Alquiler de corto plazo: registros de 7 días y 500 horas

¿Qué es el supuesto «vacío legal» del alquiler de corto plazo y por qué una pérdida puede compensar el sueldo W-2?

Es una regla ordinaria, no un vacío. Una pérdida de alquiler generalmente es pasiva, así que solo puede compensar ingresos pasivos, no sueldos. Pero una propiedad cuya estadía promedio de huéspedes es de 7 días o menos (la regla de 7 días) no es una «actividad de alquiler» según las reglas de pérdidas pasivas (Publication 925; Reg. 1.469-1T(e)(3)). Su pérdida se evalúa entonces como cualquier pérdida de un negocio. Si usted participa materialmente, normalmente trabajando más de 500 horas en el año, o más de 100 horas y al menos tantas horas como cualquier otra persona que trabaje en ella, la pérdida no es pasiva y puede reducir los salarios, si los demás límites siguientes lo permiten.

Cuatro hechos lo deciden:

1. La estadía promedio, propiedad por propiedad (o grupo por grupo), según sus registros de reservas.
2. Sus horas (con las de su cónyuge) comparadas con las de todas las demás personas que trabajan en la propiedad.
3. Su uso personal y el de su familia: si el uso personal supera el límite de vivienda (el mayor entre 14 días o 10% de los días de alquiler a precio justo, que se explica abajo), una pérdida de alquiler no puede compensar salarios.
4. Los límites que aplican después de la prueba pasiva: capital en riesgo (at-risk), pérdida comercial excesiva y, si una sociedad de personas o una corporación S mantiene la propiedad, la base fiscal.

Una estadía promedio corta cambia solo la etiqueta de pérdida pasiva. Si el ingreso va en el Schedule E o en el Schedule C, y si aplica el impuesto por trabajo independiente, es otra pregunta: vea Schedule C o Schedule E para un alquiler de corto plazo.

Un caso es más difícil si:

• un administrador o personal de limpieza hace la mayor parte del trabajo;
• sus horas existen solo en su memoria;
• la depreciación generó una pérdida grande, o la declaración ya la reclama contra salarios;
• usted tiene varias propiedades, o alguien más es copropietario o ayuda a administrar una;
• usted o su familia se quedan allí muchos días.

Reúna, por propiedad: la exportación de reservas del año completo, el calendario y el historial de mensajes, los días en que usted o su familia se quedaron, el contrato con el administrador y el calendario de depreciación.

¿Mi estadía promedio realmente es de 7 días o menos?

Divida el total de días de todos los períodos de uso del cliente entre el número de esos períodos, y compare el resultado con 7 días (Publication 925; instrucciones del Form 8582). Cuente solo las estadías que terminaron durante el año fiscal o que incluyen su último día; una estadía que pasa del cierre del año puede usar una estimación razonable (Reg. 1.469-1(e)(3)(iii)).

• Un período es el tiempo en que un huésped tiene un derecho continuo o recurrente de usar la propiedad, la use o no durante todo ese tiempo, e incluso si el huésped lo extiende o lo renueva (Reg. 1.469-1(e)(3)(iii)(D)). Irse antes no lo acorta por sí solo, así que conserve las condiciones de la reserva y cualquier acuerdo que haya acortado el derecho. Una las reservas consecutivas del mismo huésped en una sola línea.
• Una estadía larga cuenta como cualquier otra: diez estadías de 3 días y una de 45 días promedian unos 6.8 días.
• El reglamento cuenta «días» y no dice si el día de salida cuenta. Si su promedio está cerca de 7 días con cualquiera de los dos métodos, pida a un preparador que confirme el método de conteo antes de apoyarse en él.

