Burn rate et autonomie financière : calcul à partir des livres

Comment calculer le burn rate et l'autonomie financière à partir de nos livres?

Le taux de consommation brut est l'argent qu'une entreprise dépense pour ses activités en un mois. Le taux de consommation net est ce montant moins l'argent encaissé des clients. L'autonomie financière (runway) est la trésorerie rapprochée disponible (l'argent dans les livres une fois rapproché du relevé bancaire) divisée par le taux de consommation net, en mois. Elle indique combien de temps l'argent durera au rythme actuel. Des investisseurs, un prêteur ou un conseil d'administration vérifieront le chiffre de consommation avec le relevé bancaire : un chiffre qui ne concorde pas avec la trésorerie rapprochée est donc celui à corriger avant une levée de fonds ou une réunion du conseil. Ce sont des mesures de gestion, et non des termes définis dans le code fiscal ou les normes comptables; consignez donc votre méthode de calcul et gardez-la identique chaque mois.

Si l'argent reçu est au moins égal à l'argent versé, il n'y a ni taux de consommation net ni autonomie financière à calculer.

Le taux de consommation net est un chiffre de trésorerie; il vient donc du tableau des flux de trésorerie, et non du bénéfice. Ce tableau rapporte l'argent entré et sorti pendant une période, et il est apparenté au résultat net sans lui être identique (SEC : guide des états financiers pour les débutants).

Le dossier n'est pas simple quand de l'argent a été levé ou emprunté pendant la période, que des clients prépaient des forfaits annuels, que des factures sont ouvertes à la fin du mois, que les livres sont tenus selon la méthode de caisse ou que le solde de trésorerie des livres n'a jamais été rapproché de la banque. Chacun de ces cas éloigne le burn rate de la perte ou du solde bancaire; le premier exemple montre une perte qui laisse croire à 14 mois d'autonomie financière alors que la trésorerie en soutient 12. Les sections ci-dessous les prennent tour à tour.

Si l'écart entre votre burn rate et la baisse du solde bancaire reste inexpliqué après ces éléments de décalage dans le temps, si les livres ne peuvent pas être rapprochés de la banque ou si une levée de fonds ou une réunion du conseil exige un chiffre de trésorerie que vous devez défendre, c'est le moment de faire examiner les livres par un professionnel.

Rassemblez les relevés bancaires et de carte de chaque compte, les rapports de versements des processeurs de paiement, le solde de trésorerie rapproché, une liste des factures fournisseurs impayées et des factures clients impayées par ancienneté, le tableau des dettes, la liste des levées de fonds de cette année et toute convention d'investissement ou de prêt qui définit la trésorerie ou le burn rate.

Quelles lignes des livres donnent le taux de consommation net : le tableau des flux de trésorerie ou l'état des résultats?

Le taux de consommation net est la trésorerie nette utilisée dans les activités d'exploitation du tableau des flux de trésorerie. Ce tableau compte trois parties : les activités d'exploitation, les activités d'investissement (acheter ou vendre des actifs à long terme comme de l'équipement) et les activités de financement (lever des fonds, emprunter et rembourser). La plupart des tableaux emploient la méthode indirecte : la partie exploitation part du résultat net et le rajuste pour les éléments hors trésorerie et pour l'argent utilisé ou fourni par d'autres actifs et passifs d'exploitation (SEC). Selon cette méthode, la perte nette de l'état des résultats est la ligne de départ, et non la réponse.

