פקודת יומן לשכר: שכר ברוטו, ניכוי במקור ומס מעסיק

איך רושמים פקודת יומן לשכר להרצת שכר אחת?

פקודת יומן לשכר להרצת שכר אחת מחייבת שתי הוצאות: שכר ברוטו ומסי שכר של המעסיק. היא מזכה את הבנק בשכר נטו, ואת חשבון ההתחייבות של כל מס שנוכה או שהמעסיק חב בו. החובה שווה לזכות. רושמים אותה מרישום השכר (payroll register), הדוח של הספק על שכר הברוטו, הניכויים והשכר נטו של כל עובד בהרצה, לא מחיוב הבנק.

חשבון מעבר לשכר הוא חשבון זמני: שכר נטו נכנס אליו כשרושמים את ההרצה ויוצא ממנו כשהכסף יוצא מהבנק, ולכן הוא מסתיים באפס.

שכר ברוטו הוא כל מה שהעובד הרוויח, ולכן המס שנוכה משכרו אינו עלות נוספת לעסק. רק מסי המעסיק עצמו הם עלות. IRS מכנה את מס ההכנסה שנוכה ואת הביטוח הלאומי והמדיקר של העובד “מסי נאמנות” (trust fund taxes) כי המעסיק מחזיק אותם עבור משרד האוצר (פרסום 15). לכן הם יושבים בחשבונות התחייבות ולעולם לא בהוצאה. אם הם לא מועברים, IRS יכול להטיל על כל אדם אחראי שאינו מעביר אותם בכוונה, כמו נושא משרה או שותף, קנס של ⁦100%⁩ מהסכום שלא שולם לפי סעיף 6672 (פרסום 15, סעיף 11). ל-⁠IRS יש בדרך כלל 3 שנים מ-⁠15 באפריל של השנה שאחרי תשלום השכר, או ממועד ההגשה אם הוא מאוחר יותר, כדי לקבוע אותו, ואין הגבלה בזמן כל עוד דוח לא הוגש (סעיף 6501; המדריך הפנימי של IRS מיישם זאת ב-IRM 5.7.3). ראו קנס שחזור מסי נאמנות.

הפקודה אינה פשוטה כאשר:

• הדוח של הספק, הבנק והספרים שלכם מראים כל אחד סכום אחר לאותה הרצה.
• טופס 941 של רבעון אינו מתאים לסכומי ⁦W-2⁩ או לספרים, הדוח של הספק מציג הפקדה שאינה מופיעה בחשבון IRS שלכם, או ש-⁠IRS שלח הודעה.
• חודשים קודמים של שכר מעולם לא נרשמו, או נרשמו כהוצאה אחת.
• לעובדים יש עבודה ביותר ממדינה אחת, כי כל מדינה מוסיפה חשבונות משלה.
• ניכויים לפני מס, הטבות חייבות במס או ביטוח בריאות של בעלים בחברת S גורמים לכך ששכר הברוטו ברישום השכר שונה מהשכר בטופס 941.
• אתם בעלים. בעלים של חברה שעובד בעסק הוא עובד, ולכן התשלום עובר בפקודה הזאת, וחלוקות לעולם לא עוברות בה. פרסום 15 מונה תשלומים לשותפים כפטורים מניכוי במקור ומס שכר, ומי שעצמאי בדרך כלל אינו עובד, ולכן המשיכה של בעל עסק יחידני או של שותף אינה עוברת במערכת השכר (פרסום 15).

אם אחד משלושת הראשונים חל, רישום נכון של ההרצה הבאה לא יסדר את התקופות שכבר עברו. כל אחת צריכה להיבדק מרישום השכר ועד חשבון IRS שלכם וההגשות. הסעיף האחרון אומר לאן ללכת הלאה.

אספו לפני הרישום: את רישום השכר של ההרצה, את דוח ההתחייבות למס של הספק, את שורות הבנק ואת טפסי 941 ו-⁠940 שהוגשו עד כה.

