LLC לכל נכס להשכרה: ספרים, חשבונות בנק ודוחות

האם כל LLC להשכרה מגישה דוח מס משלה?

LLC עם בעלים יחיד שלא בחרה במס חברות אינה מגישה דוח מס הכנסה פדרלי משלה. IRS מתייחס אליה כישות שאינה מוכרת לצורכי מס (disregarded entity), כלומר מתעלם ממנה לצורכי מס הכנסה, ולכן דמי השכירות וההוצאות שלה נרשמים בטופס 1040 של הבעלים (IRS: LLC עם בעלים יחיד). LLC עם שני בעלים או יותר היא שותפות אלא אם בחרה אחרת, והיא מגישה טופס 1065 (IRS: LLC שמגישה דוח כחברה או כשותפות; ⁦26 CFR 301.7701-3⁩).

מס הכנסה פדרלי אינו דורש LLC אחת לכל נכס להשכרה: LLC אחת שהתעלמו ממנה יכולה להחזיק כמה נכסים, כל אחד בעמודה משלו ב-⁠Schedule E. אם להשתמש ב-⁠LLC בכלל היא שאלה של דיני המדינה, של המלווה ושל עלות, ומכוסה בנכס להשכרה ב-⁠LLC.

בעל ואישה שהם הבעלים היחידים ומחזיקים את ה-⁠LLC כרכוש משותף (community property) רשאים להתייחס אליה כישות שאינה מוכרת לצורכי מס או כשותפות, ו-⁠IRS מקבל כל אחת מהן; שינוי מאוחר יותר נחשב להמרה. במדינות אחרות LLC של שני בני זוג מגישה כשותפות (IRS: LLC עם בעלים יחיד). ראו LLC של בני זוג ושל משפחה.

המצב אינו פשוט כאשר:

• הספרים או החשבונות כבר מעורבבים. חשבון אחד שילם חשבוניות של כמה LLC, או שכסף עבר בין LLC או אליכם בלי רישום. צריך למיין את ההעברות לפני שאפשר להגיש דוח נכון.
• מכין דוחות נותן הצעת מחיר לדוח לכל LLC. אילו LLC מגישות דוח תלוי בבעלים ובבחירות, לא במספר הנכסים.
• בעלים שני מצטרף. מהיום ש-⁠LLC עם בעלים יחיד מקבלת חבר שני היא שותפות (⁦26 CFR 301.7701-3(f)⁩): ההשכרה שלה נרשמת בטופס 8825 של טופס 1065, לא בעמודה בחלק I של Schedule E של הבעלים הראשון. אם לא הוגש טופס 1065, ראו את החלק האחרון שלפני הדוגמה.
• בעלים עוזב ונשאר בעלים אחד. ה-⁠LLC נחשבת שוב לישות שמתעלמים ממנה כשנשאר חבר אחד בלבד (⁦26 CFR 301.7701-3(f)⁩). השותפות מגישה בדרך כלל טופס 1065 אחרון, שמועדו היום ה-⁠15 בחודש ה-⁠3 שאחרי החודש שבו השותפות מסיימת את פעילותה (IRS: הוראות לטופס 1065; ⁦26 CFR 1.708-1⁩), והבעלים מדווח על ההשכרה ב-⁠Schedule E מאותו רגע. ראו רישום רכישת חלק של שותף.
• LLC אחזקות מחזיקה את ה-⁠LLC להשכרה. אם LLC האחזקות מסווגת כשותפות לצורכי מס, מחזיקה לבדה בכל LLC להשכרה ואף אחת מהן לא בחרה במס חברות, ה-⁠LLC להשכרה הן חלקים ממנה וטופס 1065 אחד יכול לכסות כל נכס (IRS: LLC עם בעלים יחיד). LLC להשכרה עם בעלים נוסף או עם בחירה במס חברות פועלת לפי הכללים שלה.
• LLC הגישה טופס 8832 או טופס 2553. אז היא מגישה דוח של חברה, וברירת המחדל כבר לא חלה (IRS: הוראות לטופס 2553). בחירה בטופס 8832 נכנסת לתוקף במועד שהיא מציינת, מ-⁠75 ימים לפני ההגשה ועד 12 חודשים אחריה. כל בעלים, או נושא משרה, מנהל או חבר מורשה, חותם עליה, ורכוש ה-⁠LLC נחשב כמועבר לחברה החדשה באותו יום, ולכן הספרים צריכים חיתוך באותו מועד (⁦26 CFR 301.7701-3(c)⁩ ו-⁠(g)). מועד ההגשה של טופס 2553 הוא 2 חודשים ו-⁠15 ימים אחרי תחילת השנה שבה הוא חל לראשונה.
• מדינה מבקשת יותר. LLC ש-⁠IRS מתעלם ממנה עדיין יכולה לחוב באגרות מדינה או בדוח מדינה (ראו בהמשך).

