA: exclusiones del EI, elegibilidad para las prestaciones especiales.

La inscripción en GST/HST depende de las ventas, no de la estructura. Para la mayoría de los negocios, el límite de pequeño proveedor es C$30,000 de ingresos gravables mundiales antes de gastos, incluidas las exportaciones de tasa cero, de todos sus negocios y los de sus asociados. Si un trimestre calendario supera el límite, la inscripción surte efecto a más tardar el día del suministro con el que superó el límite. Si solo el total de cuatro trimestres lo supera, usted deja de ser pequeño proveedor cuando llega el final del mes siguiente al trimestre en que usted supera el límite y debe inscribirse a más tardar en su primer suministro posterior. CRA: reglas de inscripción. Si un servicio a un cliente de EE. UU. es de tasa cero, se explica en cobrar GST/HST a clientes de EE. UU.. En Quebec, el QPP reemplaza al CPP, el seguro parental es aparte y la QST tiene sus propias reglas; revíselas antes de usar esta comparación.

Si la empresa de EE. UU. me contrata como empleado, ¿de quién es la nómina?

Un empleador fuera de Canadá sin lugar de negocios en Canadá tiene las mismas responsabilidades de retención, remesa y declaración que un empleador canadiense por los servicios de empleo prestados en Canadá. CRA: empleadores no residentes. El CPP es distinto: ese empleador puede optar por la cobertura del CPP con el Form CPT13 (no para empleados de Quebec, que quedan bajo el QPP). Si no lo hace, un empleado residente en Canadá puede elegir, con el Form CPT20 (tipo E), pagar el CPP personalmente como ingreso de trabajo independiente, lo que significa ambas mitades; para el año fiscal de esta página, la elección vence el 15 de junio de 2028 y el pago, el 30 de abril de 2028. También hay que revisar el acuerdo de seguridad social entre Canadá y EE. UU. CRA: cobertura del CPP con empleador extranjero, CRA: Form CPT13, CRA: Form CPT20, CPP Regulations, sección 22, sección 29, sección 30, CPP Act, sección 10, sección 13.

Antes de aceptar, defina quién es el empleador legal, quién llevará la nómina y emitirá su T4, en qué provincia se considera ubicado el empleo y cómo se confirmará la cobertura de pensión.

Estas obligaciones pueden explicar por qué algunos empleadores ofrecen condiciones de contratista; eso es una inferencia, no una conclusión sobre ningún empleador en particular, y las condiciones deben seguir coincidiendo con los hechos reales del trabajo. Para saber quién retiene qué y cómo tributa el pago entre países, consulte trabajar a ambos lados de la frontera y trabajo remoto para empleadores y clientes en el extranjero.

¿Qué debo definir antes de constituir una corporación?

Antes de la primera factura, decida quién firma el contrato, desde qué fecha y qué cuentas necesita la corporación. Constituirla no organiza por sí solo sus acciones, sus cuentas ni sus registros de pagos.

1. Defina la parte contratante y la fecha de inicio. Si la corporación prestará los servicios, ponga el contrato a nombre de su razón social, con una fecha de entrada en vigor clara; haga revisar la cesión de un contrato personal que ya exista.
2. Organice la corporación. Emita acciones, lleve los registros corporativos, use una cuenta bancaria aparte y mantenga una contabilidad que separe los ingresos de la corporación de los pagos que usted recibe. Corporations Canada: organización después de la constitución.
3. Registre las cuentas correctas. Una corporación nueva tiene su propio Business Number (BN); las cuentas de nómina y de GST/HST no pasan automáticamente desde una empresa individual. CRA: cambio de estatus legal.

Una corporación que ya existe puede ser titular del contrato, pero la prueba del personal services business (PSB) sigue aplicándose a este trabajo para el cliente. CRA: condiciones del PSB. Consulte iniciar un segundo negocio para saber si conviene una corporación separada y traspasar un negocio a una corporación para los activos, las cuentas por cobrar y la plusvalía (goodwill) de una empresa individual existente.

¿Qué declaraciones y registros adicionales trae una corporación?

Una corporación ordinaria residente en Canadá presenta su propia T2 por cada año fiscal, incluso un año inactivo o sin impuestos por pagar, generalmente dentro de seis meses después del cierre del ejercicio. El saldo se paga antes: dos meses después del cierre, o tres meses para una sociedad privada bajo control canadiense (CCPC) que califica para la deducción para pequeñas empresas y para la prueba del límite de ingresos de la CRA. CRA: fecha del saldo a pagar, CRA: quién presenta una T2, CRA: plazo de presentación de la T2, Income Tax Act, sección 157.

