Tenue de livres locale ou en ligne : le lieu compte-t-il?

Tenue de livres locale ou en ligne : le lieu change-t-il le travail?

Le lieu d'un spécialiste de la tenue de livres change rarement la tenue de livres. Aux États-Unis, l'IRS place l'obligation sur les registres, non sur l'adresse du spécialiste : ils doivent montrer clairement les revenus et les dépenses et rester disponibles pour l'inspection de l'IRS, et sauf dans quelques cas, la loi n'exige aucun type précis de registres (Publication 583). Ce qui change le travail, c'est ce que vos livres doivent couvrir :

• États : là où vous vendez, employez des gens (un spécialiste employé compte) ou exercez vos activités.
• Plateformes : places de marché et applications de paiement qui vous paient après avoir prélevé leurs frais.
• Secteur : facturation par projet, stocks et autres règles de registres particulières.
• Accès : qui peut ouvrir le fichier comptable.
• Historique : des mois ou des années en retard, ou un avis reçu.

Une liste courte et ordinaire laisse le choix ouvert entre les deux options; une longue désigne celui qui s'occupe déjà de ces éléments. Le dossier cesse d'être courant lorsque personne parmi vos candidats ne couvre l'une de ces lignes, qu'un candidat à distance demande des accès dont vous n'êtes pas sûr, que des mois sont en retard ou qu'un avis est arrivé, ou qu'une société ou deux pays sont en jeu. Réglez ces points avec un professionnel avant de signer : les États et les plateformes à couvrir, qui détient le fichier et l'accès administrateur, et comment se déroulerait une passation ou un mois d'essai.

À réunir avant de parler à qui que ce soit : les États où vous vendez et employez, les plateformes et les processeurs de paiement que vous utilisez, votre logiciel de comptabilité et qui détient son accès administrateur, les déclarations de l'an dernier, et les relevés bancaires et de cartes.

Mon spécialiste de la tenue de livres doit-il avoir un permis ou se trouver dans mon État?

La tenue de livres n'exige généralement aucun permis; aucune source fédérale n'oblige donc le spécialiste à vivre dans votre État. Ce qui compte, c'est qu'il sache comment fonctionnent les impôts de votre État (section suivante). L'Occupational Outlook Handbook fédéral ne mentionne aucun permis pour les commis à la tenue de livres, à la comptabilité et à la vérification, et indique qu'une certification n'est habituellement pas exigée (BLS). Cela décrit la profession à l'échelle nationale et ne peut confirmer les règles de chaque État; demandez donc à tout candidat ce que votre État exige de lui, le cas échéant.

Les titres professionnels comptent lorsque quelqu'un parle en votre nom à l'IRS : les agents inscrits (enrolled agents), les CPA et les avocats ont des droits de représentation illimités, et les préparateurs sans l'un de ces titres ont une autorité limitée ou nulle pour vous représenter (titres reconnus par l'IRS). Les règles fédérales reconnaissent un CPA qualifié dans n'importe quel État, territoire ou possession; un CPA peut donc exercer devant l'IRS quel que soit l'État qui a délivré son permis (Circular 230, articles 10.2 et 10.3). Les permis d'exercice des États et les agences fiscales des États sont des questions distinctes : demandez si la personne peut travailler avec les agences de votre État. Pour savoir qui peut préparer votre déclaration et comment vérifier les titres de quelqu'un, voyez spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA.

La tenue de livres dépend-elle de l'État : taxe de vente, paie et impôt sur le revenu de l'État?

La méthode de tenue de livres est la même partout; les impôts que les livres doivent suivre sont fixés État par État. Chaque État publie ses propres règles, et l'IRS renvoie au site fiscal de chaque État (liens de l'IRS vers les États).

Chaque État fixe aussi son propre seuil de vendeur, et ce qui compte pour l'atteindre peut différer; un spécialiste qui suit le test d'un État peut donc manquer celui d'un autre. Un seuil ne protège pas un vendeur qui a une présence physique dans l'État, comme des stocks ou du personnel (Californie; Texas). Pour les seuils, voyez où vous devez percevoir la taxe de vente; pour la mise en place, suivre les ventes par État. Le travail que chaque État exige peut élargir la portée du mandat du spécialiste et la soumission.

