Cho thuê ngắn hạn: hồ sơ chứng minh 7 ngày và 500 giờ

Cái gọi là "short-term rental loophole" là gì, và vì sao khoản lỗ có thể bù vào thu nhập W-2?

Đây là một quy tắc bình thường, không phải kẽ hở. Khoản lỗ từ cho thuê nói chung là thụ động, nên chỉ bù được vào thu nhập thụ động, không bù vào tiền lương. Nhưng bất động sản có thời gian khách ở trung bình 7 ngày hoặc ít hơn (quy tắc 7 ngày) không phải là "hoạt động cho thuê" theo quy tắc lỗ thụ động (Publication 925; Reg. 1.469-1T(e)(3)). Khoản lỗ khi đó được xét như mọi khoản lỗ kinh doanh. Nếu bạn tham gia thực chất, thường là làm việc hơn 500 giờ trong năm, hoặc hơn 100 giờ và ít nhất bằng số giờ của bất kỳ ai khác làm việc ở đó, khoản lỗ không còn là thụ động và có thể giảm tiền lương, nếu các giới hạn bên dưới cho phép.

Bốn yếu tố quyết định:

1. Thời gian ở trung bình, theo từng bất động sản (hoặc từng nhóm), lấy từ hồ sơ đặt phòng của bạn.
2. Số giờ của bạn (cùng với vợ/chồng) so với những người khác làm việc ở bất động sản.
3. Việc dùng của bạn và gia đình: nếu việc dùng cá nhân vượt giới hạn của nhà ở (mức lớn hơn giữa 14 ngày hoặc 10% số ngày cho thuê theo giá hợp lý, giải thích bên dưới), khoản lỗ cho thuê không bù được vào tiền lương.
4. Các giới hạn áp dụng sau bài kiểm tra thụ động: at-risk, lỗ kinh doanh vượt mức và, nếu hợp danh hoặc S corporation nắm bất động sản, giá gốc tính thuế (basis).

Thời gian ở trung bình ngắn chỉ thay đổi nhãn lỗ thụ động. Thu nhập khai ở Schedule E hay Schedule C, và có chịu thuế tự kinh doanh hay không, là một câu hỏi riêng: xem Schedule C hay Schedule E cho cho thuê ngắn hạn.

Trường hợp khó hơn nếu:

• người quản lý hoặc nhân viên dọn dẹp làm phần lớn công việc;
• số giờ của bạn chỉ có trong trí nhớ;
• khấu hao tạo ra khoản lỗ lớn, hoặc tờ khai đã khai khoản lỗ đó bù vào tiền lương;
• bạn sở hữu nhiều bất động sản, hoặc người khác đồng sở hữu hay giúp điều hành một bất động sản;
• bạn hoặc gia đình ở đó nhiều ngày.

Hãy thu thập, cho từng bất động sản: bản xuất đặt phòng cả năm, lịch và lịch sử tin nhắn, những ngày bạn hoặc gia đình ở, thỏa thuận với người quản lý và bảng khấu hao.

Thời gian ở trung bình của tôi có thật sự là 7 ngày hoặc ít hơn không?

Lấy tổng số ngày của mọi giai đoạn khách sử dụng chia cho số giai đoạn đó, rồi so kết quả với 7 ngày (Publication 925; Hướng dẫn Form 8582). Chỉ tính những lần ở kết thúc trong năm thuế hoặc bao gồm ngày cuối năm; lần ở kéo dài qua cuối năm có thể dùng ước tính hợp lý (Reg. 1.469-1(e)(3)(iii)).

• Một giai đoạn là thời gian khách có quyền sử dụng bất động sản liên tục hoặc lặp lại, dù khách có dùng suốt thời gian đó hay không, và kể cả khi khách gia hạn hoặc gia hạn lại (Reg. 1.469-1(e)(3)(iii)(D)). Rời đi sớm tự nó không làm giai đoạn ngắn lại, nên hãy giữ điều khoản đặt phòng và mọi thỏa thuận đã rút ngắn quyền sử dụng. Gộp các đặt phòng liên tiếp của cùng một khách thành một dòng.
• Một lần ở dài cũng được tính như mọi lần khác: mười lần ở 3 ngày và một lần ở 45 ngày có trung bình khoảng 6,8 ngày.
• Quy định tính "ngày" và không nói ngày trả phòng có được tính hay không. Nếu mức trung bình của bạn gần 7 ngày theo cả hai cách tính, hãy nhờ người chuẩn bị thuế xác nhận cách tính trước khi bạn dựa vào đó.

