Asiento de nómina: salarios brutos, retenciones e impuestos

¿Cómo registro un asiento de nómina para una sola nómina?

Un asiento de nómina para una sola nómina debita dos gastos: los salarios brutos y los impuestos de nómina del empleador. Acredita al banco el pago neto y una cuenta de pasivo por cada impuesto retenido o adeudado. Los débitos son iguales a los créditos. Regístrelo con el registro de nómina, el informe del proveedor con el salario bruto, las deducciones y el pago neto de cada empleado en esa nómina, no con el débito del banco.

Una cuenta transitoria de nómina es una cuenta de paso temporal: el pago neto entra cuando registra la nómina y sale cuando el dinero sale del banco, de modo que termina en cero.

El salario bruto es todo lo que el empleado ganó, así que el impuesto descontado de su pago no es un costo adicional para el negocio. Solo lo son los impuestos propios del empleador. El IRS llama «trust fund taxes» (impuestos en fideicomiso) al impuesto sobre la renta retenido y al impuesto del Seguro Social y Medicare del empleado, porque el empleador los tiene en custodia para el Tesoro (Publication 15). Por eso van en cuentas de pasivo y nunca en gastos. Si no se entregan, el IRS puede cobrar a cada persona responsable que deliberadamente no los pague, como un ejecutivo o un socio, 100% del monto no pagado conforme a la sección 6672 (Publication 15, sección 11). El IRS generalmente tiene 3 años a partir de 15 de abril del año siguiente a aquel en que se pagaron los salarios, o de la fecha de presentación si es posterior, para determinarla, y no hay límite mientras una declaración no se presente (sección 6501; el manual interno del IRS lo aplica en el IRM 5.7.3). Vea la multa por recuperación de impuestos en fideicomiso.

El asiento no es sencillo cuando:

• El informe de su proveedor, su banco y su contabilidad muestran cada uno un monto distinto para la misma nómina.
• El Form 941 de un trimestre no coincide con los totales de los W-2 ni con su contabilidad, el informe del proveedor muestra un depósito que no aparece en su cuenta del IRS, o el IRS le envió un aviso.
• Meses anteriores de nómina nunca se registraron, o se registraron como un solo gasto.
• Hay empleados que trabajan en más de un estado, porque cada estado agrega sus propias cuentas.
• Las deducciones antes de impuestos, los beneficios gravables o el seguro médico del propietario de una corporación S hacen que el salario bruto del registro de nómina difiera de los salarios del Form 941.
• Usted es propietario. El propietario de una corporación que trabaja en el negocio es empleado, así que su pago pasa por este asiento y las distribuciones nunca lo hacen. La Publication 15 indica que los pagos a socios están exentos de retención y de impuestos de nómina, y quienes trabajan por cuenta propia en general no son empleados, así que lo que toma un propietario único o un socio no se procesa por nómina (Publication 15).

Si se cumple alguna de las tres primeras, registrar bien la próxima nómina no arreglará los períodos ya pasados. Cada uno debe rastrearse desde el registro de nómina hasta su cuenta del IRS y las declaraciones presentadas. La última sección indica adónde ir después.

Reúna antes de registrar: el registro de nómina de esa nómina, el informe de pasivo fiscal del proveedor, las líneas del banco y los Forms 941 y 940 presentados hasta ahora.

¿Qué impuestos de nómina se descuentan del pago y cuáles debe el empleador además?

El impuesto sobre la renta, el Seguro Social y Medicare se descuentan del pago del empleado, y el empleador iguala los dos últimos. El impuesto federal por desempleo es solo del empleador, y cada estado fija su propio impuesto por desempleo.

Las tasas y el límite salarial están en la Publication 15 y en el Topic 751. El Seguro Social deja de descontarse a un empleado una vez que sus salarios llegan al límite, pero Medicare continúa todo el año. El crédito de FUTA es menor si el impuesto estatal se paga tarde o si el estado es un estado con reducción de crédito, y no hay crédito sobre los salarios que un estado excluye de su impuesto por desempleo, como el pago de los ejecutivos de una corporación en algunos estados (instrucciones del Form 940).

