बिना रसीद के बेची गई वस्तुओं की लागत (COGS) कैसे निकालें

बेची गई वस्तुओं की लागत (COGS) क्या है, और इससे माल दोबारा बेचने की आय पर कर कम क्यों होता है?

बेची गई वस्तुओं की लागत (COGS) वह रकम है जो आपके बेचे हुए माल पर खर्च हुई। अमेरिका में Schedule C आपकी बिक्री में से माल वापसी और COGS घटाकर सकल लाभ निकालता है, और रिटर्न का बाकी हिसाब इसी लाभ से शुरू होता है। COGS छोड़ दें, तो रिटर्न कुल बिक्री पर ऐसे कर लगाएगा जैसे माल की कोई लागत थी ही नहीं।

आम इन्वेंटरी पद्धति में COGS = साल की शुरुआत की इन्वेंटरी + खरीद − साल के अंत में बिना बिकी इन्वेंटरी (Publication 334, अध्याय 6)। जो माल आपने खरीदा पर बेचा नहीं, वह अभी COGS नहीं है: वह अंतिम इन्वेंटरी में रहता है और जिस साल बिकता है, तभी COGS बनता है। अपवाद वह छोटा व्यवसाय है जिसकी बहियाँ इन्वेंटरी चुकाते ही खर्च लिख देती हैं (अगला खंड)।

रिकॉर्ड न होने का मामला किन बातों से सीधा नहीं रहता:

• कई पिछले साल: हर साल की अंतिम इन्वेंटरी अगले साल की शुरुआती इन्वेंटरी बनती है, इसलिए एक साल की गलती आगे चलती जाती है।
• इन्वेंटरी नकद से खरीदी गई, या ऐसे खातों से चुकाई गई जिनमें निजी खर्च भी मिले हैं।
• किसी भी साल के अंत में इन्वेंटरी की गिनती नहीं हुई।
• पहले फ़ाइल हो चुके रिटर्न में COGS छोड़ दिया गया था, या खरीदते ही इन्वेंटरी की कटौती ले ली गई थी, जबकि ऐसी कोई पद्धति नहीं थी जो इसकी अनुमति देती हो।
• कुछ साल फ़ाइल हुए और कुछ कभी नहीं हुए (फ़ाइल हुए सालों में पद्धति सुधारनी पड़ सकती है), या कोई नोटिस या ऑडिट आ गया है।
• कभी-कभार की बिक्री, या व्यवसाय शुरू होने से पहले की इन्वेंटरी: इन पर अलग जवाब लागू होता है (आखिरी खंड देखें)।

इनमें से एक से ज़्यादा बातें लागू हों, तो पद्धति और फ़ाइल करने का क्रम निर्णय पर निर्भर है; आखिरी खंड देखें।

पहले यह जुटाएँ: इन्वेंटरी खरीदने में इस्तेमाल हुए हर खाते के बैंक और कार्ड विवरण, निजी खाते भी; पेमेंट-ऐप, मार्केटप्लेस और सप्लायर के ऑर्डर इतिहास और पुष्टि वाले ईमेल; आयात और फ़्रेट-फ़ॉरवर्डर के चालान; शिपिंग लेबल; साल-दर-साल बिक्री का कुल योग; और अभी आपके पास मौजूद इन्वेंटरी की गिनती।

इस क्रम में काम करें:

1. हर साल की खरीद दोबारा बनाएँ।
2. अभी इन्वेंटरी गिनें और साल-दर-साल पीछे चलें।
3. सकल लाभ की जाँच चलाएँ।
4. तरीके का एक पन्ने का मेमो लिखें।
5. हर साल को एक ही तरीके से निपटाएँ।

क्या मुझे इन्वेंटरी की भौतिक गिनती करनी ही होगी, या छोटा व्यवसाय औपचारिक इन्वेंटरी छोड़ सकता है?

