מה גורם ל-⁠CRA לבצע ביקורת בעסק קטן

איך CRA בוחרת עסק קטן או חברה לביקורת?

CRA לא מפרסמת רשימה של גורמים שמובילים לביקורת. לדבריה, מערכות הערכת הסיכון שלה מזהות דוחות עם סיכון גבוה לאי-ציות, ואחר כך פקיד של CRA בוחן מידע ממקורות שונים כדי להחליט אם נדרשת ביקורת (CRA: ביקורות על עסקים). ההערכה בוחנת גורמים כמו תדירות הטעויות בדוחות המס, ו-⁠CRA עשויה להשוות תיק לתיקים דומים (CRA: מה כדאי לדעת על ביקורות). בדפים של CRA מופיעים רק חלק מהגורמים, בלי משקלות, ולכן כל “רשימת גורמים” ארוכה יותר היא ניחוש.

CRA כן מפרסמת את הסימנים שמובילים אותה לאמת הכנסה בדרך עקיפה בביקורת עסקית. הם מופיעים בסעיף הבא. תיק אינו פשוט כשכסף עסקי ופרטי עוברים באותו חשבון, כשבעל חברה חייב לה כסף לאורך כמה סופי שנה, כשההכנסה המדווחת נמוכה מזו של עסקים דומים, או כש-⁠CRA כבר כתבה אליכם. מכתב שמבקש תימוכין לטענה אחת הוא בדרך כלל בדיקה ולא ביקורת; במדריך על מכתב בדיקה או ביקורת מ-⁠CRA מוסבר ההבדל.

מה לאסוף קודם: כל דפי החשבון של הבנק וכרטיסי האשראי לשנים הרלוונטיות (עסקיים ופרטיים), רישומי מכירות הקשורים להפקדות, פנקס הלוואת בעל מניות אם יש חברה, והדוחות שהוגשו מקושרים לספרים.

אילו סימנים להכנסה שלא דווחה CRA מחפשת?

CRA אומרת שבדרך כלל תשתמש בשיטה של אימות עקיף של הכנסה כשיש אינדיקציות לאחד או יותר מחמישה סימנים (CRA: ביקורות על עסקים). אלה המילים של CRA עצמה לגבי מתי היא בודקת הכנסה בדרך עקיפה בביקורת; CRA לא אומרת שהם קובעים אילו תיקים נבחרים. אימות עקיף פירושו ש-⁠CRA בודקת את ההכנסה המדווחת בשיטה חלופית, ולא רק לפי הספרים.

השיטה העקיפה הנפוצה ביותר היא שיטת השווי הנקי (net worth). CRA אומרת שהיא צריכה תמונה פיננסית מלאה של יחידת המשפחה של הבעלים, ולכן כשהיא משתמשת בשיטה הזו היא תבקש את הרישומים הפיננסיים האישיים של בן או בת הזוג של בעל העסק ושל כל חבר אחר בבית שתורם להכנסה (CRA: ביקורות על עסקים). פלטפורמות מקוונות שמדווחות ל-⁠CRA על מכירות מוסברות בדיווח של פלטפורמות דיגיטליות ל-⁠CRA.

האם שימוש בחשבון בנק אחד להוצאות עסקיות ופרטיות מעלה את הסיכון?

כן, ברגע שמתחילה ביקורת. CRA מציינת חשבונות עסקיים ופרטיים שמשמשים לסירוגין כסימן שמוביל לבדיקת הכנסה בדרך עקיפה (CRA: ביקורות על עסקים); היא לא אומרת שהסימן קובע אילו תיקים נבחרים. חוק מס הכנסה (Income Tax Act) מחייב לנהל רישומים בצורה ובמידע שמאפשרים לקבוע את המס לתשלום (Income Tax Act, סעיף משנה ⁦230(1)⁩). חשבון מעורב הופך כל שורה לשאלה: הוצאה עסקית, משיכת בעלים או משהו אחר?

אצל בעל עסק יחידני או שותף, תשלומים פרטיים הם משיכות בעלים ולא הוצאות. אצל חברה, עלויות פרטיות שהיא משלמת עלולות להפוך להטבה חייבת במס לבעלים (סעיף משנה ⁦15(1)⁩) או להלוואה שהבעלים חייב לה; ראו הטבות לבעלי מניות שנמצאו בביקורת. כשהחשבונות כבר מעורבבים, רשמו כל תשלום פרטי בעותק עבודה יחד עם התימוכין שלו, ושמרו את דפי החשבון כפי שהבנק הפיק אותם. בחברה, רישום של הלוואת בעל מניות צריך ראיה להתחייבות אמיתית להחזיר; בלעדיה התשלום עלול להיות הטבה חייבת במס, ורישום חשבונאי בלבד אינו קובע מהו (חוברת ההסבר של CRA על הלוואות בעלי מניות, פסקאות ⁦1.13–1.14⁩). ראו בנייה מחדש של הספרים מדפי חשבון. הוצאות עסקיות ששילמתם מכספכם הפרטי נרשמות בכיוון ההפוך; ראו הוצאות עסקיות ששולמו באופן פרטי.