La lista completa y las fechas de vencimiento están en qué declaraciones presenta su negocio.

Como director, usted puede responder personalmente, junto con la corporación, por las retenciones de nómina y la GST/HST que ella no remita, salvo que haya actuado con el cuidado razonable; ninguna acción ni determinación puede iniciarse más de 2 años después de que usted dejó de ser director por última vez. Income Tax Act, s. 227.1, Excise Tax Act, s. 323, CPP Act, s. 21.1, EI Act, s. 83.

Conserve los contratos, las facturas, los recibos, los registros bancarios, los registros del lugar de trabajo y el respaldo de los pagos que usted recibe. Las corporaciones federales también conservan registros de acciones y resoluciones y presentan un informe anual corporativo aparte; revise las reglas del registro provincial. Corporations Canada: registros, Corporations Canada: informe anual.

¿Qué cambia si me mudo a EE. UU., acepto un empleo con visa TN o tengo la ciudadanía de EE. UU.?

Mudarse puede activar el impuesto de salida sobre sus acciones, un empleo con visa TN añade una prueba de residencia en EE. UU., y la ciudadanía de EE. UU. añade la tributación sobre ingresos mundiales y las declaraciones de corporaciones extranjeras. Cada situación hace incompleta la comparación anterior, que solo considera Canadá.

• Mudarse a EE. UU.: dejar de ser residente de Canadá generalmente equivale a una venta presunta, a valor justo de mercado, de la mayoría de los bienes que usted posee, incluidas las acciones de su corporación, por lo que puede aplicarse el impuesto de salida; el control por no residentes también puede poner fin a la condición de sociedad privada bajo control canadiense (CCPC). Consulte salir de Canadá, mudarse al otro lado de la frontera con una empresa y propietarios no residentes de una corporación canadiense. Mudarse a EE. UU. también hace incorrecto su W-8BEN: avise al cliente dentro de 30 días. IRS: instrucciones del W-8BEN, Income Tax Act, subsección 128.1(4), CRA: tipos de corporación.
• Aceptar un empleo con visa TN: los días trabajados en EE. UU. y las pruebas de residencia requieren un análisis nuevo de lo que debe presentar; use canadienses con visa TN. Si ambos países lo consideran residente, el desempate del tratado empieza por el lugar donde usted tiene su vivienda permanente. IRS: residencia y presentación, tratado entre Canadá y EE. UU., Artículo IV.
• Ciudadanía de EE. UU. o green card: avise al cliente dentro de 30 días y espere que le pidan un Form W-9. Aunque viva en Canadá, pueden aplicarse la tributación sobre ingresos mundiales y las declaraciones de corporaciones extranjeras; use propietarios estadounidenses de corporaciones canadienses. IRS: instrucciones del W-8BEN, IRS: contribuyentes en el extranjero, IRS: instrucciones del Form 5471.

Ejemplo

Estas cifras en dólares canadienses son ilustrativas y no constituyen un cálculo de impuestos. A un residente de Canadá en Ontario le ofrecen C$150,000 al año en honorarios de contratista. Suponga servicios ordinarios prestados por completo en Canadá, que no es una persona de EE. UU. y que tiene C$10,000 de gastos del negocio que de otro modo serían deducibles.

Con C$150,000 al año, la facturación promedio supera el límite de C$30,000 en cada trimestre calendario, así que la inscripción en GST/HST puede ser exigible en el primer trimestre, y las ventas de exportación de tasa cero cuentan para ese límite. Si la empresa controla su horario y sus métodos y exige que el servicio sea personal, esos hechos plantean dudas de relación laboral, sin importar lo que diga la factura.

¿Su caso es distinto?

• Un solo cliente controla su trabajo: revise personal services business (PSB) antes de apoyarse en el trato fiscal corporativo.
• Quiere una comparación después de impuestos: use empresa individual o corporación para ver sus necesidades de efectivo personal, las utilidades retenidas y los costos de presentación.
• Seguirá como contratista individual: use trabajador independiente canadiense con clientes de EE. UU. para ver las declaraciones, cómo declarar en moneda extranjera y los detalles de los impuestos sobre las ventas, incluido Quebec.
• Le ofrecen un empleo o trabajará en EE. UU.: use trabajar a ambos lados de la frontera o canadienses con visa TN.
• Está a punto de constituir una corporación o de cambiar contratos: si se concluye que es un PSB, cambian las deducciones y el impuesto; el servicio de impuestos corporativos puede revisar la estructura y las declaraciones. Reúna el contrato, los datos sobre el control de horarios y herramientas, los registros de propiedad, el ingreso esperado, la provincia, los viajes a EE. UU. y las declaraciones anteriores.