अमेरिका में माल बेचने वाले व्यवसाय को आम तौर पर हर साल की शुरुआत और अंत में इन्वेंटरी लेनी होती है (26 CFR 1.471-1), लेकिन छोटा व्यवसाय करदाता इसे न रखने का विकल्प चुन सकता है। फिर भी उसके पास आय को साफ़ दिखाने वाली कोई पद्धति होनी चाहिए।

छोटा व्यवसाय करदाता वह है जिसकी पिछले तीन कर वर्षों की औसत सालाना सकल प्राप्तियाँ सीमा के बराबर या उससे कम हैं और जो कर शेल्टर (tax shelter) नहीं है। सीमा महँगाई के साथ बदलती है: मौजूदा आँकड़ा $32,000,000 है, और हर पिछला साल अपनी, कम, सीमा इस्तेमाल करता है। आपके सभी व्यापार या व्यवसायों की प्राप्तियाँ, और ऐसे व्यवसायों की भी जो आपके साथ एक नियोक्ता माने जाते हैं, आम तौर पर जोड़ी जाती हैं, साथ में आपकी मालिकी वाली किसी भी साझेदारी या S corporation की प्राप्तियों में आपका हिस्सा (Publication 334; 26 CFR 1.471-1; 26 U.S.C. 471(c); 26 U.S.C. 448(c))। यह अपवाद 2017 के बाद शुरू होने वाले कर वर्षों पर लागू होता है; उससे पहले के सालों पर पुराने नियम चलते हैं, जिन्हें यह पृष्ठ नहीं बताता।

औपचारिक इन्वेंटरी छोड़ने से लागत की कटौती का साल बदल जाता है। अमेरिका में छोटा विक्रेता इन्वेंटरी को गैर-मामूली सामग्री और आपूर्ति (non-incidental materials and supplies) मान सकता है, या अपने वित्तीय विवरणों या अपनी बहियों का पालन कर सकता है। आपके लिए कौन सा ठीक है, यह छोटे विक्रेताओं के लिए इन्वेंटरी या आपूर्ति में है। जिन बहियों में इन्वेंटरी चुकाते ही खर्च लिख दी जाती है, जिनमें गिनती का कोई इस्तेमाल नहीं होता और जिनका इन्वेंटरी का आँकड़ा किसी ऋणदाता या शेयरधारकों को नहीं दिया गया, वे चुकाने के समय लागत की कटौती का आधार देती हैं, इसलिए बिना बिकी इन्वेंटरी मायने नहीं रखती; जो बहियाँ इन्वेंटरी दर्ज करती हैं, उनके साथ ऐसा नहीं है (26 CFR 1.471-1)। बहियाँ ही न हों, तो पालन करने को कुछ नहीं बचता, इसलिए पहले उन्हें दोबारा बनाना होगा।

हर पिछले साल के लिए एक ही पद्धति अपनाएँ: जो व्यवहार साल-दर-साल एक जैसा न हो, वह आय को साफ़ नहीं दिखा सकता। अगर पहले का कोई साल फ़ाइल हो चुका है, तो उसकी पद्धति ही शुरुआती बिंदु है, और बाद में अलग पद्धति अपनाना पद्धति में बदलाव (Form 3115) है; देखें पुराने रिटर्न में छूटी इन्वेंटरी सुधारना। अगर कोई भी साल कभी फ़ाइल नहीं हुआ, तो व्यवसाय की आय बताने वाला पहला रिटर्न IRS की सहमति के बिना कोई भी अनुमत पद्धति अपना सकता है (26 CFR 1.446-1); कौन सा पिछला साल "पहला" गिना जाए, यह निर्णय का विषय है। आकार की सीमा से बड़े व्यवसाय के लिए कोई सरल पद्धति नहीं है और उसे इन्वेंटरी रखनी ही होगी।

मेरे पास रसीदें नहीं हैं: कौन से रिकॉर्ड अब भी दिखा सकते हैं कि मैंने क्या चुकाया?

विवरण साबित कर सकते हैं कि भुगतान हुआ, और ऑर्डर इतिहास व ईमेल दिखा सकते हैं कि उससे क्या खरीदा गया; ज़्यादातर पुनर्निर्माण में दोनों चाहिए। Publication 583 के अनुसार जब बैंक या कार्ड विवरण में रकम, पाने वाला और तारीख हो (चेक के लिए चेक नंबर भी), तो वह रद्द किए गए चेक की जगह भुगतान का सबूत हो सकता है। यह भी चेतावनी देता है कि सिर्फ़ भुगतान का सबूत कटौती स्थापित नहीं करता: ऐसे रिकॉर्ड रखें, जैसे चालान या बिक्री पर्चियाँ, जो दिखाएँ कि लागत लगी थी। इन्वेंटरी के लिए रिकॉर्ड में चुकाई गई रकम होनी चाहिए और यह भी कि वह इन्वेंटरी के लिए थी। रसीद के बिना अन्य व्यावसायिक लागतों के लिए देखें व्यावसायिक खर्चों की खोई रसीदें।