Algunos pagos familiares tienen menos líneas. Un propietario único, o una sociedad de personas cuyos socios son todos padres del menor, no debe Seguro Social ni Medicare por el pago a un hijo menor de 18 años, ni FUTA por el pago a un hijo menor de 21. Un propietario único no debe FUTA por el pago a su cónyuge. La retención del impuesto sobre la renta sigue aplicando, y una corporación o cualquier otra sociedad de personas no obtiene ninguna de estas ventajas (Publication 15, sección 3; cómo contratar a sus hijos).

En la Publication 15, «impuesto sobre la renta» significa solo el impuesto federal sobre la renta, y remite a los empleadores a su departamento de impuestos estatal o local para las reglas estatales. La retención estatal, el desempleo estatal y cualquier impuesto local tienen cada uno su propia cuenta de pasivo, con el nombre que les da el informe de impuestos del proveedor. Algunos estados también descuentan del pago del empleado un aporte por discapacidad o licencia pagada (California, New York), y unos pocos descuentan parte del impuesto por desempleo (Department of Labor). Todo lo que se descuenta del pago es un pasivo, no un gasto del empleador. El asiento cambia según el estado.

Contabilidad de efectivo o de acumulación: ¿en qué fecha van los salarios y los impuestos de nómina?

El asiento tiene las mismas líneas con contabilidad de efectivo y de acumulación. Solo cambia la fecha. La contabilidad de efectivo registra toda la nómina, salarios e impuesto del empleador, en la fecha de pago. La contabilidad de acumulación registra los salarios en el período en que se hizo el trabajo (Publication 538).

Estas columnas son la contabilidad. La declaración puede diferir: una declaración con método de efectivo deduce los gastos en el año en que se pagan, una declaración con método de acumulación generalmente deduce los impuestos de empleo cuando se pagan (la excepción de partidas recurrentes puede adelantarlo, como explica nómina devengada al cierre del año), y los salarios adeudados a una persona relacionada con el método de efectivo, como un propietario, son deducibles solo cuando se pagan (Publication 538). Su preparador resuelve esa diferencia al cierre del año.

El impuesto retenido también es un pasivo en la contabilidad de efectivo. El plazo del depósito empieza en la fecha de pago, y el Form 941 reporta el pasivo según la fecha en que se pagaron los salarios, no la fecha en que se devengó ni se depositó (instrucciones del Form 941; Publication 15). Los salarios del Form W-2 siguen el año calendario en que se pagan (instrucciones del W-2).

Un período de pago dentro de un mismo mes no necesita devengo. Para un período que cruza el fin de mes o el fin de año, vea salarios devengados en diciembre y pagados en enero.

Mi proveedor de nómina descuenta un solo monto del banco. ¿Cómo lo divido?

Divida el débito en pago neto, retención de impuestos y la comisión del proveedor, con el resumen de la nómina que da el proveedor, y concílielo con el asiento del registro de nómina. Codificar todo el débito como un solo gasto de nómina sobrestima los salarios, oculta el impuesto del empleador y la comisión, y no deja ningún pasivo para comparar con los depósitos.

Si su proveedor envía su propio asiento a su contabilidad, ábralo y compare cada línea con la tabla al comienzo de esta página. Busque impuestos codificados como gasto, la comisión dentro de los salarios y un solo crédito bancario por todo.

