Prêt de la SBA : états financiers et formulaire 413 exigés

Quelles sont les exigences de la SBA en matière d'états financiers pour un prêt à une entreprise existante?

Un prêteur de la SBA demande à une entreprise existante trois ans d'historique financier, un état intermédiaire, un tableau de la dette de l'entreprise, un état de la situation financière personnelle de chaque propriétaire et garant, et des relevés de l'IRS pour les vérifier. Vous faites votre demande par un prêteur, non à la SBA, et c'est la liste de contrôle du prêteur qui prévaut. Le guide des procédures des prêteurs de la SBA, la Standard Operating Procedure 50 10 (le SOP ci-dessous), fixe ce que les prêteurs doivent recueillir; la politique propre d'un prêteur peut s'y ajouter. Cette page suit la version 8,1, et la SBA révise le SOP : demandez donc au prêteur quelles dates et quelles limites il applique (SBA : prêts 7(a), SOP 50 10).

La plupart des petites entreprises utilisent l'un de deux programmes. Un prêt 7(a) est le principal prêt d'entreprise de la SBA, consenti par un prêteur participant. Un prêt 504 est un financement à long terme à taux fixe pour des immobilisations importantes, consenti par une société de développement certifiée (Certified Development Company, CDC) avec un prêteur principal (SBA : prêts 504). Un petit prêt 7(a) est un prêt à terme 7(a) d'au plus 350 000 $. Les tableaux ci-dessous indiquent où les programmes diffèrent.

Les trois années sont soit des déclarations de revenus, soit, pour chaque année, un bilan avec un tableau de la dette et un état des résultats. Le prêteur les recueille pour le demandeur et ses sociétés affiliées (13 CFR 120.191, SOP 50 10).

Un dossier n'est pas simple lorsque les livres ont des mois de retard (un état intermédiaire doit venir de livres clos et rapprochés), lorsque les états et les déclarations produites ne concordent pas, lorsque des prêts de propriétaires ou des cartes de crédit d'entreprise n'ont jamais été inscrits, lorsqu'une société mélange l'argent du propriétaire et celui de la société, ou lorsque des entreprises liées doivent aussi fournir des états.

Avant de préparer quoi que ce soit, vérifiez à qui appartient l'entreprise. La SBA réserve ces prêts aux entreprises dont les propriétaires directs et indirects et les garants requis sont tous des citoyens américains ou des ressortissants américains dont la résidence principale est aux États-Unis, dans ses territoires ou dans ses possessions. Chaque propriétaire qui est une entité doit aussi y être constitué : une société mère étrangère est donc un propriétaire inadmissible. La liste des personnes inadmissibles du SOP comprend aussi les résidents permanents légaux (titulaires de la carte verte) et les titulaires de visa, avec une exception étroite pour une garantie limitée ou complémentaire (SOP 50 10). Interrogez le prêteur au sujet de tout propriétaire ou garant dont la citoyenneté ou la résidence est incertaine.

À rassembler :

• Trois ans de déclarations produites, ou des bilans et des états des résultats de fin d'exercice
• Un bilan et un état des résultats intermédiaires tirés de livres clos et rapprochés
• Une liste de toutes les dettes de l'entreprise, y compris les prêts des propriétaires et les cartes de crédit d'entreprise
• Les balances chronologiques des comptes clients et des comptes fournisseurs (un dossier 504 les demande; demandez à un prêteur 7(a) s'il les veut aussi)
• Les états ou déclarations de toute entreprise affiliée (un dossier 504 demande les deux ou trois dernières années)
• Le formulaire 413 de chaque propriétaire de 20 % ou plus et de chaque garant (un dossier 504 demande aussi la dernière déclaration fédérale de chacun)
• Les accusés de réception de production électronique et les preuves de paiement d'impôt

Quelle doit être la fraîcheur de l'état intermédiaire?

Les états intermédiaires doivent être datés d'au plus 120 jours avant que le prêteur présente la demande à la SBA, pour les prêts 7(a) comme 504 (SOP 50 10). Le compte à rebours court jusqu'à la date de soumission : le délai de traitement du prêteur compte donc contre vous. Demandez au prêteur quand il prévoit soumettre la demande et quelle date de l'état il retient, puis comptez à rebours 120 jours : un état daté d'avant cette limite est trop vieux et doit être remplacé par un état d'une fin de mois plus récente. Demandez aussi si le prêteur veut que les états de fin d'exercice soient signés ou datés dans cette fenêtre : la liste du SOP pour la demande dit que les états financiers de l'entreprise doivent être datés dans cette fenêtre et ne sépare pas les états de fin d'exercice des états intermédiaires.

