Donaciones desde la cuenta del negocio: cómo registrarlas

¿Una donación a una organización benéfica desde la cuenta del negocio es un gasto del negocio?

Por lo general, no. Una donación benéfica no es un gasto ordinario del negocio, así que queda fuera de las deducciones que reducen la ganancia del negocio. Las instrucciones del Schedule C indican no incluir las donaciones benéficas en otros gastos, y la Publication 334 las enumera entre los costos que por lo general no se pueden deducir como gastos del negocio.

Cualquier deducción viene de la regla separada sobre donaciones benéficas, y quién la reclama depende de la declaración que presenta el negocio:

La declaración decide la fila, no la etiqueta de la ley estatal. Una LLC de un solo miembro presenta el Schedule C (o el Schedule E o F si es una actividad de alquiler o agrícola), salvo que haya elegido tributar como corporación (instrucciones del Schedule C). Una LLC con dos o más miembros es una sociedad de personas, salvo que haya elegido el tratamiento de corporación (instrucciones del Form 1065). Una LLC cuyos únicos propietarios son cónyuges con bienes gananciales puede, en cambio, tratarse como un negocio de un solo propietario (Revenue Procedure 2002-69), así que siga la declaración que presenta.

Una excepción: un pago que en realidad es publicidad es un gasto del negocio (vea la sección sobre patrocinios más abajo).

Un caso no es sencillo cuando la donación fue para la causa de un solo propietario, las donaciones de una corporación pueden superar su límite, el negocio donó productos u otros bienes, o las donaciones se registraron como gastos ordinarios en una declaración ya presentada. Reúna:

• el recibo escrito de la organización benéfica y el registro bancario
• el tipo de declaración y el porcentaje de cada propietario
• un acta de la junta directiva, si es una corporación
• el costo y la fecha de compra de todo lo que se haya donado que no sea efectivo

¿En qué cuenta o categoría registro una donación benéfica?

No en una categoría de gasto ordinario. En su plan de cuentas, use una cuenta de retiros de capital para la donación propia del propietario, y una cuenta separada de donaciones benéficas, aparte de los gastos operativos, para la donación que hace el negocio. Ninguna regla tributaria nombra una cuenta. Es una decisión contable que permite sacar la donación del ingreso ordinario del negocio al preparar la declaración. Los menús del software son distintos, así que elija el tipo de cuenta, no solo el nombre.

1. Cree la cuenta una sola vez, con el tipo indicado en la tabla.
2. Registre cada pago con el nombre legal de la organización benéfica como beneficiario y adjunte su recibo.
3. Revise el estado de resultados para encontrar donaciones registradas como publicidad, donaciones generales o varios, y páselas a la cuenta correcta. Si el año ya se presentó, vea cómo corregir una declaración de negocio ya presentada.
4. Al cierre del año, entregue al preparador el total de la cuenta con los recibos y las constancias.

La utilidad neta en los libros de una sociedad de personas o corporación S será menor que el ingreso ordinario del negocio de su declaración por el monto de la donación. Es lo esperado; el preparador concilia la utilidad contable con el ingreso de la declaración.

Propietario único o LLC de un solo miembro: ¿cómo registro una donación y dónde va en mi declaración?

Regístrela como retiro del propietario. La donación es del propietario, pagada desde la cuenta del negocio, y nunca llega al Schedule C. El asiento se explica en cómo registrar el retiro de un propietario; una cuenta personal pagada desde la cuenta del negocio es el mismo asiento (gastos personales pagados desde la cuenta del negocio).

En la declaración del propio propietario, la donación se puede deducir de una de dos maneras:

• Detallando deducciones en el Schedule A. La donación cuenta solo en la medida en que el total de donaciones supere 0.5% de la base de contribución, que por lo general es el ingreso bruto ajustado (sección 170). También se aplican los límites del propietario basados en sus ingresos (Publication 526).
• Sin detallar deducciones. Una persona física puede deducir hasta $1,000 ($2,000 en una declaración conjunta) de donaciones en efectivo a ciertas organizaciones calificadas (Topic 506). Las donaciones a fondos asesorados por donantes y a organizaciones de apoyo no cuentan, y las donaciones en especie y los arrastres no califican (IRS).

Sociedad de personas o LLC con varios miembros: ¿cómo se registra una donación y qué reciben los socios?

