T1044 y T3010: contabilidad de organizaciones sin fines de lucro

¿Mi organización es una organización sin fines de lucro o una organización benéfica registrada?

La CRA (la autoridad tributaria de Canadá) las trata como dos tipos distintos de organización, y cuál es la suya determina la declaración que presenta y las reglas de registros que sigue. Una organización benéfica registrada está registrada ante la CRA, emite recibos oficiales de donación y presenta un T3010 cada año. Una asociación deportiva amateur canadiense registrada (RCAAA), un organismo deportivo registrado ante la CRA, presenta el Form T2052 dentro de los seis meses posteriores al cierre de su período fiscal, y no un T3010 ni un T1044 (subsección 149.1(14); T4117). Una organización sin fines de lucro (NPO) es un club, sociedad o asociación que no es una organización benéfica, que se organiza y opera exclusivamente para el bienestar social, el mejoramiento cívico, el placer o la recreación u otro fin que no sea el lucro, y cuyos ingresos no se pagan ni quedan disponibles de otro modo para beneficio personal de un propietario, miembro o accionista (Income Tax Act, párrafo 149(1)(l); guía T4117 de la CRA). Una NPO no puede emitir recibos fiscales por donaciones ni por cuotas de membresía (T4117). Un club deportivo que nunca se registró es una NPO solo si cumple esa prueba.

Tres cosas hacen que un caso no sea sencillo. Primero, la definición de organización benéfica de la Act no depende del registro (subsección 149.1(1)), y el párrafo 149(1)(l) cubre solo a un organismo que, a juicio del Ministro, no es una organización benéfica. Si una organización no registrada con fines benéficos es una organización benéfica o una NPO depende de sus fines y de cómo usa sus recursos, y lo decide la CRA. Segundo, una organización que opera con fines de lucro o que reparte sus ingresos entre sus miembros puede no cumplir la prueba de NPO. Tercero, un T1044, T2 o T3010 omitido en un año anterior, una carta de la CRA, o libros entregados sin estados financieros obligan a revisar el historial de presentaciones y a reconstruir los años afectados, sin perder de vista las fechas de vencimiento actuales; consulte «¿Su caso es distinto?» al final.

Reúna antes de presentar cualquier cosa: los reglamentos internos o los documentos de constitución, la carta de registro de la CRA si la hay, los últimos estados financieros, los estados de cuenta bancarios, los acuerdos de subvenciones y las listas de miembros, de ejecutivos remunerados y de empleados.

¿Quién debe presentar un T1044 y cuándo vence?

Una NPO presenta un T1044 cuando se cumple cualquiera de tres pruebas, y vence seis meses después de que termina el período fiscal. La Income Tax Act exige la declaración si (subsección 149(12); T4117):

• Los dividendos gravables y los montos recibidos o por recibir como intereses, alquileres o regalías suman más de $10,000 en el ejercicio fiscal.
• Los activos totales, calculados según los principios de contabilidad generalmente aceptados (las reglas contables estándar), superaban $200,000 al cierre del ejercicio fiscal anterior. Un libro que registra solo entradas y salidas de efectivo puede subestimarlos; consulte contabilidad de efectivo o de acumulación.
• Se exigió un T1044 para un ejercicio fiscal anterior. Una vez que la declaración aplica, vence en todos los períodos posteriores.

Para un cierre del 31 de diciembre, la fecha de vencimiento es el 30 de junio.

Un caso deja de ser sencillo cuando se superó una prueba en un año anterior y no se presentó ninguna declaración: entonces la declaración está atrasada en cada año desde entonces. Reúna los estados de inversiones y de cuentas bancarias para los intereses, alquileres y regalías, y el balance general del cierre del año anterior para los activos totales.

¿Una organización sin fines de lucro constituida como corporación también presenta un T2?

Una organización sin fines de lucro constituida como corporación generalmente también presenta un T2. Una corporación, incluida una NPO u otra corporación exenta de impuestos, presenta un T2 por cada año fiscal, aunque no haya impuesto por pagar (guía del T2; T4117). El T2 vence seis meses después del cierre del año fiscal. El T1044 no lo reemplaza: ambos pueden vencer en el mismo año.

