Contabilidad de startups: qué hacer primero y cuándo tercerizar

¿Qué contabilidad necesita una startup respaldada por capital de riesgo desde el primer día?

Una startup respaldada por capital de riesgo necesita tres cosas desde el primer día: una cuenta bancaria que pertenezca solo a la empresa, cada operación registrada en los libros y el estado de cuenta bancario conciliado con esos libros todos los meses. El IRS aconseja que un negocio nuevo abra una cuenta de cheques separada y la concilie cada mes, y el reglamento exige libros que establezcan los ingresos brutos, las deducciones y los créditos (Publication 583; 26 CFR 1.6001-1).

• Solo cuentas de la empresa. El dinero levantado, los ingresos y los gastos de la empresa pasan por cuentas a nombre de la empresa. La Publication 583 sugiere identificar el origen de cada depósito: ingreso del negocio, fondos personales o préstamo.
• Libros de partida doble. El IRS permite que un negocio elija cualquiera de los dos sistemas. Un sistema de partida simple registra solo ingresos y gastos. Un sistema de partida doble registra cada operación en dos cuentas, de modo que los libros cuadran, y lleva cuentas de activos, pasivos y capital, que una empresa con dinero de inversionistas, acciones y préstamos necesita para su balance general.
• Una conciliación mensual, con documentos. Los saldos de los estados de cuenta bancarios y de tarjeta concuerdan con los libros antes de cerrar el mes, cada diferencia está explicada, y facturas, recibos e informes de nómina respaldan cada asiento.

Los libros dejan de ser sencillos con la primera ronda de capital: el dinero de los inversionistas, los costos que los fundadores pagaron de su bolsillo, la nómina, los contratistas y las acciones requieren cada uno sus propios registros, que se explican a continuación. Conviene evaluar la tercerización en la primera ronda de capital, la primera contratación, el primer contratista o el primer informe a inversionistas (vea la sección sobre cuándo tercerizar). Si la ronda ya se cerró, empezaron los pagos de nómina o a contratistas, y vence un informe a inversionistas mientras los fundadores todavía llevan la contabilidad, conviene evaluar ya la ayuda de un profesional; vea ayuda de contabilidad e impuestos para startups. Si la contabilidad lleva meses de atraso, vea cómo poner en orden sus libros antes de recaudar capital; para la configuración, vea software de contabilidad para una startup antes de recibir financiamiento.

Reúna: la tabla de capitalización, los documentos de constitución y de acciones, los estados de cuenta bancarios y de tarjeta, los informes de nómina, la lista de contratistas y los acuerdos con inversionistas.

¿Qué debe estar en orden antes y después de que se cierre la primera ronda?

El dinero de los inversionistas debe llegar a la cuenta de la propia empresa, y el reembolso a un fundador es más fácil de respaldar cuando coincide con un recibo. Ambas cosas mantienen los libros conectados con el banco y con la tabla de capitalización.

• Antes del cierre: abra la cuenta de la empresa, saque de las tarjetas personales los gastos de la empresa y haga una lista de lo que cada fundador pagó personalmente, con el recibo.
• En el cierre: la transferencia llega a la cuenta de la empresa. Cada instrumento, sea un SAFE, un pagaré o acciones preferentes con precio, tiene su propio asiento que concuerda con la tabla de capitalización; vea cómo registrar una ronda con precio.
• Después del cierre: relacione cada reembolso a un fundador con recibos, no con una transferencia sin explicación.

El reembolso a un fundador que es empleado puede tratarse como salario si los costos no se justifican a tiempo. Las pruebas del plan de rendición de cuentas (accountable plan) de la Publication 15 cubren los gastos que un empleado paga mientras presta servicios como empleado, así que los costos pagados antes de que existiera la corporación, y el dinero que un fundador prestó a la empresa, quedan fuera; lleve las fechas, los recibos y los documentos del préstamo a un CPA antes de reembolsarlos (IRS Publication 15). Las pruebas, los plazos y los asientos están en cuando una corporación C paga gastos del propietario.

¿Cómo se registran en los libros el pago de los fundadores, la nómina y los contratistas?

Un ejecutivo de una corporación que trabaja en el negocio es empleado de la corporación, así que el pago por ese trabajo por lo general pasa por la nómina. El impuesto sobre la renta y la parte del empleado del impuesto del Seguro Social y Medicare retenidos de los salarios pertenecen al gobierno: un ejecutivo u otra persona responsable de entregarlos que deliberadamente no lo haga puede deber personalmente 100% del monto no pagado, que por lo general se determina dentro de 3 años contados desde la fecha posterior entre la presentación de la declaración y el 15 de abril del año siguiente (IRS Publication 15; IRS Internal Revenue Manual 5.19.14). Un contratista que es persona de EE. UU., incluido un ciudadano estadounidense sin importar dónde trabaje, entrega un Form W-9 antes del primer pago y se declara en el Form 1099-NEC cuando los pagos alcanzan el umbral.