हर बैंक, कार्ड जारी करने वाले, पेमेंट ऐप, मार्केटप्लेस और सप्लायर से पुराने विवरण और ऑर्डर इतिहास माँगें। IRS का अपना पुनर्निर्माण प्रशिक्षण बैंक विवरण, चालान, रद्द चेक और कार्ड पर्चियों को आधार बताता है (IRS National Tax Forum स्लाइड)।

नकद खरीद में पाने वाले का नाम नहीं बचता। बैंक विवरण में नकद निकासी सिर्फ़ यह दिखाती है कि आपने नकद निकाला, यह नहीं कि उससे क्या खरीदा, और बिक्री से मिला नकद भी इन्वेंटरी खरीदने में लगा हो सकता है (देखें नकद व्यवसाय की बिक्री के रिकॉर्ड)। खरीदते समय के फ़ोटो, लिस्टिंग, कैलेंडर और नोट बाकी हिस्से का समर्थन कर सकते हैं, और जिसे कागज़ साबित नहीं कर सकते, वह अनुमान है (नीचे देखें)।

हर दोबारा बनाए रिकॉर्ड पर साफ़ लिखें कि वह अब किया गया पुनर्निर्माण है, और हर आँकड़े का स्रोत व तारीख दर्ज करें। कभी कोई दस्तावेज़ ऐसे न बनाएँ या बदलें कि वह उसी समय का लगे: बताया गया, सबूत वाला अनुमान और गढ़ा हुआ रिकॉर्ड अलग बातें हैं।

मैं बैंक, कार्ड और पेमेंट-ऐप विवरणों से हर साल की खरीद कैसे दोबारा बनाऊँ?

उस साल की हर निकासी देखें, सिर्फ़ वही रखें जिससे इन्वेंटरी खरीदी गई, और खरीदने के साल के हिसाब से जोड़ें।

1. उस साल इन्वेंटरी खरीदने में इस्तेमाल हुए हर खाते की सूची बनाएँ, निजी खाते भी, साथ में मार्केटप्लेस और पेमेंट-ऐप के इतिहास।
2. हर निकासी को इन्वेंटरी, अन्य व्यावसायिक लागत, निजी खर्च, या अपने ही खातों के बीच ट्रांसफ़र के रूप में चिह्नित करें। हर खरीद को एक ही बार गिनें: कार्ड का बिल चुकाना, या पैसे को पेमेंट ऐप में डालना ट्रांसफ़र है, इसलिए कार्ड या ऐप के इतिहास की मदें गिनें, और बैंक की लाइन सिर्फ़ तब जब कोई इतिहास उन्हें न दिखाए। इन्वेंटरी लाइन 36 पर जाती है। अन्य व्यावसायिक लागतें, जैसे शिपिंग का सामान और प्लेटफ़ॉर्म शुल्क, Schedule C की दूसरी लाइनों पर जाती हैं; देखें फ़ाइल न किए सालों के लिए Schedule C खर्च।
3. सप्लायर के रिफ़ंड और क्रेडिट घटा दें, क्योंकि माल वापसी और कीमत में राहत खरीद को घटाती हैं, और जो माल आपने निजी इस्तेमाल के लिए रखा, उसे भी घटा दें (Publication 334, अध्याय 6)।
4. आपकी खरीदी इन्वेंटरी पर आया भाड़ा और आयात पर सीमा शुल्क जोड़ें, जो COGS का हिस्सा हैं (Publication 334; 26 CFR 1.471-3; देखें COGS में आयात की कुल लागत)।
5. हर खरीद को खरीदने की तारीख से दर्ज करें, बिकने की तारीख से नहीं, और साल के हिसाब से जोड़ें।
6. हर साल की खरीद का उसी साल की बिक्री से मिलान करें। जो खरीदा पर बिका नहीं, वह अंतिम इन्वेंटरी है, COGS नहीं।
7. एक पन्ने का लॉग रखें: इस्तेमाल हुए खाते, हर तरह की निकासी का वर्गीकरण कैसे हुआ, और हर कमी।

जिस विवरण-लाइन में पाने वाला साफ़ न हो, जैसे नकद निकासी या किसी व्यक्ति को ट्रांसफ़र, उसे समर्थित खरीद गिनने के लिए इस नोट की ज़रूरत है कि उससे क्या खरीदा गया। नोट न हो, तो उसे लॉग में कमी के रूप में रखें; उसका कोई हिस्सा अनुमान से तय किया जा सकता है या नहीं, यह नीचे अनुमान वाले खंड का सवाल है।

जिन सालों में इन्वेंटरी कभी नहीं गिनी, उनकी शुरुआती और अंतिम इन्वेंटरी का मूल्य कैसे तय करूँ?

