Buchhalter vor Ort oder online: Zählen Standort und Branche?

Buchhalter vor Ort oder online: Ändert der Standort die Arbeit?

Der Standort eines Buchhalters ändert die Buchhaltung selten. Der IRS legt die Pflicht auf die Aufzeichnungen, nicht auf die Adresse des Buchhalters: Sie müssen Einnahmen und Ausgaben klar zeigen und für eine Prüfung des IRS verfügbar bleiben, und bis auf wenige Fälle verlangt das Gesetz keine bestimmte Art von Aufzeichnungen (Publication 583). Die Arbeit ändert sich durch das, was Ihre Bücher abdecken müssen:

• Bundesstaaten: wo Sie verkaufen, Mitarbeiter beschäftigen (auch ein angestellter Buchhalter zählt) oder tätig sind.
• Plattformen: Marktplätze und Zahlungs-Apps, die Sie nach Abzug von Gebühren auszahlen.
• Branche: Abrechnung nach Aufträgen, Warenbestand und andere besondere Aufzeichnungsregeln.
• Zugang: wer die Buchhaltungsdatei öffnen kann.
• Vorgeschichte: Monate oder Jahre im Rückstand oder ein eingetroffenes Schreiben des IRS.

Bei einer kurzen, gewöhnlichen Liste kommen beide Möglichkeiten infrage; bei einer langen spricht mehr für den, der diese Punkte schon bearbeitet. Der Fall ist nicht mehr Routine, wenn keiner Ihrer Kandidaten eine dieser Zeilen abdeckt, ein Kandidat aus der Ferne Zugangsdaten verlangt, bei denen Sie unsicher sind, Monate im Rückstand sind oder ein Schreiben eingetroffen ist oder eine Kapitalgesellschaft oder zwei Länder beteiligt sind. Klären Sie das vor der Unterschrift mit einem Fachmann: die abzudeckenden Bundesstaaten und Plattformen, wem die Datei und der Administratorzugang gehören und wie eine Übergabe oder ein Probemonat ablaufen würde.

Halten Sie bereit, bevor Sie mit jemandem sprechen: die Bundesstaaten, in die Sie verkaufen und in denen Sie Mitarbeiter haben, die Plattformen und Zahlungsdienstleister, die Sie nutzen, Ihre Buchhaltungssoftware und wer den Administratorzugang hält, die Steuererklärungen des letzten Jahres sowie Konto- und Kartenauszüge.

Muss mein Buchhalter eine Lizenz haben oder in meinem Bundesstaat sitzen?

Für Buchhaltung ist in der Regel keine Lizenz nötig, deshalb verlangt keine Bundesquelle, dass der Buchhalter in Ihrem Bundesstaat lebt. Entscheidend ist, ob die Person weiß, wie die Steuern Ihres Bundesstaates funktionieren (nächster Abschnitt). Das bundesweite Occupational Outlook Handbook nennt für Buchhaltungs-, Rechnungswesen- und Prüfungsangestellte keine Lizenz und sagt, eine Zertifizierung sei meist nicht erforderlich (BLS). Das beschreibt den Beruf landesweit und kann die Regeln jedes Bundesstaates nicht bestätigen. Fragen Sie jeden Kandidaten daher, was Ihr Bundesstaat von ihm verlangt, falls überhaupt etwas.

Qualifikationen zählen, wenn jemand beim IRS für Sie spricht: Enrolled Agents (beim IRS zugelassene Steuervertreter), CPAs und Rechtsanwälte haben unbeschränkte Vertretungsrechte, und Ersteller von Steuererklärungen ohne eine dieser Qualifikationen haben begrenzte oder keine Befugnis, Sie zu vertreten (Qualifikationen laut IRS). Die Bundesregeln erkennen einen CPA an, der in irgendeinem Bundesstaat, Territorium oder Besitz qualifiziert ist; ein CPA darf also vor dem IRS auftreten, gleich welcher Bundesstaat die Lizenz ausgestellt hat (Circular 230, Abschnitte 10.2 und 10.3). Die Lizenzierung durch die Bundesstaaten und die Steuerbehörden der Bundesstaaten sind davon getrennt: Fragen Sie, ob die Person mit den Behörden Ihres Bundesstaates arbeiten kann. Wer Ihre Steuererklärung erstellen darf und wie Sie Qualifikationen prüfen, lesen Sie unter Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA.