Un prêt 504 comporte un second test. Avant le financement de la débenture, la CDC doit remettre un avis écrit selon lequel il n'y a eu aucun changement défavorable important non corrigé de votre capacité de rembourser, appuyé par des états datés d'au plus 120 jours avant la date limite de financement. Si la clôture glisse, un nouvel avis et un état plus récent peuvent être nécessaires (SOP 50 10).

Pour un petit prêt 7(a), un prêteur ne peut calculer le ratio de couverture du service de la dette à partir du seul état de fin du dernier exercice que si cet état est daté et reçu dans les 120 jours suivant la fin de l'exercice. Pour une entreprise à l'année civile, cette fenêtre se ferme vers la fin d'avril. Après, le prêteur jumelle l'état de fin d'exercice à un état intermédiaire, ou utilise des projections. C'est l'une des trois méthodes permises, et la liste de la demande nomme toujours un état intermédiaire : demandez donc si le prêteur en veut un de toute façon. Pour un prêt SBA Express, le prêteur suit ses propres procédures pour des prêts semblables non SBA (SOP 50 10).

Qu'est-ce que l'état de la situation financière personnelle pour un prêt de la SBA (formulaire 413)?

Le formulaire 413 de la SBA liste les actifs, les passifs, les sources de revenu et les passifs éventuels d'une personne, et sert pour les prêts 7(a) et 504 (formulaire 413 de la SBA). Chaque propriétaire unique, associé commandité, membre-gérant d'une LLC, propriétaire de 20 % ou plus des capitaux propres et toute personne qui garantit le prêt en remplit un, et le formulaire d'un propriétaire inclut les actifs de son conjoint et de ses enfants mineurs (instructions du formulaire 413). Selon le SOP, détenir 20 % ou plus signifie aussi une garantie personnelle : chaque particulier qui détient cette part, directement ou par une autre entité, doit donner une garantie illimitée du prêt, et si personne ne la détient, au moins un propriétaire doit garantir le prêt en totalité. Une entité qui détient cette part garantit aussi, avec ses propres états financiers. Un conjoint qui détient moins doit aussi garantir en totalité lorsque la part combinée des conjoints et des enfants mineurs atteint 20 %. Une personne visée par cette règle 6 mois avant la demande le reste après avoir réduit sa part sous ce seuil, sauf si elle renonce à toute propriété et à tout rôle dans l'entreprise. Le SOP dit aussi qu'un conjoint non propriétaire n'a pas à signer l'état de la situation financière personnelle, alors que l'attestation du formulaire mentionne le conjoint d'un propriétaire lorsque les actifs du conjoint sont inclus : demandez donc au prêteur qui signe. Le SOP excepte une personne que le prêteur demande de faire garantir par prudence, et non parce que la SBA l'exige, et permet à un prêteur d'utiliser son propre formulaire équivalent (SOP 50 10).

Le formulaire couvre l'encaisse, les comptes de retraite, les biens immobiliers et les hypothèques, les billets à payer par prêteur, les impôts impayés, les autres passifs et l'assurance-vie. Listez chaque propriété séparément, y compris les immeubles locatifs. Les passifs éventuels comprennent les dettes que vous avez cosignées ou endossées. Utilisez des renseignements personnels, non ceux de l'entreprise, et répartissez les actifs et passifs détenus conjointement (formulaire 413).

Signez et datez-le dans les 90 jours précédant la soumission à la SBA. L'en-tête du formulaire indique 120 jours pour les prêts 7(a) et 504, mais la limite du SOP est plus courte, et ses règles sur la garantie et sur les prêts 504 mesurent aussi la période jusqu'à l'approbation du prêt : un formulaire peut donc devenir périmé pendant le traitement de la demande. Fiez-vous à la limite du SOP (SOP 50 10).

Le signataire atteste, sous peine de poursuites criminelles, que les renseignements sont véridiques et complets. Préparez-le à partir d'états à jour, non de mémoire.