आज जो आपके पास है उसे लागत पर गिनें, फिर खरीद और बिक्री की तारीखों से एक-एक साल का अंत पीछे चलें।

1. अभी हाथ में मौजूद हर इकाई गिनें और उसे उसी कीमत पर आँकें जो आपने चुकाई। जहाँ हो सके, वस्तुओं का मिलान खरीद से करें (specific identification)। जहाँ एक जैसा माल मिला हुआ है और चालानों से नहीं जोड़ा जा सकता, वहाँ first-in, first-out (पहले आया, पहले गया) बची इन्वेंटरी को आपकी सबसे हाल की खरीद की कीमत पर आँकता है (Publication 538)। गैर-मामूली सामग्री और आपूर्ति पद्धति में specific identification, first-in first-out या औसत लागत इस्तेमाल करें (26 CFR 1.471-1)।
2. पीछे चलें। कोई वस्तु पिछले साल के अंत में इन्वेंटरी में थी, अगर तब तक आप उसे खरीद चुके थे और वह अब भी आपके हाथ में थी: यानी वह बाद में बिकी, आपके पास अब भी है, या किसी और तरीके से इन्वेंटरी से निकली (कबाड़ हुई, खो गई, दान हुई, लौटाई गई या निजी इस्तेमाल में ली गई)। उस साल की अंतिम इन्वेंटरी के लिए उन वस्तुओं की लागत जोड़ें। तारीखें ऑर्डर और बिक्री के इतिहास से मिलती हैं; बिना बिके निकले माल के लिए देखें बेकार पड़ी इन्वेंटरी का राइट-ऑफ़।
3. अगर आप औपचारिक इन्वेंटरी रखते हैं, तो जो माल सामान्य कीमत पर बिक नहीं सकता, जैसे क्षतिग्रस्त, फ़ैशन से बाहर या बेमेल लॉट, उसका मूल्य उसकी असली बिक्री कीमत में से बेचने की लागत घटाकर आँकें (Publication 538)। वह कीमत ऐसी होनी चाहिए जिस पर माल उस साल के अंत के 30 दिन के भीतर सचमुच बिक्री के लिए रखा गया हो, और आपको यह बताने वाले रिकॉर्ड रखने होंगे कि माल का क्या हुआ (26 CFR 1.471-2); तारीख वाली लिस्टिंग यह दिखा सकती हैं, आज चुना गया मूल्य नहीं। Schedule C की लाइन 33 लागत, लागत या बाज़ार मूल्य में जो कम हो, या IRS की मंज़ूर की हुई कोई और पद्धति की अनुमति देती है (निर्देश)। गैर-मामूली सामग्री और आपूर्ति पद्धति में न यह मूल्य घटाना चलता है, न लागत या बाज़ार मूल्य में जो कम हो (26 CFR 1.471-1)।
4. सालों को जोड़ें। शुरुआती इन्वेंटरी आम तौर पर पिछले साल की अंतिम इन्वेंटरी के बराबर होनी चाहिए, और फ़र्क हो तो साथ में स्पष्टीकरण लगाना होगा (Publication 334)। पहला साल शून्य से तभी शुरू होता है जब आपके पास पहले कुछ नहीं था; देखें पहले से मौजूद इन्वेंटरी से शुरुआत।
5. गणित जाँचें: हर साल, शुरुआती इन्वेंटरी + खरीद − अंतिम इन्वेंटरी = COGS।

क्या उचित अनुमान की अनुमति है, और उसकी सीमाएँ क्या हैं?

कभी-कभी, उस हिस्से के लिए जिसे रिकॉर्ड कवर नहीं कर पाते, और सिर्फ़ सबूत के साथ। अमेरिका का कानून ऐसे रिकॉर्ड माँगता है जो आय और कटौतियाँ स्थापित करने के लिए पर्याप्त हों (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1), और जो दावा किया गया है उसे साबित करने का भार करदाता पर है (IRS का रिकॉर्ड रखने का पृष्ठ)। अदालत का बनाया एक नियम, Cohan rule, उस करदाता को, जो साबित कर दे कि लागत लगी थी, उसकी रकम का अनुमान लगाने देता है। यह केस-कानून है जिसका ज़िक्र IRS प्रशिक्षण स्लाइडों में करता है, Code या विनियमों में लिखा नियम नहीं, और हर मामला अपने तथ्यों पर तय होता है (IRS National Tax Forum स्लाइड)।

