Ingénieurs étrangers aux États-Unis : paie et impôt

Des employés étrangers paient-ils l'impôt américain pour quelques semaines de travail?

Le salaire pour du travail aux États-Unis est généralement imposable dès le premier jour de travail, même lors d'un court séjour. L'allègement pour voyageurs commerciaux exige le respect de toutes les conditions ci-dessous, dont une rémunération d'au plus 3 000 $. Les exemptions prévues par une convention fiscale ou d'autres dispositions légales sont distinctes. Les cotisations de sécurité sociale américaine (Social Security) et Medicare s'appliquent généralement séparément. Les travaux d'installation de la société mère peuvent aussi créer des obligations fiscales américaines pour l'entreprise (Publication 519 de l'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis).

Un visa B-1 de visiteur d'affaires n'exonère pas à lui seul les salaires pour du travail aux États-Unis. Les exceptions fiscales ci-dessous restent déterminantes (règles de l'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis, sur les employeurs étrangers).

Répartissez le salaire ordinaire selon les jours travaillés aux États-Unis et à l'étranger. Comptez séparément les jours de présence pour vérifier les exemptions.

L'exception de 90 jours pour voyageurs commerciaux couvre-t-elle les ingénieurs?

Aux États-Unis, les non-résidents doivent respecter les trois conditions : présence américaine d'au plus 90 jours dans l'année d'imposition, rémunération d'au plus 3 000 $ et employeur étranger admissible sans activité commerciale aux États-Unis. Une rémunération supérieure au plafond rend l'exception inapplicable, peu importe la durée du séjour (article 861(a)(3)).

Dépasser le plafond rend toute la rémunération des services aux États-Unis de source américaine. Les remboursements justifiés de déplacements d'affaires ne comptent pas; les remboursements excédentaires comptent (Publication 519).

Pour le critère de l'employeur de cette exception américaine, seuls les services du visiteur lui-même sont exclus. Les services des autres membres de l'équipe et toute autre activité commerciale américaine de l'année d'imposition comptent encore. Une équipe exécutant l'installation de la société mère ne satisfait donc généralement pas au critère (26 CFR 1.864-2(b)(2)(ii)).

Les visiteurs non-résidents admissibles aux États-Unis ayant un statut F, J, M ou Q peuvent bénéficier d'une exclusion distincte pour les salaires d'un employeur étranger (Publication 519).

Quelles conventions fiscales exonèrent les courts séjours de travail?

Il n'existe pas d'exonération universelle des salaires pour un séjour de 183 jours. Pour les salaires aux États-Unis, utilisez la résidence de l'ingénieur selon la convention fiscale, pas sa citoyenneté ni le pays de l'employeur. Respectez toutes les conditions relatives à l'emploi (instructions du formulaire 8233, demande d'exemption de retenue fondée sur une convention fiscale). La protection de la société dépend de l'admissibilité de la société mère à la convention. La couverture de sécurité sociale est distincte. Les colonnes ne correspondent pas nécessairement à la même ligne de pays.

Un établissement stable est la présence commerciale aux États-Unis qu'une convention fiscale reconnaît pour imposer les bénéfices d'une société. « Prendre en charge la rémunération » signifie en supporter le coût économique (explication de la convention avec le Japon). Un détachement est une affectation temporaire visée par un accord de sécurité sociale (accord avec le Japon).

Pour l'allègement concernant Taïwan et la structure d'entreprise, consultez l'implantation d'une société étrangère aux États-Unis. L'allègement proposé n'est pas une exemption en vigueur.

Qui effectue les retenues : la société étrangère ou sa filiale américaine?

L'employeur étranger gère les salaires imposables pour du travail aux États-Unis, même s'ils sont payés à l'étranger. La filiale gère la paie lorsqu'elle devient l'employeur (IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis). Si l'employeur pour qui les services sont rendus ne contrôle pas le paiement des salaires, la personne qui contrôle ce paiement est l'employeur responsable de la retenue d'impôt sur le revenu (article 3401(d)(1)).

