Produire soi-même son 1120-S : un CPA est-il nécessaire?

Puis-je préparer et signer moi-même mon formulaire 1120-S, ou ai-je besoin d'un CPA?

Oui. Une société de type S peut préparer elle-même son formulaire 1120-S, et l'un de ses dirigeants le signe et le date. Les instructions de l'IRS nomment le président, le vice-président, le trésorier, le trésorier adjoint, le chef comptable ou un autre dirigeant autorisé à signer.

Les règles sur les préparateurs rémunérés ne s'appliquent qu'à une personne payée. Si un employé de la société remplit la déclaration, ou si quelqu'un la prépare sans frais, la section « Paid Preparer Use Only » (réservée au préparateur rémunéré) reste vide. Une personne payée pour la préparer doit la signer, inscrire un numéro d'identification fiscale de préparateur (PTIN) et remettre une copie à la société (IRS).

Préparer les formulaires est la partie mécanique. Un logiciel ne décide pas de cinq éléments dont la déclaration dépend; chacun est traité plus bas :

1. Rémunération du propriétaire. Les salaires d'un propriétaire qui travaille sont-ils raisonnables?
2. Coût de base. Le coût de base des actions et des prêts de chaque actionnaire, qui détermine si les distributions sont non imposables et si les pertes sont déductibles.
3. Livres. Le bilan de la déclaration concorde-t-il avec les livres?
4. Choix. Le choix de société de type S a-t-il été accepté par l'IRS, et est-il toujours en vigueur?
5. États. Un État exige-t-il sa propre déclaration?

La déclaration n'est pas simple lorsque des distributions ont été versées sans que la paie ait jamais été exécutée, que le coût de base ou le bilan ne concordent pas, que des années antérieures ont été produites autrement ou pas du tout, que la lettre d'acceptation de l'IRS est introuvable, ou que le revenu provient de plus d'un État. Les sections suivantes les prennent une à une, et la dernière indique où va chacune.

À rassembler avant de commencer : les livres et les relevés bancaires de l'année, les rapports de paie, la déclaration de l'an dernier, les registres d'actions et de prêts de chaque actionnaire (et tout formulaire 7203 antérieur), l'EIN de la société et la lettre de l'IRS acceptant le formulaire 2553.

Que dois-je produire en plus du 1120-S : K-1, paie et déclarations d'État?

Outre le 1120-S, la société produit une annexe K-1 pour chaque actionnaire, des déclarations de paie si elle verse des salaires, et une déclaration d'État là où un État en demande une.

Un dirigeant de société qui rend plus que des services mineurs et qui reçoit une rémunération ou y a droit est un employé, et le fait d'être actionnaire n'y change rien (IRS). Pour un propriétaire qui travaille, cela signifie un compte de paie, des déclarations de paie et un formulaire W-2.

Le choix fédéral de société de type S ne règle pas le traitement dans les États. La Californie, par exemple, exige généralement le formulaire 100S d'une société de type S qui y est constituée, y exerce des activités ou y est inscrite, ou qui a un revenu de source californienne (Franchise Tax Board de la Californie), tandis que New York ne traite pas automatiquement une société qui a fait le choix fédéral de société de type S comme une société de type S de New York, sauf si la loi l'impose (Ministère des Impôts de New York). Pour les autres États, voir impôt sur le revenu des entreprises dans d'autres États; pour l'impôt facultatif au niveau de l'entité d'un État, voir impôt sur les entités intermédiaires par État.

Un logiciel fiscal peut-il préparer le 1120-S, et puis-je le transmettre moi-même par voie électronique?

Un logiciel fiscal peut préparer le formulaire 1120-S. Une société le transmet par voie électronique au moyen d'un logiciel d'entreprise approuvé par l'IRS ou par l'intermédiaire d'un professionnel de la fiscalité qui est un fournisseur autorisé de production électronique (IRS). L'IRS tient une liste des fournisseurs approuvés de production électronique pour les entreprises.