La excepción de 30 días es una segunda vía para salir de «actividad de alquiler»:

Los servicios personales significativos son servicios prestados por personas, juzgados según la frecuencia con que se prestan, el trabajo que implican y su valor en comparación con el alquiler. Primero se excluyen tres tipos: los servicios necesarios para el uso legal, las mejoras y reparaciones que prolongan la vida de la propiedad mucho más allá de una estadía promedio, y los servicios comunes en alquileres de largo plazo, como la limpieza de áreas comunes, las reparaciones de rutina y la recolección de basura (Reg. 1.469-1T(e)(3)(iv)). Esta prueba solo importa cuando la estadía promedio es de más de 7 días y hasta 30. Si la limpieza entre huéspedes o la ropa de cama es «significativa» depende de los hechos; el propio ejemplo del reglamento, un hotel de apartamentos con servicio diario de limpieza y ropa de cama que costaba menos de una décima parte del cargo por ocupación, concluyó que no lo era.

¿Y si mi familia o yo nos quedamos allí?

Si el uso personal suyo o de su familia supera el mayor entre 14 días o 10% de los días en que la propiedad se alquila a un precio justo, se trata como una vivienda. Los días que usted dedica a trabajar a tiempo sustancialmente completo en reparar y mantener la propiedad (no en mejorarla) no son uso personal, aunque los familiares disfruten la propiedad ese día; registre esos días de trabajo por separado. Alquilar una vivienda no es una actividad pasiva, así que una estadía promedio corta y sus horas no ayudan: los gastos de alquiler que superan los ingresos de alquiler no pueden compensar otros ingresos, incluidos los salarios. Se arrastran a años futuros (Publication 527; instrucciones del Form 8582). Marque los días del propietario y de la familia en el calendario como estadías del propietario, no como estadías de huéspedes. Para el conteo de días, vea días de alquiler a precio justo y uso personal.

¿Qué pruebas de participación material usan los propietarios de alquileres de corto plazo?

Un propietario aprueba si se cumple cualquiera de las siete pruebas del reglamento para la propiedad en ese año (Reg. 1.469-5T(a); Publication 925). Las pruebas 1 a 3 hacen la mayor parte del trabajo en los alquileres de corto plazo.

Las pruebas se aplican a cada actividad y a cada año. Si una sociedad de personas posee la propiedad y usted es socio comanditario, solo pueden aplicar las pruebas 1, 5 y 6 (Reg. 1.469-5T(e)); vea ¿Un socio comanditario puede ser profesional de bienes raíces?. Esta página cubre una propiedad que usted posee directamente.

¿Qué cuenta como mis horas y qué no?

El trabajo que usted hace en relación con la propiedad mientras tiene un interés en ella cuenta, sin importar el papel en que lo haga (Reg. 1.469-5(f)(1); Publication 925). En un alquiler de corto plazo, eso normalmente significa atender a los huéspedes, fijar precios y disponibilidad, limpiar y reponer entre estadías, atender reparaciones y reunirse con contratistas.

Dos tipos de tiempo no cuentan (Reg. 1.469-5T(f)(2)):

• Trabajo de tipo inversionista, salvo que usted participe directamente en la administración o las operaciones diarias: revisar estados financieros o informes de operación, preparar resúmenes o análisis de las finanzas para su propio uso y supervisar las finanzas u operaciones en un papel no administrativo.
• Trabajo que los propietarios no suelen hacer, cuando una de las razones principales para hacerlo es evitar los límites a las pérdidas.

Si la contabilidad de rutina es trabajo de tipo inversionista o parte de las operaciones depende de los hechos. Anótela en una línea aparte para poder excluirla.

¿El tiempo de mi cónyuge cuenta, y las horas del administrador y del personal de limpieza me perjudican?

El trabajo de su cónyuge cuenta como suyo, aunque su cónyuge no tenga ningún interés en la propiedad y ustedes presenten declaraciones por separado (26 USC 469(h)(5); Reg. 1.469-5T(f)(3)). Sume las horas de ambos cónyuges y registre a cada uno por nombre.

Las horas del administrador y del personal de limpieza importan solo en las pruebas 2, 3 y 7, porque estas lo comparan con cada persona que trabaja en la actividad, sea propietaria o no (Reg. 1.469-5T(a)). No reducen su conteo en la prueba de 500 horas. Cuando un administrador o un equipo hace la mayor parte del trabajo, esa prueba suele ser la única vía realista. Ni el reglamento ni la Publication 925 dicen cómo contar al personal de una empresa administradora, así que pida registros de tiempo o facturas que muestren las horas realmente trabajadas.