La sociedad de personas no deduce la donación. La informa por separado, es decir, en su propia línea y no neta dentro de la ganancia del negocio, y cada socio toma una parte en su propia declaración. La ley impide la deducción de la propia sociedad (sección 703) y hace que cada socio tome en cuenta por separado una parte de la donación (sección 702).

Las donaciones en efectivo van en el Schedule K, línea 13a, y las donaciones en especie en la línea 13b. La parte de cada socio aparece en la casilla 13 del K-1 (instrucciones del Form 1065). La donación no reduce el ingreso ordinario del negocio de la página 1. La parte también reduce la base fiscal del socio, su inversión tributaria acumulada en la sociedad (sección 705). Un socio puede deducir la parte solo hasta esa base, y el resto espera a un año con base suficiente; la parte del valor de una donación de bienes que excede su base ajustada queda fuera de ese límite (sección 704(d)). Luego cada socio persona física la reclama como en la sección anterior sobre el propietario único. Las páginas e instrucciones del IRS citadas aquí no dicen si la parte de una donación en efectivo en un K-1 cuenta para el límite de quienes no detallan deducciones, así que pregunte al preparador antes de contar con ella.

En la contabilidad, registre la donación en la cuenta de donaciones benéficas. Al cierre del año, divida el total entre las cuentas de capital de los socios según sus partes (cuentas de capital de una LLC, cuentas de capital de los socios). El acuerdo de sociedad fija cada parte, siempre que la división tenga un efecto económico real sobre los socios y no solo un propósito tributario; si no, las partes siguen la participación de cada socio en la sociedad (sección 704).

Si el beneficio es solo para un socio, puede ser el retiro de ese socio, o una donación de la sociedad que el acuerdo asigna a ese socio. Cuál sea depende del acuerdo y del consentimiento de los demás socios, así que defínalo antes de emitir un K-1.

Corporación S: ¿cómo se registra una donación y qué pasa si era para la causa de un propietario?

Una corporación S tampoco deduce la donación. Informa las donaciones en efectivo en el Schedule K, línea 12a, y la parte proporcional de cada accionista va en la casilla 12 del K-1 (instrucciones del Form 1120-S). Las partes se asignan por acción y por día (sección 1377), así que la división sigue la propiedad de las acciones, no quién pidió la donación. Luego cada accionista reclama su parte como en la sección anterior sobre el propietario único. Igual que con los socios, las páginas e instrucciones del IRS citadas aquí no dicen si la parte de una donación en efectivo en un K-1 cuenta para el límite de quienes no detallan deducciones, así que pregunte al preparador antes de contar con ella.

La parte también reduce la base fiscal de las acciones de cada accionista: por la parte del efectivo, o en una donación de bienes por la parte de su base ajustada, no de su valor (sección 1367); vea cómo cambia la base fiscal de un accionista. Un accionista puede deducir la parte solo hasta la base de sus acciones y de su deuda, y el resto se arrastra; la parte del valor de una donación de bienes que excede su base ajustada queda fuera de ese límite (sección 1366(d)). Registre la donación de una corporación S en el año en que se paga; a diferencia de una corporación C, no puede contar una donación pagada después del cierre del año en el año en que la aprobó su junta directiva (instrucciones del Form 1120-S).

Que un pago sea una donación de la corporación depende de los hechos. Si la corporación paga el compromiso personal de un propietario, o a una organización benéfica que eligió un propietario y los demás no, el pago puede ser una distribución, un pago o un préstamo a ese propietario y no una donación corporativa. El reglamento mira las disposiciones que rigen para que los derechos de distribución sean idénticos, y las distribuciones que difieren en el momento o el monto reciben un «appropriate tax effect» (efecto tributario apropiado) según los hechos (26 CFR 1.1361-1(l)).

Decida antes de registrar:

1. Si la donación sirvió al propósito de la propia empresa y los accionistas la tratan como de la empresa, puede registrarse como donación corporativa y repartirse en forma proporcional.
2. Si pagó el compromiso o la causa elegida por un propietario, puede ser una distribución, un pago o un préstamo a ese propietario. Una distribución a un solo accionista difiere en monto de las de los demás y puede requerir corrección. Vea cómo registrar las distribuciones de una corporación S, distribuciones desiguales y gastos personales pagados por una corporación S, y haga revisar los hechos antes de registrar.