La production électronique est facultative pour la plupart des sociétés de type S. Elle devient obligatoire lorsque la société produit 10 déclarations ou plus de tout type dans l'année civile, en comptant les déclarations d'impôt sur le revenu, d'impôt sur l'emploi, d'accise et de renseignements (instructions de l'IRS). Les déclarations de paie trimestrielles, la déclaration annuelle de chômage et les formulaires W-2 ou 1099 comptent tous dans ce nombre; une société de type S qui a une paie peut donc l'atteindre. Une dispense pour difficultés peut être demandée. En deçà de ce nombre, la société peut produire sur papier à l'adresse du tableau « Where To File » des instructions.

Deux points à vérifier avant tout envoi :

• Un dirigeant signe toujours. Par l'intermédiaire d'un déclarant électronique (electronic return originator), le dirigeant peut signer avec un NIP sur le formulaire 8879-CORP. En produisant en ligne sans déclarant, le dirigeant signe le formulaire 8453-CORP, qui est numérisé en PDF et envoyé avec la déclaration (IRS : formulaire 8879-CORP; IRS : formulaire 8453-CORP). Aucun des deux formulaires n'est posté à l'IRS. Sur le formulaire 8879-CORP, le dirigeant déclare, sous peine de parjure, avoir examiné une copie de la déclaration.
• Un EIN est obligatoire. Une société qui produit par voie électronique ne peut pas inscrire « Applied for » à la place d'un EIN (instructions de l'IRS).

Quand le formulaire 1120-S est-il dû, et qu'ajoute le formulaire 7004?

Le formulaire 1120-S est dû le 15e jour du 3e mois suivant la fin de l'année d'imposition : le 15 mars pour une société à année civile. Si ce jour tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, le jour ouvrable suivant s'applique (instructions de l'IRS).

Le formulaire 7004 accorde une prolongation automatique de six mois pour produire, ce qui reporte la date d'une société à année civile au 15 septembre. Il doit être produit au plus tard à la date d'échéance habituelle, une fois pour chaque déclaration, et ne demande aucune signature. Il ne prolonge pas le délai de paiement de l'impôt dû (IRS : instructions du formulaire 7004).

La façon de le produire, ce qu'il ne prolonge pas et ce qu'il faut payer maintenant se trouvent dans prolonger la déclaration d'une entreprise quand les livres ne sont pas prêts.

Le logiciel vérifie-t-il que le salaire de mon propriétaire de société de type S est raisonnable?

Non. Un logiciel utilise généralement le chiffre de rémunération des dirigeants qui a été saisi; il ne décide pas si ce chiffre est raisonnable. Une société de type S doit verser à un actionnaire-employé une rémunération raisonnable pour ses services avant de faire des distributions sans salaire, et l'IRS peut requalifier des paiements de distributions, qui ne portent aucun impôt sur l'emploi, en salaires (IRS).

Selon l'IRS, l'essentiel est ce que le propriétaire a fait pour la société, jugé d'après la provenance de ses recettes brutes. Les facteurs que l'IRS énumère comprennent les fonctions, le temps et les efforts, la formation et l'expérience, et ce que des entreprises comparables paient pour des services semblables. Les tribunaux ont traité des distributions comme des salaires lorsqu'un propriétaire qui travaillait dans la société prenait des distributions au lieu d'un salaire (IRS).

Des distributions sans paie sont la situation à l'origine de ce risque de requalification; la question du salaire est donc ouverte avant la préparation de la déclaration. Le salaire lui-même est traité dans salaire du propriétaire d'une société de type S; si aucune paie n'a été exécutée cette année, voir paie d'une société de type S jamais exécutée.

Qui suit mon coût de base d'actions et de prêts, et quand dois-je produire le formulaire 7203?

Chaque actionnaire suit son propre coût de base d'actions et de prêts; la société ne le fait pas. Le coût de base est, en gros, ce que le propriétaire a investi (le coût des actions, plus les prêts que le propriétaire a consentis à la société), augmenté de la part du propriétaire dans les revenus et diminué des pertes et des distributions. Selon l'IRS, son suivi relève de la responsabilité de l'actionnaire, et le K-1 indique le montant d'une distribution autre qu'un dividende, et non la part qui en est imposable (IRS).

