Retención omitida del Form 1042 en pagos al extranjero: qué hacer

Pagamos al extranjero y no retuvimos nada: ¿quién debe el impuesto?

Lo debe la empresa de EE. UU. que pagó. Como agente de retención, responde personalmente por el impuesto que tuvo que retener: 30% del pago bruto de fuente estadounidense, salvo que se aplicara una exención o una tasa de tratado documentada, más intereses y multas (Publication 515; sección 1461).

Si la empresa de EE. UU. asume el impuesto en lugar de recuperarlo del beneficiario, el impuesto puede llegar a 42.86% del monto pagado (consulte la sección sobre el gross-up más abajo).

No hay un tratado del impuesto sobre la renta entre EE. UU. y Taiwán en vigor; Taiwán no aparece en la lista de tratados del IRS. Los intereses, regalías y dividendos pagados a una matriz taiwanesa soportan la tasa completa. Las tasas de tratado de otros países están en la Tax Treaty Table 1 del IRS; una tasa solo se aplica con un W-8 válido que la reclame. Sobre el proyecto de ley de alivio pendiente, consulte entrar a EE. UU. desde el extranjero.

Varios años omitidos, una solicitud de tratado tardía o una matriz que además es prestamista y licenciante vuelven complejo el caso. Reúna los contratos de préstamo y de licencia, las actas del consejo sobre distribuciones, las transferencias bancarias, el libro de cuentas entre empresas del grupo y cada W-8 archivado.

¿Qué pagos requerían retención y cuáles no?

Los intereses, regalías, dividendos y honorarios por servicios de fuente estadounidense pagados a una persona extranjera requerían retención (Publication 515):

Pagar por copias de software, aunque sean para muchos usuarios, no es una regalía, salvo que también otorgue el derecho a copiarlo para venderlo, modificarlo o exhibirlo en público. Es una venta o, si el vendedor conserva la propiedad, un alquiler, y el alquiler de bienes usados en EE. UU. puede requerir retención (reglamento 1.861-18).

Un pago no necesita efectivo. Compensarlo con lo que debe la matriz, pagarle a un acreedor de la matriz o emitir acciones por intereses devengados cuentan como pago (reglamento 1.1441-2(e)).

Dividendos: retenga sobre toda la distribución, salvo que la empresa haya estimado razonablemente sus utilidades acumuladas cerca de la fecha de pago (reglamento 1.1441-3(c)). La distribución de una subsidiaria en su primer año puede ser en parte devolución de capital; cuánto depende de sus utilidades acumuladas del año.

¿Los honorarios por servicios requieren retención cuando el trabajo se hizo en el extranjero?

No. Los honorarios por trabajo hecho fuera de EE. UU. son de fuente extranjera: no hay retención y normalmente no hay Form 1042-S (IRS). Aun así, van en el Form 5472.

Dos trampas:

• Un «honorario por servicio técnico» que también otorga derechos sobre diseños, firmware o conocimientos técnicos usados en EE. UU. es en parte una regalía. Divida la factura según lo que compra y dónde se hizo el trabajo.
• Los ingenieros de la matriz que trabajan en un centro de datos en EE. UU. generan honorarios de fuente estadounidense. Retenga, salvo que la matriz haya entregado el Form W-8ECI y reporte el ingreso en el Form 1120-F. Para los ingenieros, consulte enviar empleados a EE. UU..

¿Aplicar gross-up a la retención o pedir que el beneficiario la devuelva?

Cualquiera de las dos; el costo es distinto. Formas de saldar el impuesto omitido:

1. Solo pagos de este año: retenga el faltante de pagos posteriores al mismo beneficiario, o de bienes suyos que controle la empresa, antes de la fecha de vencimiento del Form 1042 de ese año sin prórrogas (reglamento 1.1461-2(b)). Para los pagos de este año: 15 de marzo de 2027.
2. El beneficiario devuelve el impuesto según un acuerdo escrito: sin gross-up.
3. La empresa lo asume. Si eso es un ingreso adicional para el beneficiario (una cuestión de hechos, acuerdos incluidos), el pago con gross-up = monto pagado ÷ (1 − tasa). La casilla 2 del Form 1042-S muestra el monto con gross-up; la casilla 11 muestra el impuesto pagado con fondos propios de la empresa (instrucciones).
4. El beneficiario paga su propio impuesto de EE. UU. El impuesto se cobra una sola vez, pero la empresa sigue debiendo intereses y multas (sección 1463; Form 4669 del beneficiario, Form 4670 de la empresa).