אם מיון הרישומים מגלה הכנסה או מס שחסרים בדוח שכבר הוגש, קראו על גילוי מרצון לפני הגשת תיקון: לפני כל פנייה מ-⁠CRA, אחרי פנייה. אם גילוי יתקבל תלוי בעיתוי ובתנאים נוספים.

מה פירוש שהספרים עלולים להכיל טעויות, ואיך נראים ספרים מסודרים?

CRA אומרת שספרים ורישומים עלולים להכיל טעויות כשאדם אחד מנהל את רוב הנהלת החשבונות, או כשהפונקציות העיקריות בעסק מבוצעות בידי אדם אחד או קבוצה קטנה של אנשים קשורים (CRA: ביקורות על עסקים). אם אתם מנהלים את הספרים בעצמכם ואיש לא בודק אותם, ראו ניהול הספרים בעצמכם או העסקת איש מקצוע להנהלת חשבונות. CRA לא מגדירה מהם “ספרים מסודרים”. השורה הראשונה בטבלה שלמטה היא דרישה בחוק והשנייה היא הנחיה של CRA לגביה; השאר הם צעדים מעשיים שעוזרים מול הסימנים שלמעלה.

בטבלת הסימנים שלמעלה מופיעים גם מכירות הקשורות להפקדות ובודק שני.

אם הרישומים אינם מספקים, השר רשאי לדרוש מאדם לנהל את הרישומים והספרים שהשר קובע (סעיף משנה ⁦230(3)⁩).

האם הלוואת בעל מניות גדולה או עודפים גדולים בחברה מסמנים אותה לביקורת?

ברשימת הסימנים של CRA אין עודפים או יתרת הלוואת בעל מניות, ובדפים שלה על ביקורות עסקיות, בחירת תיקים לביקורת וביקורות ⁦GST/HST⁩ אף אחד מהם אינו מוזכר כגורם. עודפים הם הרווח שחברה השאירה אצלה.

הלוואת בעל מניות חשובה מסיבה אחרת: אם ביקורת מגיעה לספרי החברה, היתרה קובעת אם חל כלל מס. בעל מניות, או אדם הקשור אליו, שמקבל הלוואה מהחברה או נעשה חייב לה, נדרש בדרך כלל לכלול את הסכום בהכנסה של אותה שנה (סעיף משנה ⁦15(2)⁩). הכלל לא חל על לווה שהוא חברה תושבת קנדה, או על שותפות שכל השותפים בה הם חברות כאלה. הסכום אינו נכלל אם הוחזר בתוך שנה אחת אחרי סוף שנת המס של החברה שבה ניתנה ההלוואה, וההחזר אינו חלק מסדרה של הלוואות או עסקאות אחרות והחזרים (סעיף משנה ⁦15(2.6)⁩). חריגים נוספים מופיעים בסעיפי משנה ⁦15(2.2)⁩ עד ⁦15(2.5)⁩.

יתרה שגדלה לאורך כמה סופי שנה צריכה פנקס מתוארך שמראה מה נלקח, מה הוחזר ואיך. ראו חשבון הלוואת בעל מניות לפנקס, והלוואות בעלי מניות לכלל.

האם דוחות ⁦GST/HST⁩ יכולים להיבחר לביקורת בנפרד?

כן. CRA אומרת שדוחות ⁦GST/HST⁩ נבחרים לביקורת או לבדיקה גם לפי הערכת סיכון וגם לפי בחירה אקראית של תיקים, ושהביקורות האלה מתמקדות בטעויות ובחוסרים בהגשה (CRA: ביקורת ובדיקה של ⁦GST/HST⁩). באותו דף נאמר שבקשות להחזר נבדקות לפני התשלום ושחלקן נבדקות לעומק. בדף של CRA מופיע התאריך 22 ביוני 2017.

בחירה אקראית פירושה שדוח ⁦GST/HST⁩ יכול להיבחר בלי שום סימן סיכון, ולכן דוח ה-⁠⁦GST/HST⁩ צריך להתאים לאותם רישומי מכירות וקניות כמו דוח מס ההכנסה. למכתב בנושא ⁦GST/HST⁩, ראו בדיקות וביקורות ⁦GST/HST⁩.

