Lista de cierre mensual para un negocio pequeño o una startup

¿Qué incluye una lista de cierre contable mensual para un negocio pequeño?

Un cierre mensual es una rutina fija que hace que la contabilidad del mes coincida con los registros externos. El IRS recomienda conciliar la cuenta de cheques cada mes, y su guía sobre cómo llevar registros pide libros que muestren con claridad los ingresos y los gastos. Siga los pasos en este orden:

1. Reúna los estados de cuenta: de cada cuenta bancaria, de tarjeta y de procesador de pagos, los informes de nómina y los estados de cuenta de los préstamos.
2. Concilie cada cuenta bancaria y de tarjeta con su estado de cuenta.
3. Resuelva las partidas sin conciliar y sin categoría, y registre los cargos bancarios que faltan en la contabilidad.
4. Cuadre la nómina con el informe de nómina y con los depósitos de impuestos realizados.
5. Cuadre las cuentas por cobrar, las facturas por pagar, los préstamos y el impuesto sobre las ventas cobrado con sus listas y estados de cuenta.
6. Registre los retiros y aportes del propietario, y saque de los gastos los cargos personales.
7. Compare el estado de resultados y el balance general con los del mes anterior.
8. Anote las fechas de pago que vienen y luego bloquee el mes: configure la fecha de cierre del software para que se bloqueen o se señalen los cambios en un mes cerrado.

Cuadrar un saldo es comprobar que es igual a un registro externo, como un estado de cuenta o un informe. La SBA nombra las mismas áreas: cuentas por cobrar, cuentas por pagar, efectivo, conciliación bancaria y nómina.

Ninguna regla tributaria federal fija una fecha de cierre: cierre antes de la primera fecha en que alguien dependa de las cifras (vea la última sección).

Un cierre no es sencillo cuando hay empleados en más de un estado, cuentas de impuesto sobre las ventas en varios estados, un prestamista o inversionista que quiere informes en una fecha fija, varios propietarios que sacan dinero, o una contabilidad que ya va atrasada. Cada uno agrega un cuadre que un estado de cuenta bancario no puede verificar. Los informes que llegan tarde o se ven mal, o una rutina que nadie tiene a su cargo, son señales de que una lista de verificación sola puede no bastar.

Reúna primero: los estados de cuenta bancarios y de tarjeta, los informes de los procesadores de pagos, los informes de nómina con las confirmaciones de depósito, los estados de cuenta de los préstamos y el balance general cerrado del mes pasado.

¿En qué orden debo conciliar las cuentas?

Concilie primero las cuentas de efectivo, luego las cuentas que las alimentan, y revise los informes al final. Ninguna regla fija este orden; es práctica de trabajo. Una transferencia entre dos cuentas aparece en ambas, así que resolver primero el lado bancario deja menos incógnitas del lado de la tarjeta, el procesador y el préstamo.

Las conexiones bancarias importadas no concilian nada; para saber por qué, y para una conciliación que no lleve un fin de semana, vea las conexiones bancarias no son conciliación. Para los pagos con tarjeta, vea pagos de tarjeta de crédito en la contabilidad; para los pagos de procesadores, cómo conciliar ventas y pagos.

¿Cómo concilio la cuenta de cheques y encuentro una diferencia?

Conciliar es hacer que el estado de cuenta bancario, la chequera y la contabilidad coincidan. Pueden diferir por dos razones comunes: el estado de cuenta incluye cargos bancarios que todavía no se registraron en la contabilidad, y no incluye los depósitos hechos después de la fecha del estado de cuenta ni los cheques que aún no se habían cobrado (Publication 583).

Los pasos del IRS, en orden:

1. Compare los depósitos del estado de cuenta con los de la contabilidad y anote cada diferencia de monto.
2. Compare cada cheque o pago cobrado, por número y monto, con la contabilidad. Los asientos sin coincidencia en el estado de cuenta están pendientes.
3. Prepare una conciliación bancaria. El ejemplo de la publicación parte del saldo del estado de cuenta, suma los depósitos que aún no aparecen y resta los cheques pendientes.
4. Registre lo que le falta a la contabilidad, como los cargos por servicios.
5. Verifique que el saldo ajustado del estado de cuenta sea igual al saldo ajustado de la contabilidad. Si no lo es, vuelva a revisar los pasos anteriores.

