Location à court terme : registres, séjour de 7 jours, 500 heures

Qu'est-ce que la « faille de la location à court terme », et pourquoi une perte peut-elle compenser un revenu W-2?

C'est une règle ordinaire, pas une faille. Une perte de location est généralement passive; elle ne peut donc compenser que des revenus passifs, et non des salaires. Mais un bien dont la durée moyenne de séjour des voyageurs est de 7 jours ou moins (la règle des 7 jours) n'est pas une « activité de location » selon les règles sur les pertes passives (Publication 925; Reg. 1.469-1T(e)(3)). Sa perte est alors évaluée comme n'importe quelle perte d'entreprise. Si vous participez de façon significative, généralement en travaillant plus de 500 heures dans l'année, ou plus de 100 heures et au moins autant d'heures que toute autre personne qui s'en occupe, la perte n'est pas passive et peut réduire les salaires, si les autres limites ci-dessous le permettent.

Quatre faits déterminent le résultat :

1. La durée moyenne de séjour, bien par bien (ou groupe par groupe), d'après vos registres de réservation.
2. Vos heures (avec celles de votre conjoint) comparées à celles de toutes les autres personnes qui s'occupent du bien.
3. Votre usage et celui de votre famille : si l'usage personnel dépasse la limite applicable à une résidence (le plus élevé de 14 jours ou de 10 % des jours de location à juste valeur, expliqué plus bas), une perte de location ne peut pas compenser les salaires.
4. Les limites qui s'appliquent après le critère passif : montants à risque, perte d'entreprise excédentaire et, si une société de personnes ou une société de type S détient le bien, coût de base.

Une courte durée moyenne de séjour ne change que l'étiquette de la perte passive. Savoir si le revenu va à l'annexe E ou à l'annexe C, et si l'impôt sur le travail autonome s'applique, est une question distincte : voir annexe C ou annexe E pour une location à court terme.

Le cas est plus difficile si :

• un gestionnaire ou des préposés au ménage font l'essentiel du travail;
• vos heures n'existent que dans votre mémoire;
• l'amortissement a créé une grande perte, ou la déclaration la réclame déjà contre les salaires;
• vous détenez plusieurs biens, ou quelqu'un d'autre en est copropriétaire ou aide à en assurer l'exploitation;
• vous ou votre famille y séjournez de nombreux jours.

Rassemblez, pour chaque bien : l'exportation des réservations de l'année complète, le calendrier et l'historique des messages, les jours où vous ou votre famille y avez séjourné, la convention avec le gestionnaire et le tableau d'amortissement.

Ma durée moyenne de séjour est-elle vraiment de 7 jours ou moins?

Divisez le total des jours de toutes les périodes d'utilisation par les clients par le nombre de ces périodes, et comparez le résultat à 7 jours (Publication 925; instructions du formulaire 8582). Ne comptez que les séjours terminés pendant l'année d'imposition ou qui comprennent son dernier jour; un séjour qui se poursuit après la fin de l'année peut utiliser une estimation raisonnable (Reg. 1.469-1(e)(3)(iii)).

• Une période est le temps pendant lequel un voyageur a un droit continu ou récurrent d'utiliser le bien, qu'il l'utilise ou non pendant toute cette durée, et même s'il la prolonge ou la renouvelle (Reg. 1.469-1(e)(3)(iii)(D)). Partir plus tôt ne la raccourcit pas à elle seule; conservez donc les conditions de réservation et toute entente qui a raccourci le droit. Regroupez en une seule ligne les réservations consécutives du même voyageur.
• Un long séjour compte comme n'importe quel autre : dix séjours de 3 jours et un séjour de 45 jours donnent une moyenne d'environ 6,8 jours.
• Le règlement compte des « jours » et ne dit pas si le jour de départ compte. Si votre moyenne est proche de 7 jours selon l'une ou l'autre méthode, demandez à un préparateur de confirmer la méthode de calcul avant de vous y fier.