L'emplacement du spécialiste compte dans un cas : un employé est généralement couvert par la loi d'assurance chômage de l'État où le travail est effectué, et les États vérifient strictement qui est un employé plutôt qu'un entrepreneur indépendant; un spécialiste employé dans un autre État peut donc ajouter cet État à vos comptes de paie (Département du Travail).

Mon spécialiste doit-il avoir de l'expérience dans mon secteur, ou un généraliste suffit-il?

L'expérience du secteur ne compte que lorsqu'un secteur inscrit les produits ou les coûts de façon particulière. L'IRS publie des guides de vérification par secteur parce qu'ils ont des méthodes comptables et des enjeux qui leur sont propres. Les guides forment les vérificateurs et n'ont pas force de loi, mais les propriétaires et les préparateurs peuvent les lire.

La liste des guides de vérification comprend aussi le divertissement, le pétrole et le gaz, les fournisseurs de services de garde d'enfants et les avocats. Beaucoup d'autres entreprises n'ont aucun guide de vérification propre; pour celles-ci, un spécialiste généraliste peut suffire. Le test est le même pour tout secteur : demandez au candidat de décrire comment l'une de vos opérations typiques serait inscrite. Pour les vendeurs en ligne, ce qui diffère, ce sont les plateformes, traitées ensuite. Pour la facturation par projet, voyez coût de revient par projet en construction; pour les ventes au comptant, voyez registres des ventes au comptant.

Mon spécialiste doit-il connaître mon logiciel de comptabilité et mes plateformes?

Les plateformes qui vous paient peuvent compter autant que la marque du logiciel de comptabilité, pourvu que l'IRS puisse lire le fichier. Les plateformes déclarent autrement qu'elles paient : le formulaire 1099-K indique le montant brut, sans égard aux frais, aux remboursements ni à l'expédition (instructions de l'IRS). Un dépôt de versement égale donc rarement le formulaire, et si vous acceptez des paiements sur plusieurs plateformes, vous pourriez recevoir plus d'un formulaire (IRS). Demandez au spécialiste de rapprocher un versement, c'est-à-dire de le faire correspondre depuis les ventes brutes, en passant par les frais et les remboursements, jusqu'au dépôt; voyez rapprocher les ventes et les versements.

Pour le logiciel, l'IRS indique qu'il peut lire les fichiers des programmes que la plupart des entreprises utilisent et vous demande de vérifier auprès du vérificateur avant de soumettre tout fichier électronique (FAQ de l'IRS). Les registres informatisés doivent concorder avec vos livres et votre déclaration et être documentés (Publication 583). Un logiciel que le spécialiste utilise chaque jour et que votre comptable peut ouvrir est le test pratique; voyez choisir un logiciel de comptabilité.

Qui devrait détenir le fichier comptable et l'accès administrateur?

Garder les deux chez le propriétaire de l'entreprise correspond à ce que l'IRS demande. L'IRS tient les contribuables responsables de tenir des livres et registres suffisants, et dans la plupart des vérifications d'une entreprise qui tient ses livres dans un logiciel de comptabilité, il demande le fichier de sauvegarde ainsi que le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'administrateur (FAQ de l'IRS). Un fichier recréé pour l'IRS ne satisfait pas cette demande, parce que ce n'est pas une copie des vrais livres et registres. Un propriétaire qui détient l'accès administrateur peut remettre une sauvegarde au moyen d'un mot de passe temporaire que l'IRS suggère à cette fin, sans communiquer le mot de passe permanent.

Les propriétaires créent souvent le fichier au nom de l'entreprise, gardent le rôle d'administrateur et donnent au spécialiste un utilisateur nommé. La Circular 230 oblige un praticien (CPA, agents inscrits et avocats notamment) à retourner promptement, sur demande, les registres du client nécessaires pour respecter les obligations fiscales fédérales, et un différend sur les honoraires ne l'en dispense généralement pas; mais une déclaration, une annexe ou un autre document que le praticien a préparé n'est pas un registre du client tant qu'il est retenu pour des honoraires impayés sur ce document (Circular 230, article 10.28). Les mêmes obligations visent toute personne payée pour préparer la totalité ou une partie importante d'un document destiné à l'IRS (article 10.8). Un spécialiste qui ne prépare rien pour l'IRS, ou un CPA embauché uniquement pour tenir les livres, peut échapper à la règle; mettez donc par écrit la propriété et la restitution des registres, et gardez le fichier au nom de l'entreprise. Pour la mise en place, voyez donner un accès à un spécialiste de la tenue de livres sans perdre le contrôle.

