온라인 장부·세금 패키지 vs CPA 사무소, 확인할 점

온라인 장부 관리·세금 신고 패키지를 쓸까요, CPA를 따로 두어야 할까요?

이름만으로는 정해지지 않습니다. 패키지는 요금 방식일 뿐 자격이 아닙니다. 세금 신고 대행인 식별번호(PTIN)가 있으면 누구나 대가를 받고 연방 세금 신고서를 작성할 수 있고(IRS: 세무 전문가 선택), CPA 사무소도 정액 요금을 팔 수 있습니다. 다섯 가지 서면 답변이 기준이 됩니다. 누가 신고서에 서명하는지, 누가 IRS에 본인을 대신해 말할 수 있는지, 수수료에 어떤 제출이 포함되는지, 급여세 납부에 문제가 생기면 누가 책임지는지, 누가 장부와 로그인 정보를 갖고 있는지입니다. IRS는 신고 대행인과 고용주에 대한 규칙을 정할 뿐 패키지에 무엇이 들어가는지는 정하지 않으므로, 서면 계약 범위가 유일한 기준입니다.

월 요금이 아니라 총액을 비교하세요. 수수료에 빠진 항목(주 세금 신고서, 급여 관련 제출, 밀린 달의 장부 정리, 통지 대응)을 더한 뒤, 같은 항목에 대해 CPA가 서면으로 낸 견적과 견주어 보세요. 월 요금이 정해지는 요인은 월 장부 관리 비용에서 볼 수 있습니다.

한 업체가 장부, 세금 신고, 급여 지급을 모두 맡으면 계약 범위의 빈틈 하나나 업체의 폐업이 세 영역 모두에 영향을 줄 수 있습니다. 이미 패키지 요금을 내고 있거나 플랫폼이 방금 문을 닫았고 아래 항목 중 하나라도 해당되면, 전문가가 가장 먼저 봐야 할 것은 서면 계약 범위, 지난 신고서, 회계 파일입니다.

비교하기 전에 모아 둘 자료는 다음과 같습니다. 서면 계약 범위 또는 약관, 지난해 제출한 신고서 목록, 급여 대행업체의 보고서(분기별과 연말), 회계 파일의 내보내기 파일 또는 백업, 은행·카드 명세서입니다.

저렴한 온라인 회계 서비스에서는 무엇이 문제가 되나요?

수수료만으로는 서비스가 무엇을 포함하는지 알 수 없고, 서면 계약 범위가 알려 줍니다. 아래 문제는 각각 계약 전에 확인할 수 있는 규칙과 연결되며, 각자 별도 항목에서 다룹니다.

누가 제 세금 신고서를 작성하고 서명하나요? IRS에서 서신이 오면 누가 저를 대신해 말할 수 있나요?

유료 신고 대행인은 일반적으로 신고서에 서명하고, PTIN을 기재하고, 사본을 본인에게 줘야 합니다(Form 1040 작성 안내, 26 U.S.C. 6107). 그 사람이 본인을 대신해 말할 수 있는지는 자격에 따라 다릅니다. Form 1065와 Form 1120-S의 작성 안내도 파트너십과 S corporation 신고서에 같은 규칙을 두고 있으며, 소유주도 함께 서명해야 한다고 정합니다. 파트너십 신고서에는 파트너나 LLC 구성원이, 법인 신고서에는 권한 있는 임원이 서명합니다. IRS는 제출된 내용에 대한 법적 책임이 납세자에게 있다고 설명합니다(IRS: 신고 대행인의 부정행위).

출처: IRS 자격 안내 페이지. 이수 증명서 조건은 Form 2848 작성 안내에 있습니다. 대가를 받고 신고서를 작성하려면 모든 행의 사람이 PTIN을 갖고 있어야 합니다(IRS: PTIN 요건). 실제로 서명할 개인의 이름을 요청하세요. 장부 담당자, 회계사, CPA의 역할은 장부 담당자, 회계사, CPA의 차이를 참고하세요.

정액 수수료에는 어떤 제출이 포함되나요? 연방만인가요, 주 세금, 급여, 판매세, 1099까지 포함인가요?

정액 수수료는 계약서에 명시된 제출만 다룹니다. 아래 제출은 각각 양식, 담당 기관, 기한이 다릅니다.

주 신고서가 필요한지는 해당 주의 규칙이므로 그 주 세무 당국의 사이트에서 확인합니다. 가격표가 정해 주지 않습니다. 사업체가 제출하는 신고서도 참고하세요.

밀린 장부 정리나 지난해 실수 정정도 가격에 포함되나요?