L'exception des 30 jours est une seconde façon de sortir de la notion d'« activité de location » :

Les services personnels importants sont des services rendus par des personnes, évalués selon leur fréquence, le travail qu'ils exigent et leur valeur par rapport au loyer. Trois catégories sont d'abord écartées : les services nécessaires à l'usage licite, les améliorations et réparations qui prolongent la vie du bien bien au-delà d'un séjour moyen, et les services courants dans les locations de longue durée, comme le nettoyage des aires communes, les réparations courantes et la collecte des ordures (Reg. 1.469-1T(e)(3)(iv)). Ce critère ne compte que lorsque la durée moyenne de séjour dépasse 7 jours et va jusqu'à 30. Savoir si le ménage entre les voyageurs ou la literie est « important » dépend des faits; dans l'exemple du règlement lui-même, un hôtel-résidence avec service quotidien de femme de chambre et de literie coûtant moins du dixième des frais d'occupation, les services ont été jugés non importants.

Et si ma famille ou moi y séjournons?

Si l'usage personnel par vous ou votre famille dépasse le plus élevé de 14 jours ou de 10 % des jours où le bien est loué à un juste prix, le bien est traité comme une résidence. Les jours où vous travaillez à peu près à temps plein à réparer et à entretenir le bien (sans l'améliorer) ne sont pas un usage personnel, même si des membres de la famille en profitent ce jour-là; consignez ces jours de travail séparément. La location d'une résidence n'est pas une activité passive, de sorte qu'une courte durée moyenne de séjour et vos heures n'aident pas : les dépenses de location supérieures aux revenus de location ne peuvent pas compenser d'autres revenus, y compris les salaires. Elles sont reportées (Publication 527; instructions du formulaire 8582). Marquez au calendrier les jours du propriétaire et de la famille comme séjours du propriétaire, et non comme séjours de voyageurs. Pour le décompte des jours, voir les jours de location à juste valeur et l'usage personnel.

Quels critères de participation significative les propriétaires de location à court terme utilisent-ils?

Un propriétaire réussit si l'un ou l'autre des sept critères du règlement est rempli pour le bien cette année-là (Reg. 1.469-5T(a); Publication 925). Les critères 1 à 3 font l'essentiel du travail pour les locations à court terme.

Les critères s'appliquent à chaque activité et à chaque année. Si une société de personnes détient le bien et que vous êtes un commanditaire, seuls les critères 1, 5 et 6 peuvent s'appliquer (Reg. 1.469-5T(e)); voir statut de professionnel de l'immobilier pour les investisseurs de fonds. Cette page traite d'un bien que vous détenez directement.

Qu'est-ce qui compte comme mes heures, et qu'est-ce qui n'en fait pas partie?

Le travail que vous faites relativement au bien tant que vous en détenez une participation compte, quel que soit le rôle dans lequel vous le faites (Reg. 1.469-5(f)(1); Publication 925). Pour une location à court terme, cela signifie généralement répondre aux voyageurs, fixer les prix et les disponibilités, nettoyer et réapprovisionner entre les séjours, régler les réparations et rencontrer les entrepreneurs.

Deux sortes de temps ne comptent pas (Reg. 1.469-5T(f)(2)) :

• Le travail de type investisseur, sauf si vous participez directement à la gestion ou à l'exploitation courante : examiner des états financiers ou des rapports d'exploitation, préparer des sommaires ou des analyses financières pour votre propre usage, et surveiller les finances ou l'exploitation dans un rôle non gestionnaire.
• Le travail que les propriétaires ne font pas habituellement, lorsque l'une des principales raisons de le faire est d'éviter les limites sur les pertes.

Savoir si la tenue de livres courante est un travail de type investisseur ou une partie de l'exploitation dépend des faits. Consignez-la sur sa propre ligne pour pouvoir l'exclure.

Le temps de mon conjoint compte-t-il, et les heures du gestionnaire et des préposés au ménage me nuisent-elles?

Le travail de votre conjoint compte comme le vôtre, même si votre conjoint ne détient aucune participation et que vous produisez des déclarations séparées (26 USC 469(h)(5); Reg. 1.469-5T(f)(3)). Additionnez les heures des deux conjoints et consignez chaque conjoint par son nom.

Les heures du gestionnaire et des préposés au ménage ne comptent que pour les critères 2, 3 et 7, parce que ceux-ci vous comparent à chaque personne qui travaille dans l'activité, propriétaire ou non (Reg. 1.469-5T(a)). Elles ne réduisent pas votre décompte pour le critère de 500 heures. Quand un gestionnaire ou une équipe fait l'essentiel du travail, ce critère est généralement la seule voie réaliste. Ni le règlement ni la Publication 925 ne disent comment compter le personnel d'une société de gestion; demandez donc des relevés de temps ou des factures qui montrent les heures réellement travaillées.

