Chantier aux États-Unis pour un employeur canadien : impôt

Dois-je de l'impôt américain si mon employeur canadien m'envoie sur un chantier aux États-Unis?

Si vous vivez au Canada et qu'un employeur canadien vous envoie sur un chantier aux États-Unis, les États-Unis peuvent imposer la rémunération de vos jours sur le chantier américain dès le premier jour, sauf si la convention fiscale l'exempte. L'article XV de la Convention fiscale Canada–États-Unis rend cette rémunération imposable seulement au Canada si l'une des deux voies s'applique :

• Voie a), faible rémunération : votre rémunération pour le travail aux États-Unis ne dépasse pas 10 000 $ en dollars américains pour l'année civile.
• Voie b), court séjour : vous êtes aux États-Unis au plus 183 jours sur toute période de 12 mois commençant ou se terminant dans l'année, ET aucun résident américain ne paie votre rémunération ni ne la paie pour le compte de votre employeur, ET aucun établissement stable aux États-Unis (une succursale américaine, ou un projet qui en constitue un) ne la supporte, c'est-à-dire ne la déduit comme sa propre dépense.

Dans les deux cas, vous produisez le formulaire 1040-NR pour demander l'exemption et récupérer l'impôt américain retenu. Le Canada impose toute votre rémunération et accorde un crédit pour l'impôt américain définitif, s'il y en a un.

Votre situation exige un jugement professionnel si le chantier dure plus d'un an, si une société américaine paie votre salaire ou se le fait refacturer, si des rotations chevauchent deux années, ou si les deux pays ont retenu de l'impôt.

Comment compter les jours et le plafond de rémunération, et que faire si les rotations débordent sur l'année suivante?

Vérifiez chaque voie séparément; il suffit de satisfaire à l'une ou l'autre.

Le plafond de rémunération (voie a) est en dollars américains et s'applique par année civile à toute forme de rémunération, « y compris les paiements en nature » (explication technique du Trésor américain). Comptez les salaires, les heures supplémentaires, les indemnités journalières, les indemnités de subsistance et les avantages en nature liés au travail aux États-Unis. Une deuxième rotation la même année peut vous faire dépasser le plafond. Le salaire est réparti selon les jours de travail aux États-Unis sur le total des jours de travail; les avantages accessoires de type logement suivent votre lieu de travail principal (instructions du formulaire 1040-NR). Convertissez chaque paiement en dollars canadiens et conservez vos calculs.

Le compte des jours (voie b) porte sur les jours de présence aux États-Unis, pas sur les jours de travail : les fins de semaine, les jours de congé et les jours d'arrivée et de départ comptent. La période est mobile : 120 jours à l'automne et 90 jours au printemps suivant dans une même période de 12 mois font échouer la voie b) pour les deux années.

Ce qui fait échouer la voie b), ce sont deux faits que seul votre employeur connaît :

• Un établissement stable aux États-Unis supporte votre rémunération : il s'agit généralement du projet de votre employeur, s'il constitue un établissement stable. Un projet d'installation en constitue un s'il dure plus de 12 mois (article V(3)); une règle sur les services à l'article V(9) peut aussi en créer un. « Supporter » signifie déduire dans le calcul du revenu de cet établissement. Un chantier de centre de données peut durer plus d'un an.
• Un résident américain, comme une société affiliée américaine ou le client américain, paie votre salaire ou le paie pour le compte de votre employeur. Dans les cas abusifs, les autorités fiscales peuvent regarder au-delà de celui qui vous paie officiellement.

Demandez par écrit à votre employeur qui paie et supporte votre rémunération et combien de temps dure le projet américain. Son point de vue : Envoyer des employés travailler aux États-Unis; sa déclaration américaine : Déclaration de revenus américaine d'une société canadienne.

Pourquoi de l'impôt américain a-t-il été retenu sur ma paie, et le formulaire 8233 peut-il l'éviter?

La paie américaine retient l'impôt fédéral sur la rémunération des jours aux États-Unis, sauf si l'employeur accepte le formulaire 8233, qui demande à l'avance l'exemption prévue par la convention fiscale. L'absence de paie américaine ne signifie pas l'absence d'impôt américain.

