Responsável contábil local ou online: o local importa?

Responsável contábil local ou online: o local muda o trabalho?

O local do responsável contábil raramente muda a escrituração contábil. O IRS põe o dever nos registros, não no endereço de quem os mantém: eles devem mostrar com clareza a renda e as despesas e ficar disponíveis para inspeção do IRS, e, salvo em poucos casos, a lei não exige nenhum tipo específico de registros (Publication 583). O que muda o trabalho é o que a sua escrituração precisa cobrir:

• Estados: onde você vende, emprega pessoas (um responsável contábil empregado conta) ou opera.
• Plataformas: marketplaces e aplicativos de pagamento que repassam o valor depois de descontar taxas.
• Setor: faturamento por obra, estoque e outras regras especiais de registros.
• Acesso: quem pode abrir o arquivo contábil.
• Histórico: meses ou anos atrasados, ou uma notificação que chegou.

Uma lista curta e comum deixa as duas opções em aberto; uma lista longa aponta para quem já cuida desses itens. O caso deixa de ser de rotina quando nenhum dos candidatos cobre uma dessas linhas, quando um candidato remoto pede logins sobre os quais você não tem certeza, quando há meses atrasados ou uma notificação chegou, ou quando há uma corporação ou dois países envolvidos. Resolva isso com um profissional antes de assinar: os estados e as plataformas a cobrir, quem é dono do arquivo e do login de administrador e como seriam a transição ou o mês de teste.

Reúna antes de conversar com qualquer pessoa: os estados em que você vende e tem empregados, as plataformas e os processadores de pagamento que você usa, o seu programa de contabilidade e quem guarda o login de administrador, as declarações do ano passado e os extratos de banco e de cartão.

Meu responsável contábil precisa ter licença ou morar no meu estado?

A escrituração contábil geralmente não exige licença, então nenhuma fonte federal exige que o responsável contábil more no seu estado; o que importa é se a pessoa entende como funcionam os impostos do seu estado (próxima seção). O Occupational Outlook Handbook federal não cita nenhuma licença para auxiliares de escrituração, contabilidade e auditoria e diz que a certificação geralmente não é exigida (BLS). Isso descreve a ocupação em nível nacional e não pode confirmar as regras de cada estado, então pergunte a qualquer candidato o que, se for o caso, o seu estado exige dele.

As credenciais importam quando alguém fala por você perante o IRS: enrolled agents, CPAs (contadores públicos habilitados) e advogados têm direitos ilimitados de representação, e preparadores sem uma dessas credenciais têm autoridade limitada ou nenhuma para representar você (credenciais do IRS). As regras federais consideram um CPA habilitado em qualquer estado, território ou possessão, então um CPA pode atuar perante o IRS seja qual for o estado que emitiu a licença (Circular 230, seções 10.2 e 10.3). A licença estadual e os órgãos de impostos estaduais são assuntos à parte: pergunte se a pessoa sabe lidar com os órgãos do seu estado. Para saber quem pode preparar a sua declaração e como conferir as credenciais de alguém, veja responsável contábil, contador ou CPA.

A escrituração contábil depende do estado: imposto sobre vendas, folha de pagamento e imposto de renda estadual?

O método de escrituração contábil é o mesmo em todo lugar; os impostos que a escrituração deve acompanhar são definidos estado por estado. Cada estado publica as suas regras, e o IRS tem links para o site de impostos de todos os estados (links dos estados no IRS).

Cada estado também define o seu próprio limite de vendedor, e o que conta para ele pode ser diferente, então um responsável contábil que acompanha o teste de um estado pode deixar passar o de outro. Um limite não vale para um vendedor com presença física no estado, como estoque ou funcionários (Califórnia; Texas). Para os limites, veja onde você deve cobrar o imposto sobre vendas; para a configuração, como acompanhar as vendas por estado. O trabalho que cada estado exige pode ampliar o escopo do serviço do responsável contábil e o orçamento.

O local do próprio responsável contábil importa em um caso: um empregado geralmente é coberto pela lei de seguro-desemprego do estado onde o trabalho é feito, e os estados testam com rigor quem é empregado e não prestador de serviços, então um responsável contábil empregado em outro estado pode acrescentar esse estado às suas contas de folha de pagamento (Labor Department).

Meu responsável contábil precisa de experiência no meu setor, ou um generalista serve?

A experiência no setor só importa onde o setor registra receitas ou custos de forma especial. O IRS publica guias de auditoria para setores porque eles têm métodos contábeis e questões próprios. Os guias treinam os agentes fiscais e não são lei, mas proprietários e preparadores podem lê-los.

A lista de guias de auditoria inclui também entretenimento, petróleo e gás, prestadores de cuidado infantil e advogados. Muitos outros negócios não têm um guia de auditoria próprio; para eles, um responsável contábil generalista pode bastar. O teste é o mesmo em qualquer setor: peça ao candidato que explique passo a passo como uma das suas transações típicas seria registrada. Para vendedores online, o que difere são as plataformas, tratadas a seguir. Para faturamento por obra, veja custeio por obra na construção; para vendas em dinheiro, veja registros de vendas em dinheiro.