Tengo más de una propiedad: ¿se prueban las horas por cada una?

Cada propiedad se prueba por separado, salvo que usted agrupe propiedades que forman una unidad económica. Agrupar le permite demostrar la participación material una sola vez para el grupo, y el grupo tiene entonces una sola estadía promedio (Reg. 1.469-4). Si las tarifas diarias difieren de forma significativa, calcule el promedio de cada clase de tarifa y pondérelo según la proporción de esa clase en el ingreso bruto de alquiler del grupo, en lugar de juntar todas las estadías (Reg. 1.469-1(e)(3)(iii)). Una actividad de alquiler generalmente no puede agruparse con un negocio, así que una propiedad con promedio de más de 7 días y otra con promedio de 7 días o menos normalmente quedan separadas. Agrupar es difícil de deshacer y tiene reglas de divulgación: decídalo antes de firmar la declaración, con ayuda con impuestos individuales.

¿Necesito un registro diario de tiempo?

No. La participación puede demostrarse por cualquier medio razonable, y no se exigen registros diarios hechos en el momento si otros medios razonables establecen las horas. Los medios razonables pueden incluir los servicios prestados durante un período y las horas aproximadas, con base en agendas de citas, calendarios o resúmenes narrativos (Reg. 1.469-5T(f)(4); Publication 925).

Un resumen es tan sólido como los registros con fecha que lo respaldan. Una anotación escrita cuando ocurrió el trabajo se puede comparar con un mensaje, un recibo o un evento del calendario. Un ejemplo ilustrativo de registro:

¿Cómo conservo registros de reservas que demuestren la estadía promedio?

Conserve una exportación de reservas del año completo, sin editar, de cada propiedad, además de una hoja de cálculo que enumere cada estadía, su duración y el promedio. Los demás registros respaldan esa hoja:

Marque cada fila de la exportación como estadía de huésped, estadía del propietario o reserva cancelada. Para la contabilidad en sí, vea ¿Una cuenta bancaria por cada propiedad de alquiler o una sola? y Contabilidad de alquileres: hoja de cálculo, software o contador. Para los recibos que respaldan los gastos, vea registros y recibos de propiedades de alquiler.

¿Puedo reconstruir horas y estadías después de que termine el año?

Las estadías normalmente se pueden reconstruir con registros externos: pida a cada canal de reservas y al administrador una exportación del año completo y los informes de pagos. Las horas pueden demostrarse por medios razonables sin un registro hecho en el momento, pero la regla no promete que se acepte una estimación posterior. Eso depende de la evidencia que la respalde.

Para reconstruir las horas:

1. Reúna todos los registros con fecha: calendario, mensajes, correos, recibos de suministros, facturas de contratistas y estados de cuenta del administrador.
2. Escriba un resumen narrativo por período, con las tareas y las horas aproximadas, y relacione cada anotación con un registro.
3. Deje fuera lo que no pueda respaldar, y no redondee hacia arriba para alcanzar un umbral.
4. Ponga al resumen la fecha del día en que lo escribió. Preséntelo como una reconstrucción, no como un registro llevado en el momento.
5. Empiece ahora un registro continuo para el año que viene.

Si una declaración ya reclamó la pérdida como no pasiva y los registros no alcanzan, quizá deba corregirse con el Form 1040-X (Enmendar la declaración por un gasto de negocio omitido o erróneo). Antes de cambiar nada, pida una revisión a ayuda con impuestos individuales. Si la contabilidad también está atrasada, vea Libros de alquiler atrasados: cómo ponerse al día y declarar.

¿Qué depreciación suele estar detrás de la pérdida y qué otros límites aplican?