Le coût de base importe parce qu'une distribution qui n'est pas un dividende (la plupart des distributions d'une société de type S) n'est non imposable que jusqu'à concurrence du coût de base des actions (le coût de base des prêts ne compte pas pour les distributions), et qu'une déduction de perte exige aussi un coût de base (IRS). Un actionnaire produit le formulaire 7203 lorsqu'il demande une déduction pour une part de perte globale, reçoit une distribution autre qu'un dividende, dispose d'actions ou reçoit de la société le remboursement d'un prêt (IRS : instructions du formulaire 7203). L'IRS suggère de conserver le formulaire même les années où il n'est pas exigé.

Le formulaire de chaque année part du coût de base de clôture de l'année précédente; une année antérieure manquante rend donc toutes les suivantes plus difficiles. Pour calculer le coût de base à partir des livres, voir coût de base d'un actionnaire de société de type S; pour les distributions qui dépassent le coût de base, voir distributions d'une société de type S supérieures au coût de base.

Le bilan (annexe L) et l'annexe M-2 doivent-ils concorder avec mes livres?

Le bilan est l'annexe L, et il devrait concorder avec les livres et les registres de la société (instructions de l'IRS). L'annexe M-1 rapproche le revenu comptable du revenu fiscal. Les annexes L et M-1 n'ont pas à être remplies lorsque la société répond « Yes » à la question de l'annexe B sur les recettes totales et l'actif total, tous deux inférieurs à 250 000 $ (question 11 du formulaire de 2025; les instructions définissent les recettes totales de façon à inclure plus que les ventes). Le formulaire ne prévoit aucune exception pour l'annexe M-2 (IRS : formulaire 1120-S).

L'annexe M-2 analyse le compte des ajustements cumulés (accumulated adjustments account), un compte de la société, et les comptes connexes. Les instructions recommandent que chaque société de type S tienne le compte des ajustements cumulés (instructions de l'IRS). Il est distinct du coût de base des actions de chaque actionnaire sur le formulaire 7203.

Un bilan qui ne concorde pas, ou des livres qui ne correspondent pas à la banque, signalent un problème de livres à régler avant la déclaration, et non un problème de logiciel. Voir bilan d'une société de type S qui ne balance pas.

Combien coûte une erreur ou un formulaire 1120-S tardif?

Un formulaire 1120-S tardif peut entraîner une pénalité par actionnaire et par mois, même si aucun impôt n'est dû.

La structure vient des instructions du formulaire 1120-S. Le montant par actionnaire est indexé sur l'inflation et fixé selon l'année où la déclaration était due; pour une année antérieure, utilisez les instructions de cette année-là. Un motif raisonnable peut excuser les pénalités. Les instructions disent de ne pas joindre d'explication à la déclaration; si un avis arrive, envoyez alors une explication à l'IRS. Pour obtenir une annulation, voir pénalités pour production et paiement tardifs.

L'impôt de paie impayé ajoute un risque personnel. Une personne responsable (un dirigeant, un employé, un administrateur ou un actionnaire peut l'être) qui omet volontairement de percevoir ou de verser les impôts de paie retenus peut être tenue personnellement responsable en vertu du 26 U.S.C. 6672 pour un montant égal à la totalité de l'impôt sur le revenu retenu impayé et de la cotisation de sécurité sociale et Medicare de l'employé (IRS). L'IRS dispose généralement de 10 ans après la cotisation pour recouvrer (26 U.S.C. 6502). Voir salaire du propriétaire d'une société de type S.

Une erreur touche aussi la déclaration de chaque actionnaire. Un actionnaire doit déclarer les éléments du K-1 comme la société l'a fait, ou produire le formulaire 8082 pour signaler la différence, et demande à la société un K-1 corrigé plutôt que de modifier sa copie (IRS : instructions du K-1). Pour corriger une déclaration déjà produite, voir corriger une déclaration d'entreprise déjà produite.