Qu'est-ce que le tableau de la dette de l'entreprise, et inclut-il les prêts des propriétaires?

Le tableau de la dette de l'entreprise est une liste que l'entreprise prépare de tout ce qu'elle doit. Pour les prêts 7(a) standards (au-dessus de 350 000 $), le SOP juge important que le prêteur obtienne un tableau à jour préparé par le demandeur, y compris toute dette envers les actionnaires (SOP 50 10). Les prêts des propriétaires et des actionnaires y figurent à côté de la dette bancaire, avec leurs modalités de remboursement ou la mention qu'il n'y en a pas.

Le dossier 504 précise les colonnes, qui servent de modèle pour n'importe quel prêteur : date et montant d'origine, paiement mensuel, statut (à jour, en souffrance, payé en entier ou radié), taux d'intérêt, solde actuel, échéance, bénéficiaire du paiement et garantie. Il couvre chaque prêt à court terme et à long terme en cours ou prévu pour les 12 prochains mois, autre que le prêt 504. Un dossier 504 liste aussi les financements gouvernementaux antérieurs; pour un prêt 7(a), le formulaire 1919 de la SBA recueille la dette existante et les financements gouvernementaux (SOP 50 10).

Listez aussi les cartes de crédit d'entreprise, les marges de crédit et le financement d'équipement. Le SOP mesure la couverture par rapport aux paiements de toutes les dettes de l'entreprise. Pour les petits prêts 7(a), le prêteur examine les relevés des deux mois les plus récents du compte d'exploitation principal pour confirmer que chaque dette est dans le calcul : un paiement récurrent que vous ne pouvez pas rattacher à une dette listée soulèvera donc une question (SOP 50 10).

Mes états doivent-ils concorder avec mes déclarations de revenus, et comment le prêteur le vérifie-t-il?

Le prêteur doit vérifier si vos états concordent avec les déclarations que vous avez produites, et rapprocher tout écart à l'aide des relevés de l'IRS. S'ils diffèrent, apportez un pont écrit entre le bénéfice des états et le revenu de la déclaration, avec une pièce justificative pour chaque étape. La vérification fiscale de la SBA demande si le demandeur a produit ses déclarations d'entreprise et si ses états financiers concordent avec elles; un demandeur qui n'a pas produit les déclarations fédérales exigées n'est pas admissible (SOP 50 10).

Pour un prêt 7(a) autre que SBA Express, le prêteur obtient les relevés et les rapproche avant le premier déboursement. Un prêteur SBA Express peut débourser d'abord, mais s'il se fie à vos états, il doit tout de même les vérifier et les rapprocher ensuite. Pour un prêt 504, la CDC le fait avant de demander le financement de la débenture, la partie du financement garantie par la SBA. Les écarts importants doivent être réglés à la satisfaction du prêteur et, pour un prêt que la SBA examine elle-même (non délégué), du centre de traitement de la SBA. Si un prêteur débourse et ne peut plus tard rapprocher les chiffres, sa garantie peut faire l'objet d'une réparation ou d'un refus selon le SOP.

Le prêteur obtient les relevés par l'Income Verification Express Service de l'IRS, qui ne communique des dossiers qu'avec le consentement du contribuable, au moyen du formulaire 4506-C, ou par le formulaire 8821 qui désigne le prêteur comme mandataire. La SBA n'autorise ni l'emprunteur ni son propre préparateur de déclarations à produire le formulaire 8821. L'IRS doit recevoir un formulaire 4506-C signé dans les 120 jours suivant la signature : un formulaire signé longtemps avant que le prêteur l'envoie peut donc expirer et devoir être signé de nouveau. Pour les types de relevés, voyez prouver son revenu à un prêteur.

Le prêteur demande les relevés des trois dernières années au plus, moins pour une entreprise plus jeune. Le dernier exercice est exclu s'il s'est terminé dans les 6 mois précédant la réception de la demande par la SBA; avec une prolongation, le prêteur a besoin d'une copie de celle-ci et de la preuve des paiements d'impôt estimatifs. Pour une entreprise individuelle, le prêteur vérifie l'annexe C. Dans un territoire américain où l'entreprise ne produit pas de déclaration fédérale de revenus, le prêteur vérifie plutôt les déclarations du territoire portant l'estampille de réception. Conservez les accusés de réception de production électronique et les preuves de paiement : lorsque l'IRS n'a aucun dossier d'une déclaration, le prêteur a besoin de la preuve de production et du paiement ou du remboursement (SOP 50 10).

