Burn rate e runway: como calcular a partir da escrituração

Como calculamos o burn rate e o runway a partir da nossa escrituração?

O burn bruto é o caixa que a empresa paga nas operações em um mês. O burn líquido é esse valor menos o caixa que ela recebe dos clientes. O runway (meses de caixa restantes) é o caixa conciliado disponível (o caixa da escrituração depois de conferido com o extrato bancário) dividido pelo burn líquido, em meses. Ele diz por quanto tempo o caixa dura no ritmo atual. Investidores, um credor ou um conselho vão conferir o burn com o extrato bancário; portanto, um número que não bate com o caixa conciliado é o que você deve corrigir antes de uma rodada ou de uma reunião do conselho. São medidas de gestão, não termos definidos no código tributário nem nas normas contábeis; por isso, anote como você calcula e mantenha o mesmo método todo mês.

Se o caixa recebido for igual ou maior que o caixa pago, não há burn líquido e não há runway a calcular.

O burn líquido é um número de caixa; por isso, vem da demonstração do fluxo de caixa, não do lucro. Essa demonstração informa o dinheiro que entra e sai em um período e se relaciona com o lucro líquido, mas não é a mesma coisa (SEC: guia para iniciantes sobre demonstrações financeiras).

O caso deixa de ser simples quando houve captação ou empréstimo no período, quando os clientes pagam planos anuais antecipadamente, quando há contas ou faturas em aberto no fim do mês, quando a escrituração está no regime de caixa ou quando o saldo de caixa da escrituração nunca foi conciliado com o banco. Cada um desses fatores afasta o burn do prejuízo ou do saldo bancário; o primeiro Exemplo mostra um prejuízo que sugere 14 meses de runway quando o caixa sustenta 12. As seções abaixo tratam de cada um em ordem.

Se a diferença entre o seu burn e a queda do saldo bancário continuar sem explicação depois desses itens de prazo, se a escrituração não puder ser conciliada com o banco ou se uma rodada ou reunião do conselho exigir um número de caixa que você precisa defender, é hora de um profissional revisar a escrituração.

Separe os extratos bancários e de cartão de todas as contas, os relatórios de repasse dos processadores de pagamento, o saldo de caixa conciliado, uma lista das contas a pagar e das faturas de clientes a receber por tempo de atraso, o cronograma da dívida, uma lista das rodadas de investimento do ano e qualquer contrato com investidor ou credor que defina caixa ou burn.

Que linhas da escrituração dão o burn líquido: a demonstração do fluxo de caixa ou a demonstração do resultado?

O burn líquido é o caixa líquido usado nas atividades operacionais da demonstração do fluxo de caixa. Essa demonstração tem três partes: atividades operacionais, atividades de investimento (compra ou venda de ativos de longo prazo, como equipamentos) e atividades de financiamento (captar dinheiro, tomar empréstimo e pagar). A maioria das demonstrações usa o método indireto: a parte operacional começa pelo lucro líquido e o ajusta por itens que não são caixa e pelo caixa usado ou gerado por outros ativos e passivos operacionais (SEC). Nesse método, o prejuízo líquido da demonstração do resultado é a linha de partida, não a resposta.

Para calcular todo mês:

1. Concilie todas as contas bancárias e de cartão do mês (veja a seção sobre o saldo bancário mais abaixo).
2. Leia o caixa líquido usado nas atividades operacionais. Se a escrituração não gera uma demonstração do fluxo de caixa, ou se o resultado final dela não é igual à variação do caixa conciliado, refaça-a a partir das linhas bancárias conciliadas, classificando cada linha como operacional, de investimento ou de financiamento. Ignore transferências entre as suas próprias contas e conte a fatura do cartão quando ela for paga, sem contar também cada compra no cartão. Um saldo de cartão em aberto é uma conta já incorrida; mostre-o ao lado das contas a pagar.
3. Decida se as compras de equipamentos entram na conta e anote a escolha.
4. Tire a média de uma janela de meses definida. Um único mês oscila com o prazo; uma janela que inclua uma renovação anual equilibra a oscilação.
5. Divida o caixa conciliado por essa média.

Alguns pacotes para o conselho mostram o burn pela demonstração do resultado: custos menos receita como lançados, sem os custos que não são caixa e somando o caixa gasto em equipamentos, como em demonstrações financeiras mensais para investidores e para o conselho. Esse número só é igual ao burn de caixa quando nenhum saldo a receber, a pagar, de custo antecipado, de receita diferida ou outro saldo operacional variou e os equipamentos são contados da mesma forma. Indique qual medida o número de runway usa e concilie as duas antes de compará-las.

