Écriture de journal de paie : salaires, retenues et charges

Comment inscrire l'écriture de journal d'une paie?

L'écriture de journal d'une paie débite deux dépenses : les salaires bruts et les charges sociales de l'employeur. Elle crédite la banque pour la paie nette et un compte de passif distinct pour chaque impôt retenu ou dû. Les débits égalent les crédits. Passez-la à partir du registre de paie, le rapport du fournisseur qui indique la paie brute, les retenues et la paie nette de chaque employé pour cette paie, et non à partir du débit bancaire.

Un compte de transit de la paie est un compte d'attente temporaire : la paie nette y entre au moment où vous passez la paie et en sort au moment où l'argent quitte la banque; son solde finit donc à zéro.

Les salaires bruts comprennent tout ce que l'employé a gagné; l'impôt prélevé sur sa paie n'est donc pas un coût supplémentaire pour l'entreprise. Seules les charges de l'employeur le sont. L'IRS appelle l'impôt sur le revenu retenu et les cotisations de sécurité sociale et Medicare de l'employé des « impôts détenus en fiducie » (trust fund taxes), parce que l'employeur les détient pour le Trésor américain (Publication 15). C'est pourquoi ils figurent dans des comptes de passif et jamais en dépense. S'ils ne sont pas versés, l'IRS peut réclamer à chaque personne responsable qui omet volontairement de les verser, comme un dirigeant ou un associé, 100 % du montant impayé selon l'article 6672 (Publication 15, section 11). L'IRS dispose généralement de 3 ans à compter du 15 avril de l'année suivant le paiement des salaires, ou de la date de production si elle est postérieure, pour établir la pénalité, et d'aucune limite tant qu'une déclaration n'est pas produite (article 6501; le manuel interne de l'IRS l'applique dans l'IRM 5.7.3). Voir la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.

L'écriture n'est pas simple lorsque :

• Le rapport de votre fournisseur, votre banque et vos livres montrent chacun un montant différent pour la même paie.
• Le formulaire 941 d'un trimestre ne concorde pas avec les totaux des W-2 ni avec vos livres, le rapport du fournisseur montre un dépôt que votre compte de l'IRS ne montre pas, ou l'IRS a envoyé un avis.
• Des mois de paie antérieurs n'ont jamais été passés, ou l'ont été en une seule dépense.
• Des employés travaillent dans plus d'un État, parce que chaque État ajoute ses propres comptes.
• Des retenues avant impôt, des avantages imposables ou l'assurance maladie du propriétaire d'une société de type S font que la paie brute du registre diffère des salaires du formulaire 941.
• Vous êtes propriétaire. Le propriétaire d'une société qui travaille dans l'entreprise est un employé; sa rémunération passe donc par cette écriture, et les distributions n'y passent jamais. La Publication 15 indique que les paiements aux associés sont exemptés de retenue et de charges sociales, et les personnes qui travaillent à leur compte ne sont généralement pas des employés; ce que prend un entrepreneur individuel ou un associé ne passe donc pas par la paie (Publication 15).

Si l'une des trois premières situations s'applique, passer correctement la prochaine paie ne réglera pas les périodes déjà écoulées. Chacune doit être retracée depuis le registre jusqu'à votre compte de l'IRS et aux productions. La dernière section indique où aller ensuite.

À réunir avant de passer l'écriture : le registre de paie de la période, le rapport du fournisseur sur les impôts dus, les lignes bancaires, et les formulaires 941 et 940 produits jusqu'ici.

Quels impôts de paie sont prélevés sur la paie, et lesquels l'employeur doit-il en plus?

L'impôt sur le revenu, la sécurité sociale et Medicare sont prélevés sur la paie de l'employé, et l'employeur verse un montant équivalent pour les deux derniers. L'impôt fédéral de chômage est à la charge de l'employeur seul, et chaque État fixe son propre impôt de chômage.

Les taux et le plafond de salaire figurent dans la Publication 15 et le Topic 751. La sécurité sociale cesse d'être retenue sur un employé dès que ses salaires atteignent le plafond, mais Medicare se poursuit toute l'année. Le crédit FUTA est plus petit si l'impôt de l'État est payé en retard ou si l'État est un État à réduction de crédit, et il n'y en a aucun sur les salaires qu'un État exclut de son impôt de chômage, comme la rémunération des dirigeants d'une société dans certains États (instructions du formulaire 940).