Les livres et les déclarations diffèrent souvent pour des raisons ordinaires : un amortissement pris différemment aux fins fiscales, des revenus et des charges inscrits dans des périodes différentes, ou des éléments personnels payés par l'entreprise. Le SOP ne liste aucune raison acceptable; il exige le rapprochement.

La SBA exige-t-elle des états préparés, examinés ou audités par un CPA?

Pas en règle générale : le SOP n'impose aucun niveau de CPA pour un prêt à terme 7(a) à une entreprise existante, et pour les petits prêts, il permet que l'état de fin d'exercice soit une déclaration de revenus, un état interne ou un état préparé par un comptable. Il ne nomme un niveau de CPA que dans les cas ci-dessous et pour un prêt d'achat d'entreprise, et la politique propre d'un prêteur peut exiger davantage (SOP 50 10).

Une compilation, un examen et un audit sont des services différents. Si un prêteur demande un état de CPA, demandez quel niveau il accepte avant d'en commander un. Voyez états financiers audités lorsqu'un prêteur le demande.

Que remettre si l'entreprise est nouvelle?

La SBA considère comme nouvelle une entreprise qui exerce ses activités depuis 2 ans ou moins au moment de l'approbation du prêt. Elle fournit des projections à la place de l'historique manquant, ainsi que des états pour les mois d'exploitation écoulés. Pour un prêt 7(a) standard, le prêteur a besoin de projections détaillées, avec leurs hypothèses, qui atteignent une couverture de 1,15:1 au plus tard 2 ans après le financement. Pour un petit prêt 7(a), des projections sur 12 mois doivent atteindre 1,10:1 au plus tard un an après le financement (SOP 50 10).

Un dossier 504 pour une nouvelle entreprise ajoute un bilan pro forma, des états des résultats prévisionnels, lorsque c'est approprié, et une analyse mensuelle des flux de trésorerie (SOP 50 10). Le formulaire 413 et les documents des propriétaires et des garants restent exigés, et les mois d'exploitation écoulés demandent des livres clos pour l'état intermédiaire.

Qu'est-ce qui change entre un prêt 7(a) et un prêt 504?

Un prêt 7(a) passe par un prêteur participant; un prêt 504 passe par une CDC qui travaille avec un prêteur principal. Les dossiers d'états du SOP diffèrent :

Les deux limitent les états intermédiaires à 120 jours et fixent une couverture minimale de 1,15:1 pour un prêt standard, mesurée différemment (voyez le tableau de couverture plus bas). Source : SOP 50 10.

Que calcule le prêteur à partir de mes états?

Le prêteur calcule le ratio de couverture du service de la dette : le flux de trésorerie d'exploitation divisé par le service de la dette. Le SOP définit le flux de trésorerie d'exploitation comme le bénéfice avant intérêts, impôts et amortissements, et le service de la dette comme les paiements futurs exigés de capital et d'intérêts sur toutes les dettes de l'entreprise, y compris le nouveau prêt (SOP 50 10).

Le prêteur ajuste les flux de trésorerie et doit justifier chaque ajustement, comme les dépenses en capital non financées, les revenus non récurrents, les distributions (y compris les distributions pour les impôts du propriétaire d'une société de type S), le loyer et le retrait du propriétaire. Si les résultats passés sont insuffisants, un prêteur 7(a) standard ou 504 analyse plutôt au moins deux années de projections. Une demande de petit prêt 7(a) portée au-dessus de 350 000 $ devient un prêt 7(a) standard. Un prêt d'achat d'entreprise suit ses propres couvertures minimales : les chiffres ci-dessus ne s'y appliquent donc pas (SOP 50 10).

Chaque chiffre vient de vos livres. Un prêt absent du tableau sous-estime le service de la dette; des frais personnels passés par l'entreprise ou une rémunération du propriétaire inscrite au mauvais compte changent les flux de trésorerie que le prêteur doit expliquer. Étiquetez les retraits du propriétaire, les distributions, les éléments ponctuels et les frais personnels pour que le prêteur les voie.

