रसीदों के स्कैन और IRS: क्या काग़ज़ की रसीदें फाड़ सकते हैं?

क्या मैं रसीदों की डिजिटल प्रतियाँ रखकर काग़ज़ फाड़ सकता हूँ?

स्कैन या फ़ोटो काग़ज़ की रसीद की जगह ले सकता है, पर तभी जब पहले तीन बातें सही हों: आपका सेटअप हर रसीद को खोज सके, दिखा सके और साफ़ छाप सके (IRS इसे इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज सिस्टम कहता है); आपने उसे जाँच लिया हो; और आपके पास ऐसी प्रक्रियाएँ हों जो उसे चालू रखें। इनमें से कुछ भी कम हो तो काग़ज़ रखें। मानक Publication 583 में है और विस्तार से Revenue Procedure 97-22 में, जिसकी ओर Publication 583 और IRS का स्वचालित रिकॉर्ड पृष्ठ अब भी इशारा करते हैं।

यह नियम 1997 का है और "इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज सिस्टम" की बात करता है, फ़ोन या ऐप की नहीं। इस पृष्ठ पर बताया गया IRS का मार्गदर्शन फ़ोन के फ़ोटो या रसीद वाले ऐप का नाम लेकर ज़िक्र नहीं करता। कोई ख़ास ऐप पात्र है या नहीं, यह उसके तथ्यों पर निर्भर करता है: वह कैसे इंडेक्स करता है, क्या हर इमेज खोजी और छापी जा सकती है, पहुँच किसके हाथ में है, और वह फ़ाइलें कितने समय तक रखता है।

अगर काग़ज़ चला गया है और सिस्टम कमज़ोर है, तो IRS Notice of Inadequate Records (अपर्याप्त रिकॉर्ड का नोटिस) जारी कर सकता है और लागू जुर्माने लगा सकता है, जिनमें सटीकता से जुड़ा जुर्माना भी शामिल है। अगर मूल रिकॉर्ड रखे गए हैं तो जुर्माने लागू नहीं भी हो सकते (Revenue Procedure 97-22, sections 6.02 और 9)।

मामला आसान नहीं होता जब सालों का काग़ज़ फेंकने वाला हो या फेंका जा चुका हो, जब इमेज सिर्फ़ ऐसे ऐप में हों जिसकी सदस्यता खत्म हो सकती है, या जब IRS पहले ही रिकॉर्ड माँग चुका हो।

पहले ये इकट्ठा करें: कुछ नमूना स्कैन (एक फीका भी रखें), ऐप की शर्तें, आपकी रिकॉर्ड रखने की समय-सारणी, आपके बैकअप कहाँ हैं, साल के अनुसार उन चीज़ों की सूची जो पहले ही फाड़ी जा चुकी हैं, और ऐप का लॉगिन किसके पास है।

काग़ज़ फाड़ने से पहले मेरा स्कैनिंग सेटअप क्या-क्या करे?

Revenue Procedure 97-22, section 4 माँगता है कि सेटअप हर रसीद की पूरी और सटीक प्रति बनाए, फिर उसे इंडेक्स करे, सहेजे, सुरक्षित रखे, खोज निकाले और पढ़ने लायक रूप में दोबारा दिखाए।

नियंत्रण उचित होने चाहिए, और इंडेक्स लगभग उतना ही अच्छा चलना चाहिए जितना एक ठीक-ठाक काग़ज़ की फ़ाइलिंग प्रणाली (sections 4.01 और 4.02)। सेवा देने वाली कंपनी इस्तेमाल करने से ज़िम्मेदारी नहीं हटती: सिस्टम के लिए करदाता ही जवाबदेह रहता है (Revenue Procedure 97-22, section 3.03)।

काग़ज़ फेंकने से पहले मुझे क्या जाँचना और लिखकर रखना होगा?