Un employeur ayant des obligations de paie aux États-Unis a généralement besoin d'un numéro d'identification de l'employeur (EIN). Il doit généralement suivre les procédures applicables aux non-résidents pour le formulaire W-4, certificat de retenue de l'employé américain, faire les dépôts des charges sociales et produire le formulaire 941 au plus tard le dernier jour du premier mois suivant chaque trimestre (Publication 15). Fournissez et produisez les formulaires W-2, relevés des salaires d'un employeur américain, au plus tard le 1er février 2027. Un numéro d'identification fiscale du contribuable individuel (ITIN) ne peut remplacer un numéro de sécurité sociale (SSN) sur un W-2 (instructions du W-2).

Pour l'allègement prévu par une convention fiscale aux États-Unis, l'ingénieur signe chaque année la partie III du formulaire 8233, demande d'exemption de retenue. Le payeur signe la partie IV. La ligne 2 de la partie I exige un numéro de sécurité sociale (SSN) ou un numéro d'identification fiscale du contribuable individuel (ITIN). Si l'ingénieur n'est pas admissible à un SSN, demandez un ITIN avec le formulaire W-7 et les pièces justificatives; joignez le formulaire SS-5 ou W-7 si le numéro est en attente. Le payeur transmet le formulaire accepté dans les 5 jours suivant l'acceptation et attend au moins 10 jours après l'envoi postal conforme avant d'appliquer l'exemption rétroactivement au premier paiement visé. La retenue est obligatoire si l'admissibilité ne peut être facilement établie. Un doute ultérieur ou une opposition de l'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis, exige de commencer ou de reprendre les retenues (instructions).

Aux États-Unis, les salaires exemptés par une convention fiscale exigent le formulaire 1042-S et le formulaire annuel 1042, déclarations des retenues sur les paiements versés à des étrangers, même sans retenue d'impôt sur le revenu. Les deux sont généralement dus au plus tard le 15 mars suivant l'année du paiement, avec rajustement pour les fins de semaine et jours fériés. Le formulaire W-2, relevé des salaires d'un employeur américain, peut rester requis pour la sécurité sociale américaine (Social Security), Medicare ou les salaires imposables par l'État (Publication 515; instructions du formulaire 1042).

Aux États-Unis, l'employeur doit l'impôt sur le revenu qu'il aurait dû retenir (article 3403). Les dirigeants ou employés responsables qui omettent volontairement de percevoir ou de verser l'impôt détenu en fiducie peuvent devoir personnellement 100 % du montant impayé selon l'article 6672 (Publication 15). Le délai de cotisation est généralement de 3 ans à compter du 15 avril suivant, ou de la production réelle de la déclaration si elle est ultérieure. Une déclaration non produite ou frauduleuse peut laisser ce délai ouvert (règles de cotisation de l'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis).

Pour le démarrage, consultez la mise en place de la paie.

Les ingénieurs non-résidents cotisent-ils à la sécurité sociale américaine et à Medicare?

Généralement oui, même si le revenu est exempté d'impôt aux États-Unis. Un accord de sécurité sociale, ou accord de totalisation, peut maintenir le personnel admissible dans le régime du pays d'origine. Un certificat de couverture du pays d'origine atteste l'exemption et doit être conservé dans les registres de paie. Sans accord, les cotisations du pays d'origine ne suppriment pas les cotisations de sécurité sociale américaine (Social Security) ni Medicare. Certaines situations F, J, M et Q ont des exceptions distinctes (Publication 519; liste des accords de la Social Security Administration (SSA)).

Aux États-Unis, l'employeur et l'employé paient chacun une cotisation de sécurité sociale américaine (Social Security) de 6,2 % jusqu'à 184 500 $ et une cotisation Medicare de 1,45 % sans plafond salarial. Une retenue Medicare additionnelle pour l'employé peut s'appliquer. Examinez séparément les impôts de chômage fédéraux et des États (Publication 15).

L'État du chantier peut-il imposer un salaire exempté par une convention fiscale?

