Feed bancário x conciliação: você ainda precisa conciliar?

Feed bancário é o mesmo que conciliação?

Não. O feed bancário (a conexão que importa as transações do banco para o software) copia para a sua escrituração os lançamentos que o banco registrou. A conciliação confere a sua escrituração com o extrato do próprio banco e explica cada diferença. O IRS aponta três finalidades para conciliar uma conta corrente: verificar quanto dinheiro há na conta, garantir que a escrituração mostre todas as tarifas bancárias e o saldo correto, e corrigir erros no extrato, no talão de cheques e na escrituração (Publication 583). O feed fornece lançamentos, mas não os confere com o extrato. Por isso, sozinho, ele não cumpre nenhuma das três.

O caso deixa de ser simples quando o dinheiro circula fora do banco (vendas em espécie, pagamentos em espécie), quando um processador de pagamentos repassa o valor líquido de tarifas, quando várias contas alimentam a mesma escrituração, quando alguém alterou um mês depois de fechado ou quando uma conciliação anterior foi forçada a fechar com um lançamento sem explicação. Cada um desses casos pode esconder uma diferença que o feed nunca mostra.

Separe antes: os extratos mensais do próprio banco (não a cópia deles no software), o relatório de conciliação de cada mês e a lista de itens marcados como excluídos ou apagados.

Portanto, uma conta conectada ainda precisa da própria conciliação mensal. Se os totais já não batem, se algum mês passado foi forçado a fechar, se o feed tem uma falha ou se o fechamento do mês toma um fim de semana, talvez a escrituração precise de mais do que uma conferência mensal. Veja “E no seu caso?” no fim da página.

Se o banco está conectado ao software de contabilidade, é preciso conciliar todo mês?

Concilie todo mês: a Publication 583 diz que você deve conciliar a conta corrente da empresa a cada mês e não abre exceção para conta conectada a software (Publication 583). É uma recomendação, não um prazo fixado. O que a lei exige é uma escrituração que mostre a receita bruta, as deduções e os créditos e que sustente o que a declaração informa (Publication 583). A conciliação é a forma de o proprietário descobrir se a escrituração faz isso.

O feed é apenas uma das formas de lançar transações. O IRS diz que o contribuinte é responsável por manter os livros e registros que sustentam suas declarações (IRS: perguntas frequentes sobre registros contábeis eletrônicos), e os registros mantidos em software precisam permitir sustentar e verificar os lançamentos da declaração (Publication 583). Para saber por quanto tempo guardar registros eletrônicos, veja por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Um ritmo mensal acompanha o ciclo do extrato. Assim, a diferença é de um mês de lançamentos, não de um ano inteiro.

O que um feed bancário pode deixar passar ou errar?

Um feed pode importar um lançamento duas vezes, pular lançamentos, trazer a data do banco em vez da sua e nunca enxergar o dinheiro que não passou pelo banco. Lançamentos faltando ou duplicados aparecem na conciliação como uma diferença entre a escrituração e o extrato. O dinheiro em espécie que nunca passou pelo banco pode faltar nos dois lados e não deixar diferença nenhuma; ele precisa de registros próprios.

O ano a que um item pertence depende do método contábil; veja regime de caixa ou de competência para uma pequena empresa.

Veja receita contada duas vezes na sua escrituração, um feed bancário que parou de importar e como registrar vendas em espécie.

O que dá errado se você nunca concilia?

Três coisas: lucro errado, erros que você não vê e um registro fraco.

Lucro errado. Qualquer duplicidade, falha ou tarifa esquecida lançada em receita ou despesa vai para a demonstração do resultado, que é a base da declaração. Lucro alto demais pode significar imposto sobre uma renda que não existiu, se a declaração seguir a escrituração. Lucro baixo demais pode significar imposto pago a menos na declaração do proprietário (dos sócios, ou dos acionistas de uma corporação S, no caso dessas entidades) ou de uma corporação C. A multa do IRS por imprecisão (accuracy-related penalty) é de 20% da parte do imposto pago a menos atribuível a negligência ou desrespeito às regras, ou a uma subdeclaração substancial do imposto de renda. O teste de subdeclaração substancial é diferente para pessoas físicas e para corporações. O IRS descreve negligência como a falta de uma tentativa razoável de cumprir a lei tributária (IRS: multa por imprecisão). Saber se uma escrituração que ninguém conferiu configura negligência depende dos fatos, e o IRS pode cancelar ou reduzir a multa quando você agiu de boa-fé e demonstra motivo razoável.