אילו מסי שכר יורדים מהשכר, ואילו המעסיק חב בהם בנוסף?

מס הכנסה, ביטוח לאומי ומדיקר יורדים משכר העובד, והמעסיק משלים את השניים האחרונים. מס אבטלה פדרלי הוא של המעסיק בלבד, וכל מדינה קובעת מס אבטלה משלה.

השיעורים והתקרה מופיעים בפרסום 15 ובנושא 751. ביטוח לאומי נעצר לעובד ברגע ששכרו מגיע לתקרה, אבל מדיקר נמשך כל השנה. זיכוי FUTA קטן יותר אם מס האבטלה המדינתי שולם באיחור או אם המדינה היא מדינה עם הפחתת זיכוי (credit reduction state), ואין זיכוי על שכר שמדינה משמיטה ממס האבטלה שלה, כמו שכר נושאי משרה בחברה בחלק מהמדינות (הוראות טופס 940).

לשכר משפחתי יש פחות שורות. בעל עסק יחידני, או שותפות שכל שותפיה הם הוריו של הילד, אינם חבים במס ביטוח לאומי או מדיקר על שכר של ילד מתחת לגיל 18 ולא ב-⁠FUTA על שכר של ילד מתחת לגיל 21. בעל עסק יחידני אינו חב ב-⁠FUTA על שכר של בן או בת זוג. ניכוי מס הכנסה במקור עדיין חל, וחברה או כל שותפות אחרת אינה זוכה באף אחת מההקלות האלה (פרסום 15, סעיף 3; העסקת הילדים שלכם).

בפרסום 15, “מס הכנסה” פירושו מס הכנסה פדרלי בלבד, והוא מפנה מעסיקים למחלקת המסים של המדינה או של הרשות המקומית שלהם לכללים מדינתיים. ניכוי במקור מדינתי, מס אבטלה מדינתי וכל מס מקומי מקבלים כל אחד חשבון התחייבות משלו, בשם שדוח המסים של הספק נותן לו. בחלק מהמדינות נוכה מהשכר גם תשלום נכות או חופשה בתשלום (קליפורניה, ניו יורק), ומעטות מנכות חלק ממס האבטלה (משרד העבודה). כל מה שנוכה מהשכר הוא התחייבות, לא הוצאת מעסיק. הפקודה משתנה לפי מדינה.

שיטת מזומן או צבירה: באיזה תאריך נרשמים השכר ומסי השכר?

לפקודה אותן שורות בספרים בשיטת מזומן ובשיטת צבירה. רק התאריך שונה. ספרים בשיטת מזומן רושמים את כל ההרצה, שכר ומס מעסיק, במועד תשלום השכר. ספרים בשיטת צבירה רושמים שכר בתקופה שבה בוצעה העבודה (פרסום 538).

העמודות האלה הן הספרים. הדוח יכול להיות שונה: דוח בשיטת מזומן מנכה הוצאות בשנה ששולמו, דוח בשיטת צבירה מנכה בדרך כלל מסי תעסוקה כשהם משולמים (חריג הפריט החוזר יכול להקדים זאת, כפי ששכר צבור בסוף השנה מסביר), ושכר שחייבים לצד קשור בשיטת מזומן, כמו בעלים, מותר בניכוי רק כשהוא משולם (פרסום 538). מכין הדוחות שלכם מיישר את ההבדל הזה בסוף השנה.

מס שנוכה הוא התחייבות גם בספרים בשיטת מזומן. שעון ההפקדה מתחיל במועד התשלום, וטופס 941 מדווח על התחייבות לפי תאריך תשלום השכר, לא לפי תאריך הצבירה או ההפקדה (הוראות טופס 941; פרסום 15). שכר בטופס ⁦W-2⁩ עוקב אחרי השנה הקלנדרית שבה הוא משולם (הוראות ⁦W-2⁩).