Ngoại lệ 30 ngày là con đường thứ hai để thoát khỏi "hoạt động cho thuê":

Dịch vụ cá nhân đáng kể là các dịch vụ do con người thực hiện, được đánh giá theo tần suất cung cấp, lượng lao động liên quan và giá trị so với tiền thuê. Ba loại bị loại trừ trước: dịch vụ cần cho việc sử dụng hợp pháp, cải tạo và sửa chữa kéo dài tuổi thọ bất động sản vượt xa một lần ở trung bình, và các dịch vụ phổ biến trong cho thuê dài hạn, như dọn khu vực chung, sửa chữa định kỳ và thu gom rác (Reg. 1.469-1T(e)(3)(iv)). Bài kiểm tra này chỉ quan trọng khi thời gian ở trung bình trên 7 ngày và đến 30 ngày. Việc dọn dẹp giữa các khách hay đồ vải có "đáng kể" hay không tùy vào sự việc; ví dụ trong chính quy định, một khách sạn căn hộ có dịch vụ dọn phòng và đồ vải hằng ngày với chi phí dưới một phần mười phí lưu trú, được xác định là không đáng kể.

Nếu tôi hoặc gia đình ở đó thì sao?

Nếu việc dùng cá nhân của bạn hoặc gia đình vượt mức lớn hơn giữa 14 ngày hoặc 10% số ngày bất động sản được cho thuê theo giá hợp lý, bất động sản được coi là nhà ở. Những ngày bạn làm việc gần như toàn thời gian để sửa chữa và bảo trì (không phải cải tạo) không phải là dùng cá nhân, kể cả khi thành viên gia đình tận hưởng nơi đó vào ngày ấy; hãy ghi riêng những ngày làm việc đó. Cho thuê một ngôi nhà ở không phải là hoạt động thụ động, nên thời gian ở trung bình ngắn và số giờ của bạn không giúp được gì: chi phí cho thuê vượt thu nhập cho thuê không thể bù vào thu nhập khác, kể cả tiền lương. Chúng được chuyển sang năm sau (Publication 527; Hướng dẫn Form 8582). Hãy đánh dấu ngày của chủ sở hữu và gia đình trong lịch là lần ở của chủ sở hữu, không phải lần ở của khách. Về cách đếm ngày, xem ngày cho thuê theo giá hợp lý và việc dùng cá nhân.

Chủ sở hữu cho thuê ngắn hạn dùng những bài kiểm tra tham gia thực chất nào?

Chủ sở hữu đạt yêu cầu nếu đáp ứng bất kỳ một trong bảy bài kiểm tra của quy định đối với bất động sản trong năm đó (Reg. 1.469-5T(a); Publication 925). Các bài kiểm tra 1 đến 3 đóng vai trò chính đối với cho thuê ngắn hạn.

Các bài kiểm tra áp dụng cho từng hoạt động và từng năm. Nếu một hợp danh nắm bất động sản và bạn là thành viên hợp danh hữu hạn, chỉ các bài kiểm tra 1, 5 và 6 có thể áp dụng (Reg. 1.469-5T(e)); xem tư cách chuyên gia bất động sản cho nhà đầu tư quỹ. Trang này nói về bất động sản bạn sở hữu trực tiếp.

Giờ nào được tính là giờ của tôi, và giờ nào không?

Công việc bạn làm liên quan đến bất động sản khi bạn có quyền lợi trong đó đều được tính, bất kể bạn làm với vai trò nào (Reg. 1.469-5(f)(1); Publication 925). Với cho thuê ngắn hạn, thường là trả lời khách, đặt giá và lịch trống, dọn dẹp và bổ sung vật dụng giữa các lần ở, xử lý sửa chữa và gặp nhà thầu.