Comment savoir si mon choix de société de type S est valide, et que faire si le formulaire 2553 n'a jamais été accepté?

Une société ne produit le formulaire 1120-S que si elle a choisi le statut de société de type S au moyen du formulaire 2553, que l'IRS a accepté le choix et que le choix est toujours en vigueur (instructions de l'IRS). Cherchez la lettre d'acceptation de l'IRS.

Quatre vérifications :

• Admissibilité. Une société américaine dont les seuls actionnaires sont admissibles (particuliers, certaines fiducies et successions; ni sociétés de personnes, ni sociétés, ni étrangers non-résidents), d'au plus 100 actionnaires et d'une seule catégorie d'actions (IRS).
• Signatures. Chaque actionnaire signe le formulaire 2553. Un conjoint qui détient un intérêt de communauté de biens dans les actions ou leur revenu doit aussi y consentir (IRS : instructions du formulaire 2553).
• Délai. Le formulaire est produit à temps s'il l'est à tout moment pendant l'année d'imposition qui précède celle où le choix prend effet, ou au plus 2 mois et 15 jours après le début de l'année où il prend effet. Si l'IRS n'a pas répondu dans les 2 mois suivant la production, les instructions disent de faire un suivi (IRS : instructions du formulaire 2553).
• Toujours en vigueur. Le choix reste en vigueur jusqu'à ce qu'il prenne fin. Il prend fin automatiquement le jour où la société cesse de respecter les règles d'admissibilité, par exemple lorsqu'un étranger non-résident devient actionnaire ou qu'une deuxième catégorie d'actions existe, et il prend fin si les détenteurs de plus de la moitié des actions le révoquent. Un nouveau choix après une cessation exige généralement le consentement de l'IRS pour toute année antérieure à la cinquième année d'imposition suivant la première année d'imposition où la cessation a pris effet (IRS : instructions du formulaire 1120-S).

Une lettre d'acceptation perdue peut être remplacée, et sa perte n'a aucune incidence sur un choix accepté (Rev. Proc. 2022-19). Si l'IRS n'a aucun choix au dossier, la société n'est peut-être pas une société de type S pour les années en cause. Un formulaire 2553 produit avec le formulaire 1120-S est généralement un choix tardif (IRS : instructions du formulaire 1120-S). L'allègement pour un choix tardif dépend des faits, comme le motif raisonnable et le fait que la société et tous ses actionnaires ont déclaré leurs revenus comme si le choix était en vigueur, et doit généralement être demandé dans les 3 ans et 75 jours suivant la date d'effet prévue (IRS : allègement pour choix tardif). Il ne vise qu'un choix par ailleurs valide. La demande doit comporter tous les consentements d'actionnaires requis, et un consentement manquant peut être corrigeable selon la procédure qui convient à la production (instructions du formulaire 2553; Rev. Proc. 2022-19). Un actionnaire non admissible rend le choix invalide pour cette année, bien que certains vices involontaires puissent faire l'objet d'un allègement en vertu de l'article 1362(f) (IRS). Voir allègement pour choix tardif de société de type S.

J'ai un emploi avec un W-2 et une société de type S comme activité secondaire : qu'est-ce qui rend une déclaration préparée moi-même plus simple ou plus difficile?

Un emploi avec un W-2 ailleurs ne change pas ce que la société de type S produit. Le critère de l'IRS examine les services que l'actionnaire rend à la société de type S et ce qu'il en reçoit; les pages de l'IRS ci-dessus ne prévoient aucune exception pour un actionnaire qui a un autre emploi. Savoir s'il faut garder la société de type S est une question distincte, traitée dans faut-il choisir le statut de société de type S.

Le tableau montre où le travail est plus léger ou plus lourd. Il ne décide pas si une déclaration est exacte.

Pour le coût d'une déclaration annuelle et de la tenue de livres, voir coût des services comptables d'une société de type S.

Exemple

Ces exemples sont fournis à titre d'illustration. Tous les chiffres sont en dollars américains. Les chiffres de salaire sont des données inventées, et non une référence de salaire raisonnable.

