장부 담당자 선택: 현지 vs 원격, 업종 경험은?

현지 장부 담당자와 온라인 장부 담당자, 위치가 일을 바꿀까요?

장부 담당자의 위치가 장부 관리를 바꾸는 일은 드뭅니다. IRS는 의무를 장부 담당자의 주소가 아니라 기록에 둡니다. 기록은 소득과 비용을 분명히 보여 주어야 하고 IRS 검사를 받을 수 있게 보관해야 하며, 몇몇 경우를 제외하면 법은 특정한 종류의 기록을 요구하지 않습니다(Publication 583). 일을 바꾸는 것은 장부가 다뤄야 하는 내용입니다.

• 주: 판매하는 주, 직원을 고용하는 주(직원인 장부 담당자도 포함), 사업을 운영하는 주.
• 플랫폼: 수수료를 떼고 정산금을 주는 마켓플레이스와 결제 앱.
• 업종: 공사별 청구, 재고, 그 밖의 특별한 기록 규정.
• 접근 권한: 회계 파일을 열 수 있는 사람.
• 지난 기록: 밀린 몇 달 또는 몇 년 치 장부, 또는 도착한 통지서.

목록이 짧고 평범하면 어느 쪽을 골라도 됩니다. 목록이 길면 그 항목들을 이미 다루고 있는 사람 쪽으로 기웁니다. 고려 중인 후보 중 아무도 목록의 한 항목을 감당하지 못하거나, 원격 후보가 확신이 없는 로그인 정보를 요구하거나, 장부가 몇 달 밀렸거나 통지서가 도착했거나, 법인이나 두 나라가 얽혀 있으면 더 이상 일상적인 경우가 아닙니다. 계약하기 전에 전문가와 다음을 정리하세요. 다뤄야 할 주와 플랫폼, 파일과 관리자 로그인의 소유자, 인수인계나 시범 작업을 어떻게 진행할지입니다.

누구와 이야기하기 전에 준비할 자료: 판매하는 주와 직원을 고용한 주, 사용하는 플랫폼과 결제 대행사, 회계 소프트웨어와 그 관리자 로그인을 가진 사람, 작년 신고서, 은행과 카드 명세서.

장부 담당자는 면허가 있어야 하나요? 우리 주에 있어야 하나요?

장부 관리에는 일반적으로 면허가 필요 없으므로, 장부 담당자가 본인이 사는 주에 살아야 한다고 요구하는 연방 자료는 없습니다. 중요한 것은 그 사람이 본인의 주에서 세금이 어떻게 작동하는지 아는지입니다(다음 항목). 연방 직업전망서(Occupational Outlook Handbook)는 장부·회계·감사 사무원에게 요구되는 면허를 언급하지 않으며 자격증은 보통 필요하지 않다고 설명합니다(BLS). 이는 전국 차원의 직업 설명이어서 모든 주의 규정을 확인해 주지는 못합니다. 그러니 어떤 후보에게든 본인의 주가 그에게 요구하는 것이 있는지 물어보세요.

누군가가 IRS 앞에서 본인을 대신해 말해야 할 때는 자격이 중요합니다. 등록 세무사(EA), CPA(공인회계사), 변호사는 무제한 대리 권한이 있고, 이런 자격이 없는 신고서 작성자는 본인을 대리할 권한이 제한적이거나 없습니다(IRS 자격 안내). 연방 규정은 어느 주, 준주, 영토에서든 자격을 갖춘 CPA를 인정하므로, 면허를 발급한 주와 관계없이 CPA는 IRS를 상대로 업무를 할 수 있습니다(Circular 230의 section 10.2와 section 10.3). 주 면허와 주 세무 당국은 별개의 문제입니다. 그 사람이 본인의 주 세무 당국을 상대할 수 있는지 물어보세요. 누가 신고서를 작성할 수 있는지와 자격을 확인하는 방법은 장부 담당자, 회계사, CPA를 참고하세요.

장부 관리는 주마다 다른가요? 판매세, 급여, 주 소득세는 어떤가요?

장부 관리 방법은 어디서나 같지만, 장부가 추적해야 하는 세금은 주마다 정해집니다. 각 주가 자체 규정을 공표하며, IRS는 모든 주의 세무 사이트로 연결되는 링크를 제공합니다(IRS 주 세무 사이트 링크).

각 주는 판매자 기준액도 따로 정하고, 기준액에 포함되는 판매 범위도 다를 수 있습니다. 그래서 한 주의 기준만 추적하는 장부 담당자는 다른 주의 기준을 놓칠 수 있습니다. 기준액은 재고나 직원처럼 그 주에 물리적 사업장이 있는 판매자를 대상으로 하지 않습니다(캘리포니아 주; 텍사스 주). 기준액은 판매세를 징수해야 하는 경우를, 설정 방법은 주별 매출 추적하기를 참고하세요. 각 주가 요구하는 업무 때문에 장부 담당자의 업무 범위와 견적이 넓어질 수 있습니다.