Certaines rémunérations familiales comportent moins de lignes. Un entrepreneur individuel, ou une société de personnes dont tous les associés sont les parents de l'enfant, ne doit aucune cotisation de sécurité sociale ni Medicare sur la paie d'un enfant de moins de 18 ans, ni aucun FUTA sur la paie d'un enfant de moins de 21 ans. Un entrepreneur individuel ne doit aucun FUTA sur la paie de son conjoint. La retenue d'impôt sur le revenu s'applique tout de même, et une société ou toute autre société de personnes n'obtient aucun de ces allègements (Publication 15, section 3; embaucher vos enfants).

Dans la Publication 15, « impôt sur le revenu » désigne seulement l'impôt fédéral sur le revenu, et elle renvoie les employeurs à leur ministère du revenu d'État ou local pour les règles de l'État. La retenue de l'État, l'assurance chômage de l'État et tout impôt local ont chacun leur propre compte de passif, nommé comme le rapport d'impôt du fournisseur les nomme. Certains États prélèvent aussi sur la paie de l'employé une cotisation d'invalidité ou de congé payé (Californie, New York), et quelques-uns prélèvent une partie de l'impôt de chômage (Département du Travail). Tout ce qui est prélevé sur la paie est un passif, pas une dépense de l'employeur. L'écriture change selon l'État.

Méthode de caisse ou méthode d'exercice : à quelle date vont les salaires et les charges sociales?

L'écriture comporte les mêmes lignes selon la méthode de caisse et la méthode d'exercice. Seule la date diffère. Les livres selon la méthode de caisse passent toute la paie, salaires et charges de l'employeur, à la date de paie. Les livres selon la méthode d'exercice passent les salaires dans la période où le travail a été fait (Publication 538).

Ces colonnes décrivent les livres. La déclaration peut différer : une déclaration selon la méthode de caisse déduit les dépenses dans l'année où elles sont payées, une déclaration selon la méthode d'exercice déduit généralement les charges sociales lorsqu'elles sont payées (l'exception pour les dépenses récurrentes peut avancer cette déduction, comme l'explique salaires courus à la fin de l'année), et les salaires dus à une personne liée, comme un propriétaire, selon la méthode de caisse ne sont déductibles que lorsqu'ils sont payés (Publication 538). Votre préparateur règle cet écart à la fin de l'année.

L'impôt retenu est un passif aussi dans les livres selon la méthode de caisse. Le délai de dépôt commence à la date de paie, et le formulaire 941 déclare la dette selon la date de paiement des salaires, et non selon la date où elle a été constatée ou déposée (instructions du formulaire 941; Publication 15). Les salaires du formulaire W-2 suivent l'année civile où ils sont payés (instructions du W-2).

Une période de paie à l'intérieur d'un seul mois n'exige aucune charge à payer. Pour une période qui chevauche une fin de mois ou une fin d'année, voir salaires gagnés en décembre et payés en janvier.

Mon fournisseur de services de paie prélève un seul montant à la banque. Comment le répartir?

Répartissez le débit entre la paie nette, la mise de côté des impôts et les frais du fournisseur, à l'aide du sommaire du fournisseur pour la paie, et rapprochez-le de l'écriture du registre. Inscrire tout le débit dans une seule dépense de paie surestime les salaires, cache les charges de l'employeur et les frais, et ne laisse aucun passif à comparer aux dépôts.

Si votre fournisseur envoie sa propre écriture dans vos livres, ouvrez-la et comparez chaque ligne au tableau au début de cette page. Cherchez un impôt codé en dépense, des frais inclus dans les salaires, et un seul crédit bancaire pour le tout.