Règles du formulaire 8233 (instructions du formulaire 8233) :

• Il exige un numéro de sécurité sociale (SSN) ou un numéro d'identification fiscale du contribuable individuel (ITIN). La plupart des membres d'équipe n'ont pas de SSN; ils demandent donc un ITIN avec le formulaire W-7 et ses pièces justificatives avant le voyage; une copie du formulaire W-7 en traitement peut accompagner le formulaire 8233.
• Un nouveau formulaire est nécessaire pour chaque année d'imposition et chaque employeur.
• L'employeur le transmet à l'IRS dans les 5 jours et attend au moins 10 jours pour toute objection.
• L'employeur peut tout de même faire des retenues lorsque l'admissibilité n'est connue qu'après la fin de l'année (Publication 519), ce qui est courant lorsque les rotations chevauchent une période de 12 mois.

La rémunération exemptée selon un formulaire 8233 accepté figure sur le formulaire 1042-S, et non à la case 1 du formulaire W-2.

Dois-je produire le formulaire 1040-NR si la convention fiscale exempte ma rémunération, et à quelle date?

Oui. Un non-résident qui a travaillé aux États-Unis doit produire le formulaire 1040-NR même si le revenu « est exempté de l'impôt américain en vertu d'une convention fiscale » (instructions du formulaire 1040-NR, tableau A).

• Date limite : 15 avril après l'année si de l'impôt américain sur le revenu a été retenu sur votre salaire; sinon, 15 juin.
• La rémunération exemptée va à la ligne 1k, et non à la ligne 1a, avec le point L de l'annexe OI : Canada, article XV, le montant.
• Sans formulaire 8233, réduisez le salaire du formulaire W-2 du montant exempté, joignez le W-2 et joignez une déclaration contenant les renseignements qu'aurait contenus le formulaire 8233.
• Pas encore d'ITIN : joignez le formulaire W-7 à la déclaration.
• Le formulaire 8833 n'est pas nécessaire pour une demande fondée sur l'article XV. Il l'est si vous invoquez la règle de départage de la convention fiscale sur la résidence; la pénalité pour défaut de le produire est de 1 000 US$.

Comment récupérer l'impôt américain retenu sur ma paie?

Demandez-le dans le formulaire 1040-NR. À moins que vous ne donniez un compte bancaire pour un dépôt direct, l'IRS envoie le remboursement par la poste à votre adresse, qui peut être au Canada (instructions du formulaire 1040-NR, ligne 35e). Les retenues sur le salaire sont réputées payées le 15 avril après l'année (26 USC 6513), et un remboursement est limité à l'impôt payé dans les trois ans précédant la production (26 USC 6511). Produisez donc dans les 3 ans après le 15 avril qui suit l'année d'imposition, sinon le remboursement est généralement perdu.

L'État où j'ai travaillé m'impose-t-il même si la convention fiscale m'exempte?

C'est possible. Selon l'IRS, « certains États respectent les dispositions des conventions fiscales des États-Unis et d'autres non » (IRS : conventions fiscales).

• La Californie impose les non-résidents sur le salaire gagné pour du travail en Californie, et une convention fiscale limitée à l'impôt fédéral sur le revenu ne la lie pas (Publication 1031 du FTB). La convention avec le Canada vise les impôts fédéraux américains sur le revenu.
• La Virginie exige que les non-résidents ayant un revenu de source virginienne produisent le formulaire 763, « sauf s'ils en sont exemptés par une convention fédérale » (Virginia Tax).
• Le Texas n'a pas d'impôt sur le revenu des particuliers (Constitution du Texas, article VIII, section 24-a).

Ailleurs, consultez les instructions pour les non-résidents et le seuil de production de l'État. Les retenues de l'État ne sont récupérées que par la déclaration de non-résident de cet État. Pour les chantiers du centre de l'Ohio, voir Impôt municipal sur le revenu en Ohio pour les équipes itinérantes.

J'ai un feuillet T4 et un formulaire W-2 : comment déclarer la rémunération américaine dans ma déclaration canadienne?

Déclarez le total de la case 14 de vos feuillets T4 à la ligne 10100 (ARC). Un feuillet T4 d'un employeur canadien inclut normalement déjà la rémunération du chantier américain; n'ajoutez donc pas de nouveau le salaire du formulaire W-2; le W-2 sert de preuve pour le crédit. Seule la rémunération américaine absente du T4, comme celle versée par une société affiliée américaine, va à la ligne 10400.