서면 계약 범위에 적혀 있을 때만 포함됩니다. 월 수수료에 무엇이 포함되는지 정하는 IRS 출처는 없으므로, 계약 범위에 명시되기 전까지 세 가지 작업을 별개로 보세요. 장부가 없는 이전 월 작업, 잘못되었거나 인수받은 파일의 정리, 정정입니다. 정정에는 수정 신고서와 Form 941-X 같은 급여 정정 양식이 포함됩니다(Publication 15). 각 작업에 대해 포함인지 별도 견적인지, 어떤 경우에 추가 요금이 붙는지, 수정 신고서는 누가 작성하고 서명하는지 물어보세요. 비용 요인은 밀린 장부 정리 비용에서, 엉망인 파일에 맞는 방법은 장부 정리 또는 새로 시작하기에서 확인하세요.

서비스가 급여를 처리하다가 납부를 놓치면 IRS에 누가 내야 하나요?

일반적으로 고용주가 납니다. 고용세 규정상 납부를 놓친 급여 대행 서비스 업체나 보고 대리인(reporting agent)은 고용주나 고용주의 대리인으로서 책임을 지지 않습니다. 이들은 고객의 EIN으로 제출하며, 계약상 고객에게 갚아야 할 부분은 별개의 문제입니다. IRS는 고용주 계정에 가산세와 이자를 부과할 수 있고, 고용주는 일부 미납 세금에 대해 개인 책임을 질 수도 있습니다(Publication 15, 16절, IRS: 급여 업무 외주).

예외적인 구조도 있습니다. 승인된 Form 2678을 가진 대리인이나 IRS가 지정한 납부 대행자는 자기 EIN으로 제출하며 고용주와 공동으로 책임을 집니다. 공인 고용 대행 업체(PEO)는 일반적으로 자신이 지급하는 급여에 대해 고용주로 취급되지만, 일부 직원에 대해서는 본인도 고용주로 취급될 수 있습니다. 서비스가 어떤 구조를 쓰는지, 누구의 EIN으로 신고서를 제출하는지 물어보세요.

납부가 늦으면 미납 금액의 2%~15%에 해당하는 가산세가 붙습니다. 얼마나 늦었는지, IRS가 이미 통지서를 보냈는지에 따라 달라지며 세율은 합산되지 않습니다(IRS: 예치 지연 가산세). 원천징수한 소득세, 사회보장세, 메디케어세를 내지 않으면 신탁기금 회수 가산세(Trust Fund Recovery Penalty)가 붙을 수도 있습니다. 미납 신탁기금 세금의 100%이며, 고의로 행동한 책임자 각자에게 부과됩니다(26 U.S.C. 6672). Publication 15는 임원, 파트너, 직원, 회계사도 포함될 수 있다고 설명합니다. IRS는 일반적으로 급여 연도 다음 해 4월 15일부터 3년 안에, 신고서가 그보다 늦게 제출되었다면 그 제출일부터 같은 기간 안에 이를 부과할 수 있고, 신고서를 아직 제출하지 않았다면 기간 제한이 없습니다(IRM 5.7.3).

• 납부 내역을 직접 확인하세요. 제3자가 본인을 IRS 납부 시스템(EFTPS)에 등록하면 조회용 PIN(Inquiry PIN)을 받습니다. 이 PIN으로 납부 내역을 하나씩 확인하세요(Publication 15).
• IRS에 본인 주소를 직접 등록해 두세요. IRS 서신은 등록된 주소로 갑니다. 주소를 업체 주소로 바꿔 두면 알 수 있는 내용이 줄어듭니다. 주소 변경은 Form 8822-B로 합니다.

이미 통지서가 도착했다면 급여 대행업체가 세금을 내지 않았을 때와 장부 담당자의 실수, 가산세는 누가 내나를 참고하세요.

서비스가 문을 닫거나 제가 떠나면 장부와 기록은 어떻게 되나요?

누가 갖고 있든 기록을 보관할 책임은 본인에게 있습니다. 세금을 낼 책임이 있는 사람은 모두 기록을 보관해야 하며(26 U.S.C. 6001), IRS는 납세자가 신고서를 뒷받침하는 장부를 보관하고 세무조사 때 제출할 책임이 있다고 설명합니다(IRS: 회계 소프트웨어 기록 FAQ). 서비스가 문을 닫아도 이 책임은 달라지지 않습니다.