תקופת תשלום בתוך חודש אחד אינה דורשת צבירה. לתקופה שחוצה סוף חודש או סוף שנה, ראו שכר שהורווח בדצמבר ושולם בינואר.

ספק השכר שלי מושך סכום אחד מהבנק. איך מפצלים אותו?

פצלו את החיוב לשכר נטו, הפרשת מסים ועמלת הספק, לפי הסיכום של הספק להרצה, והתאימו אותו לרישום השכר. רישום כל החיוב כהוצאת שכר אחת מנפח את השכר, מסתיר את מס המעסיק ואת העמלה, ולא משאיר התחייבות שאפשר להשוות להפקדות.

אם הספק שולח לספרים שלכם פקודה משלו, פתחו אותה והשוו כל שורה לטבלה בראש העמוד. חפשו מס שנרשם כהוצאה, עמלה בתוך השכר, וזיכוי בנק אחד לכל הסכום.

1. קבלו את הסיכום של ההרצה. הוא מראה שכר ברוטו, כל מס, שכר נטו ואת העמלה אם הספק מחייב אותה עם ההרצה.
2. רשמו את הפקודה לפי הטבלה בראש העמוד, וזכו חשבון מעבר לשכר בשכר נטו.
3. פצלו את שורת הבנק. שכר נטו מנקה את חשבון המעבר לשכר. כל סכום מס מחייב את חשבון ההתחייבות שלו. העמלה עוברת לחשבון הוצאות עמלות שכר, לא לשכר או למס שכר.
4. בדקו את הפיצול. החלקים חייבים להסתכם בסכום הבנק עד הסנט, וחשבון המעבר לשכר צריך להיות אפס אחרי כל הרצה.
5. אשרו את ההפקדות בחשבון IRS שלכם. חיוב הבנק מראה כסף שיצא, לא מס שהגיע ל-⁠IRS. מעסיק נשאר בדרך כלל אחראי להפקדות גם כשספק מבצע אותן, ו-⁠IRS ממליץ להפעיל את ה-⁠Inquiry PIN שהמעסיק מקבל כשספק רושם אותו ב-⁠EFTPS, מערכת ההפקדות הפדרלית, כדי לעקוב אחרי החשבון (פרסום 15, סעיף 16).

אם חשבון IRS אינו מראה את מה שהדוח של הספק אומר, ראו ספק שלא שילם את המסים.

איך רושמים את הפקדות המס ואת התשלומים עם טופס 941 וטופס 940?

הפקדה מנקה התחייבויות ואינה הוצאה נוספת. חייבו כל חשבון התחייבות בסכום שהופקד וזכו את הבנק. אותה פקודה רושמת יתרה ששולמה עם טופס 941 או טופס 940. אם הספק שלכם לוקח את המס מהבנק עם כל הרצה ומפקיד בשבילכם, הפיצול שלמעלה כבר ניקה את ההתחייבויות בספרים, ולכן אל תרשמו את ההפקדה שוב כשהספק מעביר. אתם נשארים אחראים עד שההפקדה מגיעה ל-⁠IRS, ולכן אשרו אותה בחשבון IRS שלכם (פרסום 15, סעיף 16).

מעסיקים מעל גבול הבדיקה לאחור מפקידים פעמיים בשבוע (semiweekly), וכל מעסיק חייב להפקיד עד יום העסקים הבא כשהתחייבות מגיעה ל-⁠⁦$100,000⁩. מפקיד חודשי שמגיע לכך הופך למפקיד פעמיים בשבוע מהיום שלמחרת, לשארית אותה שנה ולשנה שאחריה (פרסום 15, סעיף 11). הפקודה זהה. הלוחות והתשלום של יתרה קטנה עם טופס 941 מופיעים בהרצת שכר בעצמכם.