La depreciación suele ser lo que produce la pérdida de un alquiler de corto plazo, y hasta cinco límites aún pueden detenerla. Un edificio residencial de alquiler se deprecia en línea recta durante 27.5 años, y el terreno no es depreciable. Los electrodomésticos, las alfombras y los muebles usados en una actividad de alquiler residencial son propiedad de 5 años, y la propiedad elegible de 5 años generalmente recibe una deducción del primer año de 100% cuando se adquiere y se pone en servicio después del 19 de enero de 2025, salvo que usted opte por no aplicarla; las compras anteriores reciben una tasa menor, que se va reduciendo por etapas (Publication 946; instrucciones del Form 4562). El propietario opta por no aplicarla adjuntando una declaración a la declaración presentada a tiempo (incluidas las prórrogas) que nombre la clase de propiedad; abarca todos los activos de esa clase, no puede revocarse sin el consentimiento del IRS y, si se omitió, aún puede hacerse con una declaración enmendada dentro de los 6 meses siguientes a la fecha de vencimiento de la declaración, sin contar las prórrogas.

Una trampa que conviene resolver antes de la primera deducción: la Publication 946 llama a un edificio propiedad residencial de alquiler si 80% o más de su ingreso bruto de alquiler proviene de unidades de vivienda, y una unidad de vivienda no incluye una unidad en un hotel, motel u otro establecimiento donde más de la mitad de las unidades se usan de forma transitoria. La Publication 946 no dice cómo se aplica esa redacción a una sola casa alquilada por estadías cortas, y un edificio fuera de esa definición generalmente es propiedad inmueble no residencial, que se deprecia en 39 años. Resuelva el período de recuperación con ayuda con impuestos individuales antes de la primera deducción. Para los fundamentos de la depreciación, vea Cómo tributa el ingreso por alquiler en EE. UU. y qué deducir.

La pérdida de un alquiler de corto plazo pasa por hasta cinco límites, en este orden; una pérdida que no es pasiva se salta el paso de la pérdida pasiva (Publication 925; instrucciones del Form 461):

El cálculo de la pérdida comercial excesiva deja fuera los salarios y otros ingresos por trabajar como empleado (instrucciones del Form 461), así que el sueldo del W-2 no eleva el tope. Los umbrales provienen de Rev. Proc. 2025-32. Para una declaración de 2025 son $313,000 ($626,000 en una declaración conjunta). Para el impuesto sobre la depreciación al vender, vea recuperación de depreciación en un alquiler.

¿Dónde va la pérdida en la declaración?

El ingreso, los gastos y la depreciación de cada propiedad van en el Schedule E, Parte I, salvo que servicios sustanciales trasladen el ingreso al Schedule C (Publication 527). La pérdida pasa entonces por estos pasos (instrucciones del Schedule E; instrucciones del Form 8582):

1. La depreciación va en la línea 18, con el Form 4562 para la propiedad puesta en servicio por primera vez este año.
2. Capital en riesgo: si no tiene todo en riesgo, el Form 6198 da el monto deducible para la línea 21.
3. Prueba pasiva: si la pérdida no proviene de una actividad pasiva, no se necesita el Form 8582 y la pérdida de la línea 21 pasa a la línea 22. Una actividad de estadía corta en la que usted no participó materialmente va en la Parte V del Form 8582, no en la Parte IV, que enumera los alquileres de bienes raíces con participación activa. La asignación especial de pérdida por alquiler (Parte II) funciona solo con la lista de la Parte IV, así que no alcanza esa pérdida. El monto no permitido se arrastra. Las pérdidas pasivas suspendidas de años anteriores no se vuelven utilizables contra salarios cuando usted empieza a participar materialmente: pueden compensar el ingreso neto actual de la actividad, y el resto sigue siendo pasivo (Publication 925; pérdidas pasivas suspendidas).
4. Pérdida comercial excesiva: el Form 461 la calcula. El monto no permitido se suma de nuevo en el Schedule 1, línea 8p, y se arrastra.

Los números de línea son de los formularios publicados más recientes y pueden cambiar. Conserve la hoja de cálculo de la estadía promedio y el registro de horas con el archivo de la declaración.

