ספרים של נכס להשכרה בפיגור: איך משלימים ומגישים

מאיפה מתחילים כשספרי ההשכרה בפיגור של שנים?

התחילו מהשנה הישנה ביותר שחסרה והתקדמו קדימה, נכס אחרי נכס. שתי בעיות מעורבבות כאן: ניירת (ספרים ורישומים שחסרים או שגויים) והגשה (דוחות שלא הוגשו). IRS קובע להגיש כל דוח שפג מועדו, גם אם אי אפשר לשלם במלואו. כמה שנים חסרות IRS מצפה שתשלימו מוסבר בהשלמת דוחות שלא הוגשו.

הסדר חשוב כי כל שנה מתחילה מהשנה שלפניה: בסיס עלות (basis; מה ששילמתם על הנכס, מותאם מדי שנה), הפחת שנוכה וכל הפסד פסיבי מושהה (הפסד משכירות שהכללים לא מאפשרים לנצל עדיין, ומועבר לשנה מאוחרת) עוברים הלאה משנה לשנה. השלבים:

1. רשמו כל נכס, מי מחזיק בו בבעלות רשומה (אתם, LLC, נאמנות, בעלים משותפים) ואת התאריכים שבהם הושכר.
2. בררו אילו דוחות יש ל-⁠IRS, באמצעות תדפיסים.
3. אספו את המסמכים של השנה הישנה ביותר שחסרה.
4. שחזרו את אותה שנה נכס אחרי נכס, הגישו אותה, ואז העבירו את היתרות הסופיות שלה לשנה הבאה.

אספו לכל נכס: דפי חשבון בנק וכרטיס אשראי, מסמך הסגירה, טופס 1098 או דפי הלוואה, חשבונות מס רכוש, חוזי שכירות ורישומי דמי שכירות, דפי חשבון של מנהל הנכס, הדוח האחרון שהוגש ותדפיסי IRS. בקשו מכל בנק, חברת אשראי ומלווה דפי חשבון שאין לכם עוד; עד כמה אחורה הם יכולים לספק אותם משתנה. גודל העבודה הוא נכסים כפול ישויות כפול חשבונות כפול חודשים, ולכן כל שנה, ישות או חשבון לא מותאם שנוספים מוסיפים עבודה.

המקרה אינו פשוט כששתי שנים או יותר חסרות, יש יותר מנכס אחד, LLC או נאמנות מחזיקים בבעלות, מנהל חשבונות קודם השאיר ספרים שאי אפשר לסמוך עליהם, הגיע מכתב מ-⁠IRS, או שמלווה, בית משפט או מכין דוחות חדש מחכים לתאריך. ראו “המצב שלכם שונה?” בסוף.

אילו דוחות חסרים: טופס 1040 שלי, טופס 1065 של LLC, או שניהם?

הדוח תלוי בדרך כלל במי שמחזיק בבעלות הרשומה על הנכס, ולא במי שגבה את דמי השכירות.

שותפות אמריקאית חייבת להגיש טופס 1065, אלא אם לא קיבלה הכנסה ולא היו לה ניכויים, ו-⁠LLC עם שני חברים לפחות וללא בחירה בסיווג אחר מסווג כשותפות (הוראות טופס 1065). LLC שבחר להיות מסווג כחברה מגיש דוח חברה, ועמוד זה אינו עוסק בכך. LLC שבבעלות זוג נשוי בלבד כרכוש משותף (community property) יכול להיחשב ישות שאינה מוכרת לצורכי מס (disregarded entity) או שותפות, ו-⁠IRS מקבל את הסיווג שהזוג בחר (Revenue Procedure 2002-69); שינוי הסיווג הזה נחשב המרה של הישות. גם סיווגו של LLC עוקב אחרי חבריו: LLC עם חבר אחד שמצרף בעלים שני הופך לשותפות מאותו תאריך, ושותפות מסתיימת כשאדם אחד רוכש את כל שאר הזכויות, ולכן ל-⁠LLC אחד יכולות להיות שנים של Schedule E ושנים של טופס 1065 (Revenue Rulings 99-5 ו-⁠⁦99-6⁩). רשמו את התאריך שבו כל בעלים הצטרף או עזב.

הגישו קודם את דוחות השותפות, מהשנה הישנה ביותר: הדוח האישי של כל שותף צריך את ה-⁠⁦K-1⁩. על LLC שמעולם לא הגיש, ראו דוחות עסקיים שלא הוגשו. על בעלים משותפים שמחזיקים בנכס ישירות, ראו Schedule E או דוח שותפות. על חשבונות ההון של השותפים ועל טפסי ⁦K-1⁩, ראו שחזור חשבונות הון של שותפות. כסף שעובר בין LLC, נאמנות ובינכם באופן אישי הוא בדרך כלל הלוואה, הזרמת הון או חלוקה, ולא הכנסה או הוצאה משכירות: ראו ספרים של LLC לכל נכס להשכרה וכספים מעורבים.