הפקדות פדרליות חייבות להתבצע באופן אלקטרוני (פרסום 15, סעיף 11). מועדי הפירעון שלמעלה מופיעים בפרסום 15 ובהוראות טופס 941 וטופס 940. רשמו כל הפקדה עם התאריך, הסכום ומספר האישור. קנסות וריבית על הפקדה מאוחרת עוברים לחשבון נפרד, כך שהוצאת מס השכר עדיין תתאים לדוחות. להפקדות שהוחמצו, ראו פיגור במסי שכר.

מה כל חשבון התחייבות בשכר צריך להראות אחרי הפקדה?

מיד אחרי הפקדה, חשבון התחייבות צריך להכיל רק את המס על מועדי תשלום שההפקדה לא כיסתה. יתרת סוף החודש של מפקיד חודשי היא המס של אותו חודש, והיא יורדת לאפס כשההפקדה יוצאת.

אם הספק שלכם לוקח את המס בכל הרצה, הפיצול שלמעלה מנקה את ההתחייבויות מיד, ולכן צפו ליתרות קרובות לאפס אחרי כל הרצה. הבדיקה היא אז חשבון IRS שלכם, לא יתרת הספרים. FUTA היא החריג ליתרת אפס: סכום קטן יכול לעבור מרבעון לרבעון עד שהוא עובר את הסף (פרסום 15, סעיף 14). יתרה שלילית יכולה להעיד שהופקד יותר ממה שנרשם, שהרצה הושמטה, או שהפקדה נרשמה בחשבון הלא נכון. ליתרות שלא מתנקות, ראו התחייבויות שכר שלא מתנקות.

איך מתאימים את הספרים לרישום השכר, לטופס 941 ולסכומי ⁦W-2⁩?

בכל רבעון סכומי השכר בספרים צריכים להיות שווים לרישום השכר ולטופס 941. בכל שנה ארבעת טפסי 941 צריכים להתאים לסכומי טופס ⁦W-3⁩. IRS מתאים ביניהם ועשוי לפנות למעסיק כשיש הבדל (הוראות טופס 941). מעסיק ש-⁠IRS הורה לו בכתב להגיש טופס 944 מתאים לדוח השנתי הזה במקום, לפי מספרי השורות שלו.

סך FUTA השנתי צריך להתאים לטופס 940: שורה 12 היא המס אחרי התאמות ושורה 13 הסכום שהופקד (הוראות טופס 940).

בסוף השנה, השוו את ארבעת טפסי 941 לטופס ⁦W-3⁩, שמוגש עם טפסי ⁦W-2⁩ עד 1 בפברואר 2027. מס הכנסה שנוכה צריך להתאים לתיבה 2 ב-⁠⁦W-3⁩, למעט מס הכנסה שצד שלישי ששילם דמי מחלה ניכה, שנמצא בטפסי ⁦W-2⁩ אך לא בשורה 3 של טופס 941. שורות השכר צריכות להתאים לתיבות 3 ו-⁠5. מס הביטוח הלאומי והמדיקר בארבעת טפסי 941 צריך להיות בערך פי שניים מתיבות 4 ו-⁠6 ב-⁠⁦W-3⁩, כי טופס 941 כולל את חלק המעסיק. שמרו את ההתאמה, כי IRS או מינהל הביטוח הלאומי האמריקאי (SSA) עשויים לפנות אליכם בגלל הבדל (הוראות ⁦W-2⁩).

פער שהטבלה אינה מסבירה עשוי להיות הבדל תקף, טעות בהנהלת חשבונות (הרצה שנרשמה פעמיים, שכר ברבעון הלא נכון) או טעות בהגשה (הפקדה שזוכתה לרבעון הלא נכון). בררו איזה מהם לפני שמשנים משהו (הוראות ⁦W-2⁩). זה קובע אם מתקנים רישומים, מגישים דוח מתוקן (טופס ⁦941-X⁩), או שניהם (הוראות טופס 941). התאמות לשנה קודמת נשארות מחוץ לטפסי ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦W-3⁩ של השנה הנוכחית. אל תכסו את הפער בסכום מתאם כדי שהספרים יתאימו.