¿Podemos conseguir un W-8BEN-E después del pago?

Sí. Un W-8 tardío cuenta desde la fecha del pago si incluye una declaración jurada firmada de que era correcto en ese momento (reglamento 1.1441-1(b)(7)):

Para la solicitud de tratado de una entidad, la prueba es un documento oficial del gobierno que muestre su nombre y la dirección de su oficina principal en el país del tratado (reglamento 1.1441-6(c)(4)). La declaración jurada de un W-8ECI tardío también debe indicar que el beneficiario reportó el ingreso en su declaración de EE. UU., o que lo reportará en una declaración que todavía no vence. Un W-8 sigue vigente hasta el final del tercer año calendario después de su firma, salvo que cambien los datos que contiene; un formulario vencido en la fecha del pago cuenta como si no hubiera formulario (reglamento 1.1441-1(e)(4)(ii)).

El W-8BEN-E tardío de una matriz taiwanesa no baja la tasa, porque no hay tratado, pero aporta los códigos de estatus que necesita el Form 1042-S. Un licenciante de un país con tratado puede obtener la tasa del tratado si es el beneficiario efectivo, es residente de ese país y cumple el artículo de limitación de beneficios del tratado (reglamento 1.1441-6(b)).

¿Los intereses de pagarés convertibles están exentos como intereses de cartera?

Pueden estarlo. Los intereses de cartera (portfolio interest) están exentos cuando (Publication 515; reglamento 1.871-14):

• el pagaré es nominativo (registered form): la empresa o su agente registra quién lo tiene, y solo cambia de manos mediante reemisión al nuevo titular o mediante un sistema de anotaciones en cuenta;
• el titular tiene menos de 10% del poder de voto;
• los intereses no son contingentes;
• el titular no es un banco que presta en el curso ordinario de su negocio; y
• la empresa tiene el W-8 del titular.

La propiedad cuenta las acciones según la sección 318, con las modificaciones de la sección 871(h)(3)(C), y una opción para adquirir acciones cuenta como propiedad (sección 318(a)(4)), así que un derecho de conversión puede hacer que un titular supere el límite. Los intereses de un préstamo de la matriz nunca califican: la matriz tiene 10% o más del voto. Una empresa hermana que presta también puede contar como dueña de la participación de la matriz.

Los intereses de cartera y las tasas de tratado solo eliminan esta retención. Según FATCA (capítulo 4), los intereses, regalías y dividendos pueden seguir sujetos a 30%, salvo que el W-8BEN-E de una entidad beneficiaria muestre un estatus FATCA que no requiera retención (Publication 515; reglamento 1.1473-1(a)).

Reporte de todos modos los intereses exentos en el Form 1042-S (código de exención 05). Los intereses pagados en acciones no dejan efectivo del cual retener: cobre el impuesto al titular o aplique gross-up (reglamento 1.1441-3(e)). De ahora en adelante, consulte SAFE y pagarés convertibles.

¿Cómo presentamos un Form 1042 tardío o un 1042-S enmendado?

Presente cada año omitido en los formularios de ese año. El Form 1042 es obligatorio siempre que lo sea el Form 1042-S, aunque no haya impuesto (instrucciones del Form 1042).

• 1042-S enmendado: el mismo identificador único del formulario, la casilla Amended marcada y el número de enmienda («1» la primera vez). Si cambian los totales, presente un Form 1042 enmendado con una explicación.
• Presentación electrónica: obligatoria a partir de 10 declaraciones informativas de todo tipo en el año (W-2, 1099 y 1042-S en conjunto). Los Forms 1042-S de años anteriores se presentan por el sistema electrónico FIRE del IRS hasta que se retire, previsto para el 31 de diciembre de 2026, y después por su reemplazo, IRIS (instrucciones del Form 1042-S). Los Forms 1042-S en papel se envían con el Form 1042-T.
• Pago: pague el impuesto por EFTPS o IRS Direct Pay; el IRS calcula las multas y los intereses y envía la factura.