Pour le calculer chaque mois :

1. Rapprochez chaque compte bancaire et de carte pour le mois (voyez la section sur le solde bancaire plus bas).
2. Lisez la trésorerie nette utilisée dans les activités d'exploitation. Si les livres ne produisent aucun tableau des flux de trésorerie, ou si son résultat final n'égale pas la variation de la trésorerie rapprochée, reconstruisez-le à partir des lignes bancaires rapprochées, en classant chaque ligne comme exploitation, investissement ou financement. Ignorez les virements entre vos propres comptes, et comptez une facture de carte quand elle est payée, et non chaque achat par carte en plus. Un solde de carte impayé est une facture déjà engagée; montrez-le donc à côté des comptes fournisseurs.
3. Décidez si les achats d'équipement comptent, et consignez ce choix.
4. Faites la moyenne d'une période de mois déterminée. Un mois oscille selon le décalage dans le temps; une période qui contient un renouvellement annuel atténue l'effet.
5. Divisez la trésorerie rapprochée par cette moyenne.

Certains dossiers du conseil montrent le burn rate à partir de l'état des résultats : les coûts moins les produits tels qu'ils sont inscrits, sans les coûts hors trésorerie et en ajoutant l'argent dépensé en équipement, comme dans les états financiers mensuels pour les investisseurs et le conseil d'administration. Ce chiffre égale le burn rate de trésorerie seulement si aucun compte client, compte fournisseur, coût payé d'avance, produit reporté ou autre solde d'exploitation n'a bougé et que l'équipement est compté de la même façon. Indiquez quelle mesure sert au chiffre d'autonomie financière, et rapprochez les deux avant de les comparer.

Pourquoi le burn rate selon l'état des résultats diffère-t-il de la baisse du solde bancaire?

L'état des résultats inscrit les produits quand ils sont gagnés et les coûts quand ils sont engagés (la méthode d'exercice). Le solde bancaire reflète chaque dollar qui a bougé, y compris l'argent levé, les prêts et l'équipement. Des livres selon la méthode de caisse inscrivent plutôt les revenus et les coûts quand l'argent bouge. L'IRS décrit les mêmes deux méthodes pour les déclarations de revenus (Publication 538), et une entreprise peut tenir ses livres selon une autre base que sa déclaration. Cinq éléments séparent la perte de la baisse du solde bancaire :

Le tableau des flux de trésorerie est l'état qui énumère ces éléments entre la perte et la variation de la trésorerie. Les sections suivantes traitent du solde bancaire, du financement et du décalage dans le temps, dans cet ordre.

Pourquoi le solde de trésorerie des livres ne concorde-t-il pas avec le solde bancaire?

Les livres et la banque inscrivent le même argent à des moments différents, ou l'un des deux contient une erreur. L'IRS nomme trois causes d'écart : le relevé comprend des frais bancaires pas encore inscrits dans les livres, il ne comprend pas les dépôts faits après la date du relevé et il ne comprend pas les chèques qui n'avaient pas été encaissés à la date du relevé (Publication 583).

Un rapprochement comble l'écart. Ajoutez les dépôts qui ne figurent pas encore au relevé, soustrayez les chèques en suspens, inscrivez ce qui manque aux livres (comme les frais de service) et corrigez ce qui a été mal inscrit. Le solde ajusté du relevé doit alors égaler le solde ajusté des livres; sinon, il reste une erreur à trouver (Publication 583).

Comptez toute la trésorerie de l'entreprise : chaque compte bancaire, et les soldes de versements qu'un processeur de cartes détient encore et qui doivent être versés. Excluez l'argent qui n'appartient pas à l'entreprise, comme la taxe de vente perçue et pas encore versée ou les fonds de clients détenus pour d'autres, ou montrez-le sur sa propre ligne à côté de l'autonomie financière. Utilisez le solde rapproché de chaque compte comme trésorerie dans la formule de l'autonomie financière. Un écart inexpliqué signifie que le chiffre de trésorerie n'est pas encore fiable, et l'autonomie financière qui en découle non plus. Un flux bancaire relié n'est pas un rapprochement; voyez les flux bancaires ne sont pas un rapprochement. Si les livres ont plusieurs mois de retard, voyez nettoyer vos livres avant une levée de fonds.

Quels mouvements d'argent doivent rester hors du burn rate : une levée de fonds, l'argent d'un SAFE, le produit d'un prêt, des remboursements de prêt, des versements aux propriétaires?