מה הבודק יבקש קודם, ואילו רישומים בהיקף הביקורת?

CRA אומרת שהבודק יבקש בדרך כלל את הרישומים האלקטרוניים שלכם לפני שייפגש איתכם (CRA: ביקורות על עסקים). בודקים לא יכולים לקבל קבצים בדוא״ל; מסמכים מועברים בשירות מקוון מאובטח, בדואר או במשרד של CRA.

הרישומים בהיקף הביקורת חורגים מהעסק (טיפ מס של CRA; CRA: ביקורות על עסקים):

CRA רשאית גם לקבץ גופים קשורים כישות כלכלית אחת ולבצע ביקורת ביותר מאחד מהם. אם הבודק מציע שינויים, מכתב ההצעה נותן 30 ימים להסכים או לא להסכים (⁦RC4188⁩).

אילו רישומים לשמור, באיזו צורה ולכמה זמן?

שמרו את רוב הרישומים וספרי החשבונות, יחד עם האסמכתאות התומכות, במשך שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שהם מתייחסים אליה (סעיף משנה ⁦230(4)⁩; CRA: שמירת רישומים).

רישומים של נכסים לטווח ארוך, מניות והיסטוריה אחרת שמשפיעה על מכירה או פירוק עתידיים עשויים להצריך שמירה ללא הגבלת זמן (CRA: שמירת רישומים). תקופות אחרות חלות כשעסק או חברה נסגרים או כשמוגשת השגה או ערעור; ראו כמה זמן לשמור רישומים עסקיים. עותקים סרוקים ואחסון בענן מוסברים בקבלות סרוקות עבור CRA. מה קבלה חייבת להראות מוסבר בדרישות CRA לקבלות. עד כמה אחורה CRA יכולה להוציא שומה מתוקנת הוא גבול נפרד; ראו כמה אחורה CRA יכולה להוציא שומה מתוקנת.

האם ספרים מסודרים מבטיחים שלא תהיה ביקורת?

לא. CRA בוחרת תיקים לפי הערכת סיכון, עשויה להשוות אותם לתיקים דומים, וב-⁠⁦GST/HST⁩ בוחרת גם באקראי. היא יכולה גם להתחשב במידע מביקורות או מחקירות אחרות (⁦RC4188⁩; CRA: ביקורת ובדיקה של ⁦GST/HST⁩). בחירה אקראית אינה תלויה בספרים שלכם, ומידע מביקורות אחרות מגיע מבחוץ.

מה שספרים מסודרים משנים הוא איך הביקורת מתנהלת. הערכת הסיכון של CRA בוחנת את הסבירות או התדירות של טעויות בדוחות, ולכן דוחות מדויקים עוזרים בגורם הזה; CRA לא אומרת כמה משקל יש לו. רישומים שמתואמים זה לזה גם מאפשרים לענות על שאלות בביקורת באמצעות מסמכים, אם כי CRA היא שמחליטה מה היא מקבלת. ביקורת אינה אומרת שהדוח היה שגוי: לדברי CRA היא מסתיימת בלי התאמה, בשומה מתוקנת עם מס נוסף, או בשומה מתוקנת עם החזר (⁦RC4188⁩).

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים קנדיים.

מצרכים ששולמו מחשבון העסק

קבלן שהוא בעל עסק יחידני מדווח על הכנסות של ⁦C$90,000⁩. במשך השנה, מצרכים ושכר הדירה של הבעלים יורדים מחשבון העסק, בסך הכול כ-⁦C$24,000⁩. חשבונות שמשמשים לסירוגין הם סימן ברשימה. תשובה נפוצה כוללת שני חלקים: לפתוח מעכשיו חשבון פרטי נפרד, ולרשום את החלק הפרטי מתוך ⁦C$24,000⁩ ששולם כבר כמשיכות בעלים ולא כהוצאות. עלויות עסקיות נשארות הוצאות עסקיות. רישום מתוארך של המשיכות מאפשר לבעלים להראות איזה תשלום היה מה.

בעלים שחייב כסף לחברה

חברה עם סוף שנה בדצמבר נותנת לבעל המניות היחיד שלה, אדם פרטי, הלוואה של ⁦C$45,000⁩ במרץ של שנה 1. הסכם בכתב מראה התחייבות אמיתית להחזיר, ואף חריג אחר להלוואות אינו חל.