¿Cuál es la multa del 1042 por presentación tardía, depósitos y el 1042-S?

Cada incumplimiento tiene su propia multa, y los intereses corren hasta el pago (reglas del Form 1042, de los depósitos y del Form 1042-S):

Los montos del Form 1042-S son para los formularios de este año; los años anteriores usan sus propias instrucciones. Las multas del Form 1042 se basan en el impuesto no pagado, así que un año totalmente exento por tratado no tiene multa. El impuesto no depositado de $2,000 o más vence dentro de 3 días hábiles después del cierre del período cuasi mensual (quarter-monthly). Una persona responsable de los pagos, como un ejecutivo o el responsable de finanzas, que intencionalmente no cobra ni entrega el impuesto puede deber una multa personal igual al impuesto (sección 6672).

¿La causa razonable o el alivio por primera vez pueden eliminar las multas?

La causa razonable puede eliminar las multas por presentación, pago, depósito y formularios tardíos, nunca el impuesto ni una multa por desatención intencional. El alivio por primera vez (First Time Abate) puede eliminar las multas por presentación, pago y depósito del Form 1042, no las del Form 1042-S.

• Causa razonable: no conocer la regla, o confiar en otra persona, por lo general no califica (IRS). Para el Form 1042-S, una corrección rápida más un factor como ser un declarante por primera vez sí puede calificar.
• First Time Abate: cubre las multas de las secciones 6651 y 6656 en una declaración, con tres años anteriores limpios en la misma declaración, o sin obligación de presentarla en esos años (IRM 20.1.1). Si hay varios años omitidos, se obtiene alivio como máximo para uno.
• Sin resolver: la exención automática de multas (Automatic Exemption from Penalty) reemplaza el First Time Abate para las declaraciones de la lista que vencen a partir del 1 de enero de 2027. El Form 1042 no está en la lista (actualización del IRS), y el IRS no ha dicho qué pasa con su First Time Abate. Consulte multas por presentación tardía.

¿Cuántos años anteriores tenemos que corregir?

Cada año con un pago, desde el primero. Si no se presentó el Form 1042, el IRS puede determinar el impuesto en cualquier momento (sección 6501(c)(3)). Presentarlo pone en marcha el plazo de 3 años; un Form 1042 presentado antes de tiempo se considera presentado el 15 de abril.

¿Nuestros Forms 1042-S tienen que coincidir con el Form 5472?

No. El Form 5472 muestra los montos pagados o devengados según el método de la empresa y, para los intereses, solo lo que permite la sección 163(j) (instrucciones). El Form 1042-S muestra los montos brutos pagados en el año calendario. Concílielos y conserve la conciliación.

La verdadera trampa: el Form 1120, Schedule K, pregunta 19, pregunta si se requerían los Forms 1042 y 1042-S (instrucciones). Un «No» junto a intereses o regalías a la matriz reportados en el Form 5472 contradice la misma declaración. Un nuevo preparador o el auditor de la matriz pueden detectar ahí la contradicción. Para un Form 5472 omitido y su multa de $25,000, consulte declaraciones omitidas de propietarios extranjeros.

EE. UU. frente a Canadá: una subsidiaria que paga a la misma matriz en el extranjero

Consulte propietarios no residentes de una corporación canadiense.

Ejemplo

Cifras ilustrativas en dólares estadounidenses.

$450,000 de intereses de un préstamo de la matriz

La subsidiaria en Texas de un fabricante taiwanés de servidores pagó a su matriz $450,000 de intereses sobre un préstamo de $10,000,000 en su primer año, 2025, más $300,000 por trabajo de ingeniería hecho en Taiwán según un contrato que da a la subsidiaria la propiedad total de los diseños de placas resultantes. No se retuvo nada. Un nuevo preparador lo detecta en octubre de 2026 al terminar el Form 1120 de 2025 con prórroga.

