Cuánto tiempo conservar recibos y registros fiscales del negocio

¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de impuestos, recibos y estados de cuenta bancarios del negocio?

Para efectos de impuestos, conserve los recibos, estados de cuenta bancarios, facturas y demás registros que respaldan una partida de una declaración durante 3 años después de presentarla (IRS). Es el plazo habitual que tiene el IRS para cobrar más impuesto y que usted tiene para reclamar un reembolso. Una declaración presentada antes cuenta como presentada en su fecha de vencimiento. Lo que debe mostrar un recibo está en requisitos del IRS para los recibos.

Tres años es solo el plazo básico. Un caso deja de ser sencillo si nunca se presentó un año, se omitieron ingresos en una declaración, el negocio tiene empleados, equipos o una cuenta en el extranjero, o el negocio se está cerrando o vendiendo. Cada uno cambia el plazo; la siguiente sección explica cómo.

Reúna lo siguiente antes de triturar cualquier cosa: cada declaración presentada con la prueba de la fecha de presentación, la lista de activos con las facturas de compra, los archivos de nómina, los documentos de préstamos, arrendamientos y seguros, y los estados de cuenta de cualquier cuenta fuera de EE. UU. Si no sabe qué años siguen abiertos, lo más común al cerrar, vender, cancelar un software contable o vaciar cajas, ordene primero los registros por año.

¿Cuándo debo conservar los registros del negocio más de tres años?

Estos son plazos federales, en su mayoría para declaraciones del impuesto sobre la renta; los impuestos estatales y otros impuestos pueden ser distintos (IRS).

La prueba de 25% usa el ingreso bruto antes del costo de los bienes vendidos en el caso de un negocio. No cuenta los montos revelados de forma adecuada en la declaración o en una declaración adjunta, salvo que la revelación no ayuda cuando la omisión proviene de una base fiscal inflada (26 U.S.C. 6501(e)). Cuando se aplica, el plazo más largo abarca toda la declaración, así que conserve todos los registros de ese año, no solo el de la partida omitida.

La regla de conservación de registros de la FBAR es más corta que los seis años en que puede determinarse una multa civil de la FBAR (31 U.S.C. 5321(b)(1)).

¿Cuándo empieza a correr el plazo de tres años?

El plazo empieza el día en que presenta la declaración, o en su fecha de vencimiento si presentó antes (Publication 583). Una declaración presentada tarde, o con prórroga, lo inicia el día en que realmente se presenta (26 U.S.C. 6501(a)). Una declaración que nunca se presentó nunca lo inicia.

Presentar una declaración enmendada no inicia tres años nuevos; la fecha de la presentación original sigue fijando el plazo. La única excepción: una declaración enmendada firmada que muestre más impuesto, recibida en los últimos 60 días del plazo, lo extiende hasta 60 días después de que el IRS la reciba (26 U.S.C. 6501(c)(7)).

Las declaraciones de negocios agregan un segundo plazo, porque los propietarios declaran las cifras de la entidad en sus propias declaraciones:

Así, los registros de una corporación S siguen abiertos hasta 3 años después de que venció o se presentó la declaración del último accionista, lo que ocurra después, y los de una sociedad de personas hasta ese mismo momento para la declaración de la sociedad y la de cada socio. Una sociedad de personas sujeta al régimen de auditoría centralizada también queda abierta a ajustes del IRS hasta 3 años después de la última de estas fechas: la presentación de su declaración, su vencimiento o una solicitud de ajuste administrativo (administrative adjustment request) que presente, con plazos más largos en algunos casos (26 U.S.C. 6235).

¿Cuánto tiempo duran los registros de impuestos de nómina?

Conserve los registros de impuestos de nómina al menos cuatro años después de la fecha en que vence o se paga el impuesto, la que sea posterior (26 CFR 31.6001-1(e); IRS). La página del IRS cuenta los cuatro años desde la presentación de la declaración del cuarto trimestre del año, lo que normalmente da a los trimestres anteriores una fecha de término posterior. Un trimestre sin declaración de nómina presentada no tiene límite de tiempo, así que conserve sus registros hasta que se presente la declaración tardía y haya transcurrido su propio plazo. Para una solicitud de reembolso, crédito o reducción de impuestos de nómina, conserve los registros de la solicitud al menos cuatro años después de presentarla.

Los registros que respaldan los salarios por licencia por enfermedad y familiar calificada para licencias tomadas después del 31 de marzo de 2021, y los salarios del crédito por retención de empleados pagados después del 30 de junio de 2021, deben conservarse al menos 6 años (IRS). En el caso del crédito por retención de empleados, el plazo para determinar el impuesto termina no antes de 6 años después de la última de estas fechas: la presentación de la declaración original, la fecha en que se considera presentada o la fecha en que se hace la solicitud del crédito; cuente desde ahí (26 U.S.C. 3134(l)). Qué registros de nómina conservar, y en qué forma, está en conservación de registros de nómina.

¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de equipos y otros bienes?

Conserve los registros de los bienes hasta que se cierre el plazo del año en que los venda o disponga de ellos en una disposición gravable, no el año en que los compró (Publication 583). Prueban la depreciación que usted reclamó y la base fiscal (generalmente el costo más las mejoras, menos la depreciación que reclamó o pudo haber reclamado (Publication 551)) que se usa para calcular la ganancia o pérdida en una venta. Conserve las facturas de compra, los costos de mejoras y los calendarios de depreciación; las instrucciones de las declaraciones de las entidades dicen lo mismo (instrucciones del Form 1120-S).

• Intercambio no gravable: conserve los registros del bien anterior y del bien nuevo hasta que se cierre el plazo del año en que disponga del bien nuevo.
• Vehículo: conserve también los registros del uso comercial de cada año en que se deprecia el vehículo (Publication 463); la regla del año de disposición anterior sigue aplicándose.

¿Qué registros del negocio debo conservar por más tiempo?

Las declaraciones presentadas, los libros de contabilidad, los registros de la base fiscal del propietario y los registros que respaldan una pérdida o un crédito que se arrastra duran más que los recibos ordinarios, porque las declaraciones posteriores dependen de ellos. Las fuentes que siguen no fijan una fecha de término para ninguno de ellos.

• Declaraciones presentadas: el IRS indica conservar copias, porque ayudan con declaraciones posteriores y enmendadas (IRS). Conserve también la prueba de la fecha de presentación, como la aceptación de la presentación electrónica o el recibo de envío por correo, porque la fecha de presentación inicia el plazo.
• Libros de contabilidad: los libros mayores y diarios se conservan mientras su contenido pueda ser relevante para aplicar cualquier ley tributaria (26 CFR 1.6001-1(e)).
• Registros de la base fiscal del propietario: un accionista de una corporación S o un socio es responsable de conservar el registro necesario para calcular la base fiscal de sus acciones o de su participación en la sociedad de personas (instrucciones del Form 7203; instrucciones del socio para el Schedule K-1). Una corporación también debe conservar las actas de las reuniones de su junta directiva (Publication 583).
• Pérdidas y créditos que se arrastran a años posteriores: los registros que respaldan una pérdida o un crédito que todavía se arrastra pueden ser relevantes en el año posterior que lo use. El reglamento fija una prueba, no un número fijo de años, así que lo más seguro es conservarlos hasta que se cierre el plazo de ese año posterior (26 CFR 1.6001-1(e)).

¿Qué pasa si cierro o vendo el negocio?

Cerrar o vender no acorta ninguno de los plazos de esta guía. El IRS indica a los propietarios que cierran que conserven los registros de los bienes hasta que se cierre el plazo del año de la disposición, y los registros de impuestos de nómina al menos cuatro años (IRS: cómo cerrar un negocio).

• Quién puede recibir un cobro todavía: cerrar no pone fin al impuesto de un año que el IRS aún puede determinar. Los propietarios que recibieron los activos de la empresa pueden ser responsables como cesionarios (transferees) hasta un año después de que termine el plazo de determinación de la empresa (26 U.S.C. 6901(c)), y una persona responsable del impuesto de nómina retenido y no pagado puede deberlo personalmente (26 U.S.C. 6672). Conserve los registros de la empresa cerrada durante ese año adicional.
• Declaraciones finales: la declaración final del impuesto sobre la renta inicia su propio plazo de tres años cuando se presenta. Las declaraciones finales de nómina siguen la regla de nómina de cuatro años.
• Registros de nómina: un Form 941 o 944 final lleva una declaración que indica quién conserva los registros de nómina y dónde.
• Una venta: conserve el contrato de venta, la asignación del precio y los registros de la base fiscal hasta que se cierre el plazo del año de la venta. Si el precio se paga durante varios años, las declaraciones posteriores que informan la venta también dependen de ellos: los registros se conservan mientras su contenido pueda ser relevante (26 CFR 1.6001-1(e)), y se aplica el plazo propio de cada declaración (IRS Topic 305).
• Software contable: exporte todos los años abiertos antes de cancelarlo. Vea registros que debe conservar al cancelar un software contable.

Los pasos para presentar están en cómo cerrar una empresa y cómo vender su negocio.

¿Qué pasa si nunca presenté un año?

Un año sin declaración no tiene límite de tiempo: el plazo nunca empieza a correr, así que el IRS puede determinar el impuesto de ese año en cualquier momento (26 U.S.C. 6501(c)(3)). Conserve todos los registros de ese año al menos hasta que se presente la declaración tardía y haya transcurrido su propio plazo. Una declaración tardía inicia el plazo habitual el día en que se presenta.