אילו רישומי שכר צריך לשמור, ולכמה זמן?

שמרו את כל רישומי מסי התעסוקה לפחות ארבע שנים. פרסום 15 מונה אותם, כולל הסכומים והתאריכים של כל תשלומי השכר, פרטי הזיהוי של כל עובד וטופס ⁦W-4⁩, התאריכים, הסכומים ומספרי האישור של הפקדות מס, והעתקים של הדוחות שהוגשו.

פרסום 583 סופר את התקופה ממועד פירעון המס או מועד התשלום, המאוחר מביניהם. עמוד שמירת הרישומים של IRS סופר אותה ממועד הגשת הדוח של הרבעון הרביעי. הספירה המאוחרת מבין השתיים בטוחה יותר. רישומים שמאחורי זיכויים מסוימים וכללים מדינתיים עשויים לדרוש יותר זמן; ראו שמירת רישומי שכר.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

עובד אחד, הרצת שכר חודשית אחת

עובד מרוויח ⁦$10,000⁩ ברוטו לחודש. מס הכנסה פדרלי שנוכה הוא ⁦$1,000⁩. ביטוח לאומי (⁦6.2%⁩) ומדיקר (⁦1.45%⁩) שנוכו הם ⁦$620⁩ ו-⁦$145⁩, ולכן השכר נטו הוא ⁦$8,235⁩. המעסיק חב באותו סכום משלים של ⁦$765⁩.

עלות השכר הכוללת היא ⁦$10,765⁩ לפני מסי אבטלה. שלוש ההתחייבויות מסתכמות ב-⁦$2,530⁩. מפקיד חודשי מפקיד את הסכום הזה עד ה-⁠15 בחודש הבא, מחייב את שלוש ההתחייבויות ומזכה את הבנק. מס אבטלה מוסיף חיוב להוצאת מס שכר וזכות לחשבון התחייבות משלו. עם הזיכוי המלא של המדינה, FUTA הוא ⁦0.6%⁩ מ-⁠⁦$7,000⁩ הראשונים, כלומר ⁦$42⁩ לעובד לשנה.

הספק מושך סכום אחד

ספק מושך ⁦$19,500⁩ בשורה אחת. הסיכום שלו מראה שכר ברוטו ⁦$18,000⁩, מס הכנסה שנוכה ⁦$2,400⁩, ביטוח לאומי של עובד ⁦$1,116⁩ ומדיקר ⁦$261⁩, אותו חלק משלים של המעסיק, ועמלה של ⁦$123⁩. שכר נטו הוא ⁦$14,223⁩. מס אבטלה אינו בחיוב הזה.

פקודת רישום השכר מחייבת שכר ⁦$18,000⁩ והוצאת מס שכר ⁦$1,377⁩. היא מזכה חשבון מעבר לשכר ⁦$14,223⁩, מס הכנסה שנוכה ⁦$2,400⁩, ביטוח לאומי לתשלום ⁦$2,232⁩ ומדיקר לתשלום ⁦$522⁩. שורת הבנק מתפצלת אז כך:

אם נרשם במקום זה כהוצאת שכר אחת, הספרים מראים שכר של ⁦$19,500⁩ מול ⁦$18,000⁩ ברישום השכר, בלי הוצאת מס שכר, בלי שורת עמלה ובלי התחייבות להשוואה להפקדות.

חברת S בשיטת מזומן משלמת לבעלים

חברת S בספרים בשיטת מזומן משלמת לבעלים שלה ⁦$60,000⁩ בשנה דרך מערכת השכר, ⁦$5,000⁩ בחודש, ביום האחרון. מס הכנסה שנוכה הוא ⁦$500⁩ בחודש. בכל חודש הניכוי של הבעלים לביטוח לאומי ולמדיקר הוא ⁦$382.50⁩, והחברה חבה באותו סכום.