장부 담당자 본인의 위치가 중요한 경우가 하나 있습니다. 직원은 일반적으로 일을 하는 주의 실업보험법 적용을 받고, 주는 누가 계약자가 아니라 직원인지 엄격하게 따집니다. 그래서 다른 주에 있는 직원 신분의 장부 담당자는 본인의 급여 계정에 그 주를 추가하게 만들 수 있습니다(미국 노동부).

장부 담당자에게 업종 경험이 필요한가요, 일반 경험이면 충분한가요?

업종 경험이 중요한 것은 그 업종이 매출이나 비용을 특별한 방식으로 기록할 때뿐입니다. IRS는 업종마다 그 업종에만 있는 회계 방식과 쟁점이 있어서 업종별 감사 안내서를 공개합니다. 이 안내서는 조사관을 교육하는 용도이며 법은 아니지만, 소유주와 신고서 작성자도 읽을 수 있습니다.

감사 안내서 목록에는 엔터테인먼트, 석유·가스, 보육 시설, 변호사도 있습니다. 그 밖의 많은 업종에는 자체 감사 안내서가 없으며, 그런 업종에는 일반 장부 담당자로 충분할 수 있습니다. 어느 업종이든 확인 방법은 같습니다. 후보에게 본인 사업의 대표적인 거래 하나를 어떻게 기록하는지 설명해 달라고 하세요. 온라인 판매자는 플랫폼이 다르므로 다음 항목에서 다룹니다. 공사별 청구는 건설업 공사별 원가 관리와 기성 청구, 현금 판매는 현금 판매 기록을 참고하세요.

장부 담당자가 우리 회계 소프트웨어와 플랫폼을 알아야 하나요?

IRS가 파일을 읽을 수 있는 한, 대금을 지급하는 플랫폼은 회계 소프트웨어 브랜드만큼 중요할 수 있습니다. 플랫폼이 보고하는 방식은 지급하는 방식과 다릅니다. Form 1099-K(결제 플랫폼 정산 명세서)에는 수수료, 환불, 배송비와 관계없이 총액이 표시됩니다(IRS 작성 안내). 그래서 정산금 입금액이 이 양식과 같은 경우는 드물고, 여러 플랫폼에서 결제를 받으면 양식을 둘 이상 받을 수 있습니다(IRS). 장부 담당자에게 정산금을 대사해 달라고 요청하세요. 총매출에서 수수료와 환불을 거쳐 입금액까지 맞춰 보라는 뜻입니다. 매출과 정산금 대사하기를 참고하세요.

소프트웨어에 관해 IRS는 대부분의 사업체가 쓰는 프로그램의 파일은 읽을 수 있다고 설명하며, 전자 파일을 제출하기 전에 조사관에게 확인하라고 안내합니다(IRS FAQ). 전산 기록은 장부 및 신고서와 일치해야 하고 문서화되어 있어야 합니다(Publication 583). 장부 담당자가 매일 쓰고 회계사도 열 수 있는 소프트웨어가 현실적인 기준입니다. 회계 소프트웨어 고르기를 참고하세요.

회계 파일과 관리자 로그인은 누가 소유해야 하나요?

둘 다 사업 소유주가 가지고 있는 것이 IRS의 요구에 맞습니다. IRS는 납세자에게 충분한 장부와 기록을 보관할 책임을 지우며, 회계 소프트웨어로 장부를 관리하는 사업체를 조사할 때 대부분 백업 파일과 관리자의 사용자 이름 및 비밀번호를 요청합니다(IRS FAQ). IRS에 보여 주려고 다시 만든 파일은 실제 장부와 기록의 사본이 아니므로 그 요청을 충족하지 못합니다. 관리자 로그인을 가진 소유주는 영구 비밀번호를 알려 주지 않고, IRS가 그 목적으로 권하는 임시 비밀번호를 사용해 백업을 넘길 수 있습니다.