Hasta qué año atrás espera el IRS las declaraciones faltantes, y en qué orden presentarlas, está en cómo ponerse al día con declaraciones de negocio no presentadas. Eso no acorta la regla de sin límite anterior, así que conserve todos los registros de los años faltantes. Si faltan los libros, vea cómo reconstruir la contabilidad a partir de los estados de cuenta bancarios.

¿Los prestamistas, las aseguradoras o los estados exigen un plazo más largo?

Pueden hacerlo. Cuando ya no necesite los registros para efectos de impuestos, verifique antes de descartarlos, porque las aseguradoras o los acreedores pueden exigirlos por más tiempo que el IRS (Publication 583). Los contratos de préstamo, los arrendamientos y las pólizas de seguro pueden indicar sus propios plazos.

Las autoridades tributarias de los estados fijan sus propios límites para las declaraciones estatales, y algunos son más largos que el plazo federal básico. California es un ejemplo: su Franchise Tax Board indica que el plazo habitual es de cuatro años desde la fecha de vencimiento o de presentación, y más en algunos casos, como una auditoría federal o una omisión grande de ingresos. Consulte a la autoridad tributaria de cada estado donde presenta el negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Los recibos de una trabajadora independiente y una laptop vendida

Una trabajadora independiente presenta su declaración de 2023 el 10 de abril de 2024. La fecha de vencimiento era el 15 de abril de 2024, así que el plazo empieza ese día. Salvo que se aplique un plazo más largo, los recibos ordinarios y los estados de cuenta bancarios de 2023 se conservan hasta abril de 2027.

Compra una laptop de US$1,800 en 2023 y la vende en 2026. Sus registros siguen el año de la venta:

• 2023: comprada y depreciada.
• 2024 y 2025: todavía en uso.
• 2026: vendida. El año de la venta fija el plazo.
• Abril de 2027: se presenta la declaración de 2026.
• Abril de 2030: lo más pronto en que se pueden desechar los registros de la laptop.

El propietario de un restaurante cierra con empleados

El propietario de un restaurante cierra en diciembre de 2026 después de pagar los últimos salarios. La última declaración trimestral de nómina vence a fines de enero de 2027, y el impuesto se paga para esa fecha. Los registros de nómina se conservan al menos cuatro años después, hasta principios de 2031; si el impuesto se paga más tarde, los cuatro años corren desde la fecha posterior. La declaración final indica quién los guarda y dónde.

Una consultora omitió ingresos en una declaración

Una consultora presenta su declaración de 2023 en abril de 2024 con US$120,000 de ingreso bruto. Después descubre que omitió US$40,000 y que no los reveló en ninguna parte de la declaración. Una cuarta parte de US$120,000 es US$30,000, así que los US$40,000 superan el límite. El plazo de determinación es de seis años, no tres, por lo que todos sus registros de 2023 se conservan hasta abril de 2030, no solo los del ingreso omitido.

¿Su caso es distinto?

• Usted está cerrando o vendiendo el negocio, o vaciando cajas, y no sabe qué años siguen abiertos. La respuesta depende de la fecha de presentación de cada declaración, de cualquier año no presentado, de las cuentas en el extranjero y de los equipos que todavía deprecia. Ordenar los registros por año antes de triturar algo o cancelar una cuenta es trabajo de contabilidad: obtenga ayuda con la contabilidad y vea cómo cerrar una empresa.
• Usted recibió una carta o un aviso del IRS sobre un año: conserve todos los registros de ese año aunque haya pasado el plazo habitual, y vea un aviso del IRS para su negocio. Ordenar por año lo que tiene antes de responder es trabajo de contabilidad: obtenga ayuda con la contabilidad.
• Nunca se presentó un año: use cómo ponerse al día con declaraciones de negocio no presentadas, y obtenga ayuda con la contabilidad si los registros están incompletos.
• Se omitieron ingresos en una declaración ya presentada: vea cómo enmendar declaraciones anteriores por ingresos omitidos.
• El negocio o sus propietarios tienen una cuenta en el extranjero o una empresa extranjera, o una persona extranjera es propietaria de la empresa de EE. UU.: vea qué cuentas cuentan en una FBAR, formularios informativos para una empresa extranjera y registros de una LLC de propiedad extranjera.
• Faltan los registros de equipos: vea cómo reconstruir un calendario de depreciación perdido.
• Se perdieron recibos, o quiere escanear y tirar el papel: vea recibos perdidos, recibos escaneados en lugar de papel y multas por no conservar registros.
• Usted alquila propiedades: vea registros y recibos de propiedades de alquiler.
• Usted también presenta en Canadá, o el negocio es canadiense: la CRA (la autoridad tributaria de Canadá) tiene su propio plazo, vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio en Canadá. Los registros de la declaración de cada país siguen las reglas de ese país.