Cuánto pagar, y si un fundador puede no recibir pago, se explica en sueldo de un fundador en una corporación respaldada por capital de riesgo, y los pasos de la primera nómina están en cómo configurar la nómina.

Un pagador presenta el Form 1099-NEC por cada persona que no es empleada y a la que pagó $2,000 o más durante el año por servicios prestados en el curso de su negocio (instrucciones del IRS). Los pagos a una corporación por lo general no se declaran, con excepciones como los honorarios legales, y los pagos hechos con tarjeta de crédito o mediante una red de pagos de terceros los declara el procesador de pagos en el Form 1099-K. El formulario vence 31 de enero, o el siguiente día hábil cuando esa fecha cae en fin de semana o feriado. El Form W-9 es la forma en que un pagador solicita el número de identificación fiscal de una persona de EE. UU. Si un contratista no lo entrega, puede aplicarse una retención adicional de 24%, el pagador que no retenga como se exige puede ser responsable del monto no cobrado, y entonces el Form 1099-NEC se exige por cualquier monto. Una persona extranjera entrega el Form W-8 o el Form 8233 que corresponda, y un pago a ella puede tener retención y una declaración distinta, así que defina el formulario y la retención con un profesional antes del primer pago (instrucciones del W-9; instrucciones generales). Más en qué contratistas reciben un formulario fiscal.

Que un trabajador sea contratista depende de los hechos, no de la etiqueta, y los inversionistas pueden señalar a los primeros integrantes del equipo que cobran como contratistas pero trabajan como empleados; vea contratistas clasificados incorrectamente que salen a la luz en la debida diligencia.

¿Qué registros fiscales dependen de los libros: elecciones 83(b), opciones sobre acciones y el crédito por investigación?

Tres partidas nacen en los registros de la startup y aparecen más adelante en una declaración o en una presentación del empleador:

Los pasos para presentarla, y si se puede corregir una elección 83(b) omitida o equivocada, están en acciones de fundadores sujetas a consolidación de derechos; el papeleo de las opciones está en cómo otorgar opciones sobre acciones después de una valuación.

La elección de nómina para la investigación. Una corporación es una pequeña empresa calificada si sus ingresos brutos son inferiores a $5 millones en el año fiscal y no tuvo ingresos en ningún año fiscal anterior al período de cinco años fiscales que termina con el año en curso. Una pequeña empresa calificada puede elegir en el Form 6765, con su declaración original presentada a tiempo, usar hasta $500,000 al año de su crédito por investigación contra la parte del impuesto de nómina que corresponde al empleador, que se reclama en el Form 941 con el Form 8974 (instrucciones del Form 6765; instrucciones del Form 8974). Los demás límites, y si la primera declaración debe hacer la elección, están en la primera declaración corporativa de una startup sin ingresos.

El crédito es un porcentaje del gasto calificado en investigación que supera un monto base, por lo que es mucho menor que el gasto, y no tiene contra qué compensarse hasta que la empresa paga salarios. La investigación cuenta solo si cumple una prueba de cuatro partes aplicada a cada componente del negocio, así que los libros deben mostrar los salarios y la investigación contratada por proyecto (instrucciones del Form 6765). La línea de I+D se explica en el catálogo de cuentas de una startup.

¿Qué debe pagar cada año la corporación de Delaware para que los libros lo reserven?

Una corporación de Delaware presenta un informe anual del año anterior a más tardar el 1 de marzo y paga el impuesto de franquicia a más tardar el 1 de marzo, todos los años, tenga o no ingresos (Delaware Division of Corporations; Delaware Code, §§ 502 y 504). El impuesto depende de las acciones autorizadas o de los activos, no del ingreso.

• Cargo por el informe: $50 para una corporación nacional no exenta, presentado en línea.
• Impuesto: el menor de dos cálculos, el método de acciones autorizadas (mínimo $175) y el método del capital con valor nominal supuesto (mínimo $400), hasta $200,000, con un máximo mayor para una gran contribuyente corporativa designada (Delaware Code, § 503; Division of Corporations).
• Pagos en cuotas y cargos por demora: una corporación cuyo impuesto se estima en $5,000 o más paga en cuotas el 1 de junio, el 1 de septiembre y el 1 de diciembre, y el resto a más tardar el 1 de marzo (Delaware Code, § 504). Un informe o un pago tardío suma una multa e intereses mensuales, y el acta constitutiva puede quedar anulada después de 1 año de impuesto sin pagar o de un informe omitido (Delaware Code, § 510).