दो बातें, दोनों फाड़ने से पहले: अपनी जाँच पूरी करें, जो दिखाए कि सिस्टम काग़ज़ को हर शर्त के अनुसार दोबारा बनाता है, और ऐसी प्रक्रियाएँ लागू करें जो उसे अनुपालन में रखें (Revenue Procedure 97-22, section 7)। revenue procedure जाँच का कोई प्रारूप या नमूने का आकार तय नहीं करता। जो आपने किया उसे लिख लेना ही बाद में दिखाने का तरीका है; यह व्यवहार की बात है, IRS का नियम नहीं।

पहले अच्छी तरह कैद करें (व्यवहार, IRS का नियम नहीं): पूरी रसीद सपाट रखकर, बराबर रोशनी में फ़ोटो लें, पीछे छपा हो तो दोनों तरफ़, और थर्मल रसीदें उनके फीके पड़ने से पहले, कुछ ही दिनों में स्कैन करें। आगे बढ़ने से पहले हर इमेज स्क्रीन पर जाँचें।

1. सिस्टम का वर्णन लिखें। लिखें कि हर रसीद कैसे कैद होती है, उसका नाम कैसे रखा जाता है, कैसे फ़ाइल होती है और बहीखाते से कैसे जुड़ती है, और कहाँ सहेजी जाती है। IRS यह विवरण माँग सकता है।
2. नमूना चुनें। अलग-अलग विक्रेताओं, महीनों और काग़ज़ों के प्रकार को शामिल करें, जिनमें आपकी सबसे पतली या सबसे पुरानी रसीदें भी हों।
3. जाँच चलाएँ। हर रसीद के लिए सिर्फ़ इंडेक्स से उसे खोजें, स्क्रीन पर दिखाएँ, छापें और काग़ज़ से मिलाएँ। हर अंक पढ़ा जाना चाहिए।
4. नतीजा दर्ज करें। तारीख़, जाँच किसने की, क्या नमूना लिया गया, क्या पास हुआ और आपने क्या ठीक किया, यह लिखें।
5. दिनचर्या तय करें। एक तय तारीख़ तक स्कैन करें, समय-सारणी से नमूना जाँचें, और बैकअप रखें।
6. सिर्फ़ वही फाड़ें जो जाँच में आया।

अगर कुछ भी विफल हो, तो काग़ज़ रखें: ऊपर बताए जुर्माने लागू नहीं भी हो सकते अगर मूल रिकॉर्ड अब भी रखे हों (Revenue Procedure 97-22, section 6.02; Publication 583)।

अगर आपने काग़ज़ पहले ही फाड़ दिया है, तो अभी अपनी मौजूद इमेज पर चरण 2 से 4 चलाएँ और तारीख़ और नतीजा लिख लें। revenue procedure जाँच और प्रक्रियाएँ तय करने के बाद मूल काग़ज़ नष्ट करने की इजाज़त देता है, इसलिए पहले फाड़ देना उसके वर्णन से बाहर है, और यहाँ बताए IRS के पृष्ठ नहीं बताते कि जाँचकर्ता इसे कैसे देखता है। जहाँ कोई इमेज जाँच में विफल हो, उस रसीद को खोई हुई मानें: व्यावसायिक खर्चों की खोई हुई रसीदें देखें।

स्कैन के बाद भी कौन-सा काग़ज़ मुझे रखना चाहिए?

हर वह रसीद रखें जिसे इमेज पूरी और साफ़ नहीं दिखा सकती। revenue procedure सुझाव के तौर पर ऐसे काग़ज़ रखने की बात करता है जो पढ़ने लायक न हों, या जिन्हें सटीक या पूरा न उतारा जा सके (Revenue Procedure 97-22, section 4.03)।

जो रसीद ईमेल से या विक्रेता की साइट से आई, वह कभी काग़ज़ पर थी ही नहीं। उस फ़ाइल को उसी इंडेक्स वाली जगह में रखें, इतने समय तक पढ़ने लायक और खोजने लायक, जितना काग़ज़ की रसीद रखी जाती। यहाँ बताया गया IRS का मार्गदर्शन उसे छापने को नहीं कहता।

क्या बैंक या कार्ड विवरण, या मेरे ऐप का बैंक फ़ीड, रसीद के बिना काफ़ी है?