Comment éviter d'être imposé deux fois sur la même rémunération?

Le Canada accorde un crédit pour l'impôt américain : formulaire T2209 au fédéral et formulaire T2036 au provincial hors Québec; les résidents du Québec demandent le crédit du Québec auprès de Revenu Québec. Le crédit pour impôt étranger correspond généralement au moins élevé de l'impôt étranger payé et de l'impôt canadien sur ce revenu (ARC : ligne 40500).

• Impôt fédéral américain : demandez le crédit pour l'impôt définitif de votre formulaire 1040-NR produit, jamais pour les retenues du formulaire W-2. L'impôt qui est ou sera remboursé n'est pas un impôt payé (folio S5-F2-C1 de l'ARC, paragraphes 1.33 et 1.35).
• L'impôt sur le revenu de l'État donne généralement droit au crédit : la Loi de l'impôt sur le revenu considère un État comme un gouvernement étranger. La convention fiscale vise les impôts des États seulement s'ils ne sont pas imposés d'une manière incompatible avec elle, et l'ARC peut demander la déclaration de l'État et une preuve de paiement.
• Les cotisations de sécurité sociale américaine et Medicare réellement payées peuvent aussi compter (article XXIV(2)a) de la convention fiscale).

Produisez d'abord la déclaration américaine; sa date limite est plus tôt. Lorsque les deux pays font des retenues, demandez à l'ARC une lettre d'autorisation pour que la paie retienne moins d'impôt canadien (ARC : emploi à l'extérieur du Canada; formulaire T1213). Détails du calcul : Revenus étrangers dans une déclaration canadienne.

Les cotisations au RPC et à l'AE sont-elles toujours retenues, ou dois-je payer la sécurité sociale américaine?

Un employé envoyé temporairement aux États-Unis reste normalement au Régime de pensions du Canada (RPC) et est exempté des cotisations de sécurité sociale américaine (Social Security) et Medicare, pour au plus 60 mois (ARC IC84-6). L'employeur demande un certificat d'assujettissement avec le formulaire CPT56, ou auprès de Retraite Québec pour le RRQ. Faites la demande avant de partir. L'IC84-6 ajoute que le Canada n'en délivre normalement pas pour des séjours aux États-Unis de 6 mois ou moins. Lorsqu'aucun certificat n'est délivré, la Publication 519 indique de demander une attestation que votre salaire n'est pas couvert par la sécurité sociale américaine.

• Sans la protection de l'accord, le travail d'un employé aux États-Unis est généralement assujetti aux cotisations de sécurité sociale américaine et Medicare (Publication 519).
• Cotisations prélevées par erreur : adressez-vous d'abord à l'employeur, puis demandez le remboursement à l'IRS avec le formulaire 843, accompagné de votre formulaire W-2, de l'attestation de l'employeur indiquant ce qu'il a remboursé et de tout autre document de la liste de l'IRS qui s'applique à vous (IRS).
• L'assurance-emploi (AE) continue seulement si vous résidez habituellement au Canada, que l'employeur réside au Canada ou y a un établissement, que le travail serait assurable au Canada, et qu'il n'est pas assurable selon la loi américaine.

Et si mes rotations durent assez longtemps pour faire de moi un résident fiscal américain?

Le compte des jours de la convention fiscale n'est pas le critère de résidence de l'IRS. Le critère de présence réelle fait de vous un résident américain à 31 jours cette année et 183 jours pondérés sur trois ans (Publication 519). L'exception des liens plus étroits exige moins de 183 jours cette année, un domicile fiscal au Canada et des liens plus étroits avec le Canada, ainsi que le formulaire 8840 produit au plus tard à la date limite du formulaire 1040-NR, faute de quoi l'exception est perdue; sinon, la règle de départage de la convention fiscale, avec le formulaire 8833, tranche. Voir Canadiens titulaires d'un visa TN.

Quels documents prouvent mes jours et ma rémunération aux États-Unis?

Conservez, pour chaque année :

• Un registre daté de présence : entrées et sorties à la frontière, vols, hébergement, relevés de badge du chantier.
• Une répartition des jours de travail et de la rémunération pour chaque rotation, avec les calculs de change.
• Les feuillets T4, les formulaires W-2 ou 1042-S et les talons de paie.
• La réponse écrite de l'employeur sur qui paie et supporte votre rémunération et sur la durée du projet.
• Tout certificat d'assujettissement au RPC ou au RRQ.
• Le formulaire 1040-NR produit, toute déclaration de l'État, le relevé de compte de l'IRS et la preuve de paiement.