Corporación C: ¿cómo se registra una donación y qué límites se aplican?

Una corporación C deduce la donación por sí misma, en la línea 19 del Form 1120. Regístrela en una cuenta de gasto de donaciones benéficas. Los libros pueden mostrar la donación completa mientras la declaración permite menos, así que lleve el control de la diferencia. La Public Law 119-21 añadió el mínimo para los años fiscales que comienzan después del 31 de diciembre de 2025, así que el primer año afectado de una corporación con ejercicio fiscal distinto puede comenzar después del año calendario (sección 70426).

La resolución de la junta directiva se exige solo para la elección del método de acumulación. Aun así conviene guardar un acta que apruebe la organización benéfica y el monto, porque demuestra que la donación fue una decisión de la corporación. Si detrás de la donación hay un compromiso personal de un propietario, vea una corporación C que paga gastos de un propietario. Un arrastre de pérdida operativa neta cambia cómo se calcula el tope, así que una corporación que lo tenga debe preparar la declaración teniéndolo en cuenta (instrucciones del Form 1120).

¿La organización benéfica califica, y qué pasa con las donaciones a personas, el financiamiento colectivo o los grupos políticos?

Solo una donación a una organización calificada es una donación benéfica. Pregunte a la organización si califica, o use la herramienta de búsqueda del IRS que menciona la Publication 526.

Una donación que no califica queda fuera de la cuenta de donaciones benéficas. Una donación personal es un retiro del propietario, y un costo con un propósito comercial va en su propia cuenta de gastos.

Un patrocinio, una entrada o un evento: ¿es una donación o publicidad?

Puede ser publicidad, un gasto del negocio, cuando tiene una relación directa con el negocio y este espera razonablemente un retorno económico proporcional al pago (26 CFR 1.162-15(a)). El ejemplo del reglamento es un propietario único que paga a una iglesia un anuncio de media página en el programa de un concierto que muestra la dirección web del negocio, y espera nuevos clientes.

En un pago mixto, sepárelo. La constancia de la organización benéfica debe indicar si entregó bienes o servicios y dar un valor de buena fe (Topic 506); úsela para dividir el pago.

Productos u otros bienes donados: ¿qué es deducible y cómo se registra?

Acredite el inventario a su costo, no a su precio de venta. Cargue a donaciones benéficas (un retiro del propietario en el caso de un propietario único) solo si el artículo estaba en el inventario inicial, comprado en un año anterior. Si se compró y se donó en el mismo año, su costo queda en el costo de los bienes vendidos y no hay deducción por donación benéfica, así que no lo registre como donación. Anote la fecha de compra, porque la declaración trata los dos casos de forma distinta. Para existencias sin vender u obsoletas, vea cómo dar de baja el inventario sin movimiento.

La Publication 334 y la Publication 526 describen estos dos casos (26 CFR 1.170A-1(c)(4)). Otros bienes del negocio se deducen al valor justo de mercado menos el ingreso ordinario que habría producido una venta, como la recuperación de depreciación, lo cual por lo general lo limita a la base fiscal; un bien que vale menos que su base se limita al valor justo de mercado (Publication 526). Una corporación C aplica la misma reducción según la Publication 542. Una sociedad de personas o corporación S informa a cada propietario el valor justo de mercado y la base ajustada del bien. La mayoría de los demás bienes (no efectivo, inventario ni valores que cotizan en bolsa) con una deducción superior a $5,000 requieren un avalúo calificado, con sus datos en la Sección B del Form 8283. El avalúo en sí se adjunta solo por encima de $500,000 (sección 170(f)(11); instrucciones del Form 8283). Los artículos similares se cuentan juntos; obtenga el avalúo antes de presentar.

El inventario donado para el cuidado de enfermos, necesitados o bebés tiene su propia regla y puede permitir más que el costo. Abarca los alimentos excedentes de propietarios únicos, sociedades de personas, corporaciones S y corporaciones C, y también el resto del inventario de una corporación C (sección 170(e)(3)). Requiere una declaración escrita de la organización benéfica, así que haga revisar una donación así antes de registrarla al costo (Publication 526; Publication 542).

El trabajo gratuito o el tiempo del personal que se da a una organización benéfica no es una donación (Publication 526).

¿Qué registros debo conservar y hasta cuándo?