• 보관 기간. 일반적으로 해당 신고서의 제척기간이 끝날 때까지입니다. 보통은 제출 후 3년이고, 더 길어지는 경우도 있습니다(Publication 583). 사업 기록 보관 기간을 참고하세요.
• 조사관이 자주 요구하는 것. 스프레드시트로 내보낸 자료보다 회계 소프트웨어의 백업 파일과 관리자 로그인을 요구하는 경우가 많습니다. 거래를 다시 입력해 재구성한 파일은 이 요구를 충족하지 못합니다(IRS FAQ). 서비스가 유일한 관리자 로그인을 갖고 있다면, 그 파일을 제출할 수 있는지는 서비스에 달려 있습니다.
• 신고 대행인이 돌려줘야 하는 것. 실무자(practitioner)는 요청을 받으면 고객이 연방 세금 의무를 이행하는 데 필요한 고객 기록을 신속히 돌려줘야 하며, 규정이 정한 범위 안에서는 수수료 분쟁이 있어도 면제되지 않는 것이 일반적입니다(31 CFR 10.28). 자격이 없고 신고서만 작성하는 신고 대행인에게는 Circular 230이 자동으로 적용되지 않습니다(IRS: 윤리적 세무 업무). Annual Filing Season Program 참가자는 그 업무 기준에 동의합니다(IRS: 프로그램 FAQ). 장부만 관리하는 서비스를 포함해 그 밖의 업체는 계약과 주 법률이 정하므로, 기록 반환과 회계 파일 내보내기 조건을 서면으로 받아 두세요.

서명한 신고서, 급여 보고서, 은행·카드 명세서, 최신 회계 파일 백업은 직접 사본을 보관하세요. 회계 소프트웨어를 해지할 때 보관할 기록을 참고하세요. 서비스가 이미 사라졌거나 미납 요금 때문에 파일을 잡고 있다면 이전 회계사로부터 장부 넘겨받기를 참고하세요.

제 은행 로그인 정보와 세금 자료를 누가 볼 수 있나요?

로그인 정보나 파일을 준 모든 사람이 볼 수 있으므로, 업무에 필요한 만큼만 권한을 주세요. 세금 신고 대행인은 고객 정보를 보호하는 서면 계획을 갖춰야 합니다. IRS는 FTC 보호 규칙(Safeguards Rule)이 세금 신고 대행인에게 보안 계획을 세우고 실행하도록 요구하며, 이를 지키지 않으면 FTC 조사로 이어질 수 있다고 설명합니다(Publication 4557). 또한 연방법은 소득세 신고서 작성을 업으로 하는 사람이나 그 작성과 관련된 서비스를 제공하는 사람이, 신고서를 위해 받은 정보를 알면서 또는 무분별하게 공개하거나 다른 목적에 사용하면 경범죄로 정합니다. 법과 규정에 예외가 있습니다(26 U.S.C. 7216).

Publication 4557이 물어볼 만한 조치로 꼽는 것은 다음과 같습니다. 고객 정보에 접근하는 모든 사람에게 다단계 인증(비밀번호 외에 두 번째 확인 단계), 사람마다 별도 로그인, 필요한 사람에게만 접근 허용입니다. 신고 대행인이 보호 조치를 유지하는 외부 업체를 선택하도록 하는 내용도 있으므로, 사무소 밖의 누군가가 본인의 파일을 다루는지 물어보세요. 이 안내는 세금 신고 대행인을 대상으로 하며 장부만 관리하는 서비스는 언급되지 않으므로, 그런 서비스에도 같은 질문을 하세요. 돈을 옮길 수 없는 접근 권한은 장부 담당자에게 계정 접근 권한 주기를 참고하세요.

같은 사무소가 IRS 통지나 세무조사도 처리할 수 있나요?

일반적으로 답변하는 사람이 본인을 대리할 수 있는 자격이 있고 본인의 서면 위임장을 갖고 있을 때만 가능합니다. CPA, enrolled agent, 변호사는 모든 IRS 사안을 처리할 수 있습니다. 권한이 제한된 신고 대행인은 자신이 작성하지 않은 신고서나 이의 신청, 징수 절차에서는 본인을 대리할 수 없습니다(IRS 자격 안내 페이지).