1. Obtenga el resumen de la nómina. Muestra el salario bruto, cada impuesto, el pago neto y la comisión si el proveedor la cobra con la nómina.
2. Registre el asiento con la tabla al comienzo de esta página, acreditando una cuenta transitoria de nómina por el pago neto.
3. Divida la línea del banco. El pago neto salda la cuenta transitoria de nómina. Cada monto de impuesto debita su propia cuenta de pasivo. La comisión va a una cuenta de gasto de comisiones de nómina, no a salarios ni a impuestos de nómina.
4. Verifique la división. Las partes deben sumar el monto del banco al centavo, y la cuenta transitoria de nómina debe quedar en cero después de cada nómina.
5. Confirme los depósitos en su propia cuenta del IRS. El débito bancario muestra que salió dinero, no que el impuesto llegó al IRS. Un empleador generalmente sigue siendo responsable de los depósitos aunque los haga un proveedor, y el IRS aconseja activar el Inquiry PIN que recibe el empleador cuando un proveedor lo inscribe en EFTPS, el sistema federal de depósitos, para vigilar la cuenta (Publication 15, sección 16).

Si la cuenta del IRS no muestra lo que dice el informe del proveedor, vea un proveedor que no pagó los impuestos.

¿Cómo registro los depósitos de impuestos y los pagos del Form 941 y el Form 940?

Un depósito salda pasivos y nunca es un segundo gasto. Debite cada cuenta de pasivo por lo depositado y acredite el banco. El mismo asiento registra un saldo pagado con el Form 941 o el Form 940. Si su proveedor descuenta el impuesto de su banco con cada nómina y lo deposita por usted, la división anterior ya saldó los pasivos en la contabilidad, así que no registre el depósito otra vez cuando el proveedor lo remita. Usted sigue siendo responsable hasta que ese depósito llegue al IRS, así que confírmelo en su cuenta del IRS (Publication 15, sección 16).

Los empleadores que superan ese límite del período de referencia depositan dos veces por semana, y cualquier empleador debe depositar a más tardar el siguiente día hábil cuando un pasivo llega a $100,000. Un depositante mensual que lo alcanza pasa a depositar dos veces por semana desde el día siguiente, por el resto de ese año y el siguiente (Publication 15, sección 11). El asiento es el mismo. Los calendarios y el pago de saldos pequeños con el Form 941 están en cómo procesar la nómina usted mismo.

Los depósitos federales deben hacerse por vía electrónica (Publication 15, sección 11). Las fechas de vencimiento anteriores están en la Publication 15 y en las instrucciones del Form 941 y del Form 940. Registre cada depósito con su fecha, monto y número de confirmación. Las multas y los intereses por un depósito tardío van a una cuenta aparte para que el gasto de impuestos de nómina siga coincidiendo con las declaraciones. Para depósitos omitidos, vea atrasos en los impuestos de nómina.

¿Qué debe mostrar cada cuenta de pasivo de nómina después de un depósito?

Justo después de un depósito, una cuenta de pasivo debe contener solo el impuesto de las fechas de pago que el depósito no cubrió. El saldo de un depositante mensual al final del mes es el impuesto de ese mes, y baja a cero cuando sale el depósito.

Si su proveedor descuenta el impuesto con cada nómina, la división anterior salda los pasivos de inmediato, así que espere saldos cercanos a cero después de cada nómina. Entonces la verificación es su cuenta del IRS, no el saldo en libros. FUTA es la excepción al saldo en cero: una cantidad pequeña puede trasladarse de un trimestre a otro hasta superar el umbral (Publication 15, sección 14). Un saldo negativo puede significar que se depositó más de lo que se registró, que se omitió una nómina o que un depósito se codificó en la cuenta equivocada. Para saldos que no se saldan, vea pasivos de nómina que no se saldan.

¿Cómo concilio mi contabilidad con el registro de nómina, el Form 941 y los totales de los W-2?

Cada trimestre, los totales de nómina de la contabilidad deben ser iguales al registro de nómina y al Form 941. Cada año, los cuatro Forms 941 deben coincidir con los totales del Form W-3. El IRS los compara y puede comunicarse con el empleador cuando difieren (instrucciones del Form 941). Un empleador a quien el IRS le indicó por escrito que presente el Form 944 concilia con esa declaración anual, con sus propios números de línea.