• कुछ लागत साबित करनी ही होगी। यह नियम रकम भरता है; बिना किसी सबूत के कोई लागत पैदा नहीं करता।
• संदेह का नुकसान करदाता को होता है। अदालतें अस्पष्टता का वज़न उस करदाता पर डालती हैं जिसने रिकॉर्ड न रखकर उसे पैदा किया (स्लाइड)।
• सबूत का भार करदाता पर ही रहता है, सिवाय इसके कि अदालत में करदाता विश्वसनीय सबूत पेश करे और मदों को साबित भी करे, ज़रूरी रिकॉर्ड रखे हों और IRS के साथ सहयोग किया हो (26 U.S.C. 7491(a))। साझेदारी, कंपनी या ट्रस्ट को शुद्ध संपत्ति और कर्मचारी संख्या की सीमाएँ भी पूरी करनी होती हैं। रिकॉर्ड न होने पर भार वहीं रह सकता है जहाँ है।
• अनुमान का स्रोत दिखना चाहिए। उन्हीं स्लाइडों में बताए गए एक Tax Court मामले में बेची गई वस्तुओं की लागत पर एक बाहरी रिपोर्ट खारिज कर दी गई, क्योंकि वह अपने निष्कर्षों के पीछे का डेटा नहीं दिखाती थी।
• IRS को आपके लिए अनुमान लगाना ज़रूरी नहीं। जहाँ रिटर्न न भरने वाला व्यक्ति खर्च साबित नहीं कर पाता, वहाँ IRS पर उनका अनुमान लगाने की कोई कानूनी बाध्यता नहीं है, और जवाब न देने वाले मामले में इसमें बेची गई वस्तुओं की लागत भी आती है। करदाता कोई उचित आधार दे, जैसे उसी तरह के व्यवसाय के किसी दूसरे साल के साबित खर्च, तो अनुमान इस्तेमाल किया जा सकता है (IRM 4.10.4)।

सकल लाभ की कौन सी जाँच आँकड़े को विश्वसनीय रखती है?

हर साल सकल लाभ को शुद्ध प्राप्तियों (बिक्री घटा माल वापसी और कीमत में राहत) से भाग देकर प्रतिशत निकालें और उसकी तुलना अपने सामान्य मार्कअप से करें। ज़्यादा फ़र्क न हो, तो आँकड़े ठीक बैठते हैं; बड़ा फ़र्क बताता है कि बिक्री, खरीद या इन्वेंटरी ठीक से नहीं निकाली गई, और कारण खोजना चाहिए (Publication 334, अध्याय 7)।

1. सकल लाभ = शुद्ध प्राप्तियाँ − COGS।
2. अपना मार्कअप खुद निकालें: बिके हुए कुछ नमूना सामानों को, हर एक को उसकी खरीद कीमत से बिक्री कीमत तक, जाँचकर। परीक्षक भी सकल लाभ को इसी तरह परखते हैं, खास वस्तुओं को खरीद से बिक्री तक जाँचकर (IRM 4.10.4)। इस जाँच का इस्तेमाल गलतियाँ पकड़ने के लिए करें, इन्वेंटरी का आँकड़ा तय करने के लिए नहीं: अंतिम इन्वेंटरी ऐसे चुनना कि सकल लाभ मार्कअप से मेल खा जाए, बिना सहारे का अनुमान है।
3. तुलना से पहले बदलें। मार्कअप लागत पर नापा जाता है और सकल लाभ बिक्री का हिस्सा होता है; उदाहरण में उन्हीं वस्तुओं के लिए दोनों दिखाए गए हैं।
4. साल-दर-साल तुलना करें। जो सकल लाभ सालों के बीच उछलता है, या उस तरह के व्यवसाय के लिए असामान्य रूप से ऊँचा या नीचा है, वह उन संकेतों में से एक है जिन्हें IRM परीक्षक के अप्रत्यक्ष तरीके इस्तेमाल करने के समर्थन में गिनाता है (IRM 4.10.4)।

जाँच दूसरी दिशा में भी चलती है। अगर दोबारा बनाई गई बेची गई वस्तुओं की लागत (हाथ की इन्वेंटरी के हिसाब से समायोजित खरीद), आपके अपने जाँचे हुए मार्कअप से बढ़ाने पर, आपकी बताई बिक्री से ज़्यादा बैठती है, तो बिक्री कम बताई गई हो सकती है, जो बेची गई वस्तुओं की लागत से बड़ा सवाल है। IRS की मार्कअप पद्धति लागत से शुरू होती है और व्यवसाय का अपना मार्कअप लगाकर देखती है कि बिक्री कितनी होनी चाहिए थी। मार्कअप पता हो तो IRM असली मार्कअप इस्तेमाल करता है और राष्ट्रीय औसत से फ़र्क की उचित व्याख्या स्वीकार करता है (IRM 4.10.4)।

यह आँकड़ा Schedule C में कहाँ जाता है, और क्या कंपनी इसे अलग तरह से करती है?

