Estados financieros para un préstamo SBA: Form 413 e intermedios

¿Cuáles son los requisitos de estados financieros para un préstamo de la SBA a un negocio existente?

Un prestamista de la SBA pide a un negocio existente tres años de historial financiero, un estado intermedio, un cuadro de deudas del negocio, un estado financiero personal de cada propietario y garante, y las transcripciones del IRS para cotejarlos. Usted solicita el préstamo por medio de un prestamista, no de la SBA, y manda la lista de requisitos del prestamista. El reglamento de la SBA para prestamistas, el Standard Operating Procedure 50 10 (el SOP, abajo), fija lo que los prestamistas deben reunir; la política propia de un prestamista puede añadir más. Esta página sigue la versión 8.1, y la SBA revisa el SOP, así que pregunte al prestamista qué fechas y límites aplica (SBA: préstamos 7(a), SOP 50 10).

La mayoría de los negocios pequeños usa uno de dos programas. Un préstamo 7(a) es el principal préstamo comercial de la SBA, otorgado por un prestamista participante. Un préstamo 504 es financiamiento a largo plazo y tasa fija para activos fijos importantes, otorgado por medio de una compañía de desarrollo certificada (CDC) junto con un prestamista principal (SBA: préstamos 504). Un préstamo 7(a) Small es un préstamo a plazo 7(a) de hasta $350,000. Las tablas siguientes señalan en qué se diferencian los programas.

Los tres años son las declaraciones de impuestos, o un balance general con un cuadro de deudas y un estado de resultados de cada año. El prestamista los reúne del solicitante y de cualquier afiliada (13 CFR 120.191, SOP 50 10).

Un caso no es sencillo cuando los libros llevan meses de atraso (un estado intermedio debe salir de libros cerrados y conciliados), cuando los estados financieros y las declaraciones presentadas no coinciden, cuando nunca se registraron préstamos de los propietarios ni tarjetas de crédito del negocio, cuando una corporación mezcla el dinero del propietario con el de la empresa, o cuando negocios relacionados también deben entregar estados financieros.

Antes de preparar nada, revise quién es el propietario del negocio. La SBA limita estos préstamos a negocios cuyos propietarios directos e indirectos y garantes requeridos sean todos ciudadanos o nacionales de EE. UU. con residencia principal en EE. UU., sus territorios o posesiones. Toda entidad propietaria también debe estar constituida allí, así que una empresa matriz extranjera es un propietario no elegible. La lista de personas no elegibles del SOP incluye además a los residentes permanentes legales (titulares de una green card) y a los titulares de visa, con una excepción limitada para una garantía limitada o complementaria (SOP 50 10). Pregunte al prestamista por cualquier propietario o garante cuya ciudadanía o residencia sea dudosa.

Reúna:

• Tres años de declaraciones presentadas, o balances generales y estados de resultados de cierre de año
• Un balance general y un estado de resultados intermedios, de libros cerrados y conciliados
• Una lista de todas las deudas del negocio, incluidos los préstamos de los propietarios y las tarjetas de crédito del negocio
• Antigüedad de saldos de cuentas por cobrar y por pagar (un expediente 504 las pide; pregunte a un prestamista 7(a) si también las quiere)
• Estados financieros o declaraciones de cualquier negocio afiliado (un expediente 504 pide los últimos dos o tres años)
• El Form 413 de cada propietario de 20% o más y de cada garante (un expediente 504 también pide la última declaración federal de cada uno)
• Las confirmaciones de aceptación de presentación electrónica y los comprobantes de pago de impuestos

¿Qué tan reciente debe ser el estado intermedio?

Los estados intermedios deben tener fecha dentro de 120 días antes de que el prestamista presente la solicitud a la SBA, tanto en los préstamos 7(a) como en los 504 (SOP 50 10). El plazo corre hasta la fecha de presentación, así que el tiempo de trámite del prestamista cuenta en su contra. Pregunte al prestamista cuándo piensa presentar y qué fecha del estado toma en cuenta, y cuente hacia atrás 120 días: un estado con fecha anterior es demasiado viejo y debe reemplazarse por uno de un cierre de mes más reciente. Pregunte también si el prestamista quiere que los estados de cierre de año estén firmados o fechados dentro de ese plazo: la lista de la solicitud del SOP dice que los estados financieros del negocio deben tener fecha dentro de él y no distingue entre los de cierre de año y los intermedios.