Si el fin principal de la organización es ofrecer instalaciones de comedor, recreativas o deportivas a sus miembros, se considera que sus bienes están en manos de un fideicomiso (la corporación es el fiduciario) y también debe presentarse una declaración T3; ese fideicomiso paga impuestos sobre sus ingresos de propiedades y sus ganancias de capital gravables (T4117; subsección 149(5)). El T3 no reemplaza el T2 del club ni un T1044 que deba. La declaración de un fideicomiso vence dentro de los 90 días posteriores al cierre de su año (párrafo 150(1)(c)), antes que los seis meses indicados arriba. Los intereses y los alquileres pueden ser gravables para un club así aunque sus demás ingresos no lo sean.

Un club o asociación no constituido como corporación no presenta un T2, pero aún puede deber un T1044. Una corporación exenta de impuestos según la sección 149 puede usar el T2 Short Return (la versión abreviada), sujeto a las demás condiciones de la guía.

La única excepción es una corporación que estuvo registrada como organización benéfica durante todo el año (subsección 150(1.1)). Una corporación registrada solo durante parte del año no tiene esa excepción. Los años de T2 atrasados se explican en cómo regularizar declaraciones corporativas no presentadas.

¿Una organización benéfica registrada presenta un T3010 y cuándo vence?

Toda organización benéfica registrada presenta un T3010 cada año, a más tardar seis meses después de que termina el período fiscal (descripción general de la CRA; cuándo presentar). Para un cierre del período fiscal el 31 de diciembre, la fecha de vencimiento es el 30 de junio. Hoy la declaración puede enviarse en línea o por correo; la CRA indica que su meta es que todos los T3010 se presenten en línea a partir de 2027.

Una organización benéfica constituida como corporación no presenta un T2 por un año en que estuvo registrada durante todo el año, así que el T3010 es su declaración anual.

¿Qué pasa si el T1044, el T2 o el T3010 se presenta tarde?

La multa del T1044 es por la omisión de presentar, así que puede aplicar aunque no se deba impuesto, y se aplica a cada omisión, de modo que cada ejercicio fiscal presentado tarde puede tener la suya (T4117; subsección 162(7)). La multa del T3010 la fija la subsección 188.1(6); la subsección 162(7) deja fuera a las organizaciones benéficas registradas. La CRA indica que puede perdonar la multa del T1044 cuando la declaración se presenta tarde por circunstancias extraordinarias fuera del control de la organización; el alivio se explica en multas, intereses y alivio.

Una organización benéfica cuyo registro se revoca ya no puede emitir recibos oficiales de donación y deja de estar exenta del impuesto sobre la renta. La CRA indica que debe entregar todos los activos restantes a un donatario elegible o pagar un impuesto de revocación igual al valor total de sus activos; la Act establece cómo se calcula el impuesto, así que una organización benéfica que enfrenta una revocación debe tener la cifra calculada antes de actuar (CRA). La CRA indica que puede revocar por falta de presentación; la revocación no es automática.

¿Qué libros y registros debe conservar una organización sin fines de lucro?

Una organización sin fines de lucro conserva libros y registros detallados que permitan a la CRA verificar los montos de su declaración, durante seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren, en papel o en formato electrónico (T4117).

La guía no nombra registros específicos. Para respaldar las líneas del T1044 que se muestran abajo, un tesorero normalmente conservaría:

• Un libro de cada cobro y pago, conciliado con los estados de cuenta bancarios.
• Registros de los miembros y de las cuotas recibidas de cada uno.
• Facturas y recibos de los gastos, y el acuerdo de cada subvención.
• Registros de nómina del personal remunerado, y un registro de todo lo pagado a un miembro o ejecutivo.
• Actas que aprueben los pagos grandes y los estados financieros anuales.

Seis años es la regla general, no la única. Una organización constituida como corporación conserva su libro mayor, las actas de los directores y de los miembros, y los acuerdos especiales que respaldan el libro hasta dos años después de su disolución (Regulations, párrafo 5800(1)(a)). Los registros de un año cuya declaración se presentó tarde se conservan seis años desde la fecha de presentación, y los registros ligados a una objeción o apelación, hasta que termine (subsecciones 230(5) y (6)). Las reglas completas, incluido qué cambia cuando una organización cierra, están en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Qué registros debe conservar una organización benéfica registrada y dónde?