• Form 2848은 IRS 업무를 할 수 있는 자격을 가진 개인에게 본인을 대리하고 기밀 세금 정보를 열람·수령할 권한을 줍니다(IRS: Form 2848 소개). 각 양식과 기간을 적어야 하며, "모든 연도"라고 적은 서류는 IRS가 되돌려 보냅니다(Form 2848 작성 안내). Form 8821은 지정한 사람이 해당 정보를 열람하거나 받을 수 있게 할 뿐이며, 대리 권한이 없는 신고 대행인이 본인을 대리하게 해 주지는 않습니다(IRS: Form 8821 소개, Form 2848 작성 안내). 중앙 집중식 세무조사 제도(centralized audit regime)에 해당하는 파트너십은 신고서에 파트너십 대표자(partnership representative)를 지정하므로, 누가 지정되어 있는지 확인하세요.
• Form 1065와 Form 1120-S에서 신고 대행인 서명란 옆의 "Yes" 칸은 IRS가 처리 관련 질문이 있을 때 서명한 개인에게 전화할 수 있게 합니다. 그 사람은 누락된 정보를 IRS에 제공하고, 처리 문제로 IRS에 전화하고, 계산 오류와 신고서 작성에 관한 일부 통지에 답할 수도 있습니다. 하지만 사업체를 구속하거나 IRS 앞에서 대리하는 권한은 아닙니다. 효력은 사무소가 아니라 그 개인에게만 미치며, 다음 연도 신고서의 기한(연장 제외)까지만 유지됩니다(Form 1065 작성 안내, Form 1120-S 작성 안내).
• 통지서를 직접 확인하세요. 파트너십, S corporation, C corporation은 IRS 통지서와 서신을 볼 수 있는 Business Tax Account을 열 수 있지만, 전체 접근 권한은 지정 대표자(Designated Official)에게만 주어집니다. 파트너십은 일반 파트너나 관리 구성원, 법인은 현재 W-2 직원인 임원이나 관리 구성원입니다. EIN이 있는 개인사업자도 열 수 있습니다. 단일 구성원 LLC는 개인사업자로 신고하든 Form 1120-S나 Form 1065로 신고하든 아직 전체 접근 권한을 받을 수 없습니다(IRS: Business Tax Account).

연방 Form 2848은 IRS에만 적용됩니다. 주 통지서는 주 세무 당국에서 오므로, 서비스가 그것도 처리하는지, 자신이 작성하지 않은 신고서에 대한 통지에도 답하는지 물어보세요. 이미 통지서가 왔다면 사업체에 온 IRS 통지를, 세무조사라면 소규모 사업체에 대한 IRS 세무조사를 참고하세요. 예전 위임을 끝내려면 이전 회계사로부터 장부 넘겨받기를 참고하세요.

계약하기 전에 패키지를 어떻게 검증하나요?

비교하는 모든 서비스에 같은 서면 질문을 하고, 답변을 항목별로 견주어 보세요. IRS 안내에서 나온 위험 신호가 두 가지 있습니다. 서명하지 않거나 PTIN을 알려 주지 않는 신고 대행인, 그리고 본인 것이 아닌 계좌로 환급금을 보내는 경우입니다(IRS: 신고 대행인의 부정행위). 수수료를 어떻게 정하는지도 물어보세요. Circular 230은 실무자에게 환급액의 일정 비율로 정하는 수수료를 포함한 성공 보수를 제한합니다(31 CFR 10.27). 적용 여부는 누가 신고서를 작성하고 어떤 업무를 했는지에 달려 있습니다. 그다음 다음을 하세요.

1. 계약 범위를 서면으로 받으세요. 양식, 주, 급여세 납부, 밀린 장부 정리, 정정, 통지 대응, 추가 요금이 붙는 항목을 적습니다. 장부 관리 계약서를 참고하세요.
2. 서명자의 이름, 자격, PTIN을 받으세요. Form 2848은 언제 서명하는지도 물어보세요. 처음부터인지, 통지서가 온 뒤에야 하는지입니다.
3. 샘플 월 결과물을 요청하세요. 은행·카드 계좌 대사, 손익계산서, 재무상태표, 미해결 질문 목록입니다. 월 장부 관리 서비스에 포함되는 것을 참고하세요.
4. 해지 절차를 확인하세요. 데이터를 얼마나 오래 볼 수 있는지, 기록을 어떻게 돌려받는지, 그에 대한 수수료가 있는지 확인합니다. 첫 달에 회계 파일 백업을 요청하고 본인에게 관리자 권한이 있는지 확인하세요.
5. 급여 감독 장치를 마련하세요. 첫 급여를 지급하기 전에 본인 명의의 IRS 납부 시스템 접근 권한을 받으세요.
6. 제출 전에 모든 신고서를 확인하고 승인하세요. 비어 있거나 미완성인 신고서에는 절대 서명하지 마세요(IRS: 신고 대행인의 부정행위).

면접 질문과 위험 신호는 장부 담당자를 고용하기 전에 물어볼 질문을, 각 방식의 비용은 월 장부 관리 비용을 참고하세요.

어떤 사업체가 패키지의 한계를 넘어서나요?

