Mietbuchhaltung im Rückstand: Nachholen und Einreichen

Wo fange ich an, wenn meine Mietbuchhaltung Jahre zurückliegt?

Beginnen Sie mit dem ältesten fehlenden Jahr und arbeiten Sie sich vor, Objekt für Objekt. Zwei Probleme sind vermischt: Unterlagen (Bücher und Belege, die fehlen oder falsch sind) und Einreichung (Steuererklärungen, die nie eingereicht wurden). Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) sagt, Sie sollen jede überfällige Steuererklärung einreichen, auch wenn Sie nicht vollständig zahlen können. Wie viele fehlende Jahre der IRS erwartet, steht in nicht eingereichte Steuererklärungen nachholen.

Die Reihenfolge zählt, weil jedes Jahr auf dem vorherigen aufbaut: Anschaffungskosten (Basis) (was Sie für das Objekt bezahlt haben, jährlich angepasst), die bisherige Abschreibung und jeder gesperrte passive Verlust (ein Mietverlust, den die Regeln noch nicht zum Abzug zulassen und der in ein späteres Jahr vorgetragen wird) laufen alle weiter. Die Schritte:

1. Listen Sie jedes Objekt auf, wer Eigentümer laut Grundbuch ist (Sie, eine LLC, ein Trust, Miteigentümer) und seit wann es vermietet war.
2. Finden Sie anhand von Transcripts heraus, welche Erklärungen dem IRS vorliegen.
3. Sammeln Sie die Unterlagen für das älteste fehlende Jahr.
4. Bauen Sie dieses Jahr Objekt für Objekt neu auf, reichen Sie es ein und übernehmen Sie dann die Endbestände ins nächste Jahr.

Sammeln Sie für jedes Objekt: Konto- und Kartenauszüge, die Abschlussabrechnung, Form 1098 oder Darlehensauszüge, Grundsteuerbescheide, Mietverträge und Mietbelege, Abrechnungen der Hausverwaltung sowie Ihre zuletzt eingereichte Erklärung und IRS-Transcripts. Fragen Sie jede Bank, jeden Kartenaussteller und jeden Kreditgeber nach Auszügen, die Sie nicht mehr haben; wie weit zurück sie liefern können, ist unterschiedlich. Der Aufwand ergibt sich aus Objekten mal Einheiten mal Konten mal Monaten, jedes zusätzliche Jahr, jede zusätzliche Einheit und jedes nicht abgestimmte Konto bedeutet also mehr Arbeit.

Der Fall ist nicht einfach, wenn zwei oder mehr Jahre fehlen, es mehr als ein Objekt gibt, eine LLC oder ein Trust Eigentümer ist, ein früherer Buchhalter Bücher hinterlassen hat, denen Sie nicht trauen können, ein Schreiben des IRS eingetroffen ist oder ein Kreditgeber, ein Gericht oder ein neuer Steuerersteller auf einen Termin wartet. Lesen Sie „Anders in Ihrem Fall?“ am Ende.

Welche Erklärungen fehlen: meine Form 1040, die Form 1065 einer LLC oder beide?

Welche Erklärung gilt, hängt in der Regel davon ab, wer Eigentümer des Objekts ist, nicht davon, wer die Miete eingezogen hat.

Eine inländische Personengesellschaft muss Form 1065 einreichen, es sei denn, sie hatte weder Einnahmen noch Abzüge. Eine LLC mit mindestens zwei Mitgliedern und ohne Wahl gilt als Personengesellschaft (Anleitung zu Form 1065). Eine LLC, die sich für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft entschieden hat, reicht eine Erklärung als Kapitalgesellschaft ein; das behandelt dieser Ratgeber nicht. Eine LLC, die nur einem Ehepaar als Gütergemeinschaft gehört, kann entweder als Disregarded Entity oder als Personengesellschaft behandelt werden, und der IRS akzeptiert die Behandlung durch das Ehepaar (Revenue Procedure 2002-69); eine Änderung dieser Behandlung gilt als Umwandlung der Einheit. Die Einstufung einer LLC folgt auch ihren Mitgliedern: Eine LLC mit einem Mitglied, die einen zweiten Eigentümer aufnimmt, wird ab diesem Datum zur Personengesellschaft, und eine Personengesellschaft endet, wenn eine Person alle anderen Anteile kauft. Eine LLC kann also Jahre mit Schedule E und Jahre mit Form 1065 haben (Revenue Rulings 99-5 und 99-6). Notieren Sie das Datum, an dem jeder Eigentümer eingetreten oder ausgeschieden ist.