एकल स्वामी इसे Schedule C के Part III में भरता है और लाइन 42 को लाइन 4 पर ले जाता है। साझेदारी या कंपनी इसे अपने रिटर्न के साथ लगे Form 1125-A पर बताती है। लागत के नियम वही हैं; अलग सिर्फ़ संस्था की अपनी बहियाँ होती हैं।

Schedule C पर लाइन 33 और 34 दर्ज करती हैं कि अंतिम इन्वेंटरी का मूल्य कैसे आँका गया और मात्रा, लागत या मूल्य निर्धारण में कोई बदलाव। लाइन-दर-लाइन के लिए देखें Schedule C पर बेची गई वस्तुओं की लागत।

जो साझेदारी या कंपनी COGS की कटौती लेती है, वह Form 1125-A लगाती है। उसकी लाइन 8 रिटर्न के पेज 1 पर जाती है: Form 1120 पर लाइन 2, या वह लाइन जिसे रिटर्न बेची गई वस्तुओं की लागत के लिए बताता है। लाइन 9a मूल्य निर्धारण पद्धति दर्ज करती है। 2023 के बाद शुरू होने वाले कर वर्षों के लिए इसमें छोटे व्यवसाय के विकल्पों (गैर-मामूली सामग्री और आपूर्ति, वित्तीय विवरण, या बहियाँ) के box हैं; पहले के सालों के लिए उस साल का फ़ॉर्म इस्तेमाल करें। संस्था पर भी आकार की यही जाँच लागू होती है (26 U.S.C. 471(c))।

कंपनी के लिए "बहियों का पालन" का अर्थ ऐसी बहियाँ हैं जो कर से अलग उद्देश्यों के लिए व्यवसाय को ठीक से दर्शाती हैं। जिस कंपनी ने अपनी बहियों के लिए इन्वेंटरी गिनी, या ऋणदाता या शेयरधारकों को इन्वेंटरी का आँकड़ा दिया, उसे उसी रिकॉर्ड का पालन करना पड़ सकता है। विनियम यह नहीं बताता कि बाद में दोबारा बनाई गई बहियाँ मान्य होंगी या नहीं, और जो बहियाँ गायब या अविश्वसनीय हैं, उन्हें पहले दोबारा बनाना पड़ सकता है, जो निर्णय का विषय है (26 CFR 1.471-1)। पद्धति के चुनाव के लिए देखें छोटे विक्रेताओं के लिए इन्वेंटरी या आपूर्ति।

रिकॉर्ड न हों तो परीक्षक क्या करते हैं, और ऑडिट में क्या मदद करता है?

परीक्षक पहले रिटर्न को बहियों से जोड़ने की कोशिश करते हैं। जहाँ बहियाँ गायब, अधूरी या अनियमित हों, वहाँ IRS की प्रक्रियाएँ उन्हें अप्रत्यक्ष तरीकों की ओर ले जाती हैं, जो आय का अनुमान लगाते हैं, बशर्ते उन्हें बिना बताई आय की उचित संभावना दिखे; जैसे बैंक जमा, मार्कअप और शुद्ध संपत्ति (IRM 4.10.4; IRS स्लाइड)। बेची गई वस्तुओं की लागत के लिए IRM ये कदम बताता है:

• खरीद से बिक्री तक वस्तुओं को जाँचकर सकल लाभ प्रतिशत परखें, और उसकी तुलना दूसरे सालों और उद्योग के अनुपातों से करें।
• पूछें कि इन्वेंटरी का मूल्य कैसे आँका गया, शून्य मूल्य वाली मदें देखें, और मूल्यों को खरीद चालानों तक पीछे खोजें।
• जहाँ करदाता के अपने आँकड़े मौजूद हों, वहाँ उद्योग के औसत की जगह उन्हें तरजीह दें, और फ़र्क की उचित व्याख्याएँ स्वीकार करें।