Por que o burn calculado pela demonstração do resultado difere da queda do saldo bancário?

A demonstração do resultado registra a receita quando é ganha e o custo quando é incorrido (regime de competência). O saldo bancário registra cada dólar que se movimentou, inclusive dinheiro captado, empréstimos e equipamentos. A escrituração no regime de caixa registra a renda e o custo quando o dinheiro se movimenta. O IRS descreve os mesmos dois métodos para as declarações (Publication 538), e uma empresa pode manter a escrituração em uma base diferente da usada na declaração. Cinco fatores separam o prejuízo da queda do saldo bancário:

A demonstração do fluxo de caixa é o quadro que lista esses itens entre o prejuízo e a variação do caixa. As próximas seções tratam, em ordem, do saldo bancário, do financiamento e do prazo.

Por que o saldo de caixa da escrituração não bate com o saldo do banco?

A escrituração e o banco registram o mesmo dinheiro em momentos diferentes, ou um dos dois tem um erro. O IRS aponta três causas para a diferença: o extrato inclui tarifas bancárias que ainda não foram lançadas na escrituração, não inclui depósitos feitos depois da data do extrato e não inclui cheques que ainda não tinham sido compensados na data do extrato (Publication 583).

A conciliação elimina a diferença. Some os depósitos que ainda não estão no extrato, subtraia os cheques pendentes, lance o que falta na escrituração (como tarifas de serviços) e corrija o que foi registrado errado. O saldo ajustado do extrato deve então ser igual ao saldo ajustado da escrituração; se não for, ainda há um erro a encontrar (Publication 583).

Conte todo o caixa da empresa: todas as contas bancárias e os saldos de repasse que um processador de cartão ainda mantém e que serão pagos à empresa. Deixe de fora o dinheiro que a empresa não pode gastar, como o imposto sobre vendas cobrado e ainda não recolhido ou o dinheiro de clientes mantido em nome de terceiros, ou mostre-o em uma linha separada ao lado do runway. Use o saldo conciliado de todas as contas como o caixa da fórmula do runway. Uma diferença sem explicação significa que o número de caixa ainda não é confiável, e o runway calculado sobre ele também não é. Um feed bancário conectado não é uma conciliação; veja feed bancário não é conciliação. Se a escrituração está atrasada em meses, veja como arrumar a escrituração antes de captar investimento.

Que movimentações de caixa devem ficar fora do burn: uma rodada, dinheiro de SAFE, recursos de empréstimo, pagamentos de empréstimo, retiradas dos proprietários?

Rodadas de investimento, dinheiro de SAFE ou de nota conversível, recursos de empréstimo e pagamentos de empréstimo ficam todos fora do burn líquido. São financiamento (dinheiro de proprietários, investidores e credores, não dinheiro ganho com clientes), não operações: a SEC coloca o caixa captado com a venda de ações ou títulos ou com empréstimos bancários, e o pagamento de um empréstimo bancário, nas atividades de financiamento, separadas das atividades operacionais (SEC). SAFEs, notas e aportes dos proprietários costumam receber o mesmo tratamento; como lançá-los é uma questão de julgamento, tratada em como arrumar a escrituração antes de captar investimento e como registrar uma rodada precificada.

Uma rodada de investimento muda o caixa no numerador do runway, não o burn no denominador. O pagamento programado de um empréstimo ou uma retirada de proprietário está fora do burn, mas consome caixa; por isso, liste-o ao lado do burn e diga se o runway é antes ou depois dele. O pagamento por trabalho, como o salário de um fundador ou o pagamento garantido (guaranteed payment) a um sócio, é custo operacional e fica no burn; a retirada de lucro ou de capital não é.

Contar o dinheiro de uma rodada como se ele reduzisse o burn faz o runway parecer mais longo do que é.

Como planos anuais pagos antecipadamente, contas em aberto e faturas não pagas afastam o caixa do lucro?

Planos anuais pagos antecipadamente, contas em aberto e faturas não pagas são diferenças de prazo: a demonstração do resultado lança o item em um mês, e o caixa se movimenta em outro. A diferença se reverte depois, mas o mês intermediário distorce o ritmo.