Je détiens plus d'un bien : les heures sont-elles évaluées pour chacun?

Chaque bien est évalué séparément, sauf si vous regroupez des biens qui forment une seule unité économique. Le regroupement vous permet de démontrer la participation significative une seule fois pour le groupe, et le groupe a alors une seule durée moyenne de séjour (Reg. 1.469-4). Si les loyers quotidiens diffèrent sensiblement, calculez la moyenne de chaque catégorie de loyer et pondérez-la selon la part de la catégorie dans le revenu locatif brut du groupe, au lieu de regrouper tous les séjours (Reg. 1.469-1(e)(3)(iii)). Une activité de location ne peut généralement pas être regroupée avec une entreprise exploitée, de sorte qu'un bien dont la moyenne dépasse 7 jours et un bien dont la moyenne est de 7 jours ou moins restent généralement séparés. Le regroupement est difficile à défaire et comporte des règles de divulgation : décidez-en avant la signature de la déclaration, avec l'aide en fiscalité des particuliers.

Ai-je besoin d'un registre quotidien du temps?

Non. La participation peut être démontrée par tout moyen raisonnable, et les registres quotidiens tenus au moment des faits ne sont pas exigés si d'autres moyens raisonnables établissent les heures. Les moyens raisonnables peuvent inclure les services rendus sur une période et les heures approximatives, d'après des agendas de rendez-vous, des calendriers ou des résumés narratifs (Reg. 1.469-5T(f)(4); Publication 925).

Un résumé n'est aussi solide que les registres datés qui le soutiennent. Une entrée écrite au moment du travail peut être rapprochée d'un message, d'un reçu ou d'un élément du calendrier. Exemple de registre à titre d'illustration :

Comment tenir des registres de réservation qui prouvent la durée moyenne de séjour?

Conservez, pour chaque bien, une exportation non modifiée des réservations de l'année complète, ainsi qu'un tableau qui énumère chaque séjour, sa durée et la moyenne. Les autres registres appuient ce tableau :

Marquez chaque ligne de l'exportation comme séjour de voyageur, séjour du propriétaire ou réservation annulée. Pour les livres eux-mêmes, voir un compte bancaire distinct pour chaque immeuble locatif et la mise en place de la tenue de livres d'un immeuble locatif. Pour les reçus qui appuient les dépenses, voir registres et reçus d'un immeuble locatif.

Puis-je reconstituer les heures et les séjours après la fin de l'année?

Les séjours peuvent généralement être reconstitués à partir de registres extérieurs : demandez à chaque canal de réservation et au gestionnaire une exportation de l'année complète et des rapports de versements. Les heures peuvent être démontrées par des moyens raisonnables sans registre fait au moment des faits, mais la règle ne promet pas qu'une estimation ultérieure sera acceptée. Cela dépend des preuves qui la soutiennent.

Pour reconstituer les heures :

1. Rassemblez tous les registres datés : calendrier, messages, courriels, reçus de fournitures, factures d'entrepreneurs et relevés du gestionnaire.
2. Rédigez un résumé narratif par période, en énumérant les tâches et les heures approximatives, et rapprochez chaque entrée d'un registre.
3. Omettez tout ce que vous ne pouvez pas appuyer, et n'arrondissez pas à la hausse pour atteindre un seuil.
4. Datez le résumé du jour où vous l'avez rédigé. Présentez-le comme une reconstitution, et non comme un registre tenu au moment des faits.
5. Commencez dès maintenant un registre courant pour l'année à venir.

Si une déclaration a déjà réclamé la perte comme non passive et que les registres sont insuffisants, il faudra peut-être la corriger sur le formulaire 1040-X (modifier une déclaration pour des erreurs de dépenses d'entreprise). Faites-la examiner par l'aide en fiscalité des particuliers avant de changer quoi que ce soit. Si les livres sont aussi en retard, voir rattraper les livres d'un immeuble locatif.

Quel amortissement se cache habituellement derrière la perte, et quelles autres limites s'appliquent?