מה לאסוף קודם: הסכמי תפעול עם תאריכי הצטרפות ועזיבה של בעלים, מכתבי EIN, כל טופס 8832 או 2553, דפי חשבון של בנק ומשכנתה לכל LLC, והדוח האחרון. הרשימה המלאה מופיעה בחלק על סוף השנה בהמשך.

איך LLC להשכרה עם בעלים יחיד נרשמת ב-⁠Schedule E?

שלוש LLC עם נכס אחד כל אחת ו-⁠LLC אחת עם שלושה נכסים נראות אותו דבר ב-⁠Schedule E: כל נכס להשכרה מקבל עמודה משלו, A, B או C, בחלק I. Schedule E מפרט נכסים, לא LLC (IRS: הוראות Schedule E). עמוד אחד מכיל שלושה נכסים; מצרפים עמודים נוספים לנכסים נוספים.

כתובת הנכס נרשמת בשורה 1a, דמי השכירות בשורה 3, וכל הוצאה בעמודה של אותו נכס.

אם ה-⁠LLC נותנת לדיירים שירותים משמעותיים, כמו ניקיון קבוע או החלפת מצעים, ייתכן שההכנסה שייכת ל-⁠Schedule C במקום (IRS: פרסום 527). ראו מסים על נכס להשכרה.

מגבלות הפסד פסיבי חלות בדוח של הבעלים, לא של ה-⁠LLC. הפסד משכירות שלא הותר בשנה מסוימת עובר לשנים הבאות עד שמנצלים אותו או עד שכל הזכות בפעילות נמכרת במכירה חייבת במס במלואה לצד שאינו קשור (IRS: הוראות לטופס 8582), ולכן רישומים לפי נכס, או לפי כל קבוצת פעילויות להשכרה שמאחדים, מראים איזה הפסד מועבר שייך לאן.

מה משתנה כש-⁠LLC להשכרה יש שני בעלים או יותר?

ה-⁠LLC מגישה טופס 1065 ונותנת לכל בעלים Schedule K-1, הטופס שמראה את חלקו של אותו בעלים בהכנסה ובניכויים, גם אם היא מחזיקה בית אחד, אלא אם לא קיבלה הכנסה ולא היו לה הוצאות שנחשבות לניכויים או לזיכויים באותה שנה (IRS: הוראות לטופס 1065; IRS: פרסום 527).

נדל״ן רגיל להשכרה נרשם בטופס 8825, טופס הנדל״ן להשכרה של שותפות, לא בעמוד 1 של טופס 1065. בטופס 8825 יש עמודה אחת לכל נכס, גם כש-⁠LLC רואה בכמה בניינים פעילות אחת לצורכי הפסד פסיבי (IRS: הוראות לטופס 8825). התוצאה נטו נוחתת ב-⁠Schedule K, שורה 2, ובתיבה 2 של כל ⁦K-1⁩. פעילות שההוראות אינן רואות כפעילות השכרה, כמו שהיות שאורכן הממוצע שבעה ימים או פחות, או שהיות קצרות עם שירותים אישיים משמעותיים, היא עסק שמדווחים עליו בעמוד 1 ובתיבה 1 של כל ⁦K-1⁩ במקום (IRS: הוראות לטופס 1065); ראו מסים על נכס להשכרה. כל בעלים מדווח אחר כך על ה-⁠⁦K-1⁩ ב-⁠Schedule E, חלק II, בדוח האישי שלו (IRS: הוראות Schedule E).

הקנס סופר כל מי שהיה בעלים בכל זמן במהלך השנה. הבעלים, לא ה-⁠LLC, מחילים על חלקם את מגבלות בסיס העלות, הסיכון וההפסד הפסיבי (IRS: הוראות לטופס 1065; IRS: הוראות Schedule E).