Les levées de fonds, l'argent d'un SAFE (accord simple pour des actions futures) ou d'un billet convertible, le produit des prêts et les remboursements de prêts restent tous hors du taux de consommation net. Ils relèvent du financement (de l'argent des propriétaires, des investisseurs et des prêteurs, et non de l'argent gagné auprès des clients), et non de l'exploitation : la SEC (la Securities and Exchange Commission) classe dans les activités de financement l'argent obtenu par la vente d'actions ou d'obligations ou par un emprunt bancaire, ainsi que le remboursement d'un prêt bancaire, à part des activités d'exploitation (SEC). Les SAFE, les billets et les fonds des propriétaires sont habituellement traités de la même façon; la façon de les inscrire est une question de jugement traitée dans nettoyer vos livres avant une levée de fonds et inscrire un tour de financement à prix fixé.

Une levée de fonds change la trésorerie au numérateur de l'autonomie financière, et non le burn rate au dénominateur. Un remboursement de prêt prévu ou un versement à un propriétaire est hors du burn rate, mais utilise quand même de l'argent; inscrivez-le donc à côté du chiffre de consommation et dites si l'autonomie financière est avant ou après ce versement. La rémunération d'un travail, comme le salaire d'un fondateur ou le paiement garanti d'un associé, est un coût d'exploitation et reste dans le burn rate; un versement de bénéfice ou de capital n'en fait pas partie.

Compter l'argent d'une levée comme s'il réduisait le burn rate fait paraître l'autonomie financière plus longue qu'elle ne l'est.

Comment les forfaits annuels payés d'avance, les factures impayées et les comptes clients impayés éloignent-ils l'argent du bénéfice?

Les forfaits annuels payés d'avance, les factures fournisseurs impayées et les factures clients impayées sont des décalages dans le temps : l'état des résultats inscrit l'élément dans un mois, et l'argent bouge dans un autre. L'écart se résorbe plus tard, mais le mois intermédiaire fausse le rythme.

Atténuez les oscillations en faisant la moyenne sur une période assez longue pour absorber le gros montant, ou en prévoyant la trésorerie mois par mois pour que chaque paiement connu tombe dans le mois où il sera payé. Les factures impayées sont de l'argent déjà engagé; montrez donc l'ancienneté des comptes fournisseurs à côté du solde de trésorerie. Une facture envoyée avant que le travail soit fait n'est pas encore un produit; voyez le guide sur les produits reportés indiqué plus bas.

Dans des livres selon la méthode de caisse, les revenus et les coûts sont inscrits quand l'argent bouge; l'état des résultats ne montre donc ni facture client impayée ni facture fournisseur impayée. La perte est alors plus proche de la trésorerie sur ces deux éléments, mais d'autres différences demeurent (équipement, remboursements de prêts), et les factures encore à payer utiliseront de l'argent et n'atteindront l'état des résultats qu'au paiement; incluez-les donc dans la prévision de trésorerie. L'inscription des forfaits payés d'avance est traitée dans les produits reportés des abonnements SaaS, et les livres selon la méthode de caisse ou d'exercice pour des investisseurs, dans passer de la comptabilité de caisse à la comptabilité d'exercice. Une entreprise rentable dont le compte est vide est traitée dans rentable, mais sans trésorerie.

Comment les éléments fiscaux changent-ils le burn rate de trésorerie?

L'imputation sur les charges sociales pour la recherche change directement le burn rate de trésorerie. Les règles de déduction de l'impôt sur le revenu (article 174A) changent la déclaration de revenus, mais pas les salaires ni les paiements aux fournisseurs de la trésorerie d'exploitation; elles peuvent changer l'impôt sur le revenu que paie une entreprise rentable, qui fait partie de la trésorerie d'exploitation lorsqu'il est payé (instructions du formulaire 6765).