איך משיגים דוחות ישנים וטפסי הכנסה שכבר יש ל-⁠IRS?

הזמינו תדפיסים לכל שנה חסרה ולשנה האחרונה שהגשתם. הם מראים מה מחזיק IRS, והם הבדיקה הראשונה לשחזור שלכם (סוגי תדפיסים של IRS).

תדפיס השכר וההכנסות מציג רק טפסים שהוגשו ל-⁠IRS, ואולי לא כל טופס שהונפק עבורכם. באינטרנט הוא מוגבל לכ-⁠85 מסמכים; מעבר לכך IRS מפנה אתכם לטופס ⁦4506-T⁩. אישור אי-הגשה אינו אומר אם הייתם חייבים להגיש. מנהל נכס מדווח על דמי שכירות שהועברו לבעלים בטופס ⁦1099-MISC⁩ כשהסכום עומד בסף הדיווח של הטופס (הוראות); התאימו כל טופס כזה לדפי החשבון של המנהל ולהפקדות שלכם.

הדוח האחרון שהגשתם מכיל את המספרים שמהם מתחיל השחזור: הפחת עד היום, כל הפסד פסיבי מושהה ובסיס העלות של כל נכס. אם מכין דוחות קודם או תוכנה מחזיקים אותם, בקשו אותם עכשיו; ראו שחזור לוח פחת שאבד.

מה אפשר לשחזר מדפי חשבון בנק, ומה צריך להשיג מאחרים?

דפי חשבון בנק וכרטיס אשראי משחזרים מה זז ומתי. הם לא מראים בשביל מה היה תשלום או כמה עלה נכס. דף חשבון יכול להוכיח תשלום אם הוא מציג את מקבל התשלום, הסכום והתאריך (ואת מספר השיק, בתשלום בשיק), אבל הוכחת תשלום לבדה אינה מבססת ניכוי; שמרו את החשבונית או הקבלה (פרסום 583).

חברת הטייטל (title company) או ה-⁠escrow, המלווה ושמאי המחוז יכולים לספק עותקים; IRS מציין אותם בהנחיות לשחזור רישומים אחרי אסון, שנכתבו להפסדי נזק אבל מפנות לאותם גופים (IRS). על מסמך הסגירה ראו רישומו בספרים. לעבודה מדפי חשבון בנק בלבד ראו שחזור ספרים מדפי חשבון בנק.

מה אם הספרים קיימים אבל מנהל חשבונות קודם השאיר אותם שגויים?

אל תתחילו מהסכומים הישנים. התאימו כל חשבון בנק, כרטיס והלוואה לדפי החשבון שלו, חודש אחרי חודש, ואז בדקו איך הספרים הישנים טיפלו ב:

• יתרות לא מסווגות או יתרות ביניים (suspense);
• הפקדות שנרשמו כדמי שכירות והיו פיקדונות שכירות, כספי הלוואה או העברות בין החשבונות שלכם;
• קרן משכנתה שנרשמה כהוצאה;
• שיפורים שנרשמו כתיקונים;
• הוצאות אישיות שהתערבבו;
• פחת שלא נרשם מעולם.

השוו את סך דמי השכירות של כל שנה לתדפיס השכר וההכנסות, לדוח שהוגש ולחוזי השכירות. נתון ששום דף חשבון או מסמך לא תומך בו הוא נתון לשאול עליו, לא להעביר הלאה. אם דוח שהוגש השתמש בנתונים שגויים, ראו תיקון דוחות בגין הכנסה שהושמטה מדוחות קודמים.

איך ממיינים כל הפקדה ותשלום לדמי שכירות, פיקדונות, קרן הלוואה, ריבית, תיקונים, שיפורים והוצאות אישיות?

מיינו כל שורה לפני שמסכמים משהו. הפקדה, תשלום הלוואה או תשלום אישי שנרשמו במקום הלא נכון משנים את הכנסת השנה (פרסום 527).

תשלום משכנתה שכולל escrow הוא ריבית, קרן והפקדה. ההפקדה אינה הוצאה: השתמשו בדף ה-⁠escrow כדי לרשום מס רכוש וביטוח כשהמלווה משלם אותם; במס, רק מה שהמלווה שילם בפועל מותר בניכוי (פרסום 530). לכל קטגוריה ראו פיקדונות שכירות, תיקון או שיפור, דפי חשבון של מנהל נכס ואם כסף של ההשכרה וכסף אישי חולקים חשבון, כספים מעורבים.

