Registros de una propiedad en alquiler sin recibos

¿Qué registros de una propiedad en alquiler debe guardar un arrendador para el Schedule E?

Guarde registros suficientes para respaldar cada partida de ingreso por alquiler y cada deducción de la declaración. La ley los exige (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1), pero por lo general no pide un tipo especial de registro, y probar cada partida le corresponde al contribuyente (conservación de registros del IRS). Las instrucciones del Schedule E advierten que, sin los documentos correctos, usted podría deber más impuestos y recibir multas.

Las instrucciones del Schedule E y la Publication 527 indican que se guarden registros, pero no los enumeran. La página de registros para pequeños negocios del IRS y la Publication 583 son lo más cercano; aplicadas a un alquiler, dan esta lista de trabajo:

Un caso deja de ser sencillo cuando faltan registros de varios años, una carta del IRS le pide respaldar el Schedule E, se acerca una venta y ya no existen los registros de la base fiscal, varios propietarios o una entidad son dueños de la propiedad, o el propietario vive en el extranjero. Las secciones siguientes cubren el caso ordinario e indican dónde termina.

Reúna primero: contratos de arrendamiento, estados de cuenta de cada cuenta bancaria y de tarjeta que tocó el alquiler, el estado de cierre de la compra, los Forms 1098 y 1099, las facturas del impuesto a la propiedad, los estados del propietario de cualquier administrador de propiedades y una lista de cada trabajador al que pagó, con nombre y dirección.

¿Qué registros de ingresos importan: contratos, libro de alquileres, depósitos e informes de plataformas?

Guarde registros que muestren cada monto que recibió por el uso de la propiedad, quién lo pagó y cuándo. El ingreso por alquiler es cualquier pago por el uso u ocupación de la propiedad, no solo el alquiler mensual (Publication 527).

• Contrato de arrendamiento y sus enmiendas. Muestran el alquiler, las condiciones del depósito y quién paga cada cuenta.
• Libro de alquileres cobrados. Una línea por pago: fecha, inquilino, propiedad, monto y forma de pago. Vincule cada línea con un registro del banco, de una aplicación de pagos o de una transferencia. Para el alquiler en efectivo, entregue un recibo y conserve el talonario; la Publication 583 incluye los talonarios de recibos y las boletas de depósito bancario entre los registros de ingresos brutos.
• Depósitos y alquiler adelantado. Si un depósito es ingreso al recibirlo depende de si usted podría tener que devolverlo, y el alquiler adelantado, incluido un depósito que será el alquiler del último mes, es ingreso cuando lo recibe (Topic 414). Guarde la cláusula del contrato y el registro del depósito; el tratamiento se explica en depósitos de garantía en la contabilidad de alquileres.
• Informes de plataformas. Los informes de pagos y los Forms 1099-K muestran lo que manejó la plataforma, que puede diferir del alquiler que usted ganó. Conserve ambos y concílielos; vea alquiler y formulario de plataformas de pago.

¿Necesito un recibo o una factura para deducir una reparación o un gasto de alquiler?

Por lo general, la ley no exige un documento en particular, pero en conjunto sus registros deben mostrar cinco cosas: quién recibió el pago, el monto, el comprobante de pago, la fecha en que se incurrió en el gasto y una descripción de lo comprado o hecho. El IRS indica que puede hacer falta una combinación de documentos para cubrirlas (IRS). Agregue a qué propiedad correspondió.

Los gastos de viaje y de automóvil son la excepción: la ley solo los permite si usted prueba el monto, la fecha y el lugar, y el propósito comercial, con registros adecuados o con evidencia suficiente que corrobore su propia declaración (26 U.S.C. 274(d); Publication 527). El resto de esta guía trata de reparaciones, suministros y honorarios ordinarios.

La Publication 583 enumera cheques cobrados, cintas de caja registradora, estados de cuenta, comprobantes de venta con tarjeta, facturas y vales de caja chica como documentos de gastos. Las reglas generales sobre recibos, incluidas las compras pequeñas, están en requisitos de recibos del IRS. Una foto o un escaneo puede sustituir al papel si el almacenamiento cumple las pruebas del IRS: vea recibos escaneados en lugar de papel.