El total anual de FUTA debe coincidir con el Form 940: la línea 12 es el impuesto después de ajustes y la línea 13 el monto depositado (instrucciones del Form 940).

Al cierre del año, compare los cuatro Forms 941 con el Form W-3, que se presenta con los Forms W-2 a más tardar el 1 de febrero de 2027. El impuesto sobre la renta retenido debe coincidir con la casilla 2 del W-3, salvo el impuesto que retuvo un tercero pagador de licencia por enfermedad, que está en los Forms W-2 pero no en la línea 3 del Form 941. Las líneas de salarios deben coincidir con las casillas 3 y 5. El impuesto del Seguro Social y Medicare de los cuatro Forms 941 debe ser aproximadamente el doble de las casillas 4 y 6 del W-3, porque el Form 941 incluye la parte del empleador. Conserve la conciliación, porque el IRS o la SSA pueden comunicarse con usted por una diferencia (instrucciones del W-2).

Una diferencia que la tabla no explica puede ser una diferencia válida, un error de contabilidad (una nómina registrada dos veces, salarios en el trimestre equivocado) o un error de presentación (un depósito acreditado al trimestre equivocado). Averigüe cuál es antes de cambiar nada (instrucciones del W-2). Eso decide si corrige asientos, presenta una declaración ajustada (Form 941-X), o ambas cosas (instrucciones del Form 941). Los ajustes de un año anterior quedan fuera de los W-2 y el W-3 del año en curso. No cuadre la diferencia con una partida de relleno para que la contabilidad coincida.

¿Qué registros de nómina debo conservar y por cuánto tiempo?

Conserve todos los registros de impuestos de empleo durante al menos cuatro años. La Publication 15 los enumera, incluidos los montos y fechas de todos los pagos de salarios, los datos de identificación de cada empleado y su Form W-4, las fechas, montos y números de confirmación de los depósitos de impuestos, y copias de las declaraciones presentadas.

La Publication 583 cuenta el período desde la fecha en que vence o se paga el impuesto, la que sea posterior. La página de registros del IRS lo cuenta desde la presentación de la declaración del cuarto trimestre. El cálculo más tardío de los dos es el más seguro. Los registros de algunos créditos y de reglas estatales pueden exigir más tiempo; vea conservación de registros de nómina.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Un empleado, una nómina mensual

Un empleado gana $10,000 brutos en el mes. El impuesto federal sobre la renta retenido es de $1,000. El Seguro Social (6.2%) y Medicare (1.45%) retenidos son $620 y $145, así que el pago neto es de $8,235. El empleador debe la misma contribución de $765.

El costo total de nómina es de $10,765 antes de los impuestos de desempleo. Los tres pasivos suman $2,530. Un depositante mensual deposita ese monto a más tardar el 15 del mes siguiente, debitando los tres pasivos y acreditando el banco. El impuesto de desempleo agrega un débito al gasto de impuestos de nómina y un crédito a su propia cuenta por pagar. Con el crédito estatal completo, FUTA es 0.6% de los primeros $7,000, es decir, $42 por empleado al año.

El proveedor debita un solo monto

Un proveedor debita $19,500 en una sola línea. Su resumen muestra un salario bruto de $18,000, impuesto sobre la renta retenido de $2,400, Seguro Social del empleado de $1,116 y Medicare de $261, la misma contribución del empleador, y una comisión de $123. El pago neto es de $14,223. El impuesto de desempleo no está en este cargo.

El asiento del registro de nómina debita salarios por $18,000 y gasto de impuestos de nómina por $1,377. Acredita la cuenta transitoria de nómina por $14,223, el impuesto sobre la renta retenido por $2,400, el Seguro Social por pagar por $2,232 y Medicare por pagar por $522. La línea del banco se divide entonces así:

Si se codificara en cambio como un solo gasto de nómina, la contabilidad mostraría salarios de $19,500 frente a $18,000 en el registro de nómina, ningún gasto de impuestos de nómina, ninguna línea de comisión y ningún pasivo para comparar con los depósitos.