Oui. La Californie rajoute généralement au revenu les montants exemptés au fédéral par une convention fiscale, sauf exemption particulière de l'État (instructions de l'annexe CA). La Virginie exige l'inscription aux retenues et la production de déclarations lorsque l'employeur y est assujetti (Virginia Tax).

Le Texas n'a pas d'impôt sur le revenu des particuliers (constitution). Toutefois, les employeurs assujettis doivent s'inscrire à l'impôt de chômage dans les 10 jours (Texas Workforce Commission (TWC)). En Ohio, l'allègement des retenues municipales couvre généralement au plus 20 jours de travail de l'employé dans l'année civile, sous réserve d'exceptions. Une exception concerne un chantier temporaire où l'employeur prévoit raisonnablement plus de 20 jours de services réels dans cette année civile. La rotation des ingénieurs ne remet pas à zéro ce décompte au niveau de l'employeur (article 718.011).

Pour plusieurs sites, consultez les employés dans un autre État.

Chaque ingénieur doit-il produire le formulaire 1040-NR?

Les ingénieurs non-résidents exerçant une activité commerciale aux États-Unis produisent généralement une déclaration, même avec des salaires exemptés par une convention fiscale. Respecter toutes les conditions des voyageurs commerciaux peut éliminer l'obligation de produire s'il n'existe aucun autre motif de production (26 CFR 1.864-2). Cette exception diffère de l'ancienne exception de production pour les salaires inférieurs au montant de l'exemption personnelle, qui a été abolie (Publication 519).

Les employés non-résidents suivant l'année civile et recevant des salaires assujettis à la retenue d'impôt sur le revenu américaine produisent généralement leur déclaration au plus tard le 15 avril après la fin de l'année. Sinon, la date limite est le 15 juin, avec rajustement pour les fins de semaine et jours fériés (instructions du formulaire 1040-NR, déclaration d'un étranger non-résident). Les demandes d'exemption du revenu d'emploi fondées sur une convention fiscale n'exigent généralement pas le formulaire 8833, déclaration d'une position fondée sur une convention fiscale. Sans admissibilité à un numéro de sécurité sociale (SSN), demandez un numéro d'identification fiscale du contribuable individuel (ITIN) avec le formulaire W-7 pour la déclaration. L'identification sur le formulaire W-2, relevé des salaires d'un employeur américain, reste une question distincte.

Des voyages répétés peuvent satisfaire au critère de présence réelle aux États-Unis : 31 jours cette année et 183 jours selon la pondération sur trois ans. Avec moins de 183 jours cette année, un domicile fiscal étranger pendant toute l'année et des liens plus étroits à l'étranger, le formulaire 8840, déclaration de liens plus étroits, produit au plus tard à la date limite du formulaire 1040-NR, déclaration d'un étranger non-résident, peut préserver la non-résidence. Une demande de résidence permanente peut rendre cette exception inapplicable. Les doubles résidents peuvent invoquer une règle de départage de la convention avec le formulaire 8833, déclaration d'une position fondée sur une convention fiscale, joint au 1040-NR (Publication 519). Consultez la première année comme résident fiscal américain.

L'installation ou la mise en service rend-elle la société mère imposable aux États-Unis?

Une société mère qui exécute son contrat d'installation par une équipe aux États-Unis y exerce généralement une activité commerciale. Sans protection d'une convention fiscale, aucune règle refuge ne dépend de la durée d'installation. Examinez les obligations dès le premier jour sur place (article 864(b)).

Les délais des conventions fiscales mesurent la durée du projet américain, pas le séjour de chaque ingénieur. D'autres critères d'établissement stable peuvent s'appliquer. Une société mère exerçant une activité commerciale aux États-Unis produit généralement le formulaire 1120-F, déclaration d'une société étrangère, avec le formulaire 8833, déclaration d'une position fondée sur une convention fiscale, si elle invoque cette protection. Consultez la déclaration américaine d'une société étrangère pour la production fondée sur une convention fiscale ou à titre de protection et pour l'impôt sur les bénéfices de succursale (règles de production de l'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis).