¿Basta una lista de transacciones de tarjeta de crédito o necesito cada recibo?

Por sí solo, un estado de cuenta prueba el pago, no la deducción. La Publication 583 indica que se guarden otros documentos, como comprobantes de venta y facturas, para mostrar que usted incurrió en el costo.

Sin un cheque cobrado, un estado de cuenta legible emitido por una institución financiera puede probar el pago si muestra el monto, el beneficiario y la fecha (y el número de cheque, si fue un cheque).

Una línea del estado de cuenta, como un cargo en una ferretería, muestra que usted le pagó a la tienda. No muestra qué compró, a qué propiedad sirvió ni si el trabajo fue una reparación o una mejora. Agregue el detalle de compra de la tienda y una nota breve por propiedad. Una lista que usted escribió a partir de un estado de cuenta no es el estado de cuenta; conserve el original.

¿Qué prueba una reparación que pagué en efectivo si el manitas no dio factura?

Si no hay factura, reúna registros que en conjunto muestren quién recibió el pago, el monto, el pago, la fecha y el propósito. Una declaración firmada y detallada del trabajador puede cubrir varios de esos puntos; complemente lo que falte.

Cuando se pierden registros en un desastre, el IRS menciona como evidencia las declaraciones de contratistas que verifican el trabajo y el costo, las fotografías y los estados de cuenta bancarios y de tarjeta (IRS); tómelo como indicio de lo que cuenta como evidencia, no como una regla para una falta cotidiana.

Pida ahora al trabajador una declaración con su nombre, la dirección de la propiedad, el trabajo realizado, el monto, la fecha de pago y la fecha en que se escribe la declaración. Ponga fecha a cada nota el día en que la escribe y nunca elabore un documento que parezca haberse creado en el momento del pago. Vea pagos en efectivo a subcontratistas.

Lo que las fuentes no resuelven. Las páginas de conservación de registros del IRS y las Publications 527 y 583 no dicen si un costo puede estimarse cuando no existe ningún registro. Eso depende de los hechos, y un costo sin respaldo puede ser rechazado en una auditoría. Los gastos de viaje y de automóvil son la excepción: requieren los registros descritos arriba. Nada de lo aquí expuesto garantiza una deducción. De ahora en adelante, una factura más un cheque o una transferencia deja constancia de la fecha, el trabajo, el monto y el pago.

¿Qué registros de compra y de mejoras guardo para la depreciación y una venta futura?

Guarde el estado de cierre, cada factura de mejoras y la depreciación de cada año hasta que venza el plazo de prescripción del año en que disponga de la propiedad (IRS). Determinan la depreciación que deduce ahora y la ganancia o pérdida en la venta (Publication 583). Su base fiscal, que es aproximadamente lo que pagó más las mejoras menos la depreciación, define ambas.

Para el estado de cierre, vea cómo registrarlo en la contabilidad. Para decidir entre reparación y mejora, vea la guía de reparaciones. Para años de depreciación no deducida, vea depreciación omitida.

¿Por cuánto tiempo guardo los registros del alquiler y cambia el plazo cuando vendo?

Guarde los registros que respaldan una partida de la declaración hasta que venza el plazo de prescripción de esa declaración (el tiempo que tiene para enmendarla y pedir un reembolso, o que tiene el IRS para determinar más impuestos), por lo general 3 años después de presentarla. Guarde los registros de la propiedad hasta que venza el plazo del año en que disponga de ella en una disposición sujeta a impuestos (IRS; Topic 305).

El plazo cambia cuando vende: los registros de compra y de mejoras del alquiler pueden durar muchos años más que el alquiler. Rigen plazos más largos: 6 años si omite ingresos por más de 25% del ingreso bruto que muestra la declaración (una base fiscal inflada cuenta como omisión, 26 U.S.C. 6501(e)); 3 años desde la presentación o 2 años desde el pago, lo que ocurra después, para un reclamo de reembolso; y sin límite si no se presentó declaración o la declaración fue fraudulenta. Si una pérdida de alquiler se arrastra a años futuros, conserve los registros de ingresos y gastos y las hojas de cálculo de la pérdida hasta que se cierre el plazo de la declaración que la use (26 U.S.C. 469(b); 26 CFR 1.6001-1(e)). Las reglas generales están en cuánto tiempo guardar los registros del negocio. Guarde también copias de las declaraciones presentadas. Los prestamistas y las aseguradoras pueden exigir más tiempo, y el IRS recomienda verificarlo antes de desechar.