Suavize as oscilações tirando a média em uma janela longa o bastante para absorver o valor grande, ou projetando o caixa mês a mês, para que cada pagamento conhecido caia no mês em que será pago. Contas em aberto são caixa já comprometido; por isso, mostre as contas a pagar por tempo de atraso ao lado do saldo de caixa. Uma fatura enviada antes de o trabalho estar feito ainda não é receita; veja o guia sobre receita diferida indicado abaixo.

Na escrituração no regime de caixa, a renda e o custo são lançados quando o dinheiro se movimenta; por isso, a demonstração do resultado não mostra fatura nem conta em aberto. O prejuízo fica mais próximo do caixa nesses dois itens, mas outras diferenças continuam (equipamentos, pagamentos de empréstimo), e as contas que ainda esperam pagamento vão consumir caixa e só chegam à demonstração do resultado quando forem pagas; por isso, inclua-as na projeção de caixa. Como lançar planos pagos antecipadamente está em receita diferida em assinaturas de SaaS, e o regime de caixa versus o de competência para investidores está em como passar do regime de caixa para o de competência. Um negócio lucrativo com a conta vazia está em lucro, mas sem caixa.

Como os itens tributários mudam o burn de caixa?

A compensação contra o imposto sobre a folha de pagamento por pesquisa muda o burn de caixa diretamente. As regras de dedução do imposto de renda (seção 174A) mudam a declaração, não os salários e os pagamentos a fornecedores do caixa operacional; elas podem mudar o imposto de renda que uma empresa lucrativa paga, que é caixa operacional quando pago (instruções do Form 6765).

Uma pequena empresa qualificada pode optar por aplicar até $500.000 por ano do seu crédito fiscal de P&D contra o imposto sobre a folha de pagamento do empregador. A opção é feita até o vencimento, inclusive prorrogações, da declaração de imposto de renda entregue originalmente (pela própria entidade, no caso de uma sociedade de pessoas ou de uma corporação S), e por no máximo cinco anos (instruções do Form 6765). Quem se qualifica e como fazer a opção estão em o crédito de P&D contra o imposto sobre a folha de pagamento. A compensação chega tarde:

• O crédito é pedido na declaração de imposto sobre a folha de pagamento do primeiro trimestre que começa depois da entrega da declaração de imposto de renda com a opção, com o Form 8974 anexado (instruções do Form 8974). Para uma empresa de ano-calendário que entrega em 17 de março, o segundo trimestre é o primeiro em que pode pedir. O empregador que entrega o Form 943 ou 944 pede o crédito na declaração do ano que inclui esse trimestre.
• A cada trimestre, o crédito reduz primeiro a parte do empregador no imposto de Social Security, até $250.000, e depois a parte do empregador no imposto de Medicare; o valor não usado passa para o trimestre seguinte.

Portanto, a compensação não é caixa no período em que a pesquisa é feita. Conte-a na projeção apenas a partir do primeiro trimestre em que pode ser pedida, e somente até o valor do imposto sobre a folha de pagamento efetivamente devido.

Quantos meses à frente o runway deve olhar, e o que o teste de continuidade operacional de um ano tem a ver com isso?

Nenhuma fonte usada nesta página fixa um número de meses de runway a manter; isso é um julgamento da gestão e do conselho. Existe uma régua oficial para o horizonte: a norma de continuidade operacional (going concern) das demonstrações financeiras preparadas segundo o US GAAP. Em cada conjunto anual e intermediário de demonstrações, a gestão avalia se as condições levantam dúvida substancial sobre a capacidade de a empresa cumprir suas obrigações no vencimento dentro de um ano após a emissão das demonstrações, ou após a data em que estão disponíveis para emissão, quando aplicável (completas na forma do GAAP e com todas as aprovações de emissão obtidas) (FASB ASU 2014-15). A norma se aplica a todas as entidades que preparam essas demonstrações.

Como ler um número de runway diante desse horizonte:

• A avaliação considera as obrigações com vencimento em até um ano após a emissão das demonstrações (ou a data em que estão disponíveis para emissão); por isso, uma projeção de caixa mês a mês até essa data é o modo usual de enxergá-las, com os valores grandes conhecidos, como renovações anuais, pagamentos de empréstimo e o primeiro trimestre de uma compensação contra a folha de pagamento, no mês em que ocorrem.
• Um runway abaixo de doze meses é uma condição que a gestão pondera; sozinho, ele não prova nem afasta a dúvida substancial. A norma pergunta se é provável que a empresa não consiga cumprir as obrigações nesse ano, ponderando a liquidez, as obrigações a vencer e os recursos necessários para operar.
• Uma rodada ou um empréstimo ainda não fechado fica fora da primeira análise. Ele só conta depois, se for provável que o plano será executado dentro do ano e provável que aliviará a dúvida, o que em geral exige que a gestão tenha aprovado o plano antes da emissão das demonstrações.
• Os planos aliviando ou não a dúvida, as notas explicativas devem descrever as condições e os planos; se a dúvida não for aliviada, devem também dizê-lo com clareza.