Ventilez les frais combinant matériel et installation : l'installation aux États-Unis est de source américaine. La source des bénéfices sur le matériel est traitée dans l'impôt américain des propriétaires étrangers. Avant de recevoir les frais d'installation, fournissez au client un formulaire W-8ECI signé, attestant le revenu lié à une activité commerciale aux États-Unis, avec le numéro d'identification de l'employeur (EIN) de la société mère. Sinon, le client retient généralement 30 %, sauf documentation valide fondée sur une convention fiscale. Le client est responsable selon l'article 1461 de l'impôt qu'il omet de retenir (instructions du W-8ECI; Publication 515). Des déclarations de société auprès des États peuvent aussi s'appliquer. La Virginie exige qu'une société étrangère recevant un revenu de source virginienne produise une déclaration (Virginia Tax). La taxe sur les factures est distincte : consultez la taxe de vente sur les serveurs, l'installation et l'entretien.

La filiale américaine devrait-elle employer l'équipe d'installation?

Une filiale américaine qui dirige et paie les employés pour son propre contrat d'installation peut maintenir ces travaux dans ses propres activités. Déplacer uniquement les paiements ne supprime pas l'activité de la société mère : le contrôle des employés compte (Publication 15).

Une équipe taïwanaise n'a aucune exemption conventionnelle des salaires à perdre aux États-Unis. Pour une équipe admissible à une convention fiscale, l'emploi par la filiale ou un remboursement de salaire identifiable peut mettre fin à l'allègement salarial (explication de la convention avec le Japon). Une facture de services de la société mère peut laisser celle-ci exercer une activité commerciale américaine. Les directives de production de l'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis, n'offrent aucune protection automatique pour les transferts de personnel. Pour les prix et le formulaire 5472, déclaration de renseignements d'une société américaine à capitaux étrangers, consultez la filiale américaine d'une société étrangère.

Logement et déménagement : paiements imposables lors d'une affectation prolongée?

Les allocations de logement en espèces et les remboursements de déménagement constituent généralement des salaires aux États-Unis. Pour les non-résidents, les avantages de logement suivent le lieu principal de travail. Les remboursements de déménagement suivent généralement le nouveau lieu de travail, plutôt que la répartition du salaire par jours travaillés (Publication 519). Une affectation dont la durée prévue dépasse 1 an est indéfinie. Les allocations de subsistance deviennent alors imposables, même justifiées (Publication 463). L'exclusion des frais de déménagement est supprimée de façon permanente pour les employés ordinaires du secteur privé (Publication 15-B).

Aux États-Unis, les vols personnels pour rentrer au pays pendant un congé comptent généralement comme rémunération, sauf exclusion (Publication 525). L'impôt sur le revenu de l'employé payé par l'employeur est un revenu supplémentaire (26 CFR 1.61-14).

Aux États-Unis, l'hôtel et les repas peuvent être exclus du salaire lorsque l'ingénieur travaille loin de son domicile fiscal, soit sa région habituelle de travail, dans le cadre d'une affectation dont la durée réaliste prévue et réelle ne dépasse pas 1 an. Une prolongation rendant l'affectation indéfinie transforme les remboursements de subsistance en salaires dès ce changement (Publication 463). Un régime de remboursement avec justification exige aussi un motif professionnel, des justificatifs de dépenses fournis à temps et le remboursement des paiements excédentaires (Publication 15).

Quels registres de jours et de rémunération conserver?

Suivez séparément la présence physique aux États-Unis, les lieux de travail et la durée du projet. Les jours d'arrivée, de départ et sans travail peuvent compter. Appliquez la règle de décompte de la convention fiscale (Publication 519).

Conservez les registres des charges sociales américaines pendant au moins quatre ans (Publication 15). Rassemblez les dates de voyage, les séjours antérieurs, les journaux quotidiens des sites, les lettres d'affectation, les contrats, les dates de début et d'acceptation des projets, les visites sous garantie, les répartitions de rémunération, les allocations, les reçus, les refacturations de salaires et les certificats de couverture. Conservez aussi les formulaires 8233, demandes d'exemption de retenue fondées sur une convention fiscale, W-2, relevés des salaires d'un employeur américain, et 1042-S, déclarations des retenues sur paiements aux étrangers.