Una organización benéfica registrada debe conservar libros y registros adecuados en la dirección canadiense que tiene en archivo ante la CRA (libros y registros de la CRA). El plazo de conservación depende del registro:

Una organización benéfica revocada conserva el grupo del libro mayor y el grupo de las actas durante dos años después de la fecha de revocación. Una organización benéfica constituida como corporación también conserva su libro mayor y las actas de los directores hasta dos años después de la disolución de la corporación, lo que puede ser más tiempo que el de la tabla (Regulations, párrafo 5800(1)(a)); un T3010 presentado tarde también traslada el conteo de seis años a la fecha de presentación.

Los registros electrónicos deben seguir en un formato electrónico legible. La CRA indica que los registros que se mantienen fuera de Canadá pero son accesibles electrónicamente en Canadá no cumplen la regla de la dirección canadiense, así que los registros guardados solo en un servidor en el extranjero son un riesgo. Los registros creados por primera vez en un idioma distinto del inglés o el francés también deben estar disponibles en traducción. Los registros inadecuados pueden causar multas, la suspensión del derecho a emitir recibos y la pérdida del estatus de organización registrada.

Los libros deben permitir que la CRA verifique todos los ingresos, incluidas las donaciones recibidas, que los recursos se gastan en programas benéficos y que los fines y las actividades son benéficos. En la práctica, mantenga las donaciones en cuentas propias, separadas de otros ingresos, y agrupe los gastos por programa.

¿Qué pide el T1044 y, por lo tanto, qué deben registrar los libros?

El T1044 informa el dinero recibido, los activos y las deudas, y lo pagado a empleados, ejecutivos y miembros. Con cuentas que coincidan con sus líneas, los libros pueden producir la declaración (T4117).

La declaración también pide una descripción de las actividades, y solo un ejecutivo actual puede firmar la certificación.

¿Qué estados financieros reciben los miembros y cuándo se necesita una revisión o una auditoría?

Los estados financieros que reciben los miembros, y si un contador debe revisarlos o auditarlos, dependen de la ley bajo la cual se constituyó la corporación, no de la declaración de la CRA. Esta página cubre la ley federal y la de Ontario; las demás provincias y Quebec son distintas y no se cubren aquí. La ley figura en el certificado y en los documentos de constitución: un certificado federal de Corporations Canada, o uno de un registro provincial o territorial.

Ley federal. Los directores presentan los estados financieros a los miembros en cada asamblea anual. Se envían a los miembros no menos de 21 días ni más de 60 días antes de la asamblea, salvo que los reglamentos internos permitan avisar que están disponibles en el domicilio social (Corporations Canada). Una corporación solicita fondos al público (soliciting) cuando recibió más de $10,000 en un ejercicio de fuentes públicas, como donaciones de no miembros y subvenciones del gobierno, y ese estatus dura desde la primera asamblea anual posterior a ese ejercicio hasta la tercera asamblea anual después de esa primera (Corporations Canada; Regulations, sección 16). Una corporación que solicita fondos al público también envía a Corporations Canada una copia de los mismos documentos al menos 21 días antes de la asamblea anual (o sin demora después de que una resolución escrita reemplace la asamblea), y en todo caso dentro de los seis meses posteriores al cierre de su ejercicio (Act, sección 176; Regulations, sección 78).

Fuentes: Act, secciones 179 a 190 y Regulations, secciones 80 y 84. Los ingresos son los del último ejercicio completado. Estas resoluciones duran hasta la próxima asamblea anual; una resolución ordinaria que exija una auditoría puede fijar en cambio su propio plazo. Cuando no se nombra a ningún contador, Corporations Canada indica que solo es necesaria una compilación.

Ontario. El nivel de una corporación de Ontario depende de sus ingresos y de si es una corporación de beneficio público: una corporación benéfica, o una no benéfica que recibe más de $10,000 por ejercicio en donaciones o regalos de personas que no son miembros, directores, ejecutivos ni empleados, o en subvenciones de un gobierno o de sus agencias (Ontario).