Hängt Buchhaltung vom Bundesstaat ab: Sales Tax, Lohnabrechnung und Einkommensteuer des Bundesstaates?

Die Buchhaltungsmethode ist überall gleich; die Steuern, die die Bücher erfassen müssen, werden von Bundesstaat zu Bundesstaat festgelegt. Jeder Bundesstaat veröffentlicht seine eigenen Regeln, und der IRS verweist auf die Steuerseiten aller Bundesstaaten (Links des IRS zu den Bundesstaaten).

Jeder Bundesstaat legt auch seinen eigenen Schwellenwert für Verkäufer fest, und was dazu zählt, kann abweichen. Ein Buchhalter, der den Test eines Bundesstaates verfolgt, kann den eines anderen übersehen. Ein Schwellenwert schützt keinen Verkäufer mit physischer Präsenz im Bundesstaat, etwa durch Warenbestand oder Personal (Kalifornien; Texas). Die Schwellenwerte finden Sie unter wann Sie Sales Tax erheben müssen, die Einrichtung unter Verkäufe nach Bundesstaaten erfassen. Die Arbeit, die jeder Bundesstaat verlangt, kann den Umfang der Aufgabe eines Buchhalters und das Angebot erweitern.

Der Standort des Buchhalters selbst zählt in einem Fall: Ein Arbeitnehmer fällt in der Regel unter das Recht der Arbeitslosenversicherung des Bundesstaates, in dem die Arbeit geleistet wird, und die Bundesstaaten prüfen streng, wer Arbeitnehmer und wer Auftragnehmer ist. Ein angestellter Buchhalter in einem anderen Bundesstaat kann also diesen Bundesstaat zu Ihren Lohnabrechnungskonten hinzufügen (Arbeitsministerium).

Braucht mein Buchhalter Erfahrung in meiner Branche, oder reicht ein allgemeiner?

Branchenerfahrung zählt nur dort, wo eine Branche Umsatz oder Kosten besonders erfasst. Der IRS veröffentlicht Prüfleitfäden für Branchen, weil sie eigene Gewinnermittlungsmethoden und Fragen haben. Die Leitfäden schulen Prüfer und sind kein Gesetz, doch Eigentümer und Ersteller von Steuererklärungen können sie lesen.

Die Liste der Prüfleitfäden umfasst auch Unterhaltung, Öl und Gas, Kinderbetreuer und Rechtsanwälte. Viele andere Unternehmen haben keinen eigenen Leitfaden; für sie kann ein allgemeiner Buchhalter genügen. Der Test ist für jede Branche derselbe: Bitten Sie den Kandidaten, durchzugehen, wie er eine typische Transaktion von Ihnen buchen würde. Bei Online-Verkäufern unterscheiden sich vor allem die Plattformen, davon handelt der nächste Abschnitt. Für die Abrechnung nach Aufträgen siehe Auftragskalkulation im Baugewerbe, für Barverkäufe Aufzeichnungen über Barverkäufe.

Muss mein Buchhalter meine Buchhaltungssoftware und meine Plattformen kennen?

Die Plattformen, die Sie bezahlen, können ebenso wichtig sein wie die Marke der Buchhaltungssoftware, solange der IRS die Datei lesen kann. Plattformen melden anders, als sie auszahlen: Form 1099-K (Meldung von Zahlungen über Zahlungsplattformen) zeigt den Bruttobetrag, ohne Rücksicht auf Gebühren, Erstattungen oder Versand (Anleitung des IRS). Eine Auszahlung stimmt deshalb selten mit der Form überein, und wenn Sie Zahlungen über mehrere Plattformen annehmen, können Sie mehr als eine Form erhalten (IRS). Bitten Sie den Buchhalter, eine Auszahlung abzustimmen, das heißt, sie vom Bruttoumsatz über Gebühren und Erstattungen bis zur Gutschrift auf dem Konto nachzuvollziehen; siehe Verkäufe und Auszahlungen abstimmen.