• Impuesto al 30%: $135,000 si la matriz lo devuelve; si la subsidiaria lo asume, con gross-up los intereses suben a $642,857 y el impuesto a $192,857.
• Los Forms 1042 y 1042-S de 2025 vencían el 16 de marzo de 2026: preséntelos ya. Habrá multas e intereses, salvo que se aplique un alivio.
• Si se presenta y paga a más tardar el 31 de octubre de 2026, sobre $135,000: presentación tardía 22.5% ($30,375: 5% al mes durante 5 meses, menos la multa por pago tardío de 0.5% de esos meses), pago tardío 4% ($5,400), posiblemente una multa por depósito de 10% ($13,500), más intereses. Como no había un Form 1042 anterior que presentar, puede calificar para el First Time Abate.
• Los honorarios de $300,000 no requieren retención ni Form 1042-S, pero van en el Form 5472. La pregunta 19 es «Sí».
• Para los intereses de 2026, el faltante todavía puede retenerse de pagos posteriores de 2026 antes del 15 de marzo de 2027.

Una licencia de $500,000 pagada a un licenciante del Reino Unido

Una startup de chips de Delaware pagó a una empresa del Reino Unido $500,000 en 2025 por propiedad intelectual (IP) de interfaces usada para diseñar chips en California. Sin un W-8BEN-E: 30%, $150,000 ($214,286 con gross-up). En octubre de 2026 obtiene un W-8BEN-E que reclama la tasa de 0% del tratado para regalías, con la declaración jurada, un estatus FATCA que no requiere retención y un documento oficial con el nombre y la dirección del licenciante en el Reino Unido. Impuesto: $0. Aun así presenta los Forms 1042 y 1042-S de 2025; no hay multa del Form 1042 sin impuesto no pagado, pero el Form 1042-S tardío puede costar $340, más hasta $340 por la copia del licenciante, salvo que se aplique la causa razonable.

$240,000 de intereses de pagarés pagados en acciones

Una nube de GPU de Delaware levantó $3,000,000 en pagarés convertibles al 8% de inversionistas en el extranjero. En marzo de 2026, $240,000 de intereses devengados se convirtieron en acciones de la Serie A; no había formularios W-8 archivados.

• Titulares con menos de 10% del voto: si los pagarés son nominativos y cada titular firma un W-8 con la declaración jurada (las entidades, además, con un estatus FATCA que no requiere retención), los intereses son intereses de cartera: no hay impuesto, pero los Forms 1042-S y 1042 vencen el 15 de marzo de 2027.
• El titular cuyo pagaré de $1,200,000, contando el derecho de conversión, le daba el 12% del voto: sus $96,000 de intereses deben $28,800, salvo que un tratado los reduzca. Como no se pagó efectivo, la empresa lo cobra al titular o aplica gross-up: $137,143 de intereses y $41,143 de impuesto.

¿Su caso es distinto?

• Configurar bien la retención de ahora en adelante: subsidiaria en EE. UU. de una empresa extranjera.
• Contratistas no relacionados en el extranjero: pagar a contratistas en el extranjero.
• Alquiler pagado a un arrendador en el extranjero: arrendadores no residentes.
• Inversionistas extranjeros de un fondo: el primer año de un nuevo fondo de cobertura; socios extranjeros de una LLC: retención a socios extranjeros.
• Un copropietario en el extranjero de una pequeña empresa familiar: empresa con un copropietario extranjero.
• Un beneficiario canadiense que reclama el impuesto de EE. UU.: impuesto de EE. UU. retenido en pagos a canadienses.
• Otros vacíos encontrados en la debida diligencia: regularización fiscal antes de la debida diligencia de inversionistas.
• Varios años omitidos, un gross-up, una solicitud de tratado tardía o una declaración de causa razonable requieren criterio profesional: ayuda con impuestos internacionales. Para empresas de servidores, energía y chips: ayuda tributaria para centros de datos.