מה עושים עם תיקונים ששולמו במזומן או בלי קבלה?

אספו כל רישום אחר שמראה למי שולם, כמה, מתי ובעבור מה, וכתבו עכשיו הערות עם תאריך. IRS קובע שכשלתשלום במזומן אין קבלה, צריך לרשום בספרים הסבר מתאים ברגע התשלום (פרסום 583). בשנים קודמות הרגע הזה עבר, ולכן תארכו כל מה שאתם כותבים בתאריך הכתיבה בפועל, ולעולם אל תגרמו למסמך להיראות ישן ממה שהוא.

האם אפשר להעריך עלות שאין לה שום רישום תלוי בעובדות, ועלות ללא תימוכין עלולה להידחות בביקורת. מה נחשב תימוכין מוסבר ברישומים וקבלות של נכס להשכרה.

איך משחזרים את בסיס העלות, חלק הקרקע והפחת של כל נכס?

בכל נכס שנקנה להשכרה, התחילו מהעלות, הוציאו את הקרקע, התחילו לחשב פחת מהתאריך שבו הנכס היה מוכן להשכרה, והקטינו את בסיס העלות בפחת שהותר או שהיה מותר. מבנה מגורים להשכרה מופחת בדרך כלל בשיטת קו ישר לאורך 27.5 שנים לפי מערכת הפחת הכללית, עם מוסכמת אמצע החודש, ובשנה הראשונה נספרים רק החודשים שבהם הנכס היה בשימוש (פרסום 527).

אם שנים קודמות דילגו על פחת, ראו פחת שלא נוכה על נכס להשכרה.

איך הפסדים פסיביים ופחת עוברים משנה לשנה, ולמה שנה שגויה אחת משנה את כל השאר?

היתרות הסופיות של כל שנה הן היתרות הפותחות של השנה הבאה, ולכן נתון שגוי בשנה אחת שגוי בכל השנים שאחריה.

הפסדים משכירות הם בדרך כלל פסיביים, למעט אצל אנשי מקצוע מסוימים בנדל״ן. בעלי נכסים שהשתתפו באופן פעיל, כלומר מחזיקים לפחות ⁦10%⁩ ומקבלים החלטות ניהול כמו אישור שוכרים ותיקונים, רשאים לנכות עד ⁦$25,000⁩ מההפסד משכירות מול הכנסות אחרות. המכסה פוחתת בהדרגה בין ⁦$100,000⁩ ל-⁠⁦$150,000⁩ של הכנסה ברוטו מתואמת (modified adjusted gross income) ליחידים או לנשואים המגישים דוח משותף, ולכן הפסד של בעלי נכסים עם הכנסה גבוהה יותר מושהה במקום זאת (פרסום 527). מי שנשואים ומגישים דוח נפרד אין להם מכסה אם התגוררו עם בן או בת הזוג בכל שלב בשנה, ויש להם ⁦$12,500⁩ (פוחת בהדרגה בין ⁦$50,000⁩ ל-⁠⁦$75,000⁩) אם חיו בנפרד כל השנה (פרסום 501, פרסום 527). שותפות אינה מנהלת רישום של הפסדים מושהים של שותף; השותף עוקב אחריהם בעצמו (הוראות טופס 8582).

שנה שבה דולג פחת, חלק קרקע שגוי או תיקון שנרשם כשיפור לא נשארים בשנה שלהם. שנים שלא הוגשו מגישים עם היתרות הנכונות. שנה שכבר הוגשה, דוח מתוקן יכול לתקן סכום פחת שגוי, אבל אותו טיפול שגוי, גם אם לא נוכה כלל, בשני דוחות לפחות שהוגשו ברצף הופך לשיטה שלכם, ושינוי שיטה דורש בדרך כלל טופס 3115 (פרסום 527, פרסום 946); ראו פחת שלא נוכה על נכס להשכרה. לכן השחזור מתקדם מהשנה הישנה ביותר.

מה יעלה איחור בהגשה, ומה אם מגיע לי החזר?

איחור בהגשה ואיחור בתשלום מוסיפים כל אחד אחוז מהמס שלא שולם על כל חודש או חלק מחודש, עד ⁦25%⁩ ועד ⁦25%⁩ (הגשה, תשלום), וריבית רצה על מס שלא שולם ועל קנסות. פרטים לדוח אישי נמצאים בהשלמת דוחות שלא הוגשו. מכיוון שהקנסות הם אחוזים מהמס שלא שולם, בשנה שבה הניכוי במקור והתשלומים כיסו את המס ייתכן שאין קנס באחוזים.