Zur Software sagt der IRS, er könne Dateien aus den Programmen lesen, die die meisten Unternehmen nutzen, und bittet Sie, vor dem Einreichen elektronischer Dateien beim Prüfer nachzufragen (Häufige Fragen des IRS). Computergestützte Aufzeichnungen müssen mit Ihren Büchern und Ihrer Steuererklärung abgestimmt und dokumentiert sein (Publication 583). Der praktische Test ist eine Software, die der Buchhalter täglich nutzt und die Ihr Buchhaltungsexperte öffnen kann; siehe Buchhaltungssoftware wählen.

Wem sollten die Buchhaltungsdatei und der Administratorzugang gehören?

Beides beim Unternehmer zu belassen, entspricht dem, was der IRS verlangt. Der IRS macht die Steuerpflichtigen dafür verantwortlich, ausreichende Bücher und Unterlagen zu führen, und verlangt bei den meisten Prüfungen eines Unternehmens, das seine Bücher in Buchhaltungssoftware führt, die Sicherungsdatei sowie Benutzernamen und Passwort des Administrators (Häufige Fragen des IRS). Eine für den IRS neu erstellte Datei erfüllt diese Forderung nicht, weil sie keine Kopie der echten Bücher und Unterlagen ist. Ein Eigentümer, der den Administratorzugang hält, kann eine Sicherung übergeben und dafür ein vorübergehendes Passwort verwenden, das der IRS für diesen Zweck vorschlägt, ohne das dauerhafte weiterzugeben.

Eigentümer legen die Datei oft auf den Namen des Unternehmens an, behalten die Rolle des Administrators und geben dem Buchhalter einen benannten Benutzer. Circular 230 verlangt von einem Praktiker (darunter CPAs, Enrolled Agents und Rechtsanwälte), die für die Erfüllung der Bundessteuerpflichten nötigen Unterlagen des Kunden auf Anfrage unverzüglich zurückzugeben, und ein Honorarstreit entschuldigt das in der Regel nicht; eine Steuererklärung, ein Schedule oder ein anderes Dokument, das der Praktiker erstellt hat, ist aber keine Kundenunterlage, solange es wegen unbezahlter Honorare für dieses Dokument zurückgehalten wird (Circular 230, Abschnitt 10.28). Dieselben Pflichten treffen jeden, der dafür bezahlt wird, ein Dokument für den IRS ganz oder zu einem wesentlichen Teil zu erstellen (Abschnitt 10.8). Ein Buchhalter, der nichts für den IRS erstellt, oder ein CPA, der nur zum Führen der Bücher angestellt ist, kann außerhalb der Regel stehen. Halten Sie daher Eigentum und Rückgabe der Unterlagen schriftlich fest und führen Sie die Datei auf den Namen des Unternehmens. Zur Einrichtung siehe Zugang für einen Buchhalter geben, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Wie teile ich Dokumente und Bankzugang sicher mit einem Buchhalter aus der Ferne?

Geben Sie jeder Person einen eigenen Zugang und entfernen Sie den Zugriff, wenn die Arbeit endet. Publication 4557 ist der Leitfaden des IRS zur Datensicherheit für Steuerfachleute; seine Grundschritte sind ein angemessener Maßstab für jeden, der aus der Ferne Ihre Unterlagen sieht (Publication 4557):

• Mehr-Faktor-Authentifizierung für alle, die auf Kundendaten zugreifen.
• Verschlüsselung sensibler Dateien und E-Mails.
• Zugriff nur für Personen, die ihn brauchen.

Derselbe Leitfaden sagt, dass Ersteller von Steuererklärungen nach der FTC Safeguards Rule einen schriftlichen Sicherheitsplan erstellen und umsetzen müssen. Erstellt die Person auch Steuererklärungen, fragen Sie, ob sie einen hat; bei einem Buchhalter, der keine erstellt, fragen Sie, welche Sicherheitsschritte er stattdessen befolgt. Für einen Bankzugang, mit dem der Buchhalter Umsätze lesen, aber kein Geld bewegen kann, siehe Zugang für einen Buchhalter geben.