Hai loại thời gian không được tính (Reg. 1.469-5T(f)(2)):

• Công việc kiểu nhà đầu tư, trừ khi bạn trực tiếp tham gia quản lý hoặc vận hành hằng ngày: xem báo cáo tài chính hoặc báo cáo hoạt động, lập bản tóm tắt hoặc phân tích tài chính cho riêng bạn, và theo dõi tài chính hoặc hoạt động với vai trò không quản lý.
• Công việc mà chủ sở hữu thường không làm, khi một trong những lý do chính để làm là tránh các giới hạn về lỗ.

Việc ghi sổ định kỳ là công việc kiểu nhà đầu tư hay một phần của vận hành tùy vào sự việc. Hãy ghi riêng thành một dòng để có thể loại ra.

Thời gian của vợ/chồng tôi có được tính không, và giờ của người quản lý và nhân viên dọn dẹp có bất lợi cho tôi không?

Công việc của vợ/chồng bạn được tính là của bạn, kể cả khi vợ/chồng không sở hữu phần nào và hai người khai riêng (26 USC 469(h)(5); Reg. 1.469-5T(f)(3)). Hãy cộng giờ của cả hai vợ chồng, và ghi theo tên từng người.

Giờ của người quản lý và nhân viên dọn dẹp chỉ quan trọng ở các bài kiểm tra 2, 3 và 7, vì các bài kiểm tra này so bạn với mọi cá nhân làm việc trong hoạt động, dù là chủ sở hữu hay không (Reg. 1.469-5T(a)). Chúng không làm giảm số giờ của bạn trong bài kiểm tra 500 giờ. Khi người quản lý hoặc đội ngũ làm phần lớn công việc, bài kiểm tra đó thường là con đường thực tế duy nhất. Quy định và Publication 925 đều không nói cách tính nhân viên của công ty quản lý, nên hãy xin hồ sơ thời gian hoặc hóa đơn cho thấy số giờ thực sự đã làm.

Tôi sở hữu nhiều hơn một bất động sản: số giờ có được kiểm tra cho từng bất động sản không?

Mỗi bất động sản được kiểm tra riêng, trừ khi bạn gộp các bất động sản tạo thành một đơn vị kinh tế. Gộp nhóm cho phép bạn chứng minh tham gia thực chất một lần cho cả nhóm, và nhóm khi đó có một mức thời gian ở trung bình (Reg. 1.469-4). Nếu giá thuê hằng ngày khác nhau đáng kể, hãy tính mức trung bình cho từng hạng giá thuê và nhân với tỷ trọng của hạng đó trong tổng thu nhập cho thuê của nhóm, thay vì gộp mọi lần ở (Reg. 1.469-1(e)(3)(iii)). Hoạt động cho thuê nói chung không thể gộp với hoạt động kinh doanh, nên bất động sản có mức trung bình trên 7 ngày và bất động sản có mức trung bình 7 ngày hoặc ít hơn thường vẫn tách riêng. Việc gộp nhóm khó đảo ngược và có quy tắc khai báo: hãy quyết định trước khi ký tờ khai, với hỗ trợ thuế cá nhân.

Tôi có cần nhật ký giờ làm việc hằng ngày không?

Không. Có thể chứng minh sự tham gia bằng mọi cách hợp lý, và không cần nhật ký hằng ngày lập ngay tại thời điểm làm việc nếu các cách hợp lý khác xác lập được số giờ. Các cách hợp lý có thể gồm các dịch vụ đã thực hiện trong một khoảng thời gian và số giờ ước chừng, dựa trên sổ hẹn, lịch hoặc bản tóm tắt tường thuật (Reg. 1.469-5T(f)(4); Publication 925).

Bản tóm tắt chỉ vững chắc khi hồ sơ có ghi ngày đứng sau nó vững chắc. Một mục ghi vào lúc công việc diễn ra có thể đối chiếu với tin nhắn, biên lai hoặc mục trong lịch. Một nhật ký minh họa:

Làm sao giữ hồ sơ đặt phòng chứng minh được thời gian ở trung bình?