Un préstamo 504 tiene una segunda prueba. Antes de financiar el debenture, la CDC debe dar una opinión por escrito de que no ha habido un cambio adverso sustancial sin remediar en su capacidad de pago, respaldada por estados financieros con fecha dentro de 120 días antes de la fecha límite de financiamiento. Si el cierre se retrasa, puede hacer falta una nueva opinión y un estado más reciente (SOP 50 10).

En un préstamo 7(a) Small, un prestamista puede calcular la cobertura del servicio de la deuda solo con el último estado de cierre de año, y únicamente si tiene fecha y se recibió dentro de 120 días después del cierre del año. Para un negocio con año calendario, ese plazo termina hacia fines de abril. Después, el prestamista combina el estado de cierre de año con uno intermedio, o usa proyecciones. Es uno de tres métodos permitidos, y la lista de la solicitud sigue nombrando un estado intermedio, así que pregunte si el prestamista lo quiere de todos modos. En un préstamo SBA Express, el prestamista sigue sus propios procedimientos para préstamos similares que no son de la SBA (SOP 50 10).

¿Qué es el estado financiero personal para un préstamo de la SBA (Form 413)?

El Form 413 de la SBA enumera los activos, pasivos, fuentes de ingresos y pasivos contingentes propios de una persona, y se usa en los préstamos 7(a) y 504 (Form 413 de la SBA). Lo completa cada propietario único, socio general, miembro administrador de una LLC, propietario de 20% o más del capital y cualquiera que garantice el préstamo; el formulario de un propietario incluye los activos de su cónyuge y de sus hijos menores (instrucciones del Form 413). Según el SOP, ser dueño de 20% o más también implica una garantía personal: cada persona con esa participación, directamente o por medio de otra entidad, debe dar una garantía ilimitada del préstamo, y si nadie la tiene, al menos un propietario debe garantizarlo por completo. Una entidad con esa participación también garantiza, con sus propios estados financieros. Un cónyuge que posee menos también debe garantizar por completo cuando la participación combinada de los cónyuges y los hijos menores llega a 20%. Quien quedó sujeto a esta regla 6 meses antes de la solicitud sigue sujeto aunque reduzca su participación por debajo de ese nivel, salvo que renuncie a toda la propiedad y a todo cargo en el negocio. El SOP también dice que un cónyuge que no es propietario no necesita firmar el estado financiero personal, mientras que la certificación del formulario menciona al cónyuge de un propietario cuando se incluyen los activos del cónyuge, así que pregunte al prestamista quién firma. El SOP exceptúa a la persona a quien el prestamista pide una garantía por precaución, y no porque la SBA lo exija, y permite que un prestamista use su propio formulario equivalente (SOP 50 10).

El formulario abarca efectivo, cuentas de jubilación, bienes inmuebles e hipotecas, pagarés por pagar por prestamista, impuestos sin pagar, otros pasivos y seguros de vida. Anote cada propiedad por separado, incluidas las de alquiler. Los pasivos contingentes incluyen las deudas que usted cofirmó o endosó. Use información personal, no del negocio, y divida los activos y pasivos que se tienen en conjunto (Form 413).

Fírmelo y féchelo dentro de 90 días antes de la presentación a la SBA. El encabezado del formulario indica 120 días para los préstamos 7(a) y 504, pero el límite del SOP es más corto, y sus reglas de garantía y de los préstamos 504 también miden el período hasta la aprobación del préstamo, así que un formulario puede quedar vencido mientras la solicitud está pendiente. Cuente con el límite del SOP (SOP 50 10).

Quien firma certifica, bajo pena de enjuiciamiento penal, que la información es verdadera y completa. Prepárelo con estados actuales, no de memoria.