Führt der Buchhalter auch die Lohnabrechnung, bleibt das Unternehmen für jede Einzahlung und Erklärung beim Bund verantwortlich, und eine Person, die für die Abführung einbehaltener Steuern verantwortlich ist und dies vorsätzlich unterlässt, kann persönlich haften (IRS; Publication 15). Der IRS sagt, Arbeitgeber sollten sich mit ihrer eigenen PIN im Zahlungssystem des Bundes anmelden, um Einzahlungen zu prüfen. Wer zahlt, wenn ein Buchhalter einen Fehler macht, lesen Sie unter wer die Strafzuschläge zahlt.

Soll ich einen Buchhalter nach Stunden oder monatlich bezahlen, und hängt das vom Standort ab?

Das Preismodell richtet sich nach dem Umfang der Arbeit, nicht nach dem Standort des Buchhalters. Keine amtliche Quelle legt Buchhaltungshonorare fest; das Folgende sind daher Tests, keine Regeln:

Fragen Sie, was das Angebot bestimmt: Transaktionen, Konten, Plattformen, Bundesstaaten, Lohnabrechnung und nachzuholende Monate. Fragen Sie, was enthalten ist, etwa Abstimmungen, Verkäufe nach Bundesstaaten und Unterstützung zum Jahresende, und wie Arbeit außerhalb des Umfangs abgerechnet wird. Spannen und Angemessenheit finden Sie unter was ein Buchhalter pro Monat kostet.

CPA vor Ort oder Buchhalter aus der Ferne: Was passt zu welcher Aufgabe?

Wählen Sie nach der Aufgabe, nicht nach der Adresse. Wenn ein Schreiben oder eine Prüfung eintreffen könnte, nehmen Sie einen CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt, vor Ort oder aus der Ferne, weil diese Qualifikationen unbeschränkte Befugnis zur Vertretung geben (Qualifikationen laut IRS); für die laufenden Bücher wählen Sie den, der Ihre Plattformen und Ihre Branche schon bearbeitet. Diese Gewichtungen sind Einschätzungen, keine amtlichen Regeln:

Zur Wahl zwischen einem Buchhaltungspaket und einer CPA-Kanzlei siehe Online-Buchhaltungsdienst oder CPA-Kanzlei.

Wie teste ich die Eignung mit einem Probemonat oder einem Beispielabschluss?

Geben Sie jedem Kandidaten denselben vergangenen Monat und vergleichen Sie seine fertigen Bücher mit Zahlen, die Sie schon kennen.

1. Wählen Sie einen vergangenen Monat, dessen Kontostand und Plattformauszahlungen Sie prüfen können.
2. Fragen Sie jeden Kandidaten zuerst, wie er Ihre Daten schützt (siehe oben). Geben Sie dann jedem denselben Monat mit einer Frist: Entfernen Sie, wo möglich, Kontonummern, Kundennamen und Steuernummern, und nutzen Sie, wo nicht, einen Nur-Lese-Zugang.
3. Vergleichen Sie die Ergebnisse: Die Endsalden von Konten und Karten stimmen mit den Auszügen überein, jede Auszahlung lässt sich vom Bruttoumsatz über Gebühren und Erstattungen bis zur Gutschrift nachvollziehen, die Verkäufe nach Bundesstaaten ergeben die Gesamtsumme, und die Lohnverbindlichkeiten entsprechen dem, was gemeldet wurde.
4. Bitten Sie jeden Kandidaten, aufzulisten, was er nicht einordnen konnte und was er angenommen hat.
5. Legen Sie für einen bezahlten Probemonat den Umfang und ein Enddatum fest und behalten Sie den Administratorzugang selbst.

Fragen und Warnsignale finden Sie unter Fragen vor der Einstellung eines Buchhalters. Laufende Arbeit prüfen Sie mit die Arbeit Ihres Buchhalters prüfen.

Beispiel

Diese Beispiele sind erfunden und verwenden US-Dollar.