Hãy giữ bản xuất đặt phòng cả năm chưa chỉnh sửa cho từng bất động sản, cùng một bảng tính liệt kê mọi lần ở, độ dài và mức trung bình. Các hồ sơ khác hỗ trợ cho bảng tính đó:

Hãy đánh dấu từng dòng trong bản xuất là lần ở của khách, lần ở của chủ sở hữu hoặc đặt phòng đã hủy. Về sổ sách, xem tài khoản ngân hàng riêng cho từng bất động sản cho thuê và thiết lập sổ sách cho bất động sản cho thuê. Về biên lai chứng minh phần chi phí, xem hồ sơ và biên lai của bất động sản cho thuê.

Tôi có thể dựng lại số giờ và các lần ở sau khi năm kết thúc không?

Các lần ở thường có thể dựng lại từ hồ sơ bên ngoài: hãy xin từng kênh đặt phòng và người quản lý bản xuất cả năm và báo cáo thanh toán. Số giờ có thể được chứng minh bằng cách hợp lý mà không cần nhật ký lập ngay lúc đó, nhưng quy tắc không đảm bảo rằng ước tính lập sau sẽ được chấp nhận. Điều đó tùy vào bằng chứng đứng sau nó.

Để dựng lại số giờ:

1. Thu thập mọi hồ sơ có ghi ngày: lịch, tin nhắn, email, biên lai vật tư, hóa đơn nhà thầu và sao kê của người quản lý.
2. Viết bản tóm tắt tường thuật theo từng giai đoạn, liệt kê công việc và số giờ ước chừng, và đối chiếu từng mục với một hồ sơ.
3. Bỏ những gì bạn không chứng minh được, và không làm tròn lên để đạt ngưỡng.
4. Ghi ngày bạn viết bản tóm tắt. Trình bày đây là bản dựng lại, không phải nhật ký ghi lúc đó.
5. Hãy bắt đầu ghi nhật ký liên tục ngay từ bây giờ cho năm tới.

Nếu tờ khai đã khai khoản lỗ là không thụ động và hồ sơ không đủ, có thể cần sửa trên Form 1040-X (điều chỉnh tờ khai vì sai sót về chi phí kinh doanh). Hãy nhờ hỗ trợ thuế cá nhân xem xét trước khi thay đổi bất cứ điều gì. Nếu sổ sách cũng đang chậm, xem bổ sung sổ sách cho bất động sản cho thuê.

Khoản khấu hao nào thường nằm sau khoản lỗ, và còn những giới hạn nào khác?

Khấu hao thường là nguyên nhân tạo ra khoản lỗ cho thuê ngắn hạn, và có tới năm giới hạn vẫn có thể chặn khoản lỗ đó. Tòa nhà cho thuê để ở được khấu hao theo đường thẳng trong 27,5 năm, còn đất không được khấu hao. Thiết bị gia dụng, thảm và nội thất dùng trong hoạt động cho thuê để ở là tài sản 5 năm, và tài sản 5 năm đủ điều kiện nói chung được khấu trừ 100% trong năm đầu khi mua và đưa vào sử dụng sau ngày 19 tháng 1 năm 2025, trừ khi bạn chọn không áp dụng; các khoản mua trước đó được mức thấp hơn, giảm dần (Publication 946; Hướng dẫn Form 4562). Chủ sở hữu chọn không áp dụng bằng cách đính kèm bản kê khai nêu nhóm tài sản vào tờ khai nộp đúng hạn (kể cả đã gia hạn); lựa chọn này bao gồm mọi tài sản trong nhóm đó, không thể hủy nếu không có sự đồng ý của IRS, và nếu bỏ lỡ vẫn có thể thực hiện bằng tờ khai điều chỉnh trong vòng 6 tháng kể từ hạn nộp tờ khai, không tính gia hạn.

Một bẫy cần giải quyết trước khoản khấu trừ đầu tiên: Publication 946 gọi một tòa nhà là bất động sản cho thuê để ở nếu 80% hoặc hơn tổng thu nhập cho thuê của nó đến từ các căn ở, và một căn ở không bao gồm căn trong khách sạn, nhà nghỉ hoặc cơ sở khác nơi hơn một nửa số căn được dùng theo kiểu lưu trú tạm thời. Publication 946 không nói cách áp dụng cách diễn đạt đó cho một ngôi nhà đơn lẻ cho thuê ngắn ngày, và tòa nhà nằm ngoài định nghĩa này nói chung là bất động sản phi nhà ở, khấu hao trong 39 năm. Hãy xác định thời gian khấu hao với hỗ trợ thuế cá nhân trước khoản khấu trừ đầu tiên. Về kiến thức cơ bản về khấu hao, xem thuế bất động sản cho thuê.