Reichen Sie zuerst die Erklärungen der Personengesellschaft ein, das älteste Jahr zuerst: Die persönliche Erklärung jedes Gesellschafters braucht das K-1. Für eine LLC, die nie eingereicht hat, lesen Sie nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen. Für Miteigentümer, die direkt im Grundbuch stehen, lesen Sie Schedule E oder Erklärung der Personengesellschaft. Für Kapitalkonten und K-1 der Gesellschafter lesen Sie Kapitalkonten einer Personengesellschaft neu aufbauen. Geld, das zwischen einer LLC, einem Trust und Ihnen persönlich fließt, ist meist ein Darlehen, eine Einlage oder eine Ausschüttung, keine Mieteinnahme und keine Ausgabe: Lesen Sie Buchhaltung einer LLC pro Mietobjekt und vermischte Mittel.

Wie bekomme ich meine alten Erklärungen und die Einkommensbescheinigungen, die der IRS schon hat?

Bestellen Sie Transcripts für jedes fehlende Jahr und für das letzte Jahr, das Sie eingereicht haben. Sie zeigen, was dem IRS vorliegt, und sind die erste Kontrolle Ihres Neuaufbaus (Transcript-Arten des IRS).

Das Wage and Income Transcript zeigt nur Bescheinigungen, die beim IRS eingereicht wurden, und das sind möglicherweise nicht alle, die für Sie ausgestellt wurden. Online ist es auf etwa 85 Dokumente begrenzt; darüber hinaus verweist der IRS Sie auf Form 4506-T. Eine Bestätigung der Nichteinreichung sagt nicht, ob Sie zur Einreichung verpflichtet waren. Eine Hausverwaltung meldet an einen Eigentümer weitergeleitete Mieten auf Form 1099-MISC, wenn sie die Meldeschwelle des Formulars erreicht (Anleitung); gleichen Sie jede solche Bescheinigung mit den Abrechnungen der Verwaltung und Ihren Einzahlungen ab.

Ihre zuletzt eingereichte Erklärung enthält die Zahlen, von denen der Neuaufbau ausgeht: die bisherige Abschreibung, einen gesperrten passiven Verlust und die Anschaffungskosten jedes Objekts. Wenn ein früherer Steuerersteller oder eine Software sie hält, fragen Sie jetzt danach; lesen Sie fehlenden Abschreibungsplan neu aufbauen.

Was kann ich aus Kontoauszügen neu aufbauen, und was muss ich von anderen besorgen?

Konto- und Kartenauszüge zeigen, was wann geflossen ist. Sie zeigen nicht, wofür eine Zahlung war oder was ein Objekt gekostet hat. Ein Auszug kann eine Zahlung belegen, wenn er Empfänger, Betrag und Datum zeigt (und bei einem Scheck die Schecknummer). Der Zahlungsnachweis allein begründet aber keinen Abzug; bewahren Sie die Rechnung oder Quittung auf (Publication 583).

Das Title- oder Escrow-Unternehmen, der Kreditgeber und der County Assessor können Kopien liefern. Der IRS nennt sie in seinem Leitfaden zur Rekonstruktion von Unterlagen nach einer Katastrophe, der für Schadensfälle geschrieben ist, aber auf dieselben Stellen verweist (IRS). Zur Abschlussabrechnung lesen Sie Abschlussabrechnung in den Büchern erfassen. Wenn Sie nur mit Kontoauszügen arbeiten, lesen Sie Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen.

Was, wenn die Bücher existieren, aber ein früherer Buchhalter sie falsch hinterlassen hat?