1. Obtenez le sommaire de la paie. Il montre la paie brute, chaque impôt, la paie nette et les frais si le fournisseur les facture avec la paie.
2. Passez l'écriture à partir du tableau au début de cette page, en créditant un compte de transit de la paie pour la paie nette.
3. Répartissez la ligne bancaire. La paie nette solde le compte de transit de la paie. Chaque montant d'impôt débite son propre compte de passif. Les frais vont à un compte de dépense de frais de paie, et non aux salaires ni aux charges sociales.
4. Vérifiez la répartition. Les parties doivent totaliser le montant bancaire au cent près, et le compte de transit de la paie doit être à zéro après chaque paie.
5. Confirmez les dépôts dans votre propre compte de l'IRS. Le débit bancaire montre l'argent qui sort, pas l'impôt qui arrive à l'IRS. Un employeur reste généralement responsable des dépôts même lorsqu'un fournisseur les fait, et l'IRS conseille d'activer le NIP de consultation (Inquiry PIN) que l'employeur reçoit lorsqu'un fournisseur l'inscrit à l'EFTPS, le système fédéral de dépôt, afin de surveiller le compte (Publication 15, section 16).

Si le compte de l'IRS ne montre pas ce que dit le rapport du fournisseur, voir un fournisseur qui n'a pas payé les impôts.

Comment inscrire les dépôts d'impôts et les paiements des formulaires 941 et 940?

Un dépôt solde des passifs et n'est jamais une seconde dépense. Débitez chaque compte de passif du montant déposé et créditez la banque. La même écriture consigne un solde payé avec le formulaire 941 ou 940. Si votre fournisseur prélève l'impôt à votre banque à chaque paie et le dépose pour vous, la répartition ci-dessus a déjà soldé les passifs dans les livres; n'inscrivez donc pas le dépôt une seconde fois lorsque le fournisseur le verse. Vous restez responsable jusqu'à ce que ce dépôt parvienne à l'IRS : confirmez-le donc dans votre compte de l'IRS (Publication 15, section 16).

Les employeurs au-dessus de cette limite de la période de référence déposent deux fois par semaine, et tout employeur doit déposer au plus tard le jour ouvrable suivant dès qu'une dette atteint 100 000 $. Un déposant mensuel qui l'atteint devient un déposant bihebdomadaire dès le lendemain, pour le reste de cette année et pour la suivante (Publication 15, section 11). L'écriture est la même. Les calendriers et le paiement d'un petit solde avec le formulaire 941 se trouvent dans faire sa paie soi-même.

Les dépôts fédéraux doivent être faits par voie électronique (Publication 15, section 11). Les dates d'échéance ci-dessus figurent dans la Publication 15 et dans les instructions du formulaire 941 et du formulaire 940. Consignez chaque dépôt avec sa date, son montant et son numéro de confirmation. Les pénalités et intérêts d'un dépôt tardif vont à un compte distinct, de sorte que la dépense de charges sociales concorde toujours avec les déclarations. Pour les dépôts manqués, voir en retard dans les charges sociales.

Que doit montrer chaque compte de passif de paie après un dépôt?

Juste après un dépôt, un compte de passif ne devrait contenir que l'impôt des dates de paie que le dépôt n'a pas couvertes. Le solde d'un déposant mensuel à la fin du mois est l'impôt de ce mois, et il tombe à zéro lorsque le dépôt part.

Si votre fournisseur prélève l'impôt à chaque paie, la répartition ci-dessus solde les passifs aussitôt; attendez-vous donc à des soldes près de zéro après chaque paie. La vérification porte alors sur votre compte de l'IRS, et non sur le solde des livres. Le FUTA fait exception au solde nul : un petit montant peut se reporter d'un trimestre à l'autre jusqu'à ce qu'il dépasse le seuil (Publication 15, section 14). Un solde négatif peut signifier qu'on a déposé plus qu'on n'a passé, qu'une paie a été omise, ou qu'un dépôt a été codé au mauvais compte. Pour les soldes qui ne se soldent pas, voir passifs de paie qui ne se soldent pas.

Comment rapprocher mes livres du registre de paie, du formulaire 941 et des totaux des W-2?

Chaque trimestre, les totaux de paie des livres devraient égaler le registre et le formulaire 941. Chaque année, les quatre formulaires 941 devraient concorder avec les totaux du formulaire W-3. L'IRS les rapproche et peut communiquer avec l'employeur lorsqu'ils diffèrent (instructions du formulaire 941). Un employeur que l'IRS a avisé par écrit de produire le formulaire 944 rapproche plutôt ses livres de cette déclaration annuelle, selon ses propres numéros de ligne.

