Responsable contable local o remoto: ¿importa la ubicación?

Responsable contable local o en línea: ¿la ubicación cambia el trabajo?

La ubicación de un responsable contable rara vez cambia el trabajo contable. El IRS pone la obligación en los registros, no en el domicilio de quien los lleva: deben mostrar con claridad los ingresos y gastos y estar disponibles para que el IRS los inspeccione, y salvo en unos pocos casos la ley no exige ningún tipo específico de registros (Publication 583). Lo que cambia el trabajo es lo que sus libros tienen que cubrir:

• Estados: donde vende, emplea personas (un responsable contable empleado cuenta) u opera.
• Plataformas: marketplaces y aplicaciones de pago que le pagan después de descontar comisiones.
• Sector: facturación por proyecto, inventario y otras reglas especiales de registros.
• Acceso: quién puede abrir el archivo contable.
• Historial: meses o años atrasados, o un aviso que ya llegó.

Una lista corta y común admite cualquiera de las dos opciones; una lista larga apunta a quien ya maneja esos puntos. El caso deja de ser rutinario cuando ninguna de las personas que usted considera cubre alguno de esos puntos, un candidato remoto pide accesos que a usted le generan dudas, hay meses atrasados o llegó un aviso, o intervienen una corporación o dos países. Resuelva esto con un profesional antes de firmar: los estados y las plataformas que se deben cubrir, quién es dueño del archivo y del acceso de administrador, y cómo se haría el traspaso o un mes de prueba.

Reúna antes de hablar con alguien: los estados a los que vende y en los que emplea, las plataformas y los procesadores de pago que usa, su software de contabilidad y quién tiene su acceso de administrador, las declaraciones del año pasado y los estados de cuenta del banco y de las tarjetas.

¿Mi responsable contable necesita tener licencia o estar ubicado en mi estado?

El registro contable generalmente no requiere licencia, así que ninguna fuente federal exige que el responsable contable viva en su estado; lo que importa es si la persona sabe cómo funcionan los impuestos de su estado (siguiente sección). El Occupational Outlook Handbook federal no menciona ninguna licencia para los empleados de contabilidad, registro contable y auditoría, y dice que la certificación generalmente no es obligatoria (BLS). Eso describe la ocupación a nivel nacional y no puede confirmar las reglas de cada estado, así que pregunte a cada candidato qué le exige su estado, si algo le exige.

Las credenciales importan cuando alguien habla por usted ante el IRS: los enrolled agents, los CPA y los abogados tienen derechos de representación ilimitados, y los preparadores sin una de esas credenciales tienen una autoridad limitada o nula para representarlo (credenciales del IRS). Las reglas federales reconocen a un CPA calificado en cualquier estado, territorio o posesión, de modo que un CPA puede ejercer ante el IRS sin importar qué estado emitió la licencia (Circular 230, secciones 10.2 y 10.3). Las licencias estatales y las autoridades tributarias estatales son asuntos aparte: pregunte si la persona puede trabajar con las agencias de su estado. Para saber quién puede preparar su declaración y cómo verificar las credenciales de alguien, consulte responsable contable, contador o CPA.

¿El registro contable depende del estado: impuesto sobre las ventas, nómina e impuesto estatal sobre la renta?

El método contable es el mismo en todas partes; los impuestos que los libros deben controlar los fija cada estado. Cada estado publica sus propias reglas, y el IRS enlaza el sitio tributario de todos los estados (enlaces estatales del IRS).

Cada estado también fija su propio umbral de vendedor, y lo que cuenta para él puede variar, así que un responsable contable que controla la prueba de un estado puede pasar por alto la de otro. Un umbral no cubre a un vendedor con presencia física en el estado, como inventario o personal (California; Texas). Para los umbrales, consulte dónde debe cobrar el impuesto sobre las ventas; para la configuración, cómo controlar las ventas por estado. El trabajo que exige cada estado puede ampliar el alcance del trabajo del responsable contable y la cotización.

La ubicación del propio responsable contable importa en un caso: un empleado generalmente queda cubierto por la ley del seguro de desempleo del estado donde se realiza el trabajo, y los estados evalúan con rigor quién es empleado y quién contratista, así que un responsable contable empleado en otro estado puede sumar ese estado a sus cuentas de nómina (Departamento de Trabajo).

¿Mi responsable contable necesita experiencia en mi sector o basta con uno general?

La experiencia en el sector importa solo cuando un sector registra ingresos o costos de forma especial. El IRS publica guías de auditoría por sector porque tienen métodos contables y problemas propios. Las guías capacitan a los examinadores y no son ley, pero los propietarios y los preparadores pueden leerlas.

La lista de guías de auditoría también incluye entretenimiento, petróleo y gas, proveedores de cuidado infantil y abogados. Muchos otros negocios no tienen una guía propia; para ellos, un responsable contable general puede bastar. La prueba es la misma en cualquier sector: pida al candidato que explique cómo registraría una de sus transacciones típicas. En el caso de los vendedores en línea, lo que cambia son las plataformas, que se tratan a continuación. Para la facturación por proyecto, consulte costos por proyecto en la construcción; para las ventas en efectivo, consulte registros de ventas en efectivo.