अपने आप में नहीं। विवरण भुगतान का प्रमाण है: वह दिखाता है कि किसे, कब और कितना भुगतान हुआ, पर यह नहीं कि क्या खरीदा गया या क्यों। Publication 583 खाता विवरण को खर्च के दस्तावेज़ों में गिनता है, पर कहता है कि सिर्फ़ भुगतान का प्रमाण कटौती सिद्ध नहीं करता, और क्रेडिट कार्ड की बिक्री पर्चियाँ और चालान जैसे दस्तावेज़ रखें, जो दिखाएँ कि लागत आप पर भी आई (Publication 583)। सिर्फ़ रद्द किया गया चेक भी व्यावसायिक उद्देश्य सिद्ध नहीं करता (Publication 463)।

जहाँ भी खर्च को भुगतान के प्रमाण से ज़्यादा चाहिए, वहाँ रसीद को विवरण के साथ रखें। विवरण में क्या दिखना चाहिए, और Publication 463 के छोटे खर्चों के नियम, IRS की रसीद की ज़रूरतें में हैं।

यहाँ बताए IRS के पृष्ठ नहीं कहते कि बैंक फ़ीड विवरण माना जाएगा। जो फ़ीड मिलान नहीं है, उसके लिए बैंक फ़ीड मिलान नहीं हैं देखें। अगर रसीद पहले ही खो चुकी है, तो व्यावसायिक खर्चों की खोई हुई रसीदें देखें।

खर्च टिका रहे, इसके लिए सहेजी हुई इमेज में क्या दिखना चाहिए?

इमेज को वही दिखाना चाहिए जो काग़ज़ दिखाता था, इतना कि चुकाई गई रकम और यह कि वह व्यावसायिक खर्च था, दोनों साबित हों (Publication 583)। यात्रा, उपहार और कार के खर्चों के लिए Publication 463 आम तौर पर दस्तावेज़ी सबूत को पर्याप्त मानता है जब वह रकम, तारीख़, जगह और खर्च का मूल स्वरूप दिखाए, साथ में व्यावसायिक उद्देश्य का लिखित कथन, जब तक वह परिस्थितियों से साफ़ न हो, और यह उसी समय या उसके आसपास दर्ज हो।

उद्देश्य आम तौर पर आपका नोट होता है, रसीद नहीं। उसे बहीखाते में इमेज के बगल में रखें, ताकि हर खर्च अपने सबूत से जुड़े। हर खर्च पर एक जैसा मानक लागू नहीं होता, और कुछ छोटे खर्चों के लिए हल्का नियम है; हर तरह को क्या चाहिए, यह IRS की रसीद की ज़रूरतें में है।

इमेज कितने समय तक रखूँ, और ऐप बदलूँ या बंद करूँ तो क्या होगा?

इमेज उतने ही समय तक रखें जितने समय तक आप काग़ज़ रखते। इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज सिस्टम पर वही रिकॉर्ड रखने के नियम लगते हैं जो मूल काग़ज़ पर (Publication 583), और रिकॉर्ड तब तक रखने होते हैं जब तक उनकी सामग्री किसी आंतरिक राजस्व कानून के लिए महत्वपूर्ण बन सकती है (26 CFR 1.6001-1(e))। ज़्यादातर आयकर रिकॉर्ड के लिए यह तब तक है जब तक रिटर्न में संशोधन की या IRS के और कर निर्धारित करने की अवधि बंद नहीं होती: आम तौर पर रिटर्न भरने के बाद 3 वर्ष (जल्दी भरा रिटर्न देय तारीख़ पर भरा हुआ गिना जाता है), और सूचीबद्ध मामलों में इससे ज़्यादा (IRS: रिकॉर्ड कितने समय तक रखें?)। साझेदारी या S corporation में गिनती हर साझेदार या शेयरधारक के रिटर्न की देय या भरने की तारीख़ से भी होती है, जो बाद की हो (Form 1065 के निर्देश; Form 1120-S के निर्देश)। हर अवधि व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें में है।

संपत्ति के रिकॉर्ड भी अनुपालन वाली इमेज के रूप में रखे जा सकते हैं, पर ज़्यादा समय तक: कर योग्य बिक्री या निपटान वाले साल की अवधि बंद होने तक। गैर-कर योग्य विनिमय के बाद पुरानी और बदले में ली गई संपत्ति के रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक उस साल की अवधि बंद नहीं होती जिसमें आप बदले की संपत्ति का निपटान करते हैं (Publication 583)। इमेज तभी काम आती है जब वह तब भी खोजी जा सके।