¿Qué debo pedir a manitas y personal de limpieza y cuándo debo presentar un Form 1099?

Pida a cada trabajador un Form W-9 y una factura antes del primer pago. Una factura con la fecha, la dirección de la propiedad, el trabajo y el monto ayuda a respaldar la deducción; guarde también el comprobante de pago. El IRS sugiere pedir a quien recibe el pago en EE. UU. que complete el Form W-9 (instrucciones generales).

Usted presenta el Form 1099-NEC por una persona a quien pagó al menos $2,000 por servicios durante el año en el curso de su negocio, y por cualquier beneficiario a quien le retuvo el impuesto federal sobre la renta bajo las reglas de retención adicional, sin importar el monto (instrucciones). Para pagos hechos hasta 2025, el umbral era $600. Preséntelo ante el IRS y entregue una copia al trabajador a más tardar el 31 de enero después del año del pago (el siguiente día hábil si cae en fin de semana o feriado). Si un trabajador no da un número de identificación fiscal, puede aplicarse una retención adicional de 24% a los pagos declarables, y el pagador que no la retiene puede responder por el monto no retenido (instrucciones del W-9). La línea A del Schedule E pregunta si hizo pagos que exigían un Form 1099.

Si un alquiler en particular es un negocio y qué beneficiarios cuentan depende de los hechos. Usted no declara los pagos personales ni, por lo general, los pagos a corporaciones. Los pagos con tarjeta y los pagos mediante una red de pago de terceros los declara el procesador en el Form 1099-K, no usted; una aplicación que solo mueve dinero entre cuentas bancarias no es una red de ese tipo, así que anote cómo se hizo cada pago y cuente las transferencias bancarias en el total del trabajador (26 CFR 1.6041-1(a)(1)(iv); 26 CFR 1.6050W-1, Example 3). La guía del Form 1099 para arrendadores explica a quiénes se aplica.

¿Cómo dependen de las facturas los puertos seguros para reparaciones?

Cada puerto seguro se apoya en un registro distinto. Un puerto seguro decide si un costo se deduce o se capitaliza; no elimina la necesidad de probar el monto y el pago.

Las pruebas y los límites están en reparación o mejora, a partir de la página sobre propiedad tangible del IRS y del 26 CFR 1.263(a)-3. El reglamento fija el límite de minimis por factura, o por partida según lo respalde la factura (26 CFR 1.263(a)-1(f)), así que un trabajo en efectivo sin factura es difícil de encajar dentro del límite. Los cargos de entrega o instalación en la misma factura cuentan para el límite. Ninguna fuente del IRS dice qué sustituye a una factura faltante.

¿Qué puedo hacer con registros de alquiler que ya faltan de años anteriores?

Pida copias a quienes las tengan y reconstruya un registro con fechas a partir de lo que le envíen. La lista de reconstrucción del IRS, escrita para desastres, muestra adónde remite a los contribuyentes (IRS); un administrador de propiedades es otra fuente:

1. Registros de impuestos. El IRS ofrece transcripciones de declaraciones (gratis en línea), transcripciones de cuenta y estados de ingresos y salarios (transcripciones). Una fotocopia de una declaración anterior se pide en el Form 4506, que cuesta $30 por declaración; el IRS exime el cargo en las solicitudes por desastres.
2. Documentos de compra. La compañía de títulos, la de custodia (escrow) o el prestamista que tramitó la compra. La oficina de tasación del condado, para los valores tasados que permiten separar terreno y edificio.
3. Estados de cuenta bancarios y de tarjeta. El banco o la compañía de la tarjeta, que a menudo ofrece estados anteriores en línea.
4. Documentos del préstamo. El prestamista, para el Form 1098 y los documentos de un préstamo para mejoras.
5. Contratistas. Declaraciones que confirmen el trabajo y el costo.
6. Administrador de propiedades. Estados anteriores del propietario, Forms 1099 y facturas de los trabajos que gestionó.