소유주는 흔히 파일을 사업체 이름으로 만들고, 관리자 역할을 직접 유지하며, 장부 담당자에게는 이름이 지정된 사용자 계정을 줍니다. Circular 230은 실무자(CPA, 등록 세무사, 변호사 포함)가 연방 세금 의무를 이행하는 데 필요한 고객 기록을 요청에 따라 즉시 돌려주도록 요구하며, 수수료 분쟁이 있어도 일반적으로 면제되지 않습니다. 다만 실무자가 작성한 신고서, 스케줄, 그 밖의 문서는 그 문서에 대한 미지급 수수료 때문에 보관 중인 동안에는 고객 기록이 아닙니다(Circular 230의 section 10.28). 같은 의무는 IRS에 제출할 문서의 전부 또는 상당 부분을 작성하고 대가를 받는 모든 사람에게 적용됩니다(section 10.8). IRS에 아무것도 작성하지 않는 장부 담당자나 장부 관리만 맡은 CPA는 이 규정 밖에 있을 수 있습니다. 그러므로 기록의 소유권과 반환을 서면으로 정하고, 파일은 사업체 이름으로 유지하세요. 설정 방법은 통제권을 잃지 않고 장부 담당자에게 접근 권한 주기를 참고하세요.

원격 장부 담당자와 문서와 은행 접근 권한을 안전하게 공유하려면 어떻게 하나요?

사람마다 별도 로그인을 주고, 일이 끝나면 접근 권한을 없애세요. Publication 4557은 세무 전문가를 위한 IRS의 데이터 보안 안내서이며, 그 기본 단계는 본인의 기록을 보는 모든 원격 담당자에게 적용할 만한 기준입니다(Publication 4557).

• 고객 정보에 접근하는 모든 사람에게 다단계 인증 적용
• 민감한 파일과 이메일 암호화
• 필요한 사람에게만 접근 허용

같은 안내서는 세금 신고서 작성자가 FTC Safeguards Rule(연방거래위원회 정보보호 규칙)에 따라 서면 보안 계획을 만들고 시행해야 한다고 설명합니다. 그 사람이 세금 신고서도 작성한다면 그런 계획이 있는지 물어보세요. 세금 신고서를 작성하지 않는 장부 담당자에게는 대신 어떤 보안 조치를 따르는지 물어보세요. 장부 담당자가 돈을 옮기지 않고 거래 내역만 볼 수 있게 하는 은행 접근 방법은 장부 담당자에게 접근 권한 주기를 참고하세요.

장부 담당자가 급여 지급도 맡는다면, 모든 연방 납부와 신고서에 대한 책임은 여전히 사업체에 있습니다. 원천징수한 세금을 납부할 책임이 있는 사람이 고의로 납부하지 않으면 개인적으로 책임을 질 수 있습니다(IRS; Publication 15). IRS는 고용주가 납부 내역을 확인할 수 있도록 자신의 PIN으로 IRS 연방 세금 납부 시스템에 등록해야 한다고 안내합니다. 장부 담당자가 실수했을 때 누가 내는지는 가산세는 누가 내나를 참고하세요.

장부 담당자에게는 시간제로 지급해야 하나요, 월 단위로 지급해야 하나요? 위치에 따라 달라지나요?

요금 방식은 장부 담당자의 위치가 아니라 업무 범위를 따릅니다. 장부 관리 요금을 정하는 공식 자료는 없으므로, 아래는 규칙이 아니라 판단 기준입니다.

견적을 좌우하는 요소를 물어보세요. 거래 수, 계정, 플랫폼, 주, 급여, 따라잡아야 할 밀린 달이 해당합니다. 무엇이 포함되는지도 물어보세요. 대사, 주별 매출, 연말 지원이 그 예이며, 범위 밖의 업무는 어떻게 청구하는지도 물어보세요. 요금 범위와 적정성은 장부 담당자 월 비용을 참고하세요.

현지 CPA와 원격 장부 담당자 중 어느 쪽이 어떤 일에 맞나요?

주소가 아니라 업무를 기준으로 고르세요. 통지서나 세무조사가 올 수 있다면, 현지이든 원격이든 CPA, 등록 세무사, 변호사를 두세요. 이 자격들은 본인을 대리할 무제한 권한이 있기 때문입니다(IRS 자격 안내). 일상적인 장부는 이미 본인의 플랫폼과 업종을 다루는 사람을 고르세요. 아래 비중은 공식 규칙이 아니라 판단입니다.

장부 관리 패키지와 CPA 사무소 중에서 고르는 문제는 온라인 장부 관리 서비스와 CPA 사무소를 참고하세요.

시범 한 달이나 샘플 마감으로 적합성을 어떻게 확인하나요?

모든 후보에게 같은 과거 한 달 치를 주고, 완성된 장부를 이미 알고 있는 숫자와 비교하세요.