לגבי הדוח עצמו, ראו איך שותפויות חייבות במס. לבעלים שחולקים נכס להשכרה בלי LLC, ראו נכס להשכרה בבעלות משותפת: Schedule E או דוח שותפות.

האם צריך ספרים נפרדים לכל LLC, או קובץ אחד עם קטגוריית מעקב (class) לכל נכס?

LLC שמגישה דוח משלה צריכה רישומים שעומדים בפני עצמם. ב-⁠LLC עם בעלים יחיד ש-⁠IRS מתעלם מהן, ערכת ספרים נפרדת לכל LLC היא הדרך הפשוטה יותר לשמור על כל עמודה נקייה; זה נוהג מקובל, לא כלל מס.

פרסום 583 קובע שבעלים של יותר מעסק אחד חייב לנהל ערכת ספרים ורישומים שלמה ונפרדת לכל עסק, ומקבל כל מערכת שמראה בבירור הכנסות והוצאות. נכס להשכרה אינו תמיד עסק לצורכי מס (IRS: הוראות Schedule E), אבל ההפרדה לפי נכס נדרשת בכל מקרה: Schedule E וטופס 8825 משתמשים שניהם בעמודה אחת לכל נכס.

המבחן הוא אם כל LLC יכולה להפיק דוח רווח והפסד, מאזן והתאמת בנק משלה בלי האחרות. גיליון אלקטרוני יכול להחזיק את אותה הפרדה אם כל שורה נושאת את שם ה-⁠LLC והנכס; ראו גיליון אלקטרוני או תוכנה לנכסים להשכרה. לגבי הספרים עצמם, ראו ספרים נפרדים לכל חברה ומפתח חשבונות לנכס להשכרה.

האם צריך חשבון בנק נפרד לכל LLC?

כללי המס דורשים רישומים שמראים בבירור הכנסות והוצאות, לא הגדרת חשבונות מסוימת. פרסום 583 ממליץ להחזיק כסף עסקי בחשבון עסקי נפרד מכסף פרטי, ולסמן כל הפקדה כהכנסה עסקית, כספים פרטיים או הלוואה.

הרישומים של LLC שהיא שותפות חייבים לתמוך בכל פריט בדוח שלה (IRS: הוראות לטופס 1065), וזה הכי קל כשהתקבולים והחשבוניות שלה מובילים ל-⁠LLC הזו בלבד. מה שמקלקל את הספרים הוא חשבון אחד ששילם חשבוניות של כמה LLC: כל תשלום כזה צריך בדרך כלל להימיין להלוואה, להזרמת הון או לחלוקה. הגנה מאחריות היא שאלה של דיני המדינה שעמוד זה לא מכסה. מתי כדאי חשבונות נפרדים, ואיך להפריד דמי שכירות מכסף פרטי, מכוסה בחשבון בנק נפרד לכל נכס להשכרה.

האם כל LLC להשכרה צריכה EIN משלה?

לא תמיד. לצורכי מס פדרליים, LLC עם בעלים יחיד ש-⁠IRS מתעלם ממנה צריכה EIN רק אם יש לה עובדים או שהיא חבה במסי בלו מסוימים. אחרת היא משתמשת במספר הביטוח הלאומי האמריקאי (SSN) או ב-⁠EIN של הבעלים לצורכי מס הכנסה (IRS: LLC עם בעלים יחיד). בנק או מדינה עשויים עדיין לדרוש אחד, ואז ה-⁠LLC יכולה להגיש בקשה. בטופס ⁦W-9⁩ של LLC ש-⁠IRS מתעלם ממנה, מציינים את המספר של הבעלים, לא של ה-⁠LLC.

LLC שמסווגת כשותפות מגישה טופס 1065 תחת EIN משלה, שמבקשים בטופס ⁦SS-4⁩ כשמסומנת האפשרות Partnership (IRS: הוראות לטופס ⁦SS-4⁩). LLC ש-⁠IRS מתעלם ממנה וכבר יש לה EIN משלה שומרת עליו כשהיא מקבלת בעלים והופכת לשותפות; אם מעולם לא היה לה, היא חייבת להשיג אחד (⁦26 CFR 301.6109-1(h)⁩). החלפת בעלים שלא מסיימת את השותפות אינה מצריכה EIN חדש (IRS: מתי מקבלים EIN חדש).