Cette page ne traite pas des visas et des autorisations de travail, y compris le paiement lié au H-1B, de l'immigration, du contrôle des exportations, des exportations réputées ni des douanes. Nous ne conseillons pas sur ces questions.

Exemple

Montants illustratifs en dollars américains; on suppose les règles ordinaires de paie.

Six semaines dans le comté de Loudoun

Trois ingénieurs de service sur le terrain taïwanais mettent en service des unités de distribution de liquide de refroidissement (CDU) et des baies de serveurs d'IA. Chaque ingénieur gagne 9 000 $ pour le travail aux États-Unis : 27 000 $ au total. Tous les salaires sont imposables, car la rémunération dépasse 3 000 $.

La filiale américaine signe le contrat d'installation, emploie l'équipe et délivre les formulaires W-2, relevés des salaires d'un employeur américain, avec retenues de Virginie. Pour l'équipe entière, les cotisations de sécurité sociale américaine (Social Security) et Medicare totalisent environ 2 070 $ pour l'employeur et autant pour les employés, en supposant des salaires sous le plafond de sécurité sociale. Supposons que leur région habituelle de travail reste à l'étranger. Les remboursements d'hôtel et de repas selon un régime avec justification restent exclus des salaires. Chaque ingénieur non-résident produit le formulaire 1040-NR, déclaration d'un étranger non-résident, au plus tard le 15 avril 2027, sauf prolongation. L'ingénieur rapproche aussi les retenues de Virginie dans une déclaration de non-résident et demande le remboursement de tout trop-payé (règles de production de Virginie).

La société mère signe le contrat d'installation

La même équipe exécute la commande de matériel de 3 000 000 $ de la société mère, avec des frais d'installation distincts de 150 000 $. L'équipe reste à la paie de Taipei. La société mère a des obligations d'employeur aux États-Unis : elle obtient généralement un numéro d'identification de l'employeur (EIN), produit les formulaires 941 et 940 et délivre les formulaires W-2, relevés des salaires d'un employeur américain. Ses activités d'installation exigent le formulaire 1120-F, déclaration d'une société étrangère. Les frais de 150 000 $ sont des recettes de source américaine avant dépenses. Sans formulaire W-8ECI valide attestant le revenu lié à une activité commerciale américaine, ni autre allègement, le client retient 45 000 $ sur les frais de 150 000 $. La société mère reçoit 105 000 $. La source des bénéfices sur le matériel doit être examinée.

Deux ans à Fort Worth

La filiale texane d'un fabricant taïwanais de serveurs d'IA emploie un directeur d'usine et quatre ingénieurs de procédés. Chacun reçoit 3 000 $ par mois pour le logement (36 000 $ par année) et 10 000 $ pour le déménagement : des salaires ordinaires au formulaire W-2, relevé des salaires d'un employeur américain. En supposant 12 paiements de logement dans chacune des deux années d'imposition et un seul paiement de déménagement la première année, ces suppléments totalisent 46 000 $ par personne la première année et 36 000 $ la seconde : 410 000 $ pour les cinq employés sur les deux années. Les cotisations de sécurité sociale américaine (Social Security) et Medicare s'appliquent dès la première paie. Le Texas n'impose pas le revenu salarial des particuliers. Les dates d'arrivée et les séjours antérieurs déterminent la résidence fiscale.

Votre situation est différente?

• Employeur canadien : consultez l'envoi d'employés travailler aux États-Unis.
• Ingénieur vivant aux États-Unis, mais restant à la paie étrangère : consultez le travail aux États-Unis pour un employeur étranger.
• Site au Texas : examinez l'assujettissement distinct de la société mère à la taxe de franchise du Texas.
• Affectation prolongée : examinez les comptes étrangers, le conjoint à l'étranger et la déclaration au départ des États-Unis.
• Deux pays, refacturations de salaires ou identité incertaine de l'employeur : planifiez la paie et les déclarations de chaque ingénieur avant le premier jour sur place avec notre service de fiscalité transfrontalière. Apportez les registres énumérés ci-dessus.