Si el estado de cuenta de una tarjeta o de un préstamo cierra a mitad de mes, concilie hasta su fecha de estado de cuenta; el mes queda definitivo cuando llega el estado de cuenta que cubre su último día.

Para encontrar una diferencia que persiste, la Publication 583 empieza por la contabilidad: el saldo final del mes pasado, más los depósitos del mes, menos sus pagos, debe ser igual al saldo de este mes. Si no, se registró mal un cheque o un depósito. En el software, compare por separado el total de depósitos y el total de pagos del mes con el estado de cuenta, y luego acote la búsqueda al día y a la partida.

Las causas típicas son una partida pendiente, un cargo bancario o un débito automático que nunca se registró, un monto equivocado, un asiento hecho dos veces o un asiento en la cuenta equivocada. Son verificaciones de trabajo, no reglas del IRS: una diferencia igual a una transacción significa que falta o que está registrada dos veces; el doble de ese monto, que se registró del lado equivocado; un múltiplo de 9, a menudo dígitos invertidos. Si la diferencia sobrevive a una revisión línea por línea, deje de ajustar para forzar el resultado y pida una segunda revisión. Si el saldo inicial ya no coincide con el estado de cuenta del mes pasado, por lo general se editó, eliminó o agregó una transacción en un mes ya conciliado, o el saldo inicial se registró mal; vea un saldo inicial incorrecto en la conciliación.

¿Qué depósitos e informes de nómina debo cuadrar cada mes?

Cuadre el informe de nómina del mes con el gasto de nómina y el pasivo de nómina de la contabilidad, y con los depósitos de impuestos realizados. Los impuestos federales de nómina se depositan por vía electrónica, y el calendario depende de la responsabilidad de años anteriores (IRS). Un depósito sigue la fecha en que se pagan los salarios, no la fecha en que la contabilidad registra el pasivo (Publication 15). Si no tiene empleados, omita esta sección.

Un depositante mensual que llega a $100,000 pasa a ser depositante semanal doble por lo menos durante el resto de ese año y el siguiente. Un empleador cuyo impuesto del Form 941 del trimestre actual o del anterior es menor de $2,500, y que no tiene obligación de depósito al siguiente día hábil en el trimestre actual, puede pagar con un Form 941 presentado a tiempo en lugar de depositar (Publication 15); entonces su pasivo se cancela cuando se hace ese pago.

Para quienes presentan el Form 941, el período de referencia (lookback) son los 12 meses que van del 1 de julio del año que está dos años antes del año del depósito al 30 de junio del año anterior al año del depósito (Tabla 1 de la Publication 15), y el calendario se fija una sola vez para el año calendario. El cuadre de cada mes:

• Los salarios brutos del informe de nómina son iguales al gasto de salarios de la contabilidad; en una contabilidad por acumulación, agregue los salarios devengados pero aún no pagados.
• Los impuestos retenidos y los impuestos del empleador del informe son iguales al pasivo de impuestos de nómina que la contabilidad muestra como adeudado.
• Cada depósito, con su número de confirmación, reduce ese pasivo. Esto vale también para los depósitos que hace un proveedor de nómina, porque un empleador que subcontrata la nómina por lo general sigue siendo responsable de los impuestos (Publication 15). Después de un depósito, el pasivo de los pagos depositados es cero. Un saldo que no se cancela significa un depósito omitido o registrado como gasto; vea pasivos de nómina que no se cancelan.
• Al cierre del trimestre, los informes de nómina de los tres meses coinciden con el Form 941, que vence el último día del primer mes después de cada trimestre. El IRS permite 10 días calendario más cuando todos los depósitos se hicieron a tiempo. Un empleador al que el IRS le haya indicado presentar el Form 944 declara una vez al año en su lugar. Para el Form 940 y el impuesto federal por desempleo, vea cómo correr la nómina usted mismo.
• Un negocio puede necesitar números de identificación fiscal estatales o locales para la nómina (SBA); vea empleados en otro estado.