Si l'ARC demande des preuves, voir Examen du crédit pour impôt étranger.

Exemple

À titre d'illustration seulement, en dollars américains. Aucun taux d'imposition n'est supposé.

Six semaines de mise en service à Abilene, au Texas

Un électricien albertain employé par un entrepreneur électricien de Calgary passe 42 jours au Texas, fins de semaine comprises, et gagne 15 000 $ pour ces jours. La voie a) échoue. Le chantier texan de l'entrepreneur dure en tout 4 mois sans autre travail américain lié, l'entrepreneur n'y a aucune installation fixe, et il paie l'électricien depuis le Canada sans refacturation à une société américaine; la voie b) exempte donc la rémunération.

La paie n'avait pas de formulaire 8233 et a retenu 2 500 $ sur un formulaire W-2. Au plus tard le 15 avril, il produit le formulaire 1040-NR avec le formulaire W-7, inscrit 15 000 $ à la ligne 1k, remplit le point L, joint la déclaration tenant lieu de formulaire 8233 et demande le remboursement des 2 500 $. Le Texas n'a pas d'impôt sur le revenu. Sa déclaration T1 déclare une seule fois la case 14 du T4, sans impôt américain donnant droit au crédit. Selon l'accord de sécurité sociale, il reste au RPC; si son formulaire W-2 indique des cotisations de sécurité sociale américaine ou Medicare, il demande d'abord un remboursement à son employeur.

Cinq mois sur un chantier du comté de Loudoun qui dure plus d'un an

Une ingénieure de mise en service ontarienne passe 150 jours en Virginie, sans jours antérieurs aux États-Unis, et gagne 60 000 $ pour ces jours. Le contrat d'installation de son employeur dure 18 mois et sa rémunération y est imputée; la voie b) échoue donc, et les 60 000 $ sont imposables aux États-Unis.

Elle produit le formulaire 1040-NR, en demandant les retenues de son formulaire W-2, et le formulaire 763 de la Virginie. Dans sa déclaration T1, les formulaires T2209 et T2036 accordent un crédit pour l'impôt fédéral et de la Virginie définitif tiré de ces déclarations, et non pour les montants retenus, jusqu'à concurrence de l'impôt canadien sur cette rémunération. Elle demande à l'ARC une lettre d'autorisation pour l'année suivante. Une autre longue rotation l'an prochain ferait entrer en jeu le critère de présence réelle.

Trois semaines à Santa Clara, en Californie

Un technicien en automatisation de la Colombie-Britannique gagne 8 000 $ pour 21 jours, son seul travail aux États-Unis de l'année. La voie a) l'exempte au fédéral, mais il produit tout de même le formulaire 1040-NR. La Californie peut quand même l'imposer; il produit donc une déclaration de non-résident de la Californie. Sa déclaration T1 accorde un crédit pour l'impôt californien définitif, et il conserve la déclaration et la preuve de paiement.

Votre situation est différente?

• Vous êtes l'employeur : voir Envoyer des employés travailler aux États-Unis.
• Vous travaillez pour un employeur américain, à distance ou en faisant la navette : voir Travailler des deux côtés de la frontière.
• Vous facturez des clients américains comme entrepreneur ou par l'intermédiaire de votre propre société : voir Pigiste canadien avec des clients américains.
• Vos séjours pourraient faire de vous un résident américain, ou vous avez le statut TN : voir Canadiens titulaires d'un visa TN.
• L'IRS rembourse ou modifie votre impôt américain après la production de votre T1 : voir Modifier votre déclaration après un changement par l'autre pays.
• Vous êtes citoyen américain ou titulaire de la carte verte au Canada : voir Américains vivant au Canada.
• Vous déménagez aux États-Unis pour de bon : voir Déménager du Canada aux États-Unis.
• Vous vivez aux États-Unis et avez été envoyé sur un chantier canadien : voir Employé américain qui travaille au Canada.
• Les deux pays ont fait des retenues, le chantier a duré plus d'un an, ou plusieurs États sont en cause : la réponse dépend de faits dans les deux pays; consultez un comptable transfrontalier avant de produire l'une ou l'autre déclaration.