Exemple

Montants illustratifs en dollars américains seulement.

Un état intermédiaire périmé

Le propriétaire d'un restaurant demande un prêt 7(a) de 350 000 $. Le prêteur présentera la demande à la SBA le 15 novembre. Un état des résultats daté du 30 juin a 138 jours, ce qui dépasse la limite de 120 jours. Un état daté du 31 août a 76 jours et convient : le propriétaire clôture donc les livres jusqu'à la fin d'août avant le dépôt du dossier.

Un tableau de la dette avec un prêt de propriétaire

Une société doit 60 000 $ sur de l'équipement, 25 000 $ à son propriétaire et 10 000 $ sur une carte de crédit d'entreprise. Le tableau liste les trois dettes, 95 000 $ au total, chacune avec le créancier, le montant d'origine, le solde, le taux, le paiement, l'échéance et la garantie. Le prêt de 25 000 $ du propriétaire figure à côté de la dette bancaire, parce que, pour un prêt 7(a) standard, le SOP demande aux prêteurs un tableau qui inclut la dette envers les actionnaires. Si les livres n'ont jamais inscrit le prêt de 25 000 $ ou le solde de la carte, le tableau ne concordera pas avec le bilan : les livres doivent donc être corrigés avant que le tableau puisse être produit.

Les états et la déclaration ne concordent pas

Les états montrent un bénéfice de 85 000 $ et la déclaration produite en montre 60 000 $. Le prêteur doit rapprocher l'écart de 25 000 $ à l'aide du relevé de l'IRS. Le propriétaire apporte un pont écrit de 85 000 $ à 60 000 $, qui nomme chaque cause (amortissement, éléments personnels, décalage de période) avec un tableau ou un grand livre à l'appui, pour que le prêteur puisse régler l'écart.

Votre situation est différente?

• Votre prêteur vous a envoyé une liste de documents et vos livres ont des mois ou des années de retard : les états ne peuvent venir que de livres clos et rapprochés. Voyez rattraper des livres en retard et obtenez de l'aide en tenue de livres adaptée à la liste.
• Vos états ne concordent pas avec vos déclarations, ou des prêts de propriétaires et des cartes de crédit d'entreprise n'ont jamais été inscrits : le prêteur doit régler l'écart à l'aide des relevés de l'IRS, et les livres ont souvent besoin de corrections et d'un rapprochement écrit avant la soumission. La liste de contrôle de clôture annuelle montre ce qui devrait être clos; l'aide en tenue de livres couvre les corrections et les rapprochements.
• Votre société mélange l'argent du propriétaire et celui de la société : voyez dépenses personnelles payées du compte de l'entreprise et prêts d'actionnaires à une société de type S. Si l'historique n'a jamais été séparé, l'aide en tenue de livres peut le reconstituer avant que le prêteur le demande.
• Une déclaration n'a pas été produite : un demandeur qui n'a pas produit les déclarations fédérales exigées n'est pas admissible. Voyez rattraper des déclarations d'entreprise non produites. Pour les livres dont les déclarations sont tirées, voyez l'aide en tenue de livres; pour les déclarations, déclarations de revenus d'entreprise ou, pour un entrepreneur individuel, déclarations de revenus de particuliers.
• Un propriétaire ou un garant n'est pas citoyen américain, ou vit hors des États-Unis : les règles d'admissibilité des propriétaires de la SBA tranchent cette question avant que tout état compte. Interrogez d'abord le prêteur; cette page ne traite pas de l'admissibilité.
• Vous avez besoin du dossier général d'un prêt bancaire ou vous prouvez un revenu de travail autonome : voyez états financiers pour un prêt bancaire, prouver son revenu à un prêteur et revenu de l'annexe C pour une hypothèque.
• Vous achetez une entreprise avec un prêt de la SBA : le prêteur vérifie aussi les chiffres du vendeur, et un rapport sur la qualité des bénéfices peut être exigé. Voyez rapports sur la qualité des bénéfices.
• Le prêt est approuvé, ou vous avez un prêt en cas de sinistre de la SBA (EIDL) : cette page couvre les prêts 7(a) et 504. Pour un prêt approuvé, voyez comptabiliser un prêt d'entreprise; pour la durée de conservation des dossiers de prêt, voyez combien de temps conserver les registres d'entreprise.