Le total annuel du FUTA devrait concorder avec le formulaire 940 : la ligne 12 est l'impôt après rajustements et la ligne 13 le montant déposé (instructions du formulaire 940).

À la fin de l'année, comparez les quatre formulaires 941 au formulaire W-3, produit avec les W-2 au plus tard le 1er février 2027. L'impôt sur le revenu retenu devrait concorder avec la case 2 du W-3, sauf l'impôt sur le revenu retenu par un payeur tiers d'indemnités de maladie, qui figure sur les W-2 mais pas à la ligne 3 du formulaire 941. Les lignes de salaires devraient concorder avec les cases 3 et 5. Les cotisations de sécurité sociale et Medicare des quatre formulaires 941 devraient valoir environ le double des cases 4 et 6 du W-3, parce que le formulaire 941 comprend la part de l'employeur. Conservez le rapprochement, parce que l'IRS ou la SSA peut communiquer avec vous au sujet d'un écart (instructions du W-2).

Un écart que le tableau n'explique pas peut être une différence valide, une erreur de tenue de livres (une paie passée deux fois, des salaires dans le mauvais trimestre) ou une erreur de production (un dépôt crédité au mauvais trimestre). Déterminez laquelle avant de rien modifier (instructions du W-2). Cela décide si vous corrigez des écritures, produisez une déclaration modifiée (formulaire 941-X), ou les deux (instructions du formulaire 941). Les rajustements pour une année antérieure restent hors des W-2 et du W-3 de l'année en cours. N'ajoutez pas de montant fictif pour faire concorder les livres.

Quels registres de paie dois-je conserver, et pendant combien de temps?

Conservez tous les registres de l'impôt sur l'emploi pendant au moins quatre ans. La Publication 15 les énumère, notamment les montants et les dates de tous les paiements de salaires, les renseignements d'identité de chaque employé et son formulaire W-4, les dates, montants et numéros de confirmation des dépôts d'impôt, et des copies des déclarations produites.

La Publication 583 compte la période à partir de la date où l'impôt est dû ou payé, selon la plus tardive. La page de l'IRS sur la tenue des registres la compte à partir de la production de la déclaration du quatrième trimestre. La plus tardive des deux est le calcul le plus prudent. Les registres à l'appui de certains crédits et de règles des États peuvent exiger une durée plus longue; voir conservation des registres de paie.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Tous les montants sont en dollars américains.

Un employé, une paie mensuelle

Un employé gagne 10 000 $ bruts pour le mois. L'impôt fédéral sur le revenu retenu est de 1 000 $. La sécurité sociale (6,2 %) et Medicare (1,45 %) retenues sont de 620 $ et de 145 $; la paie nette est donc de 8 235 $. L'employeur doit la même contribution de 765 $.

Le coût total de la paie est de 10 765 $ avant les impôts de chômage. Les trois passifs totalisent 2 530 $. Un déposant mensuel dépose ce montant au plus tard le 15 du mois suivant, en débitant les trois passifs et en créditant la banque. L'impôt de chômage ajoute un débit à la dépense de charges sociales et un crédit à son propre compte à payer. Avec le plein crédit de l'État, le FUTA est de 0,6 % des premiers 7 000 $, soit 42 $ par employé pour l'année.

Le fournisseur prélève un montant global

Un fournisseur prélève 19 500 $ en une seule ligne. Son sommaire montre une paie brute de 18 000 $, un impôt sur le revenu retenu de 2 400 $, une sécurité sociale de l'employé de 1 116 $ et Medicare de 261 $, la même contribution de l'employeur, et des frais de 123 $. La paie nette est de 14 223 $. L'impôt de chômage ne fait pas partie de ce prélèvement.

L'écriture du registre débite les salaires de 18 000 $ et la dépense de charges sociales de 1 377 $. Elle crédite le compte de transit de la paie de 14 223 $, l'impôt sur le revenu retenu de 2 400 $, la sécurité sociale à payer de 2 232 $ et Medicare à payer de 522 $. La ligne bancaire se répartit alors ainsi :

Si le tout était plutôt codé en une seule dépense de paie, les livres montreraient des salaires de 19 500 $ contre 18 000 $ au registre, aucune dépense de charges sociales, aucune ligne de frais et aucun passif à comparer aux dépôts.