ऐप रद्द करने पर रिकॉर्ड नष्ट माने जा सकते हैं। अगर आप शर्तें पूरी करने के लिए ज़रूरी हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर को बनाए रखना बंद कर देते हैं, तो सहेजे गए रिकॉर्ड नष्ट माने जाते हैं, जब तक वे revenue procedure की माँग के अनुसार IRS के लिए उपलब्ध न रहें (Revenue Procedure 97-22, section 4.01)। जो ऐप सदस्यता खत्म होने पर इमेज मिटा देता है, वह आपके पास न काग़ज़ छोड़ सकता है न इमेज।

रद्द करने या बदलने से पहले:

1. शर्तें पढ़ें। देखें कि रद्द करने पर आपकी फ़ाइलों का क्या होता है, कौन-से एक्सपोर्ट फ़ॉर्मेट हैं, और क्या कोई शर्त उन तक पहुँच सीमित करती है।
2. सब कुछ एक्सपोर्ट करें। हर इमेज, इंडेक्स (या उसे समेटे फ़ाइल नाम), और हर लेजर एंट्री का उसकी इमेज से जुड़ाव ले लें।
3. एक्सपोर्ट की जाँच करें। ऐप के बिना फ़ाइलों का एक नमूना खोलें।
4. उसे अपने बैकअप के साथ रखें पूरी रिकॉर्ड रखने की अवधि तक।
5. फिर रद्द करें।

बहीखाते के बारे में साल के बीच में अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर बदलना और अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर रद्द करते समय रखने वाले रिकॉर्ड देखें।

स्कैन किए रिकॉर्ड को कैसे व्यवस्थित करूँ और उनका बैकअप कैसे रखूँ कि IRS या मेरा तैयारकर्ता उन्हें पा सके?

हर फ़ाइल का ऐसा नाम रखें कि खोले बिना मिल जाए, उसे उसकी लेजर एंट्री से जोड़ें, और ऐप के बाहर दूसरी प्रति रखें।

• फ़ाइल के नाम। जो ऐप इमेज को लेनदेन से जोड़ता है, वह यह आपके लिए कर देता है। उसके बिना एक तय ढाँचा इस्तेमाल करें, जैसे तारीख़, विक्रेता और रकम।
• फ़ोल्डर। Publication 583 सहायक दस्तावेज़ों को साल और आय या खर्च के प्रकार के अनुसार व्यवस्थित करने का सुझाव देता है।
• बैकअप। revenue procedure लेबल लगाने, सुरक्षित भंडारण, बैकअप प्रतियाँ, बाहरी जगह और समय-समय की जाँच को सुझाए गए तरीके बताता है, और इन्हें करदाता पर छोड़ता है (Revenue Procedure 97-22, section 4.03)। काग़ज़ चले जाने पर खोई हुई इमेज बदली नहीं जा सकती, इसलिए बैकअप को ज़रूरी मानें।
• तैयारकर्ता की पहुँच। अपने बहीखाता विशेषज्ञ या तैयारकर्ता को इमेज और लेजर खोलने का ऐसा रास्ता दें जो आपके लॉगिन पर निर्भर न हो।

अगर मेरी जाँच हो और मेरा बहीखाता सॉफ़्टवेयर में हो, तो IRS क्या माँगेगा?

आम तौर पर सॉफ़्टवेयर की बैकअप फ़ाइल, जाँच की शुरुआत में, साथ में एडमिनिस्ट्रेटर का यूज़रनेम और पासवर्ड। IRS ये Form 4564 पर Information Document Request में माँगता है (उसकी माँगों की लिखित सूची), और कहता है कि जिन ज़्यादातर मामलों में बहीखाता सॉफ़्टवेयर में रखा जाता है, उनमें जाँचकर्ता बैकअप फ़ाइल माँगते हैं (IRS: इलेक्ट्रॉनिक अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के रिकॉर्ड)। कोई सीमित ऑडिट, जैसे एक खर्च की मद पर, इसकी माँग नहीं भी कर सकता। वह पृष्ठ Small Business/Self-Employed की जाँचों का वर्णन करता है।