• סוף שנה 1: הספרים מראים ⁦C$45,000⁩ שבעל המניות חייב.
• סוף שנה 2: היתרה עדיין ⁦C$45,000⁩. חלון ההחזר של הסכום משנה 1 נסגר ב-⁠31 בדצמבר של שנה 2.
• אחרי שנה 2: אם הסכום לא הוחזר בחלון הזה, ייתכן ש-⁦C$45,000⁩ ייכללו בהכנסה של הבעלים בשנה 1. החזר שהוא חלק מסדרה של הלוואות והחזרים אינו נחשב. פנקס ההלוואה ותאריכי ההחזר הם הדבר הראשון לבדוק.
• אם הסכום נכלל: החזר מאוחר יותר ניתן לניכוי בשנה שבה הוא נעשה, אלא אם הוא חלק מסדרה כזו (פסקה ⁦20(1)(j)⁩).

בלי התחייבות אמיתית להחזיר, אותו תשלום עלול להיות במקום זאת הטבה לבעל מניות שנכללת בהכנסה של שנה 1 לפי סעיף משנה ⁦15(1)⁩; רישום בחשבון ההלוואה בלבד אינו יוצר חלון החזר.

חנות שמדווחת על פחות מחנויות דומות

חנות קטנה מדווחת על מכירות של ⁦C$150,000⁩, ⁦C$148,000⁩ ו-⁦C$152,000⁩ בשלוש שנים, ובכל שנה על הכנסה נמוכה מזו של חנויות דומות בענף שלה. זה סימן ברשימה. החנות שומרת דוחות קופה יומיים ומתאימה מכירות ברוטו להפקדות, למזומן שעדיין מוחזק, להוצאות מזומן מתועדות, לעמלות כרטיסי אשראי ולהפרשי עיתוי. מכירות נרשמות גם כשהתמורה לא הופקדה בבנק. החנות שומרת גם חשבוניות ספקים ואת חוזה השכירות, כך שלשולי רווח נמוכים יותר מחנויות דומות יש הסבר מתועד.

המצב שלכם שונה?

• CRA כבר כתבה אליכם: פעלו לפי השלבים במדריך על מכתב בדיקה או ביקורת מ-⁠CRA. אם הרישומים שמאחורי המכתב לא מתואמים, או שהם מראים הכנסה שחסרה בדוח קודם, פנו לעזרה בהנהלת חשבונות לפני שאתם עונים.
• כסף עסקי ופרטי מעורבבים, יתרת הלוואת בעל מניות גדלה, או אדם אחד מנהל את כל הספרים בלי בדיקה: צריך למיין את הרישומים לפני ההגשה הבאה, והמיון עלול לגלות טעויות בשנים קודמות. ראו חשבון הלוואת בעל מניות, ניהול הספרים בעצמכם או העסקת איש מקצוע להנהלת חשבונות ועזרה בהנהלת חשבונות.
• ההכנסה שלכם נראית נמוכה ביחס לענף, או שחלק מההוצאות משולם מכסף מחוץ לעסק (חיסכון מחו״ל, מתנות ממשפחה, מכירת נכס): בדקו שהמכירות מתואמות להפקדות ושיש מסמכים על הכסף האחר לפני ש-⁠CRA שואלת; קשה להסביר פער רק בסכום כולל. ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• הספרים או הדוחות מפגרים בחודשים או בשנים: ראו השלמת הנהלת חשבונות שמפגרת, או בנייה מחדש של הספרים מדפי חשבון אם יש לכם רק דפי חשבון. אם הרישומים מפגרים כל כך, ראו עזרה בהנהלת חשבונות. חברה עם דוחות שלא הוגשו: ראו השלמת דוחות חברה שלא הוגשו.
• CRA קבעה שחלק מההוצאות הן פרטיות: ראו הטבות לבעלי מניות שנמצאו בביקורת.
• קיבלתם מכתב בנושא ⁦GST/HST⁩ או שכר: ראו בדיקות וביקורות ⁦GST/HST⁩ או ביקורות שכר.
• העסק או החברה שלכם בקוויבק או באלברטה: CRA עדיין מנהלת את מס ההכנסה הפדרלי, אבל היא לא מנהלת מס חברות פרובינציאלי בקוויבק ובאלברטה (CRA: מס חברות פרובינציאלי), ולכן ביקורת פרובינציאלית מתנהלת לפי ההליך של אותה פרובינציה. בקוויבק, CRA לא מנהלת מס הכנסה פרובינציאלי ליחידים (CRA: מס פרובינציאלי וטריטוריאלי ליחידים), ו-⁠Revenu Québec מנהלת את ה-⁠⁦GST/HST⁩ של עסק שממוקם פיזית שם (CRA: הרשמה למספר עסק). העמוד הזה עוסק ב-⁠CRA.