L'amortissement est souvent ce qui produit une perte de location à court terme, et jusqu'à cinq limites peuvent encore la bloquer. Un immeuble locatif résidentiel est amorti selon la méthode linéaire sur 27,5 ans, et le terrain n'est pas amortissable. Les électroménagers, les tapis et les meubles utilisés dans une activité de location résidentielle sont des biens de 5 ans, et les biens admissibles de 5 ans donnent généralement une déduction pour amortissement bonifié de 100 % la première année lorsqu'ils sont acquis et mis en service après le 19 janvier 2025, sauf si vous y renoncez; les achats antérieurs obtiennent un taux plus bas, réduit progressivement (Publication 946; instructions du formulaire 4562). Le propriétaire y renonce en joignant un énoncé à la déclaration produite dans les délais (prolongations comprises) qui nomme la catégorie de biens; le choix vise tous les biens de cette catégorie, ne peut être révoqué sans le consentement de l'IRS et, s'il a été omis, peut encore être fait par déclaration modifiée dans les 6 mois suivant la date d'échéance de la déclaration, sans compter les prolongations.

Un piège à régler avant la première déduction : la Publication 946 considère qu'un immeuble est un bien locatif résidentiel si 80 % ou plus de son revenu locatif brut provient de logements, et un logement n'inclut pas une unité d'un hôtel, d'un motel ou d'un autre établissement où plus de la moitié des unités sont utilisées de façon transitoire. La Publication 946 ne dit pas comment ce libellé s'applique à une seule maison louée pour de courts séjours, et un immeuble hors de cette définition est généralement un bien immeuble non résidentiel, amorti sur 39 ans. Réglez la période de recouvrement avec l'aide en fiscalité des particuliers avant la première déduction. Pour les notions de base de l'amortissement, voir l'impôt sur un immeuble locatif.

Une perte de location à court terme passe par jusqu'à cinq limites, dans cet ordre; une perte qui n'est pas passive saute l'étape de la perte passive (Publication 925; instructions du formulaire 461) :

Le calcul de la perte d'entreprise excédentaire exclut les salaires et les autres revenus tirés d'un travail d'employé (instructions du formulaire 461); un salaire W-2 ne relève donc pas le plafond. Les seuils viennent de la Rev. Proc. 2025-32. Pour une déclaration de 2025, ils sont de 313 000 $ (626 000 $ pour une déclaration conjointe). Pour l'impôt sur l'amortissement à la vente, voir la récupération de l'amortissement à la vente d'un immeuble locatif.

Où la perte va-t-elle dans la déclaration?

Le revenu, les dépenses et l'amortissement de chaque bien vont à l'annexe E, partie I, sauf si des services importants font passer le revenu à l'annexe C (Publication 527). La perte passe ensuite par ces étapes (instructions de l'annexe E; instructions du formulaire 8582) :

1. L'amortissement va à la ligne 18, avec le formulaire 4562 pour un bien mis en service pour la première fois cette année.
2. Montants à risque : si vous n'êtes pas entièrement à risque, le formulaire 6198 donne le montant déductible pour la ligne 21.
3. Critère passif : si la perte ne provient pas d'une activité passive, aucun formulaire 8582 n'est nécessaire et la perte de la ligne 21 passe à la ligne 22. Une activité à court séjour dans laquelle vous n'avez pas participé de façon significative va à la partie V du formulaire 8582, et non à la partie IV, qui énumère les biens immobiliers locatifs avec participation active. L'allocation spéciale pour perte de location (partie II) ne fonctionne qu'à partir de la liste de la partie IV; elle ne s'applique donc pas à cette perte. Le montant refusé est reporté. Les pertes passives suspendues des années antérieures ne deviennent pas utilisables contre les salaires lorsque vous commencez à participer de façon significative : elles peuvent compenser le revenu net actuel de l'activité, et le reste demeure passif (Publication 925; pertes passives suspendues provenant de placements dans des fonds).
4. Perte d'entreprise excédentaire : le formulaire 461 la calcule. Le montant refusé est ajouté de nouveau à l'annexe 1, ligne 8p, et reporté.

Les numéros de ligne viennent des derniers formulaires publiés et peuvent changer. Conservez le tableau de la durée moyenne de séjour et le registre des heures dans le dossier de la déclaration.