खराब रिकॉर्ड सटीकता से जुड़े जुर्माने (accuracy-related penalty) को भी बढ़ाते हैं: लापरवाही से हुई कम चुकौती के हिस्से का 20%, और विनियम के अनुसार लापरवाही में पर्याप्त बहियाँ न रखना या मदों को ठीक से साबित न करना शामिल है (26 CFR 1.6662-3)। कानून में धोखाधड़ी से हुई कम चुकौती के लिए अलग सिविल धोखाधड़ी जुर्माना भी है (26 U.S.C. 6663)। संयुक्त रिटर्न पर दोनों जीवनसाथी पूरा कर चुकाने के ज़िम्मेदार हैं (26 U.S.C. 6013(d)(3))। देखें व्यावसायिक रिकॉर्ड न रखने पर जुर्माने।

क्या मदद करता है:

• हर नोटिस का समय पर जवाब दें, और सिर्फ़ कुल रकम नहीं, पुनर्निर्माण की पूरी फ़ाइल भेजें।
• पूरी पुनर्निर्माण फ़ाइल रखें: विवरण, इतिहास, गिनती की शीट और तरीके का छोटा मेमो। रिकॉर्ड तब तक रखने होंगे जब तक वे मायने रख सकते हैं (26 CFR 1.6001-1)।
• औसत की जगह जाँचे गए आँकड़े इस्तेमाल करें, हर साल एक ही पद्धति रखें, और हर फ़र्क समझाएँ।

किसी पुनर्निर्माण के स्वीकार होने की गारंटी नहीं है; हर परीक्षक और अदालत सहारे को अपने ढंग से तौलते हैं। पूरी प्रक्रिया के लिए देखें छोटे व्यवसाय का IRS ऑडिट।

उदाहरण

सभी आँकड़े अमेरिकी डॉलर में हैं और सिर्फ़ उदाहरण हैं। पहले दो उदाहरण मानते हैं कि औपचारिक इन्वेंटरी या गैर-मामूली सामग्री और आपूर्ति पद्धति है।

सिर्फ़ विवरणों के साथ तीन साल

एक रीसेलर बिना इन्वेंटरी के शुरू करता है, कोई रसीद नहीं रखता और उसके पास तीन साल के बैंक, कार्ड और पेमेंट-ऐप विवरण हैं। साल 3 के अंत की गिनती, लागत पर आँकी हुई, US$12,000 की बिना बिकी इन्वेंटरी दिखाती है। ऑर्डर और बिक्री इतिहास पहले के हर साल के अंत में रखी वस्तुओं की लागत देते हैं।

साल 3 की अंतिम इन्वेंटरी गिनती से आई है; साल 1 और 2 की इतिहास से। हर साल की अंतिम इन्वेंटरी अगले साल की शुरुआती इन्वेंटरी है, और शुरुआती इन्वेंटरी + खरीद − अंतिम इन्वेंटरी से COGS निकलता है। साल 3 में US$45,000 की खरीद का मतलब यह नहीं कि COGS US$45,000 है: US$3,000 की इन्वेंटरी की बढ़ोतरी शेल्फ़ पर रह जाती है। जिस साल का सकल लाभ बाकी दो से बहुत दूर हो, उसे सबसे पहले जाँचा जाएगा।

नकद से खरीदने वाला, जिसने कभी गिनती नहीं की

एक विक्रेता एस्टेट सेल में नकद से खरीदता है और पहले साल US$50,000 बेचता है। विवरण US$30,000 की नकद निकासी दिखाते हैं। विक्रेता का कैलेंडर, लिस्टिंग नोट और फ़ोटो उन निकासियों को एस्टेट-सेल की खरीद से जोड़ते हैं, इसलिए वे खरीद गिनी जाती हैं। अंतिम इन्वेंटरी निकाले बिना सब कुछ लागत मान लें, तो सकल लाभ US$20,000 आता है, यानी बिक्री का 40%।

बिके हुए 20 सामानों का नमूना, जिनके लिस्टिंग नोट बताते हैं कि क्या चुकाया गया, लागत को बिक्री कीमत के करीब 40% दिखाता है। यानी सकल लाभ बिक्री का करीब 60% और लागत पर मार्कअप 150%, क्योंकि US$40 की लागत वाला सामान US$100 में बिके, तो US$60 कमाता है। 20 अंकों का यह फ़र्क बताता है कि कोई आँकड़ा गलत है। आज की गिनती, ऑर्डर और बिक्री इतिहास से उस पहले साल के अंत तक पीछे ले जाई गई, लागत पर US$9,000 की बिना बिकी इन्वेंटरी दिखाती है, इसलिए COGS = 0 + 30,000 − 9,000 = US$21,000 और सकल लाभ US$29,000 यानी 58% है। अकेली निकासियाँ कुछ साबित नहीं करती थीं; नोटों ने उन्हें खरीद से जोड़ा, और गिनती व नमूने ने आँकड़े को ऐसा सहारा दिया जो दिखाया जा सकता है।