Gehen Sie nicht von den alten Summen aus. Stimmen Sie jedes Bank-, Karten- und Darlehenskonto Monat für Monat mit seinen Auszügen ab und prüfen Sie dann, wie die alten Bücher Folgendes behandelt haben:

• nicht zugeordnete Posten oder Zwischenkonten;
• Einzahlungen, die als Miete gebucht wurden, aber Kautionen, Darlehensauszahlungen oder Übertragungen zwischen Ihren eigenen Konten waren;
• Tilgung der Hypothek, als Ausgabe gebucht;
• Verbesserungen, als Reparaturen gebucht;
• vermischte private Ausgaben;
• nie gebuchte Abschreibung.

Vergleichen Sie die Mietsumme jedes Jahres mit dem Wage and Income Transcript, der eingereichten Erklärung und den Mietverträgen. Eine Zahl, die kein Auszug und kein Beleg stützt, hinterfragen Sie, statt sie fortzuschreiben. Wenn eine eingereichte Erklärung falsche Zahlen verwendet hat, lesen Sie Änderung wegen weggelassener Einkünfte in früheren Erklärungen.

Wie ordne ich jede Einzahlung und Zahlung als Miete, Kaution, Darlehenstilgung, Zinsen, Reparatur, Verbesserung oder privat zu?

Ordnen Sie jede Zeile zu, bevor Sie etwas addieren. Eine Einzahlung, eine Darlehenszahlung oder eine private Zahlung an der falschen Stelle verändert die Einkünfte des Jahres (Publication 527).

Eine Hypothekenzahlung mit Treuhandanteil (Escrow) besteht aus Zinsen, Tilgung und einer Einlage. Die Einlage ist keine Ausgabe: Erfassen Sie Grundsteuer und Versicherung anhand des Escrow-Auszugs, wenn der Kreditgeber sie zahlt; bei Steuern ist nur abzugsfähig, was der Kreditgeber tatsächlich gezahlt hat (Publication 530). Zu den einzelnen Gruppen lesen Sie Kautionen in der Mietbuchhaltung, Reparatur oder Verbesserung, Abrechnungen der Hausverwaltung und, wenn Miet- und Privatgeld auf einem Konto liegen, vermischte Mittel.

Was tue ich bei Reparaturen, die bar oder ohne Quittung bezahlt wurden?

Stellen Sie alle anderen Unterlagen zusammen, die zeigen, wer wie viel wann und wofür bekommen hat, und schreiben Sie jetzt datierte Notizen. Der IRS sagt, dass Sie bei einer Barzahlung ohne Quittung zum Zeitpunkt der Zahlung eine ausreichende Erklärung in Ihren Unterlagen festhalten sollen (Publication 583). Für frühere Jahre ist dieser Zeitpunkt vorbei. Datieren Sie deshalb alles, was Sie schreiben, mit dem heutigen Tag und lassen Sie nie ein Dokument älter aussehen, als es ist.

Ob sich ein Kostenpunkt ohne jeden Beleg schätzen lässt, hängt von den Tatsachen ab, und ein nicht belegter Kostenpunkt kann bei einer Prüfung abgelehnt werden. Was als Beleg gilt, steht in Unterlagen und Quittungen für Mietobjekte.

Wie rekonstruiere ich Anschaffungskosten, Grundstücksanteil und Abschreibung jedes Objekts?

Gehen Sie bei jedem zur Vermietung gekauften Objekt von den Anschaffungskosten aus, nehmen Sie den Grund und Boden heraus, beginnen Sie die Abschreibung an dem Tag, an dem das Objekt vermietbar war, und kürzen Sie die Anschaffungskosten um die gewährte oder zulässige Abschreibung. Ein Wohngebäude zur Vermietung wird nach dem General Depreciation System in der Regel linear über 27,5 Jahre abgeschrieben, mit Mid-Month-Konvention, und im ersten Jahr zählen nur die Monate, in denen es in Betrieb war (Publication 527).

Wenn frühere Jahre ohne Abschreibung blieben, lesen Sie versäumte Abschreibung bei einem Mietobjekt.

Wie werden passive Verluste und Abschreibung von Jahr zu Jahr vorgetragen, und warum verändert ein falsches Jahr alle weiteren?

Die Endbestände jedes Jahres sind die Anfangsbestände des nächsten, eine Zahl, die in einem Jahr falsch ist, ist also in jedem folgenden Jahr falsch.