Meu responsável contábil precisa conhecer o meu programa de contabilidade e as minhas plataformas?

As plataformas que pagam você podem importar tanto quanto a marca do programa de contabilidade, desde que o IRS consiga ler o arquivo. As plataformas declaram de forma diferente de como pagam: o Form 1099-K mostra o valor bruto, sem considerar taxas, reembolsos ou frete (instruções do IRS). Um repasse depositado, portanto, raramente é igual ao formulário, e se você aceita pagamentos em várias plataformas pode receber mais de um formulário (IRS). Peça ao responsável contábil que concilie um repasse, isto é, que o acompanhe das vendas brutas, passando por taxas e reembolsos, até o depósito; veja como conciliar vendas e repasses.

Quanto ao programa, o IRS diz que consegue ler arquivos dos programas que a maioria das empresas usa e pede que você consulte o agente fiscal antes de enviar qualquer arquivo eletrônico (perguntas frequentes do IRS). Os registros computadorizados devem ser conciliados com a sua escrituração e a sua declaração e ser documentados (Publication 583). Um programa que o responsável contábil usa todo dia e que o seu contador consegue abrir é o teste prático; veja como escolher um programa de contabilidade.

Quem deve ser dono do arquivo contábil e do login de administrador?

Deixar os dois com o proprietário da empresa combina com o que o IRS pede. O IRS responsabiliza os contribuintes por manter livros e registros suficientes e, na maioria das fiscalizações de uma empresa que mantém a escrituração em um programa de contabilidade, pede o arquivo de backup e o nome de usuário e a senha do administrador (perguntas frequentes do IRS). Um arquivo recriado para o IRS não atende a esse pedido, porque não é uma cópia dos livros e registros verdadeiros. Um proprietário que guarda o login de administrador pode entregar um backup, usando uma senha temporária que o IRS sugere para esse fim, sem compartilhar a senha permanente.

Os proprietários costumam criar o arquivo no nome da empresa, manter o papel de administrador e dar ao responsável contábil um usuário nominal. A Circular 230 exige que um profissional habilitado (entre eles CPAs, enrolled agents e advogados) devolva prontamente, quando solicitado, os registros do cliente necessários para cumprir obrigações fiscais federais, e uma disputa de honorários geralmente não serve de desculpa; mas uma declaração, schedule ou outro documento que o profissional preparou não é um registro do cliente enquanto está retido por honorários não pagos referentes a esse documento (Circular 230, seção 10.28). Os mesmos deveres alcançam qualquer pessoa paga para preparar todo ou grande parte de um documento para o IRS (seção 10.8). Um responsável contábil que não prepara nada para o IRS, ou um CPA contratado apenas para manter a escrituração, pode ficar fora da regra, então ponha por escrito a propriedade e a devolução dos registros e mantenha o arquivo no nome da empresa. Para a configuração, veja como dar acesso a um responsável contábil sem perder o controle.

Como compartilho documentos e o acesso ao banco com um responsável contábil remoto com segurança?

Dê a cada pessoa um login separado e remova o acesso quando o trabalho terminar. A Publication 4557 é o guia de segurança de dados do IRS para profissionais de impostos; seus passos básicos são uma boa medida para qualquer pessoa remota que veja os seus registros (Publication 4557):

• Autenticação de vários fatores para quem acessa informações de clientes.
• Criptografia de arquivos e e-mails sensíveis.
• Acesso limitado a quem precisa dele.

O mesmo guia diz que quem prepara declarações de imposto deve criar e pôr em prática um plano de segurança escrito conforme a FTC Safeguards Rule (regra de proteção de dados da FTC). Se a pessoa também prepara declarações de imposto, pergunte se ela tem um; para um responsável contábil que não prepara, pergunte quais passos de segurança ele segue em vez disso. Para um acesso ao banco que deixa o responsável contábil ver a movimentação sem mover dinheiro, veja como dar acesso a um responsável contábil.

Se o responsável contábil também cuida da folha de pagamento, a empresa continua responsável por cada depósito e declaração federal, e uma pessoa responsável por recolher os impostos retidos que deixa de fazê-lo de forma deliberada pode ser responsabilizada pessoalmente (IRS; Publication 15). O IRS diz que os empregadores devem se cadastrar no sistema federal de pagamento de impostos com o seu próprio PIN para conferir os depósitos. Para saber quem paga quando um responsável contábil erra, veja quem paga as multas.

Devo pagar o responsável contábil por hora ou por mês, e isso depende de onde estamos?

O modelo de preço segue o escopo do trabalho, não o local do responsável contábil. Nenhuma fonte oficial define os honorários de escrituração contábil, então estes são testes, não regras:

Pergunte o que determina o orçamento: transações, contas, plataformas, estados, folha de pagamento e meses a atualizar. Pergunte o que está incluído, como conciliações, vendas por estado e apoio no fim do ano, e como o trabalho fora do escopo é cobrado. Para faixas de preço e o que é justo, veja quanto custa um responsável contábil por mês.