¿Mi responsable contable necesita conocer mi software de contabilidad y mis plataformas?

Las plataformas que le pagan pueden importar tanto como la marca del software de contabilidad, siempre que el IRS pueda leer el archivo. Las plataformas informan de forma distinta a como pagan: el Form 1099-K muestra el monto bruto, sin considerar comisiones, reembolsos ni envíos (instrucciones del IRS). Por eso, un depósito de pago rara vez es igual al formulario, y si usted acepta pagos en varias plataformas podría recibir más de un formulario (IRS). Pida al responsable contable que concilie un pago, es decir, que lo haga coincidir desde las ventas brutas, pasando por comisiones y reembolsos, hasta el depósito; consulte cómo conciliar ventas y pagos.

Sobre el software, el IRS dice que puede leer archivos de los programas que usan la mayoría de los negocios y le pide que consulte con el examinador antes de entregar cualquier archivo electrónico (preguntas frecuentes del IRS). Los registros computarizados deben conciliarse con sus libros y su declaración y estar documentados (Publication 583). La prueba práctica es un software que el responsable contable use a diario y que su contador pueda abrir; consulte cómo elegir un software de contabilidad.

¿Quién debe ser dueño del archivo contable y del acceso de administrador?

Lo que pide el IRS se cumple mejor si ambos quedan en manos del propietario del negocio. El IRS hace responsables a los contribuyentes de llevar libros y registros suficientes, y en la mayoría de los exámenes de un negocio que lleva sus libros en un software de contabilidad pide el archivo de respaldo y el nombre de usuario y la contraseña del administrador (preguntas frecuentes del IRS). Un archivo recreado para el IRS no satisface esa solicitud, porque no es una copia de los libros y registros reales. Un propietario que tiene el acceso de administrador puede entregar un respaldo, con una contraseña temporal que el IRS sugiere para ese fin, sin compartir la permanente.

Es habitual que los propietarios creen el archivo a nombre del negocio, conserven el rol de administrador y den al responsable contable un usuario con nombre propio. La Circular 230 exige que un profesional autorizado (entre ellos CPA, enrolled agents y abogados) devuelva con prontitud, cuando se le pida, los registros del cliente necesarios para cumplir las obligaciones tributarias federales, y una disputa por honorarios generalmente no lo exime; pero una declaración, anexo u otro documento que el profesional preparó no es un registro del cliente mientras se retiene por honorarios impagos de ese mismo documento (Circular 230, sección 10.28). Los mismos deberes alcanzan a toda persona que cobra por preparar la totalidad o una parte sustancial de un documento para el IRS (sección 10.8). Un responsable contable que no prepara nada para el IRS, o un CPA contratado solo para llevar los libros, puede quedar fuera de la regla, así que ponga por escrito la propiedad y la devolución de los registros y mantenga el archivo a nombre del negocio. Para la configuración, consulte cómo dar acceso a un responsable contable sin perder el control.

¿Cómo comparto documentos y el acceso al banco con un responsable contable remoto de forma segura?

Dé a cada persona un acceso separado y elimínelo cuando termine el trabajo. La Publication 4557 es la guía de seguridad de datos del IRS para profesionales de impuestos; sus pasos básicos son una vara razonable para cualquier persona remota que vea sus registros (Publication 4557):

• Autenticación de múltiples factores para quien acceda a la información de los clientes.
• Cifrado de los archivos y correos sensibles.
• Acceso limitado a quienes lo necesitan.

La misma guía dice que los preparadores de declaraciones de impuestos deben crear y aplicar un plan de seguridad por escrito conforme a la FTC Safeguards Rule. Si la persona también prepara declaraciones de impuestos, pregunte si lo tiene; si es un responsable contable que no las prepara, pregunte qué medidas de seguridad sigue en su lugar. Para un acceso bancario que permita al responsable contable ver los movimientos sin mover dinero, consulte cómo dar acceso a un responsable contable.

Si el responsable contable también procesa la nómina, el negocio sigue siendo responsable de cada depósito y declaración federal, y una persona responsable de entregar los impuestos retenidos que deliberadamente no lo haga puede ser personalmente responsable (IRS; Publication 15). El IRS dice que los empleadores deben inscribirse en su sistema federal de pago de impuestos con su propio PIN para verificar los depósitos. Para saber quién paga cuando un responsable contable se equivoca, consulte quién paga las multas.

¿Debo pagar a un responsable contable por hora o por mes, y depende de dónde estemos?

El modelo de precio sigue el alcance del trabajo, no la ubicación del responsable contable. Ninguna fuente oficial fija los honorarios del registro contable, así que estas son pruebas, no reglas:

Pregunte qué determina la cotización: transacciones, cuentas, plataformas, estados, nómina y los meses que haya que poner al día. Pregunte qué incluye, como conciliaciones, ventas por estado y apoyo al cierre del año, y cómo se cobra el trabajo fuera del alcance. Para ver rangos y qué es justo, consulte cuánto cuesta al mes un responsable contable.