איך מפרידים דמי שכירות, משכנתה, תיקונים ופחת של כל נכס?

רשמו כל עסקה מול הנכס האחד שהיא שייכת לו, כדי שכל עמודה ב-⁠Schedule E או בטופס 8825 תתמלא מהסכומים שלה (IRS: הוראות Schedule E).

שורה 12 מיועדת לריבית שמשולמת לבנק או למוסד פיננסי אחר; משתמשים בשורה 13 כשהמקבל אינו כזה או כשלא הגיע טופס 1098 (IRS: הוראות Schedule E). מלווה אינו חייב להגיש טופס 1098 על ריבית שהתקבלה מחברה (IRS: הוראות לטופס 1098), ולכן הלוואה של LLC עשויה להגיע בלי טופס. ריבית נקבעת לפי השימוש שנעשה בכסף שנלווה, לא לפי הנכס שמבטיח את ההלוואה (⁦26 CFR 1.163-8T⁩).

חשבונית שמכסה כמה נכסים, כמו פוליסת ביטוח אחת, מתחלקת בדרך כלל ביניהם על בסיס סביר, והחלוקה נשמרת עם החשבונית.

אם ההלוואה על שמכם בזמן ש-⁠LLC מחזיקה את הנכס, שמרו את מסמכי ההלוואה ודפי החשבון של המלווה עם אותו נכס, ורשמו מי שילם בפועל. תשלום מהכסף שלכם הוא כסף שהזרמתם ל-⁠LLC או הלוויתם לה; תשלום מחשבון ה-⁠LLC אינו הזרמת הון רק מפני שההלוואה נושאת את שמכם. ב-⁠LLC עם בעלים נוספים, מי יכול לנכות את הריבית היא שאלה למכין דוחות.

איך הספרים מציגים LLC ששילמה חשבונית של LLC אחרת, או כשאני משלם אישית?

רשמו את החשבונית ב-⁠LLC שבבעלותה הנכס, ורשמו את מי ששילם אותה ככסף שעובר בין שתי ערכות ספרים: הלוואה, או הזרמת הון וחלוקה.

• LLC אחת משלמת חשבונית של LLC אחרת. ה-⁠LLC שבבעלותה הנכס רושמת את ההוצאה ואת החוב למשלם. המשלם רושם כסף שחייבים לו. אם אותו בעלים מחזיק בשתי ה-⁠LLC ואין כוונה להחזר, הספרים מציגים חלוקה מהמשלם והזרמת הון ל-⁠LLC השנייה.
• אתם משלמים חשבונית של LLC אישית. הספרים של ה-⁠LLC מציגים כסף שהזרמתם, או הלוואה מכם. עלות של LLC עם בעלים יחיד מנוכה פעם אחת, בעמודה של אותו נכס. ב-⁠LLC שהיא שותפות, אם בעלים יכול לנכות עלות ששילם אישית עבור ה-⁠LLC תלוי בהסכם השותפות ובשאלה אם ההשכרה היא עסק (IRS: הוראות Schedule E); רשמו אותה ככסף שהבעלים הזרים או הלווה, ושאלו מכין דוחות לפני שמנכים אותה בדוח של הבעלים.
• LLC משלמת חשבונית אישית שלכם. רשמו אותה ככסף שנלקח, לא כהוצאת השכרה (IRS: פרסום 583).

כשבעלים אחד מחזיק בשתי ה-⁠LLC ואף אחת לא בחרה במס חברות, שתיהן מדווחות בדוח של הבעלים, ולכן תיקון עדיין נופל בעמודה של הנכס שתוקן ב-⁠Schedule E. כשלשתי ה-⁠LLC יש בעלים שונים, התשלום מעביר כסף בין הבעלים האלה. תעדו אותו כהלוואה בכתב; אם אין כוונה להחזר, הטיפול במס הוא שאלה למכין דוחות. המכניקה מופיעה בספרים נפרדים לכל חברה, חשבונות הון של LLC וחשבונות הון של שותפים.

אילו אגרות ודוחות של המדינה חוזרים בכל LLC?