Mietverluste gelten in der Regel als passiv, außer bei bestimmten Immobilienprofis. Ein Vermieter, der aktiv teilgenommen hat, das heißt mindestens 10 % besitzt und Verwaltungsentscheidungen wie die Zulassung von Mietern und Reparaturen trifft, kann bis zu $25.000 Mietverlust mit anderen Einkünften verrechnen. Der Freibetrag läuft bei einem modifizierten bereinigten Bruttoeinkommen zwischen $100.000 und $150.000 für Alleinstehende oder gemeinsam Veranlagte aus, sodass der Verlust eines Vermieters mit höherem Einkommen stattdessen gesperrt wird (Publication 527). Eine verheiratete Person mit getrennter Veranlagung hat keinen Freibetrag, wenn sie zu irgendeinem Zeitpunkt des Jahres mit dem Ehepartner zusammengelebt hat, und hat $12.500 (auslaufend zwischen $50.000 und $75.000), wenn sie das ganze Jahr getrennt gelebt hat (Publication 501, Publication 527). Eine Personengesellschaft führt keine Aufzeichnung über die gesperrten Verluste eines Gesellschafters; der Gesellschafter verfolgt sie selbst (Anleitung zu Form 8582).

Ein Jahr ohne Abschreibung, ein falscher Grundstücksanteil oder eine als Verbesserung gebuchte Reparatur bleibt nicht in seinem Jahr. Für Jahre, die nie eingereicht wurden, reichen Sie mit den richtigen Beständen ein. Für ein bereits eingereichtes Jahr kann eine Änderungserklärung einen falschen Abschreibungsbetrag korrigieren. Dieselbe falsche Behandlung, auch keine Abschreibung, in zwei oder mehr nacheinander eingereichten Erklärungen wird aber zu Ihrer Methode, und eine Methode zu ändern, erfordert in der Regel Form 3115 (Publication 527, Publication 946); lesen Sie versäumte Abschreibung bei einem Mietobjekt. Deshalb läuft der Neuaufbau vom ältesten Jahr an.

Was kostet eine verspätete Einreichung, und was, wenn mir eine Erstattung zusteht?

Verspätete Einreichung und verspätete Zahlung fügen jeweils einen Prozentsatz der unbezahlten Steuer für jeden Monat oder angefangenen Monat hinzu, bis zu 25 % und 25 % (Einreichung, Zahlung), und Zinsen laufen auf unbezahlte Steuer und auf Strafzuschläge. Einzelheiten zur persönlichen Erklärung stehen in nicht eingereichte Steuererklärungen nachholen. Weil die Strafzuschläge Prozentsätze der unbezahlten Steuer sind, kann ein Jahr, in dem Einbehalt und Zahlungen die Steuer deckten, ohne prozentualen Strafzuschlag bleiben.

Eine verspätete Form 1065 ist anders: ein fester Betrag pro Gesellschafter für jeden Monat oder angefangenen Monat, bis zu 12 Monate, ob Steuer geschuldet wird oder nicht. Der Betrag wird jedes Jahr angepasst; der Grundbetrag für jeden Fälligkeitstermin steht in der Tabelle auf der Seite des IRS zum Verspätungszuschlag. Zum Erlass lesen Sie die Ratgeber Strafzuschlag für verspätete Erklärung einer Personengesellschaft und Erlass für kleine Personengesellschaften.

Für ein Jahr, das nie eingereicht wurde, kann der IRS jederzeit Steuer festsetzen. Wenn Sie Ihre eigene Erklärung einreichen, beginnt die übliche Festsetzungsfrist von drei Jahren, die sechs Jahre beträgt, wenn die Erklärung mehr als 25 % des darin ausgewiesenen Bruttoeinkommens auslässt (IRS, 26 U.S.C. 6501). Wenn Einbehalt oder Vorauszahlungen die Steuer eines Jahres überstiegen, muss die Erstattung in der Regel durch Einreichung innerhalb von drei Jahre nach dem Fälligkeitstermin dieser Erklärung beantragt werden, zuzüglich der Dauer einer Fristverlängerung, die Sie hatten; eine vom Präsidenten ausgerufene Katastrophe kann Zeit hinzufügen (IRS). Der IRS hält eine aktuelle Erstattung zurück, solange eine frühere Erklärung überfällig ist (IRS).