טופס 1065 שהוגש באיחור שונה: סכום קבוע לכל שותף על כל חודש או חלק מחודש, עד 12 חודשים, בין שחייבים מס ובין שלא. הסכום מתעדכן מדי שנה; הסכום הבסיסי לכל מועד הגשה נמצא בטבלה בעמוד קנס אי-הגשה. להקלה ראו את המדריכים קנס על דוח שותפות שהוגש באיחור והקלה לשותפויות קטנות.

בשנה שלא הוגש בה דוח, IRS יכול לקבוע שומה בכל עת; הגשת דוח משלכם מתחילה את מגבלת השומה הרגילה של שלוש שנים, שהיא שש שנים אם הדוח משמיט יותר מ-⁠⁦25%⁩ מההכנסה ברוטו שהוא מציג (IRS, ⁦26 U.S.C. 6501⁩). אם הניכוי במקור או המקדמות עלו על המס של שנה, צריך בדרך כלל לתבוע את ההחזר בהגשה תוך שלוש שנים ממועד ההגשה של אותו דוח, ועוד אורך כל הארכה להגשה שהייתה לכם; אסון שהנשיא הכריז עליו יכול להוסיף זמן (IRS). IRS עוצר החזר נוכחי כל עוד דוח קודם לא הוגש (IRS).

מה אם מכתב מ-⁠IRS, מלווה, גירושין או מכין דוחות חדש מחכים לתאריך?

קראו קודם את התאריך שבמכתב או בבקשת המלווה. סדר העבודה נשאר זהה, מהשנה הישנה ביותר, ורק הקצב משתנה; מועד חוקי, כמו תאריך הגשת עתירה לבית המשפט למסים של ארצות הברית, מתקיים במועדו.

כשעל הפרק מימון מחדש, תאריך בבית משפט או מועד של IRS, סדר השנים והישויות ומה ריאלי עד התאריך הם החלטות שדורשות שיקול דעת. ראו “המצב שלכם שונה?” בהמשך.

האם צריך תוכנה כדי להשלים פערים, או שגיליון אלקטרוני מספיק?

ברוב המקרים החוק אינו מחייב סוג רישומים מסוים; כל מערכת שמראה בבירור את ההכנסות וההוצאות מספיקה (פרסום 583). השלמת פערים דורשת פנקס אחד לכל נכס שמתיישב עם שורות Schedule E, מפריד בין תיקונים לשיפורים, ומעביר קדימה בסיס עלות ופחת. על היתרונות והחסרונות ראו גיליון אלקטרוני או תוכנה לנכסים להשכרה.

איך שומרים על ספרים מעודכנים אחרי שהשלמנו אותם?

סגרו כל חודש, ושמרו את מה שמוכיח כל רישום:

1. רשמו כל הפקדה ותשלום מדי חודש, לפי נכס, בקטגוריות שלמעלה.
2. התאימו כל חשבון לדף החשבון שלו כדי שרישום חסר או כפול יתגלה כשהוא עוד קטן (פרסום 583).
3. רשמו תיקון או שיפור נכון ברגע התשלום ושמרו את החשבונית; אתם צריכים את עלות השיפורים כדי לחשב פחת ולמכור (פרסום 527).
4. השאירו את כספי ההשכרה בחשבונות שמשמשים להשכרה: חשבון בנק נפרד לכל נכס להשכרה.
5. שמרו רישומי נכס עד שחולפות מגבלות הזמן לשנה שבה אתם נפטרים מהנכס, וללא הגבלה לכל שנה שלא הוגש בה דוח (IRS).

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

שתי דירות, שלוש שנים בלי הגשה

בעל נכס מחזיק בשתי דירות על שמו ולא הגיש דוחות שלוש שנים, שנקרא להן שנה 1 עד שנה 3. דמי השכירות הם כ-⁠⁦$36,000⁩ בשנה בסך הכול, הוצאות במזומן (ריבית, מס רכוש, ביטוח, תיקונים) כ-⁠⁦$28,000⁩, והפחת כ-⁠⁦$10,000⁩, לפי מסמך הסגירה וחלק הקרקע של כל דירה. נניח ששתי הדירות הושכרו כל השנה בשלוש השנים, שלבעל הנכס אין הכנסה מפעילויות פסיביות אחרות, אין הפסד מושהה משנה קודמת ואין מגבלת סיכון, ושום דבר לא נמכר. ההכנסה ברוטו המתואמת היא לפחות ⁦$150,000⁩, ולכן מכסת ההפסד משכירות היא אפס (ראו את הסעיף על העברה קדימה) וההפסד של כל שנה מושהה: נשמר ומועבר לשנה מאוחרת במקום להיות מנוכה.