En una contabilidad por el método de acumulación, la factura del 1 de marzo es un pasivo al cierre del año; con cualquier método, aparte el dinero a lo largo del año. Una startup que autorizó millones de acciones puede recibir un primer aviso muy por encima del mínimo; vea el impuesto de franquicia de Delaware antes de pagarlo. El estado donde trabaja el equipo puede sumar sus propias presentaciones; el calendario anual completo está en impuestos de una corporación C de Delaware para startups.

¿La corporación presenta declaración si no tiene ingresos, y con qué deben coincidir los libros?

Sí. Una corporación nacional presenta el Form 1120 tenga o no ingreso gravable (instrucciones del Form 1120 del IRS). La declaración de una corporación con año calendario vence 15 de abril de 2027 para el año fiscal; el Form 7004 agrega seis meses para presentar, pero no para pagar. Una primera declaración sin ingresos se explica en la primera declaración corporativa de una startup sin ingresos.

La declaración se nutre de los libros de tres maneras:

• Balance general. El Schedule L debe concordar con los libros de la corporación. Si debe completar los Schedules L, M-1 y M-2 depende de sus ingresos y activos, lo que explica la guía de la primera declaración mencionada arriba.
• Método contable. El ingreso gravable se calcula con el método que se usa habitualmente para llevar los libros.
• Costos de constitución y de inicio. Se deducen solo a partir del año en que el negocio comienza, y la constitución por sí sola no fija esa fecha: se deduce un monto limitado, que se reduce cuando los costos superan $50,000, y el resto se amortiza en 180 meses desde ese mes. Se considera que la deducción fue elegida, salvo que la corporación decida capitalizar los costos en una declaración presentada a tiempo, así que lleve los costos y la fecha en que comenzaron las operaciones en cuentas propias (26 CFR 1.195-1; 26 CFR 1.248-1). Los honorarios legales y profesionales por vender acciones, como los de la ronda semilla, no son costos de organización; llévelos aparte y pregunte a un CPA cómo se tratan.

¿Qué esperan los inversionistas cada mes, y los libros deben ser en método de efectivo o de acumulación?

La ley tributaria por lo general permite que una corporación C use el método de efectivo solo dentro de un límite de ingresos brutos, mientras que los documentos de los inversionistas, no el código tributario, deciden si los estados financieros deben ser en método de acumulación. Revise ambos antes de elegir.

Los informes mensuales provienen de los acuerdos firmados con los inversionistas, no del código tributario. Lea las cláusulas de derechos de información para saber qué estados financieros se deben entregar y cuánto tiempo después del cierre del mes. Los inversionistas o un auditor pueden pedir estados financieros en método de acumulación; eso también proviene de los documentos de inversión o de la auditoría. La Publication 583 nombra los dos estados básicos: un estado de resultados de un período y un balance general a una fecha (IRS). Qué incluye un paquete para la junta directiva está en estados financieros mensuales para inversionistas y la junta directiva.

Una corporación C por lo general puede usar el método de efectivo para efectos fiscales solo si sus ingresos brutos anuales promedio son de $32,000,000 o menos, tomando los tres años fiscales anteriores o los años de existencia si son menos (26 U.S.C. 448(c); Revenue Procedure 2025-32). La declaración usa el método que se emplea habitualmente para llevar los libros, y cambiarlo por lo general requiere el consentimiento del IRS (instrucciones del Form 1120), así que una startup que lleva libros en método de acumulación para los inversionistas y quiere otro método en su declaración debe consultar primero a un CPA. Vea método de efectivo o de acumulación en un negocio pequeño y, para saber cuándo cuentan los ingresos, reconocimiento de ingresos en una startup.

¿Qué exigen el IRS, Delaware y los inversionistas?

El IRS no exige que una startup tercerice su contabilidad, use un software en particular ni produzca estados financieros mensuales; los acuerdos con inversionistas sí pueden exigirlo. La Publication 583 indica que la ley no exige ningún tipo específico de registros, salvo en unos pocos casos (IRS).

¿Cuándo debe una startup tercerizar su contabilidad o contratar a un contador?

El IRS no fija una fecha. Un servicio externo de contabilidad vale la pena considerarlo cuando un hecho agrega asientos y presentaciones que los fundadores no pueden mantener al día junto con el producto.