Une petite entreprise admissible peut choisir d'appliquer jusqu'à 500 000 $ de son crédit pour la recherche par année contre ses charges sociales d'employeur. Le choix se fait au plus tard à la date d'échéance, prolongations comprises, de la déclaration de revenus produite initialement (par l'entité elle-même pour une société de personnes ou une société de type S), et pour au plus cinq ans (instructions du formulaire 6765). Qui est admissible et comment faire le choix sont expliqués dans le crédit pour la recherche contre les charges sociales. L'imputation arrive tard :

• Le crédit est demandé sur la déclaration d'impôt sur l'emploi du premier trimestre qui commence après la production de la déclaration de revenus contenant le choix, avec le formulaire 8974 joint (instructions du formulaire 8974). Pour une entreprise à année civile qui produit le 17 mars, le deuxième trimestre est le premier où elle peut le demander. Un employeur qui produit le formulaire 943 ou 944 le demande sur la déclaration de l'année qui comprend ce trimestre.
• Chaque trimestre, le crédit réduit d'abord la part de l'employeur de la cotisation de sécurité sociale jusqu'à 250 000 $, puis la part de l'employeur de la cotisation Medicare; tout montant inutilisé est reporté au trimestre suivant.

L'imputation n'est donc pas de l'argent dans la période où la recherche est faite. Comptez-la dans une prévision seulement à partir du premier trimestre où elle peut être demandée, et seulement jusqu'à concurrence des charges sociales réellement dues.

Combien de mois à l'avance l'autonomie financière doit-elle regarder, et quel rapport avec le critère de continuité d'exploitation sur un an?

Aucune source utilisée pour cette page ne fixe un nombre de mois d'autonomie financière à maintenir; c'est un jugement de la direction et du conseil. Il existe un repère officiel pour l'horizon : la norme de continuité d'exploitation pour les états financiers préparés selon les principes comptables généralement reconnus des États-Unis (US GAAP). Pour chaque jeu d'états financiers annuels et intermédiaires, la direction évalue si des conditions soulèvent un doute important quant à la capacité de l'entreprise de respecter ses obligations à mesure qu'elles viennent à échéance dans l'année qui suit la date où les états sont publiés, ou sont prêts à être publiés selon le cas (complets en conformité avec les US GAAP, avec toutes les approbations de publication obtenues) (FASB ASU 2014-15). La norme s'applique à toutes les entités qui préparent de tels états.

Lecture d'un chiffre d'autonomie financière à la lumière de cet horizon :

• L'évaluation porte sur les obligations échéant dans l'année qui suit la publication des états (ou le moment où ils sont prêts à être publiés); une prévision de trésorerie mois par mois jusqu'à cette date est donc la façon habituelle de les voir, en plaçant les gros montants connus, comme les renouvellements annuels, les paiements de prêt et le premier trimestre d'une imputation sur les charges sociales, dans le mois où ils tombent.
• Une autonomie financière de moins de douze mois est une condition que la direction pèse; en soi, elle ne prouve ni n'exclut un doute important. La norme demande s'il est probable que l'entreprise ne puisse pas respecter ses obligations dans cette année, en pesant ses liquidités, ses obligations à échoir et les fonds nécessaires à l'exploitation.
• Une levée de fonds ou un prêt pas encore conclu est laissé de côté dans le premier examen. Il compte ensuite seulement s'il est probable que le plan sera exécuté dans l'année et probable qu'il dissipera le doute, ce qui exige généralement que la direction ait approuvé le plan avant la publication des états.
• Que les plans dissipent le doute ou non, les notes doivent décrire les conditions et les plans; si le doute n'est pas dissipé, elles doivent aussi le dire clairement.

L'autonomie financière est un chiffre de planification; l'évaluation de la continuité d'exploitation est une étape de présentation de l'information avec ses propres jugements. Si une convention d'investisseur ou une clause de prêt définit la trésorerie, le burn rate ou un solde de trésorerie minimal, utilisez cette définition à cette fin et gardez votre propre méthode pour la planification. Savoir si vos états doivent être préparés selon les US GAAP est une question distincte; voyez les états financiers audités pour les investisseurs.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars américains.