Conserve el comprobante de la organización benéfica de cada donación, y una constancia escrita en las más grandes. No se permite ninguna deducción por una donación de $250 o más sin esa constancia.

Una donación cuenta en el año en que se entrega, no en el año en que el banco la procesa. Un cheque cuenta en la fecha en que se envía por correo, y una donación cargada a una tarjeta de crédito cuenta en el año del cargo (Publication 526). Regístrela en ese año; vea la lista de verificación del cierre del año.

Estas reglas provienen del Topic 506 para las personas físicas, de las instrucciones del Form 1065, el Form 1120-S y el Form 1120 para las entidades y, para la fecha límite de las donaciones en efectivo, del 26 CFR 1.170A-15. Un registro bancario por sí solo no cumple la regla de la constancia para una donación de ese monto, así que pida el documento a la organización benéfica antes de presentar la declaración. Las reglas de los recibos están en requisitos de recibos del IRS, el caso de una organización benéfica que no puede dar un recibo está en recibos perdidos, y cuánto tiempo conservar los registros está en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Ejemplo

Todos los montos son dólares estadounidenses ilustrativos.

Propietario único: una donación a una iglesia

Un plomero que presenta el Schedule C paga $2,000 a una iglesia desde la cuenta del negocio. El responsable contable carga el retiro del propietario y acredita el banco. El Schedule C no muestra nada. En el Form 1040 del plomero, un declarante individual que no detalla deducciones puede deducir como máximo $1,000 de la donación en un año fiscal que comience después de 2025, y una declaración conjunta como máximo $2,000. Un propietario que detalla deducciones pone la donación en el Schedule A, por encima del mínimo.

LLC de dos miembros, 50/50

Dos miembros que comparten 50/50 según el acuerdo donan $4,000 desde la cuenta de la LLC. Los libros cargan donaciones benéficas y acreditan el banco. La LLC presenta el Form 1065. La donación aparece en el Schedule K, línea 13a, no en el ingreso ordinario, y cada K-1, casilla 13, muestra $2,000. La cuenta de capital y la base fiscal de cada miembro bajan $2,000. Suponiendo que cada miembro tiene base suficiente, cada uno reclama $2,000 en su propia declaración, sujeto a sus propios límites.

Corporación C: el mínimo del 1%

Una corporación C tiene $100,000 de ingreso gravable antes de la donación, calculado como exigen las reglas tributarias, y dona $5,000. El mínimo del 1% es $1,000 y el tope del 10% es $10,000. La deducción de la línea 19 es $4,000. Los libros muestran $5,000 de gasto por donaciones benéficas, así que la declaración deduce $1,000 menos que los libros. Los $1,000 por debajo del mínimo no se arrastran, porque la donación no superó el tope.

¿Su caso es distinto?

• La donación se pagó para la causa de un propietario en una corporación S o LLC con varios propietarios: el registro, quién recibe la deducción y los registros de la base fiscal dependen de ello. Vea distribuciones desiguales y busque ayuda con impuestos corporativos.
• Una corporación C está cerca de su tope, tiene una pérdida operativa neta o donó sumas grandes: las reglas del mínimo, el tope, el arrastre y las pérdidas interactúan año tras año. Busque ayuda con impuestos corporativos.
• El negocio donó productos, equipo u otros bienes: la deducción, el costo de los bienes vendidos, los formularios y la base fiscal de cada propietario cambian. Busque ayuda con impuestos corporativos.
• No está seguro de cómo tributa la LLC o la corporación: el tipo de declaración decide adónde va la donación, así que confirme cualquier elección antes de registrar. Busque ayuda con impuestos corporativos.
• Las donaciones se registraron como gastos ordinarios en una declaración ya presentada: vea cómo corregir una declaración de negocio ya presentada y busque ayuda con impuestos corporativos.
• La contabilidad está atrasada: empiece con la lista de verificación para ordenar la contabilidad y busque ayuda con la contabilidad.
• La donación fue a una organización benéfica extranjera, o un propietario vive en Canadá: las reglas cambian según el país. Busque ayuda tributaria transfronteriza.
• Una corporación C pagó el compromiso personal de un propietario: vea una corporación C que paga gastos de un propietario. Si los pagos abarcan varios años o se dedujeron, busque ayuda con impuestos corporativos.