El alcance del trabajo depende del número de cuentas bancarias y de tarjeta, de nóminas, de contratistas y de operaciones de capital, de cuánto atraso llevan los libros y de cuánto tiempo después del cierre del mes se deben entregar los estados financieros; el costo está en costo de la contabilidad de una startup. Hacerlo usted mismo, un responsable contable o una firma de CPA: vea llevar usted mismo la contabilidad o contratar a un responsable contable, responsable contable, contador o CPA y cómo elegir un contador para una startup.

Aprobar pagos, reunir recibos y las decisiones de la junta directiva sobre acciones y pagos siguen en manos de la empresa en cualquier caso; quien lleve los libros necesita la tabla de capitalización, los documentos de las acciones y los informes de nómina.

¿Qué deben entregar los libros al CPA al cierre del año?

Los libros deben entregar lo suficiente para que el CPA prepare el Form 1120 y las presentaciones que lo acompañan sin tener que reconstruir el año.

Ejemplo

Todas las cifras son ilustrativas y están en dólares estadounidenses.

Se cierra una ronda semilla después de que los fundadores pagaron costos de su bolsillo

Una corporación C de Delaware cierra una ronda semilla de $2,000,000 en marzo. Antes del cierre, los fundadores pagaron $40,000 de costos de inicio con tarjetas personales. La transferencia llega a la cuenta de la empresa y se registra contra los documentos de inversión, conectada con la tabla de capitalización. Los $40,000 se llevan como costos que los fundadores pagaron personalmente, y cada reembolso se relaciona con un recibo, de modo que $36,000 con recibos son fáciles de respaldar. Los otros $4,000 no tienen recibos; si se pueden reembolsar, y cómo se tratan, depende de los hechos, así que es una pregunta para el CPA de la empresa.

Gasto en investigación y elección de nómina

Una startup sin ingresos y con nómina gasta $600,000 en investigación. Solo una parte puede contar como investigación calificada, y el crédito es una parte del gasto calificado que supera un monto base, por lo que puede ser mucho menor que el gasto o cero. Si la empresa es una pequeña empresa calificada, puede elegir usar hasta $500,000 del crédito al año contra el impuesto de nómina. Sea cual sea el monto, los libros necesitan los salarios por proyecto que salen de la nómina y los pagos de investigación a contratistas.

Un contratista de diseño que cobra $9,000

Una startup paga a un diseñador independiente de EE. UU., una persona y no una corporación, $9,000 en tres transferencias bancarias durante el año, fuera de cualquier tarjeta de pago o red de pagos de terceros. Recopila un Form W-9 antes del primer pago. El total supera el umbral de $2,000, así que la startup presenta el Form 1099-NEC y envía una copia al diseñador a más tardar el 1 de febrero de 2027, la fecha límite para los pagos hechos en el año fiscal. Esos mismos $9,000 pagados con tarjeta de pago o mediante una red de pagos de terceros los declararía el procesador en el Form 1099-K, no en el Form 1099-NEC de la startup.

¿Su caso es distinto?

• La ronda se cerró o está por cerrarse, empezaron los pagos de nómina o a contratistas, y vence el próximo informe a inversionistas mientras los fundadores todavía llevan la contabilidad: el trabajo que primero conviene delegar incluye la conciliación bancaria, la nómina, los asientos de capital y el cierre mensual, y el CPA presenta con esos mismos libros; vea ayuda de contabilidad e impuestos para startups.
• La contabilidad está atrasada o en una hoja de cálculo y falta meses para una ronda de capital: vea cómo poner en orden sus libros antes de recaudar capital.
• Los SAFE, pagarés o acciones preferentes necesitan asientos que concuerden con la tabla de capitalización: vea cómo registrar una ronda con precio.
• Los primeros integrantes del equipo cobran como contratistas y trabajan como empleados: vea contratistas clasificados incorrectamente que salen a la luz en la debida diligencia.
• Se omitió un informe de Delaware del 1 de marzo, un Form 1120 o una declaración de nómina, se retuvo impuesto de nómina pero no se entregó, o llegó un aviso: las multas y los intereses pueden seguir acumulándose, y una persona responsable puede deber personalmente el impuesto de nómina retenido y no pagado; lleve los avisos, la tabla de capitalización y los estados de cuenta a ayuda de contabilidad e impuestos para startups.
• Un fundador o inversionista fuera de EE. UU. posee 25% o más de la corporación: los libros deben registrar cada pago, préstamo e interés con ese propietario, porque el Form 5472 declara las operaciones con una parte relacionada extranjera (instrucciones del IRS); vea presentación de una corporación C de propiedad extranjera.