Marque todo lo que cree ahora con la fecha en que lo hizo y conserve sin alteraciones lo que obtenga. Si faltan registros de varios años, vea cómo poner al día la contabilidad de una propiedad en alquiler y recibos perdidos.

¿Qué hago si una carta del IRS me pide respaldar el Schedule E?

Lea en la carta los años, las partidas y la fecha de respuesta, y responda a más tardar en esa fecha; el IRS indica que responder a más tardar en la fecha de vencimiento garantiza sus derechos de apelación (IRS). Siga las instrucciones de la carta e incluya copias de los documentos que pide. Si falta un registro, envíe lo que pueda reconstruir con las secciones anteriores, con la fecha en que lo hizo, y diga con claridad lo que no pudo encontrar. Nunca cree un documento que parezca más antiguo de lo que es. Qué enviar y qué decir sobre las faltas depende de la carta y de los años que abarca.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Una reparación en efectivo sin factura

Un arrendador paga US$1,800 en efectivo a un manitas para arreglar una tubería con fuga en un alquiler. El manitas no da factura. El arrendador reúne el retiro del cajero automático de esa semana, el hilo de mensajes donde el manitas da el precio y fija el día, fotos con fecha de antes y después, el recibo de la tienda por los accesorios y una nota firmada por el manitas con su nombre, la dirección de la propiedad, el trabajo, el monto y la fecha de pago, con la fecha del día en que la firma. En conjunto, muestran quién recibió el pago, el monto, el pago, la fecha y el propósito. Que un examinador los acepte es una cuestión de criterio, y nada de lo aquí expuesto garantiza la deducción.

Un estado de cuenta de tarjeta no basta

El estado de cuenta de la tarjeta de un arrendador muestra US$6,200 en una ferretería durante el año, repartidos entre dos alquileres. El estado prueba el pago a la tienda. El arrendador pide a la tienda el historial detallado de compras, clasifica cada compra por propiedad y marca cuáles artículos son reparaciones y cuáles son mejoras.

Una venta después de doce años con el estado de cierre perdido

Un arrendador compra un alquiler en el Año 1, deduce depreciación cada año y cambia el techo por US$14,000 en el Año 6. En el Año 12 vende el alquiler y el estado de cierre de la compra se perdió. Los registros de la propiedad siguen siendo relevantes hasta que venzan los plazos de la declaración del Año 12, por lo general tres años después de presentarla, o seis si la ganancia queda subdeclarada en más de una cuarta parte del ingreso bruto que muestra la declaración, algo que una base fiscal inflada puede causar. El arrendador pide copias a la compañía de títulos, reúne la factura del techo y la depreciación de cada declaración presentada, y enumera cada mejora con su fecha y costo.

¿Su caso es distinto?

• Faltan registros de varios años o la contabilidad está atrasada: qué faltas pueden reconstruirse, y en qué orden, depende de los años y las cuentas involucrados. Vea cómo poner al día la contabilidad de una propiedad en alquiler; reconstruir la contabilidad es trabajo de contabilidad.
• Una carta del IRS le pide respaldar el Schedule E: la carta fija los años y la fecha de respuesta, y qué faltas pueden reconstruirse y qué prueba sustituta enviar dependen de ambos. Reconstruir los registros es ayuda de contabilidad; vea también multas por llevar mal los registros.
• Se acerca una venta y faltan los registros de la base fiscal: vea la venta de un alquiler y la recuperación de depreciación; reconstruir el archivo de la base fiscal antes de la venta es trabajo de contabilidad.
• Nunca dedujo depreciación: vea depreciación omitida en un alquiler.
• El alquiler pertenece a varios propietarios o está en una LLC: los registros pueden corresponder a la declaración de una sociedad de personas y no al Schedule E; vea alquileres con varios propietarios y contabilidad de una LLC por cada alquiler.
• Usted ofrece servicios a los huéspedes o alquila a corto plazo: los servicios significativos trasladan la actividad al Schedule C (instrucciones del Schedule E); los registros de pérdidas para salarios están en registros de pérdidas por alquiler de corto plazo.
• Usted o un copropietario vive fuera de EE. UU., o una persona extranjera es propietaria del alquiler: vea arrendadores no residentes y ayuda tributaria transfronteriza.