Un depósito tardío puede acarrear una multa del 2% al 15% del monto no pagado, aunque la causa razonable puede eliminarla o reducirla (IRS). Un propietario u otra persona responsable que deja de pagar de forma intencional el impuesto retenido puede ser personalmente responsable según la sección 6672 por el 100% del impuesto retenido no pagado, y eso puede incluir a un contador o a cualquiera que firme cheques del negocio (Publication 15). Por lo general el IRS tiene 3 años a partir del 15 de abril del año siguiente, o de una fecha de presentación posterior, para determinarla (IRM 5.7.3). Vea la multa de recuperación de fondos en fideicomiso. Si se omitió un depósito o una declaración, vea atraso en los impuestos de nómina.

¿Qué reviso en las cuentas por cobrar, las facturas por pagar, los préstamos y el impuesto sobre las ventas?

Cada uno de estos saldos del balance general debe coincidir con una lista externa: facturas de clientes, facturas de proveedores, estados de cuenta de prestamistas o declaraciones del impuesto sobre las ventas. Cuáles aplican depende del método contable. Con el método de acumulación, el ingreso por lo general se declara en el año en que se gana y los gastos en el año en que se incurren; con el método de efectivo, los gastos por lo general se deducen cuando se pagan (Publication 538). Un negocio con método de efectivo cuadra las facturas y cuentas por pagar pendientes solo si su contabilidad las lleva; para elegir entre los métodos, vea método de efectivo o de acumulación en un negocio pequeño.

• Cuentas por cobrar. La lista de facturas de clientes sin pagar suma el saldo de cuentas por cobrar. La causa habitual de una diferencia es un pago depositado que nunca se aplicó a una factura.
• Facturas por pagar. La lista de facturas de proveedores sin pagar suma el saldo de cuentas por pagar. En el método de acumulación, registre las facturas que llegan después del cierre del mes por costos incurridos en el mes.
• Préstamos. El dinero recibido en un préstamo de buena fe no es ingreso, y un negocio por lo general puede deducir los intereses de una deuda relacionada con el negocio (Publication 334). Divida cada pago entre los intereses y la parte que reduce el saldo, y cuadre el saldo con el estado de cuenta del prestamista. Para los asientos, vea cómo registrar un préstamo del negocio.
• Impuesto sobre las ventas. El impuesto sobre las ventas que se impone al comprador, y que el negocio debe cobrar y entregar al estado, no es ingreso. Un impuesto que se impone al negocio como vendedor es distinto: el monto cobrado se incluye en los ingresos brutos (Publication 334). Los estados describen sus impuestos de forma distinta, así que verifique de qué tipo es el suyo. En cualquier caso, mantenga el impuesto adeudado como pasivo hasta que la declaración se presente y se pague. Enumere también las compras en las que no se cobró impuesto sobre las ventas, porque puede deberse el impuesto sobre el uso; vea el impuesto sobre el uso en las compras del negocio. El impuesto cobrado se guarda para el estado, y en Nueva York ciertos propietarios, ejecutivos, socios y miembros pueden ser personalmente responsables del impuesto que el negocio debe (Publication 750). Vea el impuesto sobre las ventas cobrado y pagado y el impuesto sobre las ventas por pagar no coincide con la declaración.

Cada estado fija su propio calendario de presentación. Por ejemplo, California y Nueva York exigen una declaración incluso para un período sin ventas. Vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Cómo manejo los retiros del propietario, los aportes y los cargos personales?

Registre cada dólar que se mueve entre el propietario y el negocio como su propio tipo de asiento, nunca como ingreso o gasto del negocio por defecto. El IRS recomienda mantener la cuenta del negocio separada de la cuenta personal y solo para el negocio, e identificar cada depósito como ingreso del negocio, fondos personales o un préstamo. Su ejemplo explica que un gasto personal pagado desde la cuenta del negocio igualmente se registraría, aunque no pudiera deducirse (Publication 583).

El dinero que un propietario aporta se registra como un aporte o un préstamo, nunca como ventas. Cuál de los dos es depende del acuerdo y de los hechos; vea aporte o préstamo a su LLC y préstamos de accionistas a una corporación S. Un préstamo de buena fe no es ingreso (Publication 334), y la Publication 583 dice que se identifique el origen de los ingresos para que los ingresos del negocio y los que no lo son, y el ingreso gravable y el no gravable, se mantengan separados.