एक कंपनी, जिसकी बहियों में इन्वेंटरी कभी दर्ज नहीं हुई

एक कंपनी ने US$300,000 का माल बेचा। उसकी बहियाँ खरीद को सामान्य खर्चों में मिला देती हैं, कभी कोई इन्वेंटरी गिनी नहीं गई, और किसी ऋणदाता या शेयरधारक को इन्वेंटरी का आँकड़ा नहीं गया। छोटे व्यवसाय करदाता के रूप में वह धारा 471(c) के तहत उन बहियों का पालन कर सकती है; क्योंकि वे चुकाते ही इन्वेंटरी का खर्च लिखती हैं, विनियम उसे चुकाने के समय लागत की कटौती करने देता है। Form 1125-A में फिर भी इन्वेंटरी को बाकी खर्च से अलग दिखाना होगा: उसके विवरण और सप्लायर इतिहास छाँटने पर पता चलता है कि US$195,000 का खर्च इन्वेंटरी का था।

आपके लिए अलग?

• आपके पास कई सालों की दोबारा बिक्री की आय है और सिर्फ़ विवरण हैं, IRS ने सहारा माँगा है, या दोबारा जाँचने के बाद भी सकल लाभ की जाँच बहुत दूर रहती है: हर साल की अंतिम इन्वेंटरी अगले साल की शुरुआती इन्वेंटरी है, और कौन से साल पहले फ़ाइल हों तथा पहले फ़ाइल हो चुके रिटर्न में पद्धति बदलनी है या नहीं, ये निर्णय के विषय हैं। हर साल की लागत दोबारा बनाने के लिए देखें बहीखाता सहायता।
• दोबारा बनाई गई बेची गई वस्तुओं की लागत, आपके अपने मार्कअप से बढ़ाने पर, आपकी बताई बिक्री से ज़्यादा बैठती है: बिक्री कम बताई गई हो सकती है, जो बेची गई वस्तुओं की लागत से बड़ा सवाल है। पुनर्निर्माण के लिए देखें बहीखाता सहायता, और नोटिस आ चुका हो तो छोटे व्यवसाय का IRS ऑडिट।
• आपकी कंपनी या साझेदारी ने बहियों में कभी इन्वेंटरी दर्ज नहीं की: बेची गई वस्तुओं की लागत बताने के लिए बहियों को कम से कम इन्वेंटरी को बाकी खर्च से अलग करना होगा; देखें पिछड़ी हुई बहियाँ पूरी करना।
• पिछले रिटर्न में इन्वेंटरी शून्य दिखी, या खरीदते ही इन्वेंटरी की कटौती ली गई, और आपको पक्का नहीं कि वह अनुमत पद्धति से मेल खाता था: देखें संशोधन या Form 3115।
• व्यावसायिक आय के कई साल कभी फ़ाइल नहीं हुए: देखें फ़ाइल न किए सालों के खर्च और फ़ाइल न किए निजी रिटर्न पूरे करना।
• 1099-K में सकल बिक्री मुनाफ़े से बहुत ज़्यादा दिखती है: देखें प्लेटफ़ॉर्म की सकल बिक्री और बेची गई वस्तुओं की लागत।
• आप इन्वेंटरी को खरीदते ही खर्च लिखना चाहते हैं, या इन्वेंटरी के रूप में रखना चाहते हैं: देखें छोटे विक्रेताओं के लिए इन्वेंटरी या आपूर्ति।
• इन्वेंटरी व्यवसाय शुरू होने से पहले की थी, या आप कभी-कभार बेचते हैं: देखें पहले से मौजूद इन्वेंटरी से शुरुआत और रीसेलर के लिए शौक या व्यवसाय।
• आपको Schedule C का Part III लाइन-दर-लाइन चाहिए: देखें Schedule C पर बेची गई वस्तुओं की लागत।
• आपको IRS का ऑडिट पत्र मिला है: देखें छोटे व्यवसाय का IRS ऑडिट।