Une activité secondaire sans paie

Un designer gagne 90 000 $ US avec un emploi à W-2 et détient une société de type S qui a fait 40 000 $ US, entièrement versés en distributions sans paie. Le logiciel produira une déclaration à partir de ces chiffres. Mais 40 000 $ US de distributions à un propriétaire qui travaille sans salaire, c'est le scénario que l'IRS dit pouvoir requalifier en salaires. La question du salaire reste ouverte tant qu'elle n'est pas réglée, et elle influe sur la déclaration.

Une déclaration simple avec trois éléments à faire concorder

Un consultant est le seul actionnaire; la société n'a jamais été une société de type C et n'a aucun prêt d'actionnaire. La société a 150 000 $ US de revenus avant la rémunération du propriétaire, verse 60 000 $ US de salaires au consultant et distribue 50 000 $ US. Le revenu d'entreprise ordinaire après les salaires est d'environ 90 000 $ US, sans tenir compte des impôts de paie. Supposons que le consultant commence l'année avec 10 000 $ US de coût de base rajusté des actions (le montant payé pour les actions) et n'a aucun autre ajustement du coût de base; le coût de base des actions à la fin est donc d'environ 50 000 $ US (10 000 $ US plus 90 000 $ US moins 50 000 $ US). Comme le consultant a reçu une distribution autre qu'un dividende, le formulaire 7203 est produit avec sa propre déclaration. La déclaration n'est simple que si la paie est exécutée, que l'annexe L concorde avec les livres et que le coût de base est reporté depuis la première année.

Une déclaration tardive avec deux actionnaires

Une société de type S de deux actionnaires produit avec quatre mois de retard une déclaration qui était due en 2026. Au montant fédéral de 255 $ US par actionnaire et par mois pour une déclaration due en 2026, la pénalité est de 2 actionnaires × 4 mois × 255 $ US, soit 2 040 $ US, avant les intérêts et toute pénalité fondée sur l'impôt. Le calcul se fait par actionnaire et par mois; ajouter un actionnaire l'augmente.

Votre situation est différente?

• La société a versé des distributions sans jamais exécuter de paie : les salaires et les productions de paie passent en premier. Voir paie d'une société de type S jamais exécutée et salaire du propriétaire d'une société de type S. Si la paie manque dans les livres, l'aide en tenue de livres passe en premier; l'aide en fiscalité des sociétés suit si la déclaration est touchée.
• Le coût de base ou le bilan ne concorde pas : voir bilan d'une société de type S qui ne balance pas, coût de base d'un actionnaire de société de type S et distributions supérieures au coût de base. Des livres qui ne correspondent pas à la banque sont un problème de tenue de livres à régler avant la préparation de la déclaration; un coût de base qui ne se rapproche toujours pas relève de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Des années antérieures ont été produites sur l'annexe C ou pas du tout : voir société de type S déclarée sur l'annexe C et rattraper des déclarations d'entreprise non produites. Les années manquantes appellent des livres de rattrapage et de l'aide en fiscalité des sociétés pour déterminer quelles déclarations doivent être corrigées.
• La lettre du choix est introuvable : voir allègement pour choix tardif de société de type S. Les années touchées relèvent de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Le revenu provient de plus d'un État : voir impôt sur le revenu des entreprises dans d'autres États et impôt sur les entités intermédiaires par État, avec de l'aide en fiscalité des sociétés si plus d'un État exige une déclaration.
• Un actionnaire vit à l'étranger ou n'est pas citoyen américain : un étranger non-résident ne peut pas être actionnaire; le statut américain de chaque propriétaire importe donc. Voir propriétaire canadien d'une société de type S américaine et faites appel à de l'aide en fiscalité transfrontalière avant la préparation de la déclaration.
• La déclaration est déjà en retard ou a été mal produite : voir pénalités pour production et paiement tardifs et corriger une déclaration d'entreprise déjà produite, avec de l'aide en fiscalité des sociétés si un avis est arrivé.