Erros e fraudes que você não vê. Uma conciliação que fecha não prova que cada pagamento foi autorizado. Uma retirada não autorizada, um erro do banco ou uma tarifa inesperada podem chegar à escrituração pelo feed no valor do extrato e não deixar diferença. Leia cada pagamento do extrato, confira se foi autorizado e se há comprovação, e comunique ao banco de imediato qualquer coisa suspeita. O prazo para comunicar alguns desses casos é limitado; veja a seção sobre transações não autorizadas mais abaixo.

Um registro fraco se o IRS pedir. Em auditorias de pequenas empresas e de autônomos que mantêm a escrituração em software, o IRS diz que, na maioria dos casos, pede logo no início o arquivo de backup do software, e provavelmente o pedirá em uma auditoria ampla; uma auditoria restrita a um único item pode não pedir. O IRS usa o software para testar a confiabilidade dos registros. Se o contribuinte se recusa a entregar os registros, o IRS diz que pode intimá-lo, reconstruir a renda por método indireto ou negar itens por falta de comprovação (IRS: perguntas frequentes sobre registros contábeis eletrônicos). A conciliação é a forma de testar a escrituração contra os extratos antes de qualquer outra pessoa. Sobre a auditoria em si, veja auditoria do IRS em uma pequena empresa.

Como conciliar um mês, passo a passo?

Confira a escrituração com o extrato do banco do mês e explique cada diferença. Corrija os lançamentos que faltam ou estão errados; as diferenças de prazo genuínas ficam listadas na conciliação, sem novo lançamento. As etapas 3, 4 e 6 a 8 seguem as etapas do IRS na Publication 583, aplicadas a um software de contabilidade.

1. Obtenha o extrato que o banco emitiu para o mês. Use o saldo final dele, não um valor do feed.
2. Confira o saldo inicial. O saldo inicial da conciliação (os itens já compensados) deve ser igual ao saldo final do extrato do mês anterior. Se não for, um mês já conciliado foi alterado; veja saldo inicial errado na conciliação.
3. Compare os depósitos do extrato com os depósitos da escrituração e anote a diferença de valor de cada um.
4. Compare cada pagamento compensado, por número do cheque e valor, com a escrituração. Para cada lançamento sem correspondência no extrato, confirme que ele é real e que ainda não foi compensado; isso é um item pendente, como um cheque ainda não descontado. Uma duplicidade ou outro erro não é um item de prazo: corrija-o.
5. Leia a lista de itens marcados como excluídos. Cada um deve corresponder a um lançamento que já está na escrituração.
6. Monte a conciliação: o saldo final do extrato, mais os depósitos que ainda não aparecem nele, menos os pagamentos pendentes.
7. Lance o que falta na escrituração, como as tarifas de serviços bancários, e corrija o que foi registrado errado.
8. Confirme que o saldo ajustado do extrato é igual ao saldo ajustado da escrituração. Se não for, volte às etapas anteriores. Não force o fechamento com um lançamento sem explicação: isso apenas esconde a diferença.
9. Guarde o relatório de conciliação junto com o extrato.

Faça isso em todas as contas que alimentam a escrituração, inclusive cartões; veja pagamentos de cartão na escrituração. Para o restante do fechamento e para uma diferença que continue em aberto, veja a lista de verificação do fechamento do mês.

Uma conciliação que fecha significa que as categorias estão certas?

Não. A conciliação comprova o caixa, não o que cada lançamento é. Um lançamento na categoria errada movimenta o mesmo dinheiro, então a conta continua fechando.

O IRS sugere anotar a origem de cada depósito (receita da empresa, dinheiro pessoal ou empréstimo) para separar as entradas da empresa das que não são dela, e a renda tributável da não tributável. No exemplo do IRS, uma despesa pessoal paga pela conta da empresa seria registrada, mas não poderia ser deduzida (Publication 583).

Em uma corporação, uma conta pessoal paga pela conta da empresa costuma ser registrada como empréstimo de acionista ou distribuição, não como despesa; veja empréstimos a acionistas no balanço patrimonial.