La auditoría es la regla general. Ontario indica que una auditoría, o una auditoría y un trabajo de revisión, solo pueden dispensarse con una resolución extraordinaria: al menos 80% de los votos emitidos en una asamblea especial de miembros, o el consentimiento escrito de todos los miembros con derecho a voto. La guía de Ontario interpreta las filas así: una corporación de beneficio público en la fila «dispensar» puede dispensar tanto la auditoría como la revisión; la que está en la fila «trabajo de revisión» puede dispensar la auditoría pero aún necesita una revisión; una corporación sin beneficio público que supera su límite puede dispensar la auditoría pero aún necesita una revisión. La dispensa se aplica hasta la próxima asamblea anual de los miembros (guía de Ontario sobre la Act). Revise los reglamentos internos, que pueden fijar reglas más estrictas. En qué consisten un trabajo de revisión y una compilación se explica en compilación o trabajo de revisión.

¿Una organización sin fines de lucro se registra para el GST/HST y qué es el reembolso para organismos de servicio público?

Una organización sin fines de lucro o benéfica se registra para el GST/HST según sus ingresos por ventas gravables, y aparte, el reembolso para organismos de servicio público devuelve parte del impuesto que paga en sus compras, esté registrada o no. Las reglas de registro están en cuándo registrarse para el GST/HST; cómo registrar el impuesto está en cómo registrar el GST/HST en sus libros.

• Registro: las organizaciones sin fines de lucro y benéficas tienen sus propias pruebas de pequeño proveedor, no el umbral ordinario de los negocios, publicadas en RC4081 y RC4082.
• Reembolso: una organización benéfica o una NPO que califique puede reclamar 50% del GST y de la parte federal del HST pagados en compras y gastos elegibles por los que no puede reclamar créditos fiscales por insumos; se descuenta cualquier otro reembolso del GST/HST que reclame. Las provincias participantes suman un reembolso de parte del HST provincial. Una NPO califica cuando su porcentaje de financiamiento gubernamental es de al menos 40%; el porcentaje se calcula según un reglamento, y después de su primer año una NPO que no lo alcanza en el año en curso puede calificar con el año o los dos años anteriores, así que no lo descarte solo por las cuentas de este año (RC4034).
• Cómo y cuándo reclamarlo: con el Form GST66. El plazo es cuatro años desde la fecha de vencimiento de la declaración del período de reclamo (si está registrado) o desde el último día del período de reclamo (si no lo está).

Tenemos un nuevo tesorero: ¿qué debemos recibir del anterior?

El nuevo tesorero reúne todo lo que sirve de base para la próxima declaración, antes de que termine el acceso del tesorero anterior:

• Los reglamentos internos o los documentos de constitución, la carta de registro de la CRA si la hay, y las actas de la junta que nombran al nuevo tesorero.
• El historial de presentaciones: qué declaraciones T1044, T2 y T3010 se presentaron y cuándo.
• Los últimos estados financieros aprobados y los papeles de trabajo del cierre que los respaldan.
• El archivo contable con un acceso que no sea la cuenta personal del tesorero anterior, todos los estados de cuenta bancarios hasta la fecha, y una conciliación de bancos y efectivo hasta la fecha del traspaso, firmada por ambos tesoreros, para que los libros nuevos abran con saldos acordados. Incluya los depósitos a plazo, los GIC (certificados de inversión garantizados) y el efectivo disponible.
• El acceso a la banca en línea y la firma autorizada a nombre de la organización.
• Los acuerdos e informes de subvenciones, con lo que se ha gastado y lo que no.
• La lista de miembros, los registros de cuotas y una lista de quiénes recibieron pagos y quiénes son miembros.
• Las copias de los recibos de donación y el registro de recibos, en el caso de una organización benéfica.
• Cualquier carta de la CRA, y quién está autorizado a tratar con la CRA en nombre de la organización.

Si faltan los estados financieros de un año, empiece por los estados de cuenta bancarios; el método está en cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada. Para armar un nuevo conjunto de cuentas pensado para las declaraciones, consulte cómo configurar los libros de un negocio nuevo.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todos los montos están en dólares canadienses.