Ejemplo

Son escenarios alternativos, no años consecutivos. Los montos están en dólares estadounidenses, cada noche cuenta como un día y cada alquiler se maneja como un negocio con fines de lucro. Suponga que no hay uso personal, ni otros ingresos pasivos, ni pérdidas arrastradas de años anteriores, y que cada pérdida ya superó cualquier límite de base fiscal y de capital en riesgo.

Un condominio en Denver con un contratista de limpieza

El condominio tiene 80 estadías en 240 noches alquiladas. La estadía promedio es 240 ÷ 80 = 3 días, así que no es una actividad de alquiler para las reglas de pérdidas pasivas. El propietario registra 140 horas y un contratista de limpieza trabaja 220. El propietario tiene menos de 500 horas y menos que el contratista, así que las pruebas 1 a 3 no se cumplen. Suponga que no hay historial de años anteriores y que ninguna otra prueba encaja. Con estos hechos, la pérdida de US$40,000 es pasiva: va en la Parte V del Form 8582 y se arrastra. No puede usarse contra salarios.

El mismo condominio, administrado por el propietario

El propietario lo administra solo, y el calendario, los mensajes y los recibos respaldan 520 horas. La prueba de 500 horas se cumple sin importar cuánto trabaje otra persona, así que la pérdida de US$45,000 no es pasiva. Suponga que el propietario no tiene otro ingreso de negocio. Con estos supuestos, la pérdida está muy por debajo del umbral de pérdida comercial excesiva, así que podría reducir los salarios. Aun así requiere revisar cada año el capital en riesgo y la pérdida comercial excesiva, y la base fiscal si una sociedad de personas o una corporación S posee el condominio.

Horas de memoria

Un propietario declara 600 horas en un condominio con una estadía promedio de 3 días y toma una pérdida de US$35,000 contra salarios. Los mensajes con fecha, los recibos y el calendario respaldan solo 260 horas, y los estados de cuenta del administrador muestran 300. Con las horas respaldadas, el propietario está por debajo de 500 y por debajo de las 300 del administrador, así que las pruebas 1 y 3 no se cumplen. Suponga que no hay historial de años anteriores y que ninguna otra prueba encaja. Con estos hechos, la pérdida es pasiva, por lo que habría que corregir la declaración. El propietario reconstruye primero los registros y hace revisar la declaración.

¿Su caso es distinto?

• Un administrador o personal de limpieza hace la mayor parte del trabajo, sus horas existen solo en su memoria y una pérdida grande va contra salarios: conviene resolver antes de firmar la declaración si sus estadías y horas respaldan tratar la pérdida como no pasiva, con ayuda con impuestos individuales.
• Ya tomó la pérdida y sus horas o estadías son débiles, o recibió una carta del IRS al respecto: reconstruya primero los registros, y luego llévelos junto con la declaración a ayuda con impuestos individuales antes de responder o cambiar nada.
• Tiene varias propiedades, otra persona es copropietaria de una, una LLC tratada como sociedad de personas o corporación S la posee, o un familiar ayuda a administrarla: las horas se prueban por persona, una pérdida traspasada enfrenta un límite de base fiscal y un socio comanditario tiene menos pruebas. Pida una revisión a ayuda con impuestos individuales antes de firmar la declaración.
• Su estadía promedio es de más de 7 días y usted no presta servicios personales significativos: la pérdida sigue las reglas ordinarias de alquiler de Cómo tributa el ingreso por alquiler en EE. UU. y qué deducir.
• Usted presta limpieza, ropa de cama u otros servicios: vea Schedule C o Schedule E para un alquiler de corto plazo para el formulario y el impuesto por trabajo independiente.
• La mayor parte de su tiempo de trabajo es en bienes raíces, o tiene participaciones en fondos: vea ¿Un socio comanditario puede ser profesional de bienes raíces? y pérdidas pasivas suspendidas.
• No tiene libros por propiedad ni exportaciones de reservas: configúrelos ahora con ayuda con contabilidad, para poder relacionar estadías e ingresos con la declaración.