Depois de cada conciliação, leia os depósitos por origem e a demonstração do resultado linha por linha. Veja uma demonstração do resultado que parece errada, despesas sem categoria antes da época do imposto e despesas pessoais pagas pela conta da empresa.

É preciso conciliar os depósitos de vendas com as vendas?

A Publication 583 não lista isso como uma etapa, mas é uma segunda conferência útil. A conciliação bancária mostra que os depósitos estão na escrituração. Ela não mostra que os depósitos são iguais às vendas.

Depósitos e vendas diferem por motivos comuns: tarifas, reembolsos, imposto sobre vendas cobrado, intervalo de tempo e vendas em espécie. Para saber como compará-los, veja conciliar vendas e repasses e, para um saldo que nunca zera, o saldo de fundos não depositados.

Ainda preciso dos recibos se o feed bancário mostra o pagamento?

Sim. A prova do pagamento, sozinha, não comprova uma dedução. O IRS diz para guardar outros documentos, como faturas e comprovantes de cartão de crédito, que mostrem que você teve o gasto (Publication 583). Uma linha do banco mostra quem recebeu, quanto e quando, mas não o que foi comprado nem por quê.

Um extrato bancário bem legível pode comprovar o pagamento no lugar do cheque compensado quando traz os dados exigidos (Publication 583); por isso, guarde os extratos, não apenas o feed. Gastos com viagem, presentes e carro têm regras mais rígidas. Para saber o que um recibo deve mostrar, veja exigências do IRS para recibos; para um sistema simples, veja como manter registros sendo autônomo; para recibos já perdidos, veja recibos perdidos de despesas da empresa.

Quanto tempo você tem para comunicar uma transação não autorizada em uma conta empresarial?

Comece pelo prazo que consta no contrato da conta bancária. O prazo de 60 dias que costuma ser citado para contas bancárias vem da Regulation E, que abrange contas de pessoa física, não contas empresariais.

A Regulation E se aplica a uma conta aberta principalmente para fins pessoais, familiares ou domésticos (12 CFR 1005.2) e a transferências eletrônicas de fundos (12 CFR 1005.3). Em uma conta abrangida, um erro inclui uma transferência eletrônica de fundos não autorizada, e os deveres do banco de investigar valem para o aviso que ele recebe até 60 dias depois de enviar o extrato que mostra o erro pela primeira vez (12 CFR 1005.11).

Uma conta aberta para fins empresariais geralmente fica fora dessa regra. Leia o contrato da conta para saber o prazo de aviso e como comunicar, e comunique no dia em que vir o item. A lei estadual acrescenta limites próprios para cheques. A versão de Ohio do Uniform Commercial Code, por exemplo, exige que o cliente examine os extratos com rapidez razoável e avise o banco sobre assinatura falsificada ou cheque alterado, e impede a reclamação que não for descoberta e comunicada até 1 ano depois de o extrato ou os itens serem disponibilizados (Ohio Revised Code, seção 1304.35). Esse é um limite máximo, não um prazo seguro de espera: a reclamação pode ser barrada antes quando a demora causa prejuízo ao banco, inclusive com itens repetidos do mesmo autor da fraude. Outros estados e contratos de conta são diferentes. Os cartões têm regras próprias de contestação; esta seção trata de contas bancárias. O prazo da Regulation E começa quando o banco envia o extrato, não quando você o abre. A regra olha para a finalidade com que a conta foi aberta; portanto, se você opera a empresa em uma conta aberta como pessoal, pergunte ao banco como ele classifica a conta.

Por que o fechamento do mês toma o fim de semana inteiro e como encurtá-lo?

Faça o trabalho em pequenas partes ao longo do mês, para que a conciliação seja a última conferência, não o primeiro olhar. O fechamento toma um fim de semana quando um mês inteiro de lançamentos é revisado de uma vez, diferenças antigas continuam em aberto e ninguém é responsável pela data.