Una corporación S con contabilidad de efectivo paga a su propietario

Una corporación S con contabilidad de efectivo paga a su propietario $60,000 al año por nómina, $5,000 al mes el último día. El impuesto sobre la renta retenido es de $500 al mes. Cada mes, la retención del Seguro Social y Medicare del propietario es de $382.50, y la corporación debe lo mismo.

Cada mes, la contabilidad muestra salarios por $5,000 y gasto de impuestos de nómina por $382.50 en el mes de pago. El impuesto de desempleo se deja fuera. FUTA sobre los primeros $7,000 de salarios del propietario es de $42 con el crédito estatal completo, o de $420 al 6.0% si el estado excluye los salarios de los ejecutivos de su impuesto por desempleo (instrucciones del Form 940). No aparece en el Form 941. El asiento mensual acredita al banco $4,117.50 por el pago neto, el impuesto sobre la renta retenido por $500, el Seguro Social por pagar por $620 y Medicare por pagar por $145: $1,265 de pasivo al mes.

Para el trimestre, los salarios son $15,000 y los pasivos acreditados son $3,795. El Form 941 muestra lo mismo: línea 3 $1,500, línea 5a impuesto $1,860, línea 5c impuesto $435, línea 5e $2,295 y línea 12 $3,795. Como depositante mensual, la corporación deposita $1,265 a más tardar el 15 de cada mes siguiente. El 31 de marzo los tres pasivos aún contienen los $1,265 de marzo, y el depósito de abril los salda. Las distribuciones del propietario nunca pasan por este asiento.

¿Su caso es distinto?

• Los informes de su proveedor, su banco y su contabilidad muestran cada uno un número distinto, o el Form 941 de un trimestre no coincide con los totales de los W-2: la causa está en la contabilidad o en una presentación, y cuál sea decide si corrige asientos, presenta una declaración ajustada, o ambas cosas. Rastree cada trimestre desde el registro de nómina y los informes de impuestos del proveedor hasta su cuenta del IRS y las declaraciones presentadas, o consiga ayuda con la contabilidad para hacerlo.
• El proveedor omitió un depósito o el IRS envió un aviso: vea un proveedor que no pagó los impuestos y atrasos en los impuestos de nómina. La contabilidad necesita la misma corrección. Consiga ayuda con la contabilidad cuando tanto las declaraciones como la contabilidad deban cambiar.
• Meses de nómina nunca se registraron, o se registraron como un solo gasto: la contabilidad debe reconstruirse con los informes del proveedor y verificarse contra su cuenta del IRS, y puede ser necesario corregir declaraciones. Vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada, o, para una corporación S, contabilidad atrasada de una corporación S. O consiga ayuda con la contabilidad para reconstruirla.
• Una nómina salió mal: vea cómo corregir un error de nómina.
• Los salarios se devengaron en diciembre y se pagaron en enero: vea nómina devengada al cierre del año.
• Un saldo de pasivo de nómina no se salda: vea pasivos de nómina que no se saldan.
• Va a cambiar de proveedor de nómina a mitad del año: vea cómo cambiar de proveedor de nómina.
• Va a contratar a su primer empleado, o su corporación lo pondrá en nómina: vea cómo configurar la nómina.
• Es propietario de una corporación S y se paga a sí mismo: vea el sueldo del propietario de una corporación S para saber cuánto, y contabilidad de una corporación S para las cuentas.
• Tiene empleados en más de un estado: vea empleados en otro estado. Cada impuesto estatal necesita su propia cuenta de pasivo, y los registros y las declaraciones se multiplican.
• Necesita los mismos asientos para un negocio canadiense: vea el asiento de nómina en Canadá.