בכל חודש הספרים מראים שכר ⁦$5,000⁩ והוצאת מס שכר ⁦$382.50⁩ בחודש התשלום. מס אבטלה לא נכלל. FUTA על ⁦$7,000⁩ הראשונים של שכר הבעלים הוא ⁦$42⁩ עם הזיכוי המלא של המדינה, או ⁦$420⁩ ב-⁠⁦6.0%⁩ אם המדינה משמיטה שכר נושאי משרה ממס האבטלה שלה (הוראות טופס 940). הוא אינו בטופס 941. הפקודה החודשית מזכה את הבנק ב-⁦$4,117.50⁩ שכר נטו, מס הכנסה שנוכה ⁦$500⁩, ביטוח לאומי לתשלום ⁦$620⁩ ומדיקר לתשלום ⁦$145⁩: ⁦$1,265⁩ של התחייבות בחודש.

לרבעון, השכר הוא ⁦$15,000⁩ וההתחייבויות שנזקפו הן ⁦$3,795⁩. טופס 941 מראה אותו דבר: שורה 3 ⁦$1,500⁩, מס בשורה 5a ⁦$1,860⁩, מס בשורה 5c ⁦$435⁩, שורה 5e ⁦$2,295⁩, ושורה 12 ⁦$3,795⁩. כמפקידה חודשית, החברה מפקידה ⁦$1,265⁩ עד ה-⁠15 בכל חודש שאחרי. ב-⁠31 במרץ שלוש ההתחייבויות עדיין מחזיקות את ⁦$1,265⁩ של מרץ, וההפקדה של אפריל מנקה אותן. חלוקות הבעלים אף פעם לא עוברות בפקודה הזאת.

המצב שלכם שונה?

• הדוחות של הספק, הבנק והספרים שלכם מראים כל אחד מספר אחר, או שטופס 941 של רבעון אינו מתאים לסכומי ⁦W-2⁩: הסיבה היא או הספרים או הגשה, ומי מהם קובע אם מתקנים רישומים, מגישים דוח מתוקן או שניהם. עקבו אחרי כל רבעון מרישום השכר ומדוחות המס של הספק עד חשבון IRS שלכם וההגשות, או קבלו עזרה בהנהלת חשבונות לכך.
• הספק החמיץ הפקדה או ש-⁠IRS שלח הודעה: ראו ספק שלא שילם את המסים ופיגור במסי שכר. הספרים צריכים את אותו תיקון. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות כשגם ההגשות וגם הספרים צריכים להשתנות.
• חודשים של שכר מעולם לא נרשמו, או נרשמו כהוצאה אחת: צריך לבנות את הספרים מחדש מדוחות הספק ולבדוק אותם מול חשבון IRS שלכם, וייתכן שצריך לתקן הגשות. ראו השלמת ספרים באיחור, או לחברת S השלמת ספרים בחברת S. או קבלו עזרה בהנהלת חשבונות לבנייתם מחדש.
• הרצת שכר הייתה שגויה: ראו תיקון טעות בשכר.
• שכר הורווח בדצמבר ושולם בינואר: ראו שכר צבור בסוף השנה.
• יתרת התחייבות שכר לא מתנקה: ראו התחייבויות שכר שלא מתנקות.
• אתם מחליפים ספק שכר באמצע השנה: ראו החלפת ספקי שכר.
• אתם מעסיקים עובד ראשון, או שהחברה שלכם מכניסה אתכם למערכת השכר: ראו הקמת מערכת שכר.
• אתם בעלים של חברת S ומשלמים לעצמכם: ראו שכר בעלים בחברת S לגבי הסכום, והנהלת חשבונות לחברת S לגבי החשבונות.
• יש לכם עובדים ביותר ממדינה אחת: ראו עובדים במדינה אחרת. כל מס מדינתי דורש חשבון התחייבות משלו, והספרים וההגשות מתרבים.
• אתם צריכים את אותן פקודות לעסק קנדי: ראו פקודת היומן לשכר בקנדה.