¿Qué es el cuadro de deudas del negocio, y incluye los préstamos del propietario?

El cuadro de deudas del negocio es una lista que prepara el negocio con todo lo que debe. En los préstamos 7(a) estándar (por encima de $350,000), el SOP considera importante que el prestamista obtenga un cuadro actual preparado por el solicitante, que incluya cualquier deuda con accionistas (SOP 50 10). Los préstamos de propietarios y accionistas van en él junto a la deuda bancaria, con sus condiciones de pago o una nota de que no las hay.

El expediente 504 detalla las columnas, que sirven de modelo para cualquier prestamista: fecha y monto originales, pago mensual, estado (al corriente, moroso, pagado por completo o dado de baja), tasa de interés, saldo actual, vencimiento, a quién se debe y garantía. Abarca cada préstamo a corto y largo plazo vigente o previsto para los próximos 12 meses, además del préstamo 504. Un expediente 504 también enumera el financiamiento gubernamental anterior; en un préstamo 7(a), el Form 1919 de la SBA recoge la deuda existente y el financiamiento gubernamental (SOP 50 10).

Anote también las tarjetas de crédito del negocio, las líneas de crédito y el financiamiento de equipos. El SOP mide la cobertura frente a los pagos de toda la deuda del negocio. En los préstamos 7(a) Small, el prestamista revisa los estados de cuenta de los dos meses más recientes de la cuenta operativa principal para confirmar que cada deuda está en el cálculo, así que un pago recurrente que usted no puede relacionar con una deuda de la lista provoca una pregunta (SOP 50 10).

¿Deben mis estados financieros coincidir con mis declaraciones de impuestos, y cómo lo verifica el prestamista?

El prestamista debe comprobar si sus estados financieros concuerdan con las declaraciones que usted presentó, y conciliar cualquier discrepancia con las transcripciones del IRS. Si difieren, lleve un puente por escrito desde la utilidad del estado financiero hasta el ingreso de la declaración, con respaldo para cada paso. La verificación tributaria de la SBA pregunta si el solicitante presentó las declaraciones de su negocio y si sus estados financieros concuerdan con ellas; un solicitante que no ha presentado las declaraciones federales exigidas no es elegible (SOP 50 10).

En un préstamo 7(a) que no sea SBA Express, el prestamista obtiene las transcripciones y las concilia antes del primer desembolso. Un prestamista SBA Express puede desembolsar primero, pero si se apoya en sus estados financieros, igualmente debe verificarlos y conciliarlos después. En un préstamo 504, la CDC lo hace antes de solicitar el financiamiento del debenture, la parte del financiamiento respaldada por la SBA. Las diferencias significativas deben resolverse a satisfacción del prestamista y, en un préstamo que la SBA revisa directamente (no delegado), al centro de procesamiento de la SBA. Si un prestamista desembolsa y luego no puede conciliar, su garantía puede quedar sujeta a reparación o negación según el SOP.

El prestamista obtiene las transcripciones por medio del Servicio Exprés de Verificación de Ingresos del IRS, que entrega registros solo con el consentimiento del contribuyente, mediante el Form 4506-C, o por medio del Form 8821 que nombra al prestamista como designado. La SBA no permite que el prestatario ni su propio preparador de impuestos presenten el Form 8821. El IRS debe recibir un Form 4506-C firmado dentro de 120 días desde la firma, así que un formulario firmado mucho antes de que el prestamista lo envíe puede vencer y requerir otra firma. Sobre los tipos de transcripción, vea cómo comprobar ingresos ante un prestamista.

El prestamista solicita transcripciones de hasta los últimos tres años, menos para un negocio más joven. Se excluye el último año fiscal si terminó dentro de 6 meses antes de que la SBA recibiera la solicitud; si hubo una prórroga, el prestamista necesita una copia de ella y la prueba de los pagos de impuestos estimados. Para una empresa individual, el prestamista verifica el Schedule C. En un territorio de EE. UU. donde el negocio no presenta declaración federal del impuesto sobre la renta, el prestamista revisa en su lugar las declaraciones del territorio con sello de recibido. Conserve las confirmaciones de aceptación de presentación electrónica y los registros de pago: si el IRS no tiene registro de una declaración, el prestamista necesita la prueba de presentación y de pago o reembolso (SOP 50 10).