O runway é um número de planejamento; a avaliação de continuidade operacional é uma etapa de divulgação, com julgamentos próprios. Se um contrato com investidor ou uma cláusula de empréstimo define caixa, burn ou um saldo mínimo de caixa, use essa definição para esse fim e mantenha o seu método para o planejamento. Saber se as suas demonstrações precisam ser preparadas segundo o US GAAP é outra questão; veja demonstrações financeiras auditadas para investidores.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

O burn líquido é maior que o prejuízo

Uma startup termina o mês com US$1.200.000 de caixa conciliado. A demonstração do resultado dela mostra um prejuízo de US$85.000, sem custos que não sejam caixa, mas o caixa caiu US$100.000. Ela recebeu US$5.000 de faturas mais antigas, o que aumentou o caixa, e pagou US$20.000 de contas do mês anterior, o que consumiu caixa. O burn líquido é US$85.000 - US$5.000 + US$20.000 = US$100.000. O runway é de 12 meses (US$1.200.000 ÷ US$100.000), e não os 14 meses que o prejuízo sugere.

Uma rodada de investimento fecha

Uma empresa começa o mês com US$1.000.000 de caixa e consome US$200.000 nas operações. Uma rodada de US$4.000.000 fecha no dia 28. O saldo bancário sobe US$3.800.000, para US$4.800.000, mas o burn líquido continua em US$200.000, porque a rodada é financiamento. O runway era de 4 meses antes da rodada (US$800.000 ÷ US$200.000) e passa a 24 meses depois dela (US$4.800.000 ÷ US$200.000). Ler o burn pelo saldo bancário mostraria o caixa subindo, não queimando.

A escrituração e o banco diferem

A escrituração mostra US$398.000 de caixa e o banco mostra US$412.000. A empresa emitiu cheques que somam US$14.000 e ainda não foram compensados; assim, o saldo bancário ajustado é de US$398.000 e os dois concordam. O caixa a usar é US$398.000. Com um burn líquido de US$20.000, o runway é de 19,9 meses; o valor do banco daria 20,6. Se apenas US$12.000 em cheques tivessem sido encontrados, US$2.000 continuariam sem explicação, a conciliação não estaria concluída e o número de caixa ainda não estaria pronto para ser dividido.

E no seu caso?

• O burn do seu modelo e a queda do seu saldo bancário não batem, ou o saldo de caixa da sua escrituração não está conciliado: comece por feed bancário não é conciliação e, se a diferença continuar sem explicação, leve os extratos bancários e o livro-razão para a ajuda de contabilidade para startups.
• Uma rodada ou a sua primeira reunião do conselho exige demonstrações financeiras que você possa defender: veja demonstrações financeiras mensais para investidores e para o conselho; se os números precisam resistir ao exame de investidores, leve-os para a ajuda de contabilidade para startups.
• A sua escrituração está atrasada, feita em planilha ou nunca foi conciliada com o banco: veja como arrumar a escrituração antes de captar investimento e conte com a ajuda para atualizar a escrituração contábil.
• Os clientes pagam antecipadamente planos anuais ou de vários anos: veja receita diferida em assinaturas de SaaS.
• As suas contas não separam folha de pagamento, hospedagem e custos de pesquisa do jeito que os investidores leem: veja plano de contas para uma startup.
• Você planeja usar o crédito de P&D contra o imposto sobre a folha de pagamento: veja o crédito de P&D contra o imposto sobre a folha de pagamento e conte com a ajuda tributária para startups.
• A sua escrituração está no regime de caixa, mas os investidores querem o regime de competência: veja como passar do regime de caixa para o de competência.
• Um auditor ou credor levanta a questão da continuidade operacional, ou o runway é inferior a um ano sem financiamento fechado: a avaliação é um julgamento da gestão e do auditor; por isso, leve a sua projeção de caixa para a ajuda de contabilidade para startups; sobre auditorias em geral, veja demonstrações financeiras auditadas para investidores.