1. 은행 잔액과 플랫폼 정산금을 확인할 수 있는 과거 한 달을 고릅니다.
2. 먼저 후보마다 본인의 데이터를 어떻게 보호하는지 물어봅니다(위 항목 참고). 그다음 각자에게 기한을 정해 같은 달 치를 줍니다. 가능하면 계좌번호, 고객 이름, 납세자 식별번호를 지우고, 그럴 수 없으면 읽기 전용 접근 권한을 씁니다.
3. 결과를 비교합니다. 은행과 카드의 기말 잔액이 명세서와 맞는지, 정산금마다 총매출에서 수수료, 환불, 입금액까지 맞아떨어지는지, 주별 매출의 합이 총매출과 같은지, 급여 관련 부채가 제출한 내용과 같은지 봅니다.
4. 후보마다 분류하지 못한 항목과 가정한 내용을 정리해 달라고 합니다.
5. 유료 시범 한 달이라면 업무 범위와 종료일을 정하고, 관리자 로그인은 본인이 계속 갖고 있습니다.

물어볼 질문과 위험 신호는 장부 담당자 고용 전에 물어볼 질문을 참고하세요. 계속 진행되는 업무를 점검하려면 장부 담당자의 작업 점검하기를 참고하세요.

예시

이 예시는 설명을 위한 것이며 미국 달러를 사용합니다.

마켓플레이스 세 곳에서 판매하는 온라인 판매자

오하이오 주의 한 판매자는 마켓플레이스 세 곳에서 판매하고 12개 주로 배송합니다. 현지 장부 담당자는 입금을 모두 매출로 기록합니다. 한 마켓플레이스에서는 한 달에 매출 US$10,000, 수수료 US$1,200, 환불 US$300이 나오고 입금액은 US$8,500입니다. 입금액 기준으로 기록하면 총매출이 US$1,500 모자라고, 수수료와 환불은 각각 별도 줄로 나타나지 않습니다. 마켓플레이스가 Form 1099-K를 보냈다면 거기에는 총액이 보고됩니다. 그녀는 온라인 판매자를 상대해 본 원격 장부 담당자와 비교하면서, 각자에게 한 달 치 정산금을 총매출에서 입금액까지 맞춰 보고 주별 매출을 보여 달라고 요청합니다.

시카고의 리모델링 업체

리모델링 업체가 US$60,000짜리 공사를 US$20,000씩 세 번의 기성 청구로 청구하고, 고객은 매번 US$2,000을 유보금으로 보류합니다. 입금만 기록하는 장부 담당자는 받은 돈을 US$54,000으로 보여 주고, 보류된 US$6,000은 기록이 없습니다. 그래서 소유주는 공사마다 받을 돈이 얼마인지 알 수 없습니다. 소유주는 공사별로 청구한 금액, 받은 금액, 유보된 금액, 쓴 금액을 보여 주는 시범 한 달을 요청합니다. 일반 장부 담당자가 그런 보고서를 만들지 못하면 건설업 장부를 관리해 본 사람을 찾으세요.

원격 장부 담당자를 둔 플로리다의 사업체

플로리다 주의 주택 수리 업체가 시간대가 두 개 다른 곳에 있는 장부 담당자를 고용합니다. 양쪽은 매주 30분 통화, 읽기 전용 은행 접근 권한, 소유주가 만들고 관리하는 회계 파일 안의 장부 담당자 전용 사용자 계정, 그리고 소유주가 은행 명세서와 대조해 확인할 수 있는 과거 한 달을 다시 작업하는 첫 과제에 합의합니다. 한 달이 끝나면 소유주는 마감 잔액을 은행 명세서와 비교한 뒤 계속할지 정합니다.

상황이 다르다면?

• 고려 중인 후보 중 누구도 본인의 플랫폼, 업종, 주를 감당하지 못하거나, 원격 후보가 확신이 없는 로그인 정보를 요구하는 경우: 계약하기 전에 장부가 다뤄야 할 주와 플랫폼, 파일과 관리자 로그인의 소유자, 인수인계나 시범 한 달을 어떻게 진행할지 정리하세요. 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 장부가 몇 달 밀렸거나 숫자가 명세서와 맞지 않는 경우: 밀린 장부 따라잡기를 참고하고 장부 관리 도움을 받으세요.
• 연중에 장부 담당자를 바꾸는 경우: 장부 담당자 교체하기를 참고하세요.
• 마켓플레이스나 자사 쇼핑몰에서 판매하는 경우: 전자상거래 장부 담당자의 업무 범위와 비용을 참고하세요.
• 여러 주에서 판매하며 기준액을 넘었을 수 있는 경우: 주별 매출 추적하기와 판매세를 징수해야 하는 경우를 참고하세요.
• S corporation을 운영하는 경우: S corporation 장부 관리를 참고하세요.
• 미국과 캐나다에서 사업을 운영하는 경우: 캐나다 법인과 미국 법인의 장부를 참고하세요.
• 고려 중인 장부 담당자가 미국 밖에 있는 경우: 해외 장부 담당자 고용하기를 참고하세요.
• 통지서가 도착했거나 장부 담당자의 실수로 가산세가 부과된 경우: 가산세는 누가 내나를 참고하고 장부 관리 도움을 받으세요.