Los libros y las declaraciones suelen diferir por razones comunes: una depreciación tomada de otra manera para efectos fiscales, ingresos y gastos que caen en períodos distintos, o gastos personales pagados por medio del negocio. El SOP no enumera razones aceptables; exige la conciliación.

¿Exige la SBA estados financieros preparados, revisados o auditados por un CPA?

Como regla general, no: el SOP no fija ningún nivel de CPA para un préstamo a plazo 7(a) a un negocio existente, y en los préstamos pequeños permite que el estado de cierre de año sea una declaración de impuestos, un estado interno o un estado preparado por un contador. Menciona un nivel de CPA solo en los casos siguientes y en un préstamo para comprar un negocio, y la política propia de un prestamista puede exigir más (SOP 50 10).

Una compilación, una revisión y una auditoría son servicios distintos. Si un prestamista pide un estado financiero de un CPA, pregunte qué nivel acepta antes de encargar uno. Vea estados financieros auditados cuando un prestamista los pide.

¿Qué entrego si el negocio es nuevo?

La SBA considera nuevo a un negocio que ha operado 2 años o menos cuando se aprueba el préstamo. Presenta proyecciones en lugar del historial que falta, además de los estados financieros de los meses en que ha operado. En un préstamo 7(a) estándar, el prestamista necesita proyecciones detalladas con supuestos que alcancen una cobertura de 1.15:1 dentro de 2 años desde el desembolso. En un préstamo 7(a) Small, las proyecciones a 12 meses deben alcanzar 1.10:1 dentro de un año (SOP 50 10).

Un expediente 504 de un negocio nuevo añade un balance general proforma, estados de resultados proyectados cuando corresponda y un análisis mensual del flujo de efectivo (SOP 50 10). El Form 413 y los documentos de los propietarios y garantes se siguen exigiendo, y los meses ya operados necesitan libros cerrados para el estado intermedio.

¿Qué cambia entre un préstamo 7(a) y uno 504?

Un préstamo 7(a) pasa por un prestamista participante; un préstamo 504 pasa por una CDC que trabaja con un prestamista principal. Los expedientes de estados financieros del SOP son distintos:

Ambos limitan los estados intermedios a 120 días y fijan una cobertura mínima de 1.15:1 para un préstamo estándar, medida de forma distinta (vea la tabla de cobertura más abajo). Fuente: SOP 50 10.

¿Qué calcula el prestamista a partir de mis estados financieros?

El prestamista calcula la cobertura del servicio de la deuda: el flujo de efectivo operativo dividido entre el servicio de la deuda. El SOP define el flujo de efectivo operativo como las ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización, y el servicio de la deuda como los pagos futuros requeridos de capital e intereses de toda la deuda del negocio, incluido el nuevo préstamo (SOP 50 10).

El prestamista ajusta el flujo de efectivo y debe justificar cada ajuste, como gastos de capital sin financiar, ingresos no recurrentes, distribuciones (incluidas las distribuciones para los impuestos de los propietarios de una corporación S), alquiler y retiros del propietario. Si los resultados pasados no alcanzan, un prestamista 7(a) estándar o 504 analiza al menos dos años de proyecciones. Una solicitud 7(a) Small que aumenta por encima de $350,000 pasa a ser un préstamo 7(a) estándar. Un préstamo para comprar un negocio sigue sus propios mínimos de cobertura, por lo que las cifras anteriores no se aplican a él (SOP 50 10).

Cada cifra sale de sus libros. Un préstamo que falta en el cuadro hace que el servicio de la deuda se subestime; los gastos personales pagados por el negocio, o el pago al propietario registrado en la cuenta equivocada, cambian el flujo de efectivo que el prestamista debe explicar. Rotule los retiros del propietario, las distribuciones, las partidas únicas y los gastos personales para que el prestamista pueda verlos.