Was, wenn ein Schreiben des IRS, ein Kreditgeber, eine Scheidung oder ein neuer Steuerersteller auf einen Termin wartet?

Lesen Sie zuerst das Datum im Schreiben oder in der Anfrage des Kreditgebers. Die Reihenfolge der Arbeit bleibt gleich, ältestes Jahr zuerst, nur das Tempo ändert sich; eine gesetzliche Frist, etwa das Datum für die Klage vor dem Tax Court, wird an ihrem eigenen Datum eingehalten.

Geht es um eine Umschuldung, einen Gerichtstermin oder eine Frist des IRS, sind die Reihenfolge der Jahre und Einheiten und das bis zum Termin Machbare Ermessensfragen. Lesen Sie „Anders in Ihrem Fall?“ unten.

Brauche ich Software zum Nachholen, oder reicht eine Tabelle?

In den meisten Fällen verlangt das Gesetz keine bestimmte Art von Unterlagen; jedes System, das Ihre Einnahmen und Ausgaben klar zeigt, genügt (Publication 583). Zum Nachholen brauchen Sie ein Buch pro Objekt, das zu den Zeilen von Schedule E passt, Reparaturen und Verbesserungen trennt und Anschaffungskosten und Abschreibung fortschreibt. Zu den Vor- und Nachteilen lesen Sie Tabelle oder Software für Mietobjekte.

Wie halte ich die Bücher aktuell, wenn ich sie nachgeholt habe?

Schließen Sie jeden Monat ab und bewahren Sie auf, was jede Buchung belegt:

1. Erfassen Sie jede Einzahlung und Zahlung monatlich pro Objekt mit den oben genannten Gruppen.
2. Stimmen Sie jedes Konto mit seinem Auszug ab, damit eine fehlende oder doppelte Buchung auffällt, solange sie klein ist (Publication 583).
3. Buchen Sie eine Reparatur oder Verbesserung bei Zahlung richtig und bewahren Sie die Rechnung auf; Sie brauchen die Kosten der Verbesserungen für die Abschreibung und für den Verkauf (Publication 527).
4. Halten Sie Mietgeld auf Konten, die für die Vermietung genutzt werden: ein eigenes Bankkonto für jedes Mietobjekt.
5. Bewahren Sie Objektunterlagen auf, bis die Fristen für das Jahr ablaufen, in dem Sie das Objekt veräußern, und unbegrenzt für jedes Jahr, das nie eingereicht wurde (IRS).

Beispiel

Diese Beispiele dienen nur der Veranschaulichung; Beträge sind in US-Dollar.

Zwei Eigentumswohnungen, drei Jahre nicht eingereicht

Ein Vermieter besitzt zwei Eigentumswohnungen in eigenem Namen und hat drei Jahre lang nicht eingereicht, genannt Jahr 1 bis Jahr 3. Die Miete beträgt insgesamt etwa $36.000 im Jahr, die Barausgaben (Zinsen, Grundsteuer, Versicherung, Reparaturen) etwa $28.000 und die Abschreibung etwa $10.000, berechnet aus jeder Abschlussabrechnung und dem Grundstücksanteil. Nehmen Sie an, beide Wohnungen waren in allen drei Jahren das ganze Jahr vermietet, der Vermieter hat keine Einkünfte aus anderen passiven Tätigkeiten, keinen gesperrten Verlust aus einem früheren Jahr und keine At-Risk-Grenze, und es wird nichts verkauft. Das modifizierte bereinigte Bruttoeinkommen beträgt mindestens $150.000, der Freibetrag für Mietverluste ist also null (siehe den Abschnitt zum Vortrag), und der Verlust jedes Jahres ist gesperrt: gehalten und in ein späteres Jahr vorgetragen, statt abgezogen.

Der Vermieter baut zuerst Jahr 1 neu auf, reicht ein Schedule E mit einer Spalte für jede Wohnung ein und beginnt dann Jahr 2 mit den Endbeständen von Jahr 1 bei Anschaffungskosten und gesperrtem Verlust. Hätte Jahr 1 die Abschreibung ausgelassen, würde es $8.000 Einkünfte statt eines Verlusts von $2.000 zeigen, und die Jahre 2 und 3 würden mit falschen Anschaffungskosten und einem falschen Vortrag beginnen.