Cada mes, lea los estados de cuenta en busca de cargos personales y sáquelos de los gastos hacia la cuenta del propietario. Para un propietario único o un socio, esa es la cuenta de retiros o de distribuciones. Para una corporación, si un cargo personal es una distribución, un sueldo o un préstamo al propietario depende de los hechos; vea una corporación S que paga gastos personales y pedir prestado a su propia corporación. Para los asientos y las otras trampas, vea cómo registrar los retiros del propietario, pagos garantizados frente a retiros de socios y cómo corregir fondos del negocio y personales mezclados.

¿Qué informes reviso y qué se ve mal?

Un estado de resultados muestra los ingresos y gastos de un período; un balance general muestra los activos, pasivos y patrimonio en una fecha (Publication 583). Después de las conciliaciones, lea ambos y compárelos con el mes pasado, línea por línea. Son verificaciones de trabajo, no reglas del IRS.

Si un estado financiero todavía se ve raro, vea un estado de resultados que se ve mal; para las partidas sin categoría que quedan, gastos sin categoría antes de la temporada de impuestos. El paquete para inversionistas y la junta directiva está en estados financieros mensuales para inversionistas y la junta directiva.

¿Qué pagos de impuestos estimados y fechas de vencimiento caen en el mes?

Los propietarios y las corporaciones pagan impuestos estimados en un calendario propio. Las personas físicas, incluidos los propietarios únicos, los socios y los accionistas de corporaciones S, por lo general pagan cuando esperan deber $1,000 o más al presentar la declaración; las corporaciones por lo general pagan cuando esperan deber $500 o más (IRS). Una fecha que cae en fin de semana o feriado pasa al siguiente día hábil. Cuánto pagar y qué cuesta un pago omitido: vea pagos trimestrales de impuestos estimados.

El impuesto estimado federal de un propietario único es el impuesto personal del propietario, y el IRS dice que no se deduzca el impuesto federal sobre la renta (Publication 334), así que un pago desde la cuenta del negocio por lo general se registra como un retiro, no como un gasto. El pago de un socio también es impuesto personal, así que por lo general es una distribución a ese socio. Cuando una corporación S paga el impuesto de un accionista, puede ser una distribución, un préstamo o un sueldo, según los hechos; vea pagos de impuestos estimados de una corporación S. Una corporación C paga su propio impuesto, que no es una distribución a sus propietarios. Un impuesto que una sociedad de personas o una corporación S debe por sí misma es suyo, no una distribución: los impuestos estimados federales de una corporación S por el impuesto sobre ganancias incorporadas (built-in gains), el impuesto sobre el exceso de ingreso pasivo neto o el impuesto por recuperación de créditos de inversión, que vencen en las fechas de las corporaciones (instrucciones del Form 1120-S), y un impuesto estatal a nivel de la entidad, como un impuesto de entidad transparente elegido.

Otras fechas que dependen de la contabilidad: los depósitos de nómina y el Form 941 (arriba), las declaraciones del impuesto sobre las ventas en el calendario de cada estado, y cualquier informe a un prestamista o inversionista en la fecha que fije el acuerdo.

¿Hay una fecha límite para el cierre mensual, y cómo lo agilizo?

Ninguna regla tributaria federal fija una fecha de cierre. El IRS dice que, salvo en unos pocos casos, la ley no exige ningún tipo específico de registro, solo un sistema que muestre con claridad los ingresos y los gastos (Publication 583), y recomienda conciliar mensualmente la cuenta de cheques. Los plazos que importan vienen de las fechas anteriores.

Cierre a más tardar en la primera fecha en que alguien dependa de las cifras:

• Cuadre de la nómina antes de la fecha del depósito.
• Cifras de ganancias antes de un pago de impuestos estimados.
• Cifras del impuesto sobre las ventas antes de cada declaración estatal.
• La contabilidad antes de la fecha de informe de un prestamista o inversionista.