Exemple

Il s'agit de scénarios distincts, et non d'années consécutives. Les montants sont en dollars américains, chaque nuit compte pour un jour, et chaque location est exploitée comme une entreprise à but lucratif. Supposez aucun usage personnel, aucun autre revenu passif, aucun report de perte antérieur, et que chaque perte a déjà franchi toute limite de coût de base et de montants à risque.

Un condo à Denver avec un entrepreneur de ménage

Le condo compte 80 séjours sur 240 nuits louées. La durée moyenne de séjour est de 240 ÷ 80 = 3 jours; ce n'est donc pas une activité de location au sens des règles sur les pertes passives. Le propriétaire consigne 140 heures et un entrepreneur de ménage en fait 220. Le propriétaire a moins de 500 heures et moins que l'entrepreneur; les critères 1 à 3 échouent donc. Supposez qu'il n'y a pas d'historique des années antérieures et qu'aucun autre critère ne convient. Dans ces conditions, la perte de 40 000 $ US est passive : elle va à la partie V du formulaire 8582 et est reportée. Elle ne peut pas être utilisée contre les salaires.

Le même condo, géré par le propriétaire

Le propriétaire le gère seul, et le calendrier, les messages et les reçus appuient 520 heures. Le critère des 500 heures est rempli quel que soit le travail des autres; la perte de 45 000 $ US n'est donc pas passive. Supposez que le propriétaire n'a aucun autre revenu d'entreprise. Selon ces hypothèses, la perte est bien inférieure au seuil de la perte d'entreprise excédentaire; elle pourrait donc réduire les salaires. Elle exige tout de même une vérification des montants à risque et de la perte d'entreprise excédentaire chaque année, ainsi qu'une vérification du coût de base si une société de personnes ou une société de type S détient le condo.

Heures de mémoire

Un propriétaire déclare 600 heures pour un condo dont la durée moyenne de séjour est de 3 jours et prend une perte de 35 000 $ US contre ses salaires. Des messages datés, des reçus et le calendrier n'appuient que 260 heures, et les relevés du gestionnaire en montrent 300. Selon les heures appuyées, le propriétaire est sous 500 et sous les 300 du gestionnaire; les critères 1 et 3 échouent donc. Supposez qu'il n'y a pas d'historique des années antérieures et qu'aucun autre critère ne convient. Dans ces conditions, la perte est passive, et la déclaration devrait être corrigée. Le propriétaire reconstitue d'abord ses registres et fait examiner la déclaration.

Votre situation est différente?

• Un gestionnaire ou des préposés au ménage font l'essentiel du travail, vos heures n'existent que dans votre mémoire et une grosse perte est portée contre les salaires : il vaut la peine de déterminer, avant la signature de la déclaration, si vos séjours et vos heures permettent de traiter la perte comme non passive, avec l'aide en fiscalité des particuliers.
• Vous avez déjà pris la perte et vos heures ou vos séjours sont minces, ou vous avez reçu une lettre de l'IRS à ce sujet : reconstituez d'abord les registres, puis apportez-les avec la déclaration à l'aide en fiscalité des particuliers avant de répondre ou de changer quoi que ce soit.
• Vous détenez plusieurs biens, quelqu'un d'autre en est copropriétaire, une LLC imposée comme société de personnes ou comme société de type S le détient, ou un proche aide à l'exploiter : les heures sont évaluées par personne, une perte transmise se heurte à une limite de coût de base, et un commanditaire a moins de critères. Faites vérifier cela par l'aide en fiscalité des particuliers avant la signature de la déclaration.
• Votre durée moyenne de séjour dépasse 7 jours et vous ne fournissez aucun service personnel important : la perte suit les règles ordinaires de la location dans l'impôt sur un immeuble locatif.
• Vous fournissez le ménage, la literie ou d'autres services : voir annexe C ou annexe E pour le formulaire et l'impôt sur le travail autonome.
• La plus grande partie de votre temps de travail est consacrée à l'immobilier, ou vous détenez des participations dans des fonds : voir statut de professionnel de l'immobilier et pertes passives suspendues.
• Vous n'avez pas de livres par bien ni d'exportations de réservations : mettez-les en place dès maintenant avec l'aide en tenue de livres, afin de rattacher les séjours et les revenus à la déclaration.