Khoản lỗ cho thuê ngắn hạn đi qua tối đa năm giới hạn, theo thứ tự này; khoản lỗ không thụ động bỏ qua bước lỗ thụ động (Publication 925; Hướng dẫn Form 461):

Phép tính lỗ kinh doanh vượt mức loại trừ tiền lương và thu nhập khác từ việc làm nhân viên (Hướng dẫn Form 461), nên tiền lương W-2 không nâng mức trần. Các ngưỡng lấy từ Rev. Proc. 2025-32. Đối với tờ khai năm 2025, chúng là $313.000 ($626.000 đối với tờ khai khai chung). Về thuế đánh vào khấu hao khi bán, xem thu hồi khấu hao của bất động sản cho thuê.

Khoản lỗ được ghi ở đâu trên tờ khai?

Thu nhập, chi phí và khấu hao của từng bất động sản được ghi ở Schedule E, Part I, trừ khi các dịch vụ đáng kể chuyển thu nhập sang Schedule C (Publication 527). Khoản lỗ sau đó đi qua các bước sau (Hướng dẫn Schedule E; Hướng dẫn Form 8582):

1. Khấu hao ghi ở line 18, kèm Form 4562 cho tài sản lần đầu đưa vào sử dụng trong năm nay.
2. At-risk: nếu bạn không hoàn toàn có rủi ro, Form 6198 cho ra số tiền được khấu trừ để ghi vào line 21.
3. Kiểm tra thụ động: nếu khoản lỗ không đến từ hoạt động thụ động, không cần Form 8582 và khoản lỗ ở line 21 chuyển sang line 22. Hoạt động lưu trú ngắn mà bạn không tham gia thực chất được ghi ở Part V của Form 8582, không phải Part IV, nơi liệt kê bất động sản cho thuê có tham gia chủ động. Khoản trợ cấp lỗ cho thuê đặc biệt (Part II) chỉ áp dụng từ danh sách Part IV, nên không áp dụng cho khoản lỗ đó. Phần bị từ chối được chuyển sang năm sau. Các khoản lỗ thụ động bị đình chỉ từ trước không trở thành dùng được để bù tiền lương khi bạn bắt đầu tham gia thực chất: chúng có thể bù thu nhập ròng hiện tại từ hoạt động đó, và phần còn lại vẫn là thụ động (Publication 925; các khoản lỗ thụ động bị đình chỉ).
4. Lỗ kinh doanh vượt mức: Form 461 tính khoản này. Phần bị từ chối được cộng lại ở Schedule 1, line 8p, và chuyển sang năm sau.

Số line lấy từ các biểu mẫu mới nhất đã công bố và có thể thay đổi. Hãy giữ bảng tính thời gian ở trung bình và hồ sơ giờ làm việc cùng hồ sơ tờ khai.

Ví dụ

Đây là các tình huống thay thế nhau, không phải các năm liên tiếp. Số tiền bằng đô la Hoa Kỳ, mỗi đêm được tính là một ngày, và mỗi bất động sản cho thuê được vận hành như một doanh nghiệp có mục đích lợi nhuận. Giả sử không có việc dùng cá nhân, không có thu nhập thụ động khác, không có khoản lỗ chuyển từ năm trước, và mỗi khoản lỗ đã vượt qua mọi giới hạn về giá gốc tính thuế và at-risk.