Le taux de consommation net est plus élevé que la perte

Une startup termine le mois avec 1 200 000 $ de trésorerie rapprochée. Son état des résultats montre une perte de 85 000 $ sans coûts hors trésorerie, mais l'argent a baissé de 100 000 $. Elle a encaissé 5 000 $ de factures plus anciennes, ce qui a ajouté de l'argent, et payé 20 000 $ de factures du mois précédent, ce qui en a utilisé. Le taux de consommation net est de 85 000 $ - 5 000 $ + 20 000 $ = 100 000 $. L'autonomie financière est de 12 mois (1 200 000 $ ÷ 100 000 $), et non de 14 mois comme le laisse croire la perte.

Une levée de fonds est conclue

Une entreprise commence le mois avec 1 000 000 $ de trésorerie et en utilise 200 000 $ dans ses activités. Une levée de 4 000 000 $ est conclue le 28. Le solde bancaire monte de 3 800 000 $ à 4 800 000 $, mais le taux de consommation net reste de 200 000 $, parce que la levée est du financement. L'autonomie financière était de 4 mois avant la levée (800 000 $ ÷ 200 000 $) et passe à 24 mois après (4 800 000 $ ÷ 200 000 $). Lire le burn rate à partir du solde bancaire montrerait une trésorerie qui monte, et non qui se consume.

Les livres et la banque diffèrent

Les livres montrent 398 000 $ de trésorerie et la banque en montre 412 000 $. L'entreprise a écrit des chèques totalisant 14 000 $ qui n'ont pas été encaissés; le solde bancaire ajusté est donc de 398 000 $ et les deux concordent. La trésorerie à utiliser est de 398 000 $. Avec un taux de consommation net de 20 000 $, l'autonomie financière est de 19,9 mois; le chiffre de la banque indiquerait 20,6. Si seulement 12 000 $ de chèques avaient été trouvés, 2 000 $ resteraient inexpliqués, le rapprochement ne serait pas terminé et le chiffre de trésorerie ne serait pas encore prêt à être divisé.

Votre situation est différente?

• Le burn rate de votre modèle et la baisse de votre solde bancaire ne concordent pas, ou le solde de trésorerie de vos livres n'est pas rapproché : commencez par les flux bancaires ne sont pas un rapprochement, et si l'écart reste inexpliqué, apportez vos relevés bancaires et votre grand livre à l'aide comptable pour startups.
• Une levée de fonds ou votre première réunion du conseil exige des états financiers que vous pouvez défendre : voyez les états financiers mensuels pour les investisseurs et le conseil d'administration; si les chiffres doivent tenir devant les investisseurs, apportez-les à l'aide comptable pour startups.
• Vos livres sont en retard, tenus dans un chiffrier ou jamais rapprochés de la banque : voyez nettoyer vos livres avant une levée de fonds et obtenez de l'aide en tenue de livres pour rattraper le retard.
• Des clients prépaient des forfaits annuels ou pluriannuels : voyez les produits reportés des abonnements SaaS.
• Vos comptes ne séparent pas la paie, l'hébergement et les coûts de recherche comme les investisseurs les lisent : voyez le plan comptable d'une startup.
• Vous prévoyez utiliser le crédit pour la recherche contre les charges sociales : voyez le crédit pour la recherche contre les charges sociales et obtenez de l'aide fiscale pour startups.
• Vos livres sont selon la méthode de caisse, mais les investisseurs veulent la méthode d'exercice : voyez passer de la comptabilité de caisse à la comptabilité d'exercice.
• Un auditeur ou un prêteur soulève la continuité d'exploitation, ou l'autonomie financière est de moins d'un an sans financement conclu : l'évaluation est un jugement de la direction et de l'auditeur; apportez donc votre prévision de trésorerie à l'aide comptable pour startups; pour les audits en général, voyez les états financiers audités pour les investisseurs.