¿CPA local o responsable contable remoto: cuál conviene para cada trabajo?

Elija según el trabajo, no según la dirección. Cuando pueda llegar un aviso o un examen, contrate a un CPA, un enrolled agent o un abogado, local o remoto, porque esas credenciales dan autoridad ilimitada para representarlo (credenciales del IRS); para los libros del día a día, elija a quien ya maneje sus plataformas y su sector. Estas ponderaciones son criterios, no reglas oficiales:

Para elegir entre un paquete de registro contable y una firma de CPA, consulte servicio contable en línea o firma de CPA.

¿Cómo pruebo la compatibilidad con un mes de prueba o un cierre de muestra?

Dé a cada candidato el mismo mes pasado y compare sus libros terminados con cifras que usted ya conoce.

1. Elija un mes pasado cuyo saldo bancario y cuyos pagos de plataformas pueda verificar.
2. Pregunte primero a cada candidato cómo protege sus datos (véase arriba). Luego dé a cada uno el mismo mes con una fecha límite: quite números de cuenta, nombres de clientes e identificaciones fiscales donde pueda, y use acceso de solo lectura donde no pueda.
3. Compare los resultados: los saldos finales del banco y de las tarjetas coinciden con los estados de cuenta, cada pago cuadra desde las ventas brutas hasta las comisiones, los reembolsos y el depósito, las ventas por estado suman el total, y las obligaciones de nómina coinciden con lo presentado.
4. Pida a cada candidato que enumere lo que no pudo clasificar y lo que supuso.
5. Para un mes de prueba pagado, fije el alcance y una fecha de fin, y conserve usted el acceso de administrador.

Para las preguntas que conviene hacer y las señales de alerta, consulte preguntas antes de contratar a un responsable contable. Para revisar el trabajo continuo, consulte cómo revisar el trabajo de su responsable contable.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Una vendedora en línea en tres marketplaces

Una vendedora de Ohio vende en tres marketplaces y envía a 12 estados. Su responsable contable local registra cada depósito como ventas. Un marketplace muestra US$10,000 de ventas en un mes, US$1,200 de comisiones, US$300 de reembolsos y un depósito de US$8,500. Registradas por depósito, las ventas brutas quedan US$1,500 por debajo, y ni las comisiones ni los reembolsos aparecen como líneas propias, mientras que un Form 1099-K, si el marketplace lo envía, informa el monto bruto. Ella compara con un responsable contable remoto que trabaja con vendedores en línea y pide a cada uno que concilie un mes de pagos desde las ventas brutas hasta el depósito y que muestre las ventas por estado.

Una empresa de remodelación en Chicago

Una empresa de remodelación factura un proyecto de US$60,000 en tres facturas por avance de US$20,000, y el cliente retiene US$2,000 de cada una como retención en garantía. Un responsable contable que solo registra depósitos muestra US$54,000 cobrados y no tiene registro de los US$6,000 retenidos, así que el propietario no puede ver lo que se debe en cada proyecto. El propietario pide un mes de prueba que muestre, proyecto por proyecto, lo facturado, lo cobrado, lo retenido y lo gastado. Si un responsable contable general no puede producir esa vista, busque a alguien que haya llevado libros de construcción.

Un negocio de Florida con un responsable contable remoto

Un negocio de reparaciones del hogar de Florida contrata a un responsable contable que está a dos husos horarios de distancia. Acuerdan una llamada semanal de 30 minutos, acceso bancario de solo lectura, un usuario con nombre propio para el responsable contable en un archivo contable que el propietario creó y administra, y una primera tarea que rehace un mes pasado que el propietario puede comparar con el estado de cuenta bancario. Al terminar el mes, el propietario compara los saldos finales con los estados de cuenta bancarios antes de aceptar continuar.

¿Su caso es distinto?

• Ninguna de las personas que considera cubre su plataforma, su sector o sus estados, o un candidato remoto pide accesos que a usted le generan dudas: determine qué estados y plataformas deben cubrir los libros, quién es dueño del archivo y del acceso de administrador, y cómo se haría el traspaso o un mes de prueba antes de firmar; consulte ayuda contable.
• Sus libros llevan meses de atraso, o las cifras no coinciden con sus estados de cuenta: consulte cómo ponerse al día con libros atrasados y obtenga ayuda contable.
• Va a reemplazar a un responsable contable a mitad de año: consulte cómo reemplazar a su responsable contable.
• Vende en marketplaces o en su propia tienda: consulte alcance y costo de un responsable contable para comercio electrónico.
• Vende en varios estados y quizá superó un umbral: consulte cómo controlar las ventas por estado y dónde debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
• Dirige una corporación S: consulte contabilidad de una corporación S.
• Opera en EE. UU. y Canadá: consulte libros de una empresa canadiense y su empresa en EE. UU..
• El responsable contable que considera está ubicado fuera de EE. UU.: consulte cómo contratar a un responsable contable en el extranjero.
• Llegó un aviso, o el error de un responsable contable causó multas: consulte quién paga las multas y obtenga ayuda contable.