Cerrar antes de que llegue el último estado de cuenta es una trampa: el mes queda definitivo solo cuando todos los estados de cuenta están recibidos. Estos hábitos de trabajo, no reglas, aceleran un cierre sin omitir pasos: use la misma lista de verificación cada mes, asigne un responsable a cada paso, concilie cuando se publican los estados de cuenta en vez de al cierre del trimestre, y reúna los informes de nómina el día de pago. Una startup con inversionistas puede necesitar cerrar antes de cada reunión de la junta; el paquete está en la página mensual para inversionistas. La versión de fin de año es la lista de verificación del cierre del año.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Una LLC de cafetería con seis empleados y $80,000 de ventas mensuales

Todas las ventas son con tarjeta. El informe de la caja registradora muestra $80,000 de ventas de marzo más $5,000 de impuesto sobre las ventas cobrado. El procesador de tarjetas depositó $82,600 y se quedó con $2,400 de comisiones, así que los depósitos más las comisiones son iguales a las ventas más el impuesto sobre las ventas. Los $5,000 se quedan en impuesto sobre las ventas por pagar hasta que se pague la declaración. La conciliación bancaria tiene una diferencia de $4,000: el cheque del alquiler de marzo se cobró pero nunca se registró. Después del asiento, el estado de cuenta y la contabilidad coinciden, y el estado de resultados muestra el alquiler del mes.

Los impuestos de nómina de marzo suman $4,000. Los impuestos de la cafetería en su período de referencia (lookback) fueron $50,000 o menos, así que es depositante mensual y los deposita a más tardar el 15 de abril. El balance general al 31 de marzo muestra un pasivo de nómina de $4,000, y después del depósito el pasivo de marzo es cero.

Un consultor independiente con $12,000 de ingresos mensuales

El consultor es propietario único, y el cierre de mayo es breve. El consultor concilia la única cuenta de cheques del negocio, clasifica los depósitos y gastos del mes, y registra los $5,000 que pasó a una cuenta personal como un retiro del propietario, no como un gasto. Una cuenta de ahorros del negocio recibe $3,000 para el impuesto estimado; ese movimiento es una transferencia, no un gasto. Cuando vence el siguiente pago (15 de junio), pagarlo desde esa cuenta es un retiro.

Una startup constituida como corporación C que gasta $50,000 al mes

La startup lleva una contabilidad por acumulación, y la junta se reúne el día 20, así que el cierre se hace en la primera semana. El efectivo pagado en el mes es $44,000, pero llegaron sin pagar $6,000 de facturas de proveedores del mes. El cierre las registra, así que el estado de resultados muestra $50,000 de gastos. El paquete para la junta se arma con esa contabilidad cerrada.

¿Su caso es distinto?

• Los informes llegan tarde o se ven mal, una conciliación no llega a cero, o nadie se encarga de la rutina mensual: vea un saldo inicial incorrecto en la conciliación y ayuda con la contabilidad.
• La contabilidad ya va atrasada varios meses: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y ayuda con la contabilidad.
• Un prestamista o inversionista quiere la contabilidad cerrada en una fecha fija cada mes: vea estados financieros mensuales para inversionistas y la junta directiva y ayuda con la contabilidad.
• Se omitió un depósito o una declaración de nómina, un proveedor de nómina omitió uno, o llegó un aviso del IRS sobre la nómina: vea atraso en los impuestos de nómina y cuando un proveedor de nómina no pagó sus impuestos.
• Cuentas de impuesto sobre las ventas en varios estados: vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas, cómo llevar las ventas por estado para el nexo y ayuda con la contabilidad.
• Usted es propietario de una corporación S: vea contabilidad de una corporación S y ayuda con la contabilidad.
• Las finanzas personales y las del negocio están mezcladas: vea cómo corregir fondos del negocio y personales mezclados y ayuda con la contabilidad.
• Una persona que no es de EE. UU. es propietaria de su LLC o corporación, o la financia desde el extranjero: vea contabilidad de una empresa de EE. UU. de propiedad extranjera y ayuda con la contabilidad.
• Decidir quién lleva la contabilidad, o revisar a quien la lleva: vea llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable, cuánto cuesta un responsable contable al mes, cómo revisar el trabajo de su responsable contable y ayuda con la contabilidad.