Comment partager en toute sécurité des documents et l'accès bancaire avec un spécialiste à distance?

Donnez à chaque personne un accès distinct et retirez l'accès quand le travail se termine. La Publication 4557 est le guide de sécurité des données de l'IRS pour les professionnels de la fiscalité; ses mesures de base sont un bon repère pour toute personne à distance qui voit vos registres (Publication 4557) :

• Authentification multifacteur pour toute personne qui accède aux renseignements des clients.
• Chiffrement des fichiers et des courriels sensibles.
• Accès limité aux personnes qui en ont besoin.

Le même guide indique que les préparateurs de déclarations doivent établir et appliquer un plan de sécurité écrit en vertu de la Safeguards Rule de la Federal Trade Commission (FTC). Si la personne prépare aussi des déclarations, demandez si elle en a un; pour un spécialiste qui n'en prépare pas, demandez quelles mesures de sécurité il suit à la place. Pour un accès bancaire qui permet au spécialiste de lire l'activité sans déplacer d'argent, voyez donner un accès à un spécialiste de la tenue de livres.

Si le spécialiste gère aussi la paie, l'entreprise reste responsable de chaque dépôt et de chaque déclaration fédéraux, et une personne chargée de verser les impôts retenus qui omet volontairement de le faire peut être personnellement responsable (IRS; Publication 15). L'IRS indique que les employeurs devraient s'inscrire à son système de paiement fiscal fédéral sous leur propre NIP pour vérifier les dépôts. Pour savoir qui paie quand un spécialiste se trompe, voyez qui paie les pénalités.

Dois-je payer un spécialiste de la tenue de livres à l'heure ou au mois, et cela dépend-il de l'endroit où nous sommes?

Le modèle de prix suit la portée du travail, non le lieu du spécialiste. Aucune source officielle ne fixe les honoraires de tenue de livres; voici donc des tests, non des règles :

Demandez ce qui détermine la soumission : opérations, comptes, plateformes, États, paie, et mois à rattraper. Demandez ce qui est inclus, comme les rapprochements, les ventes par État et le soutien de fin d'exercice, et comment le travail hors portée est facturé. Pour les fourchettes et l'équité, voyez ce que coûte un spécialiste de la tenue de livres par mois.

CPA local ou spécialiste de la tenue de livres à distance : qui convient à quel travail?

Choisissez selon le travail, non selon l'adresse. Lorsqu'un avis ou une vérification peut arriver, engagez un CPA, un agent inscrit ou un avocat, local ou à distance, parce que ces titres confèrent une autorité illimitée pour vous représenter (titres reconnus par l'IRS); pour les livres courants, choisissez celui qui s'occupe déjà de vos plateformes et de votre secteur. Ces pondérations sont des jugements, non des règles officielles :

Pour le choix entre un forfait de tenue de livres et un cabinet de CPA, voyez service de tenue de livres en ligne ou cabinet de CPA.

Comment tester l'adéquation avec un mois d'essai ou une clôture d'échantillon?

Donnez à chaque candidat le même mois passé et comparez leurs livres terminés aux chiffres que vous connaissez déjà.

1. Choisissez un mois passé dont vous pouvez vérifier le solde bancaire et les versements des plateformes.
2. Demandez d'abord à chaque candidat comment il protège vos données (voir ci-dessus). Donnez ensuite à chacun le même mois avec une date limite : retirez les numéros de compte, les noms de clients et les numéros d'identification fiscale lorsque c'est possible, et utilisez un accès en lecture seule lorsque ce ne l'est pas.
3. Comparez les résultats : les soldes de clôture bancaires et de cartes correspondent aux relevés, chaque versement se rattache depuis les ventes brutes jusqu'aux frais, aux remboursements et au dépôt, les ventes par État totalisent le montant total, et les passifs de paie correspondent à ce qui a été produit.
4. Demandez à chaque candidat d'énumérer ce qu'il n'a pas pu classer et ce qu'il a supposé.
5. Pour un mois d'essai payé, fixez la portée et une date de fin, et gardez vous-même l'accès administrateur.