Căn hộ condo ở Denver có nhà thầu dọn dẹp

Căn hộ có 80 lần ở trong 240 đêm cho thuê. Thời gian ở trung bình là 240 ÷ 80 = 3 ngày, nên đây không phải hoạt động cho thuê theo quy tắc lỗ thụ động. Chủ sở hữu ghi 140 giờ và nhà thầu dọn dẹp làm 220 giờ. Chủ sở hữu có dưới 500 giờ và ít hơn nhà thầu, nên các bài kiểm tra 1 đến 3 không đạt. Giả sử không có lịch sử các năm trước và không có bài kiểm tra nào khác phù hợp. Trong các điều kiện này, khoản lỗ US$40.000 là thụ động: ghi ở Part V của Form 8582 và chuyển sang năm sau. Không dùng được để bù tiền lương.

Cùng căn hộ đó, tự quản lý

Chủ sở hữu tự quản lý một mình, và lịch, tin nhắn và biên lai chứng minh 520 giờ. Bài kiểm tra 500 giờ đạt bất kể ai khác làm bao nhiêu, nên khoản lỗ US$45.000 không phải là thụ động. Giả sử chủ sở hữu không có thu nhập kinh doanh khác. Theo các giả định này, khoản lỗ thấp hơn nhiều so với ngưỡng lỗ kinh doanh vượt mức, nên có thể giảm tiền lương. Mỗi năm vẫn cần kiểm tra at-risk và lỗ kinh doanh vượt mức, và kiểm tra giá gốc tính thuế nếu hợp danh hoặc S corporation nắm căn hộ.

Số giờ khai theo trí nhớ

Một chủ sở hữu khai 600 giờ cho căn hộ có thời gian ở trung bình 3 ngày và khấu trừ khoản lỗ US$35.000 vào tiền lương. Tin nhắn, biên lai và lịch có ghi ngày chỉ chứng minh 260 giờ, còn sao kê của người quản lý cho thấy 300 giờ. Theo số giờ được chứng minh, chủ sở hữu dưới 500 và dưới 300 của người quản lý, nên các bài kiểm tra 1 và 3 không đạt. Giả sử không có lịch sử các năm trước và không có bài kiểm tra nào khác phù hợp. Trong các điều kiện này, khoản lỗ là thụ động, nên tờ khai sẽ cần được sửa. Chủ sở hữu dựng lại hồ sơ trước và nhờ xem xét tờ khai.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Người quản lý hoặc nhân viên dọn dẹp làm phần lớn công việc, số giờ của bạn chỉ có trong trí nhớ, và một khoản lỗ lớn đang bù vào tiền lương: nên xác định trước khi ký tờ khai xem các lần ở và số giờ của bạn có đủ để coi khoản lỗ là không thụ động hay không, với hỗ trợ thuế cá nhân.
• Bạn đã khai khoản lỗ mà số giờ hoặc các lần ở của bạn mỏng, hoặc đã nhận thư của IRS về việc này: hãy dựng lại hồ sơ trước, rồi mang hồ sơ và tờ khai đến hỗ trợ thuế cá nhân trước khi trả lời hoặc thay đổi bất cứ điều gì.
• Bạn sở hữu nhiều bất động sản, người khác đồng sở hữu một bất động sản, một LLC bị đánh thuế như hợp danh hoặc S corporation nắm bất động sản, hoặc người thân giúp điều hành: số giờ được kiểm tra theo từng người, khoản lỗ chuyển qua gặp giới hạn giá gốc tính thuế, và thành viên hợp danh hữu hạn có ít bài kiểm tra hơn. Hãy nhờ hỗ trợ thuế cá nhân kiểm tra trước khi ký tờ khai.
• Thời gian ở trung bình của bạn trên 7 ngày và bạn không cung cấp dịch vụ cá nhân đáng kể: khoản lỗ theo quy tắc cho thuê thông thường trong thuế bất động sản cho thuê.
• Bạn cung cấp dọn dẹp, đồ vải hoặc dịch vụ khác: xem Schedule C hay Schedule E để biết biểu mẫu và thuế tự kinh doanh.
• Phần lớn thời gian làm việc của bạn là trong bất động sản, hoặc bạn nắm quyền lợi trong quỹ: xem tư cách chuyên gia bất động sản và các khoản lỗ thụ động bị đình chỉ.
• Bạn không có sổ sách theo từng bất động sản hay bản xuất đặt phòng: hãy thiết lập ngay với hỗ trợ ghi sổ kế toán, để các lần ở và thu nhập có thể gắn với tờ khai.