सॉफ़्टवेयर का डेटा भी एक रिकॉर्ड है, सिर्फ़ इमेज नहीं। Publication 583 कहता है कि मशीन से पढ़े जाने लायक रिकॉर्ड (सॉफ़्टवेयर की अपनी डेटा फ़ाइल) और अपने सिस्टम के कंप्यूटरीकृत हिस्से का पूरा वर्णन रखें, और Revenue Procedure 98-25 विवरण तय करता है (Publication 583)। छोटे व्यवसाय पर वह प्रक्रिया तब लागू होती है जब कानून द्वारा माँगी गई कोई जानकारी सिर्फ़ सॉफ़्टवेयर में हो (section 4.02)। जहाँ वह लागू नहीं होती, वहाँ IRS कहता है कि इससे मौजूद इलेक्ट्रॉनिक बहीखाते पेश करने से छूट नहीं मिलती (IRS सॉफ़्टवेयर रिकॉर्ड FAQ, Q7)।

revenue procedure में जाँच वाले सालों के लिए कोई छूट नहीं है, और जाँच खुली रहने तक रिकॉर्ड महत्वपूर्ण बने रहते हैं (26 CFR 1.6001-1(e))। कई स्वामी किसी खुले या सूचित साल का काग़ज़ रख लेते हैं; यह एहतियात है, IRS का नियम नहीं। जाँच कैसे चलती है और रिकॉर्ड गायब हों तो क्या होता है, यह छोटे व्यवसाय का IRS ऑडिट और व्यावसायिक रिकॉर्ड न रखने पर जुर्माने में है।

क्या दूसरी एजेंसियों, ऋणदाताओं या बीमाकर्ताओं के काग़ज़ रखने के अपने नियम हैं?

हाँ, हो सकते हैं। IRS कहता है कि रिकॉर्ड तब तक न फेंकें जब तक यह न जाँच लें कि दूसरे उद्देश्यों से उन्हें ज़्यादा समय तक रखना तो नहीं पड़ेगा, और यह भी बताता है कि बीमाकर्ता और लेनदार IRS से ज़्यादा समय माँग सकते हैं (IRS: रिकॉर्ड कितने समय तक रखें?)। यह पृष्ठ संघीय आयकर के मानक को कवर करता है। राज्य की कर एजेंसियाँ, पेरोल के नियम, ऋणदाता और बीमाकर्ता, हर एक अपने नियम तय करता है।

California का बिक्री और उपयोग कर नियम एक उदाहरण है। वह उस कानून के तहत करदाता को ज़रूरी रिकॉर्ड सिर्फ़-भंडारण वाली इमेज में बदलने की इजाज़त देता है, जिनमें PDF फ़ाइलें शामिल हैं, और शर्तें पूरी होने पर काग़ज़ फेंकने की भी, और राज्य के लिखित रूप में कम की इजाज़त देने तक कम से कम 4 वर्ष तय करता है (CDTFA Regulation 1698)। दूसरे राज्य अलग हैं, इसलिए हर उस राज्य को देखें जहाँ आपकी फ़ाइलिंग है। पेरोल की अपनी समय-सीमाएँ हैं: पेरोल रिकॉर्ड कितने समय तक रखें देखें।

उदाहरण

सभी रकमें अमेरिकी डॉलर में और समझाने के लिए हैं।

एक ठेकेदार जाँचती है, लिखती है और फिर फाड़ती है

एक ठेकेदार हर रसीद का फ़ोटो ऐसे ऐप में लेती है जो इमेज को तारीख़ और विक्रेता के साथ सहेजता है और बहीखाते की एंट्री से जोड़ता है। एक शुक्रवार वह अलग-अलग महीनों और विक्रेताओं की 20 रसीदें चुनती है, हर एक को सिर्फ़ ऐप की खोज से ढूँढती है, छापती है और काग़ज़ से मिलाती है। हर एक में विक्रेता, तारीख़ और कुल रकम साफ़ दिखती है, जैसे किसी सप्लाई स्टोर पर US$86.40। वह तारीख़, नमूने और नतीजे के साथ एक पन्ना लिखती है, स्कैन करने, नाम रखने और बैकअप लेने के तरीके का नोट जोड़ती है, और हर महीने नमूना जाँचने का नियम बनाती है। फिर वह जाँच में आया काग़ज़ फाड़ देती है। यह चरण दिखाता है, यह नहीं कि उसका सेटअप हर शर्त पूरी करता है। वह ऐप के नियंत्रण, उसके इंडेक्स, और इस पर भी निर्भर है कि उसकी शर्तें सिस्टम तक IRS की पहुँच सीमित करती हैं या नहीं।