מדינה שגובה אגרה מ-⁠LLC או דורשת דוח שנתי עושה זאת לכל LLC, לא לבעלים שלה. קליפורניה, למשל, גובה מכל LLC שהתאגדה שם או עושה בה עסקים מס שנתי של ⁦$800⁩, גם כשה-⁠LLC לא מנהלת עסקים, עד שהיא מבוטלת. שלוש LLC פירושן שלושה חיובים (רשות המסים של קליפורניה (FTB)).

מדינה עשויה גם לבקש דוח שנתי או דוח משלה מ-⁠LLC ש-⁠IRS מתעלם ממנה, בהתאם למקום ההתאגדות ולמקום שבו היא עושה עסקים. ראו אגרות ודוחות שנתיים של LLC לפי מדינה ומס מינימום ואגרת LLC בקליפורניה.

מה כל LLC נותנת למכין הדוחות שלי בסוף השנה?

תיקייה אחת לכל LLC, עם הפריטים האלה:

• הסכם התפעול וכל תיקון שלו, שמראים מי הבעלים של מה ומתי בעלים הצטרפו או עזבו.
• מכתב ה-⁠EIN, וכל טופס 8832 או 2553 עם מה ש-⁠IRS החזיר.
• דפי חשבון של סוף השנה לכל חשבון בנק והלוואה, עם טופס 1098 אם המלווה הנפיק.
• רישומי דמי שכירות לפי נכס, וכל דוח של מנהל נכסים.
• חשבונות מס רכוש, חשבונות ביטוח וחשבוניות תיקונים שמסומנות תיקון או שיפור.
• דפי סגירה לכל רכישה, מכירה או מימון מחדש בשנה, ולוח הפחת מהדוח האחרון.
• רשימה מתוארכת של כל העברה בין LLC או עם בעלים, עם הסכום והסיבה.
• הדוח האחרון: Schedule E של הבעלים, או טופס 1065 של ה-⁠LLC עם ⁦K-1⁩ וחשבונות הון.
• הודעות על הדוח השנתי והאגרה של המדינה.

מה אם הספרים מסובכים או שטופס 1065 מעולם לא הוגש?

מתחילים בהחלטה אילו LLC הן נישומים נפרדים, ואז בונים מחדש את הספרים של כל LLC מדפי החשבון שלה. הספרים שנבנו מחדש מראים אילו דוחות חסרים.

1. לכל LLC, רשמו את הבעלים שלה לפי תאריך מתוך הסכם התפעול, התיקונים וכל ⁦K-1⁩, וציינו כל טופס 8832 או 2553. אלה קובעים את הסיווג לכל שנה, ולכן אילו LLC היו צריכות להגיש טופס 1065.
2. אספו כל דף חשבון של בנק והלוואה ושייכו כל עסקה ל-⁠LLC שהנכס או ההלוואה שלה שייכים לה.
3. מיינו מחדש כסף שעבר בין LLC, או בין LLC לבעלים, להלוואות, הזרמות הון וחלוקות.
4. התאימו כל חשבון לדפי החשבון שלו לפני שמכינים דוח.

טופס 1065 שהיה נדרש ולא הוגש מעולם עלול לשאת את הקנס החודשי לכל בעלים שלמעלה, בסכום שנקבע לשנה שבה הדוח היה אמור להיות מוגש. IRS יכול לוותר עליו בגלל סיבה סבירה, ושותפות קטנה של לכל היותר 10 שותפים עשויה להיות זכאית לוויתור לפי Revenue Procedure 84-35 (IRS: הודעה ⁦CP162C⁩). חלק מההקלות המינהליות תלויות בהגשה במועד של אותו דוח במשך שלוש השנים הקודמות (IRS: הקלה בקנסות מינהליים). אם בעלים שני הצטרף ואופן ההגשה לא השתנה, ייתכן שהדיווח ב-⁠Schedule E בשנים מאז שגוי. בעלים שני שהצטרף או עזב בשנה מסוימת, טופס 8832 או 2553 שאי אפשר למצוא, או מספרים שאינם מתאימים הם המקרים שבהם בדיקה של מכין דוחות יכולה לשנות אילו דוחות נדרשים. ראו הקלה בקנס על דוח שותפות באיחור, קנסות על הגשה באיחור, תיקון ערבוב בין כסף עסקי לפרטי והשלמת ספרים של נכס להשכרה.