Une société de type S selon la méthode de caisse verse une rémunération à son propriétaire

Une société de type S dont les livres suivent la méthode de caisse verse à son propriétaire 60 000 $ par année par la paie, soit 5 000 $ par mois, le dernier jour du mois. L'impôt sur le revenu retenu est de 500 $ par mois. Chaque mois, la retenue de sécurité sociale et de Medicare du propriétaire est de 382,50 $, et la société doit le même montant.

Chaque mois, les livres montrent des salaires de 5 000 $ et une dépense de charges sociales de 382,50 $ dans le mois du paiement. L'impôt de chômage est laissé de côté. Le FUTA sur les premiers 7 000 $ de salaire du propriétaire est de 42 $ avec le plein crédit de l'État, ou de 420 $ à 6,0 % si l'État exclut le salaire des dirigeants de son impôt de chômage (instructions du formulaire 940). Il n'est pas sur le formulaire 941. L'écriture mensuelle crédite la banque de 4 117,50 $ pour la paie nette, l'impôt sur le revenu retenu de 500 $, la sécurité sociale à payer de 620 $ et Medicare à payer de 145 $ : 1 265 $ de passif par mois.

Pour le trimestre, les salaires sont de 15 000 $ et les passifs crédités de 3 795 $. Le formulaire 941 montre la même chose : ligne 3 1 500 $, ligne 5a impôt 1 860 $, ligne 5c impôt 435 $, ligne 5e 2 295 $ et ligne 12 3 795 $. Comme déposante mensuelle, la société dépose 1 265 $ au plus tard le 15 de chaque mois suivant. Le 31 mars, les trois passifs contiennent encore les 1 265 $ de mars, et le dépôt d'avril les solde. Les distributions du propriétaire ne passent jamais par cette écriture.

Votre situation est différente?

• Les rapports de votre fournisseur, votre banque et vos livres montrent chacun un chiffre différent, ou le formulaire 941 d'un trimestre ne concorde pas avec les totaux des W-2 : la cause est soit les livres, soit une production, et laquelle des deux décide si vous corrigez des écritures, produisez une déclaration modifiée, ou les deux. Retracez chaque trimestre depuis le registre et les rapports d'impôt du fournisseur jusqu'à votre compte de l'IRS et aux productions, ou faites-vous aider par l'aide en tenue de livres.
• Le fournisseur a manqué un dépôt ou l'IRS a envoyé un avis : voir un fournisseur qui n'a pas payé les impôts et en retard dans les charges sociales. Les livres exigent la même correction. Faites-vous aider par l'aide en tenue de livres lorsque les productions et les livres doivent tous deux changer.
• Des mois de paie n'ont jamais été passés, ou l'ont été en une seule dépense : les livres doivent être reconstitués à partir des rapports du fournisseur et vérifiés par rapport à votre compte de l'IRS, et des productions peuvent devoir être corrigées. Voir rattraper des livres en retard, ou, pour une société de type S, rattraper les livres d'une société de type S. Ou faites-vous aider par l'aide en tenue de livres pour les reconstituer.
• Une paie était erronée : voir corriger une erreur de paie.
• Des salaires ont été gagnés en décembre et payés en janvier : voir salaires courus à la fin de l'année.
• Le solde d'un passif de paie ne se solde pas : voir passifs de paie qui ne se soldent pas.
• Vous changez de fournisseur de paie en cours d'année : voir changer de fournisseur de paie.
• Vous embauchez votre premier employé, ou votre société vous met à la paie : voir mettre en place la paie.
• Vous possédez une société de type S et vous vous versez une rémunération : voir le salaire du propriétaire d'une société de type S pour le montant, et la tenue de livres d'une société de type S pour les comptes.
• Vous avez des employés dans plus d'un État : voir employés dans un autre État. Chaque impôt d'État exige son propre compte de passif, et les livres et les productions se multiplient.
• Vous avez besoin des mêmes écritures pour une entreprise canadienne : voir l'écriture de journal de paie au Canada.