एक खानपान कारोबारी फीका काग़ज़ रखती है

एक खानपान कारोबारी की ईंधन की रसीदें थर्मल काग़ज़ पर छपती हैं। पुरानी रसीदों के फ़ोटो फीके आए: US$62 की कुल रकम मुश्किल से पढ़ी जाती है और तारीख़ गायब है। वह उन रसीदों का काग़ज़ रखती है, क्योंकि इमेज पढ़ी नहीं जा सकती। उसी खेप की साफ़ रसीदें उसकी जाँच में पास होती हैं और फाड़ दी जाती हैं।

एक LLC स्वामी रसीद वाला ऐप रद्द करता है

एक LLC स्वामी रसीद वाले ऐप के लिए महीने के US$30 देता है और उसे बंद करने की योजना बना रहा है। ऐप सदस्यता खत्म होने पर इमेज मिटा देता है। काग़ज़ पहले ही फाड़ा जा चुका हो तो उसके पास रसीदें नहीं रहेंगी, और इमेज नष्ट मानी जा सकती हैं। रद्द करने से पहले वह हर इमेज को इंडेक्स और लेजर जुड़ावों के साथ एक्सपोर्ट करता है, ऐप के बिना फ़ाइलों का एक नमूना खोलता है और प्रतियाँ अपने दूसरे बैकअप के साथ रखता है। फिर वह रद्द करता है।

आपके मामले में अलग हो तो?

• आप रसीदों की दराज़ या डिब्बे फाड़ने वाले हैं, या फाड़ चुके हैं और समझ नहीं पा रहे कि ऐप की इमेज टिकेंगी या नहीं: IRS सिस्टम का वर्णन, इंडेक्स, इमेज का साफ़ पढ़ा जाना और हर खर्च से उसकी इमेज तक का जुड़ाव देखता है। ये, कुछ नमूना स्कैन (एक फीका भी) और ऐप की शर्तें बहीखाता सहायता के पास लाएँ, हो सके तो काग़ज़ जाने से पहले।
• काग़ज़ चला गया है और इमेज कमज़ोर हैं या हैं ही नहीं: व्यावसायिक खर्चों की खोई हुई रसीदें देखें। अपने विवरण, विक्रेताओं की प्रतियाँ और ऐप का डेटा बहीखाता सहायता के पास लाएँ ताकि देखा जा सके कि क्या साबित किया जा सकता है।
• बहीखाता पीछे है या रसीदें साल भर या उससे ज़्यादा से छँटी नहीं हैं: पीछे चल रहा बहीखाता पूरा करना देखें और बहीखाता सहायता लें।
• कोई बहीखाता विशेषज्ञ, साझेदार या कर्मचारी व्यवसाय के लिए स्कैन करता है, या ऐप का खाता किसी और के नाम पर है: बहीखाता सहायता लें ताकि एक सिस्टम, एक जाँच का रिकॉर्ड और एक बैकअप बने जो व्यवसाय का अपना हो।
• IRS ने पत्र भेजा है या जाँच शुरू की है: आपके व्यवसाय को IRS का नोटिस और छोटे व्यवसाय का IRS ऑडिट देखें।
• आप व्यवसाय बंद कर रहे हैं या सॉफ़्टवेयर बदल रहे हैं: अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर रद्द करते समय रखने वाले रिकॉर्ड देखें।
• आपका कनाडा में भी व्यवसाय है, या दूसरी मुद्रा में रसीदें हैं: विदेशी मुद्रा में चुकाए खर्च और CRA के लिए स्कैन की रसीदें देखें।
• आप साल भर की एक सरल दिनचर्या चाहते हैं, या ऐप चुन रहे हैं: स्वरोज़गार वालों के लिए रिकॉर्ड रखना और Schedule C के लिए बहीखाता ऐप देखें।