Eine Online-Verkäuferin auf drei Marktplätzen

Eine Verkäuferin in Ohio verkauft auf drei Marktplätzen und liefert in 12 Bundesstaaten. Ihr Buchhalter vor Ort bucht jede Gutschrift als Umsatz. Ein Marktplatz zeigt in einem Monat US$10.000 Umsatz, US$1.200 Gebühren, US$300 Erstattungen und eine Auszahlung von US$8.500. Nach Gutschriften gebucht, fehlen US$1.500 Bruttoumsatz, weder Gebühren noch Erstattungen erscheinen als eigene Zeilen, und eine Form 1099-K, falls der Marktplatz eine sendet, meldet den Bruttobetrag. Sie vergleicht ihn mit einem Buchhalter aus der Ferne, der mit Online-Verkäufern arbeitet, und bittet beide, einen Monat Auszahlungen vom Bruttoumsatz bis zur Gutschrift abzustimmen und die Verkäufe nach Bundesstaaten zu zeigen.

Ein Umbauunternehmen in Chicago

Ein Umbauunternehmen stellt einen Auftrag über US$60.000 in drei Abschlagsrechnungen zu je US$20.000, und der Kunde behält von jeder US$2.000 als Sicherheitseinbehalt zurück. Ein Buchhalter, der nur Gutschriften erfasst, zeigt US$54.000 Eingang und hat keine Aufzeichnung über die zurückgehaltenen US$6.000, sodass der Eigentümer nicht sehen kann, was je Auftrag noch geschuldet wird. Der Eigentümer verlangt einen Probemonat, der je Auftrag zeigt, was abgerechnet, eingegangen, einbehalten und ausgegeben wurde. Kann ein allgemeiner Buchhalter diese Sicht nicht liefern, suchen Sie jemanden, der Bücher im Baugewerbe geführt hat.

Ein Unternehmen in Florida mit einem Buchhalter aus der Ferne

Ein Unternehmen für Reparaturen im Haus in Florida stellt einen Buchhalter ein, der zwei Zeitzonen entfernt ist. Sie vereinbaren ein wöchentliches 30-Minuten-Gespräch, einen Nur-Lese-Bankzugang, einen benannten Benutzer für den Buchhalter in einer Buchhaltungsdatei, die der Eigentümer angelegt hat und verwaltet, und als erste Aufgabe, einen vergangenen Monat nachzubuchen, den der Eigentümer mit dem Kontoauszug prüfen kann. Am Ende des Monats vergleicht der Eigentümer die Schlusssalden mit den Kontoauszügen, bevor er der Fortsetzung zustimmt.

Anders in Ihrem Fall?

• Keiner Ihrer Kandidaten deckt Ihre Plattform, Ihre Branche oder Ihre Bundesstaaten ab, oder ein Kandidat aus der Ferne will Zugangsdaten, bei denen Sie unsicher sind: Klären Sie vor der Unterschrift, welche Bundesstaaten und Plattformen die Bücher abdecken müssen, wem die Datei und der Administratorzugang gehören und wie eine Übergabe oder ein Probemonat ablaufen würde; siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre Bücher sind Monate im Rückstand, oder die Zahlen stimmen nicht mit Ihren Auszügen überein: siehe überfällige Buchhaltung nachholen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie ersetzen einen Buchhalter mitten im Jahr: siehe Ihren Buchhalter ersetzen.
• Sie verkaufen auf Marktplätzen oder in Ihrem eigenen Shop: siehe Umfang und Kosten eines Buchhalters für E-Commerce.
• Sie verkaufen in mehreren Bundesstaaten und haben womöglich einen Schwellenwert überschritten: siehe Verkäufe nach Bundesstaaten erfassen und wann Sie Sales Tax erheben müssen.
• Sie führen eine S Corporation: siehe Buchhaltung einer S Corporation.
• Sie sind in den USA und in Kanada tätig: siehe Bücher für eine kanadische Gesellschaft und ihre US-Gesellschaft.
• Der Buchhalter, den Sie erwägen, sitzt außerhalb der USA: siehe einen Buchhalter im Ausland beauftragen.
• Ein Schreiben ist eingetroffen, oder der Fehler eines Buchhalters hat zu Strafzuschlägen geführt: siehe wer die Strafzuschläge zahlt und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.