• Revise o feed toda semana. Aceite, categorize e questione os lançamentos enquanto você ainda se lembra deles. O IRS recomenda registrar as despesas quando ocorrem e identificar a origem das receitas registradas, em geral diariamente (Publication 583).
• Concilie quando o extrato fechar. Uma conta por vez, começando pelo mês mais antigo, porque cada mês parte do anterior.
• Leia o que suas regras fizeram. Regras que categorizam fornecedores recorrentes poupam tempo; uma vez por mês, confira os resultados delas em busca de lançamentos categorizados errado.
• Nomeie um responsável e uma data de fechamento. Bloqueie o mês quando ele fechar; veja a data de fechamento depois de entregar os impostos.
• Mantenha uma lista curta de pendências. Um item que você não consegue explicar depois de duas tentativas vai para a lista, não para um lançamento feito só para forçar o fechamento.

Se a escrituração está atrasada em meses, uma rotina mais rápida não resolve; veja como atualizar uma escrituração atrasada.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

O dono de uma loja nunca abre o extrato

O proprietário de uma loja de varejo aceita as correspondências sugeridas e nunca abre o extrato. A escrituração de dezembro mostra US$18.400 na conta corrente. O extrato do banco termina em US$15.950, e nada está pendente. A diferença de US$2.450 é um depósito de US$1.500 importado duas vezes mais US$950 de tarifas do processador de pagamentos que ainda estão na lista de revisão. O depósito duplicado foi lançado em vendas, então o lucro de dezembro está superestimado em US$2.450: US$1.500 de renda que nunca existiu e US$950 de despesa faltando. Apagar o segundo depósito e lançar as tarifas leva os dois saldos a US$15.950.

O feed de uma consultora para por três meses

O feed de uma consultora se desconecta por três meses de primavera. Os pagamentos dos clientes foram lançados a partir das faturas, mas US$9.000 de despesas pagas pela conta nunca chegam à escrituração. O lucro fica superestimado em US$9.000 e o caixa da escrituração fica US$9.000 acima do extrato. A conciliação seguinte mostra a falha. Cada despesa acrescentada a partir dos extratos ainda precisa da sua fatura ou do seu recibo.

Uma transferência pessoal lançada como vendas

Um proprietário transfere US$5.000 de uma conta pessoal para a conta da empresa, e a transferência é aceita como vendas. A conciliação fecha até o centavo, porque o dinheiro está na conta. A receita fica superestimada em US$5.000 até alguém ler o depósito por origem e registrá-lo como aporte do proprietário ou empréstimo. Se a escrituração do ano passado lançou a transferência como vendas, verifique se a declaração entregue a incluiu; em caso afirmativo, a declaração pode precisar de correção. Veja aporte ou empréstimo do proprietário à sua LLC.

E no seu caso?

• Os totais não batem, ou algum mês passado foi forçado a fechar com um lançamento sem explicação: talvez seja preciso refazer a escrituração a partir dos extratos bancários, e alguém precisa assumir o fechamento mensal, antes que a próxima declaração use esses números. Veja como refazer a escrituração a partir dos extratos bancários e ajuda de escrituração contábil para refazer os livros e manter a rotina mensal.
• O fechamento do mês toma um fim de semana, ou ninguém é responsável por ele: a lista de verificação do fechamento do mês traz as etapas; se ninguém cuida da rotina, veja ajuda de escrituração contábil com o fechamento mensal.
• O feed tem uma falha: veja um feed bancário que parou de importar. Se os meses perdidos exigem refazer a escrituração a partir dos extratos, é uma pergunta para a ajuda de escrituração contábil com os meses perdidos.
• A escrituração está atrasada em meses: veja como atualizar uma escrituração atrasada.
• Uma declaração vence e a escrituração não está conciliada: veja a lista de verificação para colocar a escrituração em ordem.
• Uma declaração foi entregue com base em uma escrituração que se revelou errada: a declaração pode precisar de correção. Para quem entrega o Schedule C, veja retificar a declaração por erros em despesas da empresa. Para uma sociedade de pessoas ou corporação S cujos K-1 já foram enviados, veja como corrigir uma declaração empresarial já entregue.
• O IRS pediu a sua escrituração: veja auditoria do IRS em uma pequena empresa e uma carta do IRS para a sua empresa.
• Dinheiro pessoal e da empresa na mesma conta: veja como corrigir a mistura de dinheiro da empresa e pessoal.
• Outra pessoa faz a sua escrituração: veja como conferir o trabalho do seu responsável contábil.
• Uma transação não autorizada atingiu uma conta empresarial: comunique ao banco no dia em que vir e leia o contrato da conta para saber o prazo; veja a seção sobre o prazo mais acima.