דוגמה

דולרים אמריקאיים להמחשה, מספרים עגולים.

שלוש LLC עם בעלים יחיד, נכס אחד לכל אחת

בעלים מחזיק בשלוש LLC, לכל אחת נכס אחד להשכרה לטווח ארוך ו-⁠⁦$24,000⁩ דמי שכירות בשנה. אף אחת לא בחרה במס חברות, ולכן אף LLC לא מגישה דוח מס הכנסה פדרלי. ב-⁠Schedule E של הבעלים יש שלוש עמודות, A, B ו-⁠C, וכל אחת מציגה ⁦$24,000⁩ דמי שכירות. הבעלים מנהל שלוש ערכות רישומים כדי שריבית המשכנתה והפחת של כל נכס יישארו בעמודה שלו. בנק, מלווה או מדינה עשויים עדיין לבקש EIN או דוח שנתי לכל אחת משלוש ה-⁠LLC.

שני אחים, נכס אחד, ⁦60/40⁩

שני אחים מחזיקים נכס אחד להשכרה לטווח ארוך ב-⁠LLC בלי בחירה במס חברות וחולקים רווח ⁦60/40⁩. דמי השכירות הם ⁦$30,000⁩ וההוצאות ⁦$12,000⁩, ולכן ההכנסה נטו משכירות היא ⁦$18,000⁩. ה-⁠LLC, בשנה קלנדרית, מגישה טופס 1065 עם טופס 8825 ושני ⁦K-1⁩ עד 15 במרץ. תיבה 2 מציגה ⁦$10,800⁩ לאח אחד ו-⁠⁦$7,200⁩ לאחר, וכל אחד מדווח על הסכום הזה ב-⁠Schedule E, חלק II, בדוח אישי.

LLC אחת משלמת תיקון גג של אחרת

LLC A משלמת תיקון גג של ⁦$3,000⁩ בנכס של LLC B מהחשבון של A. B רושמת את תיקון ה-⁠⁦$3,000⁩ וחבה ל-⁠A סך ⁦$3,000⁩; A רושמת ⁦$3,000⁩ שחייבים לה. אם אותו בעלים מחזיק בשתי ה-⁠LLC ואף אחת לא בחרה במס חברות, התיקון עדיין נופל בעמודה של B ב-⁠Schedule E. אם A לא מקבלת החזר לעולם, הספרים מציגים ⁦$3,000⁩ שחולקו מ-⁠A לבעלים ו-⁠⁦$3,000⁩ שהבעלים הזרים ל-⁠B. רישום התיקון ב-⁠A היה מציב אותו בעמודה הלא נכונה.

המצב שלכם שונה?

• הספרים או החשבונות של ה-⁠LLC שלכם כבר מעורבבים, או שחשבון אחד שילם חשבוניות של כמה LLC: צריך בדרך כלל למיין העברות קודמות להלוואות, הזרמות הון וחלוקות לפני שמכינים דוחות. פנו לעזרה בהנהלת חשבונות וראו תיקון ערבוב בין כסף עסקי לפרטי.
• ל-⁠LLC יש בעלים שני וטופס 1065 מעולם לא הוגש: ייתכן שצריך לבנות מחדש את חשבונות ההון. פנו לעזרה בהנהלת חשבונות וראו בנייה מחדש של חשבונות הון בשותפות.
• מכין דוחות נותן הצעת מחיר לדוח לכל LLC ואתם לא יכולים לדעת אילו נדרשים: תאריכי הבעלות והבחירות קובעים, LLC אחר LLC. ראו אילו דוחות העסק שלכם מגיש, ופנו לעזרה בהנהלת חשבונות כדי להפריד את הספרים לפני סוף השנה.
• אתם ובן או בת הזוג שלכם הבעלים של ה-⁠LLC: ראו LLC של בני זוג ושל משפחה.
• אתם חולקים נכס להשכרה עם אחרים ועדיין אין לכם LLC: ראו נכס להשכרה בבעלות משותפת: Schedule E או דוח שותפות.
• ספרים של שנים של השכרה מפגרים: ראו השלמת ספרים של נכס להשכרה.
• LLC בחרה במעמד חברת S: ראו ספרים אחרי בחירה במעמד חברת S.
• בעלים גר מחוץ לארה״ב: ראו משכירים שהם תושבי חוץ.