사업체에 다음 중 하나가 생기면 범위가 고정된 패키지를 다시 점검하세요.

해당하는 항목이 있다면 서비스에 그 제출을 서면으로 명시해 달라고 요청하거나, 그 일을 맡는 사무소로 옮기세요. 어느 쪽이든 연말에 장부를 신고서로 연결하는 일을 누가 맡는지 정해 두세요. 장부에서 사업 세금 신고서로를 참고하세요.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며, 모든 금액은 미국 달러입니다.

월 패키지를 쓰는 컨설턴트

텍사스 주에서 컨설팅을 하는 단일 구성원 LLC는 개인사업자로 과세되며, 장부 관리와 연방 신고서를 포함한 패키지에 매달 US$125(연 US$1,500)를 냅니다. 고객 한 곳은 캘리포니아 주에 있습니다. 소유주는 갱신하기 전에 서면으로 묻습니다. Schedule C에는 누가, 어떤 자격으로 서명하나요? 주 신고서가 수수료에 포함되나요, 캘리포니아 주에서 요구하면 캘리포니아 신고는 추가 요금인가요? 서비스가 작성한 신고서에 대한 IRS 서신에는 누가 답하나요? 캘리포니아 주가 신고서를 요구하는지는 캘리포니아 주의 규칙이고, 패키지가 그것을 작성해 주는지는 계약이 정합니다.

납부를 놓친 S corporation

직원이 2명인 S corporation에서 서비스의 급여 도구가 US$4,000의 연방세 납부를 놓쳤습니다. 납부가 IRS에 10일 늦게 도착해 5% 구간에 해당하고, 가산세는 US$200과 이자입니다. IRS가 정당한 사유의 설명을 받아들이면 면제될 수 있습니다. IRS는 서비스가 아니라 법인의 등록 주소로 청구서를 보냅니다. 이 예시에서 서비스는 법인 자신의 EIN으로 제출하는 급여 대행업체일 뿐 고용주가 아닙니다. 소유주는 IRS 납부 시스템 접근 권한을 만든 적이 없어서, 통지서가 도착한 뒤에야 문제를 알게 되었습니다. 납부가 아예 이루어지지 않았다면 고의로 행동한 책임자는 원천징수한 세금에 대해 개인 가산세도 받을 수 있습니다.

문을 닫는 서비스

온라인 서비스가 3월에 문을 닫습니다. 소유주에게는 은행 연동으로 만든 14개월치 장부가 있지만 영수증도, 회계 파일 사본도 없습니다. 소유주는 파일이 본인 로그인 아래에 있는지, 관리자 접근 권한을 재설정할 수 있는지 확인한 다음 백업을 내려받습니다. 없는 영수증은 규정이 허용하는 범위에서 은행·카드 명세서로 복원합니다. 은행 명세서로 장부 다시 만들기를 참고하세요.

상황이 다르다면?

• 이미 패키지 요금을 내고 있거나 플랫폼이 방금 문을 닫았고, 사업체에 급여 지급, S corporation이나 파트너십 신고서, 여러 주, IRS 통지가 있거나 대사가 안 되는 장부가 있습니다. 이런 항목은 각각 계약 범위에 없을 수 있는 제출, 책임, 기록을 더합니다. 무엇이든 옮기기 전에 전문가가 서면 계약 범위를 신고서, 급여 보고서, 회계 파일과 비교해 볼 수 있습니다. 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 서비스가 문을 닫았거나 답이 없습니다. 이전 회계사로부터 장부 넘겨받기와 장부 담당자 교체하기를 참고하세요. 장부와 세금 신고를 한 업체로 옮기기로 했다면 장부 관리 도움을 참고하세요.
• IRS 통지서가 도착했습니다. 사업체에 온 IRS 통지를 참고하고, 서비스가 처리한 신고서나 납부와 관련이 있다면 장부 관리 도움도 참고하세요. 실수로 생긴 가산세는 장부 담당자의 실수, 가산세는 누가 내나를 참고하세요.
• 장부가 밀렸거나 엉망입니다. 밀린 장부 정리하기와 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 사업체에 외국인 소유주가 있습니다. 외국인 소유 미국 법인에는 Form 5472 같은 정보 신고서가 있을 수 있는데, 정액 서비스의 계약 범위에는 이것이 명시되지 않을 수 있습니다(IRS: Form 5472 작성 안내). 해외에서 법인 신고서 제출하기와 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 직접 하거나 지역 장부 담당자를 쓰는 방안을 고민 중입니다. 직접 장부 관리하기 또는 장부 담당자 고용하기와 지역 또는 온라인 장부 담당자를 참고하세요.