בעל הנכס משחזר קודם את שנה 1, מגיש Schedule E עם עמודה לכל דירה, ואז מתחיל את שנה 2 מבסיס העלות הסופי של שנה 1 ומההפסד המושהה שלה. אילו שנה 1 השמיטה פחת, היא הייתה מציגה הכנסה של ⁦$8,000⁩ במקום הפסד של ⁦$2,000⁩, ושנים 2 ו-⁠3 היו מתחילות מבסיס עלות שגוי ומהעברה שגויה.

מימון מחדש שממתין לדוחות של שנתיים

בעל נכס מתכנן לממן מחדש הלוואה של ⁦$400,000⁩ על נכס להשכרה. המלווה רוצה את הדוחות של שתי השנים האחרונות. שתיהן לא הוגשו; השנה שלפניהן הוגשה. תאריך המלווה קובע את לוח הזמנים ולא את הסדר: קודם משחזרים את הישנה מבין שתי השנים, מתוך בסיס העלות וההעברות של הדוח האחרון שהוגש, אחר כך מגישים אותה, ואז את השנה החדשה. IRS אומר שהעיבוד לוקח כ-⁠6 שבועות, ולכן לוח הזמנים נספר אחורה מתאריך המלווה בזמן הזה ועוד הזמן לשחזר כל שנה. אם התאריך קרוב מזה, צריך לשאול את המלווה מה הוא מקבל.

שני שותפים ו-⁠LLC להשכרה

שני אנשים מחזיקים LLC להשכרה ב-⁠⁦50-50⁩, ללא בחירה בסיווג אחר. במשך שנתיים לא הוגשו טופס 1065 או טפסי ⁦K-1⁩. ה-⁠LLC מגיש טופס 1065 לכל שנה, מהישנה, והדוח של כל שותף לוקח את נתוני ההשכרה שלו מה-⁠⁦K-1⁩. קנס האיחור רץ לכל שותף לכל חודש: 2 שותפים כפול עד 12 חודשים הם עד 24 חודשי שותף לכל שנה, בסכום של אותה שנה, אלא אם חלה הקלה. הדוחות האישיים של השותפים לשנים האלה ממתינים ל-⁠⁦K-1⁩.

המצב שלכם שונה?

• שתי שנים או יותר חסרות, או שמעורבים יותר מנכס אחד, LLC או נאמנות: אילו שנים וישויות מגישות קודם, ומה הספרים צריכים לשחזר, הן החלטות שדורשות שיקול דעת. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות, וראו השלמת דוחות שלא הוגשו לצד הדוח האישי.
• LLC או שותפות שמעולם לא הגישו טופס 1065: פעלו לפי דוחות עסקיים שלא הוגשו והביאו את הספרים לעזרה בהנהלת חשבונות.
• הגיע מכתב מ-⁠IRS: הודעה קובעת מועד משלה. ראו השלמת דוחות שלא הוגשו לדוחות חלופיים ומענה להודעת underreporter למכתב אי-התאמה, ואז קבלו עזרה בהנהלת חשבונות ברישומים שהוא מבקש.
• מלווה, בית משפט או מכין דוחות חדש מחכים לתאריך: מה ריאלי עד התאריך הזה תלוי בשנים, בישויות וברישומים המעורבים. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות; לדוח של מלווה ראו דוח רווח והפסד של נכס להשכרה למלווה.
• פחת לא נוכה מעולם, או שלוח הפחת הישן אבד: ראו פחת שלא נוכה על נכס להשכרה.
• מנהל חשבונות או מכין דוחות קודם השאיר ספרים שאי אפשר לסמוך עליהם, או הגיש דוחות שהשמיטו דמי שכירות: אילו רישומים לשמור, אילו שנים לעשות מחדש והאם צריך לתקן דוחות שהוגשו הן החלטות שדורשות שיקול דעת. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות; להכנסה שהושמטה מדוחות שהוגשו ראו תיקון דוחות בגין הכנסה שהושמטה מדוחות קודמים.
• אתם מוכרים או מכרתם את הנכס להשכרה: ראו החזר פחת במכירת נכס להשכרה.
• אתם גרים מחוץ לארה״ב: ראו בעלי נכסים שהם תושבי חוץ.
• הספרים בפיגור אבל זה לא נכס להשכרה: ראו השלמת ספרים שמתעכבים.