CPA local ou responsável contábil remoto: qual serve para qual trabalho?

Escolha pelo trabalho, não pelo endereço. Quando uma notificação ou uma fiscalização pode chegar, tenha um CPA, enrolled agent ou advogado, local ou remoto, porque essas credenciais dão autoridade ilimitada para representar você (credenciais do IRS); para a escrituração do dia a dia, escolha quem já cuida das suas plataformas e do seu setor. Estes pesos são avaliações, não regras oficiais:

Para escolher entre um pacote de escrituração contábil e um escritório de CPA, veja serviço de escrituração contábil online ou escritório de CPA.

Como testo a combinação com um mês de teste ou um fechamento de amostra?

Dê a cada candidato o mesmo mês passado e compare a escrituração pronta deles com números que você já conhece.

1. Escolha um mês passado cujo saldo bancário e cujos repasses das plataformas você consiga conferir.
2. Pergunte primeiro a cada candidato como ele protege os seus dados (veja acima). Depois dê a cada um o mesmo mês com um prazo: remova números de contas, nomes de clientes e números de identificação fiscal onde puder, e use acesso somente de leitura onde não puder.
3. Compare os resultados: os saldos finais do banco e do cartão batem com os extratos, cada repasse fecha das vendas brutas até as taxas, os reembolsos e o depósito, as vendas por estado somam o total e os passivos da folha de pagamento batem com o que foi entregue.
4. Peça a cada candidato que liste o que não conseguiu classificar e o que presumiu.
5. Para um mês de teste pago, defina o escopo e uma data de término e mantenha você mesmo o login de administrador.

Para as perguntas a fazer e os sinais de alerta, veja perguntas a fazer antes de contratar um responsável contábil. Para conferir o trabalho contínuo, veja como conferir o trabalho do seu responsável contábil.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Uma vendedora online em três marketplaces

Uma vendedora em Ohio vende em três marketplaces e envia para 12 estados. Seu responsável contábil local registra cada depósito como venda. Um marketplace mostra US$10.000 de vendas em um mês, US$1.200 de taxas, US$300 de reembolsos e um depósito de US$8.500. Registrando pelo depósito, as vendas brutas ficam US$1.500 abaixo do real, e nem as taxas nem os reembolsos aparecem em linhas próprias, enquanto um Form 1099-K, se o marketplace o enviar, informa o valor bruto. Ela compara um responsável contábil remoto que trabalha com vendedores online e pede a cada um que concilie um mês de repasses, das vendas brutas até o depósito, e mostre as vendas por estado.

Uma empresa de reformas em Chicago

Uma empresa de reformas cobra uma obra de US$60.000 em três faturamentos por etapas de US$20.000, e o cliente retém US$2.000 de cada um como retainage. Um responsável contábil que registra só os depósitos mostra US$54.000 recebidos e não tem registro dos US$6.000 retidos, então o proprietário não consegue ver o que é devido em cada obra. O proprietário pede um mês de teste que mostre, obra por obra, o que foi cobrado, recebido, retido e gasto. Se um responsável contábil generalista não consegue produzir essa visão, procure alguém que já tenha mantido a escrituração de empresas de construção.

Uma empresa da Flórida com um responsável contábil remoto

Uma empresa de reparos domésticos da Flórida contrata um responsável contábil a dois fusos horários de distância. Eles combinam uma ligação semanal de 30 minutos, acesso ao banco somente para leitura, um usuário nominal para o responsável contábil em um arquivo contábil que o proprietário criou e administra, e uma primeira tarefa que refaz um mês passado que o proprietário possa conferir com o extrato bancário. No fim do mês, o proprietário compara os saldos finais com os extratos bancários antes de concordar em continuar.

E no seu caso?

• Nenhum dos candidatos cobre a sua plataforma, o seu setor ou os seus estados, ou um candidato remoto quer logins sobre os quais você não tem certeza: descubra quais estados e plataformas a escrituração precisa cobrir, quem é dono do arquivo e do login de administrador e como seriam a transição ou o mês de teste antes de assinar; veja ajuda de escrituração contábil.
• Sua escrituração está meses atrasada, ou os números não batem com os seus extratos: veja como atualizar uma escrituração contábil atrasada e procure ajuda de escrituração contábil.
• Você está trocando de responsável contábil no meio do ano: veja como trocar o seu responsável contábil.
• Você vende em marketplaces ou na sua própria loja: veja escopo e custo de um responsável contábil para e-commerce.
• Você vende em vários estados e pode ter ultrapassado um limite: veja como acompanhar as vendas por estado e onde você deve cobrar o imposto sobre vendas.
• Você tem uma corporação S: veja escrituração contábil de corporação S.
• Você opera nos EUA e no Canadá: veja escrituração de uma empresa canadense e da sua empresa nos EUA.
• O responsável contábil que você está considerando mora fora dos EUA: veja como contratar um responsável contábil no exterior.
• Chegou uma notificação, ou o erro de um responsável contábil levou a multas: veja quem paga as multas e procure ajuda de escrituração contábil.