Eine Umschuldung wartet auf zwei Jahre Erklärungen

Ein Vermieter plant, ein Darlehen von $400.000 auf eine Mietimmobilie umzuschulden. Der Kreditgeber will die Erklärungen der letzten zwei Jahre. Beide sind nicht eingereicht; das Jahr davor wurde eingereicht. Der Termin des Kreditgebers bestimmt den Zeitplan, nicht die Reihenfolge: Das ältere der beiden Jahre wird zuerst neu aufgebaut, ausgehend von den Anschaffungskosten und Vorträgen der zuletzt eingereichten Erklärung, dann eingereicht, danach das neuere Jahr. Der IRS sagt, die Bearbeitung dauert etwa 6 Wochen, der Zeitplan rechnet also vom Termin des Kreditgebers um diese Zeit plus die Zeit für den Neuaufbau jedes Jahres zurück. Liegt der Termin näher, muss beim Kreditgeber nachgefragt werden, was er akzeptiert.

Zwei Gesellschafter und eine Miet-LLC

Zwei Personen besitzen eine Miet-LLC im Verhältnis 50:50, ohne Wahl der Einstufung. Zwei Jahre lang wurden weder Form 1065 noch K-1 eingereicht. Die LLC reicht für jedes Jahr eine Form 1065 ein, das älteste zuerst, und die persönliche Erklärung jedes Gesellschafters übernimmt ihre Mietzahlen aus dem K-1. Der Verspätungszuschlag läuft pro Gesellschafter und Monat: 2 Gesellschafter mal bis zu 12 Monate sind bis zu 24 Gesellschafter-Monate je Jahr, mit dem Betrag dieses Jahres, sofern kein Erlass greift. Die persönlichen Erklärungen der Gesellschafter für diese Jahre warten auf die K-1.

Anders in Ihrem Fall?

• Zwei oder mehr Jahre fehlen, oder es sind mehr als ein Objekt, eine LLC oder ein Trust beteiligt: Welche Jahre und Einheiten zuerst einreichen und was die Bücher neu aufbauen müssen, sind Ermessensfragen. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung und lesen Sie für die Seite der persönlichen Erklärung nicht eingereichte Steuererklärungen nachholen.
• Eine LLC oder Personengesellschaft hat nie Form 1065 eingereicht: Folgen Sie nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen und bringen Sie die Bücher zur Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein Schreiben des IRS ist eingetroffen: Ein Bescheid setzt eine eigene Frist. Lesen Sie zu Ersatzerklärungen nicht eingereichte Steuererklärungen nachholen und bei einem Abweichungsschreiben Antwort auf ein Underreporter-Schreiben. Holen Sie sich dann Hilfe bei der Buchhaltung für die verlangten Unterlagen.
• Ein Kreditgeber, ein Gericht oder ein neuer Steuerersteller wartet auf einen Termin: Was bis dahin realistisch ist, hängt von den Jahren, Einheiten und Unterlagen ab. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung; für die Aufstellung eines Kreditgebers lesen Sie Gewinn- und Verlustrechnung eines Mietobjekts für einen Kreditgeber.
• Abschreibung wurde nie genommen, oder der alte Abschreibungsplan ist weg: Lesen Sie versäumte Abschreibung bei einem Mietobjekt.
• Ein früherer Buchhalter oder Steuerersteller hat Bücher hinterlassen, denen Sie nicht trauen können, oder eingereichte Erklärungen ließen Miete aus: Welche Buchungen bleiben, welche Jahre neu gemacht werden und ob eingereichte Erklärungen geändert werden müssen, sind Ermessensfragen. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung; für weggelassene Einkünfte in eingereichten Erklärungen lesen Sie Änderung wegen weggelassener Einkünfte in früheren Erklärungen.
• Sie verkaufen oder haben die Mietimmobilie verkauft: Lesen Sie Nachversteuerung der Abschreibung beim Verkauf einer Mietimmobilie.
• Sie leben außerhalb der USA: Lesen Sie nicht ansässige Vermieter.
• Die Buchhaltung ist im Rückstand, aber es ist keine Vermietung: Lesen Sie überfällige Buchhaltung aufholen.