Pour les questions à poser et les signaux d'alerte, voyez questions à poser avant d'embaucher un spécialiste de la tenue de livres. Pour vérifier le travail courant, voyez vérifier le travail de votre spécialiste de la tenue de livres.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et utilisent des dollars américains.

Une vendeuse en ligne sur trois places de marché

Une vendeuse de l'Ohio vend sur trois places de marché et expédie vers 12 États. Son spécialiste local inscrit chaque dépôt comme une vente. Une place de marché affiche 10 000 $ US de ventes dans un mois, 1 200 $ US de frais, 300 $ US de remboursements et un dépôt de 8 500 $ US. Inscrites selon le dépôt, les ventes brutes manquent de 1 500 $ US, et ni les frais ni les remboursements n'apparaissent sur leurs propres lignes, tandis qu'un formulaire 1099-K, si la place de marché en envoie un, déclare le montant brut. Elle compare un spécialiste à distance qui travaille avec des vendeurs en ligne et demande à chacun de faire correspondre un mois de versements depuis les ventes brutes jusqu'au dépôt et de montrer les ventes par État.

Une entreprise de rénovation à Chicago

Une entreprise de rénovation facture un projet de 60 000 $ US en trois facturations progressives de 20 000 $ US, et le client retient 2 000 $ US de chacune à titre de retenue de garantie. Un spécialiste qui n'inscrit que les dépôts montre 54 000 $ US reçus et n'a aucune trace des 6 000 $ US retenus; le propriétaire ne peut donc pas voir ce qui est dû sur chaque projet. Le propriétaire demande un mois d'essai qui montre, projet par projet, ce qui a été facturé, reçu, retenu et dépensé. Si un spécialiste généraliste ne peut pas produire cette vue, cherchez quelqu'un qui a déjà tenu des livres de construction.

Une entreprise de la Floride avec un spécialiste à distance

Une entreprise de réparations résidentielles de la Floride embauche un spécialiste situé à deux fuseaux horaires de distance. Ils conviennent d'un appel hebdomadaire de 30 minutes, d'un accès bancaire en lecture seule, d'un utilisateur nommé pour le spécialiste dans un fichier comptable que le propriétaire a créé et administre, et d'une première tâche qui refait un mois passé que le propriétaire peut vérifier avec le relevé bancaire. À la fin du mois, le propriétaire compare les soldes de clôture aux relevés bancaires avant d'accepter de poursuivre.

Votre situation est différente?

• Aucun des candidats ne couvre votre plateforme, votre secteur ou vos États, ou un candidat à distance veut des accès dont vous n'êtes pas sûr : déterminez quels États et quelles plateformes les livres doivent couvrir, qui détient le fichier et l'accès administrateur, et comment se déroulerait une passation ou un mois d'essai avant de signer; voyez l'aide en tenue de livres.
• Vos livres ont des mois de retard, ou les chiffres ne correspondent pas à vos relevés : voyez rattraper des livres en retard et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous remplacez un spécialiste en cours d'année : voyez remplacer votre spécialiste de la tenue de livres.
• Vous vendez sur des places de marché ou dans votre propre boutique : voyez portée et coût d'un spécialiste de la tenue de livres pour le commerce électronique.
• Vous vendez dans plusieurs États et avez peut-être franchi un seuil : voyez suivre les ventes par État et où vous devez percevoir la taxe de vente.
• Vous exploitez une société de type S : voyez tenue de livres d'une société de type S.
• Vous exercez aux États-Unis et au Canada : voyez livres d'une société canadienne et de sa société américaine.
• Le spécialiste que vous envisagez est établi hors des États-Unis : voyez embaucher un spécialiste de la tenue de livres à l'étranger.
• Un avis est arrivé, ou l'erreur d'un spécialiste a entraîné des pénalités : voyez qui paie les pénalités et obtenez de l'aide en tenue de livres.