Una asociación de fútbol constituida como corporación con ingresos por intereses

Una asociación comunitaria de fútbol está constituida como corporación y no está registrada ante la CRA como organización benéfica ni como asociación deportiva amateur, con C$80,000 de ingresos y C$25,000 de intereses de GIC en su ejercicio fiscal. Los intereses superan la prueba de C$10,000, así que presenta un T1044 seis meses después del cierre y, como NPO constituida como corporación, generalmente un T2. Con un cierre del 31 de diciembre, ambos vencen el 30 de junio. El año siguiente, aunque los intereses bajen a C$2,000, el T1044 sigue siendo obligatorio, porque antes se exigió uno. Si su fin principal es operar instalaciones deportivas para sus miembros, también se exige un T3, dentro de los 90 días posteriores al cierre, y los intereses pueden ser gravables; el T2 y el T1044 siguen vencidos igualmente.

Un banco de alimentos que es una organización benéfica registrada

Un banco de alimentos de barrio es una organización benéfica registrada que recibió C$150,000 en donaciones. Presenta un T3010 dentro de los seis meses posteriores al cierre y, si está constituido como corporación, aun así no presenta un T2 por un año en que estuvo registrado durante todo el año. Conserva los libros contables, los estados financieros y las copias del T3010 durante seis años, las copias de los recibos de donación durante dos años, y sus actas y reglamentos internos mientras esté registrado. Si no presenta el T3010, la CRA puede revocar el registro y los recibos se acaban.

Un club de personas mayores no constituido como corporación con un saldo bancario grande

Un club de personas mayores no está constituido como corporación, con C$30,000 de ingresos y C$220,000 en el banco al cierre del año anterior. Los activos totales de C$220,000 o más al cierre del ejercicio fiscal anterior superan la prueba de C$200,000, así que, si el club es una NPO según el párrafo 149(1)(l), presenta un T1044 seis meses después del cierre este año y en los años siguientes, aunque sus activos bajen. No hay T2, porque el club no es una corporación. El tesorero informa las cuotas, las subvenciones, los intereses y cualquier sueldo pagado a ejecutivos que son miembros.

Un club que superó la prueba de activos y no presentó nada

Un club que es una NPO según el párrafo 149(1)(l) tiene C$250,000 en activos al cierre del año 1 y no presenta ningún T1044 en los años 2, 3 y 4. Cada ejercicio fiscal presentado tarde puede tener su propia multa, así que se aplican hasta tres multas, cada una de C$2,500 como máximo, hasta C$7,500 en total. Presentar las tres declaraciones es el primer paso, y los libros de cada uno de esos años van primero.

¿Su caso es distinto?

Si llegó una carta de la CRA, se omitió un T1044, T2 o T3010, o la junta heredó libros sin estados financieros, hay que resolver tres cosas a la vez: qué declaraciones debe la organización, si los años anteriores están atrasados y cómo se configuran los libros para que las próximas declaraciones salgan directamente de ellos. Empiece con ayuda con la contabilidad.

• Una carta de la CRA o un aviso de multa: consulte multas, intereses y alivio; los libros de los años en cuestión van primero, con ayuda con la contabilidad.
• Se omitieron varios años de declaraciones T1044, T2 o T3010: cada ejercicio fiscal presentado tarde puede tener su propia multa. La parte del T2 está en cómo regularizar declaraciones corporativas no presentadas; los libros de cada año faltante van primero.
• La junta heredó libros sin estados financieros: consulte cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada.
• Los ingresos están cerca del límite de una revisión o auditoría, o un financiador quiere estados financieros revisados: consulte compilación o trabajo de revisión.
• Un club que posee o administra un salón, una pista de hielo, canchas o una sede social: pueden aplicar el T3 y el impuesto sobre los ingresos de propiedades; confírmelo antes de la próxima presentación.
• Las subvenciones financian los programas: consulte subvenciones del gobierno en los libros.
• La organización paga a su personal o cobra el GST/HST: si una organización constituida como corporación no remite las retenciones de nómina o el GST/HST neto, los directores en funciones en ese momento pueden ser responsables junto con ella, y se puede presentar un reclamo hasta dos años después de que un director deje la junta (Income Tax Act, sección 227.1; Excise Tax Act, sección 323). Consulte cómo llevar la nómina.
• Registro para el GST/HST o el reembolso: las pruebas de registro están en RC4081 y RC4082, arriba, y el reembolso en RC4034; el proceso general está en cuándo registrarse para el GST/HST.
• Constituida en Quebec o en una provincia distinta de Ontario: esta página no explica las reglas de esos lugares sobre estados financieros, revisión y auditoría, así que confírmelas antes de la próxima asamblea anual.