Ejemplo

Solo montos ilustrativos en dólares estadounidenses.

Un estado intermedio vencido

El dueño de un restaurante solicita un préstamo 7(a) de $350,000. El prestamista presentará la solicitud a la SBA el 15 de noviembre. Un estado de resultados con fecha del 30 de junio tiene 138 días, más que el límite de 120 días. Uno con fecha del 31 de agosto tiene 76 días y sirve, así que el propietario cierra los libros hasta agosto antes de entregar el expediente.

Un cuadro de deudas con un préstamo del propietario

Una corporación debe $60,000 por equipos, $25,000 a su propietario y $10,000 en una tarjeta de crédito del negocio. El cuadro enumera las tres deudas, $95,000 en total, cada una con acreedor, monto original, saldo, tasa, pago, vencimiento y garantía. Los $25,000 del propietario van junto a la deuda bancaria, porque en un préstamo 7(a) estándar el SOP pide a los prestamistas un cuadro que incluya la deuda con accionistas. Si los libros nunca registraron los $25,000 o el saldo de la tarjeta, el cuadro no coincidirá con el balance general, así que hay que corregir los libros antes de poder elaborar el cuadro.

Estados financieros y declaración que no coinciden

Los estados financieros muestran una utilidad de $85,000 y la declaración presentada muestra $60,000. El prestamista debe conciliar la diferencia de $25,000 con la transcripción del IRS. El propietario lleva un puente por escrito de $85,000 a $60,000 que nombra cada causa (depreciación, gastos personales, momento del registro) con un cuadro o un libro mayor detrás, para que el prestamista pueda resolver la diferencia.

¿Su caso es distinto?

• Su prestamista le envió una lista de documentos y sus libros llevan meses o años de atraso: los estados financieros solo pueden salir de libros cerrados y conciliados. Vea cómo ponerse al día con los libros atrasados y contrate ayuda con la contabilidad limitada a esa lista.
• Sus estados financieros no coinciden con sus declaraciones, o nunca se registraron préstamos de los propietarios ni tarjetas de crédito del negocio: el prestamista debe resolver la diferencia con las transcripciones del IRS, y a menudo hay que corregir los libros y preparar una conciliación por escrito antes de presentar la solicitud. La lista de verificación del cierre de fin de año muestra qué debe estar cerrado; la ayuda con la contabilidad cubre las correcciones y las conciliaciones.
• Su corporación mezcla el dinero del propietario con el de la empresa: vea gastos personales pagados desde la cuenta del negocio y préstamos de accionistas a una corporación S. Si nunca se separó el historial, la ayuda con la contabilidad puede reconstruirlo antes de que el prestamista lo pida.
• Una declaración no se ha presentado: un solicitante que no ha presentado las declaraciones federales exigidas no es elegible. Vea cómo ponerse al día con declaraciones de negocios sin presentar. Para los libros de los que se arman las declaraciones, vea la ayuda con la contabilidad; para las declaraciones, las declaraciones de impuestos de negocios o, para un propietario único, las declaraciones de impuestos individuales.
• Un propietario o garante no es ciudadano de EE. UU., o vive fuera de EE. UU.: las reglas de elegibilidad de propietarios de la SBA lo deciden antes de que importe cualquier estado financiero. Pregunte primero al prestamista; esta página no cubre la elegibilidad.
• Necesita el expediente general de un préstamo bancario o está comprobando ingresos de trabajo independiente: vea estados financieros para un préstamo bancario, cómo comprobar ingresos ante un prestamista y ingresos del Schedule C para una hipoteca.
• Va a comprar un negocio con un préstamo de la SBA: el prestamista también evalúa las cifras del vendedor, y puede exigirse un informe de calidad de ganancias. Vea informes de calidad de ganancias.
• El préstamo ya está aprobado, o usted tiene un préstamo por desastre de la SBA (EIDL): esta página cubre los préstamos 7(a) y 504. Para un préstamo aprobado, vea cómo registrar un préstamo del negocio; para saber cuánto tiempo conservar los registros del préstamo, vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.